Автоматизация бухгалтерского учета в современных условиях

По НДС с доходов Филиал предоставляет за отчетный период расшифровку о полученных доходах (постатейно) и извлеченных суммах НДС, а также журнал регистрации выданных клиентам налоговых-счетов фактур

Пронумерованных, прошнурованных, заверенных подписью ответственных лиц и печатью Филиала.

Клиенты Филиала свои денежные средства могут размещать в Ценные Бумаги, для этого он подает заявку на покупку ЦБ. Так как Филиал не является профессиональным участником рынка ЦБ, он связывает клиентов Филиала с дилером Головного Банка. Получив полную информацию о рынке ЦБ, он заполняет форму заявки не позднее, чем за один день до даты проведения Аукциона или дилер Головного Банка покупает для клиента Филиала на вторичном рынке ЦБ. По итогам Аукциона или сделок на вторичном рынке уведомляет клиентов Филиала Банка по какой цене и с какой доходностью были куплены ЦБ. ЦБ, купленные для Филиала, хранятся в Центральном Депозитарии, где для него открывается лицевой счет.

1.3 Формы бухгалтерского учета

Формы учета различаются по количеству применяемых регистров, их назначению, внешнему виду и содержанию.

Существуют три основные формы бухгалтерского учета:

журнал-главная;

мемориально-ордерная;

журнально-ордерная.

«Журнал-главная» наиболее простая форма учета, так как любая операция по первичному документу (или группа однородных операций) записывается в книгу «Журнал-главная», в которой совмещается регистрационный журнал хозяйственных операций (хронологическая запись) и синтетические счета (систематическая запись). Книга «Журнал-главная» выглядит так (табл. 8).

Таблица 8 Схема «журнал главная»

Дата	№ операции	Документ и содержание операции	Сумма оборота	Счет	Счет
				Дебет	Кредит	Дебет	Кредит

В эту книгу сначала записываются остатки по счетам на начало отчетного периода, затем -- все операции по документам, после чего определяется оборот за отчетный период и выявляются остатки по счетам на конец отчетного периода. По данным остатков на счетах составляется заключительный баланс.

Эта форма (рис. 4) находит применение на предприятиях, с небольшой численностью работающих и с небольшим количеством операций. Книгу может вести один бухгалтер.

Рисунок 4 Схема учета методом «журнал-главная»

Вариантом этой формы является рекомендованная Министерством финансов для малых предприятий простая форма учета, в которой журнал-главная называется книгой хозяйственных операций и отдельно ведется ведомость заработной платы.

Мемориально-ордерная форма учета основана на раздельном ведении хронологических и систематических записей. Оформление бухгалтерских проводок производится специальными документами -- мемориальными ордерами, которые составляются на основе первичных документов. Мемориальные ордера регистрируются в специальном журнале (хронологическая запись) и на их основе производятся записи на счетах главной книги (систематическая запись).

Форма счетов главной книги строится с разбивкой дебета и кредита по каждому корреспондирующему счету и выглядит следующим образом (табл. 9)

Таблица 9 Форма счетов главной книги при мемориально-ордерной форме учета

Дата	№ мемориаль-ного ордера	С кредита счетов	Итого по дебету	№ мемориаль-ного ордера	В дебет счетов	Итого по кредиту
		№	№	…			№	№	…

Главную книгу при этой форме также называют контрольно-шахматной ведомостью.

Рис. 10 Мемориально-ордерной формы учета

На счетах главной книги учитываются только текущие обороты за отчетный период. Поэтому по данным счетов главной книги составляется оборотная ведомость по счетам синтетического учета (при этом производится проверка полноты и правильности записи хозяйственных операций; итог оборотов по дебету и кредиту счетов сверяется с итогом по регистрационному журналу). В ней определяются и остатки по счетам на конец отчетного периода, по которым составляется новый баланс.

По сравнению с журналом-главной мемориально-ордерная форма не ограничивает числа учитываемых операций, конкретизирует изменения в средствах на счетах, расширяет возможности разделения труда между работниками бухгалтерии и автоматизации учета.

Однако в этой форме учета многократно повторяются одни и те же записи в различных учетных регистрах, что увеличивает объем работ. Существует упрощенный вариант данной формы для малых предприятий -- с использованием ведомостей учета: основных средств (рис.1.3), начисленных амортизационных отчислений (износа); производственных запасов и готовой продукции; затрат на производство; денежных средств и фондов; расчетов и прочих операций; расчетов с поставщиками; заработной платы.

Ведомость представляет собой счет бухгалтерского учета, в котором отражаются начальный остаток, обороты за отчетный период по дебету и кредиту на основании документов с разбивкой по корреспондирующим счетам, остаток на конец отчетного периода.

Рис. 14 Упрощенная форма бухгалтерского учета

Данные ведомостей обобщаются в шахматной ведомости, на основании которой составляется оборотная ведомость. По данным оборотной ведомости составляется баланс.

При журнально-ордерной форме учета (рис. 15) на основании первичных документов составляются накопительные ведомости и разработочные таблицы. При этом однородные операции, относящиеся к определенному счету, записываются в журналы в хронологическом порядке по корреспондирующим счетам. В конце месяца в каждом журнале подсчитывается итог оборотов по корреспондирующим счетам. Эти итоги представляют собой бухгалтерские проводки (мемориальные ордера) для записи на счетах главной книги.

Накопительные журналы называются журналы-ордера. Журналы-ордера строятся по кредитовому признаку, т.е. записи операций производятся по кредиту конкретного счета в корреспонденции с дебетом разных счетов.

Итоги оборотов за месяц из журналов-ордеров переносятся на счета главной книги.

Рис. 15 Журнально-ордерная форма учета

Кредитовый оборот переносится на счет главной книги одной итоговой суммой за месяц, так как в развернутом виде он содержится в журнале-ордере. Дебетовый оборот на счете главной книги учитывается в корреспонденции с другими счетами. В счете главной книги дебетовый оборот собирается по мере разноски данных из разных журналов-ордеров. По завершении разноски оборотов из журналов-ордеров на счета главной книги производится подсчет итогов по дебету каждого счета, определение сальдо на конец месяца и составление баланса.

