Облік господарської діяльності як інформаційна система підприємства

Размещено на http://www.allbest.ru/

ТЕМА 1.

ОБЛІК ГОСПОДАРСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ ЯК ІНФОРМАЦІЙНА СИСТЕМА ПІДПРИЄМСТВА

План

1. Поняття про системи, їх види та характеристики

2. Концепція побудови економічної інформаційної системи підприємства

3.Облік як складна інформаційна система підприємства

4. Диференціація видів обліку

5. Методика проектування облікової інформаційної системи

облік підприємство система інформаційний

1. Поняття про системи, їх види та характеристики

Система - ціле, яке складається з частин. У науковому розумінні система - це сукупність взаємопов'язаних та взаємодіючих елементів, кожен з яких робить свій внесок до характеристики цілого.

Системою називається будь-який цілісний комплекс, що охоплює визначену сукупність об'єктів довільної форми і змісту, які взаємозв'язані між собою і об'єднані регулярною взаємодією.

Поняття "системи" розглядається завжди як протилежність неупорядкованій сукупності різних об'єктів - хаосу. Система завжди характеризується порядком, взаємозв'язками і взаємодією її елементів. Зокрема, окремі прийоми обліку - документація, рахунки, подвійний запис, регістри, звітність взяті окремо (якщо не брати до уваги, що вони самі є системами і можуть бути предметом досліджень) виступають хаотичним набором понять. Але ті ж самі поняття, сполучені певним чином між собою з метою обробки даних первинних документів і перетворення їх в інформацію для управління становлять систему обробки даних.

Система - це така сукупність об'єктів, яка в результаті об'єднання набуває властивостей, відмінних від властивостей кожного з об'єктів, що розглядаються окремо. Ця властивість носить назву синергетичного ефекту або емерджентності.

Система завжди дещо більше, ніж проста сума її частин і його не можна дослідити методом вивчення властивостей частин та їх синтезування.

Емерджентність означає явище набуття системою нових властивостей, рис, якостей, які не притаманні жодному з об'єднаних в ній елементів.

Після утворення стійких структурних елементів системи починається розвиток, сутність якого полягає в удосконаленні, відмиранні або появі у них нових функціональних якостей. У частини елементів цей процес супроводжується втратою структурної стійкості та відмиранням окремих якостей, а в інших - появою нових властивостей, які збільшують їх життєздатність, оскільки вони відповідають умовам існування системи.

Об'єднання елементів у систему та її стійке функціонування не завжди свідчить про її раціональну будову. Часто в системі існують зайві утворення, без яких вона може обійтись. Корисним є вивчення функціонування системи, виявлення слабких та сильних сторін та її удосконалення. Системи повинні розвиватися на основі адаптації до середовища, яке постійно змінюється.

Системи можна класифікувати за різними ознаками:

1.За рівнем абстрагування - фізичні (емпіричні) та абстрактні

(концептуальні). Фізичні системи складаються з реально існуючих матеріальних об'єктів (фізичних чи штучних) - машин, виробів, працівників тощо. Абстрактні - складаються з об'єктів, які існують в уяві людини - поняття, ідеї, гіпотези, плани, принципи. Можуть бути системи змішаного типу.

За походженням - природні (Всесвіт, галактики, сонячна система, Земля, водні, гірські, кліматичні системи) та штучні (міста, транспорт, телефон, книговидання та ін.). Такі системи можуть бути фізичними або абстрактними.

За структурою побудови - централізовані й децентралізовані. В централізованих системах один з елементів виконує координуючу роль для інших, а в децентралізованих - елементи зв'язані між собою послідовно чи паралельно.

За ступенем визначеності дії (функціонування) - детерміновані й стохастичні (ймовірні, випадкові). Якщо об'єкти в системі і зв'язки між ними функціонують відповідно з передбачуваним порядком, то систему називають детермінованою, а коли неможливо точно стверджувати про послідовність станів об'єкта та передбачити їх поведінку - стохастичною.

За рівнем обміну речовиною, енергією чи інформацією з оточуючим середовищем системи поділяються на відкриті й закриті. В закритих обмін незначний, тому його можна не приймати до уваги.

За реакцією на вплив середовища - адаптивні (пристосовуються до змін середовища) і не адаптивні (пасивні до змін середовища).

За участю людей в системах - людські системи (сім'я, партії, держава), машинні (складаються з машин і механізмів - автоматизовані системи), людино-машинні (машини і люди взаємодіють).

За часом існування - постійні (діють невизначений час), тимчасові (створюються для виконання певного завдання, а потім ліквідуються).

9.За змінами властивостей і функцій - стабільні (циклічно

повторюються) і нестабільні (без чітко вираженої циклічності).

За кількістю елементів - великі (включають багато елементів) і малі (незначна кількість елементів).

За складністю структури - прості (мають просту структуру і виконують нескладні функції та складні (включають багато взаємодіючих і взаємозв'язаних між собою частин, виконують складні функції).

Класифікація систем свідчить про їх різноманітність за структурою, походженням, призначенням, функціонуванням.

Особлива роль належить кібернетичним системам серед яких виділяють:

Ш технічні системи різної складності (космічні апарати, електронні машини, автоматизовані лінії, робототехнічні апарати і системи);

Ш біологічні системи (живі організми, популяції, ареали, біогеоценози);

Ш людина з її системами, що забезпечують життєдіяльність;

Ш соціальні системи, які існують в людському суспільстві (від сім'ї до державного утворення).

Клас соціальних систем включає не лише системи, пов'язані з існуванням суспільства, а й економічні системи (економіка держави, галузі економіки, галузі промисловості, територіально-виробничі комплекси, регіони, підприємства, а також міжгалузеві системи - грошова, кредитна, банківська, статистична, бухгалтерська). Соціальних систем надзвичайно багато, теоретично їх число необмежене.

За рівнем ієрархії системи можна поділити на групи:

Ш суперсистеми,

Ш системи,

Ш підсистеми

Ш елементи (найпростіші системи, що складається з одного об'єкта (елемента).

