Размещено на http://allbest.ru

ВВЕДЕНИЕ

Контроль денежных средств имеет важное значение для правильной организации денежного обращения расчетов и кредитования в народном хозяйстве, в укреплении платежной дисциплины, От правильности ведения кассовых операций во многом зависит платежеспособность предприятия, своевременность выплаты заработной платы его персоналу, расчетов с заказчиками, платежей в бюджет и др.

Целью бухгалтерского учета денежных средств является контроль за соблюдением кассовой и расчетной дисциплины, правильностью и эффективностью использования денежных средств и кредитов, обеспечение сохранности денежной наличности и документов в кассе.

В условиях рыночной экономики любой бухгалтер должен исходить из принципа, что умелое использование денег и денежных средств само по себе может приносить предприятию дополнительный доход.

Поэтому нужно постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств для получения прибыли (в депозиты банков, акции и облигации сторонних предприятий, инвестиционные фонды и т.д.).

Из этой цели вытекают следующие основные задачи бухгалтерского учета денежных средств: своевременное и правильное документирование операций по движению денежных средств и расчетов; контроль за сохранностью денежных средств в кассе предприятия; использованием денежных средств по их целевому назначению; своевременность расчетов с поставщиками, покупателями (заказчиками), бюджетом, банками, органами социального страхования, рабочими и служащими и др.; своевременная проверка расчетов с дебиторами и кредиторами для предупреждения просроченной задолженности; своевременное выявление результатов инвентаризации денежных средств, документов и расчетов.

Тот факт, что работникам бухгалтерии при учете денежных средств и денежных документов в кассе предприятия приходится сталкиваться непосредственно с наличными денежными средствами, создает дополнительную почву и соблазн для возможных злоупотреблений, несмотря на многочисленные правила и инструкции по учету наличных денежных средств и денежных документов.

Кроме того, это создает повышенный интерес работников органов налогового контроля. [1]

В связи с вышесказанным аудитору при проверке правильности учета наличных денежных средств и денежных документов, т.е. правильности их оприходования, хранения и списания, следует проявлять повышенное внимание и ответственность.

Методика бухгалтерского учета наличных денежных средств и денежных документов, хранящихся в кассе предприятия, изложена в этой курсовой работе на примере Частного транспортного унитарного предприятия «Лысая З.В.» .

Организационно-правовая форма: Частное транспортное унитарное предприятие «Лысая З.В.». Юридический адрес: г. Минск, пр-т Любимова, 33-32. Уставный фонд организации составляет 4 800 тыс. руб.

Непосредственное руководство предприятием осуществляет директор, который имеет одного заместителя по основному виду деятельности. Состав предприятия отражается в Структурной схеме управления Частного предприятия «Лысая З.В.» ( см. Приложение).

Из данной схемы видно, что главным на предприятии является директор, а в его подчинении находится главный бухгалтер, который отвечает за весь бухгалтерский учет на предприятии.

В своей практической работе бухгалтер руководствуется действующим законодательством, положениями, инструкциями и указаниями руководящих органов и вышестоящих организаций, приказами и распоряжениями директора частного предприятия.

Целью курсовой работы «Учет кассовых операций» является проведение исследования учета денежных средств в кассе на конкретном объекте, анализ действующего на предприятии системы учета, выяснение их недостатков.

Задачами работы являются:

- рассмотрение нормативно-правового обеспечения по учету кассовых операций,

- выявление источников информации для учета,

- регистрирование синтетического и аналитического учета,

- совершенствование документального оформления и учета кассовых операций.

1. СУЩНОСТЬ ДЕНЕГ, ХАРАКТЕРИСТИКА ДЕНЕЖНО-РЕДИТНОЙ СИСТЕМЫ РБ, ЗАДАЧИ УЧЕТА КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ

1.1 Сущность денег, их функции, характеристика денежно-кредитной системы РБ

Деньги это то, что принимают в качестве уплаты за товары, услуги и долги. Деньги - это средство обмена; люди принимают деньги в обмен на товары и услуги, которые они предоставляют в ожидании, что смогут затем обменять деньги на те товары и услуги, которые они хотят приобрести. Без такого средства обмена люди должны обращаться к бартеру - очень неэффективному средству осуществления обмена.

При бартере необходимо найти партнёра, у которого есть то, что вам надо, а он должен хотеть то, что вы предлагаете к обмену. Это требует выискивания всех потенциальных партнёров по обмену, способных удовлетворить потребности друг друга в товарах и услугах, а затем достижения согласия по условиям обмена.

Таким образом, бартер приводит к высоким издержкам, связанным с поиском.[2] Другими словами, при натуральном обмене людям приходится тратить много времени на поиск, ведение переговоров и брать на себя другие значительные расходы в торговой деятельности.

Деньги служат также расчетной единицей или «мерой стоимости». Роль денег как «единицы измерения» позволяет использовать установленные цены для сделок. Функции денег, как расчетной единицы, позволяют измерять экономические величины понятным для всех (почти) способом.

