Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Теоретический анализ систем электронного документооборота

1.1 Понятие «электронного документооборота» цель, задачи и функции электронного документооборота

1.2 Нормативное регулирование электронного документооборота

2. Практический опыт внедрения электронного документооборота в организации

2.1 Анализ систем электронного документооборота

2.1.1 «ДЕЛО»

2.1.2 «Документум»

2.1.3 «БОСС-референт»

2.1.4 «1С Документооборот»

2.2 Процедура внедрения системы электронного документооборота: проблемы и перспективы

Заключение

Список источников и литературы

Введение

Актуальность темы курсовой работы «Анализ электронного документооборота» заключается в том, что, создавая электронный документ, любой делопроизводитель получает целый ряд преимуществ. В электронном виде можно хранить любую необходимую для работы информацию - текстовую, таблицы, цифровые данные, изображения, звукозаписи, видеозаписи. Ранее хранению подлежали исключительно текстовые или цифровые данные, сохранить другие данные не представлялось возможным, либо возникали чисто технические сложности. С переходом к информационным технологиям и цифровым носителям значительно расширились возможности по сохранению необходимой базы данных. При сохранении информации в электронном виде создаваемый документ приобретает определенные данные - дату создания, название, автора и т.д., все это значительно сокращает время поиска необходимого материала даже по прошествии длительного времени. Исчезла необходимость создания огромных архивов, где документ приходилось долго искать в случае производственно необходимости или по запросу граждан. В случае внедрения на производстве или в организации электронного документооборота (ЭДО) вся система данных используется в электронном виде, в случае необходимости распечатывается, но хранится опять же централизованно и в электронном виде.

Многие проблемы при использовании систем электронного документооборота (СЭД) возникают из-за того, что новейшие технологии внедряются в условиях законодательства, ориентированного на бумажный документооборот. Причина слабой государственной поддержки новых технологий в делопроизводстве и документообороте очевидна: ещё можно, да и дешевле управлять по-старому, при помощи бумажных документов.

Недостаточное внимание государства к внедрению СЭД проявляется в слабом интересе к разработке законодательно-нормативной базы, которая бы позволила гораздо шире использовать электронные документы и современные технологии, как в государственном управлении, так и в коммерческой деятельности. Сегодня:

не установлен порядок признания юридической силы электронных документов государственными органами и судами;

отсутствуют законы, по-настоящему уравнивающие в правах бумажный и электронный документы. В результате внедряющие СЭД организации вынуждены одновременно поддерживать две системы документооборота - бумажную и электронную, и не могут окупить расходы на внедрение современных технологий за счёт резкого сокращения «бумажной» системы.

нет законодательных актов, разрешающих переводить неоперативные документы до истечения срока их хранения на аналоговые и/или электронные носители, одновременно уничтожая бумажные оригиналы.

Цель курсовой работы описать практический опыт систем электронного документооборота в организации на современном этапе.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1) изучить теоретические аспекты систем электронного документооборота на основе нормативных источников и литературы;

2) проанализировать систему электронного документооборота.

Объектом изучения в курсовой работе является система электронного документооборота.

Методы изучения: анализ источников и литературы, сравнительный анализ.

Вопросы изучения систем электронного документооборота изучаются специалистами давно, но в связи с развитием информационных технологий интересы к ней сегодня увеличиваются.

Источниками для написания курсовой работы послужили комплекс федеральных нормативно-методических материалов по документационному обеспечению и архивоведению.

При написании курсовой работы были изучены труды известных специалистов в области документоведения Т.В. Кузнецовой, В.И. Андреевой, М.В. Кирсановой, М.В. Стенюкова, и другие. В процессе подготовки курсовой работы были использованы периодические публикации «Делопроизводство и документооборот предприятия», «Секретарское дело», «Электронный документооборот».

Структура курсовой работы. В первом разделе курсовой работы проанализированы теоретические вопросы систем электронного документооборота. Во втором разделе описан практический опыт систем электронного документооборота в современной организации.

Практическая значимость курсовой работы заключается в применении полученных результатов в организациях различных форм собственности.

электронный документооборот документум референт

1. Теоретический анализ систем электронного документооборота

1.1 Понятие «электронного документооборота» цель, задачи и функции электронного документооборота

Электронный документ - это документ, информация которого представлена в электронной форме.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Электронный документооборот - это документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).

Объем документооборота - это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Утвержден и введен в действие приказом федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. n 1185-ст. П.10, П.73, П.74, П.75

Электронный документооборот представляет собой взаимодействие информационных систем электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, а также государственных внебюджетных фондов (далее соответственно - информационные системы электронного документооборота, участники межведомственного электронного документооборота).

Под взаимодействием информационных систем электронного документооборота в настоящем Положении понимается обмен электронными сообщениями (ведение служебной переписки в электронной форме) между участниками электронного документооборота, в том числе:

а) направление и получение в электронной форме решений и поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

б) получение информации о ходе рассмотрения участниками электронного документооборота электронных сообщений, в том числе поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

в) направление в электронной форме докладов Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации;

г) внесение в Правительство Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти проектов нормативных правовых актов, в том числе в электронной форме;

д) осуществление участниками электронного документооборота согласительных процедур по проектам нормативных правовых актов в электронной форме.

