Анализ состояния учетной работы по методике проведения инвентаризации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Актуальной проблемой развития любого предприятия на современном этапе является обеспечение сохранности хозяйственных ресурсов, их рационального и экономического использования, предотвращение непроизводственных расходов сырьевых, топливных и других материальных ценностей. А одним из наиболее важных средств контроля над сохранностью хозяйственных средств является инвентаризация, в процессе которой проверяется сохранность ценностей и сличается фактическое их наличие с данными бухгалтерского учета.

Инвентаризация имущества и обязательств компании представляет собой не только одну из необходимых процедур системы внутреннего контроля, но является и обязательным элементом учетной политики организации.

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета бухгалтерской отчетности организации обязаны не реже одного раза в три года проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Инвентаризация позволяет проверить соблюдение правил и условий хранения материальных ценностей, денежных средств, ведения складского хозяйства и реальности данных учета, содержания и эксплуатации машин, оборудования, других объектов основных средств организации, а также в большой степени предотвращает такое негативное явление, как хищение имущества работниками организации.

Инвентаризация является средством борьбы с бесхозяйственностью и средством обеспечения достоверности информации о реальности имущественного и финансового положения организации. Она позволяет проверить соблюдение правил и условий хранения материальных ценностей, денежных средств, ведения складского хозяйства и реальности данных учета, содержания и эксплуатации машин, оборудования, других объектов основных средств организации, а также в большой степени предотвращает такое негативное явление, как хищение имущества работниками организации.

Все это подтверждает актуальность выбранной темы: «Порядок проведения инвентаризации материально-производственных запасов.

Целью данной дипломной работы является анализ состояния учетной работы по методике проведения инвентаризации и отражения в учете ее результатов.

Задачи исследования:

1. Изучить нормативно-законодательную и учебную литературу по теме исследования.

2. Выявить порядок организации и проведения инвентаризации в организации.

3. Исследовать основные аспекты организации, документального оформления и учета результатов инвентаризации.

4. Перечислить и охарактеризовать основные документы по организации, проведению и оформлению результатов инвентаризации.

Объектом данного исследования является предприятия розничной торговли ювелирными изделиями ИП Аплин Р.А., магазин «Бриллиант».

Имущество организации - это материальные ценности, вещи, находящиеся в ее владении, то есть, имущество - это средства производства и реализации продукции (работ, услуг), используемые в организации. Таким образом, имущество организации - это ее активы.

Для достижения поставленной цели необходимо раскрыть методические аспекты проведения инвентаризации имущества коммерческой организации и отображение на счетах бухгалтерского учета организации ИП Аплин Р.А., магазин «Бриллиант», основной деятельностью которой, является продажа ювелирных изделий.

Практическая значимость исследования заключается в том, что на основе рассчитанных отдельных показателей и коэффициентов, характеризующих финансовое состояние предприятия можно сделать более детальные выводы о финансовом положении и выявить резервы повышения эффективности деятельности, подготовить предложения по улучшению работы компании.

Методологической основой исследования явились: законы и нормативные документы РФ, руководящие документы по развитию отраслей народного хозяйства, различные документы, монографии и труды российских и зарубежных ученых, публикации в периодической печати по рассматриваемой теме, Интернет-ресурсы.



1. Теоретические основы проведения инвентаризации

1.1 Нормативные документы, регулирующие порядок проведения инвентаризации

Основным способом бухгалтерского наблюдения за состоянием и движением хозяйственных средств является документация, что, однако, не исключает возможности расхождения учетных записей с фактическими остатками средств организации [12, стр. 205]. Достоверность учетной информации обеспечивается проведением инвентаризации. Инвентаризация является одним из основных элементов метода бухгалтерского учета.

Инвентаризация является методом учета в бухгалтерии, применяемого для проверки действительности отраженной в учете информации, выявления фактического присутствия активов и обязательств предприятия.

Проведение ревизии невозможно без нормативно-правовой базы инвентаризации: она прописывает частоту проведения инвентаризации, обозначает круг осуществляющих ее людей, указывает порядок действий при ревизии, говорит, что делать с ее результатами. На законодательном уровне разработаны формы унифицированных документов, позволяющие документально оформить начало и результаты инвентаризации.

Обязательность проведения инвентаризации каждый год закреплена нормативно-правовыми документами:

1. Закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 (ред. 2017);

2. Приказ Минфина РФ от 08.11.2010 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (выступает базовым документом, в соответствии с которым осуществляется процедура проверки и фиксируются ее результаты);

3. ПБУ 4/99 "Бухгалтерская отчетность организации", утвержденная Приказом Минфина РФ от 20.03.2015 №43н (текст с изменениями на 2017 год) (указывает на необходимость обоснования данных бухгалтерского учета итогами осуществленной инвентаризации);

4. Приказ Минфина РФ от 29.03.2017 № 34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации" (предписывает, что сведения учете проверяются проводимой ревизией, при осуществлении которой подтверждаются факты наличия активов, оценивается их состояние).