Помимо того, что деньги служат средством обмена и расчетной единицей, они ещё обеспечивают очень удобный способ сбережения (средство сбережения) и удобный способ заимствования денег (средство отсроченного платежа). Как «средство сбережения» деньги облегчают процесс осуществления накопления из текущего дохода за счет гарантирования будущей покупательной способности.

Как «средство отсроченного платежа» деньги облегчают заимствование (и предоставление ссуд), обеспечивая ту меру покупательной способности, которую на настоящий момент времени заимствуют и дают взаймы. Деньги уникальны по своей простоте, как средство платежа за товары и услуги: они обладают самой высокой ликвидностью среди всех финансовых средств.

Функции денег рассматриваются как проявление их сущности, они стабильны и мало подвержены изменениям. В большинстве случаев расчеты осуществляются лишь деньгами и могут выполняться только при участии людей.

Такой подход к функциям денег означает, что деньги представляют инструмент экономических отношений в обществе, и именно люди, используя возможности денег, могут определять цены товаров, применять деньги в процессах реализации и платежей, а также использовать их в качестве средства накопления. [3]

Итак, деньги являются средством обращения; их можно использовать при покупке товаров и услуг. Как средство обмена деньги помогают избежать трудностей бартера, и дают обществу возможность пользоваться результатами географической специализации и разделения труда. Деньги выступают также мерой стоимости. Удобно использовать денежную единицу в качестве масштаба для соизмерения относительных стоимостей разных благ и ресурсов. Выполнение деньгами функции меры стоимости заключается в установлении цен.

Следующая функция денег - сбережение. Благодаря своей высокой ликвидности деньги являются удобной формой хранения богатства. Широко используются деньги как средство платежа.

Такую функцию деньги выполняют при предоставлении и погашении денежных ссуд, при денежных взаимоотношениях с финансовыми органами (налоговые платежи), а также при погашении задолженности по заработной плате и др.

Функцию средства платежа выполняют и наличные деньги, однако преобладающая часть денежного оборота, в котором деньги выступают как средство платежа, приходится на безналичные денежные расчёты между юридическими лицами.

При кажущемся сходстве денег как средства обмена и средства платежа имеются некоторые различия. Так, например, при реализации товара на условиях немедленной оплаты не возникают кредитные отношения. Обратную ситуацию мы можем наблюдать при оплате долгов между участниками операций. Итак, основные функции денег: мера стоимости, средство обращения, средство платежа, средство накопления.

Связь денег с ценами свойственна их роли средства обмена и единицы счёта. Отсюда следует, что количество денег тесно связано с уровнем цен, что понимали веками. Менее очевидно, но не менее реально, влияние количества денег на использование ресурсов для производства товаров и услуг. «Обращение» денег в рыночной экономике происходит по двум направлениям.

Производители товаров, (работ и услуг) платят поставщикам ресурсов, необходимых для производства.

Таким образом, платежи за производственные факторы - одно направление денежных потоков в экономике.

Другое направление - это поток платежей производителям за отпущенные товары и услуги. Эта выручка производителей являются источником средств для платежей за производственные факторы. Такой кругооборот денежных поступлений и платежей формирует совокупный поток денежных средств в экономике.

Денежные расчеты между предприятиями производятся либо в виде безналичных платежей, либо наличными деньгами. Наличные расчеты применяются при реализации товаров населению, мелким оптом некоторым учреждениям, для оплаты труда и в некоторых других случаях.

1.2 Задачи учета кассовых операций и денежных документов

Основными задачами учета денежных средств и расчетов являются: своевременное и правильное документирование операций по движению денежных средств и расчетов, контроль за сохранностью денежных средств и ценных бумаг в кассе предприятия; использованием денежных средств по их целевому назначению; своевременностью расчетов с поставщиками, покупателями (заказчиками), бюджетом, банками, органами социального страхования, рабочими и служащими и др.; своевременная проверка расчетов с дебиторами и кредиторами для предупреждения просроченной задолженности.

Денежные средства предприятий находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов, на счетах в банках, в выставленных аккредитивах и открытых особых счетах, в чековых книжках и др. Их приумножение, правильное использование, контроль за сохранностью - важнейшая задача бухгалтерии.

От успешности ее решения во многом зависит платежеспособность предприятия, своевременность выплаты заработной платы его персоналу, расчетов с заказчиками, платежей в бюджет и др. Бухгалтерский учет денежных средств имеет важное значение для правильной организации ведения операций денежного обращения расчетов и кредитования, а так же, в укреплении платежной дисциплины, в эффективном использовании финансовых ресурсов.