Будь-яку систему можна розглянути як елемент системи вищого порядку, тоді як її елементи можуть виступати як системи нижчого порядку. Окремі рівні системи зумовлюють певні аспекти її поведінки, а цілісне функціонування - це результат взаємодії всіх її сторін та рівнів.

Система може бути великою, і тому її доцільно поділити на ряд підсистем. Підсистема - це набір елементів, котрі являють собою автономну галузь у системі. Об'єкти, які входять у систему, називаються елементами цієї системи. Вони об'єднані взаємозв'язком та взаємодією. Зв'язки між елементами поділяються на вхідні й вихідні. Через вихідні зв'язки елемент системи може впливати на інші елементи або навколишнє середовище. Кожен з елементів може мати один або більше входів і один або більше виходів. Зв'язки між елементами системи - це з'єднання між елементами, які впливають на поведінку елементів і систему в цілому. Види елементів і зв'язків можуть бути різноманітними. Вибір тих чи інших елементів і зв'язків з множини реально існуючих як предмета дослідження залежить від поставленої проблеми.

Отже, будь-яка система:

по-перше, складається з двох або більшої кількості елементів;

по-друге, кожний елемент системи має властиві лише йому якості;

по-третє, між елементами системи існують зв'язки, за допомогою яких вони впливають один на одного;

по-четверте, система не може існувати поза часом і простором. Система має часову сутність (склад може бути визначений у кожний даний момент), а також свої межі та навколишнє середовище.

Системи характеризуються такими основними властивостями як:

q цілісність - система прагне зберегти свою структуру (ця властивість основана на об'єктивному законі організації - на законі самозбереження;

q складність (у системі формується складна залежність властивостей елементів та підсистем, які в неї входять);

q ієрархічність (будь-яка система виражає об'єктивну реальність, яка має структуру, входи і виходи, зв'язки між елементами та виконує певні функції);

q інформаційність (людина використовує їх для пізнання світу. За допомогою систем отримується інформація про об'єкти, які оточують людину, про зміни та розвиток у природі та суспільстві);

q взаємодія з середовищем (для системи характерна не лише наявність зв'язків та відносин між елементами, що її утворюють, а й нерозривна єдність із середовищем, у взаємозв'язку з яким система проявляє свою цілісність);

q система має потребу в управлінні (для більшості систем характерна наявність у них процесів передачі інформації й управління).

2. Концепція побудови економічної інформаційної системи підприємства.

Згідно з основними положеннями теорії систем будь-який об'єкт, явище чи процес (включаючи підприємство) можна розглядати як систему. Кожне підприємство (фірма), що є складною виробничо-економічною системою, здійснює багато конкретних видів діяльності, котрі за ознакою спорідненості можна об'єднати в окремі головні напрямки: маркетинг (вивчення ринків товарів, формування попиту і стимулювання збуту, післяпродажне сервісне обслуговування, інновації), постачання, виробництво (технологічний процес, його технічне забезпечення), збут, управління господарською діяльністю підприємства.

Перша особливість підприємства як системи полягає в тім, що підприємство - це відкрита система, яка може існувати лише за умови активної взаємодії з навколишнім середовищем.

Воно вибирає із проміжного та загального зовнішнього середовища основні фактори виробництва і, перетворюючи їх на продукцію (товари, послуги, інформацію) та відходи, передає знов у зовнішнє середовище. Умовою життєздатності системи є корисний (вигідний) обмін між «входом» і «виходом».

Інша особливість підприємства як системи: воно є штучною системою, створеною людиною заради її власних інтересів, передовсім спільної праці. Тому очевидною характеристикою будь-якого підприємства є поділ праці.

Розрізняють дві форми поділу праці: горизонтальну та вертикальну. Перша - це поділ праці через поділ трудових операцій на окремі завдання. Результатом горизонтального поділу праці є формування підрозділів підприємства, які виконують певні частини загального трансформаційного процесу. Оскільки роботу на підприємстві поділено між підрозділами та окремими виконавцями, хтось має координувати їх дії, щоб досягти загальної мети діяльності.

Тому об'єктивно виникає потреба у відокремленні управлінської праці від виконавчої. Отже, необхідність управління пов'язана з процесами поділу праці на підприємстві.

Управління, яке (в широкому розумінні) є діяльністю, спрямованою на координацію роботи інших людей (трудових колективів), також є складною системою. Диференціація та координація управлінської праці, формування рівнів управління здійснюються за допомогою вертикального поділу праці.

Підприємства різняться між собою за розмірами, сферами діяльності, технологічними процесами тощо. Проте всі вони як системи мають і певні спільні характеристики (загальні риси), з-поміж яких передовсім треба назвати функції управління - об'єктивно зумовлені загальні напрями або сфери діяльності, сукупність яких забезпечує ефективне кооперування спільної праці.

Виокремлюють кілька функцій управління. Для з'ясування природи й сутності кожної з них необхідно розглянути механізм функціонування найпростішої моделі штучної системи:

Рис. Блок-схема функціонування найпростішої штучної системи

Структура цієї моделі містить два елементи:

елемент U - керуючий; елемент Е - виконавчий.

Керуючий елемент сприймає:

- через вхідний канал імпульс із зовнішнього середовища (У1);

- через канал зворотного зв'язку імпульси, що стосуються його власного стану (Х1) та стану структури системи (X2).

На підставі сприйнятих імпульсів керуючий елемент починає функціонувати. Спочатку він визначає конкретне (кількісне) значення вихідного параметра У2, тобто формулює мету діяльності системи. Потім він виробляє імпульс Х3 і надсилає його виконавчому елементу (ефектору). Цей імпульс має характер команди.

На блок-схемі показано, що ефектор сприймає також імпульси Z1 з зовнішнього середовища. Це так звані перешкоди, які заважають досягненню мети управління.

