Аудит соблюдения условий, обеспечивающих сохранность денежных средств в кассе

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Сущность и задачи аудиторской проверки

2.. Методика проведения и оформление результатов инвентаризации наличных денег и ценных бумаг в кассе

3. Проверка соблюдения условий, обеспечивающих сохранность денежных средств в кассе

4. Аудит кассовых операций

5. Возможные нарушения и злоупотребления в процессе осуществления кассовых операций

Заключение

Список литературы

Приложение

Введение

В рыночной экономике важную роль играет достоверная информация о деятельности предприятия, которая, нужна владельцу предприятия для определения стратегии развития и способов повышения эффективности его деятельности; государственным органом для контроля за соблюдением законодательных актов о налогообложении ; банкам ,другим заимодавцам и страховым компаниям для оценки платежеспособности предприятия и вероятности возврата кредитов, определения страхового риска. В достоверной информации заинтересованы поставщики , покупатели, инвесторы и другие предприятия и организации., имеющие деловые взаимоотношения с субъектом хозяйствования.

Во всех странах с развитой рыночной экономикой осуществляется независимый контроль за достоверностью бухгалтерского учета , а также за представляемой государственным органам и публикуемой в печати финансовой отчетностью.

Такой контроль принято называть аудитом. В экономической литературе нет однозначного понятия аудита. Одни авторы считают, что аудит происходит от латинского слова audio , что означает «он слышит» , другие считают, что аудитор а переводе с английского языка означает «подсказчик»

Так, например Р. Адамс характеризует аудит как «…деятельность по оказанию необходимой обществу услуги с целью подтверждения видимого правдоподобия опубликованной финансовой отчетности».

Ю.М. Иткин пишет, что аудит - это проверка финансовой отчетности , которая осуществляется «независимыми дипломированными бухгалтерами, не работающими в данной компании».

Международные нормативы аудита определяют его как «независимую проверку финансовых отчетов или относящейся к ним финансовой информации объекта, независимо от того , приносит прибыль или нет, его размера и формы организации, когда такая проверка производится с целью выражения дальнейшего мнения».

Аудиторская деятельность - независимая проверка аудиторами и аудиторскими организациями бухгалтерской (финансовой) отчетности и других документов субъектов хозяйствования с целью оценки достоверности и соответствия совершенных финансовых и хозяйственных операций законодательству, направленная на защиту интересов собственника , оказания помощи субъектам хозяйствования, содействие им в правильности расчетов с бюджетом и в подъеме эффективности их деятельности.

Становление рыночных отношений привело к появлению большого количества новых нормативных актов, регламентирующих вопросы бухгалтерского учета и отчетности, налогообложения , порядок формирования себестоимости , которые не всегда своевременно и в полном объеме доводятся до предприятий. В этой связи возникла объективная необходимость создания новой формы контроля, который предусматривает не только проверку, но и консультирование по вопросам организации и ведения бухгалтерского учета ,оказание правовой помощи субъектам хозяйствования и другие виды услуг, направленные на улучшение бухгалтерского учета и отчетности, повышение эффективности их деятельности. Исходя из сказанного понятие аудита значительно шире понятия ревизия, т.к. аудит включает не только проверку достоверности отчетности предприятия , но и осуществляемые аудиторской организацией и аудитором- предпринимателем экспертизу бухгалтерских балансов, финансовых отчетов и разработку предложений по улучшению хозяйственной деятельности.

Целью аудита является также установление правильности ведения бухгалтерского учета в соответствии с действующими нормативами положениями и стандартами. Объектом аудита является финансово- хозяйственная деятельность предприятий и организаций всех форм собственности.

1. Сущность и задачи аудиторской проверки

Аудиторскую проверку денежных средств целесообразно начинать с проверки кассовых операций. Основным нормативным актом, регламентирующим порядок осуществления операций по приему, хранению и выдаче наличных денег в кассе организации, является Порядок ведение кассовых операций в РФ, утвержденный решением Совета директоров Центрального банка РФ этот документ устанавливает единый порядок хранения наличных денег, их приема, оформления кассовых документов и ведение кассовой книги, ревизии кассы и контроля за соблюдением кассовой дисциплины.

При проверке аудитор кроме того, должен руководствоваться Законом РФ от «О денежной системе РФ». В качестве методического материала можно использовать Рекомендации Центрального банка РФ по осуществлению учреждениями банка проверок соблюдения предприятиями, организациями и учреждениями «Порядка ведения кассовых операций в РФ». Кроме того , аудитор должен пользоваться нормативными документами, утвержденными соответствующими министерствами и ведомствами , которыми регулируются кассовые операции, имеющие отраслевые особенности (расходование наличных сумм заготовительными организациями, организациями потребительской кооперации, инкассирование торговой выручки и т.п.).

