Автоматизация бухгалтерского учета в современных условиях

Для более подробного изучения программы необходимо рассмотреть особенности работы с журналами. Выберите команду меню Операции => Журнал операций, чтобы открыть данный журнал . В верхней части журнала операций расположен список операций, а в нижней части выводятся проводки, соответствующие данной операции. Операции, по которым были сделаны проводки, отмечены специальным значком, расположенным слева от строки с операцией. Данный значок без галочки указывает на отсутствие проводки для данной операции.

Как при работе с любым списком, нажатием кнопки первой кнопки на открытом окне вы откроете диалог добавления операции. Также этот диалог вызывается при нажатии кнопки Ввести операцию вручную. Нажатие кнопки Ввести документ откроет список возможных типов документов. Выбрав нужный тип, вы откроете форму для ввода документа. Кроме ручного ввода операций и использования документов, вы можете ввести типовую операцию, разработанную ранее. Для этого следует нажать кнопку Ввести типовую операцию. На экране появится список типовых операций, выбрав в котором нужную операцию, вы откроете форму для заполнения параметров данной операции. Чтобы изменить или создать новую типовую операцию, следует в списке типовых операций добавить или изменить запись, как это делается в любом другом списке программы 1С: Бухгалтерия.

Для создания новой операции, по примеру существующей, следует выбрать исходную операцию и нажать кнопку . Появится форма для ввода документа, поля которой будут заполнены информацией из исходного документа. Для копирования информации с использованием типовых операций нажмите кнопку . (рис.31)

Рисунок 31 Ввод новой операции

Если на основании ранее введенных документов можно сформировать новые документы, то следует нажать кнопку . Например, на основе документа о приобретении основных средств можно сформировать документ о вводе основных средств в эксплуатацию.

Для просмотра исходного документа нажмите кнопку . Нажатием кнопки вы откроете документ для редактирования, а если вы нажмете кнопку , вы пометите операцию для удаления. Путем нажатия кнопки вы откроете описание операции в отдельном окне. Нажатием кнопки вы выведете связанные с операцией проводки в отдельном окне, а кнопка Открыть откроет журнал проводок. Однако в большинстве случаев удобнее работать не с журналом проводок, а с журналом операций, просматривая в нижней части окна.

Нажав кнопку , вы сможете прочитать справочную информацию, а нажав, и щелкнув мышью на интересующем вас поле, вы узнаете его назначение. С помощью всех этих приемов можно выполнять любые действия с журналом операций. Также можно выполнить поиск нужной операции, отсортировать список и отобразить только нужные операции, а не все имеющиеся.

Технология работы с программой 1 С: Бухгалтерия подразумевает, кроме ввода документов ведения журнала операций, проведение некоторых периодических регламентных работ, например, начисление амортизации, начисление заработной платы, определения незавершенного производства, переоценки валюты и некоторые другие действия. Все эти операции объединяются в журнале, который можно открыть, выбрав команду меню Журналы => Регламентные документы. Также любой из регламентных документов можно создать, выбрав соответствующую команду во вложенном меню, появляющегося при выборе команды Документы =>Регламентные
или Документы => Зарплата.

Для начисления заработной платы следует выбрать команду меню Документы => Зарплата => Начисление зарплаты. Появится форма для создания расчетной ведомости. Выбрав нужное подразделение, нажмите кнопку Заполнить, чтобы заполнить строки нужной информацией. Как и при работе с другими документами, вы можете распечатать расчетную ведомость и провести этот документ. Выбрав команду меню Документы => Зарплата => Выплата зарплаты из кассы, вы откроете форму для создания платежной ведомости. Также выберите подразделение и нажмите кнопку Заполнить, после чего распечатайте и проведите данный документ. Необходимо отметить, что в комплексной конфигурации программы 1 С: Предприятие или конфигурации, предназначенной для расчета зарплаты и учета кадров, вы можете автоматически выполнять более сложные операции, например, начисление за счет фондов социального страхования или удержание алиментов, но в конфигурации бухгалтерского учета такие действия придется выполнять вручную.

Чтобы автоматически рассчитывать полную фактическую себестоимость реализованных товаров, а также для определения финансового результата месяца следует выполнить закрытие месяца. Выберите команду меню Документы => Регламентные => Закрытие периода, на экране появится диалог настройки данной операции (рис 13)

С помощью установки и снятия флажков в данном диалоге, можно выбрать счета, для которых необходимо выполнить операцию закрытия. Нажав кнопку ОК, вы запустите операцию. Следует отметить, что после закрытия месяца вы не сможете редактировать некоторые документы.

В различных журналах и справочниках документы не удаляются, а только помечаются к удалению. Чтобы удалить все помеченные документы, следует закрыть все открытые окна справочников, документов и журналов, после чего выбрать команду меню Операции =>Удаление помеченных объектов. Нажмите в появившемся диалоге кнопку Да, и программа начнет искать объекты, помеченные для удаления. В результате будет предложен список таких объектов. (рис. 32)

Рисунок 32 Закрытие периода.



Рисунок 33 Удаление помеченных объектов

Флажками отмечаются объекты, которые помечены для удаления. Нажав кнопку Контроль, можно проверить можно ли удалить данные объекты. Нажав кнопку Удалить, вы удалите их. Возможно, некоторые объекты не удастся удалить, так как их удаление нарушит позднее выполненные действия.