Під впливом команди керуючого елемента та зовнішніх перешкод ефектор починає своє функціонування. Результат його діяльності - вихідний імпульс У2. Але перш ніж надіслати його у зовнішнє середовище, ефектор інформує керуючий елемент про виконання одержаної команди Х2 через канал зворотного зв'язку. Узгоджуючи прийняту від ефектора інформацію з визначеною метою діяльності системи, керуючий елемент знову починає функціонувати.

Якщо результати діяльності ефектора збігаються з метою, то ефектор одержує команду надіслати вихідний імпульс У2 у зовнішнє середовище. У разі незбігу керуючий елемент виробляє нові команди, якими спрямовує дії ефектора. Отже, у структурі системи керуючий елемент виконує цілком конкретні функції.

По-перше, він визначає мету функціонування. Оскільки тієї самої мети можна досягти різними способами, керуючий елемент мусить вибрати один із них. При цьому під способом досягнення мети розуміють розробку алгоритму трансформаційного процесу, а опрацювання способу досягнення мети передбачає визначення впорядкованих операцій, тобто того, що повинні робити члени трудового колективу задля досягнення мети.

Керуючий елемент виконує функцію планування - процесу визначення мети діяльності, передбачення майбутнього розвитку та поєднання колективних (індивідуальних) завдань для одержання очікуваного загального результату.

По-друге, кожна операція трансформаційного процесу повинна мати свого носія, тобто виконуватися певним елементом даної системи. Отже, реалізація трансформаційного процесу передбачає також визначення того, хто саме має виконувати ту чи ту конкретну операцію і як виконавці мають взаємодіяти між собою. Ці процеси характеризують сутність організації як функції управління. Організація - це процес формування структури системи, розподіл завдань, повноважень і відповідальності між працівниками фірми для досягнення загальної мети її діяльності.

По-третє, ефектор у системі займає підпорядковане становище. У перебігу трансформаційного процесу він може відмовитись виконувати свої обов'язки, визначені планом. Тому для досягнення поставленої мети керівник будь-якого рівня має не тільки спланувати та організувати роботу, а й примусити людей виконувати її.

Для цього потрібно створити умови, за яких виконавці відчували б, що вони можуть задовольнити свої потреби тільки тоді, коли буде забезпечено досягнення цілей підприємства. Це означає, що керуючий елемент має виконувати належним чином функцію мотивації. Мотивація - це, власне, причина, яка спонукає членів трудового колективу до спільних погоджених дій, аби забезпечити досягнення поставленої мети.

По-четверте, для того, щоб запобігти появі зовнішніх перешкод і можливих відхилень від очікуваних результатів діяльності системи, керуючий елемент повинен встановлювати параметри діяльності ефектора, вимірювати досягнуті результати роботи, порівнювати їх із запланованим обсягом, за необхідності - коригувати діяльність, накопичувати досвід для вдосконалення планування. Саме цим пояснюється необхідність виконання керуючим елементом контролюючих функцій.

Ці чотири основні функції тісно зв'язані між собою в єдиному процесі управління. Незадовільне планування чи недосконала організація, як і слабка мотивація праці або поганий контроль, негативно впливають на результати діяльності фірми в цілому.

З урахуванням цього важливо наголосити, що управління підприємством відображає сукупність взаємозв'язаних процесів планування, організації, мотивації та контролю, які забезпечують формування й досягнення цілей підприємства.

Система управління може ефективно функціонувати лише при належному інформаційному забезпеченні.

Для побудови ефективної комунікаційної мережі обов'язковим є формування оптимальних інформаційних потоків, що передбачає оперативне проходження документів найкоротшими шляхами з мінімальними затратами часу та праці.

Інформація - сукупність повідомлень, які отримують і якими обмінюються люди, що характеризують певні події, факти, ситуації, явища та процеси, які відбуваються у навколишньому світі. Без інформації неможливо сформулювати мету управління, оцінити ситуацію, визначити проблему, підготувати та прийняти рішення, проконтролювати його виконання. Якщо вважати оптимальне, виважене управлінське рішення кінцевим результатом діяльності менеджера, то з точки зору змісту і ролі інформації в управлінні, то її можна визначити як предмет праці менеджера.

Із метою однозначного розуміння термінів необхідно уточнити зміст поняття "дані» та "інформація". Дані - це повідомлення текстового чи цифрового вираження, які знаходяться в розпорядженні особи, яка прийме рішення, але до цього моменту їх важливість в конкретній ситуації прийняття рішення ще не оцінена. Дані можна охарактеризувати як потенційну інформацію.

Інформація - це певна сукупність повідомлень, відомостей про предмети, явища, визначення та ін., у систематизованому та зручному для користування вигляді. Інформація являє собою такі дані, на основі яких приймаються рішення !

До інформації ставляться вимоги:

Ш відповідність вимогам користувачів та здатність реагувати на неї); своєчасність (можливість своєчасно прийняти рішення);

Ш зрозумілість (форма подання);

Ш достовірність (позбавлення необ'єктивності);

Ш порівнюваність (можливість порівняння показників у часі);

Ш конфіденційність (подання лише тим особам, яким призначена).

Недотримання вимог до інформації знижує можливість застосування її для підвищення ефективності діяльності підприємства через неспівставність і несистемність отриманих економічних показників.

В умовах господарської діяльності підприємств кожний об'єкт породжує певну інформацію, яку передають для системи управління, а система управління, в свою чергу, породжує інформацію, що впливає на об'єкт управління. Ці потоки інформації діють за певними законами і їх слід розглядати як систему інформації.

Інформаційний потік - це сукупність текстових і числових даних і зв'язків між ними. Інформаційні потоки зв'язують в єдину систему управляючу і виробничу системи.

Елементами інформаційної структури є місця виникнення, зберігання, відбору і обробки інформації.

Інформаційна система - це сукупність видів діяльності, які забезпечують збір, передачу, зберігання, відбір, обробку, видачу і подання інформації для потреб управління. Інформаційна система - це організована сукупність даних про внутрішні і зовнішні умови виробництва та їх бажаний стан.