е) направление в электронной форме нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации. Постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. N 754. "Об утверждении Положения о системе электронного документооборота".

1.2 Нормативное регулирование электронного документооборота

Государственная система ДОУ - содержит рекомендации по оформлению управленческих документов, организации работы с документами, в том числе отдельный пункт посвящен автоматизации работы с документами. В п. 4.3 закреплено, что автоматизированная технология работы с документами осуществляется путем создания и внедрения автоматизированной подготовки документов, автоматизированных информационно-поисковых систем и решения других задач с использованием персональных ЭВМ и автоматизированных рабочих мест. При этом должна обеспечиваться информационно-техническая совместимость средств вычислительной техники между собой.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 и Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76 которыми должны руководствоваться федеральные органы исполнительной власти при подготовке своих инструкций (взаимен Типовой инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536).

В качестве основного нормативного документа, предназначенного для определения сроков хранения, отбора на хранение и уничтожения типовых управленческих документов, выступает Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558). Данный перечень может применяться при формировании системного справочника (классификатора) «Сроки хранения документа» системы автоматизации.

Основные правила работы государственных архивов содержат общие положения о приеме на хранение, обеспечения сохранности, учета и описания электронных документов.

Основные правила работы архивов организаций «устанавливают помимо правил работы с бумажными документами в архиве организации, определенный порядок работы архивов с электронными документами при передаче на хранение и в процессе хранения. К Правилам прилагаются такие формы документов, как учетная карточка единицы учета, журнал поступления и выбытия, журнал учета миграций и перезаписей электронных документов».[3] Кроме того, пункт 7.7 посвящен вопросу формирования автоматизированного научно-справочного аппарата в архиве организации.

Общероссийские классификаторы являются обязательными для применения при создании государственных информационных систем и информационных ресурсов. Классификаторы используются при оформлении документов (как в традиционном, так и автоматизированном делопроизводстве) и при построении информационно-поисковых систем.

Например, Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) включает общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные системы документации, обязательные для применения в документном общении юридических лиц. В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форма документов, входящих в унифицированные системы документации».

Главным образом классификаторы технико-экономической и социальной информации могут использоваться организациями для формирования соответствующих системных справочников СЭД и ЭД. «В настоящее время в связи с массовым внедрением автоматизированных систем документооборота использование классификаторов приобретает ключевое значение. Классификационные коды могут быть использованы в качестве основы для построения систем автоматизации документооборота».

Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. применяется для оформления кадровых документации. При использовании системы электронного документооборота и электронного документа может быть создан системный справочник, содержащий данные формы.

Для определения норм времени на основные виды работ по ДОУ, в том числе при использовании систем автоматизации, применяются следующие нормативные документы:

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по ДОУ, утв. Постановлением Министерством труда РФ от 25.11.1994 г. № 72;

Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, утв. Постановлением Министерства труда РФ от 10.09.1993 г. № 152;

Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утв. Постановлением Минтруда от 36.03.2002 г. № 23.

Для федеральных органов исполнительной власти при организации внутренней деятельности разработаны Рекомендации Росархива по подготовке перечней документов работа, с которыми должна осуществляться в электронной форме (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). Эти рекомендации могут быть опорными для любых организаций.

Кроме того, полезными будут Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций и другие рекомендации разработанные Росархивом.

Далее обратимся к отечественным стандартам, которыми необходимо руководствоваться при использовании СЭД и ЭД.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно распорядительной документации» устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов (в том числе электронным).

ГОСТ Р 7.0.8.-2013 "Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения" (заменил ГОСТ Р 51141-98) устанавливает термины и определения основных понятий, используемых в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные настоящим стандартом рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу. Вступил в силу с 01.03.2014.

ГОСТ ИСО 15489-1:2007 «Управление документами. Общие требования». Стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначенными для внутреннего или внешнего пользования. Положения стандарта являются рекомендациями в отношении создания систем управления документами, включения в них документов, а также обеспечения соответствия подлинных документов установленным в стандарте характеристикам (аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования и др.).

ГОСТ 6.10.4-84 «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, созданным средствами вычислительной техники» устанавливает требования к составу и содержанию реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинном носителе и машинограмме. Поскольку электронные документы создаются средствами вычислительной техники, то положения данного стандарта распространяются и на них.

ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца» используется и при создании формуляра-образца электронного документа.

ГОСТ Р 52294-2004 «Информационная технология. Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения» распространяется на автоматизированные системы обработки информации и управления учреждений, предприятий и организаций независимо от форм собственности и подчинения и определяет основные положения по созданию, внедрению, эксплуатации и сопровождению электронного регламента их административной и служебной деятельности. Положения стандарта следует учитывать при создании новых или совершенствовании существующих технологий управления организацией.

ГОСТ 7.70-2003 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик» устанавливает состав, содержание и представление реквизитов описания электронных информационных ресурсов, являющихся базами данных и машиночитаемыми информационными массивами, предоставляемыми владельцами для регистрации и использования третьим лицам.