Учетные регистры.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, проверяют в части правильности арифметических подсчетов, законности целесообразности оформленных в них хозяйственных операций. Затем осуществляется регистрация их данных в системе синтетических и аналитических счетов бухгалтерского учета. Сведения об остатках имущества, хозяйственных средств и источниках их формирования, а также данные о хозяйственных операциях из соответствующих первичных или сводных документов записываются в учетные регистры. Учетные регистры - это таблица определенной формы. Построенная в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. Учетные регистры служат для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. Учетные регистры в зависимости от строения делятся на хронологические и систематические. В хронологических регистрах информация о хозяйственных операциях записывается в последовательности их совершения. В систематических учетных регистрах хозяйственные операции группируются по установленным признакам. Учетные регистры ведутся в формах книг, журналов, ведомостей, карточек, машинограммах и т.д.

Мемориально-ордерная.

В мемориально-ордерной форме учета сочетаются книжные и карточные, разработочные и группировочные учетные регистры. На каждую хозяйственную операцию составляется мемориальный ордер. В нем отражаются бухгалтерская проводка (корреспонденция счетов), дата ее составления и сумма. Составленные мемориальные ордера записываются в хронологическом порядке в регистрационный журнал, им присваиваются порядковые номера. ликвидность валютный овердрафт бухгалтерский

Журнально-ордерная.

Журнально-ордерная форма учета применяется на большинстве предприятий, осуществляющих обработку бухгалтерской информации вручную или с частичной автоматизацией. В основе журнально-ордерной формы бухгалтерского учета лежат принципы накапливания и систематизации данных первичных документов в учетных регистрах, позволяющие обеспечить синтетический и аналитический учет средств , источников и хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета. Это исключает необходимость составления мемориальных ордеров.

Автоматизированная.

Автоматизированная форма бухгалтерского учета наиболее распространенная на сегодняшний день. Применение данной формы предполагает полную автоматизацию ведения бухгалтерского учета. От бухгалтеров при применении автоматизированного учета требуется минимум усилий для получения всех данных по средствам и источникам образования, дебиторской, кредиторской задолженности и т.д. Самой применяемой на предприятиях программой является 1.С: Бухгалтерия.

2. Программное обеспечение АО СБ Лариба банк

2.1 Открытые счета

Внешний вид, выводимой на экран информации, в виде списков, документов, отчетов и т.д. называется формой. Места, в которые пользователь вводит необходимые данные и информацию или автоматически заполняемые системой, называются графами формы, их подробное описание и правила заполнения собраны в раздел под одноименным названием. Клавиши, с помощью которых пользователь может переключиться в другой режим, получить дополнительную информацию в виде справочников или списков, начать выполнение той или иной процедуры или операции и т.д., называются операциями формы и представлены в виде специального списка.

При запуске программы пользователю предоставляется выбор модуля для работы: многовалютный операционный день, частные вклады, отчеты. (рис. 16)

Рисунок 16 Выбор модуля работы

Большинство клавиш, используемых при работе с формами, выполняют стандартные операции, иными словами нажатие данной клавиши сопровождается стандартными действиями системы..

При работе с подсистемой в случае неверно введенных данных, выполняя какую-либо процедуру, операцию или действия, противоречащие произведенным на экране появляется специальное пронумерованное системное сообщение. Для того, чтобы произвести какую-либо операцию используйте ссылки на формы, предшествующие выбранной. Они выделены в отдельную строку, оформленную курсивом, в начале каждого подраздела.

В систему включены многочисленные справочники, которые используются для ввода и корректировки данных. Часть справочников поставляется вместе с системой, иными словами встроенные справочники. Остальные, как правило, формируются пользователем на этапе начала работы с подсистемой. Для того, чтобы на экране появился справочник, необходимо, установив курсор в соответствующую графу формы, нажать клавишу (F3).

Вопросы, возникающие в процессе работы с системой, оперативно решаются пользователем с помощью контекстных подсказок, вызываемых по клавише (F1) из любых режимов.

Для удобства работы в системы встроен калькулятор. Калькулятор вызывается с помощью стандартных клавиш из любого режима подсистемы. Однако в список операций форм калькулятор включен лишь там, где его использование смысл, т.е. формах с цифровыми графами или режимах, выполняющих расчеты, для возможности подсчета или проверки результата, соответственно. Переключение регистров клавиатуры (русский, латинский) в данной подсистеме осуществляется с помощью клавиш [Ctrl+Space].

О возможностях системы

Подсистема «Многовалютный ОДБ» является основной подсистемой комплекса RS-Bank и предназначена для выполнения основных функций операционной бухгалтерии. Как балансовый, так и внебалансовый учет в подсистеме «Многовалютный ОДБ» ведется отдельно по теньговым и валютным счетам. (рис. 17 )



Рисунок 17 Многовалютный ОДБ

Одной из важных особенностей данной подсистемы является одновременная с проводкой валютных документов проводка по счетам рублевого покрытия суммы в национальной валюте по курсу на начало текущего операционного дня. Это позволяет в любой момент времени получить консолидированный баланс, включающий в себя суммы на счетах рублевого покрытия как эквивалент валютных средств, находящихся в банке.

Пользователю, в зависимости от компоновки системы, может быть предоставлен либо полный набор функций для работы с документами, либо его отдельные составляющие. Состав функций определяется администратором системы в меню конкретного пользователя. Он может быть изменен в любое время эксплуатации программы.

В данной подсистеме реализованы следующие возможности:

· выполнение всего спектра операций с лицевыми счетами банка;

· работа с различными видами платежных документов;

· работа с различными картотеками;

· начисление и проводка оплаты процентов по счетам с использованием как процентных ставок различных видов, так и различных графиков расчета и оплаты процентов;

· начисление и удержание платы за обслуживание с использованием различных видов тарифов;

· ведение внебалансового учета.

Для облегчения и упорядочивания работы в подсистеме поддерживается ряд справочников. К основным справочникам относятся:

· справочник клиентов банка;

· список корреспондентов банка;

· список банков;

· список иностранных банков;

· список балансовых счетов;

· список операций;

· справочных сложных проводок;

· справочники кассы;

· список оснований документов;

· справочник глав счетов;

· справочник валют;

· справочник курсов валют.

