Облік господарської діяльності як інформаційна система підприємства

Процес проектування систем ускладнюється через те, що багато функцій і процесів не мають формалізованого опису та інструкцій для їх точного виконання, а тому до вивчення об'єкта доцільно залучити інших працівників, що дозволить виявити особливості застосування тих чи інших методик в конкретних умовах, а також вимоги цих користувачів. Від того, наскільки детально та точно будуть визначені функціональні схеми об'єкта, організаційної структури, інформаційні потоки та їх об'ємно-часові характеристики, методики реалізації окремих процесів і їх взаємозв'язків, залежатиме процес створення інформаційної системи.

У процесі підготовки обстеження треба ознайомитися з вхідними матеріалами та документацією для створення інформаційної системи, визначити цілі обстеження, план обстеження, організувати робочі групи, вибирати чи розробити інструктивно-методичні матеріали для проведення обстеження.

Роботу з підготовки проекту системи обліку треба починати із загальних вимог:

Підготовка і затвердження керівництвом рішення про розробку проекту. Визначити склад групи проведення аналізу.

Визначити функціональні сфери організації (підприємства).

Скласти структурну схему організації "підрозділи - функціональні сфери".

Оцінити обсяг аналізу і підготувати графік аналізу.

Розробити приклади функцій, дій та об'єктів.

Зв'язатися з керівниками функціональних служб, вибрати аналітиків серед користувачів.

Навчити аналітиків, користувачів.

Вивчення інформаційної системи об'єкта передбачає:

вивчення процесів формування показників і документів, а також маршрутів їх руху документообороту);

одержання детальних відомостей про склад і зміст інформаційних потоків за джерелами виникнення, періодичністю, напрямком руху, частотою періодів даних, місткістю окремих повідомлень, об'ємом і щільністю, ступенем взаємозв'язку і постійністю інформації, за видами носіїв тощо;

виявлення інформаційних зв'язків між економічними об'єктами;

з'ясування методів і прийомів обробки інформації, алгоритмів розрахунків; визначення обсягів і трудомісткості обробки економічної інформації;

виявлення потреби в інформації різних підрозділів, а також ступінь задоволення цієї потреби на момент обстеження.

Розробка системи обліку пов'язується з вибором одного з альтернативних варіантів концепції інформаційної системи, що означає прив'язку певного варіанту до конкретних умов діяльності підприємства та вимог користувачів, для чого потрібно виконати таку роботу:

Розробити альтернативні варіанти концепції інформаційної системи. Оцінити необхідні ресурси з реалізації та забезпечення функціонування системи обліку.

Порівняння вимог користувачів та характеристик запропонованих систем і вибір оптимального варіанта.

Оцінити якість та умови приймання системи;

Оцінити ефективність системи обліку.

Розробка системи обліку починається із з'ясування вимог до неї, що вказується у технічному завданні. Проект технічного завдання складається з послідовно виконуваних робіт:

- розробки проекту, який враховує вимоги замовника щодо функціонування інформаційної системи (формулюється мета системи, опис функціональної структури, функції системи та вимоги до її якісних та кількісних параметрів, вимоги до алгоритмізації задач, перелік задач);

- визначення складу етапів та розробки проекту системи обліку із зазначенням строків їх початку і закінчення;

- погодження проекту із замовником та внесення коригувань на основі протоколу розбіжностей, який складають розробник разом із засновником;

- затвердження технічного завдання на інформаційну систему після стадії погодження.

На першій стадії визначають вимоги до інформаційної системи на основі державного стандарту України 3008-95, яким передбачено такі розділи:

1. Характеристика об'єкта та результати його функціонування.

2. Опис діючої інформаційної системи.

3. Опис недоліків діючої інформаційної системи.

4. Обґрунтування необхідності вдосконалення діючої інформаційної системи.

5. Цілі, критерії та обмеження створення інформаційної системи.

6. Функції та задачі створюваної інформаційної системи.

7. Передбачувані техніко-економічні результати створення системи.

8. Висновки і пропозиції.

У першому розділі описують тенденції розвитку, вимоги до обсягу, номенклатури та якості результатів функціонування, а також взаємодії об'єкта із зовнішнім середовищем. Фактичні показники функціонування порівнюють з існуючими показниками, а на їх основі визначають тенденції.

У другому розділі наводиться опис характеристик системи, які розкривають взаємодію її компонентів у процесі функціонування.

Третій розділ відображає результати діагностичного аналізу, в процесі якого оцінюють якість функціонування й організаційно-технологічний рівень системи, виявляють недоліки в організації та технології функціонування інформаційних процесів і визначають ступінь їх впливу на якість функціонування системи.

У четвертому розділі аналізують відповідність показників функціонування об'єкта висунутим вимогам, визначають ступінь відповідності прогнозованих показників потрібним і необхідність удосконалення інформаційної системи шляхом її автоматизації.

У п'ятому розділі визначають виробничо-господарські, науково-технічні та економічні цілі й критерії створення інформаційної системи, а також обмеження при створенні інформаційної системи.

У шостому розділі вказують перелік функцій, що автоматизуються, і "комплекси задач із зазначенням послідовності їх впровадження; вимоги до характеристик реалізації функцій і задач відповідно до діючих нормативно-технічних документів, а також додаткові вимоги до інформаційної системи в цілому та її частин, що враховують специфіку створюваної інформаційної системи обліку.