ГОСТ Р 51353-99 «Геоинформационное картографирование. Метаданные электронных карт. Состав и содержание» определяет состав и содержание метаданных электронных карт в геоинформационных системах.

ГОСТ Р ИСО 22310-2009 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами». Настоящий стандарт объединяет требования, предъявляемые к документам в стандартах ИСО 15489-1, ИСО/ТО 15489-2 и ИСО 23081-1 для включения их во все стандарты, регламентирующие процессы создания и хранения документов. В нем также выделены различные элементы требований, которые следует рассматривать как компоненты расширенной структуры управления документацией.

Подведем итоги. В наши дни, необходимость системы электронного документооборота перед организациями, стоит особенно остро. Количество поступающих писем постоянно растет. Переписка с партнерами, клиентами внутри филиалов организации - нескончаемый поток информации, который требует обработки и систематизации. Развитие Интернет-ресурсов добавляет скорости в документопоток организации. И эти документы тоже необходимо регистрировать и принимать в обращение, исполнять.

Как не заблудиться в ворохе бумаги, не упустить важные документы от исполнительных органов власти? Как быстро найти письмо от вышестоящей организации, потратив минимум времени на поиск? А сколько документов бесследно исчезает внутри организации? Ведь никто не подсчитывает стоимость затрат на поиск документов, их составление, согласование договоров и внутренних документов. Только по затратам на бумагу и картриджи для заправки принтеров можно приблизительно оценить сколько ресурсов организации съедает делопроизводство.

Решением этой проблемы является внедрение системы электронного документооборота. В этом случае становится возможным оценить в денежном выражении время сотрудников, потраченное на делопроизводство. Появляется единый журнал учета входящих, исходящих и внутренних документов с четко обозначенной номенклатурой дел. Отпадает необходимость бесконечных регистраций внутри отделов. Программа отмечает пользователей, согласовывавших документ. Руководитель имеет возможность проследить весь путь документа, начиная от его регистрации в журнале, заканчивая отчетом исполнителя о проделанной работе.

Многие организации отказываются от внедрения электронного документооборота, потому что живут сегодняшним днем и не задумываются о своих перспективах в будущем. Существует ошибочное предположение, что документооборот не влияет на бизнес. Однако это не так. Скорость движения документов внутри организации, качество обработки входящей информации влияет, прежде всего, на принятие управленческих решений руководителем.

Эффект от внедрения СЭД - это в - первую очередь, повышение качества работы организации за счет выстраивания четкой иерархии подразделений, участвующих в документообороте, прозрачности их работы. Во-вторых, экономия финансовых и трудовых ресурсов в связи со снижением потребления бумаги и пр., перераспределением времени сотрудников на более востребованные работы. Нормативное регулирование электронного документооборота. http://www.stavanalit.ru

2. Практический опыт внедрения электронного документооборота в организации

Процесс внедрения, независимо от сферы ее деятельности организации, численности ее персонала и территории присутствия - сложный многоэтапный процесс.

При любой стратегии проект проходит ряд обязательных этапов:

Определение целей и стратегии

Внедрение СЭД всегда начинается с выявления проблем Заказчика на участках делопроизводства и документооборота.

Стандартные проблемы - это

потери документов,

существенные затраты времени на их прохождение,

«непрозрачное» и сложное согласование,

поиск информации,

доставка служебной корреспонденции в подразделения,

низкая исполнительская дисциплина,

«непрозрачность» исполнения поручений и т.д.

Выявить эти «слабые места» сможет особая экспертная группа, которая должна быть создана руководителем из числа работников, владеющих информацией о прохождении документов. Это работники:

службы ДОУ,

ИТ-подразделения,

договорного отдела,

HR-специалисты,

а также служащие подразделений, в которых образуется значительная часть документопотока.

Эта группа с разграничением сфер компетенции и ответственности между ее членами должна работать на всех этапах внедрения СЭД.

В экспертную группу рекомендуется привлекать специалистов IT-компаний, имеющих опыт внедрения системы электронного документооборота.

Эксперты ЭОС способны выявить проблемы, не всегда очевидные для штатных сотрудников, а также, используя опыт многих реализованных проектов, предложить варианты оптимизации работы с документами и программные решения, соответствующие потребностям заказчика.

На этой же стадии формируется предварительная стратегия внедрения СЭД: последовательно будет проводиться автоматизация подразделений и филиалов либо одновременно, какие процессы будут охвачены в первую очередь, а также очередность формализации с помощью СЭД работы с различными группами документов.

Обследование документооборота

После принятия решения о внедрении системы электронного документооборота необходимо более конкретно описать функциональные и технические требования к СЭД и самое главное требования к автоматизации бизнес-процессов организации.