Чтобы не потерять важную информацию при возможном сбое компьютера, рекомендуется периодически сохранять информационные базы в архиве. Для сохранения и восстановления информации следует в первом диалоге, появляющемся при запуске программы, выбрать режим работы Конфигуратор. В режиме конфигуратора в меню будут расположены иные команды, чем при работе в обычном режиме. Выберите команду меню Администрирование => Сохранить данные, и на экране появится диалог выбора файлов для сохранения (рис. 34)

По умолчанию предлагаются для архивирования все нужные файлы, но можно изменить список, нажимая соответствующие кнопки в диалоге. Также можно изменить название и расположение файла архива. Нажав кнопку Сохранить, вы запустите процесс архивирования данных, отображающийся в появившемся диалоге. По его окончании на экране появится диалог с информацией об успешном завершении операции. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть его. Для восстановления информации из архива следует выбрать команду меню Администрирование => Восстановить данные.

В появившемся диалоге следует указать файл архива и нажать кнопку Восстановить. На экране появится диалог, в котором вам будет предложено подтвердить восстановление. Нажмите кнопку Да для подтверждения, а после восстановления кнопку Завершить. Необходимо помнить, что при восстановлении информации из старого архива, все документы и операции, выполненные после создания этого архива, будет безвозвратно утеряны.

Наиболее важная операция, выполняемая любой бухгалтерской программой, это формирование необходимых отчетов за требуемый период. Чаще всего используемым рабочим отчетом является оборотно-сальдовая ведомость. Выберите команду меню Отчеты => Оборотно-сальдовая ведомость, чтобы открыть диалог настройки этой ведомости. В нем необходимо выбрать период, за который нужна информация

Рисунок 34 Восстановление данных в режиме конфигуратора

Также с помощью установки и снятия флажков можно выбрать степень детализации отчета. Нажав кнопку ОК, можно открыть окно с нужной ведомостью (рис. 35).

Рисунок 35 Оборотно-сальдовая ведомость

Чтобы распечатать ведомость, нужно нажать кнопку на панели инструментов программы 1 С: Бухгалтерия и нажать кнопку ОК в появившемся диалоге печати. Отчеты в программе создаются на основе таблиц. Выделив нужные ячейки, можно скопировать их в буфер обмена Windows, нажав кнопку на панели инструментов. Далее можно вставить фрагмент из буфера обмена в документ Word или электронную таблицу Excel. Нажав кнопку , вы откроете диалог настойки сохранения отчета, в котором следует выбрать папку для сохранения и ввести имя файла. Необходимо отметить, что можно выбрать в качестве типа файла Таблица Excel, и созданный отчет можно будет в дальнейшем исправить с помощью

Excel. Чтобы закрыть окно с отчетом, нажмите кнопку

Закрыть, расположенную в правой части заголовка данного окна.

Аналогично можно построить шахматку, Главную книгу и другие отчеты, необходимые для работы бухгалтера. Все эти отчеты в программе считаются стандартными. Практически так же строятся специализированные отчеты, ориентированные на конкретный участок бухгалтерского учета. Выбрав команду меню Отчеты => Специализированные, будет открыто вложенное меню, в котором перечислены возможные отчеты. Выбрав нужную команду, вы откроете диалог настройки отчета. Заполнив поля и нажав кнопку ОК, откроете окно с отчетом, работа с которым не отличается от работы со стандартными отчетами.

Кроме стандартных и специализированных отчетов, обязательно потребуется создавать регламентированные отчеты, предназначенные для передачи в различные государственные организации. Для создания любого регламентированного отчета выберите команду меню Отчеты => Регламентированные, и на экране появится диалог со списком доступных отчетов. Выбрав нужный отчет и нажав кнопку Открыть, откроете окно с заготовкой отчета (рис. 36)

Нажимая кнопки в верхней части окна, можно сохранить или восстановить ранее сохраненный отчет в нижней части расположены поля, которые необходимо заполнить. Пи этом поля желтого цвета следует заполнить вручную, а поля зеленого цвета будут рассчитаны автоматически, после ввода значений в остальные поля отчета. После заполнения отчета его можно распечатать, как и любой другой отчет. Некоторые отчеты поддерживают автоматическое заполнение, на основе информации бухгалтерского учета. Нажмите кнопку Заполнить, расположенную в верхней части окна, и в полях отчета появится нужная информация. Если хотите узнать, по каким правилам заполняется то или иное поле, щелкните на нем мышью и нажмите кнопку Раскрыть. В отдельном окне появится описание правил заполнения поля и конкретные рассчитанные суммы. Кнопка Раскрыть становится доступной после автоматического заполнения отчета. Если кнопка Заполнить отсутствует в отчете, то в данной форме нельзя заполнить поля автоматически, и придется сделать это вручную.



Рисунок 36 Бланк сформированного отчета

После того, как все поля заполнены, можно просмотреть готовую форму. Нажмите кнопку Печать и в открывшемся вспомогательном меню выберите команду Показать бланк. Будет открыто окно, в котором вы увидите документ в окончательном виде, готовом для печати. Нажмите кнопку

на панели инструментов программы 1С: Бухгалтерия, чтобы открыть диалог печати и распечатать документ. Нажав кнопку , вы можете сохранить отчет, в том числе и в формате Excel для последующего редактирования. Если после нажатия кнопки Печать вы выберете во вспомогательном меню команду Печатать сразу, нужный документ будет отправлен на печать без появления каких-либо окон и диалогов.

