Учет начислений заработной платы и удержаний с нее

журнал-ордер № 8 - суммы удержанных налогов (счет 68), погашение займов и кредитов (счет 73), а также алименты и прочие платежи (счет 76).

Обороты и сальдо по счетам 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» и 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» отражаются в оборотно-сальдовой ведомости, начальное и конечное сальдо по счетам - в Главной книге.

В составе отчетной информации выделяется бухгалтерская, статистическая, налоговая отчетность, внутрихозяйственная и прочая.

В бухгалтерской отчетности подлежит раскрытию общая величина заработной платы, добровольных отчислений на социальные нужды и страховых взносов, начисленные за отчетный период, а также вознаграждения работникам по отдельным видам, если их величина существенна. В отношении оценочных обязательств по вознаграждениям работникам подлежит раскрытию, как минимум, следующая информация:

· величина оценочного обязательства, по которой оно отражено в бухгалтерском балансе, на начало и конец отчетного периода; дополнительные начисления за отчетный период;

· суммы оценочных обязательств, использованные в отчетном периоде;

· суммы неиспользованных оценочных обязательств, списанные за отчетный период;

· увеличение величины обязательства в связи с ростом приведенной стоимости за отчетный период (проценты) при применении дисконтирования;

· характер обязательства и ожидаемый срок его исполнения;

· неопределенности, существующие в отношении срока исполнения и (или) величины оценочных обязательств.

В Бухгалтерском балансе в разделе «Краткосрочные обязательства» по строке 1520 «Кредиторская задолженность» отражается информация о задолженности организации по выплатам в пользу персонала, остаток по резерву на оплату отпусков отражается в строке 1540 “Оценочные обязательства”. По строке 1230 «Дебиторская задолженность» в разделе «Оборотные активы» отражается в том числе информация о дебиторской задолженности работника.

В Отчете о движении денежных средств в разделе «Денежные потоки от текущих операций» отражается информация о платежах в связи с оплатой труда.

В Пояснениях к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках более подробно расписаны расчеты с персоналом по оплате труда, например, в разделе 5.1 «Наличие и движение дебиторской задолженности» в строке «по расчетам с персоналом организации», в разделе 5.3 «Наличие и движение кредиторской задолженности» также идет уточнение информации. В разделе 7 «Оценочные обязательства» в строке 5703 можно увидеть оценочные обязательства по оплате отпусков.

Форму федерального статистического наблюдения № П-4 "Сведения о численности, заработной плате и движении работников" предоставляют все юридические лица - коммерческие и некоммерческие организации (кроме субъектов малого предпринимательства) всех видов экономической деятельности и всех форм собственности. В разделе 1 формы № П-4 сведения приводятся в целом по организации и по фактическим видам экономической деятельности, в разделе 2 приводятся сведения по работникам в целом по организации, кроме органов управления. Отдельные сведения о расчетах с персоналом приводятся в справке к расчету налога на прибыль.

2.2 Порядок начисления заработной платы за отработанное и неотработанное время

В ОАО «РЖД - ЦО Желдоручёт» установлены повременная и повременно-премиальная система оплаты труда с оплатой фактически отработанного работниками времени. Заработная плата работников зависит от грейда (разряда) должности, личной квалификации, профессионального опыта, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда.

Формирование системы грейдов основано на оценке должностей по следующим параметрам:

уровень знаний и умений, необходимых для успешного выполнения должностных обязанностей;

область и сложность решаемых вопросов;

уровень ответственности должности.

Каждому грейду соответствует единый диапазон заработных плат.

Заработная плата работников с повременно-премиальной системой оплатой состоит из: начисление удержание заработный плата

фиксированной части, исчисляемой на основе должностного оклада (месячной ставки) или часовой ставки;

переменной части, включающей в себя квартальные и ежегодные премии, а также премии работникам, занятым продажами и абонентским обслуживанием;

прочих выплат.

Индивидуальное изменение оклада работника может производиться:

по результатам оценки деятельности работника в рамках планового ежегодного пересмотра заработных плат;

при назначении работника на должность, относящуюся к другому грейду;

при переводе работника на работу в другую местность.

За работу в условиях, отличающихся от нормальных, и чтобы компенсировать повышенную интенсивность и напряженность труда в ОАО «РЖД - ЦО Желдоручёт» вводятся доплаты и надбавки.

В размере 40% от часовой ставки происходит доплата за работу в ночное время.

В выходные и нерабочие праздничные дни оплата труда производится в размере двойной часовой ставки.

Сверхурочная работа в первые два часа оплачивается в полуторном размере, последующие часы - в двойном размере.

При совмещении должности (профессии), расширении зон обслуживания или увеличении объема выполняемых работ работнику полагается доплата в размере не более 30% от установленной месячной ставки (часовой ставки) по основной должности (профессии) самого работника в зависимости от содержания и (или) объема дополнительной работы.

В случае наступления временной нетрудоспособности (не считая трудоспособность вследствие несчастного случая на производстве или профессионального заболевания) размер пособия рассчитывается в порядке и по основаниям, которые предусмотрены трудовым законодательством РФ с учетом следующих дополнений:

Вместо величины среднего заработка используется величина должностного оклада (часовой ставки), который действовал в месяце, в котором случилась временная нетрудоспособность.

При подсчете размера пособия не учитывается ограничение максимального размера пособия, установленного законодательством РФ.

В случае если сумма пособий, рассчитанных в соответствии с данной политикой ОАО «РЖД - ЦО Желдоручёт» меньше, чем сумма пособий, рассчитанных в соответствии с трудовым законодательством, расчет производится в соответствии с законодательством РФ, то есть начислению и выплате подлежит большая из рассчитанных сумм.