В рамках обследования действующего документооборота проводится:

анализ организационной структуры компании;

выявление бизнес-процессов, связанных с движением документов;

уточнение схемы документооборота (группы документов, их маршруты, правила регистрации, права доступа и т.д.);

выявление неэффективных участков движения документов и подготовка предложений по их оптимизации - реинжиниринг процессов (оформляется отдельным договором);

анализ технической инфраструктуры на предмет соответствия функционалу внедряемой системы (возможности оборудования, локальной сети, удаленного доступа и т.д.), подготовка предложений по модернизации;

аудит имеющихся у заказчика IT-систем (с целью оценки необходимости интеграции с внедряемой СЭД или переноса учетных данных из существующих систем);

определение пакета дополнительных опций, необходимых для расширения «коробочного» функционала внедряемой системы, оценка необходимости индивидуальных доработок;

формирование групп пользователей (по должностным категориям и правам в СЭД), оценка их квалификации с целью определения потребности в обучении.

Формирование технического задания и заключение договора на внедрение СЭД:

Результаты обследования документооборота формализуются в техническом задании, которое должно содержать:

требования к функциональности СЭД (с учетом различных категорий пользователей), ее техническим характеристикам и настройкам;

описание участков автоматизации;

требования к оборудованию, инфраструктуре и операционным системам;

описание способов обеспечения безопасности;

перечень работ и дополнительных услуг (в том числе обучение, разработка дополнительных отчетов, нормативных документов и т.д.)

В договоре, в который ТЗ входит составной частью, предусматриваются график работ и их стоимость, а также объемы и способы технической поддержки системы внедряющей компанией.

Установка СЭД

Началу установки СЭД предшествует модернизация технической инфраструктуры, в том числе приобретение необходимого оборудования. Затем проводится установка ПО на сервер и рабочие места пользователей, а также настройка системы в соответствии с организационной структурой компании.

Опытная эксплуатация СЭД и обучение пользователей

Этап обучения часто совмещается с началом эксплуатации системы. Как правило, пользователи получают базовые знания по работе в СЭД в группах, формируемых в зависимости от их роли в системе. Полученные знания закрепляются на рабочих местах при консультационной поддержке специалистов, проводивших внедрение СЭД. Опытная эксплуатация системы документооборота проводится с целью выявления скрытых отклонений от технического задания и неучтенных требований. В случае их выявления проводится соответствующая корректировка настроек СЭД.

Ввод в промышленную эксплуатацию

Внедрение системы электронного документооборота завершается ее вводом в промышленную эксплуатацию и подписанием акта об окончании работ. После завершение проекта по внедрению СЭД специалисты ЭОС или компании-партнера обеспечат высококвалифицированную техническую поддержку системы. Внедрение систем электронного документооборота. http://www.eos.ru

2.1 Анализ систем электронного документооборота

Выбираем наиболее популярные системы электронного документооборота:

1.«Directum», Директум;

2.«DocsVision», ДоксВижн;

3.«1С: Документооборот 8», 1С;

Обзор типовых решений СЭД

Directum - система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

Краткое описание системы

Система DIRECTUM является полноценной ECM-системой и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе технологии Workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

DocsVision

Платформа DocsVision является базисом для электронного документооборота - создания системы управления документами и бизнес-процессами и включает в себя только основные элементы, предназначенные для хранения информации, доступа к ней, а также обеспечивающие пользователю привычный и удобный интерфейс.

Краткое описание системы

Основные процессы, автоматизируемые с помощью СЭД DocsVision - регистрация входящих / исходящих документов и протоколов совещаний; подготовка, согласование и исполнение внутренней распорядительной документации; контроль исполнения поручений.

Платформа состоит из клиентской и серверной частей. Серверные компоненты позволяют создать все необходимые структуры для хранения данных (учетных карточек и файлов электронных документов) а также поддерживать их целостность в дальнейшем, обеспечивают получение, обновление и удаление данных клиентом в соответствии с правами доступа. Клиентские компоненты предоставляют конечному пользователю интерфейс для осуществления работы с информацией, содержащейся в базе данных, включая ее поиск, просмотр и модификацию.

Основным клиентским компонентом платформы DocsVision является Навигатор (работает как приложение в среде Microsoft Internet Explorer), предоставляющий доступ ко всем объектам DocsVision:

просмотр дерева папок и карточек, находящихся в папках;

просмотр содержимого карточек и их группировку по определенным признакам;

поиск карточек по заданным критериям;

создание новых и редактирование уже существующих документов.

Для наглядности и удобства работы с электронными документами карточки сгруппированы в Папки, аналогичные папкам Проводника, обеспечивающие логичное и упорядоченное хранение документов согласно установленным в организации правилам. Формы для регистрации документов - карточки документов - могут отличаться в каждой отдельной организации и разрабатываться ею самостоятельно, поэтому они не входят в состав платформы DocsVision, а являются частью встроенного приложения DocsVision «Делопроизводство».

1С: Документооборот

«1С: Документооборот 8» не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации. Программный продукт «1С: Документооборот 8», разработанный на новой технологической платформе «1С: Предприятие 8.2», является преемником программного продукта «1С: Архив 3», который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначена для автоматизации документооборота.

Краткое описание системы:

«1С: Документооборот 8» позволяет реализовать следующие возможности:

упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;

сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;

повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.)