В программе 1 С: Бухгалтерия имеется множество дополнительных возможностей, которые облегчают работу бухгалтера с программой.

В связи с переходом на международные стандарты финансовой отчетности фирма «1 С» выпустила новую версию программы 1 С: Предприятие 8.0.

Впервые ознакомительная версия программы была выпущена 14 августа 2002 года. Ознакомительная версия - это первое представление нового поколения платформы «1 С: Предприятие». Предыдущая седьмая версия системы развивалась начиная с 1996 года. Ее возможности наращивались с каждым выпуском очередной версии и новых компонент. В результате на ее основе имеется более сотни тиражных прикладных решений (конфигураций), разработанных фирмой «1 С». Кроме того, в организациях своими силами и силами консультантов были внедрены многие десятки тысяч специализированных прикладных решений, ориентированных на специфические особенности учета в предприятиях.

«1 С: Предприятие 8.0» также не является готовым решением автоматизации деятельности предприятия. Это технологическая платформа для разработки прикладных решений. При проектировании платформы «1 С: Предприятие 8.0» был проведен серьезный анализ опыта применения «1 С: Предприятия 7.Х» в различных условиях, учтены многочисленные пожелания партнеров и пользователей системы. Новая восьмая версия, как и все предыдущие, ориентирована на создание и поддержку массовых прикладных решений для малых и средних предприятий. Одним из наиболее существенных нововведений является реализация современной 3-уровневой архитектуры «клиент-сервер». В «1 С: Предприятии 7.7» в клиент-серверном варианте работы с информационной базой программа, работающая на компьютере пользователя, обращалась непосредственно к базе данных в MS SQL Server. В новой версии работает сервер «1 С: Предприятия», с которым и взаимодействует программа клиент-сервер «1 С: предприятия». При необходимости сервер обращается к базе данных MS SQL Server. При этом физически сервер «1 С: Предприятия» и MS SQL Server могут располагаться как на одном компьютере, так и на разных, что позволяет администратору эффективно распределять нагрузку между имеющимися вычислительными ресурсами. Использование сервера «1 С: Предприятия» позволяет сосредоточить на сервере выполнение наиболее объемных операций обработки данных. Например, при выполнении даже весьма сложных запросов программа, работающая у пользователя, будет получать только необходимую ей выборку, а вся промежуточная обработка будет выполняться исключительно на сервере. Другим важным аспектом использования 3-уровневой архитектуры является удобство администрирования и упорядочивание доступа пользователей к информационной базе. Пользователю нет необходимости знать о физическом расположении конфигурации или базы данных. Весь доступ осуществляется через сервер «1 С: Предприятия». Теперь при обращении к той или иной информационной базе пользователю достаточно указать только имя сервера и имя информационной базы, а затем сообщить системе «имя» и пароль.

Восьмая версия значительно полнее использует возможности MS SQL Server для эффективной выборки информации. С одной стороны, механизм запросов в новой версии ориентирован на максимальное использование MS SQL Server для выполнения расчетов и составления отчетов. С другой стороны, в новой версии реализован специальный механизм по оптимизации динамического просмотра объемных списков, что обеспечивает просмотр списка с меньшим числом обращений к базе данных. Это необходимо, например, для эффективного поиска, отбора и сортировки при работе пользователя со справочниками или списками документов. В восьмой версии также переработан файловый вариант работы с информационной базой, рассчитанный на персональную работу одного пользователя или работу небольшого количества пользователей в локальной сети без использования сервера «1 С: Предприятия» и MS SQL Server. Все данные информационной базы: конфигурация, база данных, административная информация и т.д. - располагаются в одном файле. Это обеспечивает более высокую целостность и упрощает создание резервных копий. В новой версии улучшены эксплуатационные характеристики системы по администрированию и управлению регламентом работы пользователя. Например, в новой версии исключены ситуации, когда для начала работы в некотором отчетном периоде требовалась установка монопольного режима. Регламентные операции, требующие монопольного доступа, теперь могут проводиться в удобное для организации время.

При установке прав доступа в новой версии конкретному пользователю допускается назначать несколько ролей. Это позволяет отражать в настройке прав по совмещению одним сотрудником нескольких должностей, без необходимости создания специальных ролей.

Для повышения функциональности прикладных решений в платформе «1 С: Предприятие» 8.0 получила развитие модель прикладных данных, с помощью которой решаются конкретные задачи автоматизации предметной области. Например, в новой версии механизм вложенных таблиц доступен как для документов, так и для справочников и не имеет ограничений по количеству табличных частей, подчиненных одному объекту. Это позволит, например, в производственном учете создавать более сложные документы. Дальнейшее развитие получил механизм учета наличия и движения средств. Обеспечена большая независимость различных направлений учета, что позволит лучше совмещать в одном прикладном решении задачи оперативного учета и планирования. Также в новой версии реализован механизм регистров сведений, который предназначен для эффективного решения широкого круга задач, связанных с хранением и обработкой информации выходящей за рамки учета наличия и движения денежных средств или материальных ценностей. Это обусловлено тем, что практика использования «1 С: предприятия» реально вышла за рамки чисто учетной системы и на сегодняшний день включает, такие задачи как маркетинг, управление предприятием, бюджетирование и т.д. В восьмой версии реализован пользовательский интерфейс с максимальным учетом специфических особенностей работы пользователей системы, выявленных при эксплуатации предыдущей версии. Это достигнуто через разработку нового дизайна интерфейса.