Информацию о социально-трудовых отношениях в ОАО «РЖД - ЦО Желдоручёт» можно подразделить на планово-договорную, расценочную, распорядительную, справочную, учетную и отчетную.

К планово-договорной информации по операциям, связанным с социально-трудовыми отношениями, например, следует отнести планы и графики отпусков, также коллективные и трудовые договора. Плановая информация используется для сопоставления ее с фактической информацией, а также для анализа выполнения планов.

Коллективным договором согласно ТК РФ является правовой акт, который регулирует социально-трудовые отношения в организации и заключается работниками и работодателем в лице их представителей. Содержание и структура коллективного договора определяется сторонами коллективных переговоров. В коллективный договор могут включаться взаимные обязательства сторон по следующим вопросам: системы и размеры оплаты труда, денежные вознаграждения, порядок начисления различных пособий, компенсаций, доплат; продолжительность рабочего времени и времени отпусков.

Трудовой договор можно определить как соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работник обязуется выполнять работу по определённой должности, которая соответствует его квалификации. Работодатель в свою очередь обязуется предоставлять работнику работу, кроме того обеспечивать условия труда и своевременно выплачивать заработную плату. Трудовой договор оформляется при приеме сотрудника на работу, должен заключаться в письменной форме и составляться в двух экземплярах.

К расценочной информации по операциям, касающихся социально-трудовых отношений, относятся тарифы на выполнение работ. Имеется ввиду, в организациях, к примеру, при прямой сдельной форме оплате труда для расчета заработной платы необходима расценка за единицу продукции, при сдельно-прогрессивной - прогрессивные расценки, при коллективно-сдельной - расценки по коллективу. При повременно-премиальной, как в ОАО «РЖД - ЦО Желдоручёт», заработная плата работника определяется в соответствии с его грейдом, квалификацией и количеством отработанного времени.

К информации распорядительного характера следует отнести:

Приказ (распоряжение) о приеме на работу (ф. №Т-1, №Т-1а);

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (ф. № Т-5, №Т-5а );

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (ф. № Т-6, №Т-6а);

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9, №Т-9а);

Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11, №Т-11а)

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (ф. № Т-8, ф. № Т-8а);

должностная инструкция работника;

правила внутреннего трудового распорядка и др.

Должностная инструкция - это правовой акт, который издается, чтобы регламентировать организационно-правовое положение работника, определить его обязанности, права и ответственность, также позволяет обеспечить условия для его эффективной работы на предприятии. Несомненно, должностные инструкции представляют собой дополнительную гарантию трудовых прав работника и обеспечивают стабильность трудовых отношений.

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) регламентируют режимы рабочего времени и времени отдыха всех сотрудников организации, утверждаются работодателем, прилагаются к коллективному договору организации.

К справочной информации по социально-трудовым отношениям относятся наименования видов работ, видов оплат, удержаний и взносов, профессий, категорий и групп персонала, фамилии, имена и отчества работающих; расшифровки строк бухгалтерской и статистической отчетности, касающиеся операций по социально-трудовым отношениям; материалы налоговых проверок для проверки уплаты НДФЛ и другое.

Учетная информация подразделяется на первичную учетную, информацию регистров хронологического, аналитического, синтетического и сводного учета (финансового и управленческого).

Стоит заметить, что согласно информация Минфина РФ от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012 с 1 января 2013 г. организации не обязаны применять формы документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Однако формы, установленные уполномоченными органами на основании других федеральных законов, продолжают быть обязательными к применению. Например, к таким документам относятся кассовые документы (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер и другие, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88). Однако, для учета операций по социально-трудовым отношениям ОАО «РЖД - ЦО Желдоручёт» все же применяет унифицированные формы первичной учетной документации.

2.3 Синтетический и аналитический учет начисления заработной платы на предприятии

Рассмотрим порядок отражения социально-трудовых отношений на счетах бухгалтерского учета, в регистрах и бухгалтерской отчетности ОАО «РЖД - ЦО Желдоручёт» в различных практических ситуациях.

Продолжительность основного ежегодного оплачиваемого отпуска в ОАО «РЖД - ЦО Желдоручёт» - 28 календарных дней, а дополнительного - в зависимости от причин, в связи с которыми он предоставляются. Если отпуск предоставляется в календарных днях, то в таком случае из расчета исключаются праздничные дни и дни временной нетрудоспособности. В соответствии со статьей 125 ТК РФ работник может разделить свой ежегодный оплачиваемый отпуск на части. Однако при этом, хотя бы одна часть отпуска должна быть не меньше 14 календарных дней. Стоит добавить, что во время отпуска за сотрудником сохраняется средний дневной заработок.

Средний дневной заработок (СДЗ) в ОАО «РЖД - ЦО Желдоручёт» определяется путем деления суммы заработной платы работника за последние 12 календарных месяцев на 12 и на среднемесячное число календарных дней - 29,4. Если расчетный период отработан работником не полностью, то сумма выплат за расчетный период делится на количество календарных дней в периоде. Это количество рассчитывается как 29,4 за каждый полностью отработанный месяц и количество отработанных календарных дней в месяце, умноженное на 29,4, разделенное на количество календарных дней в месяце за каждый не полностью отработанный месяц.

Рассмотрим пример расчета СДЗ в ОАО «РЖД - ЦО Желдоручёт»

Начальнику отдела администрирования ОАО «РЖД - ЦО Желдоручёт» Логиновой Л.В. предоставлен отпуск на 15 календарных дней с 9.04.2013. В расчетный период ей уже были предоставлены 2 оплачиваемых отпуска: на 8 календарных дней с 02.07.2012, на 5 - с 15.10.2012. Оклад сотрудника за месяц - 51000 рублей. Определим средний дневной заработок Логиновой Л.В. в данной ситуации.