Основополагающим документом, в котором прописаны основные правила осуществления инвентаризации, порядок ревизии отдельного имущества и обязательств, а также процедура закрепления ее результатов, являются Методические указания по инвентаризации. Согласно Указаниям ключевыми целями, которые преследует инвентаризация, являются выявление фактического присутствия имущества в организации, сравнение этих результатов с данными учета в бухгалтерии и установление правильности фиксации информации в учете.

В нормативных документах предусмотрены основания для обязательной инвентаризации, в частности стихийные бедствия, смена материально ответственных лиц, ликвидация организации [18, стр. 120].

Указания расписывают порядок создания комиссии по инвентаризации, последовательность действий при ревизии. Важным аспектом является оформление итогов инвентаризации. Утвержденные формы документов, которые следует применять в ходе ревизии, содержатся в Методических указаниях.

На уровне предприятия руководитель принимает нормативные документы, которые будут регламентировать порядок инвентаризации в конкретной организации. Такими документами являются учетная политика и приказ (распоряжение, постановление) о начале инвентаризации.

Бухгалтерский учет в торговой организации строго регламентирован. Иными словами учет подчинен определенным правилам, которые установлены нормативными документами. Бухгалтерский учет ведется на основании целого свода правил, отступление от которых ведет к серьезным ошибкам в бухгалтерском учете и налоговой отчетности, в определении основных показателей финансовых результатов организации, а также приводит к различным нарушениям платежной дисциплины, к злоупотреблениям со стороны материально ответственных лиц и т. п.

С 2010 г. основы государственного регулирования торговой деятельности в Российской Федерации определены Федеральным законом от 01.03.2013 № 381-ФЗ «Об основах государственного регулирования торговой деятельности в Российской Федерации» [5, стр. 1] (далее - Закон о торговле).

Последнее десятилетие отечественная система бухгалтерского учета находится в стадии реформирования. Практически полностью пересмотрены документы второго уровня системы нормативного регулирования бухгалтерского учета - положения по бухгалтерскому учету (ПБУ), их нормы приведены в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности. Очевидно, что требовал и коренного изменения главный документ первого уровня - Закон о бухгалтерском учете.

Бухгалтерский учет в торговле ведется на основании Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». При этом обязательно принимаются во внимание специфические особенности учета торговых организаций.

Система правил бухгалтерского учета - это комплекс нормативных документов, которые в зависимости от назначения и статуса можно разделить по следующим уровням:

1. Конституция РФ, Гражданский кодекс РФ, Федеральный Закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»; другие законы по бухгалтерскому учету;

2. Указы Президента РФ; постановления Правительства РФ; положения по бухгалтерскому учету (стандарты);

3. Нормативные документы Минфина России: приказы; методические рекомендации (указания); инструкции; комментарии; письма; нормативные документы других министерств и ведомств;

4. Организационно-распорядительные документы предприятия: приказ по учетной политике организации; инструкции по учету конкретных объектов, прочие внутренние документы организации.

5. Закон «О бухгалтерском учете» определяет основные положения бухгалтерского учета. Таковыми являются: состав хозяйствующих субъектов, обязанностями которых является ведение бухгалтерского учета и представление финансовой отчетности; правовые основы бухгалтерского учета; содержание, принципы и правила организации бухгалтерского учета; порядок составления и представления бухгалтерской отчетности.

Положения по бухгалтерскому учету (ПБУ) устанавливают порядок учета и оценки определенного объекта или совокупности объектов. ПБУ конкретизируют закон о бухгалтерском учете.

Методические рекомендации Минфина РФ конкретизируют статьи законов и отдельные ПБУ. Важнейшим документом является приказ Минфина РФ от 18.05.2015 № 94н (тест и изменениями на 2017 год), утвердивший План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцию по его применению. В соответствии с Планом счетов осуществляется бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций способом двойной записи. Методические рекомендации других министерств и ведомств устанавливают отраслевые особенности ведения бухгалтерского учета [10, стр. 1].

Организации самостоятельно формируют учетную политику исходя из своей структуры, отрасли и других особенностей деятельности.

1.2 Понятие, сущность и виды инвентаризации

Основным способом бухгалтерского наблюдения за состоянием и движением хозяйственных средств является документация, что, однако, не исключает возможности расхождения учетных записей с фактическими остатками средств организации. Достоверность учетной информации обеспечивается проведением инвентаризации. Инвентаризация является одним из основных элементов метода бухгалтерского учета.

Чтобы обеспечить контроль за сохранностью хозяйственных средств и для полного соответствия данных учета фактическим остаткам, для обеспечения реальности показателей бухгалтерского учета используется элемент метода бухгалтерского учета -- инвентаризация, т. е. установление фактического наличия средств и их источников, произведенных затрат и т. д. путем пересчета остатков в натуре или проверки учетных записей. Инвентаризация является эффективным методом контроля за сохранностью имущества организации, соблюдением финансовой дисциплины, правильностью отражения операций на счетах бухгалтерского учета, своевременным обнаружением и исправлением расхождений между фактическими данными, полученными в результате проведения инвентаризации.

