Учет и аудит расчетов с поставщиками и покупателями (на материалах торгового предприятия ЗАО "Спектр")

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

При осуществлении наличных расчетов возможно совершение различных хищений физическими лицами, работниками банков, предприятий. Налично-денежные расчеты широко распространены в теневой экономике для уклонения от налогов и легализации доходов, полученных преступным путем.

Вместе с тем наиболее важную функцию выполняют в экономической системе безналичные расчеты, использование которых в преступных целях нанесло значительный ущерб государству и другим субъектам экономических отношений.

Аудит расчетных отношений позволяет находить пути ускорения расчетов. Этому должны способствовать изменения в организации расчетов: отмена календарной очередности платежей, выбор очередности по усмотрению предприятия, отмена ответственности банков за начисление и взыскание пени за задержку платежей, ограничение расчетов платежными требованиями.

В современных условиях деньги являются неотъемлемым атрибутом хозяйственной жизни. Поэтому все сделки, связанные с поставками материальных ценностей и оказанием услуг, завершаются денежными расчетами, которые могут принимать как наличную, так и безналичную форму. Организация денежных расчетов с использованием безналичных денег гораздо предпочтительнее платежей наличными деньгами, поскольку достигается значительная экономия на издержках обращения. Широкому применению безналичных расчетов способствует разветвленная сеть банков, а также заинтересованность государства в их развитии.

Безналичные расчеты - это денежные расчеты путем записей по счетам в банках, когда деньги списываются со счета плательщика и зачисляются на счет получателя.[6; 12] Безналичные расчеты в хозяйстве организованы по определенной системе, под которой понимается совокупность принципов организации безналичных расчетов, требований, предъявляемых к их организации.

Существовавшая с 1930-х и вплоть до 1993 г. в нашей стране система безналичных расчетов была приспособлена к затратному механизму хозяйствования и соответствовала административно-командным методам управления экономикой. Действовавшая система безналичных расчетов была ориентирована на обслуживание в первую очередь интересов поставщика, сводившихся к выполнению его плановых заданий по производству и поставкам продукции. При этом действовали довольно жесткие принципы организации безналичных расчетов, которые, в частности, строго регламентировали:

- место платежа - банк (он выступал организатором и контролером безналичных расчетов);

- время платежа - после отгрузки продукции или оказания услуг (что означало запрещение авансов и коммерческого кредита);

- согласие плательщика (акцепт) как основание для платежа;

- источник платежа - собственные средства покупателя или банковский кредит при наличии права на его получение;

-форму безналичных расчетов, сфера использования которой была заранее предопределена.

Все безналичные расчеты осуществлялись на основе платежных документов, имеющих хождение только во внутрибанковском обороте. Указанные принципы расчетов не учитывали требования платежеспособности покупателя, отрицательного влияния нарушения хронологической очередности платежей на ликвидность балансов участников расчетов, возможность использования на практике других разнообразных и более гибких форм расчетов и способов платежа [6; 23].

Развитие рыночных отношений в экономике потребовало изменения основ системы безналичных расчетов, в том числе принципов их организации.

Первый принцип безналичных расчетов в рыночных условиях хозяйствования состоит в их осуществлении по банковским счетам, которые открываются клиентам для хранения и перевода средств. Названный принцип безналичных расчетов характеризуется тем, что все расчеты предприятий и организаций проводятся через учреждения банков. Важно подчеркнуть, что данный принцип безналичных расчетов в условиях рынка имеет отношение как к юридическим, так и физическим лицам, в то время как раньше касался исключительно юридических лиц, поскольку существовало четкое законодательное разграничение сфер наличного и безналичного денежного оборота.

Второй принцип безналичных расчетов заключается в том, что платежи со счетов должны осуществляться банками по распоряжению их владельцев в порядке установленной ими очередности платежей и в пределах остатка средств на счете. В этом принципе закреплено право субъектов рынка самим определять очередность платежей с их счетов. Это представляет собой значительный шаг на пути к утверждению подлинной экономической самостоятельности хозяйственников.

Третий принцип - принцип свободы выбора субъектами рынка форм безналичных расчетов и закрепления их в хозяйственных договорах при невмешательстве банков в договорные отношения. Этот принцип также нацелен на утверждение экономической самостоятельности всех субъектов рынка (независимо от формы собственности) в организации договорных и расчетных отношений. Банку отводится роль посредника в платежах. В положении «О безналичных расчетах» от 9 июля 1992 г. видна тенденция к превращению плательщика в главный субъект платежной операции, так как во всех формах безналичных расчетов инициатива платежа принадлежит плательщику. Все три названных принципа безналичных расчетов хотя и не четко, но прослеживаются в данном положении.

