Электронный документ

9. Если в организации имеется бумажный архив документов, то электронный архив нужно заполнять сканированием документов из бумажного и не пытаться делать это, беря за основу слабо упорядоченные электронные версии документов.

10. Если же в организации никакого архива нет, то сначала нужно добиться единого порядка хранения документов в каталогах, запретить (в том числе, если это возможно, техническими средствами) хранение документов на локальных дисках компьютеров.

На основании всего вышесказанного можно сделать следующие выводы.

Применение систем электронного документооборота жизненно необходимо для любой организации, которая имеет дело с большим потоком документов.

В процессе работы с ними для руководителя возникают две основные проблемы: выбора и внедрения такой системы, которые зависят как от психологических факторов, так и от общей стратегии развития организации.

Проблемы, с которыми сталкивается предприятие, были обозначены в этой статье на основе имеющихся публикаций в качественной форме.

Количественный оптимальный выбор систем электронного документооборота будет проведен в отдельной статье согласно алгоритму.

Функционал программ такого свойства и основные характеристики, наиболее распространенных в России был выявлен.

Определение основных критериев выбора системы документооборота тема отдельной статьи.

Для более детального анализа систем ЭДО необходимо учитывать много других факторов, которые в данной статье еще не были рассмотрены. Их необходимо в дальнейшем обозначить для их анализа экономико-математическими методами.

Заключение

В современных распределенных предприятиях система распространения документов, требования по их доступности и необходимость совместной работы с ними растут экспоненциально. Имеющие высокую ценность информационные материалы создаются ежедневно, размещаются в глобальных сетях, распространяются в различных профессиональных коллективах. В эпоху Web формализованные документы, доступные только специалистам, не могут более служить хранилищем корпоративных знаний.

Сегодняшние предприятия требуют истинно распределенной архитектуры управления документами, т.е. такой, которая удовлетворяет следующим требованиям:

Масштабируемость, надежность и управляемость для экономичного корпоративного развертывания.

Автоматическая поддержка распределенного управления различными информационными материалами на протяжении всего их жизненного цикла, от создания до рецензирования, утверждения, распространения и архивирования.

Гибкость управления доступом ко всему спектру документов, от электронной почты до дискуссионных баз данных, от видео клипов до формализованных документов всех типов.

Возможность обеспечения мгновенного доступа к документам через Web-браузеры, настольные приложения и другие общедоступные типы клиентов.

Открытая, расширяемая архитектура, позволяющая организациям, во-первых, быстро расширять платформу управления документами в ответ на появление новых бизнес целей, таких, как управление записями и, во-вторых, интегрировать управление документами с более широкими стратегическими инициативами, такими как Управление знаниями.

Доступность широкого спектра дополнительных технологий для повышения уровня возврата от инвестиций.

Распределенное, расширяемое управление документами приводит к резкому повышению продуктивности работы сотрудников, усилению общей конкурентоспособности организации, обеспечивая оптимизацию любого количества междисциплинарных процессов, вместо автоматизации отдельных вертикальных. Корпоративное управление документами является существенным шагом на пути к воплощению в жизнь инициатив по управлению корпоративными знаниями.

СЭД - это в первую очередь система, позволяющая решать все типовые задачи электронного документооборота для работы с документами " регистрация и ввод документов, поиск документов, маршрутизация, создание отчётов, ведение архива, установление правами доступа в системе. Поэтому при выборе СЭД просто необходимо убедиться в том, что система действительно обеспечивает выполнение таких задач.

Следующим моментом, на который стоит обратить внимание при выборе той или иной системы, являются услуги, предоставляемые компаниями-разработчиками, и технические требования к системе. Для полноценной работы с системой в первую очередь необходимо пройти обучение. Разработчик должен предоставить постоянно действующую оперативную техническую поддержку. Услуги по установке и настройке системы, предлагаемые разработчиками, являются необязательными и могут понадобиться только в том случае, если собственные IT-специалисты не в силах самостоятельно осуществить адаптацию системы и ввод ее в эксплуатацию. Знание технических требований к системе позволяет заранее оценить расходы на приобретение дополнительного программного обеспечения и нового оборудования.

Приобретая систему, не следует забывать о "подводных камнях" ее внедрения и промышленной эксплуатации. Может оказаться, что все достоинства функционала приобретенной системы сойдут на "нет", когда дело дойдёт до внедрения и использования системы.

Стоимость и сроки внедрения являются одними из факторов, влияющих на распространенность системы. В каждом конкретном внедрении они зависят от возможностей выбранной системы и структуры компании-заказчика (масштаб, специфика деятельности и т. д.), приобретающей систему.

Список источников и литературы

1. Гранчак Т. Электронная информация: совершенствование организации и использования /Т. Гранчак //Библ.висн.-2006. - № 6.-С.25-25;

2. Дубов Д.М. Информационная безопасность в условиях внедрения электронного управления /Д.М. Дубов.-К.: Альтпресс, 2002.-78С;

3. Мохонько В. Электронный документооборот. Проблемы внедрения автоматизированного обслуживания /В. Мохонько //Вестн. Кн. палати.-2005. - № 1-С.27-30;

4. Чернов В.Н. Системы электронного документооборота. - М: РАГС, 2009. - 84с;

5. Куняев Н.Н., Демушкин А.С., Фабричнов А.Г. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот. - М: Логос, 2011. -452с;

6. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28);

7. Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007);

8. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов (утв. постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст);

9. Постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;

10. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Приложение

Таблица 1 - Сравнение используемых технологий

Размещено на Allbest.ru