В подсистеме реализована возможность работы многофилиального банка. Пользователю могут предоставляться для работы счета и документы, принадлежащие различным филиалам банка. (рис. 18)

Рисунок 18 Данные по балансовым счетам

Разделение счетов и документов по филиалам осуществляется только при наличии в файле bank.ini переменной DEPARTMENTLEN. Значение этой переменной определяет количество символов, которое будет содержаться в графе ФИЛИАЛ различных списков счетов и документов, а также форм ввода и корректировки счетов и документов.

Для обеспечения безопасности данных в подсистеме предусмотрена возможность блокировки клавиатуры и очистки экрана в любой момент работы. Для этого необходимо нажать клавишу [Ctrl+B]. Для возобновления работы с данными подсистемы пользователь должен предложенной форме ввести свой пароль и нажать клавишу [Enter].

Подсистема «Многовалютный ОДБ» предоставляет пользователю сведения о всех лицевых счетах всех клиентов банка. К ним относятся:

· сведения о клиентах банка;

· состояние лицевых счетов клиентов и внутренних счетов банка;

· информация о платежных документах;

· нормативно-справочная информация.

В зависимости от компоновки системы пользователю предоставляются либо полный набор функций для работы со счетами, либо его отдельные составляющие. Состав функций определяется администратором системы в меню конкретного пользователя. Он может быть изменен в любое время эксплуатации программы.

В полном или сформированном для отдельного клиента списке открытых лицевых счетов допускается:

· открывать новые счета клиентов и закрывать уже существующие;

· выполнять расчет ключа в номере вводимого лицевого счета;

· менять любые сведения для введенных в систему лицевых счетов клиента;

· использовать списки клиентов, балансовых счетов, операционистов банка, типов счетов и другие справочные сведения, облегчающие ввод информации;

· работать с несколькими планами счетов;

· контролировать обороты и остатки счета, накапливаемые системой за весь период эксплуатации;

· задавать бронь и неотложные нужды для пассивного счета;

· переходить к работе со списками документов конкретного лицевого счета, включая проведенные, архивные, картотеки №1, №2 и №3, плановые платежи и отложенные документы;

· вводить и корректировать сведения, необходимые для расчетов по процентным счетам и счетам обслуживания.

Если пользователю предоставляется для работы список закрытых лицевых счетов, в нем допускается:

· открывать лицевые счета;

· менять любые сведения для закрытых счетов клиента;

· переходить к работе со списками архивных документов закрытого лицевого счета.

Данный режим предоставляет пользователю возможность работать со всеми лицевыми счетами клиентов и относящейся к ним дополнительной информации.

Данная форма содержит список с горизонтальной прокруткой.

В данном режиме всем пользователям независимо от прав доступа предоставляются следующие возможности:

· Резервирование на счете суммы под неотложные нужды (клавиша [F6]);

· Бронирование на некоторый срок суммы на счете ( клавиша [F5]);

· Выполнение макропроцедуры пользователя (клавиша [Alt+F10]);

· Просмотр (сверка) подписи клиента банка, графическое изображение которой предоставлено на экране (клавиша [Ctrl+F2]);

· Осуществление оперативного доступа (ввод, корректировка, проводка, удаление) к спискам документов:

· проведенным по счету в течение операционного дня (клавиша [F7]);

· отложенным документам ( клавиша [Alt+5]);

· документам картотек №1, №2, №3 на данном счете (клавиши [Alt+1], [Alt+2], [Alt+3], соответственно);

· планируемых платежей (клавиши [Alt+4]) (рис.18)

Рисунок 18 Открытые счета клиентов

При отсутствии документов по счету в одном из перечисленных списков на экран выводится форма ввода документа

Пользователь с правом доступа «Начальник отдела», «Главный бухгалтер», «Администратор» имеет возможность:

· Вводить (клавиша [F9]) и корректировать клавиша [Enter]) лицевой счет.

· Закрывать лицевой счет (клавиша [F8]) после подтверждения. Система позволяет закрыть счет при наличии остатка. В этом случае на экран выводится предупреждение, и система требует дополнительного подтверждения пользователя. Если остаток счета в момент закрытия не равен нулю, считается, что проводки по данному счету запрещены временно (до повторного открытия).

· Передавать счета другому ответственному исполнителю. Передача осуществляется путем изменения номера операциониста в режиме корректировки счета. Если за данным счетом закреплены картотеки, то они передаются вместе с номером счета.

· Если необходимо передать счета другому операционисту на время, рекомендуется новому исполнителю временно установить доступ «Начальник отдела» и дать ему в подчинение всего одного операциониста.

При работе со списком лицевых счетов система предоставляет возможность использования макропроцедур инициализации и проверки, которые должны содержаться в макрофайле с жестко закрепленным именем account.mac. С помощью данных макропроцедур можно дополнительно разграничить доступ пользователей к счетам, автоматизировать процесс ввода и корректировки счетов, а также относительная Система предоставляет пользователю возможность рассчитывать проценты для группы договоров по депозиту. Данная операция выполняет автоматически после установки необходимых параметров в форме «Расчет процентов на группу», вызванной из списка открытых депозитных договоров с помощью клавиши [F2].

Закрытие договора

После возврата депозита с оплатой процентов по установленной ставке договор может быть закрыт депозитным инспектором в списке открытых договоров с помощью клавиш [Alt+F8]. Относящиеся к договору счета процентов закрываются в списке счетов процентов по депозитному договору по клавише [F8]. Закрытые договоры и вся история операций погашения, пролонгирования и оплат процентов хранится в системе до конца года и участвует в различной банковской отчетности.

Работа с закрытыми депозитными договорами ведется в специальном режиме, описанном в разделе «Список закрытых договоров».

Общие списки

Общие списки подсистемы предназначены для просмотра пользователем в соответствии с его правами доступа максимально полной информации по ведению всех депозитных договоров.

Общий список договоров

Основную информацию по всем депозитным договорам пользователь просматривает в двух списках:

· список депозитных договоров, в котором указаны суммы депозита;

· список депозитных договоров, в котором указаны остатки по кредиту.

Эти списки могут быть сформированы в соответствии с заданными пользователем параметрами фильтрации (клавиша F4).

Общий список распоряжений по договорам

В данном списке депозитный инспектор просматривает распоряжения по всем договорам, а также имеет возможность контролировать суммы в распоряжениях и оперативно следить за процессом их оплаты.