У сьомому розділі наводять перелік основних джерел економічної ефективності, одержаних внаслідок створення інформаційної системи (в тому числі, економія виробничих ресурсів, поліпшення якості продукції, підвищення продуктивності праці та ін.), й оцінку змін основних техніко-економічних показників виробничо-господарської діяльності об'єкта (наприклад, номенклатура та обсяги виробництва, собівартість продукції,: рентабельність, рівень соціального розвитку); оцінка очікуваних витрат, і пов'язаних із створенням і експлуатацією інформаційної системи, очікувану узагальнені показники економічної ефективності інформаційної системи.]

Восьмий розділ містить такі підрозділи:

1. Висновки про виробничо-господарську необхідність і техніко-економічну доцільність створення інформаційної системи, де наводять такі дані, як порівняння очікуваних результатів створення інформаційне системи із заданими цілями й критеріями створення інформаційної системи (за цільовими показниками і нормативними вимогами вирішення питання про створення інформаційної системи (позитивне чи негативне).

2. Пропозиції щодо вдосконалення організації та технології процес} діяльності об'єкта (вдосконалення виробничо-господарської діяльності, а також організаційної і функціональної структур системи методів діяльності, видів забезпечення інформаційної системи).

3. Рекомендації щодо створення інформаційної системи (види створюваних інформаційних систем, їх сумісності з іншими інформаційно системами і частиною відповідної системи, яка не автоматизується організаційна і функціональна структура інформаційної систему склад й характеристики компонентів і видів забезпечення інформаційної системи; організація використання засобів обчислювальне техніки - наявних і тих, які будуть придбані; раціональна організація розробки і впровадження інформаційної системи; види фінансування та матеріального забезпечення розробки інформаційної системи; забезпечення виробничих умов створення інформаційно системи; інші рекомендації щодо створення інформаційної системи).

Важливою проблемою підприємства є удосконалення раціонального потоку інформації, який би задовольняв таким принципам:

ь виявлення інформаційних потреб з боку системи управління та повне їх задоволення;

ь відповідність способів отримання інформації індивідуальним запитам споживачів;

ь відображення у системі інформації реальних процесів виробництва, обігу, розподілу і споживання, використання всіх видів ресурсів;

ь усунення дублювання даних первинної документації:

ь швидкість обробки і подання інформації для управління.

Особливе значення мас принцип виявлення потреб в інформації.

Перший підхід полягає в тому, що на підприємстві створюється спеціальна комісія з проблеми визначення потреб в інформації, яка методом опитування (анкетування) управлінців отримує відповіді на питання про їх функціональні обов'язки. Довідки подаються у письмовому вигляді, в яких наведено 4-5 видів основних обов'язків кожного з опитуваних та 4-5 конкретних видів інформації, необхідних для виконання кожної з функцій. Недоліком такої методології є суб'єктивізм в оцінці обов'язків самими управлінцями, а також труднощі з відповідями на питання недосвідченими особами.

Другий підхід полягає в тому, що управлінці повинні описати процес ухвалення рішень, а проектувальник інформаційної системи -сформулювати на основі такого опису обов'язки управлінця та обсяг необхідної інформації для нього. Недоліком такого підходу є складність опису процесу прийняття рішень менеджерами внаслідок різного сприйняття, кругозору, кваліфікації, компетенції, рівня освіти, досвіду роботи та інших обставин. Указані два види можуть використовуватись на малих та середніх підприємствах.

Третій підхід розроблений нами передбачає комплексність дослідження, що складається з окремих етапів:

q визначення переліку всіх функцій управління на підприємстві силами залучених фахівців;

q визначення відділів, служб чи структурних підрозділів, які здійснюють відповідні функції;

q розробка органіграм управління та процесу реалізації;

q дослідження функцій за рівнем управління та адресами користувачів інформації;

q розробка матриць управління.

Потреби в інформації досліджуються у спеціальних таблицях-матрицях

Матриця визначення інформаційних потреб для управління

(процес виробництва - функція використання основних засобів)

Знаком + позначені ті відділи та служби управління, які в деякій мірі несуть відповідальність за ефективність використання основних засобів.

У таблиці наводиться фрагмент даних, які необхідні для кожної управлінської ланки з використання основних засобів. Наприклад, функція загального керівництва в технологічному відділі полягає у відповідальності його працівників за відповідність застосовуваного обладнання характеру технології, а тому для керівника цього відділу необхідна інформація про ефективність устаткування, про нові технологічні розробки та техніку у даній галузі, інформація про вік устаткування, ступінь його зношеності, морального старіння, термін служби та інші дані.

Для виробничого відділу важливою є інформація про вибуття з експлуатації та введення в дію нових виробничих потужностей, можливість збільшення продуктивності устаткування, завантаження у часі, планові й фактичні дані про ремонти, фондовіддачу, рівень використання засобів тощо. Аналогічні матриці складаються з використання предметів праці, трудових та фінансових ресурсів, процесів постачання, виробництва, збуту.

Виконавши увесь обсяг робіт із складання матриць, приступають до узагальнення матеріалу, для чого в розрізі кожного відділу чи служби управління складається спеціальна таблиця. В ній в підметі вказується перелік конкретних функцій, що характерні для даного відділу, а в присудку - завдання та необхідна інформація по кожній функції управління з розбивкою за процесами і ресурсами.

Теоретичне значення методології дослідження необхідної інформації на основі матриць полягає в системному підході до проблеми управління та виділення основних об'єктів, за якими здійснюється систематичне спостереження.

Практичне значення полягає в розробці методики дослідження необхідного обсягу інформації для управління. На основі матриць можна удосконалювати існуючу організаційну структуру управлінського апарату, виявити дублюючі ланки в системі управління, більш чітко визначити права та обов'язки управлінських працівників, доповнити документи необхідними реквізитами чи створити нові.

Размещено на Allbest.ru