Однако следует добавить еще два принципа организации безналичных расчетов: срочность платежа и обеспеченность платежа. Принцип срочности платежа означает осуществление расчетов строго исходя из сроков, предусмотренных в хозяйственных, кредитных, страховых договорах, трудовых соглашениях, договорах подряда и т. д. Экономический смысл установления этого принципа обусловлен тем, что получатель денежных средств заинтересован не в зачислении их на свой счет вообще, когда бы то ни было, а именно в заранее оговоренный, твердо фиксированный срок. Введение принципа срочности платежа имеет важное практическое значение. Предприятия и другие субъекты рыночных отношений , располагая информацией о степени срочности платежа, могут более рационально построить свой денежный оборот, более точно определить потребность в заемных средствах и смогут управлять ликвидностью своего баланса.

Срочный платеж может совершаться:

до начала торговой операции, т. е. до отгрузки товаров или оказания услуг поставщиком (авансовый платеж);

немедленно после завершения торговой операции, например платежным поручением плательщика;

через определенный срок после завершения торговой операции на условиях коммерческого кредита без оформления долгового обязательства или с письменным оформлением векселя.

На практике могут встречаться как досрочные, так и отсроченные и просроченные платежи.

Досрочный платеж - это выполнение денежного обязательства до истечения договорного срока.

Отсроченный платеж характеризует невозможность погасить денежное обязательство в намеченный срок и предполагает установление нового срока по данному платежу.

Просроченные платежи возникают при отсутствии денежных средств у плательщика и невозможности получить банковский или коммерческий кредит при наступлении намеченного срока платежа.

Принцип обеспеченности платежа тесно связан с принципом срочности платежа, так как обеспеченность платежа предполагает для соблюдения срочности платежа наличие у плательщика или его гаранта ликвидных средств, которые могут быть использованы для погашения обязательств перед получателем денежных средств. В зависимости от характера ликвидных средств различают оперативную и перспективную обеспеченность платежа.

Оперативная обеспеченность определяет наличие у плательщика или его гаранта достаточной для платежа суммы ликвидных средств первого класса (денежных средств долгосрочного, среднесрочного и краткосрочного характера).

Перспективная обеспеченность платежей предполагает оценку платежеспособности и кредитоспособности на стадии установления хозяйственных связей (предоставление информации о платежеспособности, кредитоспособности плательщиков).

Принцип обеспеченности платежей создает гарантию платежа, укрепляет платежную дисциплину.

Все принципы расчетов тесно связаны и взаимообусловлены. Нарушение одного из них приводит к нарушению других.

Операции по безналичным расчетам отражаются на расчетных , текущих и иных счетах, открываемых банками своим клиентам после представления соответствующих документов.

Каждое предприятие, организация могут иметь в банке только один основной счет - расчетный или текущий.

расчетный аудит поставщик платежный

1.2. Формы расчетов и их роль в рациональной организации расчетных отношений

Четкая организация расчетов между поставщиками и покупателями оказывает непосредственное влияние на ускорение оборачиваемости оборотных средств и своевременное поступление денежных средств.

Изучение торговой и банковской практики позволяет выделить 4 основных формы расчетов[5; 25]:

1. Авансовый платеж

2. Инкассо

3. Аккредитив

4. Отрытый счет

Включение в эту классификацию расчетов с помощью чеков, банковских переводов и векселей вряд ли целесообразно. Данные платежные инструменты относятся к способам платежа, посредством которых происходит реализация основных расчетных форм.

Анализ основных форм расчетов начнем с авансового платежа как наиболее выгодного с точки зрения продавца.

Аванс - денежная сумма или имущественная ценность, передаваемая покупателем продавцу до отгрузки товара в счет исполнения обязательств по контракту [5;42].

Денежная форма аванса предусматривает оплату покупателем согласованных в контракте сумм в счет причитающихся по договору платежей до отгрузки товара/предоставления услуг, а иногда даже до начала исполнения контракта.

В практике авансовые платежи в основном используются[6;22]:

если платежеспособность покупателя вызывает сомнение;

если экономическая/политическая обстановка в стране покупателя нестабильна;

при поставке дорогостоящего оборудования , изготовленного по индивидуальному заказу;

при поставках редких дефицитных товаров, а также товаров стратегического назначения ;

при длительных сроках осуществления контрактов.

При этом аванс может предоставляться как в размере полной стоимости контракта, так и в виде определенной доли.

При авансе продавец:

получает в свое распоряжение свободные средства, которые он может использовать на свои текущие нужды по выполнению заказа,

освобождается от необходимости прибегать к банковскому кредиту.

Имеет право обратить полученные им средства на возмещение убытков, в случае отказа покупателя принять заказ.

При авансе покупатель:

финансирует поставку за определенный период времени, до того как он физически получает товар в свое распоряжение, т.е. “связывает” свой капитал до получения товара

рискует тем, что продавец не поставит товар либо поставит несвоевременно, несоответствующего качества или неверной спецификации, что приведет к потери аванса и материальной компенсации.