Инвентаризация - это обязательная ежегодная процедура для всех без исключения предприятий. Главной ее целью является проверка соответствия данных бухгалтерского учета фактическому положению. Но не все организации понимают важность проведения инвентаризации. Только в ходе данной процедуры можно выявить излишки или недостачи имущества, установить фактическое состояние объектов, упорядочить имущественные отношения, оценить действительность отраженной в учете задолженности, выявить возможность снижения затрат, откорректировать учет и, что самое главное, минимизировать налоговые риски [21, стр.35].

Бухгалтерское законодательство предусматривает обязательное проведение инвентаризации в ряде случаев, в том числе перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Некоторые организации игнорируют инвентаризацию по ряду причин: трудоемкость, отсутствие времени или острой необходимости и т.д. Тем более что ответственность за ее непроведение не предусмотрена.

Инвентаризация имущества - это сверка того, что есть у бухгалтера на бумаге, с тем, что находится в офисе, на складе, в обособленном подразделении фирмы.

Инвентаризация состояния финансовых обязательств - это сверка задолженностей, которые отражены в бухгалтерском учете, с данными договоров, актов сдачи-приемки, налоговыми декларациями и т.д.

Сущность инвентаризации состоит в том, что наличие объектов устанавливается с помощью их визуального изучения путем осмотра, обмера, взвешивания и пересчета. При инвентаризации данные наличия хозяйственных средств фиксируются в инвентаризационных описях и в сличительных ведомостях сводятся с данными бухгалтерского учета с целью установления недостач или излишков средств.

Инвентаризация - это определенная последовательность практических действий по документальному подтверждению наличия, состояния и оценки имущества и обязательств организации с целью обеспечения достоверности данных учета и отчетности [15, стр.55].

Основными целями инвентаризации являются:

1. Выявление фактического наличия имущества (как собственного, так и не принадлежащего организации, но числящегося в бухгалтерском учете) в целях обеспечения его сохранности; а также неучтенных объектов;

2. Определение фактического количества материально-производственных ресурсов, использованных в процессе производства;

3. Сопоставление фактически полученных данных о наличии имущества в натуре с данными аналитического и синтетического учета (выявление излишков и недостач);

4. Проверка полноты и правильности отражения в учете оценки имущества и обязательств, а также возможность оценки товарно-материальных ресурсов с учетом их рыночной стоимости и фактического физического состояния;

5. Проверка соблюдения правил содержания и эксплуатации основных средств, использования нематериальных активов, а также правил и условий хранения товарно-материальных ценностей, ценных бумаг, денежных средств.

Основная задача инвентаризации - выяснить, совпадают ли данные бухгалтерского учета с фактическим наличием тех или иных ценностей (суммой задолженностей), чтобы обеспечить достоверность данных отчетности.

Проверять нужно не только имущество, которое принадлежит фирме. Инвентаризации также подлежат ценности, учтенные на забалансовых счетах, права собственности на которые у фирмы нет (например, арендованные основные средства; товары, полученные на ответственное хранение; материалы, принятые в переработку, и т.д.).

Порядок проведения инвентаризации определяется организацией самостоятельно, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным.

Федеральным законом № 402-ФЗ [4, стр. 2], а также Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ установлено, что организации обязаны проводить инвентаризацию:

1. Когда имущество передается в аренду, выкупается или продается;

2. При реорганизации или ликвидации организации;

3. При преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

4. Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);

5. при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

6. при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества (немедленно по установлению таких фактов);

7. Если произошло стихийное бедствие, пожар или другие чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями (сразу же по окончании пожара или стихийного бедствия);

8. В других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

При коллективной или бригадной материальной ответственности инвентаризацию необходимо проводить в следующих случаях:

1. при смене руководителя коллектива или бригадира;

2. при выбытии из коллектива или бригады более 50% работников;

3. по требованию одного или нескольких членов коллектива или бригады.

Порядок и сроки проведения инвентаризаций в других случаях устанавливает руководитель организации. Он определяет, сколько раз в отчетном году и когда должна проводиться инвентаризация, утверждает перечень инвентаризуемых имущества и обязательств, а также решает вопрос о проведении выборочной проверки. Установленный руководителем порядок проведения инвентаризации должен быть закреплен в учетной политике организации.

Действующее законодательство не запрещает проводить инвентаризацию в любой удобный для организации день, например, 3 октября или 25 декабря. Однако наиболее целесообразно назначать инвентаризацию на 1-е число месяца, поскольку именно на эту дату по общеустановленному порядку выводится сальдо по всем синтетическим и аналитическим счетам бухгалтерского учета - формируются данные для составления сличительных ведомостей и выявления результатов инвентаризации. Но если будет выбрано не 1-е число месяца, а, например, 3 декабря, то возникает необходимость расчета на эту дату промежуточных итогов оборотов и сальдо по счетам, на которых учитываются инвентаризуемые в конкретном случае имущество или финансовые обязательства.