Расчетный период: с 1.04.2012 по 31.03.2013.

Среднедневной заработок:

СДЗ ==1723,10

С 2011 г. согласно ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы» (утвержденному Приказом Минфина России от 13.12.2010 г. № 167н) организации должны формировать резерв на выплату отпускных. В учетной политике ОАО «РЖД - ЦО Желдоручёт» так же есть указание необходимости формирования такого оценочного обязательства.

Рассмотрим пример формирования резерва на оплату отпусков в ОАО «РЖД - ЦО Желдоручёт».

Согласно трудовому договору Степанов Т.М. получает заработную плату в размере 30 000 рублей в месяц. Согласно статье 115 ТК РФ ему положен оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Соответственно за каждый месяц работы Степанову Т.М. полагается 2,33 календарного дня отпуска [28 календарных дней : 12 месяцев].

Страховые взносы - 30%, тариф по страхованию от профессиональных заболеваний и травматизма - 0,2%. Уровень его дохода неизменен в течение всего расчетного периода. Соответственно, среднедневной заработок составляет 1020 руб. [30 000 руб. : 29,4].

Автомобиль, закрепленный за водителем, предназначен для поездок управленческого персонала. Сумма отпускных, которая должна быть начислена Степанову составляет 28 560 руб. [1020 руб.*28 дней].

Бухгалтер ежемесячно (с января до месяца ухода в отпуск Степанова Т.М.) будет отражать в учете записи, которые представлены в таблице 2.1.

Таблица 2.1. Журнал хозяйственных операций (фрагмент) за январь

Дата	Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Первичный документ
31.01	Начислена заработная плата Степанову	44.1	70.1	30 000	Расчетно-платежная ведомость
31.01	Начислены взносы на обязательное социальное страхование с заработной платы [30 000 x 0,302]	44.1	69.1	9060	Бухгалтерская справка
31.01	Начислен резерв на оплату отпуска за отработанный месяц [1020 x 2,33]	44.1	96.1	2377	Бухгалтерская справка
31.01	Начислен резерв на оплату страховых взносов с суммы отпускных [2377 x 0,302]	44.1	96.1	718	Бухгалтерская справка

В таблице 2.2 отражено начисление отпускных Степанову Т.М. в декабре.

Таблица 2.2. Журнал хозяйственных операций (фрагмент) за декабрь

Дата	Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма руб.	Первичный документ
31.12	Начислены отпускные за счет резерва [2377 x 11]	96.1	70.2	26 147	Расчетно-платежная ведомость
31.12	Начислены отпускные сверх зарезервированных сумм [28 560-26 147]	44.1	70.2	2413	Расчетно-платежная ведомость
31.12	Начислены взносы на обязательное социальное страхование и страхование от НС и ПЗ с суммы отпускных за счет резерва [718x11]	96.1	69.2	7 898	Бухгалтерская справка
31.12	Начислены взносы на обязательное социальное страхование и страхование от НС и ПЗ с суммы отпускных сверх зарезервированных сумм [28 560 x 0,302 - 7 898]	44.1	69.2	727,12	Бухгалтерская справка
1.12	Удержан НДФЛ из суммы отпускных [28 560 x 0,13]	70.2	68.2	3712,80	Налоговая карточка
31.12	Выплачены отпускные из кассы [28 560 -3712,80]	70.2	50.1	24847,20	Расчетно-платежная ведомость

Пособие по временной нетрудоспособности (ПВН) выплачивается на основании Листа нетрудоспособности (больничного), который представляется сотрудником в бухгалтерию организации.

Величина ПВН зависит от стажа работы сотрудника и облагается налогом на доходы физических лиц.

Размер пособия по временной нетрудоспособности в зависимости от стажа составляет:

60% среднедневного заработка - для работников, имеющих страховой стаж менее 5 лет;

80% среднедневного заработка - для работников, имеющих страховой стаж от 5 до 8 лет;

100% среднедневного заработка - для работников, имеющих страховой стаж более 8 лет.

Средний дневной заработок для исчисления пособия по временной нетрудоспособности определяется путем деления суммы начислений за два календарных года на 730 дней (число календарных дней за расчетный период).

Таким образом, размер больничного определяется как произведение среднедневного заработка (СДЗ), коэффициента, зависящего от стажа и количества дней нетрудоспособности.

Однако нужно учитывать еще одно ограничение: средний заработок за каждый год учитывается в сумме, не превышающей предельную величину базы для исчисления страховых взносов в ФСС. За 2011 год база составляла - 463 000 рублей; за 2012 год - 512 000 рублей; с 01.01.2013 с учетом индексации - 568 000 рублей (для страховых случаев, которые возникнут с 01.01.2014 года) [18]. Если фактический заработок превысит предельную величину в какой-либо год, то соответственно в качестве заработка за этот год в случае расчета ПВН берется сумма, которая равна предельной величине.

Согласно пункту 1 части 2 статьи 3 Закона № 255-ФЗ «Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию» первые 3 рабочих дня больничного оплачивает организация, оставшиеся дни - Фонд социального страхования.

Рассмотрим пример начисления и выплаты ПВН в ОАО «РЖД - ЦО Желдоручёт».

Работник организации, юрист Пересветов А.А., месячный должностной оклад которого составляет 40 000 руб., заболел с 13 апреля 2013 года и находился на больничном 10 календарных дней. За расчетный период работнику начислена заработная плата в размере 960 000 рублей (по 480000 в 2011 и 2012). Страховой стаж работника составляет 6 лет.