Основные задачи аудита кассы и кассовых операций являются:

-проверка обеспечения условий хранения и сохранности наличных денег в кассе и при доставке их из банка;

-проверка соблюдения Правил ведения кассовых операций в РФ и кассовой дисциплины;

-соблюдение правил документального оформления операций по приходу и выдаче денег из кассы;

-соблюдение установленного порядка хранения чековых книжек , выписки чеков и получения по ним денег;

-контроль за своевременным и полным оприходованием денег, полученных и банка, и при реализации товарно-материальных ценностей и услуг за наличный расчет;

-соблюдение лимита хранения наличных денег в кассе и при выдаче их на операционно-хозяйственные нужды и другие расходы;

-соблюдение сроков внезапных инвентаризаций кассовой наличности;

-проверка законности, достоверности и целесообразности кассовых операций .

Состав первичных кассовых документов, с одной стороны, очень узок - это приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга. С другой стороны, кассовые операции связаны практически со всеми остальными разделами учета, например, с реализацией, расчетами с подотчетными лицами, с поставщиками и т.д. Следовательно, при проверке необходимо сопоставить кассовые документы с прочими.

Основными документами, которые необходимо изучить при проверке кассовых операций , являются: кассовая книга; отчеты кассира; приходные кассовые ордера; расходные кассовые ордера; журнал (книга) регистраций приходных кассовых ордеров; журнал (книга) регистрации расходных кассовых ордеров; журнал(книга) регистрации выданных доверенностей; журнал (книга) регистрации депонентов; журнал (книга) регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей; оправдательные документы к кассовым документам; авансовые отчеты.

Многочисленные и разнообразные операции движения денежных средств в кассе предприятия находят отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

-Главная книга;

-журнал-ордер №1 и ведомость №1 (для журнально-ордерной формы счетоводства),

-иные регистры синтетического учета кассовых операций;

-баланс предприятия (ф.№1);

-отчет о финансовых результатах и их использовании (ф.№2), раздел3 «Движение денежных средств» (в бухгалтерской отчетности до 1юиля 1996г.);

-отчет о движении денежных средств (ф.№4) (бухгалтерской отчетности за первое полугодие 1996г.).

2. Методика проведения и оформление результатов инвентаризации наличных денег и ценных бумаг в кассе

аудиторский ценный деньги касса

Аудит кассы и кассовых операций проводится по трем основным направлениям:

-Инвентаризация денежной наличности;

-проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств , поступивших в кассу;

-проверка правильности списания денег в расход.

Инвентаризация кассовой наличности должна проводиться внезапно, т.е. немедленно после прибытия аудитора на предприятие для проверки.

При наличии нескольких касс аудитор опечатывает их, чтобы предотвратить возможность покрытия из других источников недостачи денег, изменения остатка денег, выведенного в кассовой книге. При временном отсутствии кассира помещение кассы также опечатывается, и инвентаризация ее проводиться по прибытию кассира. Если кассир отсутствует длительное время, на предприятии создается комиссия, проводиться инвентаризация кассовой наличности и передача кассы другому материально ответственному лицу.

Инвентаризация кассы проводиться в присутствии главного бухгалтера и кассира. Если на предприятии выплату заработной платы, кроме кассира, производят другие должностные лица, за которыми на начало проверки числятся остатки наличных денег, необходимо в день инвентаризации кассы потребовать от них отчета за поученные суммы.

Кассовые операции на время инвентаризации кассы прекращаются и лишь в исключительных случаях с разрешения и в присутствии аудитора могут быть выполнены. До начала инвентаризации кассы аудитор должен выяснить: не хранятся ли в кассе деньги, принадлежащие другим организациям.

До начала проверки наличия денежных средств и других ценностей в кассе кассир должен составить кассовый отчет.

В отчет включаются все приходные и расходные документы, имеющиеся в кассе. Все частные расписки и другие документы, не предусмотренные правилами ведения кассовых операций, во внимание не принимаются и в отчет кассира не включаются.

В период выплаты заработной платы в кассе могут быть частично оплаченные платежные ведомости. Если срок оплаты платежных ведомостей истек, они закрываются и включаются в отчет кассира.