Организация с учетом специфики своей деятельности и задач, которые необходимо решить в ходе инвентаризации, использует различные виды инвентаризации [23, стр. 150].

В зависимости от полноты охвата средств инвентаризации бывают полные и частичные.

Полная инвентаризация - это инвентаризация всех без исключения средств предприятия (всех видов имущества и финансовых обязательств). Полная инвентаризация проводится один раз в год, как правило, перед составлением годового баланса, а также при реорганизации экономического субъекта и т.д.

Частичные (промежуточные) инвентаризации охватывают какую-либо одну группу средств или группу расчетов. Разновидностью частичной инвентаризации является выборочная инвентаризация (например, в случаях обнаружения нарушения порядка и сроков проведения инвентаризации, а также установления фактов списания материальных ценностей по незаконным операциям или неправильно оформленным документам).

По характеру проведения инвентаризации делятся на плановые и внеплановые (внезапные).

Плановые инвентаризации проводятся в сроки, намеченные по плану, утвержденные руководителем, причем сроки проведения ее не подлежат оглашению. К плановым инвентаризациям относятся также и ежегодные инвентаризации, проводимые перед составлением годового отчета.

Внеплановые инвентаризации проводятся исходя из хозяйственной целесообразности по распоряжению руководителя организации, например при передаче дел материально-ответственным лицом, после стихийных бедствий, хищений.

Повторная инвентаризация - это инвентаризация, которая проводится, если возникли сомнения в достоверности, объективности, качестве проведенной инвентаризации.

Контрольная инвентаризация - это инвентаризация которая проводится повторно с целью проверки правильности проведения инвентаризации. Данные инвентаризации проводятся также с участием членов инвентаризационных комиссий и материально-ответственных лиц обязательно до открытия склада, секции, где проводилась инвентаризация первый раз.

По методу проведения инвентаризации делятся на выборочные и сплошные.

Сплошная инвентаризация охватывает проверку всего без исключения наличного имущества финансовых обязательств предприятия, она является весьма трудоемкой работой и поэтому проводится один раз в год, обычно перед составлением годового отчета.

Выборочная инвентаризаци - это инвентаризация, при которой проверяются только некоторые (на выборку) ценности у конкретного материально ответственного лица или же охватывает какой-либо один вид средств предприятия, например, только денежные средства в кассе или только материалы на определенном складе. Выборочные инвентаризации и контрольные проверки должны систематически проводиться на предприятии в межинвентаризационный период в местах хранения и переработки товарно-материальных ценностей. Они осуществляются по распоряжению руководителя инвентаризационной комиссией, состоящей из лиц хорошо знающих товарно-материальные ценности, учет и отчетность.

Такие проверки дисциплинируют работников предприятия, помогают вскрывать факты нарушений и содействуют сохранности имущества предприятия.

Наиболее обширной и трудоемкой инвентаризацией является годовая инвентаризация. При этой инвентаризации проверяется не только наличие материальных ценностей, но и состояние расчетов с дебиторами, обоснованность сумм созданных резервов и фондов, реальность кредиторской задолженности и других пассивов [7, стр. 4].

Таким образом, инвентаризация на предприятиях представляет собой сложный и ответственный участок работы. Под действием различных факторов в бухгалтерском учете могут возникнуть несоответствия и расхождения. Таковыми могут быть различного рода ошибки, естественные изменения, злоупотребления материально-ответственных лиц. Что бы выявить влияние данных факторов и проводится инвентаризация.

1.3 Порядок проведения и результатов инвентаризации

Федеральным законом № 402-ФЗ, а также Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ установлено, что организации обязаны проводить инвентаризацию.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей (далее ТМЦ) - это проверка их фактического наличия в натуральном выражении. Инвентаризация проводится в целях проверки реальных количественных и стоимостных остатков товаров на соответствие с данными бухгалтерского учета.

В ходе инвентаризации проверяется и документально подтверждается наличие ТМЦ, соответствие розничных цен в торговом зале, визуально оценивается товарный вид, упаковка, наличие ценников и этикеток. Инвентаризации могут подвергаться все группы товаров (полная инвентаризация) или выборочные группы товаров (выборочная инвентаризация). Полная инвентаризация производится по указанию руководителя Компании или планово. Выборочная инвентаризация проводится по решению и распоряжению директора магазина. Инициатива по проведению инвентаризации, согласно договору о коллективной материальной ответственности, может исходить от сотрудников трудового коллектива магазина.

Необходимые условия при проведении инвентаризации:

1. Выявлены все ошибки при приемке или при оприходовании товара;

2. По факту присутствуют минимальные остатки по проверяемым наименованиям;

3. Во время инвентаризации в торговом зале присутствует минимальное количество покупателей;

4. Присутствует обученный персонал, работающий в нужную смену;

5. Желательно присутствие менеджера по группе инвентаризируемого товара;

6. в момент инвентаризации компьютерная техника и оборудование исправны;

7. Инвентаризация проводится во время и сроки при которых материальные затраты Компании минимальны.