Расчетный период: с 1 января 2011 по 31 декабря 2012 года.

Так как сумма выплат Пересветову за 2011 год больше предельной величины базы для исчисления страховых взносов в ФСС, то СДЗ==709,72 руб.

Бухгалтерские записи по данной операции отражены в таблице 2.3.

Таблица 2.3.. Журнал хозяйственных операций ОАО «РЖД - ЦО Желдоручёт» за апрель 2013 года (фрагмент)

Содержание операций	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Первичный документ
Начислено пособие по временной нетрудоспособности за счёт средств работодателя [709,72*0,8*3]	44.3	70.3	1703,33	Листок нетрудоспособности, Расчетно-платежная ведомость
Начислено пособие по временной нетрудоспособности за счёт средств ФСС РФ [709,72*0,8*10-1703,33]	69.3	70.3	3974,43	Листок нетрудоспособности, Расчетно-платежная ведомость
Удержан НДФЛ с пособия по временной нетрудоспособности	70.3	68.3	738,11	Налоговая карточка
Выплачено работнику пособие по временной нетрудоспособности за вычетом удержанного НДФЛ	70.3	50.1	4939,65	Расчетно-платежная ведомость

С 2013 года пособия по беременности и родам, а также по уходу за ребенком до 1,5 лет считаются согласно части 3.1 статьи 14 Федерального закона № 255-ФЗ «Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию».

Средний дневной заработок для исчисления пособия по беременности и родам и ежемесячного пособия по уходу за ребенком определяется делением суммы начисленного за 2 предшествующих календарных года заработка, на число календарных дней в этом периоде. Для исчисления этих пособий берутся два календарных года, но деление происходит на количество календарных дней от одного дня до 731 дня, так как определенные периоды времени из расчета исключаются, а именно:

периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком;

дополнительные оплачиваемые выходные дни (четыре выходных дня) для ухода за ребенком-инвалидом;

периоды, за которые работнику не сохранялась заработная плата, с которых были начислены страховые взносы в Фонд социального страхования.

Рассмотрим пример начисления и выплаты пособия по беременности и родам в ОАО «РЖД - ЦО Желдоручёт».

Менеджер ОАО «РЖД - ЦО Желдоручёт» Лапина В.К. с 15 января 2013 года ушла в отпуск по беременности и родам продолжительностью 140 календарных дней. Период отпуска - с 15 января по 3 июля 2013 г. включительно. Расчетный период составят 2011 и 2012 годы. За указанный период заработок Лапиной В.К. составил: за 2011 г. - 424 000 руб. у данного работодателя и 235 000 руб. у предыдущего работодателя; за 2012 г. - 412 000 руб. В течение 2011 и 2012 г. сотрудница 65 календарных дня находилась на больничном по уходу за больным ребенком, 10 дней находилась в отпуске без сохранения заработной платы.

Для того чтобы рассчитать пособие, следует определить сумму выплат и сравнить ее с предельной величиной базы для исчисления страховых взносов в ФСС:

2011г.: 424 000 руб.+235 000 руб. >463 000 руб.

2012г.: 412 000 руб.<512 000 руб.;

Таким образом, сумма заработной платы за расчетный период, которая учитывается для исчисления размера пособия, составит:

463 000 руб. + 412 000 руб.= 875 000 руб.

Далее определим количество календарных дней за расчетный период, приходящихся на период, когда за сотрудницей сохранялись выплаты и вознаграждения, на которые были начислены страховые взносы в ФСС:

366 + 365 - 65 - 10=656 календарных дней.

Определим величину среднего дневного заработка:

875 000 руб. / 656 дней = 1 333,84 руб.

Согласно части 1 статьи 11 Федерального закона № 255-ФЗ «Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию» пособие по беременности и родам выплачивается в размере 100% среднего заработка. Итого сумма пособия по беременности и родам составит:

1 333,84. х 100 % х 140= 186 737,60 руб.

Согласно пункту 2 части 2 статьи 3 Закона № 255-ФЗ «Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию» выплата пособия по беременности и родам осуществляется за счет средств ФСС с первого дня нетрудоспособности. Бухгалтерские записи по данным операциям отражены в таблице 2.3.

Таблица 2.3. Журнал хозяйственных операций ОАО «РЖД - ЦО Желдоручёт» за январь 2013 года (фрагмент)

Содержание операций	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Первичный документ
Начислено пособие по беременности и родам	69.4	70.4	186 737,60	Листок нетрудоспособности, Расчетно-платежная ведомость, заявление о предоставлении отпуска, справка о сумме заработка с другого места работы
Выплачено пособие по беременности и родам	70.4	50.1	186 737,60	Расчетно-платежная ведомость

С 4 апреля 2013 г. менеджеру ОАО «РЖД - ЦО Желдоручёт» Лапина В.К. предоставлен отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 лет. Расчетный период составят 2011 и 2012 г. Определим величину среднего месячного заработка Лапиной В.К.:

1 333,84 х 30,4=40 548,74

Ежемесячное пособие по уходу за ребенком согласно части 5.1 статьи 14 Закона № 255-ФЗ «Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию» исчисляется из среднего заработка застрахованного лица, который определяется путем умножения среднего дневного заработка на 30,4. Согласно части 1 статьи 11.2 этого же закона пособие выплачивается в размере 40 процентов среднего заработка застрахованного лица, но не менее минимального размера этого пособия, установленного Федеральным законом «О государственных пособиях гражданам, имеющим детей».

Итого сумма ежемесячного пособия по уходу за ребенком составит:

40 548,74х 40 %=16 219,50.

Бухгалтерские записи отражены в таблице 2.3.