Інформаційна система повинна відповідати таким вимогам:

ь забезпечення мінімальним, але достатнім обсягом інформації для вироблення управлінських рішень;

ь отримання достовірної інформації та її збереження на всіх стадіях руху;

ь проходження мінімуму рівнів управління і структурних підрозділів; забезпечення відповідності частоти надходження і швидкості обробки частоті і швидкості змін стану відповідного елемента виробництва;

ь адекватність інформації запитам апарату управління;

ь збір даних, по можливості, про відхилення стану об'єкта від заданих параметрів;

ь надходження інформації залежності від рівня управління (чим вищий рівень управління, тим рідше надходження інформації з одного і того ж питання, тим вищий рівень укрупнення показників і більше оціночних параметрів об'єкта);

ь доведення мінімуму інформації про основну мету підприємства до всіх структурних підрозділів і апарату управління всіх рівнів;

ь подання інформації в наочній формі;

ь при мінімальному обсязі даних забезпечити максимум змісту інформації.

Відповідно до кібернетичного підходу система управління є сукупністю об'єкту управління, наприклад підприємства, і суб'єкта управління - управлінського апарату. Останній об'єднує в собі співробітників, що формують мету, розробляють плани, вимоги до ухвалення рішень, а також контролюють їх виконання. Завданнями ж об'єкту управління є виконання планів, вироблених управлінським апаратом

Обидва компонента системи управління пов'язані прямим (П) і зворотним (О) зв'язками. Прямий зв'язок реалізується в потоці директивної інформації, що спрямовується від управлінського апарату до об'єкту управління, а зворотній - це потік звітної інформації про виконання прийнятих рішень.

Директивна інформація породжується управлінським апаратом відповідно до мети управління та інформації про економічну ситуацію, про навколишнє середовище. Звітну інформацію формує об'єкт управління. Вона відображає внутрішню економічну ситуацію, а також ступінь впливу на неї зовнішнього середовища (затримки платежів, порушення подачі енергії, погодні умови, політична ситуація в регіоні і т.д.). Таким чином, зовнішнє середовище впливає не тільки на об'єкт управління: воно поставляє інформацію і управлінському апарату, рішення якого залежать від зовнішніх чинників (стане ринку, наявність конкуренції, величина процентних ставок, рівень інфляції, податкова і митна політика).

Інформаційні системи на підприємстві можна виділяти за функціями управління (системи управління, планування, координації, контролю тощо).

Кожна із систем підприємства супроводжується процесом генерування даних, з яких отримують економічну інформацію. Економічна інформація виникає й функціонує лише у зв'язку з виробничо-господарською діяльністю людей, відображаючи об'єктивні закономірності виробничих відносин..

Взаємозв'язок інформаційних потоків, засобів обробки, передачі і зберігання даних, а також співробітників управлінського апарату, що виконують операції щодо переробки даних, і складає інформаційну систему економічного об'єкту. Під економічною інформаційною системою розуміють систему, призначену для зберігання, пошуку і видачі економічної інформації на запит користувачів.

У процесі управління ухвалюються рішення трьох категорій: стратегічні, тактичні, оперативні. Відповідно управлінський апарат має трьохрівневу ієрархію: вищий, середній і оперативний рівні.

Вищий рівень (вище керівництво) визначає мету управління, зовнішню політику, матеріальні, фінансові і трудові ресурси, розробляє довгострокові плани і стратегію їх виконання. В його компетенцію входять аналіз ринку, конкуренції, кон'юнктура і пошук альтернативних стратегій розвитку підприємства на випадок виявлення загрозливих тенденцій у сфері його інтересів.

На середньому рівні основна увага зосереджена на складанні тактичних планів, контролі за їх виконанням, стеженні за ресурсами і розробці управляючих директив для висновку підприємства щодо запланованого рівня.

На оперативному рівні відбувається реалізація планів і складаються звіти про хід їх виконання. Керівництво тут складається, як правило, з працівників, що забезпечують управління цехами, ділянками, змінами, відділами, службами. Основне завдання оперативного управління полягає в узгодженні всіх елементів виробничого процесу.

На кожному з рівнів виконуються роботи, в комплексі забезпечуються управління. ці роботи називають функціями. функціями. Типовими є такі функції: планування, облік, аналіз і регулювання.

Планування - функція, за допомогою якої в ідеальній формі реалізується мета управління. Планування займає значне місце в діяльності вищого керівництва, менше - на середньому і минимальное - на оперативному рівні.

Облік - функція, спрямована на отримання інформації про хід роботи підприємства. Облік в основному здійснюється на оперативному і середньому рівнях управління. На вищому рівні управління облік відсутній, але на його основі проводять аналіз результатів виробництва і здійснюють його регулювання.

Аналіз і регулювання - зіставлення фактичних показників з нормативними (директивними, плановими), визначення відхилень, що виходять за межі допустимих параметрів, встановлення причин відхилень, виявлення резервів, знаходження шляхів виправлення ситуації і ухвалення рішень щодо управління на планову траєкторію. Дієвим інструментом для виявлення причин відхилень є аналіз чинників, а для пошуку шляхів виходу з ситуації, що створилася, - експертні системи.

Проектування інформаційної системи передбачає чітку структуру апарату управління, яка формується за такими правилами:

Ш поділ процесу управління на основні частини (виділення об'єктивно необхідних конкретних функцій управління);

Ш визначення чисельності працівників управління на основі нормативів по кожній функції;

Ш визначення структурних підрозділів залежно від характеру робіт і чисельності зайнятих працівників;

Ш складання принципової схеми організаційної структури управління із зазначенням підпорядкованості і взаємозв'язків управлінських підрозділів.

На діяльність підприємства справляє вплив нескінченна кількість фактів на вході та виході, а також всередині системи. Управління підприємством полягає в тому, щоб виявити максимально можливу кількість факторів, виміряти їх позитивний чи негативний вплив з метою регулювання та організації виробництва і досягнення поставленої мети.