С помощью процедур установки фильтры ( [Alt+F4]) и параметров пользователю для работы в данный момент.

Общий список обязательств по договорам

Общий список предназначен для просмотра обязательств по всем депозитным договорам.

Он также формируется системой по заданным пользователем параметрам фильтрации (клавиша [Alt+F4]) и поиска (клавиша [F4]) обязательств.

Фактические оплаты

В подсистеме предусмотрена возможность получения полной информации о фактических оплатах:

· депозитного договора

Список, содержащий оплаты всех распоряжений и обязательств, предназначен для их просмотра и выполнения процедуры аннулирования;

· распоряжения

Оплата распоряжения может быть выполнена в несколько этапов.

Запись о каждой частичной оплате фиксируется системой в специальном списке, предназначенном для просмотра и, при необходимости, выполнения отмены последней из них;

· обязательства

Погашение обязательств также может быть выполнено в несколько этапов (частичное погашение).

Для просмотра всех фактических оплат по конкретному обязательству и возможной их отмены существует список.

Установка и отмена связи фактической оплаты с операционным документом

В системе существует возможность установить связь фактической оплаты с операционными документами, созданными и проведенными по счетам (текущим или архивным операционным днем) в подсистемах «Операционный день» и «Валютный операционный день».

Данные операции выполняются в режимах «Погашение распоряжения» и «Погашение обстоятельства»:

· по клавише [F5] устанавливается связь с проведенным операционным документом;

· по клавише [F6] устанавливается связь с архивным операционным документом.

Эти документы можно затем просмотреть по клавише [F5] в режимах «Список фактических оплат распоряжения», «Список фактических оплат обстоятельства» , «Список фактических оплат по депозитному договору».

Установленную связь при необходимости можно отменить в списках фактических оплат депозитных договоров, распоряжений или обстоятельств с помощью клавиши [Alt+F5].

Пример:

Если связь фактической оплаты была установлена не с нужным операционным документом, выполняется следующая последовательность действий для переустановки связи:

1) отменить связь по клавише [Alt+F5] в списке фактических оплат;

2) аннулировать фактическую оплату с помощью клавиши [Alt+F2] в этом же режиме;

3) повторить оплату обязательства или распоряжения без проводки, поставив ей в соответствие нужный документ из списка.

История остатков

Любое изменение остатков на счетах фиксируется системой и в специальных режимах становится доступным для просмотра:

· по счету депозита

В связи с имеющейся в системе возможностью ведения нескольких депозитных договоров на одном счете депозита в специальном режиме, вызванном из списка открытых договоров по клавише [Alt+F5] , пользователь может просматривать историю изменения остатков на счете депозита, контролируя его состояние;

· по депозиту

Просмотр истории остатков по депозиту для конкретного депозитного договора выполняется в режиме, описанном в разделе «Остатки по депозиту».

Поиск, фильтр, сортировка

Для формирования списков, состоящих из данных, используемых пользователем в своей работе, существуют специальные режимы:

· поиск

Поиск депозитного договора, распоряжения иди обязательства упрощается, если пользователь в специальном режиме, вызванном по клавише [F4], устанавливает необходимые параметры. После чего система автоматически выполнит поиск по значениям граф, отмеченных знаком «Х»;

· фильтр

При формировании списков, состоящих из нужных для работы данных используются фильтры:

· распоряжения, описанный в разделе «Фильтр распоряжений на оплату»;

· обязательства, описанный в разделе «Фильтр обязательств на погашение».

Система использует в качестве фильтра данные тех граф, которые отмечены в форме установки параметров фильтра значком «Х»;

· сортировка

Используя данный режим, можно формировать различные списки депозитных договоров, отсортированных по дате их начала или окончания. (рис.19)

Рисунок 19 Списки

Установка периода просмотра данных

Иногда депозитному инспектору требуются для работы распоряжения и обязательства по депозитным договорам за определенный период времени.

Создать нужный список можно автоматически, установив начало и окончание периода в специальной форме, работа с которой описана в разделе «Установка периода просмотра данных».

· В графу ПАРНЫЙ СЧЕТ вводится номер парного счета. Парные счета указываются для балансовых и лицевых счетов в соответствии с Письмом ЦБ об отмене активно-пассивных счетов и овердрафта.

Примечание

Для того чтобы счет участвовал в парном документ обороте, необходимо установить в графе ТИП СЧЕТА значения «Парный» и «Овердрафт».

· В графе СВЯЗАННЫЙ СЧЕТ устанавливает номер связанного счета, который может быть использован системой при выполнении проводок по данному счету, в том случае, если проводки по лицевому счету по какой-то причине не возможны: например, при открытии счетов вкладчиков в день недели, когда основная касса банка не работает, в этом случае в качестве связанного счета у

Ш при выполнении сложных проводок:

Ш в зависимости от типа, заданного в графе ТИП СЧЕТА - например, для счета кассы в качестве связанного счета можно установить счет инкассации.

· В графе БАЛАНСОВЫЙ СЧЕТ с помощью справочника, вызываемого по клавише [F3], указывается значение балансового счета по внутрибанковскому плану счетов.

· В графе КОД КЛИЕНТА с помощью справочника, вызываемого по клавише [F3], задается цифровой код клиента - владельца счета.

· В графе ОПЕРАЦИОНИСТ с помощью справочника, вызываемого по клавише [F3], указывается регистрационный номер операциониста, который будет обслуживать данный счет.

· В графах ТИП СЧЕТА и ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИЙ ТИП можно задать буквенный код, определяющий разновидность вводимого счета. Графы заполняется с помощью справочников типов счетов и пользовательских типов счетов, соответственно, которые вызывается при последовательном нажатии клавиши [F3] и [Ins]. Значения граф ТИП СЧЕТА и ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИЙ ТИП используются системой для специальной обработки лицевого счета при выполнении проводок и выпусках отчетов.

· В графу ФИЛИАЛ вводится номер филиала, в котором открывается лицевой счет. Графа заполняется системой автоматически после заполнения графы ОПЕРАЦИОНИСТ. Изменить значение данной графы можно при помощи справочника филиалов, вызываемого по клавише [F3].

Примечание.