Программа работает на платформе «1С: Предприятие 8» и обеспечивает выполнение следующих операций:

хранение любых документов;

ограничение прав доступа к документам;

коллективная работа с документами;

хранение и контроль версий;

выдача и контроль поручений;

отчетность;

работа с системой через веб-браузер.

Для сравнения были выбраны наиболее распространённые в России СЭД:

DocsVision

Directum

1С: Документооборот 8 КОРП

Сравнение приведённых в обзоре систем приводится по выбранным параметрам, объединённым в шесть критериев. Стоит отметить, что по всем приведённым в обзоре системам имеется достаточно большая практика внедрений.

Сравнение СЭД в обзоре ведётся по следующим критериям:

Используемые технологии

Политика лицензирования и ценообразование

Функциональные возможности

Права доступа и информационная безопасность

Поддержка

Обучение

Таблица 1. Сравнение используемых технологий

Компании, выбирающие СЭД, сталкиваются с одной и той же проблемой - им предстоит долгое объединение приобретенной системы и существующих бизнес-процессов организации. Для оптимизации работы всей компании важно встроить процессы документооборота в основные - сквозные процессы, и чем раньше произойдет такое объединение, тем лучше. Однако это трудоемкое мероприятие требует времени, опыта и постоянной коммуникации всех сотрудников, чья работа связана с документами. В той или иной мере системы, используя свои функции, позволяют ускорить этот процесс. Если подвести итоги и оценить результаты, то больше всего ключевым требованиям соответствуют 1С: Документооборот 8 и Directum.

2.1.1 «ДЕЛО»

Наиболее востребованная в России система электронного документооборота «ДЕЛО» - надежное и безотказное решение, включающее полный набор инструментов для управления документооборотом и делопроизводством, эффективно решает следующие задачи:

регистрация входящей и исходящей корреспонденции;

быстрый перевод документов в электронный вид (сканирование);

надежное хранение и быстрый поиск;

контроль исполнения поручений;

совместная работа и подготовка проектов документов;

построение сложных маршрутов движения под различные бизнес-процессы;

организация ссылок между документами, проектами и поручениями;

единая рабочая среда для удаленных подразделений и филиалов (общие файлы; документы, поручения, обсуждения);

электронное взаимодействие с организациями и органами власти;

интеграция со сторонними бизнес - решениями и системами;

юридически значимый документооборот;

соответствие законодательным, нормативно-методическим требованиям;

автоматизация государственных услуг и обращений граждан

Преимущества:

Интуитивный и понятный интерфейс;

Разработка и внедрение силами высококвалифицированных специалистов;

Поддержка смешанного документооборота (бумажный + электронный);

Быстродействие и низкие требования к ресурсам;

Неограниченная масштабируемость;

Полный цикл работы с документами, включая подготовку и передачу документов на архивное хранение;

Интеграция с федеральными информационными системами (МЭДО, ЕПГУ, СМЭВ, АС «Обращения Граждан»).

Функциональные возможности

СЭД «ДЕЛО» позволяет оптимизировать бизнес-процессы организации и автоматизировать работу с большим объемом документов. Главная задача - автоматизация документно-ориентированных бизнес-процессов (финансовый, договорной документооборот, работа с заявками и служебными записками, работа с обращениями граждан, оказание государственных услуг и т.д.). Так же система позволяет организовать юридически значимый документооборот в компании /организации

Надежный электронный архив документов

Система предоставляет удобные средства для организации хранения бумажных и электронных документов (прикрепленных к РК документов, проектов документов и поручений). Исполненные документы в системе могут быть «списаны в дела», для формирования в дальнейшем архивного фонда организации. СЭД «ДЕЛО» обеспечивает автоматизацию основных задач оперативного хранения документов и дел:

поддержка принятой в организации номенклатуры дел;

механизм списания документа в дело;

формирование и просмотр описи документов, списанных в дело;

поддержка работы с многотомными делами;

Бесшовная интеграция СЭД «ДЕЛО» с системой «АРХИВНОЕ ДЕЛО» упрощает передачу дел на архивное хранение и всю дальнейшую работу с архивными документами. СЭД «ДЕЛО». http://www.docflow.ru

2.1.2 «Документум»

В современных условиях каждая крупная организация или компания опирается на IT-технологии. Уровень автоматизации и качество систем электронного документооборота (СЭД) имеют прямое отношение к повышению конкурентоспособности предприятия и успешному решению бизнес задач. Система Документум (Documentum) является самой мощной и надежной платформой, созданной для управления документами и бизнес процессами. Многофункциональная система Документум (Documentum) позволяет построить единую корпоративную информационную среду, работать с неструктурированными документами в любом формате и полноценно использовать интеллектуальные ресурсы компании. Продукт построен на открытых технологиях, благодаря чему легко интегрируется с существующими приложениями.

С внедрением Документум (Documentum) предприятие получает ряд преимуществ: повышается производительность, растет эффективность взаимодействия между территориально удаленными подразделениями, улучшается качество обслуживания клиентов. Актуальный характер имеет проблема поддержки с помощью Документум (Documentum) стандартов качества серии ИСО и автоматизация процесса обмена документацией в электронной форме между предприятиями, связанными производственной кооперацией.

