Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТРЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

НВУЗ АНО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ

ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ»

Кафедра бухгалтерский учет, анализ и аудит

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине: «Аудит»

на тему: «Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами»

Выполнила студентка 5 курса

Специальность: «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»

Молокова Татьяна Анатольевна

ЖЕЛЕЗНОГРСК - 2014

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

1.1 Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

1.2 Нормативные документы, регламентирующие расчеты с подотчетными лицами

1.3 Состав первичных документов и учетных регистров по расчетам с подотчетными лицами

2. ЭТАПЫ ПРОВЕДЕНИЯ АУДИТОРСКОЙ ПРОВЕРКИ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

2.1 Подготовительная деятельность до начала проверки

2.2 Сбор аудиторских доказательств, применяемых при проверке расчетов

2.3 Оформление результатов аудиторской проверки

3. АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

3.1 Составление программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами

3.2 Контрольные процедуры для выявления возможных нарушений

3.3 Проверка документов по расчетам с подотчетными лицами по форме

3.4 Проверка расчетов с подотчетными лицами по содержанию

3.5 Типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

ВВЕДЕНИЕ

Учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется практически в каждой организации. Данный вид расчетов возникает при необходимости осуществления командировочных и представительских расходов, а также в процессе приобретения материальных ценностей или оплате работ (услуг) сторонних организаций подотчетными лицами. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства подотчет для выполнения определенных действий по поручению организации. При этом в бухгалтерском учете операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются достаточно просто.

Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.

Целью данной работы является изучение аудита расчетов с подотчетными лицами.

В первом разделе будет приведен обзор нормативных документов, регламентирующих расчеты с подотчетными лицами, кратко будет рассмотрен бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами и приведен состав первичных документов и учетных регистров по расчетам с подотчетными лицами.

Во втором разделе будут изучены этапы проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами. Особое внимание планируется уделить методам сбора аудиторских доказательств, применяемых при проверке расчетов, применительно к типичным нарушениям расчетов с подотчетными лицами. Также здесь будет описано оформление результатов аудиторской проверки.

Задачей третьего раздела является ознакомление с методикой проведения аудиторской проверки. Поскольку расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки достаточно трудоемок. В тоже время сами операции весьма однообразны, а методы и процедуры проверки просты. Также будут рассмотрены типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами.

1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

1.1 Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

аудиторский проверка расчет подотчетный

Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

- приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

- оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

- расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;

- представительские расходы.

Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка подотчет.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные подотчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в разрезе подотчетных лиц организации по каждой авансовой выдаче и каждому авансовому отчету.

Таблица 1. Структура счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

По дебету		По кредиту
Сальдо начальное - это остаток долга подотчетного лица на начало периода		Сальдо начальное - это остаток долга подотчетному лицу на начало периода
Оборот по дебету - выдача денег подотчетному лицу		Оборот по кредиту - списание денег с подотчетного лица
Сальдо дебетовое на конец периода - это остаток долга подотчетного лица на конец периода		Сальдо кредитовое на конец периода - это остаток долга подотчетному лицу на конец периода

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 - комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной подотчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.

Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные подотчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», если они могут быть удержаны из заработной платы работника или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника.

При командировке работников за границу им выдается аванс, в валюте страны командирования исходя из установленных законодательством норм суточных и квартирных. Полученную в банке валюту оприходуют по счету 50 «Касса» с кредита счета 52 «Валютный счет». Выданную подотчет валюту списывают со счета 50 №Касса» в дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и отражают в учете в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте по курсу Центрального банка РФ на момент выдачи.

По возвращении из командировки и сдачи авансового отчета с приложением оправдательных документов задолженность подотчетных лиц списывают с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» и других счетов в зависимости от вида расходов по курсу на день представления отчета. При изменении за период командировки курсов валют курсовую разницу списывают на счет 80 «Прибыли и убытки»: положительную - на прибыль (дебет счета 71 - кредит счета 80), отрицательную - на убыток (дебет счета 80 - кредит счета 71).