Целью бухгалтерского учета денежных средств - является контроль за соблюдением кассовой и расчетной дисциплины, правильностью и эффективностью использования денежных средств и кредитов, обеспечение сохранности денежной наличности и документов в кассе. В условиях рыночной экономики бухгалтерия должна исходить из принципа, что умелое использование денег и денежных средств само по себе может приносить предприятию дополнительный доход. Поэтому нужно постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств для получения прибыли (в депозиты банков, акции и облигации сторонних предприятий , инвестиционные фонды и т.д.).[4]

Из этой цели вытекают следующие основные задачи бухгалтерского учета денежных средств: проверка правильности документального оформления и законности операций с денежными средствами, своевременное и полное отражение их в учете; обеспечение своевременности, полноты и правильности расчетов по всем видам платежей и поступлений, выявление и погашение дебиторской и кредиторской задолженностей, средств в расчетах в иностранной валюте; своевременное проведение результатов инвентаризации денежных средств, документов и расчетов, обеспечение взыскания дебиторской и погашение кредиторской задолженностей и ссуд кредитных учреждений в установленные сроки; обеспечение сохранности денежных средств , документов в кассе и других местах их выдачи , бесперебойное удовлетворение денежной наличностью всех неотложных нужд предприятия, где по условиям расчетов или исходя из характера деятельности она необходима ; изыскание возможности наиболее рационального вложения свободных денежных средств как источника финансовых инвестиций , приносящих доход.[4]

Текущими задачами этого участка бухгалтерии являются: контроль за оплатой счетов, получение долгов с заемщиков и дебиторов; наблюдение за кассовой дисциплиной; правильное оформление первичной документации.

Предприятия, осуществляют текущую, инвестиционную и финансовую деятельность, вступают во взаимоотношения с юридическими и физическими лицами, в том числе с членами своего трудового коллектива. Эти взаимоотношения основаны на денежных расчетах.

Для бухгалтерского учета денежных средств применяется система счетов бухгалтерского учета, представленная в Плане счетов бухгалтерского учета в разделе “Денежные средства”. Они включают в себя счета учета денежных средств и финансовых документов (кассы, расчетного, валютного, и специальных счетов и др.

Для приема, хранения и расходования наличных денег на предприятии имеется касса. Учет кассовых операций регламентируется Правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь, утвержденных Постановлением Правления Национального банка РБ от 28.06.2004 №99 " О внесении изменений и дополнений в Правила ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь".

Расчеты между субъектами хозяйствования и физическими лицами, вытекающие из гражданско-правовых отношений, производятся как наличными деньгами, так и безналичным путем в соответствии с законодательством.

Наличные денежные средства могут быть получены субъектами хозяйствования в учреждениях банков, в которых открыты их текущие расчетные счета, на цели, установленные законодательством Республики Беларусь.

Полученные в банке наличные деньги расходуются на те цели, на которые они получены.

Предприятия, применяющие наемный труд, могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных учреждениями банков, в которых открыты его счета. Учреждения банков на основании указанных расчетов по согласованию с руководством предприятия с применением наемного труда устанавливает предельный остаток (лимит) наличных денег в кассах, порядок и сроки сдачи денежной выручки, а также размеры ее использования в соответствии с законодательством Республики Беларусь.[5]

Лимит остатка кассы может быть пересмотрен в течение года в установленном порядке по обоснованной просьбе (в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и др.) предприятия, а также по другим причинам.

Всю денежную наличность сверх установленного лимита остатка кассы, а также в случае неустановленного лимита предприятие обязано сдавать в обслуживающие учреждения банков на свой расчетный счет в порядке и сроки, согласованные с этими учреждениями.[6]

Предприятие имеет право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленного лимита остатка кассы только для оплаты труда (заработная плата), социальных выплат, стипендий, пенсий, дивидендов и только на срок не свыше 3 рабочих дней (для колхозов, органов государственного управления, расположенных в сельской местности, не свыше 5 рабочих дней), включая день получения денег в учреждении банка либо день наступления установленного срока их выплаты при использовании по согласованию с обслуживающим банком выручки на эти цели. По истечении этого срока не использованные по назначению суммы наличных денег сдаются в учреждения банков, и в последующем указанные средства выдаются в очередности, установленной законодательством Республики Беларусь и разрабатываемыми в соответствии с ним банковскими правилами очередности платежей со счетов субъектов хозяйствования. Выдача денег предприятию, открывшему счет в банке, на оплату труда (заработная плата), выплату пенсий, стипендий, дивидендов и др. производится обслуживающими банками в сроки, установленные в соответствии с законодательством Республики Беларусь, коллективными (трудовыми) договорами. Если в коллективном (трудовом) договоре, соглашении срок оплаты труда (заработная плата) предусмотрен не в один, а в несколько дней, обслуживающий банк по письменному согласию руководителя предприятия устанавливает, в какие конкретно дни предприятие, будет получать деньги на оплату труда.[6]

Выдача наличных денег для расчетов с увольняемыми работниками и уходящими в отпуск, а также в случаях, предусмотренных законодательством, производится независимо от установленных предприятием сроков выплаты заработной платы.