8. Не проводятся работы с базой данных учетной программы.

В основе инвентаризаций в зависимости от объектов проверки лежит группировка имущества по видам, назначению и источникам формирования [14, стр. 211]. В связи с этим в организациях проводится инвентаризация материально-производственных запасов (далее - МПЗ) и товарно-материальных ценностей (далее ТМЦ).

Для того чтобы провести инвентаризацию на предприятии приказом руководителя создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В ее состав входят руководитель или ее заместитель, главный бухгалтер, руководители подразделений, главные специалисты, представители контрольно-ревизионной службы предприятия. Перед тем как проводить инвентаризацию создается рабочая инвентаризационная рабочая комиссия.

Инвентаризация проводится в присутствии материально-ответственного лица. Работа комиссии заключается в определении фактического наличия имущества. Итоги отражаются в инвентаризационных описях, которые подписываются председателем и членами комиссии и передается в бухгалтерию.

В случае если фактические данные не совпали с данными бухгалтерского учета, составляется сличительная ведомость, в которую вносятся данные по тем ценностям, по которым выявлены расхождения.

Процедура проведения инвентаризации состоит из нескольких этапов. Первый этап - подготовительный.

1. подготовка товаров к проведению инвентаризации;

2. подготовка документов, необходимых для проведения инвентаризации;

3. формирование списка сотрудников для проведения инвентаризации;

4. определение сроков проведения и видов инвентаризуемых товаров;

В день, предшествующий инвентаризации, сотрудники магазина приводят в порядок товарные группы подлежащие инвентаризации. Для сканирования терминала сбора данных (далее ТСД) товары должны иметь этикетки со штрих-кодом.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационная комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "..." (дату)", что в бухгалтерии должно служить основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным [17, стр. 132].

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность проверки данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправными весами, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

Для поведения инвентаризации руководителем организации издается приказ. Приказ регистрируется в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

Инвентаризация МПЗ производится в соответствии с п. п. 3.15 - 3.24 Методических указаний N 49 отдельно по каждому счету, входящему в состав МПЗ и должна, как правило, проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении. При хранении МПЗ в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (например, опломбировывается), и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход. Аналогичные расписки дают лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение имущества или доверенности на его получение.

В торговом зале и местах хранения производят расстановку товара по ассортименту. Директор магазина после снятия отчётов отделов о продажах создаёт в учётной программе документы «Инвентаризационная опись» отдельно по каждой группе или сводный (инвентаризационная опись по форме ИНВ-3). За отделом, производящим инвентаризацию закрепляется опытный продавец или менеджер по группе товаров. Определяются сотрудники магазина, проводящие инвентаризацию. Директор магазина проверяет по базе данных, все ли приходно-расходные документы, касающиеся проверяемой товарной группы или конкретного товара закрыты.

Второй этап - выявление и проверка фактического наличия товаров, а также составление инвентаризационных описей. Продавцам ставится задача посчитать количество единиц товара вручную или путем сканирования на ТСД. Сотрудник, работающий с учётной программой, принимает информацию о товаре на ТСД или документ «Сверка наличия», заполненный вручную и вводит данные фактического остатка в учетную программу. Во время инвентаризации все операции по приему и отпуску товаров по инвентаризуемой группе должны быть прекращены. Товары, фактически поступившие после начала инвентаризации, - оприходованы после даты инвентаризации.

Комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие МПЗ путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия. МПЗ, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. Эти МПЗ заносятся в отдельную опись под наименованием "МПЗ, поступившие во время инвентаризации". В описи указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка "после инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

Просчитанный товар, не подлежит продаже с момента начала его пересчета до особого разрешения директора магазина. В ходе инвентаризации в учётной программе составляются документы «Инвентаризационная опись», в которые заносятся сведения о фактическом наличии и реальности остатков товаров. Документы «Инвентаризационная опись» являются первичными учетными документами для бухгалтерского учета. Поэтому задача сотрудников на этом этапе - наиболее полно и точно внести данные, а затем правильно и своевременно оформить материалы инвентаризации. Инвентаризационные описи можно заполнять как от руки, так и с использованием средств компьютерной техники. В любом случае, в них не должно быть помарок и подчисток. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, количества и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку, после которой подписываются все материально ответственные лица отдела. Кроме того, в конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку товаров в их присутствии, об отсутствии претензий и принятии перечисленного в описи товара на ответственное хранение.

Ошибки исправляются во всех экземплярах описей, т. е. зачеркиваются неправильные записи и над ними проставляются правильные. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировке и подсчете итогов за подписями лиц, проводивших эту проверку.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц, принявший имущество, расписывается в описи в получении, а сдавший -- в сдаче этого имущества.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Третий этап - это сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета. Выявляются расхождения в учетной программе с фактическими остатками. Директор магазина совместно с сотрудниками, проводившими инвентаризацию определяются причины расхождений, при необходимости сверяется движение ТМЦ за период с момента предыдущей инвентаризации.