1.2 Нормативные документы, регламентирующие расчеты с подотчетными лицами

Ведение бухгалтерского учета организации должно быть строго регламентировано, то есть подчинено определенным правилам.

Существует целый свод правил, по которым ведется бухгалтерский учет, и отступление от этих правил ведет к серьезным ошибкам в бухгалтерской и налоговой отчетности, в определении финансовых результатов деятельности организации, приводит к злоупотреблениям со стороны материально-ответственных лиц.

Общие документы по расчетам с подотчетными и командированными лицами:

1. Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" - содержит перечень обязательных реквизитов первичных документов; разрешает составлять документы на машинных носителях; руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов; обязывает директора организации и главного бухгалтера либо уполномоченных ими лиц подписывать первичные бухгалтерские документы по операциям с денежными средствами.

2. Положение по бухгалтерскому учету "Учет имущества и обязательств организации, стоимость которых выражена в иностранной валюте" (ПБУ 3/2006) утверждено Приказом Министерства финансов РФ от 24.11.2006 N 154н - устанавливает особенности формирования в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности информации об активах и обязательствах, стоимость которых выражена в иностранной валюте, в том числе подлежащих оплате в рублях, пересчет выраженной в иностранной валюте стоимости активов и обязательств в рубли, учет курсовых разниц. Приложение к данному Положению содержит указание, что пересчет расходов, произведенных подотчетным лицом при загранкомандировках, в рубли производится по курсу, действующему на дату его составления авансового отчета.

3. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ, (Принят ГД ФС РФ 21.12.2001) - дает понятие служебной командировки, гарантии при нахождении в служебных командировках, предусматривает возмещение расходов связанных со служебной командировкой.

4. Налоговый кодекс Российской Федерации от 31.07.1998 № 146-ФЗ (Принят ГД ФС РФ 16.07.1998) - определяет размеры суточных, возмещаемые сверх норм работникам, суточные облагаемые налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом, а также говорит о том, что для целей налогообложения учет представительских расходов в пределах норм и сверх норм не ведется.

5. Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденное Центральным Банком России от 12.10.2011 № 373-П - содержит правила приема, хранения, выдачи наличных денег и оформления первичных документов; ведения кассовой книги; ревизии кассы и соблюдения кассовой дисциплины. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

6. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утвержден Приказом Министерства финансов РФ от 31.10. 2000 N 94н (ред. 08.11.2010) - содержит правила синтетического учета операций в бухгалтерском учете. В частности, проводки по отнесению в доход работника подотчетных сумм, не возвращенным в срок.

7. Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя" - устанавливает следующие предельные размеры расчетов наличными деньгами между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и гражданином, осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, между индивидуальными предпринимателями, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тысяч рублей.

По командировкам в пределах Российской Федерации:

8. Инструкция Министерства финансов СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" - содержит:

- определение служебной командировки (п. 1);

- правила документального оформления командировки (командировочное удостоверение и, по усмотрению руководителя, приказ о направлении работника в командировку) (п. 2);

- предельные сроки командировок (сроки устанавливает руководитель, но не более 40 дней не считая времени нахождения в пути) (п. 4);

- необходимость ставить в командировочном удостоверении отметки о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки (п. 6);

- формы журналов по ведению учета работников, выбывающих в командировки и прибывающих в командировки (Приложение 2 и 3);

- указание о сохранении за работником находящемся в командировке место работы (должность) и средний заработок (п. 9);

- указание на выплату работникам суточных (п. 10);

- перечень расходов, возмещаемых командированному работнику (п. 12);

- предписание в течение 3-х дней после возвращения работника из командировки составить авансовый отчет (п. 19);

- другие положения относительно командировок.