Также создан механизм управления окнами, учитывающий поведение каждого окна и особенности его роли в работе системы. Теперь пользователь может управлять размером и поведением отдельных окон. При этом формы максимально используют доступное пространство для отображения информации. Новый интерфейс позволит начинающему пользователю интуитивно определять, какие именно действия ему следует выполнять в сложившейся ситуации. В командный интерфейс новой версии включена возможность динамического переключения содержимого главного меню и командных панелей. Это эффективно для прикладных решений, в которых количество функций исчисляется сотнями. Существенное развитие в новой версии получили и механизмы, предназначенные для подготовки экономической и аналитической отчетности. Например, развитие табличного документа включает возможность создания отчетов, имеющих сложную неоднородную табличную структуру, а также расширение оформительских средств. Улучшены возможности по редактированию информации в печатных бланках, что ценно при подготовке регламентированной отчетности или при заполнении сложных документов с утвержденной печатной формой. Более мощные возможности деловой графики будут весьма кстати для задач планирования, финансового анализа и бюджетирования. В восьмой версии введена возможность разработки конфигурации с многоязычным интерфейсом. Для конкретной информационной базы предоставляется возможность дополнительной настройки установок, связанных с региональными особенностями. При этом для каждого пользователя может быть выбран свой язык интерфейса.

С 1 января 2006 года казахстанские предприятия должны начать перевод своего учета на Международные стандарты финансовой отчетности. Фирма «1 С» - лидер по разработке программного обеспечения делового назначения на постсоветском пространстве - разрабатывает программное обеспечение, удовлетворяющее требованиям МСФО, которое является основой для создания на предприятии систем учета и отчетности. Но, как и всякое типовое программное обеспечение, оно требует привязки к особенностям ведения учета на конкретном предприятии. В 2004 году фирмой «1 С» было выпущено новое типовое решение для платформы «1 С: Предприятие» 8.0 - конфигурация «Управление производственным предприятием». Данное решение обладает многими возможностями, в том числе позволяет осуществлять ведение учета и подготовки финансовой отчетности в соответствии с МСФО. Подсистема учета по международным стандартам, разработанная фирмой «1 С» при консультационной поддержке компании PricewaterhouseCoopers, поддерживает ведение финансового учета и позволяет подготовить как индивидуальную, так и консолидированную финансовую отчетность в соответствии с Международными стандартами финансовой отчетности (МСФО). В то же время конфигурация «Управление производственным предприятием», будучи комплексным и функционально насыщенным программным продуктом, имеет высокую стоимость и при ее приобретении требует существенных финансовых вложений, что оправдано для крупных производственных предприятий с развитой производственной и организационной инфраструктурой. Для предприятий малого и среднего бизнеса более приемлемым по стоимости являются отдельные программные продукты фирмы «1 С» - «1 С: Бухгалтерия» 7.7 или 8.0, а также конфигурации «Управление торговлей для Казахстана» и «Зарплата и Управление Персоналом для Казахстана».

3.3 Компьютерная бухгалтерия АЛТЫН

Программный комплекс «АЛТЫН» имеет в своем составе типовые разработки, автоматизирующие рабочие места:

1. в бухгалтерии (компьютерная бухгалтерия «АЛТЫН»)

2. в офисе (модуль «АЛТЫН - АКИД»)

3. в отделе кадров (модуль «АЛТЫН - кадры»).

Комплекс предназначен предприятиям с различными видами деятельности, в том числе бюджетным. Программу отличает максимальная готовность и оперативное реагирование на изменения законодательства РК, быстрое внедрение «под ключ», многообразие выходной документации. Одна из главных отличительных особенностей программы - функция автоматического перевода документов на казахский язык. Имеется возможность эксплуатировать программу, установив интерфейс на казахском языке. Программный комплекс «АЛТЫН» зарегистрирован в Министерстве юстиции РК и имеет авторское свидетельство.

ПК «АЛТЫН» состоит из трех основных модулей, способных работать как в общем режиме, так и каждый в отдельности:

- «АЛТЫН - общая бухгалтерия»

- «АЛТЫН - зарплата»

- «АЛТЫН - основные средства»

Модуль «Общая бухгалтерия» включает расчеты с поставщиками, покупателями, подотчетными лицами, учет товаров, материалов по складам, товарные и денежные операции, обработку авансовых отчетов, калькуляцию затрат на производство. Модуль подразделяется на отдельные блоки: касса, банк, товарные операции, склад, калькуляция, баланс. Позволяет выписывать первичные документы, которые автоматически сопровождаются проводками. Документы можно распечатать на русском и на казахском языках. Проводки попадают в общий журнал проводок, который и является источником информации для программного составления журналов-ордеров, Главной книги, оборотного баланса и полного пакета финансовой отчетности, множества других регистров, ведомостей и расшифровок. Ведется учет операций в валюте, расчет курсовой разницы. Попутно накапливаются базы данных для исчисления НДС и корпоративного подоходного налога, автоматически создаются электронные налоговые отчеты. Имеется возможность организации корпоративной финансовой отчетности.

