Теоретические аспекты автоматизации складского учета

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Глава 1. Теоретические аспекты автоматизации складского учета

1.1 Автоматизация складского учета: задачи, этапы, проблемы

1.2 Информационные системы автоматизации складского учета

1.3 Обзор программных средств автоматизации учета на складе

Глава 2. Проведение модернизации информационной системы автоматизации складского учета в ООО "Рельеф - Центр"

2.1 Характеристика ООО "Рельеф - Центр"

2.2 Выявление необходимости модернизации

2.2.1 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи

2.2.2 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации комплекса задач

2.2.3 Обоснование проектных решений по видам обеспечения

2.3 Предложения по реализации проекта модернизации

2.3.1 Информационное обеспечение задачи складского учета

2.3.2 Программное обеспечение задачи складского учета

2.3.3 Технологическое обеспечение задачи складского учета

Заключение

Список использованной литературы

складской учет автоматизация

Введение

Актуальность темы. За последние двадцать лет значительно возрос объём и оборот информации во всех сферах жизнедеятельности человека: экономической, финансовой, политической, духовной. И процесс накопления, обработки и использования знаний постоянно ускоряется. Учёные утверждают, что каждый год количество информации увеличивается вдвое. В связи с этим возникает необходимость использования автоматизированных средств, позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные.

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы финансового звена крупного предприятия, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения компании информационными средствами на базе компьютерных систем автоматизированного складского учета.

Компьютерный учет имеет свои особенности и радикально отличается от обычного. Компьютер не только облегчает учет, сокращая время, требующееся на оформление документов и обобщение накопленных данных для анализа хода деятельности компании и управления ею. При применении компьютера "количество переходит в качество": увеличение скорости расчетов делает возможным качественное улучшение работы организации. [6]

Для того чтобы автоматизировать учет складских операций необходимо решить следующие задачи:

1. Собрать материал о предприятии;

2. Проанализировать сущность задач учета складских операций;

3. Обосновать использование вычислительной техники;

4. Обосновать разработки по всем видам обеспечения;

5. Построить инфологическую модель.

Основное преимущество автоматизации - это сокращение избыточности хранимых данных, а следовательно, экономия объема используемой памяти, уменьшение затрат на многократные операции обновления избыточных копий и устранение возможности возникновения противоречий из-за хранения в разных местах сведений об одном и том же объекте, увеличение степени достоверности информации и увеличение скорости обработки информации; излишнее количество внутренних промежуточных документов, различных журналов, папок, заявок и т.д., повторное внесение одной и той же информации в различные промежуточные документы. Также значительно сокращает время автоматический поиск информации, который производится из специальных экранных форм, в которых указываются параметры поиска объекта.

Основой задачей данной проектируемой системы является учет и оперативное регулирование хозяйственных операций, подготовки стандартных документов для внешней среды (счетов, накладных, счетов-фактур). Оперативное управление хозяйственными процессами составляет от одного до нескольких дней и реализует регистрацию событий, например оформление и мониторинг выполнения заказов, приход и расход товаров на складе и т.д. Эти задачи имеют итеративный, регулярный характер, выполняются непосредственными исполнителями хозяйственных процессов (рабочими, кладовщиками, администраторами и т.д.) и связаны с оформлением и пересылкой документов в соответствии с четко определенными алгоритмами. Результаты выполнения хозяйственных операций регистрируются в соответствующих журналах. Автоматизация этих процессов позволит хранить информацию в одной базе, информация в которую вводится с помощью удобного интерфейса.

Целью дипломной работы является проведение модернизации информационной системы автоматизации складского учета в ООО "РЕЛЬЕФ - ЦЕНТР".

Глава 1. Теоретические аспекты автоматизации складского учета

1.1 Автоматизация складского учета: задачи, этапы, проблемы

На сегодняшний день современный склад - сложное техническое сооружение, предназначенное для управления запасами на различных участках логистической цепи и выполнения конкретных функций по хранению и преобразованию материального потока в целом [4].

У каждого предприятия есть проблемы в работе складского хозяйства, их может быть множество, и все вместе они приводят к значительным совокупным потерям, вынуждая руководство задуматься о путях их преодоления. Один из таких путей - внедрение автоматизированной системы.

Задачи внедрения системы автоматизированного складского учета

Рассмотрим основные причины, побуждающие торговые предприятия внедрять у себя системы автоматизации складского учета и управления складом. Наиболее часто встречаются три укрупненные группы задач, которые решаются посредством автоматизации:

базовые проблемы (это удовлетворение потребности в полной, своевременной и достоверной информации о товаре, обеспечение достаточной скорости выполнения складских операций при поддержании надлежащего качества работы с товаром, организация системы контроля персонала и получение данных для обоснованной мотивации сотрудников);

проблемы переезда склада;

проблемы развития складского хозяйства.