Несколько основополагающих характеристик обеспечивают лидирующее место Документум (Documentum) среди остальных СЭД.

К ключевым преимуществам относятся:

Масштабируемость. Архитектура Документум (Documentum) позволяет управлять миллиардами документов и поддерживает одновременную работу многих тысяч пользователей. Система обеспечивает управление содержанием в распределенных сетевых структурах, предоставляя доступ к информации в локальной или глобальной сети.

Многоуровневая модель безопасности. Система снабжена четким механизмом ограничения права доступа и системой шифрования, в том числе применение электронной цифровой подписи.

Многоплатформенность. Документум (Documentum) поддерживается всеми основными СУБД и операционными системами.

Поддержка открытых стандартов. Документум (Documentum) постоянно расширяет список поддерживаемых стандартов. Это значительно упрощает внедрение системы на предприятиях и позволяет расширять ее возможности.

Платформа Документум (Documentum) является одновременно и цельной, и гибкой. В случае необходимости она может легко подстраиваться под изменяющиеся нужды предприятия.

Проектировщики создали несколько «редакций» Документум (Documentum), ориентированных на разные задачи: создание порталов, управление знаниями, управление качеством, обеспечение В2В взаимодействия. Это позволяет каждой компании эффективно решать задачу автоматизации и построить корпоративную СЭД, отвечающую конкретным запросам. Документум. Http://ecm.korusconsulting.ru

2.1.3 «БОСС-референт»

Назначение системы БОСС-Референт

Система БОСС-Референт разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Ее потребителями являются коммерческие компании, федеральные государственные унитарные предприятия, государственные органы власти.

Главными результатами внедрения системы являются:

Повышение управляемости организации. Новый уровень исполнительской дисциплины.

Поддержка регламентов внутрикорпоративного взаимодействия. Повышение скорости принятия решений.

Создание условий для обмена знаниями и информацией. Совершенствование процессов, продуктов и услуг организации.

Преимущества системы БОСС-Референт

Средства создания единого информационно-управленческого пространства для организаций любой сложности: распределенных, многоуровневых, функционально-проектных.

Поддержка сложных маршрутов согласования документов.

Развиваемость решения. Быстрая автоматизация бизнес-процессов благодаря наличию встроенных процессов обработки документов, настраиваемых и модифицируемых с учетом специфики заказчика.

Надежная работа, высокие показатели производительности, удобство администрирования и масштабирования, Web-доступ.

Наличие средств защиты информации. Возможность построения на базе БОСС-Референта системы юридически значимого электронного документооборота.

Простота освоения пользователями.

Успешное использование системы ведущими компаниями и организациями России.

Функциональность системы

Система БОСС-Референт обеспечивает автоматизацию процессов:

документационного обеспечения принятия решений, включая создание проекта документа, его согласование, утверждение и направление в архив;

контроля исполнительской дисциплины, в том числе процессы формирования поручений и контроля их выполнения;

работы с входящей и исходящей корреспонденцией.

Названные функции могут быть реализованы в организациях и компаниях, имеющих многоуровневую, территориально-распределенную и функционально-проектную структуру.

Автоматизируемые функции

Документационное обеспечение принятия решений:

Автоматизация утвержденных регламентов и управление их изменениями.

Поддержание работы конечных пользователей согласно регламентам.

Подстрока регламентов в ходе их использования «на лету».

Контроль прохождения документов согласно регламенту: даты, визы, версии и редакции документов.

Поддержка сложных схем согласования: параллельное, последовательное, с переходами по условиям.

Работа с версиями и редакциями документов.

Обработка входящих и исходящих документов:

Регистрация корреспонденции, поступающей в различных видах. Связывание документов «по вопросу».

Наложение резолюций. Пересылка документов внутри организации по настраиваемым маршрутам.

Поддержка сложных регистрационных номеров.

Обеспечение работы нескольких канцелярий.

Контроль исполнительской дисциплины.

Быстрый доступ к документам, имеющим отношение к новым и ранее созданным поручениям.

Формирование поручений, корректировка списка исполнителей и сроков выполнения поручений.

Контроль сроков и работ по выполнению поручений.

Мониторинг и статистика выполнения поручений и отработки документов.

Поддержка сложных организационных структур компаний и организаций.

Ведение данных о подчиненных компаниях, подразделениях и сотрудниках организаций.

Поддержка механизмов доверенных лиц, делегирования полномочий и совмещений.

Управление правами сотрудников на создание, согласование подписание, регистрацию документов и т. д. «БОСС-РЕФЕРЕНТ». http://www.manageinfo.ru

2.1.4 «1С Документооборот»

1С:Документооборот -- программный продукт российской фирмы «1С» на технологической платформе«1С:Предприятие 8», предназначенный в первую очередь для автоматизации документооборота.