Модуль «Зарплата» позволяет выполнять начисление по окладам, при сдельной, повременной формах оплаты труда, в том числе с учетом коэффициента трудового участия, доплат и надбавок, расчеты отпускных и оплаты по временной нетрудоспособности. Автоматически происходит исчисление подоходного и социального налогов, расчет взносов в накопительные пенсионные фонды, формируются регистры и swift-файл для расчетов с пенсионными фондами, определяется сумма страховых взносов, формируются данные электронных налоговых отчетов для программ ЭФНО, ИСИД. Программа может работать с несколькими фондами оплаты труда и содержит большое количество оперативных документов: табели, рапорты, ведомости, а также все необходимые выходные документы - своды, отчеты, справки, расшифровки и т.д.

Модуль «Учет основных средств» выполняет расчет бухгалтерской и налоговой амортизации для исчисления корпоративного подоходного налога, налога на землю, транспорт, имущество с экспортом данных в программу ЭФНО. Автоматически формируются бухгалтерские проводки, первичные документы, инвентаризационные описи и расчеты. Учет инвентарных объектов происходит по местам эксплуатации, группам и балансовым счетам.

Программа передается пользователю на диске. Установочный диск содержит руководство по установке и подробное руководство пользователя по работе с каждым модулем. Кроме этого, на диске имеются программы НК МФ по формированию и передаче налоговых отчетов, действующие на текущую дату, некоторые рекомендации по настройке локальной сети, принтера, шрифта казахского языка, системные библиотеки и прочее, то есть на одном диске собрано все, что может понадобиться бухгалтеру для полной автоматизации своей работы. Для установки ПК «АЛТЫН» на жесткий диск необходимо вставить компакт-диск в дисковод, запустить файл autorun.exe или выбрать нужную папку с модулем и запустить из среды Windows файл Setup.exe. На экране появится окно установочной программы: в начале установки программа предложит лицензионное соглашение. Затем установочная программа покажет на экране диалоги, в которых можно изменить (или оставить «по умолчанию») каталоги - для установки программ и баз данных ПК «АЛТЫН». После выбора необходимых компонентов начнется сам процесс установки. По окончании процесса на экране появится сообщение о том, что установка завершена.

Для запуска программы ПК «АЛТЫН» достаточно щелкнуть левой кнопкой мыши кнопку «Пуск», затем отметить пункт «Программы » и выбрать нужную задачу.

При эксплуатации программы используются простейшие приемы:

- выбор нужной процедуры по цепочке вложенных в меню

- заполнение информационных баз по входным документам

- формирование и печать выходных документов

При выборе по меню нужно с помощью мыши или клавиш управления курсором установить указатель на требуемый пункт меню и нажать левую кнопку мыши или клавишу «Enter».

База данных представляется в окнах экрана в виде таблиц. Нужная строка выбирается перемещением указателя , который находится с левой стороны списка. Перемещать указатель можно с помощью панели прокрутки, используя мышь, или с помощью следующих клавиш:

^ - для перемещения указателя на одну строку вниз

v - для перемещения указателя на одну строку вверх

PgDn - для перемещения указателя на один экран вниз

PgUp - для перемещения указателя на один экран вверх.

Работа с данными осуществляется с помощью «кнопок-функций»: «Вставка», «Замена», «Записать», «Поиск», «Выбор», «Печать», «Удаление», «Закрыть», «Отмена», «Сохранить».

С помощью кнопки «Выборка» осуществляется отбор проводок в журнале хозяйственных операций для удобного представления списка проводок по следующим признакам:

- по дебету или кредиту проводки, либо по дебету и кредиту проводки

- по любому объекту аналитического учета

- по номеру документа

- по заданной сумме проводки

- по заданному интервалу дат, либо за текущий период

- упорядочить список проводок можно по дате, дебету или кредиту счетов.

В том случае, когда система ждет ввода данных, на экране появляется мигающий курсор, находящийся в начале поля, в которое должна быть введена информация. Переходы от поля к полю осуществляются клавишей «Tab» или «Enter». Если же информация подлежит изменению, то завершить ввод нужно выбором функции. Существует еще одна возможность ввода данных - выбор по справочнику. Вызов справочника осуществляется либо автоматически, либо по клавише «PgUp». В предъявленном списке нужно найти требуемый элемент справочника и завершить процесс функцией «Выбор». В большинстве случаев допускается дополнять или изменять содержимое справочника пред выбором.

Комплексная задача предлагает разнообразный набор не только выходных форм, но и других документов справочного характера. Получение этих документов на бумаге реализуется через предварительное создание образа документа и отображение его на экране. Таким образом, любая операция печати начинается с таблицы «Операции». С помощью функции «Выход в Microsoft Excel» документы можно экспортировать в Excel, если требуется дальнейшая индивидуальная обработка.

Программный комплекс «АЛТЫН» пережил изменение плана счетов многократно, менять счета в справочнике и заводить новые счета умеет самостоятельно любой пользователь, используя специальную карточку счета. В карточке хранятся установки по аналитическому учету, которые могут быть индивидуальны у каждого предприятия и зависят от степени детализации учета. Справочник «Балансовые счета» можно создать совершенно новый, с чистого листа, и разработать уникальный именно для данного предприятия рабочий план счетов. Хотя обычно, чтобы ускорить процесс внедрения и помочь бухгалтеру, план счетов и типовые установки аналитического учета передаются пользователям с программой.