Задачи базового уровня стоят перед всеми предприятиями независимо от их профиля, однако для торговых компаний потребность в их решении выше, чем у производственников. Потребность в информации, создание «прозрачного» склада -- первейшая задача автоматизации складского хозяйства торгового предприятия. Информация о реальном количестве товаров на складе, которую может предоставить складская система, критически важна при распределении товаров по заказам и их резервировании за сотнями покупателей. Знать местоположение на складе конкретных партий и даже единиц товара необходимо, например, для точности контроля сроков годности пищевых продуктов, отслеживания серийных номеров товаров, подлежащих сервисному обслуживанию. Корпоративная информационная система чаще всего либо не имеет в своей структуре подобной функциональности, либо, как в случае с реальными остатками, не успевает отображать фактическое состояние склада в каждый момент времени. Чаще всего удовлетворения перечисленных потребностей бывает достаточно, чтобы эффективность работы склада заметного выросла. Затем уже предприятие может приступить к работе над развитием своего складского хозяйства

Отдельным пунктом следует обозначить проблему переезда склада на новое место. С этой задачей чаще всего сталкиваются именно торговые предприятия как наиболее мобильные. Лишь довольно крупные организации могут позволить себе приобрести склад в собственность. В этих случаях внедрение системы автоматизации представляется удачным выходом из положения. Однако необходимо отметить, что автоматизация склада в момент переезда имеет свои особенности. Обычно требуется выполнить проект в сжатые сроки в относительно неопределенной среде (новый склад, новое оборудование, новые технологии грузопереработки и др.).

Торговые предприятия, где планомерно решаются задачи, связанные с развитием склада и системы автоматизации, пока еще редкость на нашем рынке. Обеспечить большую пропускную способность склада, получить сложную аналитику, автоматизировать специфические операции -- всё это задачи «на перспективу», которые станет решать только крупное, устойчивое предприятие, располагающее достаточным для заказного проекта бюджетом, собственными развитыми логистической и ИT-службой, способными содействовать успешному выполнению проекта автоматизации и обеспечить сопровождение полнофункциональной системы управления складом.

На самом деле автоматизация -- не единственный способ решения складских задач. Можно пойти несколькими иными путями. Во-первых, проанализировать работу склада с логистической точки зрения и что-то изменить, например, в схеме расположения стеллажей и размещения товара, в организации складского технологического процесса. Во-вторых, упростить работу склада за счет не связанных напрямую с внутренней логистикой склада организационных мер или с помощью модернизации корпоративной информационной системы, например, упорядочить поток заявок на склад от менеджеров по продажам, сделав работу склада более равномерной, или включить в информационную систему реквизиты авторизации выполнения складских операций для укрупненного анализа и контроля загруженности персонала. В-третьих, можно обратиться к услугам автоматизации.

Обычно выделяют следующие этапы автоматизации склада [5]:

1. Постановка задачи. В данный процесс должны быть вовлечены сразу несколько подразделений компании, деятельность которых имеет то или иное отношение к происходящим на складе процессам: менеджеры по продажам, бухгалтерия, IT-подразделение, логисты и т.д., а также сами разработчики.

2. Выбор поставщика и программного обеспечения. Здесь необходимо обратить внимание на соотношение цена-качество, срок использования продукта на рынке и на конкретные разработанные решения.

Основные моменты, на которые следует обратить внимание при выборе ПО [3]:

Оснащенность полной справочной системой. Это необходимо для быстрого освоения программы работниками. Наличие хорошей справочной системы указывает на серьезность подхода к своей деятельности фирмы-производителя программы, т.к. разработка документации требует немалых затрат. Гораздо, удобно пользоваться полной справочной системой, а не простым описанием в текстовом файле, это гораздо усложнит процесс при необходимости использования справочной информации во время работы программы.

Способность формировать отчеты. Одним из главных требований является получение в наглядном и понятном виде отчетов. Поэтому необходимо заранее определиться на какие вопросы должна уметь отвечать программа в соответствии со спецификой деятельности фирмы. Однако, сложно найти программу, которая сможет дать ответы на все вопросы, но возможно учесть данный факт при заказе программы.

Возможность удобного ввода данных в программу. Некоторые программы утроены так, что для указания наименования товара необходимо открыть форму или окно для выбора, значит, придется при необходимости ввести 150 наименований товара, открывать 150 раз форму. В других программах данная операция может потребовать открывать две формы, а, следовательно, процесс ввода будет занимать много времени, и информация будет содержать ошибки. Разработчики предлагают множество решений для быстрого ввода данных, одним из них является возможность создания списка, из которого можно будет выбирать необходимые.

Способность отражения программой реального состояния дел. Например, товары на складе могут быть бракованными, некондиционными и т.д. Также могут иметь и другие параметры (артикул). Если программа не иметь возможность вести учет таких состояний, то и ответов на вопросы, отчеты получить будет невозможно. На многих предприятиях необходимо, чтобы отчеты были как в ценах с НДС, так и без учета НДС, однако не все программы это делают. Не стоит требовать от программы решения всех ситуаций, достаточно чтобы она позволяла вводить примечания и пометки. Есть программы, предусматривающие учет каждой партии товара с присвоением кода или номера. На практике достаточно часто необходимо сделать отчет по партиям, а также это позволяет вести более строгий учет.

Возможность создания резервной копии базы данных. Все программы складского учета используют базы данных при работе, однако, при сбое питания и по другим техническим причинам есть вероятность повреждения данных. Данная функция облегчит восстановление утерянной информации.

3. Разработка опытного экземпляра программного обеспечения. Исходя из формулировки задачи программисты разрабатывают ПО, именно, поэтому очень важен первый этап автоматизации.

4. Организация IT-структуры (т.е. установка необходимого оборудования).

5. Выделение тестового образца. Тестирование ПО, важнейший этап разработки.

6. Внедрение. После исправлений всех нюансов начинается внедрения системы.

Таким образом, благодаря автоматизации можно решить следующие задачи:

Систематизировать номенклатурный справочник;

Возможность получать информацию о наличии товара на складе в режиме реального времени;

Управление складским пространством;

Увеличение числа складских операций;

Повышение производительности склада в целом.