Економічні фактори впливу на діяльність підприємства можна передбачити та свідомо формувати інформацію про них. Економічні фактори характеризують процеси господарської діяльності, на які впливають техніка, технологія, правові норми, психологія і соціальні взаємовідносини, менеджмент, культурні цінності та багато інших складових життєдіяльності підприємства. Зміна економічних факторів та різновекторність їх дії впливають на ефективність господарювання, проте факторами можна управляти на основі отриманої інформації, її аналізу й прийняття управлінських рішень.

Принципова схема прийняття управлінського рішення така:

1. Постановка проблеми, визначення кому, в які строки, в якій формі і якого змісту необхідні дані про окремі сторони діяльності підприємства.

2.Забезпечення документування господарських операцій, збору й обробку даних.

2. На основі даних, які надійшли в систему управління, розробляються варіанти рішення проблеми. Для цього з деякої множини варіантів рішення вибирається найбільш оптимальний.

3.Реалізація прийнятого рішення. При цьому розробляються заходи, направлені на втручання в господарську діяльність з метою отримання бажаного результату.

4. Контроль, який полягає в отриманні інформації про об'єкт чи процес, виявленні відхилень від бажаного результату і розробки нового варіанту вирішення проблеми. Таким чином, управлінські рішення приймають циклічний характер.

На схемі показано, що господарська діяльність знаходиться під дією позитивних і негативних сил внутрішнього і зовнішнього оточення, які призводять до відхилень від наміченого курсу розвитку підприємства. Для фіксування таких відхилень персонал підприємства відстежує зміни в об'єктах обліку методом фіксування таких фактів у документах різного призначення. Масив документів надходить у систему обліку, де вони обробляються (оцінка фактів, відображення методом подвійного запису на рахунках, узагальнення даних у регістрах, формування показників звітності та складання звітності). На виході і системи, звітність подається зовнішнім та внутрішнім користувачам які приймають рішення щодо коригування діяльності підприємства тим, щоб змінити вхідні дані (норми, витрачання ресурсів, розцінки технологію тощо) і отримати бажаний результат на виході.

3.Облік як складна інформаційна система підприємства. Диференціація видів обліку

Не існує розумного плану удосконалення без знання всієї релевантної системи. Системи не є чимось існуючим «поза нами», а являють собою системні судження, зроблені на основі знання всієї суми релевантних умов».

У.Черчмен (вчений в галузі системного аналізу)

Систему обліку відносять до класу інформаціних, в якій елементи об'єднуються інформаційними зв'язками, тобто процесами створення, передачі, зберігання, обробки та використання даних. Носіями даних виступають факти господарської діяльності, які за допомогою інструментарію обліку перетворюють на інформацію.

Система обліку не може визначати сама собі мету, оскільки вона знаходиться на службі системи вищого порядку - управлінської.

Мету системи обліку визначає, з одного боку, держава, розробляючи закони, нормативні акти, стандарти та інші регламенти з методології й організації фінансового обліку, а з іншого - адміністрація підприємства, яка організовує роботу системи обліку для свого внутрішнього використання.

Система обліку підпорядкована системі управління тому, що потрібно своєчасно приймати рішення про виконання завдання, а при відсутності фактичної інформації процес управління ускладнюється, а мета не буде досягнута.

Процес управління завжди пов'язаний із зменшенням ентропії (невизначеності), що дозволяє стабілізувати систему, зберегти функціональну визначеність, підтримувати її у стані динамічної рівноваги із середовищем. Управління є антиподом дезорганізації, а тому вимагає отримання своєчасної та якісної інформації. Якщо повідомлення не доходять до користувачів, або надходять із запізненням, то цінність їх дорівнює нулю (якими б цінними потенційно вони не були!).

Система обліку являє собою складну динамічну інформаційну суперсистему підприємства, в якій трансформуються факти господарської діяльності в інформаційні ресурси. Система має певні властивості:

q система складається з певної множини елементів або частин (факти, документи, рахунки, подвійний запис, регістри обліку, процедури перетворення даних в інформацію). До процедур відносять оцінку активів, групування даних, згортання та розгортання інформації, відображення у звітності тощо);

q множина елементів системи становить цілісність, яка може бути порушена, якщо з неї вилучити будь-який з елементів;

q система обов'язково має мету та призначення в якості єдиного цілого у певному взаємозв'язку елементів. Не довільний набір, а упорядкування елементів та визначена послідовність взаємодії між ними дозволяють визначити мету системи;

q наявність входів - множина фактів зовнішнього середовища, які впливають на систему обліку (факти господарської діяльності);

q наявність «чорного ящика» - пристосування, в якому вхідні дані системи трансформуються у готовий продукт на виході (спожиті матеріальні, трудові, фінансові, енергетичні, інформаційні та інші ресурси у готову продукцію, роботу чи послуги);

q наявність виходів - обмін речами, енергією чи інформацією із зовнішнім середовищем (продаж готової продукції, виконання робіт чи надання послуг іншим підприємствам).

Система обліку призначена для забезпечення інформації для іншої системи - вищого порядку - системи управління:

На рис. видно, що функцію контролю здійснює не система обліку, а тим більш не бухгалтери, а блок контролю системи управління і менеджери.

Якщо не приймати до уваги те, що головний бухгалтер здійснює контрольну функцію лише по відношенню до працівників бухгалтерії та якості виконаних ними робіт, то функція контролю щодо фінансово-господарської діяльності підприємства здійснюється в повному обсязі працівниками різних служб апарату управління.

Система обліку складається з множини взаємопов'язаних та об'єднаних в єдине ціле елементів, яка має такі властивості:

- самоорганізації (спосіб прогресивної диференціації");

- еквіфінальності (незалежність фінального стану від стартових умов);

- прагнення досягти поставленої мети;

- підпорядкування адміністративному та інженерно-технічному персоналу.

Роль обліку полягає в забезпеченні інформації для системи управління про фактичні значення показників використання та стану ресурсів, протікання процесів, використання капіталу, стану розрахунків з дебіторами і кредиторами тощо.

Облік виконує роль механізму зворотного зв'язку в системі управління.