9. Письмо Министерства финансов РФ от 12.05.1992 N 30 "О порядке возмещения командированным работникам затрат за пользование постельными принадлежностями в поездах" - компенсация работнику данных расходов с отнесением их к затратам предусмотрена документом.

По командировкам за границу:

10. Письмо Минтруда РФ, Минфина РФ от 17.05.1996 N 1037-ИХ "О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу" - устанавливает, что работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу, суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке. При этом со дня пересечения государственной границы при выезде из Российской Федерации суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется, а со дня пересечения государственной границы при въезде в Российскую Федерацию - по норме, установленной при командировках в пределах Российской Федерации. Если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется.

11. Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 N 812 « О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств Федерального бюджета» (в ред. от 12.08.2008 N 587) - содержит список государств и соответствующих размеров суточных отдельно для работников загранучреждений и прочих работников, находящихся в краткосрочных командировках.

1.3 Состав первичных документов и учетных регистров по расчетам с подотчетными лицами

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т. д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

- авансовый отчет (форма № АО-1);

- приказы о направлении сотрудника в командировку;

- командировочное удостоверение;

- копия загранпаспорта с отметками о пересечении границы;

- список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

- сметы представительских расходов;

- приказы об утверждении смет представительских расходов;

- первичные документы, подтверждающие использование денежных средств по целевому назначению (проездные билеты, счета гостиниц, товарные чеки и др.).

Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерский регистрах:

- журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета);

- главная книга;

- иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме счетоводства.

2. ЭТАПЫ ПРОВЕДЕНИЯ АУДИТОРСКОЙ ПРОВЕРКИ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

2.1 Подготовительная деятельность до начала проверки

Для принятия обоснованного решения необходимо целенаправленно и, по возможности, оперативно ознакомиться с вероятным клиентом. Прежде всего, необходимо ознакомиться с учредительными документами, в которых оговорены виды деятельности предприятия, причем очень часто предусматривается достаточно широкий спектр разнородных видов хозяйственной и коммерческой деятельности. Можно предположить, что в этом случае персонал бухгалтерии клиента, будучи недостаточно подготовленным в области учета разнородной деятельности, допустит значительное количество ошибок и нарушений. Вероятно, в результате этого обстоятельства осложнится проверка, увеличатся время на ее проведение и оплата.

При знакомстве с потенциальным клиентом аудитор получает, в частности, материалы заседаний акционеров и отчетность по хозяйственной деятельности, уясняет направления и масштабы работы, проводит беседы с администрацией и персоналом бухгалтерии, получает необходимую информацию от банков, налоговой службы и других организаций, с которым клиент имеет деловую связь.

В результате предварительного ознакомления аудитор делает вывод о степени деловой безупречности клиента и принимает решение о проведении аудиторской проверки или отказе от нее. Например, едва ли аудитору имеет смысл осуществлять проверку сомнительных хозяйствующих субъектов (фирм, товариществ), возглавляемых лицами криминогенных наклонностей, ставящих целью получение максимальных доходов любым путем.

2.2 Сбор аудиторских доказательств, применяемых при проверке расчетов

При аудиторской проверке расчетов с подотчетными лицами используются различные методы получения аудиторских доказательств:

1. Наблюдение или участие в инвентаризации;

2. Наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских операций;

3. Устный опрос;

4. Получение письменных подтверждений;

5. Проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц;

6. Проверка документов, подготовленных на предприятии клиента;

7. Проверка арифметических расчетов;

8. Анализ.

Указанные методы применяются к различным объектам контроля и служат для выявления одного или нескольких возможных нарушений.