Таблица 2.3. Журнал хозяйственных операций ОАО «РЖД - ЦО Желдоручёт» за апрель 2013 года (фрагмент)

Содержание операций	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Первичный документ
Начислены отпускные по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 лет	26.7	70.5	16 219,5	Листок нетрудоспособности, Расчетно-платежная ведомость, заявление о предоставлении отпуска, справка о сумме заработка с другого места работы
Выплачены отпускные по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 лет	70.5	50.1	16 219,5	Расчетно-платежная ведомость

По указанным операциям информация формируется в регистрах - счетных таблицах определенной формы, которые построены в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источников его образования. Рассмотрим некоторые примеры регистров, сформированных в системе 1 С: Предприятие 8.2.

Различают регистры сведений, регистры накопления, бухгалтерии и расчетов. Регистры сведений предназначены, в основном, для хранения существенной для прикладной задачи информации, состав которой развернут по определенной комбинации значений и при необходимости развернут во времени. К примеру, для целей кадрового учета в регистр сведений «Состояние сотрудников организаций» записывается информация об отпусках сотрудников, в том числе и отпуске по уходу за ребенком, неявках работников, взятых больничных

Регистры расчетов - это объекты конфигурации, которые позволяют организовать учет результатов вычислений, осуществляемых с некоторой периодичностью, тесно связанных друг с другом по некоторым правилам и взаимно влияющих друг на друга в пределах определенного периода.

Для получения итоговой, а также другой сводной или детальной информации используются отчеты.

Примерами стандартных отчетов является «Анализ счета», «Отчет по проводкам», «Оборотно-сальдовая ведомость», «Карточка счета», и другие. Такие отчеты используются очень широко непосредственно при ведении бухгалтерского учета для анализа бухгалтерских итогов на уровне счетов, субсчетов, валют, объектов аналитики, различных периодов и детальных проводок.

Отчет «Анализ расходов на оплату труда» предназначен для получения сведений о расходах на оплату труда и отчислениях на социальные нужды, отраженных по дебету счетов учета затрат (20, 25, 26, 44 и т. п.).

Отчет «Структура задолженности организации» предназначен для получения сведений об изменении накопленной задолженности перед работниками организаций. Помимо сумм задолженности на начало и конец периода в отчет можно вывести начисленные и выплаченные работника.

Также выделяют регламентированные отчеты, к ним, например, относят бухгалтерскую отчетность, налоговую отчетность (расчет по НДФЛ, налоговая декларация по налогу на имущество), государственная статистическую отчетность (сведения о производстве и отгрузке товаров и услуг), отчетности по физическим лицам (налоговая карточка 1-НДФЛ).

Глава 3. Учет удержаний из заработной платы и ее выплаты на примере Сектора расчетов с персоналом Ярославского территориального общего центра обслуживания - Северного регионального общего центра обслуживания «Желдоручет» - ОАО «РЖД»

3.1 Организация документального оформления удержаний из заработной платы и ее выплаты

Все удержания, производимые на основании письменных заявлений или обязательств работника, производятся сверх обязательных удержаний.

Основаниями для удержания тех или иных сумм из заработной платы работника являются его заявления или заключенные с ним договоры (например, договор о предоставлении займа).

Например, если работник организации приобрел на предприятиях торговли те или иные товары в кредит. В этом случае по его заявлению организация, где работает сотрудник, может удерживать определенную сумму из его заработной платы в счет погашения кредита.

Удержание суммы кредита из заработной платы сотрудника может осуществляться только с согласия сотрудника.

После поступления поручения-обязательства работника ,бухгалтер ежемесячно удерживает из заработной платы работника ту сумму, которая в нем указана.

По заявлению работника из заработной платы производятся удержания на благотворительные цели, на добровольное страхование, на оплату коммунальных услуг, и др.

Сумма платежей, удержанных из заработной платы на основании письменного заявления работника, отражается по дебету счета 70«Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции со счетом 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»: Дебет счета 70«Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - удержаны платежи по заявлению работника.

Учет кадров и заработной платы ведется комплексно в системе программы 1С. Приказ о приеме на работу оформляется по установленной форме , и формируется в автоматическом режиме. В автоматическом режиме формируется личная карточка работника по форме Т-2. Для обобщения информации о расчетах с персоналом по оплате труда используется счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Аналитический учет ведется по каждому работнику, по видам оплаты труда и удержаниям. Автоматизированная система учета обеспечивает решение всех задач, стоящих перед бухгалтерской службой по учету оплаты труда. Начиная с приема работника на предприятие и заканчивая формированием отчетов по НДФЛ , взносам в пенсионный фонд , социальное и медицинское страхование.

Из оплаты труда работников, как состоящих в списочном составе, так и лиц, работающих по соглашениям, договорам подряда, по совместительству, выполняющих разовые работы, могут удерживаться различные суммы, как в обязательном порядке, так и по инициативе организации. В обязательном порядке удерживаются суммы для уплаты государственных налогов; выплат по исполнительным листам. К государственным налогам относится в первую очередь налог на доходы физических лиц. Налог исчисляется и удерживается по истечении каждого месяца нарастающим итогом с начала календарного года с суммы совокупного дохода работников, уменьшенного на установленные законом стандартные налоговые вычеты.

Контроль расчетов по оплате труда включает несколько этапов.

1. Контроль соблюдения норм действующего законодательства и достоверности производимых начислений и удержаний из заработной платы работников по всем основаниям и отражение в бухгалтерском учете данных хозяйственных операций.