Графа может быть недоступной для ввода данных, если не определено значение переменной DEPARTMENTLEN в файле bank.ini.

· Значение, указанное в графе СИМВОЛ ОТЧЕТНОСТИ определяет символ отчетности при формировании отчета по форме №2.

· Графа СХЕМА ПЕРЕОЦЕНКИ в данном режиме не используется.

· В графе ЛИМИТ указывается величина допустимого остатка на счете, не соответствующего его виду.

· В графе НАЗВАНИЕ пользователю предоставляется возможность ввести любую текстовую информацию, характеризующую данный лицевой счет.

Ш Системой автоматически:

· В графу ВИД СЧЕТА система автоматически устанавливает вид, соответствующий балансовому счету. Графа заполняется после ввода значения в графу БАЛАНСОВЫЙ СЧЕТ.

· Графа КЛИЕНТ содержит наименование клиента согласно справочнику клиентов. Значение в данной графе устанавливается системой автоматически после заполнения графы КОД КЛИЕНТА и не доступно для корректировки.

· Графа ДАТА ОТКРЫТИЯ СЧЕТА по умолчанию содержит значение текущего операционного дня. Пользователь может изменить данное значение по своему усмотрению.

· В графе ДАТА ЗАКРЫТИЯ СЧЕТА по умолчанию установлено нулевое значение системой устанавливается дата операционного дня, когда данный счет был помещен в список закрытых лицевых счетов (см. стр. 41). Устанавливать значение в данную графу пользователем не рекомендуется.

· Графы формы ОСТАТОК, ПЛАН ОСТАТОК, ДЕБЕТ ЗА ДЕНЬ, КРЕДИТ ЗА ДЕНЬ, ДАТА ПОСЛЕД. ПРОВОДКИ, ДАТА ПРЕДЫД. ПРОВОДКИ недоступны для заполнения. Значения этих граф вычисляются системой автоматически после проводки каждого документа с участием данного счета.

Операции формы

Клавиши формы, за исключением [F4], [F6] и [Ctrl+O], стандартны

[F3] - Использование справочников для заполнения граф БАЛАНСОВЫЙ СЧЕТ, КОД КЛИЕНТА, ОПЕРАЦИОНИСТ, ТИП СЧЕТ, ПОЛЬЗ. ТИП и ФИЛИАЛ.

[F4] - Отнесение данного лицевого счета по балансовым счетам разных планов

[F6] - Расчет ключа.

[F9] - Ввод данных и переход к новой незаполненной форме.

[Ctrl+O] - Установка времени проведения операции

[Ctrl+U] - Ввод и корректировка дополнительных полей базы данных

[Esc] - Выход из формы.

2.2 Корректировка лицевых счетов

Вход по клавише [Enter] из режима «Открытые счета».

Данный режим предназначен для просмотра и корректировки данных по открытому лицевому счету.

Режим корректировки доступен только пользователю, имеющему соответствующие права доступа

Форма для просмотра и корректировки лицевого счета аналогична предыдущей форме.

В режиме пользователю предоставляются следующие возможности:

· Относить лицевой счет как к внутрибанковскому плану счетов, так и к любому другому из списка планов счетов ( клавиша [F4]);

· просматривать обороты и остатки по месяцам (клавиша [F5]);

· просматривать изменение остатков на счете по датам (см. работу клавиши [Alt+F5]) и по датам значения (клавиша [Ctrl+F5]);

· устанавливать время проведения операции по счету (клавиши [Ctrl+O]).

Кроме этого, возможен переход к режимам обработки процентов (см. работу клавиши [F7]) и счетов обслуживания ([Alt+F7]) для данного клиента.

Обязательными для заполнения являются графы ПЛАТЕЛЬЩИК СЧЕТ, ПОЛУЧАТЕЛЬ_СЧЕТ и СУММА.

Графы НОМЕР ДОКУМЕНТА, ШИФР/ВИД, ДАТА ДОКУМ., СРОК ПЛАТЕЖА, ДАТА ЗНАЧЕНИЯ, ПЛАТЕЛЬЩИК_БАНК и ПОЛУЧАТЕЛЬ_БАНК при появлении пустой формы на экране получают значения по умолчанию, заданные в параметрах настройки системы .

В графу ШИФР/ВИД вводится шифр операции документа в соответствии с классификацией 1998 года, а также вид операции документа в соответствии с классификацией 1997 года. Шифр операции документа можно задать при помощи справочника шифров операций, который вызывается по клавише [F3]. (Рис.20 )

Рисунок 20 Данные по счетам

В графе СРОК ПЛАТЕЖА указывается срок платежа по видимому документу.

Графы ПЛАТЕЛЬЩИК_КОД ПОЛУЧАТЕЛЬ_КОД заполняются для внешних клиентов при помощи справочника отделений банков, вызываемого по клавише [F3]. При вводе транзитных документов пользователь должен указать коды банка плательщика и банка получателя. Вид информации, указываемой в графах при использовании справочника отделений банков, зависит от значения церемоний ADDDPRTACCTOBIK, установленного в файле bank.ini. При вводе значений в графы ПЛАТЕЛЬЩИК_СЧЕТ и ПОЛУЧАТЕЛЬ СЧЕТ для внутренних клиентов удобно пользоваться списком лицевых счетов по клавише [F3]. Если в графах ПЛАТЕЛЬЩИК_КОД или ПОЛУЧАТЕЛЬ_КОД задан КОД БАНКА, он сверяется со справочником отделений банков. Соответствующая графа СЧЕТ при этом контролируется в зависимости от типа проверки, который задается при вводе данного отделения в справочник (по ключу, по балансовому счету или по списку лицевых счетов).

Для заполнения граф ПЛАТЕЛЬЩИК_КОД, ПЛАТЕЛЬЩИК_СЧЕТ и ПОЛУЧАТЕЛЬ КОД, ПОЛУЧАТЕЛЬ_СЧЕТ пользователь может использовать справочник клиентов банка (клавиши [Alt+F3]). В данном справочнике по клавише [Enter] предоставляется список лицевых счетов выбранного клиента. После выбора лицевого счета система подставляет значения в соответствующие графы.