Ответственность за соблюдение требований Правил ведения кассовых операций возлагается на руководителя предприятия, главных бухгалтеров, руководителей финансовых служб и кассиров. При этом руководители и главные бухгалтеры предприятия за грубые нарушения Правил ведения кассовых операций привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Грубым нарушением Правил ведения кассовых операций являются систематические нарушения:

-- порядка расчетов наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования и предпринимателями;

-- порядка хранения свободных денежных средств и накопления в кассах наличных денег сверх установленных лимитов;

-- порядка оприходования в кассу денежной наличности;

-- нецелевого использования наличных денег, полученных из касс банков;

-- порядка заимствования наличных денег другим субъектам;

-- порядка использования выручки на собственные нужды;

-- порядка приема и выдачи наличных денег и оформления кассовых документов;

-- порядка ведения кассовой книги и хранения денег,

Систематическими нарушениями следует признавать выявленные два и более нарушения одной из вышеперечисленных кассовых операций в ходе проверок, произведенных в течение календарного года, независимо от того, налагались ли ранее за такие нарушения взыскания.

За нарушения требований Правил ведения кассовых операций применяются штрафные санкции в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь.[7]

Кассовые операции осуществляет кассир, являющийся материально ответственным лицом. При приеме на работу издается приказ по предприятию и с ним заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности. При этом руководитель должен под роспись ознакомить кассира с действующими Правилами ведения кассовых операций. Он несет ответственность за сохранность денежных средств, ценных бумаг и других ценностей, находящихся на хранении в кассе. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученных ему обязанностей другим лицам, хранить в кассе наличные деньги и другие ценности, не принадлежащие данному предприятию.[8]

При решении вопроса о приеме на работу в качестве кассира рекомендуется не допускать лиц:

* ранее привлекавшихся к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость у которых не погашена или не снята в установленном порядке;

* страдающие хроническими психическими заболеваниями;

* систематически нарушающие общественный порядок;

* злоупотребляющие спиртными напитками либо употребляющих наркотические вещества без назначения врача.

Бухгалтеры и другие работники, пользующиеся правом подписи кассовых документов, не допускаются к исполнению обязанностей кассиров. На малых и других предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником предприятия при условии заключения с ним договора о материальной ответственности.

Бухгалтерский учет и аудит (ревизия) денежных средств и денежных документов в кассе предприятия является важным разделом аудита всего предприятия в целом. Обычно аудит кассы и денежных документов проводит старший аудитор. При значительном объеме проверки допускается привлечение необходимого числа помощников из состава младших аудиторов. бухгалтерский денежный налоговый кассовый

Проверку правильности отражения в учете операций с наличными денежными средствами и денежными документами следует проводить не обособленно, а в комплексе с другими счетами бухгалтерского учета, с которыми корреспондирует счет 50 «Касса» (включая все субсчета). Так, например, целесообразно при проверке кассовых операций провести аудит расчетов с подотчетными лицами и аудит расчетов с персоналом по прочим операциям.[2]

Таким образом, правильно и грамотно проведенный аудит наличных денежных средств и денежных документов позволяет выявить возможные нарушения не только в области кассы, но и во многих других областях бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации.

1.3 Порядок нормативного регулирования учета денежных средств на предприятиях автотранспорта

Методика документального оформления, порядок ведения кассовых операций регламентируются соответствующими нормативными документами:

1. Банковский кодекс РБ от 25.10.2000 № 441-З. Национальный банк устанавливает правила, формы, сроки и стандарты при проведении безналичных и наличных расчетов в Республике Беларусь, а также порядок ведения кассовых операций.

2. Правила ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в республике Беларусь от 26.03.2003г. №57 (с доп. от27.11.06г. №83). Порядок и сроки сдачи наличных денег предприятий, предпринимателей, лимиты остатка касс, порядок использования наличных денег из выручки предприятий устанавливаются ежегодно обслуживающими учреждениями банков по согласованию с руководителем предприятия. Лимит остатка (предельный остаток) кассы может быть пересмотрен в течение года на основании представленной заявки по обоснованной просьбе предприятия в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и по другим причинам. Учреждения банков устанавливают размер расходования наличных денег из выручки, поступившей в кассу предприятия. Предприятиям, отдельным категориям предпринимателей, имеющим в своем составе мелко розничную торговую сеть, пункты передвижной торговли, и иных уполномоченных лиц лимит остатка кассы устанавливается учреждением банка для предприятия в целом.

3. Правила ведения кассовых операций в Республике Беларусь, утвержденные постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 28.06.2001 № 159. Определен порядок приема и выдачи наличных денег, оформления кассовых документов, ведения кассовой книги, хранения наличных денег, ревизии кассы, контроля за соблюдением правил ведения кассовых операций.

4. Постановление Минфина РБ от 19.04.2001 № 43 "Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной документации". Утверждены бланки приходного кассового ордера формы КО-1в, расходных кассовых ордеров форм КО-2, КО-2в, кассовых книг форм КО-4, КО-4в, которые следует применять с 1 января 2002 г.