Главный бухгалтер а ежемесячно контролирует правильность исчисления сумм начислений и удержаний из заработной платы работников. Наибольшее внимание при этом уделяет правильности удержания из заработной платы налога на доходы физических лиц (НДФЛ) и правомерности применения налоговых вычетов (стандартных, имущественных и т.д.), наличию заявлений работников на налоговые вычеты и документов, подтверждающих право на их получение.

2. Главный бухгалтер на основании данных главной книги и расчетно-платежных ведомостей регулярно проверяет соответствие данных синтетического и аналитического учета. К регистрам синтетического учета относятся журналы-ордера и главная книга, а аналитического учета - расчетно-платежные ведомости по заработной плате. Проверка производится путем сопоставления на одну и ту же дату сальдо по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в главной книге и по расчетно-платежной ведомости.

3. Главный бухгалтер совместно с работником отдела кадров контролирует документальное оформление трудовых отношений с работниками предприятия, которые регулируются нормативными документами, том числе наличие трудовых договоров, подписанных сторонами и заверенных печатью, а также наличие правильно оформленных первичных документов, которыми оформляются трудовые отношения.

3.2 Виды и порядок удержаний из заработной платы предприятия

Производимые работодателем удержания должны оформляться надлежащим образом. Они должны отражаться в издаваемых приказах (распоряжениях) работодателя, рассчитываться в строго установленной последовательности и учитываться в регистрах бухгалтерского и налогового учета. Для производства обязательных удержаний издания приказа не требуется, так как основанием для этого являются положения главы 23 НК РФ, а также соответствующие исполнительные документы, поступившие в организацию и обязательные для реализации.

Налог на доходы физических лиц и алименты - это наиболее распространенные удержания из заработной платы работников. Однако удержания могут быть произведены и в иных случаях - например, по решению суда. Могут удерживаться и подотчетные суммы или недостачи. Чтобы грамотно произвести удержания, бухгалтеру необходимо:

-знать состав доходов работника, из которых следует производить удержания;

-правильно определить базу для расчета алиментов;

-соблюдать ограничения в размере удержаний из заработка работника;

-придерживаться очередности удержаний, если работник имеет несколько исполнительных документов, и т.д.

Согласно статье 9 Закона № 402-ФЗ, каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Документ - письменное подтверждение выполнения той или иной хозяйственной операции или права на ее совершение.

В соответствии с ч. 1 ст. 10 Закона № 402-ФЗ данные, которые содержатся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета. Формы указанных регистров утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 5 ст. 10 Закона № 402-ФЗ).

К первичным документам по учету удержаний из заработной платы работника относятся в первую очередь по обязательным удержаниям: Налоговый Кодекс, исполнительный лист, судебный приказ, судебные акты, акты других органов и должностных лиц по делам об административных правонарушениях, постановления судебного пристава-исполнителя, акты других органов в случаях, предусмотренных федеральным законом.

По удержаниям по инициативе работодателя первичным документом является приказ руководителя и согласие работника на удержание.

При удержании по инициативе работника первичным документом является заявление работника.

На практике, при организации бухгалтерского учета расчетов с персоналом, у бухгалтера, выполняющего расчеты по заработной плате, на каждого работника заведено личное дело сотрудника. В личном деле хранятся документы, подтверждающие правомерность производимых удержаний из заработной платы. Например, при удержании налога на доходы физических лиц бухгалтер не только обязан удержать НДФЛ, но и должен предоставить льготы работнику в соответствии с действующим законодательством. При предоставлении стандартных налоговых льгот работодатель уведомляет каждого работника о необходимости документального подтверждения причитающихся ему льгот. В каждом конкретном случае работник пишет заявление на имя директора с просьбой о предоставлении ему стандартных вычетов.

К заявлению прилагаются документы, подтверждающие правомерность его заявления. Такими документами являются копии свидетельства о рождении на детей, копии пенсионных справок и удостоверений, копии удостоверений об инвалидности, справка из ВУЗА на студента и ряд других документов. Бухгалтер несет ответственность за сохранность этих документов.

По инициативе работодателя из заработной платы могут быть произведены следующие удержания: долг за работником, ранее выданный плановый аванс и выплаты, сделанные в межрасчетный период, в погашение задолженности по подотчетным суммам. Для этих удержаний первичным документом является бухгалтерская справка, на основании которой в бухгалтерском учете делаются соответствующие записи.

Ситуация, когда работник, причиняет вред имуществу работодателя, возникает не редко. Статья 232 Трудового кодекса РФ предусматривает, что стороны трудового договора обязаны возмещать причиненный друг другу ущерб. При этом Трудовой кодекс РФ придерживается принципа, что ответственность формально более «сильной» стороны - работодателя - не может быть ниже минимального предела, установленного законом. А ответственность «слабой» стороны - работника - выше такого предела.

Процесс возмещения ущерба должен быть подтвержден целым рядом соответствующих документов. В первую очередь это подтверждение самого факта причинения ущерба, создание приказом комиссии для определения размера причиненного ущерба, предложение работнику дать объяснения случившемуся (статья 247 ТК РФ), принятие решения по результатам работы комиссии, издание приказа о возмещении ущерба. Такой приказ должен быть издан не позднее одного месяца со дня установления работодателем размера причиненного ему ущерба (статья 248 ТК РФ). То есть после предоставления комиссией результатов расследования. Если вину работника и сумму ущерба определяет суд или административный орган, то отсчет месячного срока начинается с момента вступления в силу постановления о привлечении к административной ответственности или приговора суда. Необходимо отметить, что для работодателя устанавливается ряд ограничений. Прежде всего - в части возмещения размера ущерба. В соответствии со статьей 238 ТК РФ, работник обязан возместить работодателю причиненный ему только прямой действительный ущерб. Неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию не подлежат. Кроме того, за причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка, за исключением особо оговоренных случаев (статья 241 ТК РФ). Все оговоренные случаи должны быть также оформлены внутренними документами , например когда между сторонами заключен специальный договор - договор о полной материальной ответственности.

По соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей либо график платежей указывается в самом соглашении.

Бывают случаи, когда работодатель не предъявляет виновному лицу претензии по возмещению ущерба, в таком случае (в частности, издан приказ о прощении долга или сумма ущерба списана), у сотрудника возникнет доход, облагаемый НДФЛ (ст. ст. 210 и 211 НК РФ). Ведь подобная ситуация будет фактически являться дарением ценностей, поскольку работник освобождается от имущественной обязанности перед организацией (п. 1 ст. 572 ГК РФ).

Удержания по согласованию между работником и работодателем производится на основании заявления работника. Заявление работника в данном случае является основанием для вычета сумм из начисленной заработной платы.

Работник вправе распорядится своим заработком и, например, перечислить его на счет в банке, или на благотворительность.

В каждом конкретном случае операции, связанные с удержанием из заработной платы в бухгалтерском учете отражаются на счетах бухгалтерского учета.

3.3 Порядок учета удержаний из заработной платы и ее выплаты

В процессе ведения учета возникает необходимость детализировать общие показатели. Для детализации показателей в бухгалтерском учете все счета подразделяются на два вида: синтетические и аналитические.

Синтетический учет расчетов с персоналом по оплате труда по всем видам заработной платы, премиям, пособиям, пенсиям работающим пенсионерам и другим выплатам, а также по выплате доходов по акциям и другим ценным бумагам данной организации осуществляется на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Этот счет, как правило, пассивный. По кредиту счета отражают начисления по оплате труда, пособий за счет отчислений на государственное социальное страхование, пенсий и других аналогичных сумм, а также доходов от участия в организации.

По дебету - удержания из начисленной суммы оплаты труда и доходов, выдачу причитающихся сумм работникам и не выплаченные в срок суммы оплаты труда и доходов. Сальдо этого счета, как правило, кредитовое и показывает задолженность организации перед работниками по заработной плате и другим указанным платежам.

Выдачу сумм заработной платы и пособий оформляют следующей бухгалтерской записью:

Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит счета 50 «Касса».

Из начисленной работникам организации заработной платы производят различные удержания, которые как уже отмечалось ранее в нашей работе, делятся на три группы.

Налог на доходы с физических лиц входит в основную группу удержаний. Налоговые ставки установлены ст. 224 НК РФ.

Основная ставка НДФЛ в РФ составляет 13%.

На исчисление НДФЛ с заработной платы резидентов РФ также влияют налоговые вычеты. Налоговый вычет - это сумма, на которую уменьшается налоговая база перед исчислением суммы налога. Существует несколько видов налоговых вычетов по НДФЛ:

-стандартные налоговые вычеты;

-имущественные налоговые;

-социальные налоговые вычеты;

-профессиональные налоговые вычеты.

Основное отличие стандартных от всех других видов налоговых вычетов заключается в том, что они не обусловлены наличием тех или иных расходов у налогоплательщика. Главный критерий предоставления таких вычетов - принадлежность гражданина к категориям лиц, которым они предоставляются.

Порядок расчета и выплаты стандартных налоговых вычетов по НДФЛ регулирует статья 218 НК РФ. Стандартные вычеты распространяются на граждан с детьми, инвалидов, военнослужащих.

Стандартный налоговый вычет на детей в 2013 году составляет:

-на первого 1400 рублей;

-на второго ребенка 1 400 рублей;

-вычет на третьего ребенка 3000 рублей;

-вычет на ребенка-инвалида 3000 руб.

Налоговый вычет производится на каждого ребенка: в возрасте до 18 лет и на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, студента, курсанта в возрасте до 24 лет у родителей и (или) супругов родителей, опекунов или попечителей, приемных родителей.

Налоговый вычет может предоставляться в двойном размере одному из родителей (приемных родителей) по их выбору на основании заявления об отказе одного из родителей от его получения.

Налогоплательщикам, имеющим право более чем на один стандартный налоговый вычет, предоставляется максимальный из вычетов. Вычет на детей предоставляется независимо от предоставления других стандартных налоговых вычетов.

Стандартные налоговые вычеты предоставляются налогоплательщику одним из налоговых агентов, являющихся источником выплаты дохода, по выбору налогоплательщика на основании его письменного заявления и документов, подтверждающих право на такие налоговые вычеты.

Стандартные налоговые вычеты предоставляются налогоплательщику за каждый месяц налогового периода. То есть налоговая база по НДФЛ ежемесячно уменьшается на сумму стандартного налогового вычета.

Сотрудник имеет 2-х несовершеннолетних детей 3-х и 6-ти лет. Ежемесячная заработная плата сотрудника в 2013 году - 24 000 руб.

В 2013 году за январь и февраль у него сложились следующие расчеты по удержанию НДФЛ:

В январе 2013 года доход сотрудника, облагаемый по ставке 13%, составил 24 000 руб. По законодательству ему представлены вычеты на двух детей. Сумма НДФЛ за январь составила 2756 руб. (24 000 руб. - 1400 руб. x 2) x 13%. Возвращенный налог составил 364 руб.

В феврале 2013 года доход работника с начала года составил 48 000 руб. (48 000 руб. < 280 000 руб.). Из заработной платы за февраль удержано НДФЛ в сумме 2756 руб. (24 000 руб. - 1400 руб. x 2 ) x 13%.Возвращенный налог так же составил 364 руб.

Стандартный налоговый вычет на детей будет ему предоставляться до достижения дохода в размере 280000 руб.