Системний метод передбачає вивчення об'єкту через виявлення зв'язків та відношень між його елементами, які взаємодіють всередині об'єкта, а також зв'язки між об'єктом і його зовнішнім оточенням.

Об'єкт, як система, не може бути дослідженим, якщо абстрагуватися від його взаємодії з середовищем. Структура і функції системи обліку підтримуються за допомогою безперервного обміну інформацією із зовнішнім середовищем (системою управління підприємством, зовнішніми користувачами інформації тощо).

Значний інтерес для дослідників обліку має процес структурування системи. Перш за все, в ній потрібно виділити об'єкт і суб'єкт пізнання. Об'єкт (система) виступає в ролі організованої частини середовища зі своїми функціональними завданнями. Суб'єкт виступає у ролі замовника, конструктора, керівника, дослідника системи (при цьому це може бути окрема особа чи група осіб), зусилля яких спрямовується на забезпечення функціонування системи. Структурування системи здійснюється послідовно за такими етапами:

ь аналіз зв'язків системи з середовищем. Об'єкт сполучається з середовищем матеріальними зв'язками (отримує з нього фактори виробництва і віддає готову продукцію). У системі діють інші закономірності, ніж в оточуючому середовищі, оскільки в ній є сукупність елементів, зв'язаних між собою, що діють за певними законами;

ь визначення контуру зворотного зв'язку, який з'єднує об'єкт з суб'єктом, а суб'єкт, в свою чергу, впливає на об'єкт, що можна показати на рис.1.1.2.

На рис. 1.1.2 позначено символом У - центр управління, який отримує інформацію про фактичний стан досліджуваного об'єкта та приймає рішення щодо його раціонального функціонування.

Виділенням об'єкта із середовища здійснюється структурування зв'язків у системі, визначається класифікація функцій системи та взаємодія між системою і середовищем:

q визначення змістовності системи обліку через її функції. Змістовність системи розкривається завдяки виділенню елементів, зв'язків між ними та моделюванню реальних процесів, що відбуваються всередині системи;

q вибір принципу управління системою;

q визначення об'єктів управління, ресурсів, процесів та обмежень системи;

q встановлення мети функціонування системи;

q розробка концепції та алгоритмів управління системою.

Серед названих етапів найважливіше (принципове) значення має використання принципу зворотного зв'язку.

Без принципу зворотного зв'язку неможливо визначити мету і завдання обліку, обсяг та структуру інформаційних ресурсів, які генерує система обліку; механізм отримання даних та трансформування їх в інформацію; вивчити механізм виробництва і споживання інформації з урахуванням потреб менеджерів різного ієрархічного рівня та ін.

Система управління обов'язково включає блок контролю, який призначений для порівняння фактичних показників з плановими (прогнозованими, розрахунковими, кошторисними) та виявлення розходжень між ними. В подальшому менеджери здійснюють аналіз факторів, які обумовили відхилення. Без блоку контролю не може відбутися управлінський цикл і неможливо прийняти рішення без ризику отримання збитків.

Інформацію для блоку контролю забезпечує система обліку, що виконує функцію зворотного зв'язку в системі управління. Через блок контролю здійснюється контакт двох систем - обліку й управління за допомогою зворотного зв'язку.

Зворотний зв'язок - це канал, яким передається інформація з системи обліку в систему управління. Інформація, отримана із системи обліку, дає можливість менеджерам порівняти параметри мети (завдань) з отриманими реальними показниками параметрів діяльності. У взаємодії двох систем важливим елементом виступає мета, яку ставить перед собою виробничо-господарська та фінансова система. Іншими словами, сенс існування зворотного зв'язку (обліку) виправданий тільки у випадку, коли планується діяльність. Отже, одним із принципів організації обліку на підприємстві є узгодження планових і фактичних показників.

Одним з перших дослідників обліку на основі системного підходу були Палій В.Ф. і Соколов Я.В. та Нарібаєв К.Н., які на досить високому науковому рівні розкрили сутність системи, її структуру, властивості, значення системного підходу для удосконалення моделі обліку, проте у традиційну теорію обліку вони не включені до цього часу. Облік описують на основі старих уявлень у відриві від потреб управління, в той час, коли лише «... завдяки системному підходу досягається найбільш ефективне управління господарськими процесами», а «в обліку немає ніяких цілей і завдань, які вийшли б за межі управління». Якби ці ідеї були реалізовані у теорії обліку, то управлінський облік в нашій країні почав би формуватися у якості підсистеми загальної системи обліку не з 2000 року, а з середини 80-х років XX ст.

Система обліку тісно пов'язана з циклом управління через елемент контролю. Облік відстежує всі кількісні та грошові параметри діяльності підприємства, які попередньо були визначені в блоці «планування» загального циклу управління. Між набором планових і фактичних показників повинна існувати повна тотожність. На основі даних про відхилення фактичних даних від планових значень економічних показників менеджери приймають управлінські рішення.

У системі менеджменту питання прийняття рішень займає центральне місце. Відхилення від запланованих показників діяльності, які виявлені при порівнянні з фактичними, аналізують, оцінюють та розробляють альтернативні варіанти прийняття рішень. З множини альтернатив вибирають найкращий варіант. Рішення доводиться до виконавців у вигляді команд і розпоряджень щодо коригування їх дій. Коли менеджери здійснюють у системі управління коригування дій виконавців, то рішення можуть стосуватися всіх функцій управлінського циклу - планування, організації, мотивації та контролю.

Управлінський цикл постійно повторюється у часі, що й обумовлює повторення стандартного набору функцій системи управління. Облік, як система інформації про фактичний стан запланованих значень показників господарської діяльності підприємства, також періодично повторюється, хоча у кожному з циклів отримують нову інформацію, яка має неповторний характер, оскільки у процесі господарської діяльності постійно відбуваються зміни. Як правило, в плануванні й обліку діяльності підприємства використовують в якості циклу місячний термін.

Оскільки облікова система служить засобом для отримання інформації про явища, процеси і події, які відбуваються у фінансово-господарській діяльності, а інформація призначена для менеджменту, то система управління визначає мету і завдання для системи обліку.