5. О приеме наличных денежных средств при размещении товаров, работ и услуг и о некоторых вопросах использования суммирующих кассовых аппаратов и специальных компьютерных систем. Постановление СМ РБ и НБ РБ от 09.05.2002г. № 18/1 в редакции от 13.07.2004г. № 856/9

6. О некоторых мерах по упорядочению расчетов в Республике Беларусь: Указ Президента Республики Беларусь от 22.02.2000 г. № 82 (в редакции Указа Президента Республики Беларусь от 15.07.2002 г. № 376).

7. Об утверждении порядка расчетов между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь: Указ Президента Республики Беларусь от 29.06.2000 г. (в редакции Указа Президента Республики Беларусь от 15.07.2002г. № 376).

8. О приеме наличных денежных средств при реализации товаров (работ, услуг) и о некоторых вопросах использования кассовых суммирующих аппаратов и специальных компьютерных систем: Постановление Совета Министров Республики Беларусь и Национального банка Республики Беларусь от 09.01.2001 г. № 18/1.

9. Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» Закон от 17 мая 2004 г. N 278-З (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., № 77, 2/1027)

10. Правила ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте. Постановление правления Национального Банка Республики Беларусь от 28.06.2004 № 98

11. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и инструкция по его применению, утвержденный решением Коллегии Минфина Республики Беларусь от 05.09.2003 г. (протокол № 1493).

2. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ

2.1 Порядок хранения наличных денежных средств и денежных документов

Для хранения денежных средств, денежных документов и других ценностей на предприятиях организуется касса. Контроль за ведением кассовых операций возлагается на главного бухгалтера предприятия. Ответственность за их сохранность наличных денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе, в соответствии с законодательством Республики Беларусь возлагается на кассира.

При приеме кассира на работу руководитель предприятия обязан под роспись ознакомить его с Правилами ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республики Беларусь, а также с Правилами ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь. [9]

Не рекомендуется совмещать обязанности кассира и работников по операциям, непосредственно связанным с начислением сумм к выплате денежных средств через кассу организации.

Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам. Предприятия, не имеющие по штатному расписанию должности кассира или имеющие одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагают на другого работника.

С этим работником на время исполнения им обязанностей кассира заключается письменный договор о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, его под роспись знакомят с Правилами ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республики Беларусь, а также с Правилами ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь. Бухгалтерам, другим работникам предприятия, пользующимся правом подписи кассовых документов, исполнять обязанности кассиров запрещается, за исключением случаев, когда в штате нет другого лица, на которого можно возложить ведение кассовых операций.

2.2 Документальное оформление поступления и выдачи денежных средств из кассы предприятия, порядок ведения кассовой книги

В основном деньги в кассу поступают с расчетного счета в банке через кассира, который получает их по специальным денежным чекам. Чековые книжки получают в банке и хранят в надежном месте под ключом у распорядителя счета или у главного (старшего) бухгалтера. Подписываются чеки руководителем предприятия и главным (старшим) бухгалтером (лицами, их замещающими) и скрепляются печатью. Никакие исправления в чеках не допускаются.

Кроме того, в кассу предприятия поступают деньги от работников за отпущенную им спецодежду, топливо, материалы, готовую продукцию, а так же квартирная плата, плата родителей за содержание детей в детских садах, яслях, возврат подотчетных сумм и т.д.

Касса принимает наличные деньги по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, на то уполномоченным. При этом сдавшему деньги выдается на руки квитанция приходного ордера формы № КО-1, подписанная главным бухгалтером и кассиром и скрепленная печатью (штампом), квитанция к отрывному талону формы № 20-ФС, второй экземпляр квитанции формы № КВ-1, другие приходные документы, утвержденные уполномоченными государственными органами.

Приходные кассовые ордера при использовании их для приема денежных средств за реализованную продукцию (товары, работы, услуги) перед применением должны быть в обязательном порядке зарегистрированы в налоговых органах, после чего они учитываются как бланки строгой отчетности.

Приходный кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером , а ниже должна быть отметка «получил кассир» и роспись. В приходном кассовом ордере заполняется корреспондирующий счет, сумма, от кого и на каком основании приняты деньги, дата. Использование копии (ксерокопии) с зарегистрированного в налоговой инспекции ордера для приема денежных средств запрещается и рассматривается как сокрытие дохода.

Для приема денежных средств при реализации юридическими и физическими лицами продукции (товаров, работ, услуг) за наличный расчет в пунктах продажи (обслуживания), где не обязательно использование кассовых суммирующих аппаратов и компьютерных систем, используется квитанция формы № КВ-1. Квитанция служит также документом, подтверждающим факт приобретения (поступления, изготовления, выполнения) продукции (товаров, работ, услуг).[6]

Бланки квитанции являются бланками строгой отчетности, имеют учетную серию и помер, одинаковые для экземпляров как выписываемых для покупателя (заказчика), так и остающихся у продавца (изготовителя) продукции (товаров, работ, услуг). Они выписываются продавцом (изготовителем) не менее чем в двух экземплярах, при этом первый из них остается у продавца (изготовителя), а второй вручается покупателю (заказчику).