Также для заполнения граф ПЛАТЕЛЬЩИК_КОД, ПЛАТЕЛЬЩИК_ СЧЕТ и ПОЛУЧАТЕЛЬ_КОД, ПОЛУЧАТЕЛЬ_СЧЕТ пользователь может использовать справочник клиентов банка (клавиши [Alt+F3]. В данном справочнике по клавише [Enter] предоставляется список лицевых счетов выбранного клиента. После выбора лицевого счета система подставляет значения в соответствующие графы.

Также для заполнения граф ПЛАТЕЛЬЩИК_КОД, ПЛАТЕЛЬЩИК_ СЧЕТ и ПОЛУЧАТЕЛЬ_КОД, ПОЛУЧАТЕЛЬ_СЧЕТ пользователю предоставляется возможность использования справочника корреспондентов, вызываемого по клавише [Ctrl+F3].

В графах ПЛАТЕЛЬЩИК_ИНН и ПОЛУЧАТЕЛЬ_ИНН устанавливаются значения ИНН плательщика и получателя, соответственно. Графы заполняются автоматически после ввода значений в графы ПЛАТЕЛЬЩИК_СЧЕТ и ПОЛУЧАТЕЛЬ_СЧЕТ.

Графа СЛОЖНАЯ ПРОВОДКА заполняется в том случае, если по документу выполняется несколько логически связанных проводок по различным. Значение в графу устанавливается с помощью справочника, вызываемого по клавише [F3].

Графа НОМЕР ПАЧКИ заполняется в том случае, если по документы контролируются по пачкам.

С помощью соответствующих справочников, вызываемых по клавише [F3], вводятся значения в графы СИМВОЛ КАССЫ_БАЛАНСОВЫЙ, СИМВОЛ КАССЫ_ЗАБАЛАНСОВЫЙ .

В качестве ТИПА ДОКУМЕНТА может быть задано одно из значений справочника типов документов, вызываемого путем последовательного нажатия клавиши [F3] и [Ins].

Графа ПОЛЬЗОВАТЕЛ. ТИП заполняется с помощью справочника пользовательских типов документов, вызываемого путем последовательного нажатия клавиш [F3] и [Ins].

В графе ФИЛИАЛ указывается номер филиала, для которого вводится документ. По умолчания в графе устанавливается номер филиала, в котором зарегистрирован операционист, осуществляющий ввод документа. При необходимости пользователь может изменить это значение при помощи справочника филиалов, вызываемого по клавише [F3].

Графа недоступна для корректировки, если не определено значение переменной DEPARTMENTLEN в файле bank.ini.

В графе ДАТА ЗНАЧЕНИЯ по умолчанию устанавливается дата текущего операционного дня. Пользователь может изменить это значение по своему усмотрению. Значение будущей даты проводки может быть вычислено системой автоматически по количеству рабочих дней отсрочки, введенных пользователем При этом, если введенная дата будет больше даты текущего операционного дня, документ попадет в картотеку планируемых платежей и будет проведен позже.

Значения, которые могут быть установлены в графу ОЧЕРЕДНОСТЬ ПЛАТЕЖА, определяются на основе действующего законодательства. По умолчанию в данную графу автоматически устанавливается значение, равное 5. Для внутренних документов банка заполнение этой графы не обязательно.

Очередность платежа используется в следующих случаях:

· при выгрузке документов в РЦ .

Система позволяет при выгрузке документов корреспонденту расположить их в выходном файле по возрастанию очередности платежа.

· при проводке документов, полученных от банка-корреспондента, для которого в банке пользователя открыт пассивный корреспондентский счет «лоро».

Если плательщиком по документу является такой корреспондентский счет, то при недостатке средств на нем система помещает документ в картотеку и одновременно осуществляет проводку прихода по соответствующему внебалансовому счету. При погашении документа картотеки выполняется проводка расхода по данному внебалансовому счету.

Эти действия выполняются для тех документов, у которых очередность платежа равна 1, 2, 3 или 4. Если очередность платежа в документе не будет помещен в картотеку. Если необходимо вернуть банку-корреспонденту:

· при помещении документов в картотеку корсчета .

Если в картотеку помещаются документы с очередностью платежа, равной 5, то одновременно с проводкой по кредиту соответствующего балансового счета система выполнит проводку прихода по внебалансовому счету.

Значения в графы ДЕБЕТ СЧЕТ и КРЕДИТ СЧЕТ устанавливаются системой автоматически после ввода пользователем банковских идентификационных кодов в графы ПЛАТЕЛЬЩИК_КОД и ПОЛУЧАТЕЛЬ_КОД, соответственно. В этих графах указываются номера корреспондентских счетов, закрепленные в соответствующей схеме расчетов. Пользователь может изменить значения в графах ДЕБЕТ СЧЕТ и КРЕДИТ СЧЕТ, изменив схему расчета при помощи справочника (клавиша [F3]), в котором представлены лицевые счета в соответствии с правами доступа пользователя.

Значение в графе ОТПРАВКА служит для разделения потока начальных документов на группы, например: сводные авизо, отправляемые телеграфом, отправляемые электронной почтой документы и т.п.

Графы ПЛАТЕЛЬЩИК_БАНК, ПЛАТЕЛЬЩИК_КОРРЕСПОНДЕНТ, а также ПОЛУЧАТЕЛЬ_БАНК, ПОЛУЧАТЕЛЬ_КОРРЕСПОНДЕНТ заполняются автоматически в соответствии со справочниками отделений банков и клиентов после ввода соответствующего кода (для банка) или номера счета (для клиента). Для нулевого кода появляется наименование собственного банка.

Значения в графах ПЛАТЕЛЬЩИК_КЛИЕНТ и ПОЛУЧАТЕЛЬ_ КЛИЕНТ устанавливаются системой в соответствии с параметрами, заданными в подсистеме «Системный сервис».

Графа ОСНОВАНИЕ предназначена для ввода информации о причинах формирования документа. Графу можно заполнить при помощи справочника оснований вызываемого по клавише [F3].

В случае, когда данные в графы вводятся вручную, система проверяет наличие их значений в соответствующих справочниках и предупреждает об ошибке. Перед проводкой документа системой производится множество проверок правильности заполнения его полей и согласованности с другими данными системы.

Операции формы

Клавиши формы [F3], [F7], [F9], [Ctrl+U] и [Esc]стандартны.