Таблица 2. Методы контроля для выявления типичных нарушений расчетов с подотчетными лицами

	Основные виды нарушений, допускаемых при ведении кассовых операций	Метод сбора аудиторских доказательств
		1	2	3	4	5	6	7	8
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1.3.	Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятию могут быть выданы деньги на хозяйственно операционные расходы						+
1.4.	Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия						+
1.5.	Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам						+
1.7.	Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы			+			+
2.1.	Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку			+
2.2.	Отсутствие командировочных удостоверений с отметкой в месте пребывания в командировке						+
2.3.	Несоблюдение установленных норм командировочных расходов						+
2.4.	Отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм						+		+
3.1.	Нарушение порядка удержания подоходного налога и начисления фондов социального страхования и обеспечения с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм						+	+
3.2.	Некорректное выделение налога на добавочную стоимость в суммах командировочных расходов						+	+
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
4.1.	Выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети
4.2.	Списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле
5.1.	Несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете
5.2.	Отсутствие учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм						+		+
6.1.	Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами						+
6.2.	Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода						+	+
6.3.	Несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7						+	+

2.3 Оформление результатов аудиторской проверки

Аудиторская проверка заканчивается оформлением двух итоговых документов - акта аудиторской проверки бухгалтерского учета и достоверности отчетности и аудиторского заключения.

В акте аудиторской проверки с достаточной подробностью и доказательностью, однако, без включения малосущественных деталей, аудиторы сообщают клиенту о проделанной работе, о ее основных направлениях и о том, какие из этих направлений подвергнуты сплошной проверке, а какие - выборочной. После этого указываются выявленные недостатки в последовательности, соответствующей их значимости. При этом в акте наряду с отмеченными недостатками должны быть изложены конкретные рекомендации по их исправлению и недопущению в будущем. Вместе с тем аудиторы не должны сами делать такие исправления, то есть выполнять работу персонала бухгалтерии.

Акт аудиторской проверки является строго конфиденциальным документом, с содержанием которого аудиторы не вправе без согласия на это клиента знакомить третьих лиц, за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством (выявление хищений, мошенничества и других особых случаев). В связи с этим акт аудиторской проверки составляется в двух экземплярах, одни из которых передается аудиторами лично главному бухгалтеру предприятия или лицу, его замещающему, а второй экземпляр остается в аудиторской организации, проводившей проверку, для последующего контроля за устранением выявленных недостатков.

После подготовки проекта акта аудиторы знакомят с его содержанием руководство предприятия, рассматривают высказанные при этом возражения и замечания, при необходимости вносят в акт соответствующие коррективы и подписывают его.

Аудиторское заключение - официальный документ, дающий оценку достоверности бухгалтерского учета и отчетности аудируемого предприятия, подтвержденный подписью имеющего лицензию руководителя проверяющей группы аудиторской фирмы и печатью этой фирмы. В случае если проверка осуществлялась самостоятельным независимым аудитором, имеющим лицензию, то подтверждение заключения производится его подписью и личной печатью.

Возможны четыре вида аудиторских заключений:

- заключение без замечаний (безоговорочное заключение);

- заключение с замечаниями (заключение с оговорками);

- отрицательное заключение;

- заключение не дается совсем, либо дается отказное заключение.

Первый вид заключения аудиторами дается в том случае, если не было обнаружено ошибок и недостатков в отчетности, а финансовое положение устойчиво и, по мнению аудиторов, не вызывает каких-либо опасений. Однако такое положение маловероятно и, скорее всего, имеет место один из двух вариантов: ошибки аудиторами найдены, но вносить соответствующие исправления нецелесообразно, либо аудиторская проверка произведена недостаточно профессионально или недобросовестно.

Заключение с замечаниями делается при выявлении аудиторами отдельных легко устранимых недостатков, в целом не меняющих положительной оценки состояния бухгалтерского учета и отчетности. По всем выявленным недостаткам аудиторы обязаны дать свои рекомендации и проконтролировать их выполнение.

Отрицательное заключение дается в случае выявления серьезных нарушений и запущенности бухгалтерского учета и отчетности, в связи с чем бухгалтерская документация квалифицируется как недостоверная.