Расход наличных денег из кассы чаще всего связан с выплатой заработной платы, премий, пенсий, пособии по временной нетрудоспособности т выдачей на командировочные расходы и т.д. Указанные выплаты производятся в основном по расчетно-платежным пли платежным ведомостям с проставлением штампа с реквизитами расходного кассового ордера без составления такого ордера на каждого получателя.

Разовые выдачи денег на оплату труда, выдачи депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам формы №КО-2. В расходном кассовом ордере указывается кому выдать, основание, сумма, подписи руководителя и главного бухгалтера, расписка получателя о том, сколько денег он получил и когда. Также в данном документе заполняется информация из удостоверяющего личность покупателя документа. Внизу расписывается кассир о том, что эти деньги выдал он.

После выдачи указанных денежных средств кассиром на платежных (расчетно-платежных ведомостях) проставляется штамп с реквизитами расходного кассового ордера. Выдача наличных денег кассой предприятия может производиться и по другим надлежаще оформленным документам (платежным ведомостям, расчетно-платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.), с наложением на них штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе субъекта хозяйствования производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров с проставлением штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Когда па прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, его подпись на расходных ордерах необязательна.[8]

На предприятии выдача денег может производиться по удостоверениям, выданным данным предприятием, при наличии на них фотографий и личных подписей владельцев.

Деньги кассир имеет право выдавать только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. При выдаче денег по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег указываются фамилия, имя и отчество лица, кому доверено получение денег. Если же выдача денег производится по ведомости, то перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности". Сама доверенность прилагается к расходному документу.

В случае выдачи денег лицу, не имеющему возможности по болезни или другим причинам расписаться лично, по его письменной просьбе за него может расписаться другое лицо, но только не работник бухгалтерии или кассы данного предприятия. При этом на расходном документе указываются наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего фактического получателя денег и лица, за него расписавшегося.

По истечении установленных сроков выдачи заработной платы и других выплат (3 или 5 дней) кассир в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилий лиц, не получивших деньги, ставит штамп или надпись "Депонировано" и составляет реестр депонированных сумм. В конце ведомости указываются суммы, фактически выплаченные, и суммы, подлежащие депонированию, и скрепляются подписью кассира. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: "Деньги по ведомости выдавал (подпись)". По одной ведомости выдавать деньги кассиром и. раздатчиком запрещается.

После этого фактически выплаченную сумму кассир записывает в кассовую книгу и ставит на ведомости штамп: "Расходный кассовый ордер ".

Депонированные суммы сдаются в учреждение банка, на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

Все приходные и расходные кассовые документы должны быть заполнены ответственными за это лицами четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, компьютере). Никаких подчисток, помарок или исправлений, хотя бы и оговоренных, в этих документах не допускается. Выдавать приходные и расходные документы на руки лицам вносящим или получающим деньги, не разрешается. При этом прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы сразу после их исполнения подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью "Оплачено" с указанием числа, месяца, года.[6]

До передачи в кассу приходные и расходные кассовые ордера и заменяющие их документы регистрируются в бухгалтерии в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов форм 1 или 1-а. Журнал формы 1 открывается отдельно на приходные и на расходные кассовые документы.

При этом расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на выплату заработной платы и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Регистрацию приходных и расходных кассовых документов можно вести и с применением средств вычислительной техники. При этом составляется машинограмма: "Вкладной лист журнала регистрация приходных и расходных кассовых ордеров в белорусских рублях".

Кассовая книга применяется для учета движения денег в кассе. Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр и остается в книге, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу и как отчет кассира является отрывной частью листа. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа (после строки "Остаток на начало дня"). Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа на часть, которая остается в книге. Для ведения записей после "Переноса" отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа. При этом бланк отчета до конца операций за день не отрывается.

Предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. При опечатывании книги мастичной печатью используются клей на основе жидкого стекла ("Силикатный", "Канцелярский", "Конторский", "Жидкое стекло"), бумага типа папиросной, штемпельная краска. Бумага с оттиском печати смазывается с двух сторон клеем, после опечатывания книги наносится еще один слой клея.

Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.

В период выдачи средств на оплату труда в соответствии с пунктом 7 Правил ведения кассовых операций по наступившим срокам остаток кассы выводится по учтенным в кассовой книге приходным и расходным кассовым документам с отражением отдельной строкой "в том числе на оплату труда".

При этом сумма выданных по ведомости на оплату труда за день наличных денег расходным кассовым ордером не оформляется и не отражается по колонке "Расход" в кассовой книге. Расход выданных денежных средств на оплату труда, выплату дивидендов, стипендий, пенсий и др. отражается в кассовой книге по мере закрытия платежных (расчетно-платежных) ведомостей. Платежная (расчетно-платежная) ведомость на оплату труда в обязательном порядке хранится в кассе вместе с остатком наличных денег и является документом, подтверждающим отсутствие недостачи наличных денег в кассе. В аналогичном порядке записи в кассовую книгу производятся при выплате по платежным (расчетно-платежным) ведомостям дивидендов, стипендий, пенсий, других социальных выплат.