В торговле расчеты в форме аванса на полную стоимость контракта используются относительно редко, однако авансовые платежи, покрывающие лишь часть суммы контракта, получили достаточное распространение. При этом основную часть платежа продавец получает после отгрузки товара, используя другие формы расчетов, платежные и финансовые инструменты.

Аккредитив - это соглашение, в силу которого банк обязуется по просьбе клиента произвести оплату документов третьему лицу (бенефециару, в пользу которого открыт аккредитив) или произвести оплату, акцепт тратты выставленной бенефициаром, или негоциацию (покупку) документов.[5;42].

Обязательства банка являются самостоятельным и не зависит от правоотношений сторон по коммерческому контракту. Это положение направлено на защиту интересов банков и их клиентов: продавцу обеспечивает ограничение требований к оформлению документов и получению платежа только условиями аккредитива; покупателю - четкое выполнение продавцом всех условий аккредитива.

В аккредитивной форме расчетов можно выделить следующие основные этапы[6;31] :

1. Заключение контракта;

2. Представление заявления на открытие аккредитива;

3. Открытие аккредитива банком-эмитентом и направление аккредитива бенефициару через авизующий банк;

4. Извещение бенефициара об открытии аккредитива в его пользу;

5. Отгрузка товара ;

6. Передача сопроводительных документов перевозчику;

7. Передача пакета документов в банк продавца;

8. Пересылка документов банком продавца в банк-эмитент;

9. Проверка банком-эмитентом полученных документов, их оплата и уведомление об этом кредитом-авизо;

10. Извещение клиента о приходе денег;

11. Передача банком-эмитентом сопроводительных документов вместе с оплаченным платежным поручением покупателю;

12. Получение товара в порту выгрузки.

Виды аккредитивов разнообразны и классифицируются по следующим признакам

С точки зрения изменения или аннулирования аккредитива банком эмитентом различаются[6;32] :

Безотзывный аккредитив - твердое обязательство банка-эмитента не изменять и не аннулировать его без согласия заинтересованных сторон .

Отзывной, который может быть изменен или аннулирован в любой момент без предварительного уведомления бенефициара. При отсутствии соответствующего указания аккредитив считается безотзывным.

Аккредитивная форма расчетов - наиболее сложная и дорогостоящая. За выполнение аккредитивных операций (авизование, подтверждение, проверку документов, платеж) банки взимают более высокую эмиссию, чем по другим формам расчетов, например инкассо. Кроме того, для открытия аккредитива покупатель обычно прибегает к банковскому кредиту, платя за него процент, что удорожает эту форму расчетов. Для покупателя аккредитивная форма расчетов ведет к иммобилизации и распылению его капиталов, поскольку он должен открыть аккредитив до получения и реализации товаров, но одновременно дает ему возможность контролировать (через банки) выполнение условий сделки продавцом.

Для продавца после авансовых платежей расчеты в форме аккредитива являются наиболее выгодными, так как это единственная форма расчетов (кроме гарантийных операций банков) содержащая обязательство банка произвести платеж. Таким образом, для продавца безотзывной аккредитив имеет следующие преимущества по сравнению с инкассовой формой расчетов:

надежность расчетов и гарантия своевременной оплаты товаров, так как ее осуществляет банк;

быстрота получения платежа, если банк производит выплату немедленно после отгрузки товара против представления отгрузочных документов ;

получение разрешения покупателем на перевод валюты в страну продавца при выставлении аккредитива в иностранной валюте.

Расчеты по инкассо представляют собой соглашение (сделку) между банком и клиентом, по которому банк берет на себя обязательство получить платеж в пользу клиента или же подтверждение платежа против (т.е. взамен) комплекта оговоренных финансовых или коммерческих документов.[5;42].

Инкассовая форма расчетов осуществляется при посредничестве двух банков-корреспондентов: инкассирующего банка продавца и банка-плательщика покупателя. Различают инкассо с предварительным и последующим акцептом.

После подписания контракта покупатель дает указание банку-плательщику выдать поставщику банковскую гарантию платежа . Гарантия пересылается в инкассирующий банк , который уведомляет продавца о ее получении. поставщик передает перевозчику товар и необходимые сопроводительные документы . Перевозчик дополняет их соответствующими документами, и весь пакет документов передается в инкассирующий банк , который пересылает их в банк-плательщик .

Копии этих документов направляются покупателю для проверки на соответствие условиям контракта . Если соответствие подтвердится, то покупатель акцептует их, выражая тем самым согласие на оплату, и передает акцептованные копии в банк-плательщик , который переводит деньги на счет продавца, уведомив об этом кредитом-авизо . Сообщение о приходе денег на счет передается продавцу. Банк-плательщик передает подлинники сопроводительных документов с приложением документа, подтверждающего оплату товара, покупателю, а тот получает на их основании товар в порту выгрузки.

Эта форма расчетов выгодна покупателю, так как дает возможность затягивать момент акцепта до прихода товара в порт выгрузки.

С целью ускорения платежа поставщики настаивают на инкассо с последующим акцептом.