Четвертый вариант завершения аудиторской проверки возможен, если аудиторам не предъявляются все материалы, необходимые для оценки состояния бухгалтерского учета и отчетности. В результате аудиторы вынуждены прекратить проверку, официально уведомив об этом предприятие и свою вышестоящую организацию.

3. АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

3.1 Составление программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами

Перед началом основной проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор должен составить примерную программу изучения документов в зависимости от состояния данного раздела учета на предприятии. Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами можно использовать вопросник, приведенный в Таблице 3.

Таблица 3 Вопросник для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами

№ п/п	Вопрос	Вариант ответа	Информация или документ, который следует запросить	Назначаемая аудиторская процедура	Номер вывода
1	Имеется ли на предприятии список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды	Нет			1
		Да	Список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды	Проц. 1.1.1.
2	Выдаются ли новые авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет суммам	Нет
		Да	Журнал-ордер № 7	Проц. 1.1.2.	2
3	Оформляются ли письменные распоряжения руководителя предприятия по направлению работников в командировки	Нет			3
		Да	Письменные распоряжения руководителя	Проц. 2.1.2.
4	Облагаются ли подоходным налогом суточные сверх норм, возмещаемые по решению руководителя предприятия	Нет			4
		Да	Приказ руководителя о возмещении	Проц. 2.2.1.
5	Организован ли аналитический учет командировочных расходы в пределах норм и сверх норм для целей налогообложения	Нет			5
		Да		Проц. 2.1.4.
6	Производится ли расчет сумм, причитающихся работнику на командировки	Нет			6
		Да

По результатам опроса ответственных работников проверяемого предприятия аудитор может сделать следующие выводы:

1. Внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды.

2. В нарушение п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утвержденное ЦБ России от 12.10.2011 № 373-П) лицам, не отчитавшимся за полученные ранее подотчетные суммы, выдаются новые авансы.

3. Приказы о направлении работников в командировку не оформляются - следует проверить, не допускается ли под видом командировочный расходов скрытое авансирование работников предприятия.

4. В нарушение Положения о порядке ведения кассовых операций - суточные, возмещаемые сверх норм работникам предприятия, не облагаются подоходным налогом. Кроме того, со сверхнормативных суточных необходимо начислить взносы в Пенсионный фонд, Фонд обязательного медицинского страхования и Фонд занятости населения.

5. В нарушение Налогового кодекса РФ (часть 2) от 05.08.2000 № 117-ФЗ для целей налогообложения учет командировочных сумм в пределах норм и сверх норм не ведется.

6. В нарушение Положения о порядке ведения кассовых операций выдача денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в суммах, превышающих необходимые.

3.2 Контрольные процедуры для выявления возможных нарушений

По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Представленный вопросник позволяет сделать аудитору целый ряд промежуточных выводов, на основании которых он впоследствии определит достоверность отчетных данных.

Для выявления каждого из возможных нарушений или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур. Основными контрольными процедурами являются:

Процедура 1.1.1. - проверка соответствия подотчетных лиц, получающих наличные деньги их кассы на хозяйственные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия.

Процедура 1.1.2. - проверка получения подотчетных сумм денежных средств лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам.

Процедура 1.1.3. - проверка соответствия фактического расходования подотчетных сумм целям, на которые они выданы.

Процедура 1.1.4. - наличие подотчетных лиц в штате предприятия.

Процедура 1.1.5. - проверка правильности списания подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия. В случаях, когда решением руководителя предприятия сумма, выданная под отчет, не возвращена и списывается за счет чистой прибыли, аудитору необходимо удостовериться в том, что, во-первых, решение о списании действительно существует, во-вторых, что с подотчетных сумм удержан подоходный налог, а также начислены все социальные выплаты.

Процедура 2.1.1. - проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам.

Процедура 2.1.2. - проверка наличия приказов о направлении работников в командировку.

Процедура 2.1.3. - проверка правильности возмещения командировочных расходов.