Границы рабочего дня субъекта хозяйствования, предпринимателя с применением наемного труда с круглосуточным режимом работы устанавливаются в соответствии с законодательством Республики Беларусь Правилами внутреннего распорядка.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу (Схема 1). По окончании рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег по кассе на следующее число и второй (отрывной) экземпляр кассовой книги вместе с приложенными приходными и расходными документами под расписку передает в бухгалтерию.

В бухгалтерии кассовые отчеты и документы обрабатываются: каждая запись проверяется по существу операции, сверяется с первичным документом» проставляется код корреспондирующего со счетом 50 синтетического счета и субсчета. Остаток денег на начало дня по отчету кассира сверяется с остатком на конец дня, показанным в предыдущем отчете, проверяется правильность выведенных оборотов и остатка.[10]

С согласия кассира и при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги".

Одновременно с ней формируется машинограмма "Отчет кассира". Обе названные машинограммы должны иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги, за год. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года. В машинограмме "Вкладной лист кассовой книги" последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год -- общее количество листов кассовой книги за год.

Схема 1 Ведение кассовой книги и обработки отчета кассира

Кассир после получения машинограмм "Вкладной лист" кассовой книги и "Отчет кассира" проверяет правильность составления указанных документов, подписывает их и передает отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

Учетным регистром является мемориальный ордер №1, который составляется за определенный месяц. Его подписывает главный и старший бухгалтер, которые указывают итоговую сумму прописью, а также на сколько лист приложение.

В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" в течение года она хранится кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) указанные машинограммы брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия (предпринимателя) и книга опечатывается. Контроль за правильным ведением кассовых операций возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Касса представляет собой специально оборудованное изолированное помещение, снабженное сигнализацией, сейфами для хранения денег и ценных бумаг.

Все наличные деньги и другие ценности предприятий должны храниться в металлических шкафах или сейфах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются.

Ключи от металлических шкафов и сейфов, печати хранятся у кассира. Дубликаты ключей должны храниться в сейфах у руководителей предприятий в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и т. д. Не реже одного раза в квартал должна проводиться проверка их наличия. При обнаружении утраты ключа руководителю предприятия следует сообщить о происшествии в органы внутренних дел и принять меры к немедленной замене замка металлического шкафа или сейфа.

Запрещается хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию.[6]

Ведение кассовых операций осуществляет кассир, который в соответствии с законодательством Республики Беларусь несет ответственность за сохранность всех принятых им наличных денег и других ценностей.

При приеме кассира на работу руководитель предприятия обязан под роспись ознакомить его с правилами ведения кассовых операций и заключить письменный договор о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности.

Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.

Исполнять обязанности кассиров запрещается бухгалтерам и другим работникам предприятия, которые подписывают кассовые документы, за исключением случаев, когда в штате нет другого лица, на которого можно возложить ведение кассовых операций.

В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом наличные деньги и другие ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем предприятия, предпринимателем. Результаты пересчета и передачи наличных денег и других ценностей оформляются актом.

В случае если пересчет наличных денег и других ценностей невозможен, касса закрывается и опечатывается без пересчета наличных денег и других ценностей.[4]

Не позднее следующего рабочего дня пересчет наличных денег и других ценностей осуществляется лицом (лицами), назначенным руководителем из числа работников бухгалтерии, в присутствии руководителя и главного бухгалтера или комиссии, назначенной руководителем, в количестве не менее трех человек.

Правила приема и выдачи наличных денег, расчетов наличными денежными средствами, оформления кассовых документов, порядок оприходования в кассу наличных денег, использования выручки, целевое использование наличных денег, полученных из касс банков, ведения кассовой книги и хранения наличных денег и других ценностей регламентированы Правилами ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь, утвержденными постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 26.03.2003 г. № 57 (рег. № 8/9394 от 14.04.2003 г.), 28.06.2004г. № 98, с изменениями и дополнениями.

Наличные деньги предприятий подлежат обязательному зачислению и хранению на соответствующих счетах в банках.

Денежные средства кассиры получают в учреждениях банка по денежным чекам.

Наличные деньги, полученные предприятиями из касс банков, должны расходоваться на те цели, на которые они получены.

В кассу организации деньги поступают и из других источников, например от работников за спецодежду, материалы, оказанные услуги, от квартиросъемщиков за квартплату, от подотчетных лиц -- неиспользованные авансы и т. д.

Организации могут иметь в своих кассах наличные деньги на конец рабочего дня в пределах лимитов, установленных учреждениями банков, в которых открыты их расчетные счета. Всю денежную наличность сверх установленного лимита остатка кассы предприятия обязаны сдавать в обслуживающие учреждения банков на свой расчетный счет в сроки, согласованные с учреждениями банков. Срок сдачи наличных денег считается ежедневным.[5]

Наличные деньги могут быть сданы:

1) в дневные и вечерние кассы учреждений банков;

2) инкассаторам для последующей сдачи в учреждения банков;

3) предприятиям связи для перечисления на счета в учреждения банков.