Для менеджменту потрібна не будь-яка інформація, а лише така, що спрямована на об'єкт пізнання - деякий фрагмент реального світу (фінансова і господарська діяльність підприємства - економіка, фінанси, нормування ресурсів та їх ефективне використання, визначення за певним алгоритмом фінансового результату тощо). Предметом пізнання виступають сторони, грані, аспекти об'єкта, які характеризуються окремими економічними показниками, алгоритмами, динамікою, залежностями між показниками.

За окремими обліковими показниками, зафіксованими у документах, стандартах, регламентах та процедурами їх обробки бухгалтер повинен бачити єдиний інформаційний процес і його окремі частини. Інформатика формулює закони щодо обробки, передачі та використання у практичній діяльності інформаційних ресурсів, сприяє інформатизації суспільства.

Економіку підприємств визначають матеріальні сили, задіяні в технологічному процесі (матеріальні, технічні, енергетичні, трудові, фінансові). Інформаційні ресурси подібно до ферменту переводять матеріальні сили з латентного в активний стан і вводять їх у задане русло ефективного використання.

Інформаційні ресурси, на відміну від матеріальних, мають такі властивості:

Ш невичерпність та відтворюваність;

Ш збереження і збільшення незалежно від використання;

Ш потенційність використання у майбутньому.

Управлінська діяльність пов'язується не лише з виробництвом, при якому виробляється товар, а й з інформацією, необхідною для удосконалення виробничих процесів, що впливає на ефективність господарювання.

Інформація дозволяє знешкодити множинність (комплексність) і скоротити-різноманітність станів об'єкта спостереження, що дозволяє здійснити процес управління. Інформація, яку надає система обліку, знешкоджує незнання, знижує рівень ентропії (невизначеності) та ризику прийняття невірних рішень.

Досить парадоксальним видається той факт, що ні теорія, ні практика навіть опосередковано не вживають і не позначають поняття «продукт обліку». Як будь-яка система, облік на виході дає продукцію під назвою «інформація». Що це таке, в чому полягає його сутність, чи є інформація товаром, як визначається ціна інформації, що таке інформаційні ресурси та багато інших питань щодо інформації залишаються без відповіді.

Відсутність семантичного (зміст та інтерпретація інформації), синтактичного (відношення, в яких знаходяться різні види інформації) та прагматичного (розширення сфери отримання й використання інформації) тлумачень багатоаспектного поняття інформації позбавляє систему обліку бачення своїх перспектив, удосконалення та розвитку. Бухгалтери та апарат управління не можуть домовитися відносно отримання інформації для менеджерів підприємства, оскільки бухгалтери знають який стандартний набір інформації можна отримати на підставі оброблених даних у підсистемі фінансового обліку, а менеджери вимагають оригінальної інформації, якої отримати з існуючих даних, що входять у систему обліку, бухгалтери або не вміють, або не хочуть, оскільки вважають, що в їх компетенцію це не входить.

Бухгалтери переконані в тому, що їх обов'язком є отримання інформації лише для складання фінансової звітності (до того ж і закон та стандарти обліку також націлюють бухгалтерів на отримання стандартної інформації). Лише економічно грамотні керівники підприємств примушують бухгалтерів організувати збір і обробку інформації на запит менеджерів.

Інформація тісно пов'язана з відображенням. Якщо у предметах відбуваються зміни внаслідок відображення впливу на них інших предметів, то можна говорити, що перший предмет стає носієм інформації про другий предмет.

Інформація виробляється на запит користувачів на основі інформаційних систем підприємства, до яких належить також система обліку. Основним призначенням системи обліку можна вважати виробництво контрольної інформації про господарську і фінансову діяльність підприємства для управлінської системи. Така інформація передається організаційними каналами, має спеціалізований, структурований та циклічний (періодично повторюваний) характер.

Хоча інформація не гарантує отримання нової вартості, проте її відсутність призводить до великих економічних втрат. Ефективність системи обліку можна оцінити величиною втрат, про які ця система сигналізує. Система обліку працює тим ефективніше, чим більше число потреб включає в інформаційне середовище і більше число споживачів обслуговує.

Інформація виступає в ролі ресурсу. Це товар особливого роду, який має споживчі властивості та вартість. Споживча вартість визначається цінністю інформації для користувачів, які не можуть без неї виконати свою роботу з прийняття управлінських рішень. Вартість інформації визначається витратами матеріальних, трудових, енергетичних, фінансових ресурсів на фіксацію, збір, обробку даних, зберігання та передачу їх користувачам.

На жаль, до цього часу в системі обліку не відстежується процес створення інформації і не визначаються витрати та ефективність використання інформаційних ресурсів. У системі обліку відображається динаміка і статика діяльності підприємства, зусилля якого спрямовуються на ефективне використання таких ресурсів:

- матеріальних (сировина, матеріали, паливо, енергія, малоцінні предмети);

- трудових(робоча сила);

- грошових (готівкою і в безготівковій формі);

- устаткування, споруд (основні засоби);

- інформаційних (споживання інформації).

Ресурси споживаються в процесі кругообороту капіталу - постачанні, виробництві, збуті та інвестуванні. Облік відстежує також споживання ресурсів у розрізі центрів витрат (цехи, дільниці, зміни, бригади і навіть окремі робочі місця) та сфер відповідальності (матеріально-відповідальні особи за витрачання окремих видів ресурсів (матеріалів, палива, енергії тощо).

Інформацію для системи управління готують облікові працівники. Вони виконують інформаційне обслуговування (сервіс) за такою схемою:

Ш збір даних, зафіксованих у документах;

Ш аналітико-синтетична переробка даних в інформацію;

Ш поширення інформації каналами комунікації;

Ш зберігання даних в архіві.