Процедура 2.1.4. - проверка правильности ведения учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

Процедура 2.2.1. - проверка удержания подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм. Кроме того, со сверхнормативных расходов начисляют взносы в Пенсионный фонд, Фонд обязательного медицинского страхования и в Фонд занятости населения (в Фонд социального страхования отчисления не производятся). При оплате работникам расходов на краткосрочные командировки как внутри страны, так и за ее пределы, в облагаемый доход работника не включаются: суточные в пределах норм, установленных законодательством; расходы по найму жилья в пределах норм; фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд до места назначения и обратно, сбор за услуги аэропортов, страховые и комиссионные сборы, расходы на проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения или пересадок (кроме проезда на такси), на провоз багажа, пользование постельными принадлежностями в поезде, расходы по получению загранпаспорта и виз, прописке загранпаспорта, а также по обмену чека в банке не наличную иностранную валюту.

Процедура 2.2.2. - проверка правильности выделения НДС в сумме командировочных расходов.

Суммы НДС выделяют по проезду к месту служебной командировки и обратно; затратам на пользование в поездах постельными принадлежностями; хранению багажа; расходам по найму жилого помещения в пределах норм.

Процедура 3.1.1. - проверка правильности отражения в учете НДС по приобретенными подотчетным лицами материальным ценностям. НДС выделяется и относится на счет 19 лишь при покупке ТМЦ у организаций оптовой торговли при наличии приходного кассового ордера, накладной и счета-фактуры с выделенной отдельной строкой НДС. При покупке ТМЦ в розничной торговой сети суммы НДС не выделяются и относятся на себестоимость вместе с их стоимостью.

На многих предприятиях независимо от того, у какой организации приобретены материальные ценности, только на основании того, что они приобретены за наличный расчет, НДС не выделяется и вместе со стоимостью материальных ценностей списывается на издержки производства, что приводит к их завышению и соответственно занижению налогооблагаемой прибыли.

Процедура 5.1.1. - проверка правильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами. Задолженность подотчетных лиц предприятию и предприятия подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто.

Процедура 6.1.1. - проверка соответствия записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7.

3.3 Проверка документов по расчетам с подотчетными лицами по форме

Проверка документов по расчетам с подотчетными лицами по форме осуществляется аудитором с использованием специальной карточки, приведенной в Таблице 3.

Таблица 4. Карточка проверка по форме расчетов с подотчетными лицами

№ п/п	Нарушения	Основание (документ №)
1	2	3
1	Авансовый отчет не утвержден руководителем	ст. 9 д-та [1]
2	Нет подписи подотчетных лиц на обратной стороне авансового отчета	ст. 9 д-та [1]
3	Нет даты утверждения авансового отчета	ст. 9 д-та [1]
4	Бухгалтерские проводки составлены в иностранной валюте без пересчета в рубли	ст. 12 д-та [1]
5	Бухгалтерские проводки составлены в тысячах рублей	ст. 9 д-та [1]
6	Вместо документов, подтверждающих выплату конкретной суммы, приложены другие (счета, накладные без отметки об оплате и т. д.)
7	Отметки об оплате сделаны лишь штампом «ОПЛАЧЕНО» (отсутствуют подписи)
8	В первичных документах отсутствуют оттиски печати
9	Не все перечисленные в авансовом отчете документы приложены к этим отчетам
10	В актах закупа не имеется данных, необходимых при составлении договора купли-продажи (паспортных данных, прописки и др.)	ст. 9 д-та [1]
11	В первичных документах неуказанна (указана неразборчиво) цель платежа.
12	Отсутствует штамп «ОПЛАЧЕНО»	гл. 2 д-та [5]
13	Не соблюдены сроки отчета по подотчетным суммам	гл. 4 д-та [5] приказ руководителя
14	На обратной стороне авансового отчета на указаны бухгалтерские проводки на каждый из документов
15	В авансовом отчете заполнены не все графы (подотчетные суммы, даты их выдачи и др.)
16	В авансовом отчете на указаны проводки
17	На первичных документах отсутствует их номинал (не указана цена приобретения)
18	Журнал-ордер № 7 составлен не в разрезе подотчетных лиц и каждого авансового отчета одновременно
Проверка документов по командировкам
19	В командировочных удостоверениях отсутствуют или исправлены не должным образом даты убытия (прибытия)	ст. 9 д-та [2]
20	На счете гостиницы отсутствует ее печать
21	В авансовом отчете отсутствуют первичные документы, подтверждающие использование постельных принадлежностей	документ [9]
22	Отсутствует копия загранпаспорта с отметками о пересечении границы	документ [10]
23	В первичных документах по загранкомандировкам на автомобиль (страховка и др.) в качестве владельца указано не предприятие, а водитель