В этом случае после поступления сопроводительных документов в инкассирующий банк они проверяются банком на соответствие условиям контракта, и при его наличии банк зачисляет сумму стоимости поставленных товаров на счет поставщика, извещает банк-плательщик о произведенной операции и направляет ему комплект документов. Таким образом, уже оплаченные документы передаются на акцепт покупателю. Это не дает возможности затягивать во времени с акцептом, так как покупатель должен получить уже оплаченный товар.

Если покупатель обнаружит несоответствие представленных документов условиям контракта, он направляет банку отказ от оплаты. Банк-плательщик восстанавливает сумму на его счете и извещает об этом инкассирующий банк, который снимает спорную сумму со счета поставщика. Все последующие переговоры по выяснению взаимных претензий ведут между собой непосредственно продавец и покупатель.

Продавец и покупатель могут договориться между собой и своими банками об ускоренных расчетах по конкретной сделке путем телеграфного инкассо с последующим акцептом. При этой форме инкассирующий банк немедленно производит зачисление суммы за счет продавца, телеграфно извещает банк-плательщик об этой операции и высылает ему документы.

Инкассовая форма платежа, по сравнению с аккредитивной, более выгодна покупателям, поскольку она позволяет им самим проверять документы и договориться с партнером об отсрочке платежей на несколько недель.

Ответственность банков при выполнении поручений документарного инкассо ограничивается в основном пересылкой и вручением документов против оплаты или акцепта. При этом в противоположность аккредитиву банк не принимает на себя обязательства произвести платеж, если покупатель не выполнит или не сможет выполнить своих обязанностей на инкассо.

При расчетах по открытому счету торговые партнеры ведут взаимный учет сумм текущей задолженности После отгрузки товара и отсылки документов в адрес покупателя поставщик заносит сумму отгрузки в дебет открытого на покупателя счета. Покупатель совершает такую же запись в кредит счета поставщика. После оплаты товара поставщик и покупатель совершают компенсирующие проводки.

эта форма предполагает ведение контрагентами большого объема работы по учету продаж;

товаросопроводительные документы поступают к покупателю напрямую, минуя банк, в связи с чем весь контроль за своевременностью платежей ложиться на плечи участников сделки, в первую очередь поставщика;

при данной форме расчетов движение товаров опережает движение валютных средств;

Порядок погашения задолженности по открытому счету зависит от соглашения между контрагентами. При регулярных поставках стороны могут договориться , что расчеты между ними будут осуществляться не по каждой отдельной партии товара, а в определенные сроки - обычно в конце месяца или квартала. Если поставки товаров взаимны, возможен зачет требований на безвалютной основе.

Платеж на открытый счет - самая рискованная для поставщика форма расчетов, поскольку у него нет никаких гарантий, что покупатель урегулирует свою задолженность в согласованный срок. После того, как все права на товар перешли к покупателю вместе с товаросопроводительными документами, поставщику остается полагаться на платежеспособность и расчетную дисциплину покупателя.

Таким образом, риск неоплаты покупателем товара при одностороннем использовании открытого счета аналогичен риску не поставки/недопоставки товара поставщиком при авансовых платежах.

Расчеты с помощью открытого счета используются, если:

между покупателем и продавцом существуют надежные, устойчивые и продолжительные деловые отношения ;

торговля между странами относительно свободна от правительственных ограничений и международного регламентирования.

Как правило контрагенты попеременно выступают в роли продавца и покупателя, и невыполнение обязательств одного из них может повлечь за собой аналогичные действия другого.

Эта форма расчетов является самой дешевой и отличается относительной простотой исполнения. Поставщики признали удобство торговли на условиях открытого счета, особенно при длительных деловых отношениях и поставках товара мелкими партиями.

Безналичные расчеты сокращают потребность денежного оборота в наличных денежных знаках. Расходы при осуществлении безналичных расчетов намного меньше издержек обращения, связанных с печатанием, хранением, перевозкой, приемом и подсчетом денежных знаков.

Безналичные расчеты, концентрируя все временно свободные денежные средства в банке, создают возможность использовать их как ресурсы для краткосрочного кредитования.

1.3. Значение учета и аудита в деле повышения платежной дисциплины

Основной задачей учета в организации рациональной системы расчетов является оперативное и корректное отражение расчетов в системе бухгалтерских счетов на предприятиях, в организациях и учреждениях для контроля за сохранностью всех форм собственности, наличием и состоянием средств предприятия на всех стадиях их движения, соблюдением сметной, финансовой и платежной дисциплины; для контроля за мерой труда и его оплатой. Учет позволяет осуществлять контроль за состоянием расчетов, а также анализ дебиторской и кредиторской задолженностей и путей их устранения.

Информационная функция учета расчетов реализуется в подготовке сведений для анализа платежеспособности предприятия, соблюдения финансовой дисциплины и управления материально-денежными ресурсами. Она также способствует формированию полной, достоверной и оперативной информации о результатах деятельности и финансовом положении предприятия, необходимой для руководства и управления, и для использования инвесторами, поставщиками, покупателями, кредиторами, налоговыми и банковскими органами.