Проблемы автоматизации

Проблемы на пути повышения эффективности складского хозяйства можно разделить на четыре группы [11]:

организационные (распределение функций, полномочий, зон ответственности персонала и подразделений);

технологические (последовательность и методология выполнения операций);

информационные (информационные системы учета и обработки данных, средства коммуникации);

технические (наличие, адекватность и степень изношенности технических ресурсов).

Современные автоматизированные системы управления складом

Возможность предоставления широкого ассортимента товаров потребителям в сочетании с высокой скоростью и точностью обработки заказов во многом обусловлена технологическими возможностями IT-индустрии в сфере логистики. Увеличение предложения неизбежно приводит к обострению конкуренции в данном секторе рынка и, как следствие, к необходимости повышения эффективности функционирования складов и расширения спектра складских услуг с целью получить конкурентное преимущество.

Наиболее типичным с точки зрения мировой практики решением первой из этих задач является оснащение складского хозяйства современной СУС (системой управления складом) - WMS (Warehouse Management System), под которым понимается аппаратно-программный комплекс, позволяющий эффективно управлять размещением и перемещениями товаров на складе. Кардинальное различие между WMS и складскими учетными системами в том, что WMS помимо чисто учетной функции выполняет и активную управленческую роль, анализируя все задачи, стоящие в очереди на выполнение, и выдавая сигнал складскому персоналу о необходимости выполнить наиболее приоритетную задачу.

Так, WMS-система должна обеспечивать оптимизацию маршрутов движения погрузочно-транспортного оборудования, а также формировать задания для персонала с учетом его оптимальной загрузки.

Еще одной важной функцией WMS является биллинг, т. е. автоматизированный расчет стоимости (себестоимости) хранения, основанный на текущем учете загрузки ячеек. Эта функция особенно актуальна для компаний, предоставляющих услуги временного хранения товаров сторонним грузовладельцам. С ее помощью можно подсчитать стоимость оказанных грузовладельцам услуг по обработке товаров.

Кроме того, за аббревиатурой WMS зачастую скрывается также и технология выполнения складских операций, включая работу со штрих-кодами и радиочастотными идентификаторами (RFID). И если поддержка штрих-кодов для подобных систем давно рассматривается как естественная и необходимая их функция, то работа со стандартами RFID таковой становится. Большинство разработчиков подобных систем либо уже включили поддержку этой технологии в текущие версии своих продуктов, либо анонсировали ее на ближайшую перспективу. Существование более или менее единого подхода к организации хранения на распределительных складах наводит на мысль о принципиальной возможности адаптации любой универсальной WMS-системы к бизнес-модели конкретного склада. А поскольку сам подход позаимствован у Запада, идея об адаптации именно западной системы приходит в первую очередь; вместе с тем возникает вопрос об экономической целесообразности и оценке эффективности внедрения.

Практика внедрения и эксплуатации WMS в России показывает, что срок окупаемости подобных вложений не превышает 1,5--2 года. Практический анализ результатов успешных внедрений WMS указывает на достижение следующих количественных показателей:

сокращение времени, затрачиваемого на складские операции, в 1,5-2 раза;

увеличение точности выполнения заказов до 99%;

сокращение численности персонала в 2-2,5 раза;

значительное снижение потерь, связанных со сроком годности или условиями хранения;

увеличение ассортимента товара за счет повышения точности работы;

возможность управления складом на 4000-10000 паллето-мест одним или двумя операторами;

значительное сокращение издержек, связанных с простоями;

сокращение времени на подготовку складского персонала.

Нельзя не принимать во внимание и изменение качественных показателей, заключающееся в повышении общего уровня квалификации персонала, улучшении дисциплины, организованности и общей психологической атмосферы. Значительны удобства от практического использования аналитического блока WMS для целей оперативного управления складом. Все без исключения системы имеют набор стандартных отчетов: по наличию товаров по местам хранения; по числу различных типов операций, выполненных за указанный период времени; по оборачиваемости отдельных ячеек; по оборачиваемости отдельных товарных позиций; по незавершенным заказам и т. п.

Возможность практически моментально получать подобные отчеты позволяет оперативно принимать управленческие решения и сделать управление в целом более эффективным.

В настоящее время в России известно несколько десятков успешных проектов внедрения, выполненных в основном для распределительных центров крупных розничных сетей либо распределительных складов (терминалов) крупных торгово-промышленных групп. Это, как правило, лидеры в своей отрасли и в целом высокоэффективные предприятия.

На отечественном рынке уже сейчас происходит ожесточенная борьба за клиента. В нее вовлечены и небольшие отечественные фирмы-разработчики, и крупные отечественные производители ПО, и крупные зарубежные создатели специализированного ПО. Решения, предлагаемые такими фирмами, как Microsoft, Oracle и SAP, являются более привлекательными для автоматизации «с нуля», поскольку это не просто WMS, a WMS, интегрированные в ERP-системы. Это позволяет избежать затрат, связанных с интеграцией ПО разных производителей, и повысить эффективность внедрения в целом.

Очевидны и другие преимущества интегрированных WMS:

немедленное отражение складских операций в учетных регистрах более высокого уровня - на счетах бухгалтерского, управленческого и международного учета и, как следствие, возможность быстро получать управленческие отчеты;

единая база нормативно-справочной информации;

единая политика безопасности работы пользователей и др.

Проведенный анализ спроса и предложений на рынке складских услуг позволяет сделать следующие выводы, которые помогут стать определенным ориентирами в процессе принятии решения о необходимости использования WMS [2]:

1) Из всех потенциальных клиентов только около 30% самостоятельно могут четко сформулировать свои требования и составить представление о тех результатах, которые достигаются за счет внедрения системы. Остальным клиентам, скорее всего, помогут услуги компаний, занимающихся IT-консалтингом.