[1] - Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", принят ГД 22.11.2011, одобрен Советом Федерации 29.11.2011.

[5] - Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденное Центральным Банком России от 12.10.2011 № 373-П.

[9] - Письмо Министерства финансов РФ от 12.05.1992 N 30 "О порядке возмещения командированным работникам затрат за пользование постельными принадлежностями в поездах".

[10] - Письмо Минтруда РФ, Минфина РФ от 17.05.1996 N 1037-ИХ "О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу".

При тестировании документов на наличие ошибок аудитору достаточно выявить пять одинаковых нарушений, чтобы сделать вывод о значительном распространении данной ошибки. Дальнейший поиск таких несоответствий можно опустить.

Для проверки правильности отражения операций по расчетам с подотчетными лицами аудитор контролирует арифметическую точность и отслеживает взаимоувязку данных аналитического и синтетического учета. Схема такого анализа приведена ниже в Таблице 5.

Таблица 5 Проверка взаимоувязки аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами

Блок 1 Проверить соответствие сумм, указанных на обратной стороне авансовых отчетов, с суммами в первичных документах
Блок 2 Сравнить суммы, проставленные на обратной стороне авансовых отчетов с итоговыми суммами, указанными на лицевой стороне отчетов в разрезе бухгалтерских проводок
Блок 3 Сравнить суммы бухгалтерских проводок на лицевой стороне авансового отчета с суммами по соответствующим строкам журнала-ордера № 7
Блок 4 Проверить арифметическую точность расчетов итогов в журнале-ордере № 7
Блок 5 Сравнить итоговые суммы по журналу-ордеру № 7 с оборотами, отраженными в Главной книге
Блок 6 Проверить правильность перенесения остатков из Главной книги в Баланс на соответствующую дату (сальдо по счету 71 должно отражаться в развернутом виде)

Взаимоувязка аналитических и синтетических данных учета будет зависеть от формы ведения учета на предприятии. Допустим, применяется компьютеризованная форма учета, следовательно, необходимость в блоках № 4 и 5 схемы исчезает, поскольку расчет данных по синтетическим счетам и формирование оборотно-сальдовой ведомости производится автоматически бухгалтерской программой. В данном случае надо сосредоточить внимание на правильности занесения проводок по расчетам с подотчетными лицами в ЭВМ, а также правильность составления формы № 1 «Бухгалтерский баланс» на основе машинограммы «Оборотно-сальдовая ведомость» за отчетный период. (Бухгалтерская программа «1С:Бухгалтерия» позволяет автоматически по данным журнала хозяйственных операций формировать готовую форму № 1, однако в этом случае лучше с удвоенной внимательностью сверить данные Баланса с данными оборотной ведомости, поскольку Баланс будет формироваться верно лишь после тщательной отладки алгоритма этой процедуры и соблюдения определенных правил отражения операций.)

3.4 Проверка расчетов с подотчетными лицами по содержанию

При проверке расчетов по содержанию аудитору следует помнить следующие ключевые моменты.