Выборы наиболее рациональной формы расчетов позволит сократить разрыв между временем получения покупателем товарно-материальных ценностей и совершением платежа, ликвидировать образование необоснованной кредиторской задолженности и рост остатков товарно-материальных ценностей в пути.

Безналичные расчеты, проходящие через банк, создают реальные условия для всестороннего, действенного и повседневного контроля за деятельностью предприятий и организаций со стороны банка, а также для организации взаимного контроля хозяйственных органов и их вышестоящих звеньев. Возможность для осуществления такого контроля заложена в принципах организации безналичных расчетов и прежде всего в том, что все хозяйственные организации обязаны хранить свои денежные средства на счетах в банке и осуществлять платежи только через банк [11; 46]. Опираясь на эти принципы, банковский контроль способствует рациональной организации экономических связей между предприятиями и организациями, экономному расходованию средств плательщиков и банковского кредита, увеличению выпуска продукции высокого качества, содействует укреплению договорной и платежной дисциплины. Банковский контроль начинается на исходной стадии организации безналичных расчетов, а именно при выборе определенных форм расчетов. Учреждения банков осуществляют контроль по расчетам непосредственно в процессе совершения операций. При приеме документов для расчетов проверяются правильность их оформления, своевременность представления в банк. Банк при приеме расчетных документов проверяет ссылку на номер и дату договора, на дату отгрузки и номера транспортных документов, т.е. на наличие обязательных реквизитов.

Контроль за состоянием платежной дисциплины осуществляется банком при проведении специальных проверок на местах. При этом анализируются причины образования и состав длительной дебиторской и кредиторской задолженности.

Аудит расчетных отношений позволяет находить пути ускорения расчетов. Этому должны способствовать изменения в организации расчетов:

отмена календарной очередности платежей;

выбор очередности по усмотрению предприятия;

отмена ответственности банков за начисление и взыскание пени за задержку платежей;

ограничение расчетов платежными требованиями.

Огромные неплатежи, часть из которых вызвана недостатками системы расчетов, во многих случаях связаны с упущениями коммерческих банков.

Глава 2 Исследование действующей практики учета расчетов с поставщиками и покупателями.

2.1 Краткая экономическая характеристика объекта исследования

Ведущим направлением деятельности ЗАО «Спектр» является оптово- розничная торговля. Входящие в состав компании два оптовых склада на территории оптовых рынков обеспечивают более половину товарооборота, оперируя в основном крупными партиями товара и, работая, как правило, с солидными торгующими организациями.

Сахар, соль, кондитерские изделия, чай, кофе, пищеконцентраты, консервированная продукция, детское питание, плодовые соки, табачные и вино-водочные изделия составляют постоянный ассортимент ЗАО «Спектр»

Фирма предлагает продукты питания только известных марок с прочной репутацией и привлекает оптовых покупателей высоким качеством товара и обслуживания, доступными ценами.

Стабильную работу торговли может обеспечить только солидная материальная база. Представьте себе площадь в 16 тысяч кв. м. и вы окажетесь на верном пути к пониманию масштабов развития складского хозяйства фирмы. Особенно подчеркивает силу восприятия то обстоятельство, что многотонные и разнообразные по ассортименту товарные массы постоянно находятся в движении, в деле, постоянно ориентированы на потребителей и доходят до них в неизменно презентабельном, качественном виде. Это - заслуга работников фирмы, а также высокомеханизированных технологий транспортировки, хранения и реализации товаров.

До 1998 года ЗАО «Спектр» занималось только оптовой торговлей. В начале 1998 года руководство ЗАО «Спектр» приняло решение о создании нескольких павильонов и сети магазинов которые бы осуществляли розничную торговлю продуктами питания

Сегодня в составе фирмы 2 оптовых склада и 10 розничных точек, в которых ежедневно делают покупки более 14 тысяч горожан. Более 1000 наименований свежих и качественных продуктов всегда можно найти на прилавках столь знакомых новосибирцам розничных точек. Само появление фирмы на рынке розничной торговли обеспечило для покупателей возможность приобрести незнакомые ЗАО «Спектр» - обеспечить возможность для покупателя быстро и выгодно приобрести широкий спектр продовольственных товаров. Это избавляет покупателя от необходимости искать товар по нескольким фирмам, тратить время, а также “загонять” деньги по разным адресам. Любая форма оплаты, за наличный и безналичный расчет, также привлекательна для клиентов. Кроме того, технология “Cash&Carry”, по которой работает фирма предполагает возможность личной отборки любого товара по наименованию и количеству. Механизированный процесс погрузки отобранного товара значительно ускоряет обслуживание покупателей. За отобранный товар клиент расплачивается тут же (в случае наличного расчета) в кассовом центре.