2) Поскольку стоимость самих систем и услуг по их внедрению достаточно высокая, следует тщательно подойти к вопросу выбора поставщика решения, каковых на российском рынке достаточно. Заключение договора с высокопрофессиональной консалтинговой компанией позволит избежать критичных для бизнеса простоев при внедрении и застраховать себя от серьезных финансовых потерь.

3) Использование WMS в совокупности с оборудованием для работы со штрих-кодами и RFID многократно усиливает общий эффект от ее внедрения.

4) Применение WMS, интегрированных в ЕRР-систему, является дальновидным и перспективным и с точки зрения эффективности функционирования корпоративной информационной системы в целом, и с точки зрения сокращения затрат на ее поддержку и обслуживание.

5) Приобретаемая система должна быть масштабируемой и гибкой. Под масштабируемостью понимается возможность использовать систему на многократно возросших объемах операций вашего бизнеса, а под гибкостью - наращивание функциональности системы за счет использования связанных с WMS модулей (управление поставками, финансы, бюджетирование) и возможность ведения собственной разработки в системе алгоритмов расчета и отчетных форм.

Автоматизация склада торговой организации -- задача творческая, зависящая от множества разнообразных и взаимосвязанных факторов. Потребности самого предприятия, специфика его работы, наличие смежных складских функций, условия внешней среды -- все это оказывает влияние на процесс внедрения складской системы. Именно сочетание испытанных проектных технологий автоматизации и учета особенностей конкретного предприятия делает возможным достижение желаемого результата в запланированные сроки при оптимальном использовании ресурсов.

1.2 Информационные системы автоматизации складского учета

"СуперСклад"

Это несомненно лучшая программа для ведения складского учета. К достоинствам программы относятся простой пользовательский интерфейс и легкость в освоении. Программа позволяет вести полноценный учет товаров и денег от киоска до крупной оптовой базы. Для пользователей, которым важна мобильность есть версия созданная с применением технологии преносимого приложения (portable edition). Программа в этой версии может быть установлена, как на жесткий диск компьютера, так и на съемный носитель (USB-flash и т.п.) и свободно перемещаться с компьютера на компьютер.

"Атонекс" Склад.

Простая и удобная программа учета в торговле. Данная программа оптимально подойдет малому и среднему бизнесу, так как наряду с простотой содержит весь основной функционал, необходимый для учета в торговле: складской учет, продажа товара, касса, набор отчетов для анализа финансовых показателей, а так же ревизии остатков и прочее. Программу можно использовать совершенно бесплатно. Но наряду с этим существует платная версия, которая обладает более широким функционалом.

"V V S : Офис - Склад - Магазин".

Это простая, надежная и гибкая программа для автоматизации торговли, склада и производства. Легкая в развертывании, программа требует минимума усилий для внедрения, имеет доступную цену. Имеется бесплатная ознакомительная версия.

ОК-СКЛАД: Складской учет и торговля.

Программа для складского учета: удобная и мощная программа складского учета, торгового бизнеса и производства. В ней есть все что Вам нужно. Складской учет и понимание экономики Вашего предприятия перестанет быть проблемой. Отличается от других удобным интерфейсом и простотой понимания учета движения товаров на складах, денежных средств и документов.

"Товар-Деньги-Товар".

Это торгово-складская программа для комплексного контроля над деятельностью оптовых, розничных, оптово-розничных и других торгующих предприятий -- от киоска до супермаркета. Программа позволяет проводить и оформлять все виды торговых и складских операций, учитывать денежные средства и контролировать взаиморасчеты с клиентами, вести всю необходимую документацию и анализировать работу всего предприятия.

"Складской учет товаров".

Программа предназначена для ведения оперативного складского учета. Программа позволяет отслеживать остатки товаров и материалов на складе и получать отчеты по остаткам на любую дату. Товарный учет основывается на ведении карточек складского учета.

"Склад 2005".

Программа разработана для автоматизированного учёта складской деятельности малых предприятий, занимающихся торговлей. Она включает в себя складской учёт, учёт движения товара, учёт движения денежных средств, справочники контрагентов и валют. Система построена по схеме мультивалютного учёта с ведением таблиц курсов валют.

"Инфо-Предприятие:Торговый Склад".

Программа "ИП:Торговый Склад" входит в систему программ Инфо-Предприятие. "ИП:Торговый Склад" позволяет легко и удобно автоматизировать складской учета на торговом предприятии. Среди пользователей нашей программы предприятия оптовой и розничной торговли, сети магазинов, оптовые базы. Несмотря на свою торговую ориентацию, "ИП:Торговый склад" позволяет вести учет материалов, готовой продукции, МБП, т.е. программу можно использовать везде, где необходимо ведение складского учета.

"Ажур-СКЛАД".

Программа "Ажур-СКЛАД" предназначена для автоматизации цикла учета складских операций. Система включает полный цикл учета всех типов складских операций прихода, учет операций расхода и подготовку аналитической отчетности.

ФОЛИО-WinСклад. Версия 4.хх (локальная).

Как и в других программах ФОЛИО для работы не требуется специальных знаний, кроме знакомства с MS Windows.

Microinvest Склад Pro.

"Microinvest Склад Pro" - это отраслевое решение, являющееся системой автоматизации “сетевых” розничных структур (магазинов самообслуживания и/или прилавочной торговли), складских объектов и ресторанов. "Microinvest Склад Pro" отвечает всем требованиям в движении товарных ресурсов в самом предприятии или в сети предприятий, связанных своей коммерческой или производственной деятельностью.

"Склад и Реализация".