В соответствии Инструкции Министерства финансов СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" - служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы (кроме служебных поездок работников, работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер). Максимальные сроки командировки работников устанавливаются п.4 Инструкции - 40 дней (не считая времени нахождения в пути), а минимальные сроки не установлены.

При загранкомандировках таких ограничений нет, однако начиная с 61 дня нахождения работника в командировке суточные ему будут начисляться по ставкам, установленным для работников загранучреждений РФ при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение (Письмо Минтруда РФ, Минфина РФ от 17.05.1996 N 1037-ИХ "О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу").

Для того чтобы командировка была правильно оформлена необходимы документы:

- внутренний приказ директора о направлении в командировку;

- авансовый отчет с приложением документального подтверждения расходов;

- утвержденный директором отчет о командировке, закрытое командировочное удостоверение.

Нельзя считать командировочными расходы лиц, работающих на предприятии по договору подряда. Договор подряда относится к числу гражданско-правовых договоров, и его действие регулируется нормами гражданского права. Следовательно, на лиц, заключивших договор подряда, не распространяется законодательство о труде. В связи с этим командировочные расходы граждан, работающих по договору подряда, не относятся к числу компенсационных выплат, а являются доходом, подлежащим налогообложению в общепринятом порядке.

В соответствии Порядка ведения кассовых операций работнику компенсируются только транспортные расходы по проезду до места командировки и обратно. Транспортные расходы, производимые работником в процессе нахождения в командировке могут быть компенсированы только по приказу руководителя с отнесением за счет чистой прибыли предприятия.

В соответствии Положения по бухгалтерскому учету "Учет имущества и обязательств организации, стоимость которых выражена в иностранной валюте" (ПБУ 3/2006) расходы в иностранной валюте пересчитываются в рубли по курсу ЦБ, установленному на дату составления авансового отчета, а не на дату фактического расходования средств подотчетным лицом.

3.5 Типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами

Нередко в организациях допускаются ошибки в расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Основные нарушения (злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку) в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:

1. Нарушение порядка выдачи подотчетных сумм:

1.1. Отсутствует приказ руководителя, устанавливающий порядок выдачи работникам подотчетным средств;

1.2. В приказе о порядке выдачи подотчетных средств не установлен круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет, или не указаны размеры подотчетных сумм, а также сроки их возращения;

1.3. Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги и хозяйственно-операционные расходы;

1.4. Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия;

1.5. Выдача денег под отчет лицам, не рассчитавшимся по ранее выданным авансам;

1.6. Списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия без разрешающих документов;

1.7. Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

1.8. Допускается передача полученных под отчет наличных денег одним работником другому.

2. Нарушения при оформлении командировочных расходов:

2.1. Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;

2.2. Отсутствие командировочных удостоверений с отметкой в месте пребывания в командировке;

2.3. Несоблюдение установленных норм командировочных расходов;

2.4. Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;

2.5. Отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

3. Нарушение порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов:

3.1. Нарушение порядка удержания подоходного налога и начисления фондов социального страхования и обеспечения с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм;

3.2. Некорректное выделение налога на добавочную стоимость в суммах командировочных расходов.

4. Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами:

4.1. Выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети;

4.2. Списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле.

5. Нарушения порядка учета представительских расходов:

5.1. Несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете (или ее отсутствие);

5.2. Отсутствие учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.

6. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами:

6.1. Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами;

6.2. Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;

6.3. Журнал-ордер № 7 ведется не по каждому подотчетному лицу и выданной сумме одновременно;

6.4. Несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 или других регистрах.

7. Нарушения в форме и реквизитах первичных документов:

7.1. В организации не проводится инвентаризация расчетов с подотчетными лицами;

7.2. К авансовым отчетам не прилагаются либо прилагаются не имеющие всех обязательных реквизитов первичные оправдательные документы, подтверждающие произведенные за счет подотчетных сумм расходы;

7.3. Расчет с другими юридическими лицами, выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих установленные лимиты;