У процесі інформаційного сервісу використовують три види обслуговування:

q документальне, коли інформаційні потреби задовольняють методом надання первинних документів чи їх копій, звідки користувачі беруть інформацію самостійно;

q фактографічне, коли користувачам надають дані про окремі факти, події, тенденції, які релевантні запитам;

q концептографічне, коли попередньо факти піддаються обробці та інтерпретації з боку обліковців. Формується в даному випадку ситуативна інформація, яка дає оцінку поданих відомостей, тенденцій, перспектив розвитку.

Перший вид інформаційного сервісу є найменш формалізованим. Його використовують у підсистемі управлінського обліку. Він забезпечує дані для операційного менеджменту.

В управлінні можуть використовувати дані про окремі операції, явища чи процеси і в реальному масштабі часу їх опрацьовувати та приймати рішення в режимі сьогодні на сьогодні.

Другий вид обслуговування забезпечує підсистему фінансового обліку (менеджмент середнього рівня) даними систематизованими за окремими об'єктами.

Третій вид обслуговування необхідний для вищого рівня менеджменту, який відслідковує тенденції розвитку підприємства. Таку інформацію забезпечує контролінг, який дає можливість орієнтуватися в оточуючому середовищі, пояснити й осмислити предмети, події, явища, упорядкувати відносини в колективі, зазирнути у майбутнє. На жаль, методів отримання ситуативної інформації не створено до цього часу. Таку інформацію може забезпечити спеціалізована служба контролінгу, яка створюється для отримання інформації стратегічного призначення.

Система обліку поділяється на підсистеми, які мають особливі функції, мету, структуру, але їх об'єднує те, що вони генерують інформаційні ресурси для різних ієрархічних рівнів менеджменту:

Ш фінансовий облік - дає інформаційні ресурси для тактичного рівня;

Ш управлінський облік - для операційного рівня ;

Ш контролінг - для стратегічного рівня.

Фінансовий облік дає інформацію для управління з великим запізненням, в той час коли менеджери повинні своєчасно приймати рішення щодо виконання завдань. Для досягнення мети і завдань підприємства необхідна інформація в реальному масштабі часу, яку може надати система управлінського обліку.

Інформація фінансового й управлінського обліку дозволяє досягти гомеостазу, проте сучасна економічна теорія акцентує увагу економістів на проблемі конкуренції на ринку, яка вимагає не гомеостазу, а адаптації до змін внутрішнього і зовнішнього середовища, що порушує рівновагу (гомеостаз) підприємства. Потрібно відшукувати методи порушення гомеостазу і, в той же час, забезпечувати поступовий економічний розвиток підприємства. За таких умов на перший план виступає стратегічне планування підприємства з урахуванням постійно змінюваного середовища. Отже, управління потребує інформації про досягнення стратегічної мети і в зв'язку з цим формується третій вид обліку - стратегічний або контролінг. В Україні контролінг лише почав зароджуватися, але його роль в управлінні важко переоцінити, оскільки він дає інформацію, якої не може надати фінансовий й управлінський облік.

Таким чином, продукт обліку збагачується за рахунок розширення його асортименту (інформація фінансового обліку доповнюється інформацією управлінського обліку і контролінгу). Продукт призначається для різних категорій споживачів (менеджерів нижчого, середнього і вищого рівня управління), що вимагає класифікації його за складом, часом, деталізацією, призначенням, об'єктами спостереження, черговістю, важливістю, формами і способами отримання й передачі та іншими критеріями.

Такий підхід до формування продукту обліку - інформації для управління - вимагає диференційованого підходу до методології та організації обліку: окремо для фінансового, управлінського обліку та контролінгу.

Точність інформації в значній мірі залежить від рівня управління, на який вона подається.

Для нижчого рівня інформація може бути приблизна, не точна, не документальна, але повинна надходити досить часто. Інформація для такого рівня переважно подається у вигляді усних повідомлень і лише зрідка у письмовому вигляді. Така інформація подається майстрам, начальникам змін, бригадирам, енергетикам, технологам дільниці, зміни, бригади тощо.

Для середнього рівня інформація надходить у систематизованому вигляді, відповідним чином оброблена у масштабах підрозділів підприємства. Інформація подається економічними службами таких підрозділів для керівників цехів, дільниць, виробничих ліній та ін. Інформація надходить переважно у письмовому вигляді з коментарями спеціалістів щодо відхилень від заданих параметрів. Усна інформація стосується екстрених повідомлень, на які потрібна реакція в реальному масштабі часу.

Для вищого рівня управління потрібна інформація трьох видів: про використання ресурсів, ефективність протікання процесів на виробництві, стратегічні показники розвитку підприємства. Інформація подається лише при відхиленнях фактичних даних від заданих параметрів, які вимагають втручання у процеси вищого керівництва, або інформація необхідна для розробки стратегії розвитку підприємства.

4. Методика проектування облікової інформаційної системи

Система обліку може бути більш зрозумілою, якщо її описати в поняттях системних знань - ідей, концепцій, цінностей та інших елементів за допомогою яких можна відобразити оточуючий світ. Для практичної реалізації ідей обліку можна спроектувати відповідну інтелектуальну систему.

Проектування означає розробку такої системи, що відображає у знаковій (символьній) формі об'єкти обліку, відтворює явища і процеси господарської та фінансової діяльності, які пов'язані з фізичним світом та перетворенням ресурсів у готовий продукт, з метою отримання інформації про них. Облік перетворює світ реальності в абстрактну модель діяльності підприємства.

Розробка інформаційної системи підприємства пов'язана з прийняттям рішень, які доводиться виробляти розробнику щодо таких елементів, як:

ь структуризація системи;

ь принципи реалізації функцій;

ь принципи процесів управління;

ь інформаційне забезпечення управління;

ь способи, методи, процедури збору даних;

ь методи обробки даних;

ь запити управлінців на інформацію.

Такі рішення приймають на початковій стадії розробки системи. Інформаційна система спрямовується на підвищення ефективності виробничо-господарської діяльності підприємства, до підвищення техніко-економічних, соціальних чи інших результатів (зниження собівартості, чисельності управлінського персоналу, підвищення якості продукції, підвищення якості управління та ін.).