Главными моментами перехода на МСФО, которые требуют подготовки функций программного обеспечения, являются изменение плана счетов, перевод остатков, изменение стоимости активов. Эту работу можно выполнить с помощью трансформационной таблицы, которая имеется в программе «АЛТЫН» и открывается по меню «Баланс => Проводки => Трансформация». Таблица состоит из двух частей: «документы по трансформации» и «проводки по трансформации». В таблицу вводятся данные, с помощью которых остатки по счетам переводятся с ранее действовавшего плана счетов на новый план счетов, например:

Дт 1310 «Сырье и материалы»

Кт 201 «Сырье и материалы»

или

Дт 681 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кт 3350 «Краткосрочная задолженность по оплате труда».

Возможно, сумму остатка во втором примере следует ввести двумя и более проводками, если с прошлых периодов переходит задолженность по заработной плате (депонированная заработная плата).

При заполнении трансформационной таблицы учитывается вся аналитика по счетам: остатки, с большим списком аналитических данных, переводятся на новые счета автоматически, одной записью.

Итоговыми документами переходного процесса являются журнал трансформационных проводок и сальдовый баланс. Он отражает начальные остатки по старым счетам, которые затем обнуляются, обороты по дебету и кредиту и входящее сальдо новых счетов, с которых начнется учет по МСФО. Процедура трансформации продумана разработчиками программного комплекса «АЛТЫН» заранее. Также трансформационной таблицей удобно пользоваться не только в процессе реформирования, но и когда закрывается финансовый год, или если расширяется степень аналитического учета. Например, если по счету велся учет без субсчетов, но в какой-то момент требуется открыть субсчета. Тогда по всем, ранее включенным в журнал, проводкам автоматически пропишется субсчет.

Одной из важных задач в процессе перехода на МСФО является переоценка долгосрочных активов, прежде всего основных средств. В этот момент бухгалтеров «выручит» карточка «История объекта». Программа «АЛТЫН» хранит истории появления долгосрочных активов на балансе и дальнейших изменений, которые происходили в процессе эксплуатации, включая передачу с одного участка на другой, сведения о ремонте, а также данные о переоценках. Поэтому, при изменении учетной стоимости объекта достаточно сделать соответствующую запись в карточку, путем заполнения полей «дата изменения состояния», «номер документа», «текущая стоимость (новая)», и записать соответствующую бухгалтерскую проводку в журнал. Проводка может быть общей, на группу объектов. В расчете амортизации следующего месяца будут учтены внесенные изменения.

Для перехода на бухгалтерский учет по МСФО пользователям программного комплекса «АЛТЫН» следует иметь на компьютере версию № 10.5. Имеющим старую версию, рекомендуется обратиться к разработчику - в компанию «ИнтерКомпьютерСервис».

С появлением компьютерных программ бухгалтеры уже забыли, что такое «не идет баланс», а ведь сколько времени порой уходило на поиск незначительной ошибки. И ручные записи в бланках, и многократные повторения одной и той же информации в разных документах и бесконечные пересчеты одних и тех же цифр. Неправильно дали проводку, и снова следует исправление записей в определенных документах … Все это в прошлом. Сейчас есть компьютер, который формирует десятки красивых документов, не ошибается в подсчета и многое другое! Но с внедрением компьютерной техники появились ошибки другого характера. Зачастую они случайны, но могут быть настолько катастрофическими, что бухгалтер может потерять все данные бухгалтерского учета даже за несколько лет! Поэтому надежность компьютерной программы, ее готовность не только повиноваться, но и предупреждать, не только сразу выдавать любую коммерческую информацию, но и хранить ее от нежелательного вмешательства, - все это специалисты учитывают в процессе выбора программы для своего предприятия. Контрольные функции программного комплекса «АЛТЫН» способны «отлавливать» ошибки при вводе информации, осуществлять контроль достоверности базы данных и автоматически исправлять многие допущенные пользователем ошибки.

Заключение

В данной работе была раскрыта тема по автоматизации бухгалтерского учета в современных условиях. Описаны программы, применяемые практически на каждом предприятии, также программы разработанные в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности. Согласно Посланию Президента Республики Казахстан от 18 февраля 2006 года начиная с 2007 года все предприятия должны вести бухгалтерский учет в соответствии с МСФО и применять программные продукты, адаптированные ведению учета в РК. Автоматизированная форма учета позволяет осуществлять комплексную обработку учётной информации на основе пакетов прикладных программ.

Использование ЭВМ приводит к резкому ускорению учетных работ за счет замены многочисленных рутинных операций, связанных с накоплением и группировкой данных, их переносом из регистров в регистр, расчетами, мгновенно выполняемыми машиной. ЭВМ позволяет обрабатывать разнообразные учетные данные по любым направлениям и обобщать их по любым признакам. Каждый руководитель предприятия получает именно ту информацию и в том объеме, которые необходимы ему для практической работы.