Организации имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленного лимита остатка кассы только на оплату труда, выплату стипендий, пенсий, пособий, дивидендов на срок не свыше 3 рабочих дней (для колхозов, органов местного управления, расположенных в сельской местности -- не свыше 5 рабочих дней), включая день получения денег в банке либо день наступления установленного срока их выплаты при использовании по согласованию с обслуживающим банком на эти цели выручки.

После этого срока (на четвертый и шестой рабочий день соответственно) не использованные по назначению суммы наличных денег сдаются в банк как депонированные суммы.

Расчеты наличными деньгами между юридическими лицами и предпринимателями производятся в соответствии с Порядком расчетов между юридическими лицами, предпринимателями в Республике Беларусь, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 29 июня 2000 г № 359 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2000 г., № 64, 1/1403). Субъекты хозяйствования должны получить в обслуживающем банке разрешение на проведение расчетов наличными деньгами, за исключением использования личных денежных средств физических лиц при оформлении документов для государственной регистрации и для открытия текущего (расчетного) счета в банке вновь образуемому предприятию.

Основными первичными документами по учету поступления денег в кассу и их выдачи из кассы являются приходные и расходные кассовые ордера. Прием наличных денег в кассу производится по приходному кассовому ордеру формы № КО-1.

Деньги по приходному кассовому ордеру принимаются только в день его составления.

При поступлении наличных денег в кассу с расчетного счета или других счетов в банке также составляется приходный кассовый ордер и заполняется квитанция к нему. Квитанция должна прикладываться к выписке банка для списания денег с расчетного счета. В процессе получения наличных денег в банке и оприходования их в кассе предприятия проходит множество документов в определенной последовательности (Схема 2).

Выдача наличных денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной платежной ведомости на основании заключенных договоров с наложением штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Деньги из кассы выдаются только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если наличные деньги получают по доверенности, в тексте расходного кассового ордера после фамилии, имени, отчества получателя наличных денег бухгалтером, предпринимателем делается запись: "По доверенности", указываются фамилия, имя, отчество лица, которому доверено получение наличных денег.

К расходному кассовому ордеру или платежной ведомости прилагается доверенность.[11]

Выдача приходных и расходных кассовых ордеров и заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, не допускается.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на пишущей машинке или с помощью компьютера. Подчистки, помарки или исправления, даже оговоренные, в этих документах не допускаются.

Приходные и расходные кассовые ордера, платежные ведомости при приеме или выдаче по ним наличных денег подписываются кассиром. Приложенные к ним документы должны быть погашены штампом или надписью "Оплачено" с указанием даты (число, месяц, год).

При оформлении расходных кассовых ордеров с помощью технических средств все реквизиты и сумма получаемых наличных денег распечатываются получателем наличных денег, проставляется только подпись.

Выдача денег может также производиться и по другим надлежащим образом оформленным документам (платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, отчетам и др.) с последующим наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

До передачи в кассу приходные и расходные кассовые ордера и заменяющие их документы регистрируются бухгалтерией в "Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в белорусских рублях".

Журнал открывается отдельно на приходные и расходные кассовые ордера. Расходные кассовые ордера, оформленные на основании платежных ведомостей, заполняются и регистрируются только после выдачи наличных денег и закрытия платежной ведомости.

Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться посредством технических средств. В выходной форме "Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в белорусских рублях" обеспечивается также формирование данных для учета движения наличных денег по целевому назначению.

В организациях, имеющих большое количество подразделений, выплата заработной платы и других может производиться по письменному приказу руководителя предприятия общественными кассирами, с которыми заключается письменный договор о полной индивидуальной ответственности.

Выдача из кассы наличных денег таким лицам производится под расписку в "Книге учета принятых и выданных кассиром наличных белорусских рублей". Данная книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью, и количество листов в ней заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия, предпринимателя.

Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным (старшим) по должности кассиром в полученных наличных деньгах и сдать остаток наличных денег и кассовые документы по произведенным операциям главному (старшему) по должности кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром белорусских рублей.

По авансам, полученным для оплаты труда, выплаты стипендий, пенсий, пособий, дивидендов, кассир обязан отчитаться в срок, указанный в платежной ведомости для их выплаты.[1]

До истечения этого срока кассиры могут хранить в металлических шкафах, сейфах на своих рабочих местах или ежедневно сдавать в кассу остатки наличных денег, не выданных по платежным ведомостям. Наличные деньги сдаются на хранение в опечатанных кассирами сумках, пакетах или мешках главному (старшему) по должности кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром белорусских рублей с указанием объявленной суммы.

Предприятия учитывают все поступления и выдачи наличных денег в кассовой книге по форме № КО-4. Допускается ведение кассовой книги всеми подразделениями предприятия.