Деятельность розничной торговли снискала себе добрую славу не только и не столько качеством обслуживания и набором предоставляемых услуг, сколько результатами, рассматриваемыми в социально-экономическом аспекте.

Прибыль предприятия за 2001 год составила 180000 руб., чистая прибыль (20% стоимости товара) 35000 рублей.

Анализ товарооборота позволяет определить в какой степени выполнен план товарооборота, а также выявить резервы в развитии товарооборота. За 2000 год план перевыполнен на 15%, а за 2001 г. на 25%.

Валовый доход увеличился по сравнения с 2000г. на 24 %.

Исследования внутригодового товарооборота показывают, что он колеблется по месяцам, в зависимости от поступления товара, что является обычным явлением для торговой организации.

Динамика аналитических показателей рентабельности, финансовой устойчивости, платежеспособности, ликвидности общества за два финансовых года Таблица 2.1

Совокупные активы компании росли до начала 2001 года, затем их объем несколько снизился в связи с переоценкой основных средств, проведенной независимыми оценщиками. Внеоборотные активы составляли в их структуре более 80%, что характерно для отрасли. Активы на 80 с лишним процентов были сформированы за счет собственных средств. Доля собственных оборотных средств в оборотных активах не опускалась ниже 10%, что является минимально допустимым уровнем.

Показатели ликвидности отвечают международным стандартам, но по российским меркам они не плохи. Компания все время была прибыльной, хотя рентабельность снизилась с 38% в середине 2000 года до 14% в середине 2001 года. 47,5% прибыли 2001 года использовано на капиталовложения, остальное -- на материальное поощрение работников и другие цели. Рентабельность активов и рентабельность собственных средств можно считать средними. Таким образом, работу предприятия можно оценить как эффективную.

2.2 Методика и организация синтетического и аналитического учета расчетов с поставщиками и покупателями

Расчеты с поставщиками и покупателями за товары и услуги производятся в основном через банк по безналичному расчету и регулируются соответствующими договорами, в которых оговариваются вид поставляемых ценностей, условия поставки, количественные и стоимостные показатели, сроки поставки, порядок расчетов между организацией и поставщиком.

На ЗАО «Спектр» бухгалтерский учет осуществляется специальным структурным подразделением- бухгалтерией.

Для учета расчетов с поставщиками за полученные товарно- материальные ценности, потребленные услуги на предприятии применяют счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

На ЗАО «Спектр» аналитический учет к синтетическому счету 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" ведется в Журнале Ордере -№ 6 по отдельным счетам поставщиков , фактам поступления неотфактурованных поставок или оплаты непоступивших материальных ценностей в разрезе поставщиков и подрядчиков.

Аналитический учет расчетов с поставщиками и подрядчиками в порядке плановых платежей ведется в ведомости № 5 .

При этом построение аналитического учета обеспечивает возможность получения необходимых данных по:

поставщикам по акцептованным и другим расчетным документам, срок оплаты которых не наступил; поставщикам по не оплаченным в срок расчетным документам;

поставщикам по неотфактурованным поставкам;

авансам выданным;

поставщикам по выданным векселям, срок оплаты которых не наступил;

поставщикам по просроченным оплатой векселям; поставщикам по полученному коммерческому кредиту и др.

Расчеты с поставщиками производятся независимо от того, поступили товарно-материальные ценности на склад покупателя или находятся в пути. Если материальные ценности поступили на склад покупателя, но поставщик счет для оплаты не выставил (неотфактурованные поставки), то их приходуют по прейскурантным ценам или по ценам за аналогичные материальные ценности. При получении счета-фактуры ранее отраженная сумма сторнируется и проводится новая - предъявленная поставщиком. В случае отсутствия средств на счете плательщика оплата пени поставщику за несвоевременный платеж относится на счет 80 “Прибыли и убытки”.

Если счет поставщика был акцептирован и оплачен до поступления груза, а при приемке на склад поступивших товаров обнаружилась их недостача против отфактурированного количества , а также если при проверке счета поставщика ( после того как счет был акцептирован) было обнаружено несоответствие цен, обусловленных договором, или арифметические ошибки, счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» кредитуется на соответствующую сумму в корреспонденции со счетом 76 , субсчет «Расчеты по претензиям».

При поступлении товаров, на которые не получены расчетные документы поставщиков, проверяют не числятся ли поступившие товары как оплаченные, но находящиеся в пути или не вывезенные со складов поставщиков и не числится ли стоимость поступивших ценностей как дебиторская задолженность.

За неотфактурированные поставки счет 60 « Расчеты с поставщиками и подрядчиками» кредитуются на стоимость поступивших ценностей по ценам, предусмотренным в договорах.

Счет 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками” предназначен для обобщения информации о расчетах с поставщиками и подрядчиками. К счету 60 могут открыты субсчета:

60-1 “Расчеты плановыми платежами” , на котором учитываются расчеты с поставщиками и подрядчиками при наличии длительных хозяйственных связей с ними

60-2 “Векселя выданные” -учитываются операции, когда задолженность поставщикам и подрядчикам оформляется путем выдачи векселя.