Для управления предприятием требуется перерабатывать большие объемы разнообразной информации - экономической, коммерческой, учетной и т. п. Вся эта информация тесно увязана между собой. Руководитель должен владеть ситуацией, складывающейся на рынке вокруг его товара. Если продукция не имеет сбыта - крах неизбежен. Уметь покупать и продавать так же важно, как и уметь производить. Своевременная и объективная информация о рыночной ситуации позволяет избежать негативных последствий в деятельности предприятия.

Можно сказать, что управление предприятием превращается в громадную индустрию по переработке информации с целью принятия решения. Этому способствует применение ЭВМ.

Благодаря применению персональных компьютеров появилась возможность не только создавать автоматизированные рабочие места (АРМ) бухгалтеров, кладовщиков и других работников, принимающих участие в ведении учета, а также получать наглядную оперативную информацию о работе предприятия в целом.

Таким образом, можно сказать, что автоматизация бухгалтерского учета - это процесс, при котором в результате перевода бухгалтерии на компьютер повышается эффективность и улучшается качество ведения бухгалтерского учета на предприятии. Значит перед тем как принимать решение об автоматизации бухгалтерского учета следует выделить, что и как эта автоматизация должна в бухгалтерии улучшить, это и будет целью автоматизации.

В настоящее время существует широкий выбор различных систем автоматизации бухгалтерского учета. Не следует делить их на плохие и хорошие, сильные слабые. Все они хороши и их возможности находят практическое применение на предприятиях различного размера, профиля и рода деятельности. При автоматизации следует выбрать необходимую САБУ, исходя из задач и имеющихся ресурсов.

В настоящей работе были рассмотрены основные правила и особенности автоматизации бухгалтерского учета. Безусловно, не все утверждения, приведенные в настоящей работе, можно признать бесспорными, что естественно при очевидной неоднозначности многих положений бухгалтерских и налоговых нормативных документов. Ввиду постоянного изменения действующих нормативных актов срок актуальности основной части настоящей работы, вероятно, не превысит полугода, а отдельные моменты потребуют уточнения. Однако изложенные точки зрения и подходы к их обоснованию, вероятно, в любом случае могут оказаться полезными при решении возникающих на практике вопросов.

При автоматизации бухучета важно не просто перевести всю бумажную работу на компьютер. Важно, чтобы это увеличило эффективность работы бухгалтерии и улучшило контроль над финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, что в свою очередь увеличит эффективность управления предприятием, и, как следствие, эффективность его работы.

Материалы, изложенные в работе, позволяют сделать следующие выводы.

В АО СБ ЛАРИБА БАНК вся поступающая информация обрабатывается автоматизировано используя программу RS-BANK

Из анализа программных средств для автоматизации бухгалтерского учета с учетом критерий отбора, выбрана эта программа, которая оптимально подходит к подготовке документов банка.

На практике при внедрении автоматизированной обработки рекомендуется учесть следующие моменты.

Во-первых, важно правильно выбрать время для внедрения автоматизации и оценить ее сроки. Не следует вводить в эксплуатацию программы в «горячий сезон» и в период массовых отпусков сотрудников. Если требуется доработка типовой конфигурации, то обязательно нужно выделить время на подготовку технического задания и работу программистов внедренческой фирмы. Проверить, все ли аспекты деятельности фирмы учтены.

Во-вторых, уделить особое внимание подготовке персонала. Взять в штат или по совместительству технического специалиста, который будет отвечать и поддерживать исправную работу техники, компьютерной сети, системного программного обеспечения. Целесообразно предварительно провести обучение сотрудников работе за компьютером, новой программе и новым возможностям, которые она дает.

В-третьих, реально оценить возможности сотрудников и готовность автоматизируемых участков.

В-четвертых, необходимо организовать четкое взаимодействие всех автоматизируемых участков (складов, секций, бухгалтерии) и распределение функций по сотрудникам.

При автоматизации бухучета важно не просто перевести всю бумажную работу на компьютер. Необходимо, чтобы это увеличило эффективность работы бухгалтерии и улучшило контроль над финансово-хозяйственной деятельностью предприятия.

Эффективность результата автоматизированной обработки связана с сокращением времени на обработку информации, исключением субъективных ошибок, улучшением качества документов.

Список литературы

1. Закон «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» июнь, 1996г (с изменениями и дополнениями)

2. Закон «О банковской деятельности» от 23 октября 2003г

3. Закон «Об акционерных обществах» от 12 июня 2002 г.

4. Закон Республики Казахстан № 329-II «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» от 24 июня 2002 года.

5. Указ Президента РК, имеющий силу Закона «О банках и банковской деятельности в Республике Казахстан» от 31 августа 1995 года у учетом изменений и дополнений.

6. Послание Президента РК от 18 февраля 2006 года

7. Инструкция по использованию программного комплекса RS-bank

8. Инструкция № 206 Национального Банка РК «О правилах открытия и ведения счетов клиентов в банках второго уровня »

9. Назарбаев Н.А. Казахстан-2030. Процветание, безопасность и улучшение благосостояния всех казахстанцев. Послание Президента страны Народу Казахстана.

10. Кодекс Республики Казахстан «О налогах и других обязательных платежах в бюджет» (Налоговый Кодекс) от 1 января 2005 года №53-55.

11. Стандарты бухгалтерского учета Республики Казахстан. Сборник документов. - Алматы, ТОО «LEM», 2000. -360с.

12. «Типовые формы первичных документов» / Бюллетень Бухгалтера №16, апрель 2004г.