В процессе своей трудовой деятельности работник может нанести материальный ущерб организации работодателя. Ущерб может возникнуть в результате потери, хищения или порчи имущества организации.

Порядок возмещения такого ущерба зависит от того, как оформлены отношения между организацией и работником. Ущерб возмещается в порядке, установленном гражданским законодательством в том случае, если с работником заключен гражданско-правовой договор. Если такой договор заключен, Гражданский кодекс предусматривает полное возмещение ущерба. В этом случае работник, по вине которого допущен ущерб, обязан возместить как прямой ущерб (расходы на восстановление поврежденного или приобретение утраченного имущества), так и сумму доходов, не полученных организацией в результате утраты или порчи имущества (упущенной выгоды).

В случае если с работником заключен трудовой договор, ущерб возмещается в соответствии с трудовым законодательством.

Трудовой кодекс устанавливает, что работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб (ст. 238 ТК РФ). Неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат.

Прямой действительный ущерб - реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния этого имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение или восстановление имущества.

Работник несет материальную ответственность как за прямой действительный ущерб, непосредственно причиненный работодателю, так и за ущерб, возникший у работодателя в результате возмещения ущерба третьим лицам.

Размер ущерба при утрате и порче имущества определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества.

Общая сумма прочих удержаний (например, стоимости имущества, утраченного из-за небрежности или неосторожности) не может превышать среднемесячный заработок работника.

Для учета расчетов с работниками в бухгалтерском учете открывается счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» предназначен для обобщения информации обо всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами. Аналитический учет по счету ведется по работникам организации

К счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» открываются счета по видам расчетов.

-73.01 «Расчеты по предоставленным займам»

-73.02 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

-73.03 «Расчеты по прочим операциям»

В настоящее время нередко работодатели предоставляют своим работникам заемные средства на различные цели и сроки. Такие взаимоотношения оформляются договором, в котором оговаривается порядок погашения этих средств. Погашение займа работником может производиться, либо за счет удержаний из заработной платы, либо взносами в кассу или на расчетный счет. В зависимости от условий договора у работника может возникнуть материальная выгода. Материальная выгода от экономии на процентах включается в совокупный годовой доход работников и облагается налогом на доходы по ставке 35%.

Сегодня многие предприятия торговли заботятся о создании фирменного стиля: используют единые графические элементы для всех форм рекламы (логотип, фирменный шрифт, цвет и т.д.), упаковки продукции, одежды сотрудников.

Необходимость обеспечения работников одеждой может быть предусмотрена законодательством, специальными отраслевыми требованиями или локальными нормативными актами организации. В последнем случае, чтобы подчеркнуть индивидуальность своей торговой точки, работодатель сам решает, во что должны быть одеты сотрудники.

Если по законодательству форменная одежда работнику не положена, то порядок удержания ее стоимости устанавливают по договоренности между работником и администрацией организации.

При удержании стоимости форменной одежды из заработной платы работника в бухгалтерском учете делают записи:

Дебет 70 Кредит 73.2 - удержана из заработной платы стоимость форменной одежды.

Еще одним поводом удержания сумм из заработной платы по инициативе организации, является удержание за неотработанные дни оплаченного отпуска. Эта ситуация возникает в том случае, если работник увольняется до истечения рабочего года (11 месяцев работы), в счет которого ему был предоставлен отпуск. Сумма отпускных, в этом случае, приходящаяся на неотработанное время, удерживается из его заработной платы. Чтобы рассчитать в данной ситуации сумму удержаний, бухгалтер составляет справку, в которой:

1) определяет количество месяцев, которые работник отработал до окончания рабочего года, в счет которого ему был предоставлен отпуск. При этом остатки дней сверх, полных месяцев округляются до полных месяцев по правилам округления: остаток до 14 календарных дней включительно отбрасывают, а остаток от 15 календарных дней и более округляют до полного месяца.

В бухгалтерском учете удержания за неотработанные дни отпуска отражают по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции с тем счетом, на котором были учтены начисленные отпускные.

Удержание своевременно не возвращенных сумм, полученных под отчет, входит в перечень удержаний по инициативе организации.

Работник, получивший подотчетную сумму на командировочные расходы, должен представить авансовый отчет и сдать в кассу неизрасходованный остаток подотчетных сумм не позднее чем через три рабочих дня после истечения срока, на который выданы наличные деньги, или со дня выхода на работу. Если подотчетная сумма не возвращается своевременно, она удерживается из заработной платы работника.

Единовременная сумма удержаний не может превышать 20% заработной платы, причитающейся к выдаче.

Если долг работника будет списан за счет средств организации, его сумму следует включить в совокупный доход работника (ст. 209 НК РФ). Это значит, что с работника необходимо удержать налог на доходы физических лиц.

При наступлении срока, в течение которого работник должен отчитаться или вернуть средства, полученные под отчет, делается запись:

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - учтена сумма средств, выданная работнику под отчет и не возвращенная в срок.

Операции по удержанию денежных средств из заработной платы работника отражается записью: Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит счета 94«Недостачи и потери от порчи ценностей» - невозвращенная подотчетная сумма удержана из зарплаты работника.

Удержание аванса, выданного в счет выплаты заработной платы, также производится по инициативе организации. Это удержание уменьшает размер заработной платы, причитающейся к выдаче работникам по итогам месяца.

Организации должны выплачивать заработную плату каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ). Если работник получил заработную плату за первую половину месяца, то эта сумма вычитается из общей заработной платы. Конкретные дни выплаты заработной платы за первую и вторую половину месяца определяются в коллективном или трудовом договоре.