Система обеспечивает автоматизацию полного цикла работы с документами, также позволяет упорядочить взаимодействие между сотрудниками и осуществлять контроль использования рабочего времени. Учет документов реализован в соответствии с положениями действующей нормативной документации (ГОСТов, требований, инструкций и т. д.) и традиций делопроизводства. Программа обеспечивает многопользовательскую работу как в локальной сети, так и через интернет (в том числе через веб-браузеры). Система отличается большой гибкостью, высокой степенью детализации сведений о хранящихся данных и широким спектром возможностей. Позволяет повысить эффективность управления рабочим временем, стандартизировать процессы, обеспечить полный контроль и сохранность документации и любой иной необходимой информации. функциональность системы постоянно расширяется.

На данный момент существует несколько вариантов поставки продукта - "1С:Документооборот ПРОФ" и "1С:Документооборот КОРП", различающиеся функциональностью (версия "КОРП" имеет большую функциональность), а также есть версия для государственных учреждений - "1С:Документооборот государственного учреждения".

Учет и хранение документов

регистрация входящих и исходящих документов

регистрация внутренних документов (инструкций, служебных записок, поручений и т. д.)

работа с документами любых типов (тексты, изображения, видеофайлы, аудиофайлы, офисные документы, архивы, приложения и пр.)

учёт в разрезе видов документов

хранение документов в каталогах любой структуры (по усмотрению пользователя)

загрузка документов из электронной почты, со сканера

поддержка бумажного делопроизводства (ведение номенклатуры дел, контроль перемещений документов и т. д.)

учёт обращений граждан

учёт персональных данных

Работа с документами

просмотр и редактирование

работа с документами на всех стадиях жизненного цикла (от черновиков до утверждения или уничтожения)

механизм резолюций

быстрый поиск, в том числе полнотекстовый

возможность указывать связи между документами, создавать цепочки подчиненных документов

возможность коллективной работы с одним и тем же файлом (согласование, контроль исполнения, принятие и т. д.)

настраиваемая маршрутизация для разных видов документов (построение бизнес-процессов в привязке к конкретным пользователям и их ролям)

формирование задач исполнителям

Использование программы позволяет

упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;

сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;

повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.

Безопасность

централизованное хранение документов в электронном виде

хранение всех версий и истории редактирования документов[8]

защита от несанкционированного доступа к документам

защита от одномоментного редактирования документов несколькими пользователями

Контроль исполнительской дисциплины

контроль сроков и объемов выполнения задач

ежедневный учёт рабочего времени сотрудников в разрезе выполняемых работ (в том числе автоматический на основе выполненных задач)

анализ затрат рабочего времени отдельных сотрудников, подразделений, проектов на основе отчетов

автоматический запуск бизнес-процессов в нужное пользователю время

штрихкодирование документов

использование механизмов электронной цифровой подписи

настраиваемый интерфейс

масштабируемость

возможность работы в режиме с распределенными базами данных 1С ДОКУМЕНТООБОРОТ». http://www.soft-servis.ru/resheniya/dokumentooborot

2.2 Процедура внедрения системы электронного документооборота: проблемы и перспективы

Внедрение системы документооборота - это процесс, направленный на использование участниками документооборота в повседневной практике функций СЭД для работы с электронными документами.

В ходе внедрения СЭД происходит перенос акцента на работу с электронными документами в единой информационной среде. Пользователи изучают программу и привыкают в ней работать.

Внедрение системы документооборота приводит к созданию эффективных средств контроля и управления процессами компании. В результате внедрения СЭД создаётся единое информационное хранилище документов организации, что способствует накоплению корпоративных знаний. Происходит постепенный переход на безбумажный документооборот. Внедряются различные современные технологии коллективной работы с документами, такие как электронное согласование договоров.

Процесс внедрения состоит из нескольких этапов. Основными этапами являются:

1) обследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ и формальное описание схемы движения документов;

2) составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций;

3) адаптация системы на основе информации, полученной на этапе обследования;

4) установка и настройка программного обеспечения и опытная эксплуатация;

5) окончательная настройка системы с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации;

6) обучение персонала предприятия.

Несколько советов по внедрению СЭД:

К системе документооборота нельзя относиться как к обычной программе типа excel или word, которые достаточно установить на компьютеры пользователей и ими все будут пользоваться. Ценность СЭД в том, что это не просто программа - это инструмент руководителя для обеспечения порядка в работе компании, создающий возможность для роста бизнеса. Решение о внедрении СЭД назревает тогда, когда росту компании начинает мешать отсутствие системности в работе с документами (наличие "бардака"). Внедрение системы документооборота регламентирует внутреннюю деятельность компании. Поэтому внутренним Заказчиком внедрения СЭД должно выступать Руководство компании, а не канцелярия или юридический отдел и уж тем более не IT подразделение.

Контроль над проектом внедрения должен осуществлять Генеральный директор или его Первый заместитель. Руководитель канцелярии или Директор по IT не имеет достаточных полномочий и авторитета для внедрения СЭД в компании.

Нужно определить, что будет автоматизировано с помощью СЭД, кто будет работать в СЭД, составить программу и план внедрения.