13. «Типовой план счетов и методические рекомендации по применению»/ «Гросбух» №2(2), май 2004г.

14. Международные стандарты финансовой отчетности. International Accounting Standardstm. 1997.

15. Бухгалтерские информационные системы. Учебное пособие/ О.Т.Тулегенов, Н.Б.Бралиева, ЛА. Стороженко, И.А.Матвеева Алматы6 Экономика 1999., 120с.

16. Информатика: Учебник.-3-е перераб. изд./Под ред. профессора Н.В. Макаровой. - М.: Финансы и статистика, 2001.-768 с.: ил.

17. Информационные технологии бухгалтерского учета /О.П. Ильина -СПб.: Питер. 2002.-688с.

18. И. Е. Глушков. «Бухгалтерский учет на современном предприятии». М., «Кнорус», Новосибирск «Экор», 2003.-1160с.

19. Ержанов М.С., Ержанова А.М. Основы бухгалтерского учета и новая корреспонденция счетов. (с1 января 2003г.). Учебное пособие. - Алматы, «Ержанов и К», 2003. - 185с.

20. Назарова В.Л., Фурсов Д.А., Фурсова С.Д. Управленческий учет: Учебник. - Алматы: Экономика, 2004. - 308с.

21. Коцюбинский А.О., Грошев С.В. Руководство для бухгалтера по работе на компьютере. - М.:ЗАО «Издательский Дом «Главбух». - 2002. - 304с.(«Бухгалтерская панорама»).

22. Харитонов С. А. Методология налогового учета в 1С:Бухгалтерии 7.7 (в вопросах и ответах). - М.: ЗАО «1С», 2002 - 301 с.: ил.

23. Кондаков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. - 4-е изд., перераб. доп. - М.:ИНФРА - М, 2004. - 640с.

24. Патрушина С.М. Информационные системы в бухгалтерском учете: Учебное пособие. - Москва: ИКЦ «МарТ». Ростов-н/Д: издательский центр «МарТ», 2003.-368с. (Серия «Информационные системы».

25. Шуремов Е.Л. Информационные технологии финансового планирования и экономического анализа. 2-е издание: Практическое пособие. М.:ООО -1С Побллишинг 2003, -195с

26. Не заблуждайтесь. / Ю. Панченко // Бухгалтер и компьютер. № 3 2003 г.

27. Меньше рутины! / Ю.Королев // Бухгалтер и компьютер № 3 2004 г.

28. Из зала в зал переходя…/ Г. Иванова, Г. Пчелкин // Бухгалтер и компьютер № 4 2004 г.

29. 20. Вам это надо! / О. Нетёсова // Бухгалтер и компьютер. № 6 2004

30. Материалы с официального сайта фирма «1С» www.1s.ru

31. Материалы с официального сайта компании «Галактика» www.galaktika.ru

32. Макарьева В. И. Анализ финансово-хозяйственной деятельности организации - М.: Финансы и статистика, 2004 - 264с.

33. Анализ и диагностика финансово-хозяйственной деятельности предприятия / Под ред. Табурчака - Ростов н/Д: Феникс, 2002 - 352 с.

34. №9 2003 г.

35. Русакова Е. А. О применении унифицированных форм первичной документации по учету основных средств для целей бухгалтерского учета // Налоговый вестник №8 2003 г.

36. Нормативная база бухгалтерского учета: Сборник официальных нормативных документов / А. С. Басюкаев - М.: Библиотека журнала Бухгалтерский учет, 2003 - 392с.

37. «1С:Предприятие 7.7» Конфигурация и администрирование. Часть 1. М.: Фирма 1С. 1999.

38. «1С:Предприятие 7.7» Конфигурация и администрирование. Часть 2. М.: Фирма 1С. 1999.

39. «1С:Предприятие 7.7» Конфигурация «Бухгалтерский учет» для Казахстана. Редакция 2. М.: Фирма 1С. 2003.

40. «1С:Предприятие 7.7» Руководство к запуску. М.: Фирма 1С. 1999.

41. «1С:Предприятие 7.7» Бухгалтерский учет. «Руководство пользователя»М.: Фирма 1С. 1999.

42. Компьютерные программы и базы. Бизнес и автоматизация// ежемесячный специализированный журнал. № 1-12 2004г.

43. Правила использования платежных документов и осуществления безналичных платежей и переводов денег на территории РК № 1155 от 14 июня 2000 года.

44. Правила обмена электронными документами при осуществлении платежей и переводов денег в РК от 21 апреля 2000 года № 146

45. Правила выпуска и использования платежных карточек в РК

46. Андросов А.М. «Бухгалтерский учет и отчетность в банке» М.:АО «Менатеп-информ», 1997

47. Автоматизация расчетных операций банков и фондовых бирж. М.:Церих-ПЭЛ, 1998г.

48. Компьютерные информационные системы управленческой деятельности: учеб.пособие/ под ред. Г.А. Титоренко, М.: 1998

49. Парфенов Г.К. Операционная техника и учет в коммерческих банках, М., 1997

50. Рукакова О.С. Банковские электронные услуги.- М.:ЮНИТИ, 1997

51. Сейткасимов Г.С. Банковское дело. - Алматы: Каржы-Каражат, 1998

Размещено на Allbest.ru