[F2] - Проводка документа

[F3] - Использование справочников для заполнения граф ШИФР/ВИД, ПЛАТЕЛЬЩИК_КОД, ПОЛУЧАТЕЛЬ_КОД, ОСНОВАНИЕ, ПЛАТЕЛЬЩИК_СЧЕТ, ПОЛУЧАТЕЛЬЬ_СЧЕТ, СЛОЖНАЯ ПРОВОДКА, ТИП ДОКУМЕНТА, ФИЛИАЛ, СИМВОЛ КАССЫ_БАЛАНСОВЫЙ, СИМВОЛ КАССЫ_ЗАБАЛАНСОВЫЙ, ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ, ТИП или установка значения в графе ДАТА ЗНАЧЕНИЯ.

[F5] - Использование макета ввода документа из общего списка макетов.

[F6] - Занесение информации из графы ОСНОВАНИЕ в справочник оснований.

[F7] - Печать вводимого документа.

[F9] - Ввод данных и переход к новой незаполненной форме.

[F10] - Переход к дополнительному меню.

[Alt+F2] - Перевод документа в список отложенных.

[Alt+F3] - Использование справочника клиентов банка для заполнения граф ПЛАТЕЛЬЩИК_КОД и ПЛАТЕЛЬЩИК_СЧЕТ.

[Alt+F5] - Занесение содержимого документа в новый макет

[Ctrl+F2] - Перевод документа в картотеку невыясненных сумм

[Ctrl+F3] - Использование справочника корреспондентов банка для заполнения граф ПЛАТЕЛЬЩИК_КОД и ПЛАТЕЛЬЩИК_СЧЕТ

[Ctrl+F5] - Использование макета ввода из списка макетов операционистов

[Ctrl+F9] - Занесение данных граф ПОЛУЧАТЕЛЬ_СЧЕТ и ПЛАТЕЛЬЩИК_СЧЕТ в список счетов корреспондента

[Ctrl+U] - Ввод и корректировка дополнительных полей базы данных

[Esc] - Выход из формы.

Проводка

Вход по клавише [F2] из режима «Ввод и проводка документа».

Данный режим предназначен для выполнения проводки документа.

Действия системы при выполнении проводки документа зависят от состояния счетов, участвующих в проводке:

Ш Состояние счета плательщика:

· На счете плательщика достаточно средств - в этом случае документ проводится, и система предоставляет новую форму для ввода следующего документа.

· Счетом плательщика является пассивный счет клиента банка, и остаток на нем меньше суммы по документу - в этом случае система выдает сообщение-запрос:

В данном окне пользователю необходимо установить курсор на нужном варианте ответа и нажать клавишу [Enter]:

Ш «Отложить» - означает поместить документ в список отложенных документов

Ш «В картотеку №2» - означает поместить документ в картотеку №2 (Рис. 21)

Ш «Прервать» - в этом случае система не принимает никаких действий, но предоставляет возможность корректировать документ, причем возможен отказ от проводки.

Рисунок 21 Реестр документов

· На счете плательщика есть картотека №2, бронь или зарезервированы деньги на неотложные нужды - в этом случае система выдает сообщение-

· запрос:

Действия пользователя аналогичны вышеописанным. При выборе первых трех вариантов действия системы аналогичны рассмотренным выше, выбор варианта «Провести» означает выполнить проводку документа в нарушение календарной очередности документов по картотеке №2. Следует отметить, что проводка будет выполнена лишь в том случае, если остаток на счете плательщика больше сумму по документу.

Ш Состояние счета получателя:

· Получателем является активный счет клиента банка, а сумма по документу превышает остаток на счете, который может быть погашен - проводка в этом случае не выполняется, система выдает сообщение:

И предоставляет возможность корректировать документ.

В результате выполнения проводки происходит отражение на счетах плательщика и получателя (корреспондентском счете для внешнего клиента) суммы по документу.

2.3 Депозитные счета

Уполномоченное лицо (пользователь, имеющий права доступа «Администратор», «Главный бухгалтер» или «Начальник отдела»), обладающее правами ввода в систему информации о клиенте, устанавливает в этом режиме номер депозитного инспектора, который будет вести депозитные договоры, и операциониста, выполняющего по ним проводки.

Благодаря гибкости нашей системы имеется возможность вести обработку депозитных договоров тремя способами в зависимости от организации работы депозитного и операционного отделов банка:

· Обработка депозитного договора с использованием двух подсистем комплекса RS-Bank (вариант 1)

При данной организации работы депозитные договоры обрабатываются двумя работниками банка:

· депозитным инспектором, который вводит депозитный договор в подсистему «Депозиты», формирует по нему распоряжения и обязательства, выполняют их оплату без проводки, а так же процедуру пролонгирования,

· операционистов бухгалтерии, занимающимся вводом и проводкой операционных документов по депозитному договору в подсистеме «Операционный день» или «Валютный операционный день».

Этот способ не очень удобен, так как требует дублирования данных при вводе распоряжений и обязательств. Однако, при такой организации работа со счетами отделена от ведения договора.

· Обработка депозитного договора в подсистеме «Депозиты» двумя сотрудниками банка (вариант 2)

В этом случае пользователи выполняют четко определенные операции в соответствии с их правами, предоставленными администратором системы:

- депозитный инспектор работает только с пунктами меню «Договоры»,

- операционист бухгалтерии - с пунктами меню «Проводка».

Обработка депозитного договора в подсистеме «Депозиты» одним сотрудником (вариант 3)

После соответствующей настройки меню и установки администратором системы или другим доверенным лицом в форме ввода информации о клиенте одинаковых номеров операциониста и депозитного инспектора, пользователю с эти номером будут доступны для работы пункты меню «Договоры» и «Проводка».

В дальнейшем мы будем разделять работу депозитного инспектора и операциониста бухгалтерии в соответствии с их правами, описанными в главах Руководства подсистемы.

Аналитические счета депозитного договора

В подсистеме «Депозиты» реализована возможность ведения нескольких депозитных договоров на одном счете депозита - аналитические субсчета депозитного счета.

Один счет депозита может быть использован депозитным инспектором для договоров, заключенных с несколькими клиентами.