Четвёртый этап - оформление результатов инвентаризации. На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации. Лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности, материально ответственные лица привлекаются к материальной ответственности согласно коллективного договора о материальной ответственности.

Последний этап - сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета. В соответствии со ст. 9 Закона N 129-ФЗ установлено, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Выявленные суммы излишков и недостач в сличительных ведомостях указываются в количественном и стоимостном выражении по розничным ценам, сложившимся на дату инвентаризации. При составлении документов списания и ввода остатков необходимо учитывать пересортицу, а также суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы. Бухгалтерия учитывает разницу в стоимости товаров и взыскивает с материально ответственных лиц согласно договору о коллективной материальной ответственности.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Если по окончании инвентаризации проводятся контрольные проверки, то результаты оформляются актом и регистрируются в Книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации.

Инвентаризация основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств, денежных документов и бланков документов строгой отчетности, расчетов и т. д. может иметь свои особенности в каждом отдельном случае.

В частности, для оформления инвентаризации применяются формы первичной учетной документации по инвентаризации. Исходя из части 4 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ первичные учетные документы составляются по формам, утвержденным руководителем экономического субъекта. При этом каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные частью 2 статьи 9 Федерального закона N 402-ФЗ.

Исходя из части 1 ст. 7 и ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ руководителем экономического субъекта определяется также состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, и перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.

Согласно части 4 статьи 9 Федерального закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, применяемые для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, должны быть утверждены руководителем этого экономического субъекта.

Для документального оформления проведения инвентаризации и отражения ее результатов в учете можно использовать типовые формы первичной учетной документации (приложение).



2. Порядок проведения инвентаризации, ее результатов в магазине «Бриллиант»

2.1 Краткая организационно-экономическая характеристика магазина «Бриллиант»

Предприятие относится к индивидуальному предпринимательству, то есть владельцем предприятия является одно лицо, которое осуществляют свою деятельность согласно договору. Данная организация стоит на специальном учете в государственной инспекции пробирного надзора.

Магазин «Бриллиант» находится по адресу: г. Томск ул. Вершинина 52-52. Штат сотрудников - 9 человек, 2 продавца-консультанта, 2 кассира, 2 охранника, бухгалтер-экономист, старший продавец, работник склада.

Деятельность магазина осуществляет в соответствии с Федеральным законом от 03.07.2016 года №41-ФЗ «О драгоценных металлах и драгоценных камнях» (далее - Закон №41-ФЗ) и Приказом Минфина Российской Федерации от 09.12.2016 года №231н «Об утверждении инструкции о порядке учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней, продукции из них и ведения отчетности при их производстве, использовании и обращении».

Ювелирные изделия из драгоценных металлов, реализуемые в розничной торговле, должны соответствовать требованиям, установленным ОСТ 117-3-002-95 "Изделия ювелирные из драгоценных металлов. Общие технические условия" (ред. Актуально на 2017 год.).

Особенности торговли этим видом продукции изложены в разд. VII Правил продажи отдельных видов товаров, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 23.12.2016 года N 55 (далее - Правила N 55).

На ювелирных изделиях имеется оттиск государственных пробирных клейм Российской Федерации, а также оттисков именников изготовителей (для изделий российского производства). Прежде чем попасть на привалов, драгоценные металлы проходят предпродажную подготовку. Она состоит из следующих действий: осмотр изделий; разбраковка изделий; проверка наличия оттисков государственного пробирного клейма РФ; проверка наличия именника изготовителя; проверка наличия сертификатов; проверка сохранности пломб и ярлыков; сортировка товара по размерам. Выставленные для продажи изделия группируются продавцом по их назначению и имеют опломбированные ярлыки.

На ярлыках указываются: наименование изделия и его изготовителя; вид драгоценного метала; артикул; проба; масса; вид и характеристики вставок драгоценных камней; цена изделия (цена за 1 грамм изделия без вставок из драгоценных камней и при необходимости из серебра). Ювелирные изделия имеют индивидуальную упаковку. При продаже изделий из драгоценных камней и металлов вместе с товаром покупателю передается товарный чек, в котором указываются наименование товара и реквизиты продавца, проба, вид и характеристика драгоценного камня, артикул, дата продажи и цена товара и подпись лица, непосредственно продавшего изделие. А на приобретенные ограненные природные драгоценные камни передаются также сертификаты. инвентаризация бухгалтерский магазин

Федеральным законом от 15.02.2017 года N 128-ФЗ лицензирование деятельности в области производства, использования и обращения драгоценных металлов и драгоценных камней (в том числе розничной торговли ювелирными изделиями, товарами, бывшими в употреблении, предметами антиквариата) не предусмотрено.