60-3 “Импортные поставки” Данный счет кредитуется на суммы расчетных документов иностранного поставщика. Расчеты с поставщиками осуществляются в валюте, предусмотренной в контракте. Учет импортных операций ведется одновременно в валюте и в рублях, полученных путем пересчета валюты в рубли по курсу ЦБ РФ в день совершения операции. Курсовая разница, возникшая по операциям акцепта платежных документов и их оплаты, списывается на счет 80 “прибыли и убытки”.

На предприятии субсчет 60-3 “Импортные поставки” не открыт, поскольку нет импортных поставок.

Кредитуется счет 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками” только после того, как на склад покупателя поступили товарно-материальные ценности .

Со счета 60 кредиторская задолженность поставщика списывается по истечении срока давности на счет прибыли, что отражается проводкой:

Дт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Кт 91 «Прочие доходы и расходы»

В случае, когда оплата за услуги производится раньше времени их потребности, то их относят на счет 83 “Доходы будущих периодов”, а в отчетный период списывают на счета затрат на производство.

На счет 84 “недостачи и потери от порчи материальных ценностей” списывают суммы потерь, превышающие нормы естественной убыли в пути, разницу между ценами и тарифами, несоответствие качества или количества оплаченных товарно-материальных ценностей, спецификации и т.п. до решения судебных органов.

Когда судебными органами иски подтверждены, то эти суммы относятся на счет 63 “Расчеты по претензиям”, а если они отклонены, списываются на счет “Прибыли и убытки”.

Когда расчеты производятся с помощью векселей, то покупатель (плательщик) выдает поставщику вексель (в векселе обуславливается порядок расчетов, и он является акцептованным платежным документом), при этом задолженность, обеспеченная векселями, не списывается со счета

Аналитический учет по счету 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками” ведется на карточках суммового учета. Для проверки соответствия данных аналитического учета синтетические записи с карточек переносят в оборотную ведомость. Суммы по оборотной ведомости должны соответствовать сальдо по счету 60.

На счете 60 « Расчеты с поставщиками и подрядчиками» покупатель осуществляет контроль за поступлением товаров, их оплатой, а также за полной и своевременностью оприходования их материально- ответственными лицами.

При отгрузке товаров ЗАО «Спектр» выставляет покупателю счета и оформляет в обязательном порядке счета- фактуры с указанием НДС.

Расчеты с покупателями и заказчиками учитываются на счете 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками". Данный счет предназначен для обобщения информации о расчетах с покупателями и заказчиками. Здесь учитываются расчеты по предъявленным покупателям и принятым к оплате расчетным документам за отгруженные товары, расчеты с покупателями при наличии длительных хозяйственных связей, задолженность по расчетам с покупателями, обеспеченную полученными векселями, а также по полученным авансам и предоплате.

Аналитический учет по счету 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками ведется по каждому предъявленному покупателям счету, а расчетов плановыми платежами - по каждому покупателю .

При этом построение аналитического учета обеспечивает возможность получения данных о задолженности по расчетам с покупателями и заказчиками, обеспеченной: векселями, срок поступления денежных средств по которым не наступил; векселями, дисконтированными (учтенными) в банках; векселями, по которым денежные средства не поступили в срок.

К счету 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" на предприятии открыты субсчета: 62-1 "Расчеты в порядке инкассо", 62-2 "Расчеты плановыми платежами", 62-3 "Векселя полученные" и др.

На субсчете 62-1 "Расчеты в порядке инкассо" учитываются расчеты по предъявленным покупателям и заказчикам и принятым банком к оплате расчетным документам за отгруженную продукцию (товары), выполненные работы и оказанные услуги.

На субсчете 62-2 "Расчеты плановыми платежами" учитываются расчеты с покупателями и заказчиками при наличии длительных хозяйственных связей с ними, если такие расчеты носят постоянный характер и не завершаются поступлением оплаты по отдельному расчетному документу, в частности, расчеты плановыми платежами.

На субсчете 62-3 "Векселя полученные" учитывается задолженность по расчетам с покупателями и заказчиками, обеспеченная полученными векселями.

Счет 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" дебетуется в корреспонденции со счетами 90 « Продажи», 91 «Прочие доходы и расходы» на суммы, причитающиеся с покупателей, на которые покупателям предъявлены расчетные документы.

Счет 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" кредитуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств, расчетов на суммы поступивших платежей, зачета полученных авансов и т.п. Если по полученному векселю, обеспечивающему задолженность покупателя (заказчика), предусмотрен процент, то по мере погашения этой задолженности делается запись по дебету счета 51 "Расчетный счет" или 52 "Валютный счет" и кредиту счета 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" (на сумму погашения задолженности) и 80 "Прибыли и убытки" (на величину процента).