Поскольку система документооборота одна из самых массовых по числу пользователей система, применяемых в большинстве организаций, то необходимо сосредоточиться на подготовке (обучении) сотрудников и их мотивации к работе с СЭД.

Успешность внедрения системы электронного документооборота во многом зависит от возможности её быстрой адаптации к бизнес-процессам организации. Бизнес-процессы в каждой компании имеют свою специфику и свои отличия.

Использование СЭД в повседневной практике сотрудниками компании необходимо закрепить на юридическом уровне в виде должностных инструкций и регламентов.

Сроки типового внедрения системы документооборота находятся в промежутке от 3х недель до 2х - 4х месяцев. На практике сроки внедрения системы электронного документооборота зависят от:

Количества автоматизируемых документационных процессов

Количества автоматизируемых участков

Количества обучаемых сотрудников, их уровня начальной подготовки

Внедрение системы документооборота. Методологические задачи

Внедрение СЭД требует решения методологических задач, таких как:

Создание единого информационного пространства, связывающего всех работников организации, объединенных общими деловыми процессами

Единое методологическое управление документами на уровне компании с применением унифицированных средств и технологий

Повышение эффективности управления с помощью комплексной автоматизации процессов подготовки и принятия управленческих решений, совершенствования организации делопроизводства на основе современных информационных технологий, создания системной основы для постепенного перехода к безбумажным технологиям работы с документами

Регламентация документационных процессов

Внедрение системы документооборота. Технологические задачи

В ходе проекта внедрения программы документооборота приходится решать ряд технологических задач, таких как:

Анализ и упорядочивание документационных процессов

Обеспечение комплексного контроля исполнения документов

Повышение оперативности и качества работы с документами за счет перевода документов в электронную форму

Соблюдение единого стандарта работы с электронными документами, обеспечивающего защищенность, управляемость и доступность документов

Обеспечение конфиденциальности за счет распределения прав доступа к документам, размещенным в централизованном хранилище

Снижение риска потерь документов за счёт перехода на безбумажный документооборот

Итак, автоматизация электронного документооборота дает организациям следующие тактические преимущества:

Физическое освобождение места

Уменьшение затрат на копирование

Уменьшение затрат на доставку информации в бумажном виде

Уменьшение затрат на ресурсы: люди и оборудование

Уменьшение затрат на бумагу

Повышение продуктивности работы: более быстрое выполнение работ, увеличение общего количества выполняемых работ, улучшение работы с данными/записями (документами, имеющими юридические обязательства), возможность выполнения новых типов работ или выполнения работ по другому.

Проблема внедрения системы электронного документооборота

Системы электронного документооборота (СЭД) имеют некую особенность: система либо должна быть внедрена повсеместно, на всех рабочих местах, связанных с созданием, редактированием и хранением информации, либо эффективность от ее использования будет минимальной. Такая постановка вопроса сразу выявляет одну из основных проблем внедрения: в любой организации найдутся люди, стремящиеся избежать чего-либо нового. Консерватизм персонала обычно обусловлен нежеланием обучаться и переобучаться, а также, возможно, низкой образованностью. Эта проблема может завести в тупик весь процесс внедрения. В особенности это касается организаций, в которых сама кадровая политика очень консервативна и никто, даже руководитель, не свободен в перемещении или обновлении кадров.

Десять приемов преодоления общих проблем внедрения СЭД:

1. Сделайте переход к системе электронного документооборота постепенным. Например, сначала можно внедрить только электронную почту.

2. На этапе подготовительной работы найдите сторонников-энтузиастов, которые будут помогать "отстающим" осваивать новую безбумажную технологию работы.

3. Сделайте руководителя предприятия убежденным сторонником внедрения системы документооборота. (Надеемся, эта статья поможет вам выработать соответствующие аргументы.)

4. Чехарде в организационной структуре предприятия необходимо внедрять только те компоненты СЭД, которые адекватны такому его состоянию. Например, даже при наличии достаточно неформализованной организационной структуры организации можно построить вполне эффективный электронный архив.

5. Отсутствии даже бумажного, но упорядоченного документооборота в организации необходимо запустить пилотный проект. Для этого нужно проанализировать ее деятельность и выявить проблемные участки, которые более всего страдают от отсутствия формализации в ведении дел.

6. Учтите, что существующее законодательство уже позволяет быстро внедрять ЭЦП, а соответственно и электронные документы внутри организаций, а также реально переходить ко все более широкому использованию этого метода при обмене документами между организациями.

7. Бумажные документы из внешнего мира должны попадать во внутреннюю систему электронного документооборота, для чего в СЭД необходимо получать их электронные образы. Понятно, что для этого вам надо предусмотреть использование сканеров.

8. Не забудьте про полезную возможность употребления существующих документов для создания новых. Если предполагается, что такая работа будет вестись постоянно, то лучше предусмотреть и серверное распознавание текстов (для целей полнотекстового поиска), и установленные на рабочих местах программы распознавания. В этом случае пользователь будет иметь возможность самостоятельно конвертировать изображения документов в текст с необходимыми опция-ми и сохранять их в нужном ему формате.