Магазин осуществляет операции с денежными средствами, поэтому, согласно ст.5 Федерального закона от 29.12.2016 года N 115-ФЗ и в целях противодействия легализации доходов, полученных преступным путем, и финансирования терроризма, разработаны правила внутреннего контроля и программа его осуществления, которая согласована с Комитетом РФ по финансированному мониторингу»:

1. Порядок документального фиксирования информации;

2. Критерии выявления и признаки необычных сделок с учетом особенности деятельности предприятия;

3. Обеспечение конфиденциальности информации, ее хранение и использование;

4. Квалификационные требования к ответственному лицу, к подготовке и обучению кадров.

Магазин оборудован специальными техническими средствами охраны, сигнализацией и связей. Заключен договор с организацией, специализирующийся на охране объектов.

Ювелирные изделия приобретают непосредственно у производителей и перепродавцов. В обоих случаях продавец выписывает накладную, а если он является плательщиком НДС, то еще и счет-фактуру на данные изделия, на основании которых их приходует покупатель. Фактическую стоимость ювелирных изделий и антиквариата формируют с учетом требований ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов". Из-за уникальности каждого изделия используется метод списания по себестоимости каждой единицы (п.17 ПБУ 5/01).

Приемка, хранение и отпуск изделий из драгоценных металлов и драгоценных камней в магазине осуществляется материально-ответственными лицами, с которыми заключаются письменные договоры о полной материальной ответственности. На складе магазина изделия из драгоценных металлов с драгоценными камнями хранятся в сейфах, изделия из драгоценных металлов с полудрагоценными камнями и без камней (кроме украшений из серебра), изделия из серебра - на металлических стеллажах. В конце рабочего дня ювелирные изделия хранятся в сейфах, опечатываемые материально-ответственными лицами.

Сейфы (шкафы, металлические ящики, стеллажи), где хранятся изделия из драгоценных металлов и драгоценных (полудрагоценных) камней, размещаются в специально отведенных помещениях.

Вентиляционные короба при вводе их в каждое помещение оборудовано решетчатым перекрытием, деревянные входные двери обиваются железом. Кроме того, устанавливаются дополнительные металлические решетчатые двери, оборудованные надежными запорами.

Магазин оборудован пожарной сигнализацией, совмещенной с первым рубежом охраны или отдельной с выводом на пульт централизованного наблюдения. Пожарная сигнализация работает круглосуточно. В дневное время сигнал о пожаре выводится на пульт централизованного наблюдения, либо в помещение администрации магазина (склада, базы). Помещение оборудовано тревожной кнопкой.

Перед началом рабочего дня материально-ответственные лица проверяют сохранность пломб, о чем делают отметку в специальном журнале. В таком же порядке сдаются охране и принимаются в начале рабочего дня самостоятельные скупочные пункты и магазины, торгующие изделиями из драгоценных металлов и камней.

Руководитель предприятия принял решение о введении Программы «Наш постоянный покупатель». Цель программы - предоставить возможность самым частым посетителям магазина «Бриллиант» приобретать товары по более выгодной цене. Согласно программе при покупке товаров на определенную сумму (5 000 рублей), продавцы-консультанты магазина «Бриллиант» вручают покупателю дисконтную карту со скидкой 3%.

Для бесперебойной торговли товарами ювелирными изделиями, изыскиваются все возможности по поиску партнеров, которые предлагают товар в широком ассортименте, по доступным ценам и высокого уровня качества. Постоянные поставщики обеспечивают рекламную поддержку поставляемым товарам: листовки, проспекты, буклеты, каталоги, плакаты, тестовые образцы товаров. Рекламная деятельность дополняется мерами по стимулированию сбыта и пропагандой.

Все работники магазина, непосредственно осуществляющие продажу товаров населению, имеют специальное образование. Продавцы магазина периодически повышают квалификацию и проходят аттестацию, проводимую администрацией предприятия. Заработная плата работников является коммерческой тайной. Она состоит из оклада и процента от товарооборота. На размер зарплаты также оказывает влияние стаж работы на предприятии, образование, категория, присвоенная после аттестации. Зарплата выплачивается 1 раз в месяц, но при необходимости работники могут выписать аванс.

Основной целью деятельности является получение прибыли, удовлетворение потребностей покупателей.

Основными видами деятельности ИП Аплин Р.А. является реализация ювелирных изделий и сопутствующих товаров. Экономический анализ хозяйственной деятельности начинается с комплексного обзора основных показателей, характеризующих конечный результат работы предприятия, и заключается в исследовании факторов, влияющих на размер балансовой прибыли; анализе рентабельности, оценке эфективности хозяйственной деятельности и использования основного и оборотного капитала.

Розничная торговля ювелирными изделиями - это еще более жесткие требования к бухгалтерскому учету. Ювелирные изделия - это особый товар, оборот которого контролируется государством с целью защиты прав изготовителей ювелирных изделий из драгоценных металлов и камней, потребителей, а также государственных интересов в этой сфере.

Все это позволяет говорить о том, что для автоматизации бухгалтерского учета в розничном ювелирном магазине необходима, зная специфику данной отрасли, использовать специальное программное обеспечение.