Расчеты с покупателями осуществляются также путем зачета взаимных задолженностей, что отражается проводкой:

Дт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Кт 62 « Расчеты с покупателями и заказчиками»

При этом при наличии не зачтенной суммы она оплачивается покупателями в обычном порядке.

Не взысканная сумма задолженности покупателя по истечении сроков исковой давности списывается на убыток проводкой:

Дт 91 «Прочие доходы и расходы»

Кт 62 « Расчеты с покупателями и заказчиками»

При отказе от оплаты покупатель принимает отгруженный товар на ответственное хранение и по мере поступления распоряжений от поставщика отгружает его в указанный адрес.

Синтетический и аналитический учет расчетов с покупателями за отгруженные им товары ведется в журнале- ордере № 11 (обороты по кредиту», ведомости отгрузки и реализации товаров в разрезе каждого дебитора, которые дают возможность контролировать наличие задолженности покупателей, сроки оплаты за отгруженный товар.

В процессе своей хозяйственной деятельности ЗАО «Спектр» получает и выдает авансы.

На счете 61 “Расчеты по авансам выданным” обобщается информация о расчетах по выданным авансам под поставку продукции , а также по оплате продукции и работ, принятых от заказчиков по частичной готовности. Суммы выданных авансов, а также произведенной оплаты и работ отражаются по дебету счета 61 в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

В настоящее время на ЗАО «Спектр» широко применяют расчеты векселями за торговые операции.

При расчетах векселями в первую очередь смотрят на оформление векселя, поскольку при нарушении ниже перечисленных условий вексель становится недействительным:

В простом векселе указывается: место и дата его выдачи, срок и место платежа, наименование кредитора, которому должен быть произведен платеж, подпись векселедателя.

В переводном векселе должны содержатся следующие данные: наименование документа « вексель», предложение оплатить определенную сумму, наименование трассанта, указание срока и места платежа, наименование эмитента, дата и место составления векселя, подпись трассанта.

Переводной вексель должен быть акцептирован трассантом, в противном случае трассант не имеет никаких обязательств по отношению к векселю. Акцепт- это согласие оплатить вексель. Надпись делается на лицевой стороне. А также указывается дата акцепта и ставится подпись и печать. Срок платежа может иметь четыре установленных законом формы:

Конкретная дата;

Во столько то времени от даты составления векселя;

По предъявлении векселя;

Во столько то времени от предъявления векселя.

Для учета расчетов векселями используется счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» , субсчет 60-2 и счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», субсчет 62-3.

По счету 60 построение аналитического учета обеспечивает получение необходимых данных по поставщикам, по выданным векселям, срок оплаты которых не наступил; по просроченным оплатой векселям , по полученному коммерческому кредиту.

По счету 62 построение аналитического учета обеспечивает возможность получения данных о задолженности по расчетам с покупателями, обеспеченной векселями, срок поступления денежных средств по которым не наступил; векселями дисконтированными в банках; векселями , по которым денежные средства не поступили в срок.

Расчеты связанные с товарообменными операциями, осуществляются в соответствии с письмом Минфина РФ от 30.12.1992 № 16-02/4 «О порядке отражения в бухгалтерском учете товарообменных операций, осуществляемых на бартерной основе», а также Планом счетов.

Оприходование товаров по покупной цене фиксируется проводкой:

Дт 41-1 «Товары на складах»

Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Отгрузка товаров поставщику с предъявлением ему расчетных документов отражается как реализация:

Дт 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

Кт 90 «Продажи»

После этого проводится зачет задолженности покупателя, стоимостью полученных от него ценностей:

Дт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Кт 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

Реализованные товары списываются на счет по учету продажи по покупной цене:

Дт 90 « Продажи»

Кт 41-1 «Товары на складах».

При осуществлении товарообменных операций ЗАО «Спектр» в рамках одного договора является и покупателем и продавцом. При бартерном обмене производится оценка обмениваемых товаров с целью обеспечения эквивалентности обмена, оценки возможных взаимных претензий, определения санкций и т. п.

2.3 Автоматизация учета расчетов с поставщиками и покупателями

Бухгалтерский учет ведут все предприятия, независимо от их вида, формы собственности и подчиненности. Небрежность и неточность при ведении бухгалтерского учета может принести немалый ущерб. Конечно, человеческий фактор и профессионализм являются самыми главными при организации и ведении процесса учета. Но в каждой профессии есть свои проблемы, кажущиеся на первый взгляд вечными, с которыми нужно мириться по долгу службы. Давайте попробуем назвать типичные для бухгалтерской деятельности проблемы. Это большой (зачастую очень большой) поток первичных документов, постоянное выполнение арифметических операций, проверка правильности расчетов и проведения операций, сопоставление данных с информацией на смежных участках учета и т.д. И именно эти задачи очень легко решаются с помощью компьютера и автоматизированной системы по ведению бухгалтерского учета.