Программа "Склад и Реализация" разработана для учета информации не только для обычных складов предприятия, но и для работы с внешними складами, имеющих структуру Интернет магазина. Такая программа позволяет обслуживать не только телефонные заказы, но и те, которые связаны с поступлением заявок по электронной почте.

"Склад Предприниматель".

Программа предназначена для ведения простого учета на складе в магазине.

"Склад+".

Складской учет "Склад+" - очень простая и удобная программа, которая имеет самые необходимые возможности. Формирование приходных и расходных документов. Печать накладной, счет-фактуры, счета и приходного ордера. Расчет трех цен продажи с заданными коэффициентами относительно закупочной цены, с последующей возможностью выбора одной из этих цен для формирования продажных цен для конкретного покупателя.

"1С:Бухгалтерия 8".

"1С:Бухгалтерия 8" -- универсальная программа массового назначения для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности. Это готовое решение для ведения учета в организациях, осуществляющих любые виды коммерческой деятельности: оптовую и розничную торговлю, комиссионную торговлю (в том числе субкомиссию), оказание услуг, производство и т.д. Кроме того, с помощью "1С:Бухгалтерии 8" могут вести учет индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения или общий режим налогообложения.

"МойСклад".

"МойСклад" -- это не программа в привычном понимании, а облачный сервис для управления торговлей, специально разработаный для малых и средних торговых компаний и ИП. Если Вы не хотите ничего устанавливать, бэкапить и быть привязанным к конкретному компьютеру и уверены, что у Вас всегда будет доступ к интернету с требуемой скоростью и за разумные деньги, тогда ведите свой склад онлайн, работайте через интернет-браузер, используйте мобильные приложения. Сервис подходит для опта, розницы и интернет-торговли. Есть простая синхронизация с интернет-магазином, а для розницы - доступное место кассира и поддержка ЕГАИС.

1.3 Обзор программных средств автоматизации учета на складе

Программа 1С: Предприятие является универсальной программой и предназначена для автоматизации работы как крупных так малых предприятий.

Программа предоставляет возможность ручного и автоматического ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок.

Кроме журнала операций программа поддерживает несколько списков справочной информации (справочников):

- План счетов;

- Список видов объектов аналитического учета;

- Списки объектов аналитического учета (субконто);

- Констант и т.д.

На основании введенных проводок может быть выполнен расчет итогов. Итоги могут выводиться за квартал, год, месяц и за любой период, ограниченный двумя датами. Расчет итогов может выполняться по запросу и одновременно с вводом проводок (в последнем случае не требуется пересчет).

После расчета итогов программа формирует различные ведомости:

- сводные проводки;

- оборотно-сальдовую ведомость;

- оборотно-сальдовую ведомость по объектам аналитического учета;

- карточка счета;

- карточка счета по одному объекту аналитического учета;

- анализ счета (аналог главной книги);

- анализ счета по датам;

- анализ счета по объектам аналитического учета;

- анализ объекта аналитического учета по всем счетам;

- карточка объекта аналитического учета по всем счетам;

- журнальный ордер.

В программе существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий на некотором бухгалтерском языке описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые в налоговые органы, кроме того данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа финансовой деятельности организации в произвольной форме.

Кроме того программа имеет функции сохранения резервной копии информации и режим сохранения в архиве текстовых документов.

В "1С" реализованы для разных программных и аппаратных платформ: Windows, Mac, Linux. Существует несколько модификаций системы: базовая, профессиональная (для решения более сложных бухгалтерских задач, включающих элементы анализа хозяйственной деятельности предприятий), сетевая (давным давно реализована технология клиент/сервер).

Система "1С:Предприятие" может быть адаптирована к любым особенностям учета на конкретном предприятии при помощи модуля "1С:Конфигуратор", позволяющего настраивать все основные элементы программной среды, генерировать и редактировать документы с любой структурой, изменять их экранные и печатные формы, формировать журналы для работы с документами с возможностью их произвольного распределения по журналам. Кроме того, "1С:Конфигуратор" может редактировать существующие и образовывать новые справочники произвольной структуры, создавать регистры для учета средств в необходимых разрезах, задавать любые алгоритмы обработки информации, описывать поведение элементов системы на встроенном языке и т. д. Важно отметить, что для настройки продукта не требуется глубоких знаний в области программирования. При проверке настроенной конфигурации, задействуется функция «Отладчик», она же используется для выявления возможных сбоев при работе системы в целом. Кроме того, в пакете «1С: Предприятие» имеется средство поддержки торгового оборудования (например: кассовых аппаратов «Canon Aqua» и сканеров штрих - кодов, подсоединяемых через интерфейс RS - 232).

Помимо рассмотренных выше программных средств, на российском рынке имеется еще около двух десятков тиражируемых систем и более 200 продуктов, разрабатываемых по конкретным заказам или в расчете на малый тираж и последующее сопровождение специалистами фирмы-производителя.

Сетевой программный комплекс бухгалтерского учета RS-Balance компании R-Style Software Lab состоит из модулей "Центральная бухгалтерия", "Торговый дом", "Касса", "Зарплата" и "Основные средства". Главным здесь является модуль "Центральная бухгалтерия", куда поступает информация, введенная в других системах. Особого внимания заслуживает ПО "Торговый дом", сочетающее в себе бухгалтерские и информационные (менеджерские) функции. Для бухгалтерии формируются ведомости и регистры бухгалтерского учета в любом разрезе. Для менеджеров составляются ведомости, необходимые для управления товарооборотом и проведения заготовительной деятельности. Движение товаров отслеживается от момента подготовки контракта на закупку до этапа реализации. Формирование цены производится с учетом таможенных сборов и прочих накладных расходов, что облегчает правильное определение финансового результата от реализации товаров.

Система DiasoftBALANCE компании "Диасофт", представляющая собой универсальный программный комплекс, позволяет совмещать автоматизацию бухгалтерского учета с комплексной автоматизация банка (на базе ПО DiasoftBANK) или страховой компании встроен мощным язык описания расчетов, дающий возможность пользователю самостоятельно определять алгоритмы обработки первичной информации, например правила проведения расчетов, алгоритмы формирования проводок по их результатам, правила формирования свободных данных. По средствам этого языка можно получить доступ к любым данным, после чего с помощью арифметических и логических операции, а также специальных операторов языка сформировать новую характеристику объекта учета.

Принцип работы программ корпорации "Парус" прост и маю отличается от принципов, заложенных в другие продукты этой категории. Ввод информации в систему начинается с обработки первичных документов. Платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера и прочие платежные документы хранятся в специальном разделе, к которому разрешен прямой доступ. Накладные на отпуск продукции и счета хранятся отдельно друг от друга. После занесения первичных документов имеется возможность отработать документы в учетной части. Использование разного рода справочников организаций и материальных ценностей облегчает заполнение документов. Программа "Парус" полностью совместима с новыми программными продуктами корпорации, предназначенными для автоматизации деятельности страховых фирм.

Среди других разработок можно отметить программы компаний "Звезда", "Информатик", "ИНФИН", "Новый Атлант", "Цефей", имеющих определенную долю на российском рынке, но не представляющих интереса для самостоятельного анализа. Таким образом, большинство программ третьего поколения по своей идеологии - интегрированные продукты, функциональные возможности которых выходят за рамки задач автоматизации бухгалтерии. Наблюдается четкая связь между автоматизацией бухгалтерского учета и торговли (Программы компаний "1C", "АйТи", "Омега", R-Style Software Lab).

Итак, мы провели анализ существующих разработок для автоматизации задачи. Выявили, что наиболее подходящим решением является ПО «1С. Предприятие.»

Глава 2. Проведение модернизации информационной системы автоматизации складского учета в ООО "РЕЛЬЕФ - ЦЕНТР"

2.1 Характеристика ООО "РЕЛЬЕФ - ЦЕНТР"

Рельеф-Центр - это 12 000 наименований товаров для офиса, учебы и творчества доступные на всех складах компании. Общая площадь складских помещений равна 34 560 кв.м., в том числе 26 000 кв.м. складского комплекса Класса А в Рязани. Уделяя большое внимание своему развитию, мы напрямую влияем на развитие своих клиентов и их бизнеса. Наша задача определять и влиять на рынок отрасли в целом.

На данный момент коллектив предприятия насчитывает 1 254 человека.

Организационная структура компании представлена на рисунке 1.1.

Рис. 2.1 Организационная структура

Склад:

- прием на склад, хранение и выдача со склада различных материальных ценностей: оборудования, расходных материалов, химических средств, деталей, инструментов, спецодежды и т.д., с учетом наиболее рационального использования складских площадей, облегчения и ускорения комплектации необходимых товарно-материальных ценностей;

- обеспечение сохранности складируемых товарно-материальных ценностей (оборудования, расходных материалов, инвентаря, спецодежды, химических средств и др. средств труда), соблюдение режимов хранения, предотвращающих порчу и потери товарно-материальных ценностей;

- проверка соответствия принимаемых товарно-материальных ценностей (оборудования, расходных материалов, инвентаря, химических средств и т.д.) сопроводительным документам (приходным накладным и сертификатам);

- перемещение товарно-материальных ценностей к местам хранения с раскладкой (сортировкой) их по видам, качеству, назначению и другим признакам

- проведение работ по размещению товарно-материальных ценностей внутри склада

- комплектование партий товарно-материальных ценностей по расходным накладным и их отпуск;

- обеспечение контроля над нахождением посторонних лиц в складских помещениях;

- учет наличия на складе хранящихся товарно-материальных ценностей и ведение отчетной документации по их движению;

- участие в проведении инвентаризаций товарно-материальных ценностей.

- выполнение заданий, поручений и указаний руководства.

Для подготовки подробного схематического описания деятельности склада по учету оборудования и инструментов используется стандарт IDEF0. Использование именно этого стандарта обусловлено тем, что графический язык IDEF0 позволяет эффективно отображать и анализировать модели деятельности широкого спектра сложных систем в различных разрезах. При этом широта и глубина обследования процессов в системе определяется самим разработчиком, что позволяет не перегружать создаваемую модель излишними данными. Функциональная модель деятельности склада в нотации IDEF0 приведена на рис.2.2-2.3.



Рис. 2.2 Контекстная диаграмма IDEF0

Рис. 2.3 Диаграмма декомпозиции IDEF0

Модель потоков данных (DFD) применяется для описания документооборота и обработки информации. Модель DFD представляет собой систему связанных между собой работ. Данная модель описывает: функции обработки информации (работы); документы (стрелки), объекты, участвующие в обработке информации; внешние связи, которые обеспечивают взаимодействие моделируемой системы с внешней средой; хранилища данных.

2.2 Выявление необходимости модернизации

При анализе бизнес-процессов, выполняемых сотрудником, осуществляющим складской учет, при обработке экономической информации были выявлены следующие недостатки:

- высокая трудоемкость обработки информации;

- низкая оперативность;

- невысокая достоверность результатов решения задачи из-за дублирования потоков информации и сложности методик заполнения документов;

- несовершенство организации сбора и регистрации исходной информации.

- несовершенство процессов передачи, обработки, хранения, защиты целостности и секретности информации и процессов выдачи результатов расчетов конечному пользователю и др.

Обработка информации с использованием средств MS Word и MS Exсel, использующаяся в настоящее время, является очень трудоемкой, требует больших затрат времен и внимания менеджера и затрудняет оперативность принятия решения.

При этом должен выполняться ряд важных требований к данным и организации работы. Для решения поставленных задач необходимо найти решение, рационально и эффективно реализующее качества и свойства автоматизированного рабочего места специалиста.

Применение ПК для решения задач по получению оперативной информации позволит существенно сократить время поиска, обработки, упростить процедуру ввода первичной информации и сделать более наглядной выходную информацию.

В результате автоматизации компания получит следующие положительные результаты:

- достоверность и оперативность информации;

- устранение дублирования информации;

- сокращение трудовых и временных затрат.

Разрабатываемая система позволит сэкономить время и силы за счет автоматизации рутинных операций, получать оперативную информацию по учету взаимоотношений с клиентами.

Учитывая потребность в постоянном использовании разрабатываемого программного обеспечения со стороны персонала компании, необходимо разработать доступные для понимания формы ввода и управления данными.

Разрабатываемый программный продукт должен предоставлять возможность одновременной работы нескольких пользователей при их аутентификации.

В качестве основных разделов, которые должны присутствовать в разрабатываемом программном обеспечении, заказчик выделил следующие:

модуль прихода (приходные накладные);

документы расхода (расходные накладные);

отчетность («Схема склада (остатки)», «Заполненность ячеек», «Приемки», «Отгрузки»)

поиск документов;

ввод и редактирование справочников «Номенклатура», «Единицы измерения», «Ячейки склада» и «Пользователи».

В проектируемой системе решаемые задачи реализуем соответствующим программным модулем, каждый из которых имеет возможность выполнения ряда операций, таких как корректировка информации, поиск данных, формирование отчетов. Процессы заполнения, корректировки и поиска данных реализуем однотипным способом во всех модулях. При добавлении и редактировании данных применится контроль правильности ввода пользователем информации, путем ее сравнения с необходимым типом, диапазоном изменения возможных значений, маской ввода и т.д.

Для добавления и редактирования данных используем экранные формы со всеми необходимыми полями ввода, а также пояснениями и управляющими элементами (например, кнопками), предназначенными для выработки управляющих воздействий (сохранение, отмена изменений) и навигации (перемещению) по БД. Для обеспечения поиска данных также используем экранные формы, позволяющие задавать различные значения (диапазоны значений) интересующей информации, с контролем допустимости значений условий поиска. Поиск информации можно произвести как по отдельным полям таблиц, так и по совокупности полей, на частичное, либо полное совпадение условий поиска, без учета регистра букв для удобства пользователя, для численных полей и полей типа «дата» реализуется возможность указания диапазонов изменения значений и т. д. В каждом из программных модулей системы предполагается наличие всех необходимых отчетных форм для формирования и печати документов установленной формы. Все отчеты генерируются автоматически, используя выборки информации из БД.

Источником оперативной информации для реализации решения поставленных задач являются приходные накладные, расходные накладные, требования.

Эти данные постоянно изменяются и отличаются большим объемом обрабатываемой информации. Данные вводятся в систему с помощью специальных форм и хранятся в базе данных в виде таблиц.

Постоянная информация тоже хранится в виде таблиц и реализуется с помощью специальных справочников. Эти данные практически не изменяются, в основном добавляются новые или редактируются старые, а при необходимости удаляются.

Для расчета итоговой информации применяются отчеты. Отчеты будут формироваться в зависимости от заданных параметров.

Автоматизация решения комплекса задач по учету ТМЦ требует построения алгоритмов для расчета результатных показателей.

2.2.1 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи

Различают следующие стратегии автоматизации:

Хаотичная (кусочная) автоматизация является одним из наиболее неэффективных видов инвестирования средств для развития предприятия. Под автоматизацией понимается отсутствие стратегического плана создания и развития. При таком подходе процесс внедрения информационных технологий определяется локальными сиюминутными задачами, а не реальными потребностями бизнеса. В этом случае предприятие получает разрозненные прикладные системы, стоимость интеграции которых может быть сравнима с комплексным решением. Выбрав эту стратегию можно сэкономить время и средства на развертывание системы. Но при возможной последующей в будущем модернизации, которая будет затрагивать полную автоматизацию, использование системы будет не рациональным и экономически невыгодным [15].

Автоматизация по участкам подразумевает процесс автоматизации отдельных производственных или управленческих подразделений предприятия, объединенных по функциональному признаку. Подобный подход автоматизации выбирается, когда у предприятия не хватает инвестиций на автоматизацию в полном объеме или существующие участки дают большой экономический эффект. Часто данная автоматизация применяется на производственных участках.

Автоматизация по направлениям подразумевает автоматизацию отдельных направлений деятельности предприятия. Отличительной чертой от автоматизации по участкам является, что деятельность предполагает участие в этом процессе всех организационных подразделений, функционирование которых связано с автоматизируемым направлением. Конечным результатом автоматизации по направлениям может быть полная автоматизация компании [11].

Полная автоматизация подразумевает собой систему, состоящую из большого количества элементов различных уровней и различного назначения. К ним относятся подсистемы, модули, блоки управления, задачи, управленческие процедуры, функции и т. д. Это позволяет использовать один алгоритм для расчета схожих задач. Так же исключается необходимость дублирования различных справочников в разных системах, так как всё собрано в одной. Есть и минусы полной автоматизации. Полная автоматизация требует значительных финансовых и временных затрат, а также очень точного и тщательного планирования.

Проанализировав варианты стратегий, была выбрана стратегия автоматизации по участкам, как наиболее подходящий вариант для автоматизации задач склада.

2.2.2 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации комплекса задач

Один из принципиальных вопросов стратегии планируемой автоматизации - оптимальное сочетание нового метода с теми средствами, которые уже существуют на предприятии и с как можно меньшим денежным вложением. Это учитывается с целью экономии денег и времени, что в каждой организации имеет весомую ценность.

При выборе способов собственной автоматизации у каждой организации существуют следующие альтернативы:

1. Приобрести готовое решение.

В данной ситуации организация покупает настроенную модель ведения бизнеса. Плюсами такого решения можно считать: низкую стоимость системы, универсальный набор связанных бизнес-процессов, высокую надежность. В качестве минусов следует отметить: необходимость перестройки собственной деятельности под приобретенную модель, отсутствие специфичной управленческой отчетности.

2. Приобрести адаптируемое решение и услуги по настройке.

При таком подходе организация получит универсальное программное обеспечение, адаптированное под его специфику. Качество адаптации очень сильно зависит от стоимости дополнительной настройки. Такое решение будет учитывать специфику данной организации, как в плане процессов, так и отчетности. Надежность данного решения будет меньше, так как в ходе настройки неизбежно будет внесено какое-то количество ошибок. Стоимость владения будет существенно выше, чем в первом случае [13].

3. Нанять собственных специалистов, которые создадут решение.

Данный подход должен иметь право на жизнь только в случае совершенной уникальности стоящих задач. Аргументами за использование такого подхода может служить только полное соответствие решения поставленным задачам. Однако среди минусов можно перечислить: высокая вероятность «смерти» такого проекта, огромная стоимость владения, низкая надежность (по крайней мере, в течение достаточно долгого времени).

Руководством компании решено осуществить разработку информационной системы склада собственными силами.

Разрабатываемая ИС полностью будет соответствовать нуждам отдела ИТ и организации в целом.

Проектирование информационной системы будет осуществляться согласно следующим этапам:

1. постановка задачи:

- определение требований к ИС;

- определение сроков разработки;

- выбор средств разработки;

- утверждение и согласование проекта;

2. Разработка эскизного проекта:

- предварительная разработка структуры данных;

- уточнение методов решения задачи;

- разработка общего алгоритма решения;

- утверждение эскизного проекта;

3. Разработка алгоритма, структуры ИС:

- определение формы представления данных;

- определение структуры ИС;

- определение конфигурации тех.средств.

4. Разработка ИС:

- программирование;

- отладка;

- тестирование;

- разработка программной документации

5. Внедрение и сопровождение

- установка и передача ИС заказчику;

- обучение персонала.

2.2.3 Обоснование проектных решений по видам обеспечения

1. По информационному обеспечению

Проектируемая ИС предназначена для автоматизации процесса учета ТМЦ в организации и предоставляет следующие возможности:

регистрацию приходных и расходных документов;

создание отчетов и журналов.

Под информационным обеспечением понимается совокупность единой системы классификации и кодирование технико-экономической информации, системы показателей, языков описания данных, унифицированных систем документации и массивов информации, хранимых и обрабатываемых для выработки управляющих решений.

При проектировании информационного обеспечения необходимо учитывать следующие принципы:

информационное обеспечение разрабатывается на основе единых принципов, при этом обеспечивается взаимосвязь различных знаковых подсистем, входящих в состав информационного обеспечения (классификаторы, формы документов);

однократность сбора, регистрации и ввода исходной информации;

точность и достоверность вводимой информации;

полнота хранимой информации, вместе с тем нежелательно дублирование информации;

экономичность в отношении затрат на разработку программного комплекса под спроектированное информационное обеспечение.

Информационное обеспечение подразделяется на внутримашинное и внемашинное. Внемашинное обеспечение - это вся совокупность информации на предприятии, включая системы показателей, методы классификации и кодирования элементов информации, документов, документооборота, информационных потоков. Внутримашинное обеспечение - это совокупность всей информации, соответствующим образом организованной и зафиксированной на машинных носителях в виде массивов, поддерживаемой системой в актуальном состоянии.

Автоматизация работ требует приведения всего множества показателей в единую целостную систему, установления их содержательного и терминологического единства (однозначности) и четких взаимосвязей между ними. Значительную роль при этом играет использование классификаторов, позволяющих обеспечить сжатие призначной части показателей, сократить объем и время на поиск информации, необходимой для решения задач, облегчить обработку информации.

Значительную долю внемашинного информационного обеспечения составляет документация. Существует два направления построения документов (как входных, так и выходных): использование унифицированной системы документации (УСД) и выполнение оригинального проектирования.

УСД рассматривается как система документации, представляющая собой рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, которые отвечают единым правилам и требованиям экономических систем некоторого уровня управления и содержат информацию для оптимального управления всех систем, находящихся на этом уровне управления. Следует отметить, что все первичные документы относятся к отраслевым УСД.

Для осуществления ввода переменной информации разрабатываются экранные формы на основе соответствующих первичных документов. После того как произведены все необходимые расчеты, перед печатью необходимо выводить результаты решения комплекса задач на экран, поэтому разрабатываются соответствующие формы для вывода на экран перечисленных ранее результатных документов. Для ведения файлов с условно-постоянной информацией также должны быть разработаны экранные формы для удобного ввода, корректировки и просмотра данных.