2.2 Бухгалтерский учет и документальное оформление проведения инвентаризации в магазине «Бриллиант»

Организация и ведение бухгалтерского учета в магазине осуществляется бухгалтером. Согласно должностной инструкции бухгалтер осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно финансовой деятельности предприятия; обеспечивает рациональную организацию бухгалтерского учета и отчетности; организует учет. Бухгалтер совместно с директором подписывает документы, служащие основанием для приемки и выдачи товарно-материальных ценностей и денежных средств, а также расчетных и кредитных обязательств. Указанные документы без подписи бухгалтера считаются недействительными и к исполнению не принимаются

Бухгалтер также занимается вопросами налогообложения, следит за состоянием расчетов предприятия с контрагентами, ведет оборотно-сальдовую ведомость и заполняет бухгалтерскую отчетность. Бухгалтер отслеживает процессы реализации. Ведет книгу продаж, учет счетов-фактур. Контролирует расчеты предприятия с поставщиками, покупателями, расчеты по претензиям, штрафам, пеням, неустойкам. Также отслеживает динамику кадров, рассчитывает и начисляет заработную плату. Помимо заработной платы обрабатывает авансовые отчеты, ведет соответствующие ведомости.

Кассир является материально ответственным лицом, подписывая договор. Отвечает за соблюдение кассовой дисциплины, ведет кассовую книгу, ежедневно сдает кассу. Также входят такие обязанности, как ежедневно доставлять из госбанка документы, подбирать и по порядку подшивать; сохранять денежные средства; своевременно и правильно оформлять все кассовые и банковские операции; своевременно сдавать наличные деньги в банк, без превышения лимита.

Для правильной организации и планирования учетного процесса бухгалтером магазина разработан график документооборота, который утверждается директором и является безоговорочно обязательным для всех сотрудников, связанных с учетом. Он представляет перечень исполнителей, сроков поступления документов в бухгалтерию от оперативных работников, сроков обработки и прохождения документов внутри управленческого аппарата и завершения всех работ за отчетный период вплоть до составления баланса и отчетности.

Инвентаризация в магазине «Бриллиат» проводится в следующих случаях:

1. Смены материально-ответственного лица,

2. При установлении хищения, злоупотреблений или порчи имущества,

3. В случае пожара или стихийных бедствий.

Инвентаризации подвергаются материальные ценности, денежные средства. Для проведения инвентаризации на предприятии создается ревизионная комиссия из трех человек, состав которой указывается в распоряжении. В комиссию входят директор, главный бухгалтер, любое материально ответственное лицо из числа продавцов магазина. Выявленные при инвентаризации излишки приходуются и зачисляются в прибыль. Недостачи взыскиваются с виновных лиц. Если виновные не установлены или если суд отказал в иске, то недостачи отражаются как издержки производства, обращения (в пределах нормы) или убытки (если есть превышение нормы).

Учетная политика магазина «Бриллиант» - это принятая ею совокупность способов ведения бухгалтерского учета (первичное наблюдение, стоимостное измерение, текущая группировка и итоговое обобщение фактов хозяйственной деятельности).

Учетная политика магазина формируется бухгалтером и утверждается директором, обеспечивает: полноту отражения в бухгалтерском отчете всех факторов хозяйственной деятельности (требования полноты); большую готовность к бухгалтерскому учету потерь (расходов) и пассивов, чем возможных доходов и активов (не допуская создания скрытых резервов) (требование осмотрительности); отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности исходя не только из их правовой формы, но и из экономического содержания фактов и условий хозяйствования (требование приоритета содержания перед формой); тождество данных аналитического учета на первое число каждого месяца, а также показателей бухгалтерской отчетности данным синтетического и аналитического учета (требование непротиворечивости); рациональное и экономное ведение бухгалтерского учета исходя из условий хозяйственной деятельности и величины предприятия (требование рациональности).

Для отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций по движению товаров применяют счета из Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденного приказом Минфина РФ №94н.

План счетов содержит синтетические счета (счета первого порядка) и открываемые к ним субсчета (счета второго порядка). Синтетические счета предназначены для отражения обобщенных данных об активах и обязательствах организации. Счета, на которых отражаются детальные данные по каждому виду активов, обязательств и процессов, называются аналитическими. Субсчет является промежуточным учетным звеном между синтетическим счетом и аналитическими счетами.

На основе Плана счетов, утвержденного Приказом Минфина России, организацией разработан свой рабочий план счетов. Рабочий план счетов утверждается в составе учетной политики. Рабочий план счетов в части учета товарных операций включает в себя счета из разных разделов Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (в том числе, счета из разделов «Производственные запасы», «Готовая продукция и товары», «Расчеты», «Финансовые результаты» и др.)

Порядок ведения аналитического учета товарных операций организация установила самостоятельно исходя из Инструкции к Плану счетов, положений по бухгалтерскому учету (в том числе, ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов»), методических указаний по учету материально-производственных запасов и других нормативных актов.