Все операции по приему и возврату депозита отражаются в специальной форме «Остатки по депозиту», вызываемой по клавише [Ctrl+F5] из списка открытых договоров, содержащей историю изменения остатков по данному договору. Именно по ним начисляются проценты.

Система предоставляет пользователю возможность накапливать справочную информацию. Это позволит экономить время ведению договоров и при формировании отчетов. Состав справочников определяется администратором системы в меню конкретного пользователя и может быть изменен в любое эксплуатации программы. Правила работы со справочники описаны в одноименных разделах настоящего Руководства. Порядок их заполнения произвольный. Работа по ведению депозитных договоров осуществляется депозитным инспектором с правом доступа «Операционсит», а так же пользователями с правами доступа «Админитсратор», «Главный бухгалтер» и «Начальник отдела».

Оформление депозитных договоров

Прежде чем ввести информацию по договору, необходимо проверить наличие в системе следующих данных:

- сведений о клиенте, с которым заключается депозитный договор.

Ввод этой информации выполняется в операционной бухгалтерии (см. Руководство «Операционный день. Справочники»);

При заключении депозитного договора со стороной, не является клиентом банка, соответствующие сведения можно ввести в справочник клиентов, указав признак «Внешний клиент».

- пассивного лицевого счета, используемого в качестве счета депозита.

Открытие рублевых лицевых счетов выполняется в системе «Операционный день», а валютных - в подсистеме «Валютный операционный день».

Ввод информации по договору осуществляется депозитным инспектором в специальном режиме, вызванном по клавише [F9] из списка открытых депозитных договоров. В системе предусмотрены два варианта оформление договора:

- данные вводятся в систему из бумажной формы договора.

Обычно данный способ используется на этапе внедрения подсистемы при вводе информации по уже существующим договорам;

- информация по вновь оформляемому депозиту вводится в систему, а затем распечатывается договор с помощью клавиши [Ctrl+F3].Система позволяет использовать внесенные данные при автоматическом создании бумажной формы договора с помощью макроса hdcomer.mac, предварительно написанного программистами банка на языке RSL.

Прием депозита

После оформления депозитного договора и ввода в подсистему необходимых данных пользователь:

- вводит распоряжение о приеме средств со счета клиента в виде распоряжений,

- выполняет их оплату.

Ввод распоряжения

Распоряжение вводится депозитным инспектором в специальном режиме вызванном с помощью клавиши [F9] из списка распоряжений по депозитному договору. Готовое распоряжение может быть выведено на печпть с помощью макроса hdpayrep.mac, написанного на языке RSL и адаптированного программистами банка под особенности работы конкретного депозитного отдела. Распечатанный документ будет иметь данные, введенные пользователем в данном режиме.

Оплата распоряжения

Оформление оплаты распоряжения выполняются в зависимости от организации работы в депозитном отделе один или два пользователя:

- при обработке депозитного договора с использованием двух подсистем комплекса RS-Bank (1 вариант) в два этапа:

· без проводки - депозитным инспектором по клавише [F2] в специальном режиме, вызываемом из списка распаряжений по депозитному договору;

· с проводкой - операционистом бухгалтерии в подсистеме «Операционный день» или Валютный операционный день;

- при обработке депозитного договора в подсистеме «Депозиты» двумя сотрудниками банка (2 вариант) оплата распоряжения выполняется только операционистом бухгалтерии в форме «Подготовка и проводка распоряжений», вызванном по клавише [F2] из режима «Оплата договоров».

Оплата без проводки

При выполнении оплаты распоряжения без проводки:

· остаток депозита увеличивается на сумму оплаты распоряжения.

· Значение в графе ОСТАЛОСЬ ОПЛАТИТЬ списка распоряжений по депозитному договору уменьшается на сумму оплаты распоряжения.

Оплата с проводкой

Пользователь с правом «Операционист» вводит и корректирует необходимые данные для последующего формирования операционного документа после нажатия [F2]:

код БМК и номер счета получателя (по умолчанию - БИК и счет клиента);

сумму оплаты, которая при необходимости может быть меньше суммы распоряжения (частичная оплата);

дату оплаты распоряжения ( по умолчанию дата текущего операционного дня).

При проводке в системе выполняются следующие действия:

формируется проведенный документ со следующими параметрами:

суммой, равной введенной пользователем или установленной системой автоматически:

датой проводки, равной введенной пользователем:

видом операции, равным 6;

счетом плательщика, равным введенному в данной форма или номеру счета клиента из договора, если графа СЧЕТ не заполнялась;

счетом получателя, равным номеру счета депозита из договора;

видом документа - «оплата депозита»;

изменяются остатки на счетах плательщика и получателя;

кредитование счета депозита,

дебетование счета клиента;

увеличивается остаток по депозиту на сумму оплаты,

появляется запись в списке фактических оплат распоряжений,

в списке распоряжений значение в Графе ОСТАЛОСЬ ОПЛАТИТЬ автоматически уменьшается на сумму документа.

Возврат депозита

По окончании срока договора или наступления определенных условий депозит подлежит возврату. Поэтому контроль за ходом его погашения является важным этапом в работе депозитного инспектора, который вводит, при необходимости пролонгирует обязательства и фиксирует их оплату.

В подсистеме предусмотрена работа со следующими обязательствами:

срочное - обязательство, дата погашения которого больше или равна дате текущего операционного дня;

планированное (отчерченное) - обязательство, созданное автоматический при выполнении операции пролонирования т.е. увеличения срока погашения срочного или пролонгированного обязательства;

закрытое- полностью погашенное обязательство.

Ввод обязательства

Депозитный инспектор в режиме ввода обязательства, вызванного по клавише [F9] из списка обязательств по депозитному договору, устанавливает необходимые данные. Введенному обязательству автоматически присваивается вид «Срочное».

Готовые обязательство может выведено на печать с помощью макроса hddutrep.mac (клавиши [Ctrl+F3]), написанного на языке RSL и адаптированного программистами банка под особенности работы конкретного депозитного отдела. Распечатанный документ будет содержать данные, введенные пользователем в данном режиме.

Погашение обязательства

Процедура оформления погашения всего обязательства или его части выполняется в зависимости от организации работы в депозитном отделе или двумя пользователями:

при обработке депозитного договора с использованием двух подсистем комплекса RS-Bank (1 вариант) в два этапа: