Аудит обліку МШП в бухгалтерії

У відповідності з П(с)БО №9 “Запаси”, а в тому числі і МШП, обліковуються по фактичній собівартості. Є декілька способів надходження МШП на підприємство: придбання за плату, внесення одним підприємством в рахунок внеску в статутний капітал іншого підприємства, виготовлення МШП власними силами і т.д.

Відмінна риса закупівельних операцій полягає в тому, що, по-перше, вони характеризують першу фазу кругообігу оборотних активів організації (процес "гроші - товар"), по-друге, результатом їх проведення стає створення виробничих запасів.

Організація обліку операцій по купівлі МШП залежить від ряду чинників і, передусім, від вибраного варіанту їх оцінки, умов і форм розрахунків з постачальниками, порядку відшкодування ПДВ по придбаних цінностях.

Прибуткові ордери і приймальні акти на оприбуткування матеріальних цінностей складаються в день їх надходження. Прибуткові ордери виписуються на фактично прийняту кількість цінностей. При встановленні невідповідності матеріалів, що поступили їх асортименту, якості і кількості, вказаних в документах постачальника, складається акт про приймання матеріалів в двох примірниках. Другий примірник акту направляють постачальнику. При наявності приймального акту прибутковий ордер не оформляється, так як акт є одночасно прибутковим документом і основою для уточнення розрахунків з постачальником.

Оцінка МШП по облікових цінах зручна в ситуації фінансової нестабільності і частого коливання закупівельних цін.

Фактична собівартість складається із сум, сплачених постачальнику відповідно до договору (без ПДВ), та сум транспортно - заготівельних витрат (без ПДВ).

Придбані або виготовлені МШП, як правило, повинні поступати на склад організації. Передача їх безпосередньо в експлуатацію, обминаючі склад, не рекомендується, оскільки при цьому важко забезпечити належний контроль за їх використанням.

Придбання і оприбуткування МШП відображаються в обліку таким чином:

- оплачені МШП (в т. ч. ПДВ)

Д-т рахунку 63 "Розрахунки з постачальниками і підрядчиками"

К-т рахунку 31 "Рахунки в банках";

оприбутковання МШП на складі:

Д-т рахунку 22 “МШП”

К-т рахунку 63 "Розрахунки з постачальниками і підрядчиками";

- на суму сплаченого ПДВ

Д-т рахунку 64 "Розрахунки за податками і платежами"

К-т рахунку 63 "Розрахунки з постачальниками і підрядчиками";

На підприємстві повинен бути забезпечений роздільний облік сум ПДВ як по оплачених придбаних матеріальних ресурсах, так і по неоплачених.

Закупівля МШП обов'язково супроводжується розрахунками по ПДВ. Це спричиняє виникнення додаткових зобов'язань перед контрагентами по даному непрямому податку.

При придбанні МШП по безготівковому розрахунку ПДВ відображається на рахунку 64 тільки за умови підтвердження його суми в рахунку-фактурі і відповідному розрахунковому документі.

ПДВ в складі МШП, що поступили на підприємство, підлягає включенню в їх фактичну собівартість в наступних випадках:

при використанні МШП для виготовлення продукції (робіт, послуг), що не оподатковується ПДВ;

при придбанні МШП за готівку у організацій роздрібної торгівлі і населення;

при придбанні зворотної тари;

коли в рахунку-фактурі і розрахунковому документі не виділена сума ПДВ.

У випадках коли на первинних облікових документах і в розрахункових документах підтверджуючих вартість придбаних МШП, не виділена сума ПДВ, нарахування її розрахунковим шляхом не проводиться. У таких випадках вартість придбаних МШП, включаючи очікуваний ПДВ, повинна відноситись на рахунок 22 на всю суму пред'явленого рахунку з подальшим списанням у встановленому порядку на витрати виробництва.

Досить часто МШП підзвітні особи купують за готівку; ці операції оформляються проводками:

- видані гроші під звіт на придбання МШП

Д-т рахунку 372 "Розрахунки з підзвітними особами"

К-т рахунку 30 "Каса";

- оприбутковані придбані МШП

Д-т рахунку 22 "МБШП "

К-т рахунку 372 "Розрахунки з підзвітними особами".

Сума ПДВ по МШП, що придбні для виробничих потреб у організацій роздрібної торгівлі і у населення за готівку, до заліку у покупця не приймається і розрахунковим шляхом не виділяється.

При придбанні МШП для виробничих потреб за готівковим розрахунком у організації-виробника, постачальницько-збутової, оптової та іншої організації, що займається продажем і перепродажем товарів, в тому числі за договорами комісії і доручення (за винятком організацій роздрібної торгівлі, громадського харчування і аукціонного продажу товарів), при наявності прибуткового касового ордера і накладної на відпустку товару з вказівкою суми податку окремим рядком, ПДВ відображається по дебету рахунку 64 і його нарахування проводиться в загальновстановленому порядку.

Доцільно зупинитися на розгляді дискусійних моментів, які виникають при обліку даної частини ВЗ. До одного з таких моментів відноситься облік % позикових коштів, що використовуються для придбання МШП. У П(с)БО №9 говориться про те, що до складу фактичних витрат на придбання ВЗ, можуть також відноситься і витрати по оплаті % по позикових коштах, якщо вони пов'язані з придбанням запасів до дати оприбуткування ВЗ на складі підприємства.

Важливим моментом перевірки є вивчення правильності нарахування зносу МШП і включення його до собівартість продукції.

З введенням в дію в 2000 року П(с)БО №9 збільшився діапазон способів погашення вартості переданих в експлуатацію МШП. Амортизація вказаних предметів проводиться одним з наступних способів: процентний спосіб; лінійний спосіб; спосіб списання вартості пропорційної обсягу продукції (робіт, послуг). Аудитору необхідно перевірити, чи включення сум зносу по МШП у виробничі витрати було зроблене при відповідному первинному оформленні відпуску предметів, що розглядаються, в експлуатацію (на основі накладних - вимог або інших документів). Більш того дані документи повинні відображати виробничий напрямок їх використання, в іншому випадку можуть виникнути спірні ситуації з податковою інспекцією.

У обов'язковому порядку в обліковій політиці підприємства повинні бути відображені способи нарахування амортизації МШП, при цьому потрібно перевірити, що застосування одного із способів по конкретному предмету використовується на протязі всього терміну його використання. Крім того, необхідно звернути увагу на те, що термін списання МШП з експлуатації прямо не залежить від терміну їх корисного використання. МШП можуть списуватися з експлуатації через моральний знос або втрату ними свого виробничого призначення. Заслуговує уваги той факт, що при використанні процентного методу нарахування амортизації 50% вартості МШП при їх вибутті з експлуатації повинні нараховуватися незалежно від закінчення терміну їх корисного використання.

Операції по нагромадженню і витрачанню амортизаційного фонду в бухгалтерському обліку не відбувається. Суми амортизації МШП знадходяться на банківськіх рахунках організації разом з виручкою за реалізовану продукцію (роботи, послуги).

Крім того, необхідно перевірити ще один аспект, на який повинен звернути увагу аудитор при перевірці системи обліку МШП. Мова йде про облік спеціального одягу і взуття. Відповідно до Типових галузевих норм безкоштовної видачі працівникам спеціального одягу і взуття та інших засобів індивідуального захисту працівникам певних професій їх видача обов'зкова. Ці витрати включаються в собівартість продукції. Потрібно також пам'ятати, що видача вказаних предметів у власність працівника розглядається як прибуток, отриманий ним в натуральній формі, про що свідчить закон про прибутковий податок.

При реалізації матеріальних цінностей перевіряється правильність визначення їх цін, відображення на рахунках бухгалтерського обліку нарахування податків і документального оформлення цих операцій.

Інвентаризація МШП в складі матеріальних цінностей.

Як би якісно не був організований системний бухгалтерський облік, в організаціях можливе виникнення розбіжностей між даними про залишки запасів, що обліковуються на рахунках бухгалтерського обліку, і фактичними їх залишками на складах.

Ці розбіжності можуть бути об'єктивними, оскільки відбуваються зміни в стані матеріальних цінностей при зберіганні. Вони можуть виникнути через недосконалість вимірювальних приладів на підприємстві, а також внаслідок безгосподарності (псування і т.д.), недостач і розкрадання. Тому чинним законодавством передбачено, що на підприємствах систематично повинна проводитися інвентаризація майна.

Згідно з Положенням про ведення бухгалтерського обліку і бухгалтерської звітності в Україні інвентаризація господарських засобів повинна проводитися на розсуд керівника організації, крім випадків, коли проведення інвентаризації обов'язкове. Проведення інвентаризації обов'язкове:

а) при передачі майна підприємства в оренду, викупі, продажу, а також при приватизації державного або муніципального підприємства;

б) перед складанням річної бухгалтерської звітності, крім майна, інвентаризація якого проводилася не раніше 1 жовтня звітного року. Інвентаризація основних засобів може проводитися один раз в три роки, а бібліотечних фондів - один раз в п'ять років;

в) при зміні матеріально відповідальних осіб;

г) при виявленні фактів розкрадання або зловживань, а також псування майна;

д) у разі пожежі або стихійного лиха, або інших надзвичайних ситуацій;

е) при реорганізації або ліквідації підприємства, перед складанням ліквідаційного балансу і в інших випадках, передбачених законодавством України.

Для проведення інвентаризації наказом керівника створюється інвентаризаційна комісія. На великих підприємствах нарівні з центральною інвентаризаційною комісією створюються робочі комісії. Інвентаризація проводиться за обов'язковою участю матеріально відповідальних осіб. Якщо по якихось причинах матеріально відповідальна особа не може бути присутня при проведенні інвентаризації, то до складу інвентаризаційної комісії включається представник незацікавленої організації.

На початок інвентаризації в картках обліку МШП повинні бути відображені всі операції по руху МШП; по кожному з них виведені залишки на день інвентаризації; первинні документи по руху матеріалів необхідно здати в бухгалтерію і піддати бухгалтерській обробці. Факт здачі всіх документів в бухгалтерію і відсутність неоприбуткованих або несписаних цінностей матеріально відповідальні особи підтверджують письмово.

При проведенні інвентаризації члени робочої комісії здійснюють ретельний підрахунок МШП і отримані фактичні результати записують в інвентаризаційні описи. Запис проводиться по кожному найменуванню матеріалів окремо з вказівкою номенклатурного номера, виду, групи, артикула, партії, сорту в одиницях виміру.

Описи заповнюються не менш ніж в двох примірниках, кожна сторінка підписується всіма членами інвентаризаційної комісії.

При здійсненні інвентаризації враховуються особливості окремих видів матеріалів. Матеріально-виробничі запаси заносяться в описи по кожному окремому найменуванню з вказівкою виду, групи, кількості і інших необхідних даних (артикула, сорту і інш.).

Комісія в присутності завідуючого складом і інших матеріально відповідальних осіб перевіряє фактичну наявність товарно-матеріальних цінностей шляхом обов'язкового їх перерахунку, переваження або переміряння. Не допускається вносити в описи дані про залишки цінностей зі слів матеріально відповідальних осіб або за даним обліку без перевірки їх фактичної наявності. Товарно-матеріальні цінності, що поступають під час проведення інвентаризації, приймаються матеріально відповідальними особами в присутності членів інвентаризаційної комісії і оприбутковуються по реєстру або товарному звіту після інвентаризації. Ці товарно-матеріальні цінності заносяться в окремий опис під найменуванням «Товарно-матеріальні цінності, що поступили під час інвентаризації». У описах вказуються дата надходження, найменування постачальника, дата і номер прибуткового документа, найменування товару, кількість, ціна і сума. Одночасно на прибутковому документі за підписом голови інвентаризаційної комісії (або за його дорученням - члена комісії) робиться відмітка «після інвентаризації» з посиланням на дату опису, в який записані ці цінності.

При тривалому проведенні інвентаризації у виняткових випадках і тільки з письмового дозволу керівника і головного бухгалтера організації в процесі інвентаризації товарно-матеріальні цінності можуть відпускатися матеріально відповідальними особами в присутності членів інвентаризаційної комісії. Ці цінності заносяться в окремий опис під найменуванням «Товарно-матеріальні цінності, відпущені під час інвентаризації». Оформляється опис аналогічно з документами на товарно-матеріальні цінності, що поступили під час інвентаризації. У витратних документах робиться відмітка за підписом голови інвентаризаційної комісії або за його дорученням - члена комісії.

Малоцінні та швидкозношувані предмети, що знаходяться в експлуатації, інвентаризуються по місцю їх знаходження і особах, на відповідальному зберіганні яких вони знаходяться. По МШП, виділених в індивідуальне користування працівникам, допускається складання групових інвентаризаційних описів з вказівкою в них відповідальних за ці предмети осіб, на яких відкриті особисті картки, з підписом їх в опису. На МШП, що стали непридатні і не списані, інвентаризаційна комісія складає акт на їх списання з вказівкою часу експлуатації, причин непридатності, можливості використання цих предметів на господарські цілі.

Тара записується в опис по видах, цільовому призначенні і якісному стані (нова, вживана, що вимагає ремонту і т.д.). На тару, що стала непридатна, складається акт на списання з вказівкою причин непридатності і осіб, відповідальних за тару.

Окремі описи складаються на матеріали, що знаходяться в дорозі, на відповідальному зберіганні на складах інших підприємств, що зазнали псування, непотрібні, неліквідні.

Матеріальні цінності, що зберігаються на складах інших організацій, заносяться до опису на основі документів, підтверджуючих здачу цих цінностей на відповідальне зберігання. У описах на ці цінності вказується їх найменування, кількість, сорт, вартість (за даними обліку), дата прийняття вантажу на зберігання, місце зберігання, номера і дата документів.

У описах на матеріальні цінності, передані в переробку іншій організації, вказуються найменування організації - переробника, найменування цінностей, кількість, фактична вартість за даними обліку, дата передачі цінностей в переробку, номери і дати документів.

Дані інвентаризаційних описів використовуються для складання порівняльних відомостей, в яких фактичні дані описів зіставляються з обліковими даними. У порівняльну відомість заносяться дані тільки про ті матеріальні цінності, по яких виявлені відхилення від облікових даних. Її підписують всі члени інвентаризаційної комісії і працівник бухгалтерії, що її склав. Матеріально відповідальна особа робить на відомості наступний запис: «З інвентаризацією погодження». Відмова в підписі підтверджується спеціальним написом і підписом всіх членів інвентаризаційної комісії. При виявленні недостач або надлишків матеріально відповідальна особа повинна дати відповідні пояснення. Комісія встановлює характер, причини, винуватців виявлених розбіжностей або псування матеріалів і дає висновок про порядок регулювання різниць і відшкодування втрат.

Інвентаризація товарно-матеріальних цінностей повинна, як правило, проводитись в порядку розташування цінностей в даному приміщенні. При зберіганні цінностей в різних ізольованих приміщеннях у однієї матеріально відповідальної особи інвентаризація проводиться послідовно по місцях зберігання. Після перевірки цінностей вхід в приміщення не допускається (наприклад, шляхом опломбування) і комісія переходить для роботи в наступне приміщення.

Аудитор повинен перевірити і оцінити результати інвентаризації саме по цих відомостях, а потім провести аналіз даних що в них містяться. При виявленні відхилень фіксуються зауваження і неточності, які повинні бути виправлені.

Після з'ясування всіх обставин виникнення недостач або псування матеріалів керівник організації ухвалює рішення про порядок їх списання, яке оформляється розпорядженням.

При цьому матеріальна відповідальність за незабезпечення збереження цінностей лягає на винну особу, якщо таку було встановлено, або на матеріально відповідальну особу. І, як правило, сума недостачі стягується з заробітної плати.

Недостачі цінностей понад норми і втрати від псування цінностей при відсутності конкретних винуватців списуються на витрати виробництва або на зменшення фінансування.

Виявлені при інвентаризації надлишки виробничих запасів і готової продукції відображають в обліку по ринковій вартості на дату проведення інвентаризації бухгалтерським записом:

Д-т рахунку 22 "МШП"

К-т рахунку 79 “Фінансові результати”.

Аналітичний облік недостач, розкрадання і псування ведуть у відомості по матеріально відповідальних особах. На кожну особу і вид матеріальних цінностей, по яким виявлені недостачі, відводиться окремий рядок.

Заключним етапом перевірки є контроль ведення обліку матеріальних цінностей. Ці дані перевіряються за даними журналів і Головної книги.

Аналіз використання матеріальних ресурсів передбачає отримання даних по відповідності запасів встановленим нормам, витраті матеріалів на 1 грн. виготовленої продукції та інш.

Як шляхи раціоналізації обліку МШП можна запропонувати: використання ПК; застосування найбільш ефективних методів обліку і оцінки цінностей, організації руху МШП на складах і списання їх на витрати.

4. Підготовка робочої документації аудиту та отримання аудиторських доказів

Стандарт « Документування аудиту» передбачає опис процедур, що використовуються аудиторською організацією і їх результатів.

Опис процедур, що використовуються і їх результатів