Если срок оплаты не истек, поступают по одному из следующих вариантов:

если сумма выплаты значительная, ведомость закрывают и проводят п следующему кассовому отчету;

если по ведомости только начата выплата, на ней делают отметку о фактически произведенной выплате до начала инвентаризации, которую заверяют своими подписями аудитор, кассир и главный бухгалтер. При этом аудитор и кассир подсчитывают выданные по платежным ведомостям суммы и указывают их в акте;

выплаченные по платежным ведомостям суммы засчитывают в остаток наличных денег в кассе. Это делается для того, чтобы не закрывать досрочно ведомости и не возлагать на бухгалтеров трудоемкую работу по составлению реестра депонированной заработной платы. Для этого указанные суммы (суммы, по которым есть расписки в получении) подсчитываются по каждой ведомости вначале аудитором, и против каждой выплаченной суммы делается пометка «Учтено или выдано до инвентаризации». В конце ведомости делается пометка «До инвентаризации по настоящей ведомости выплачено, и указывается сумма». Вторым такие ведомости считает кассир. В акте инвентаризации кассы эта сумма указывается отдельно по каждой ведомости.

До инвентаризации кассовой наличности кассиру предлагается подписать расписку о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы на денежные средства включены в отчет и сданы в бухгалтерию, все денежные средства, поступившие в кассу, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Это необходимо для предотвращения заявлений кассира после проверки кассы о наличии у него документов, не включенных в последний кассовый отчет.

Аудитор должен тщательно проверить правильность кассового отчета и выведения остатка наличных денег в кассе на момент инвентаризации. Остаток денег проверяется с учетом остатка по балансу на первое число месяца. При проверке кассового отчета и приложенных к нему приходных и расходных документов аудитор должен сопоставить номера последних приходных и расходных кассовых ордеров, приложенных к отчету, с записями в журналах регистрации, чтобы убедиться в полноте учета последних кассовых операций.

Если будут обнаружены расхождения в сумме или нумерации ордеров, необходимо выяснит причины. После проверки кассового отчета аудитор визирует отчет и все приложенные к нему приходные и расходные кассовые документы с указанием: «До инвентаризации, на …(дата)». Это необходимо для того, чтобы не допустить в дальнейшем никаких исправлений в кассовом отчете. Проверенный и завизированный аудитором отчет передается в бухгалтерию для выведения сальдо по счету «Касса» на момент инвентаризации кассовой наличности. После этого проводится проверка наличия денежных средств и других ценностей в кассе. Для этого кассир предъявляет имеющиеся в кассе деньги, денежные документы и другие ценности. Деньги и другие ценности пересчитывает кассир в присутствии аудитора и главного бухгалтера или другого члена комиссии.

Денежные средства пересчитываются по каждой купюре в отдельности обычно начиная с купюр высшего и заканчивая купюрами низшего номинала). При наличии значительного количества купюр необходимо составить опись, в которой указываются достоинство купюр, их количество и сумма. Опись подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии.

После проверки денег и других ценностей, хранящихся в кассе, составляется акт инвентаризации кассы (приложение). Кассир должен дать расписку в том. Что все указанные в акте суммы денежных средств, документы и другие ценности приняты им на ответственное хранение. При установлении излишков или недостачи денег и других ценностей в кассе, а также при наличии временных расписок о заимствовании денег и кассы аудитор обязан потребовать от кассира письменное объяснение о причинах недостачи или излишка.

Если инвентаризация кассовой наличности проводится аудитором, акт составляется в 3-х экземплярах, один из которых прилагается к справке акту) проверки, второй передается в бухгалтерию субъекта хозяйствования, а третий остается у материально ответственного лица.

Находящиеся в кассе почтовые и гербовые марки, лотерейные билеты, путевки в дома отдыха и санатории принимаются к учету как денежные документы, при их пересчете составляются специальные описи, в которых указывается их наименование, серии, номера, сроки действия и другие специфические признаки, а также номинальная стоимость. Отдельно при пересчете составляется опись п бланкам строгой отчетности, в которой указываются виды бланков, номера, количество по каждому виду.

По лимитированным чековым книжкам целесообразно составить отдельную опись с указанием даты их получения в банке, номеров использованных и оставшихся чеков.

По чековой книжке на получение наличных денег сопоставляется номер последнего корешка чека с номером в отчете кассира. Обращается внимание на наличие в чековой книжке подписанных незаполненных чеков распорядителя кредита.

Фактический остаток денежных документов и бланков строгой отчетности, установленный при инвентаризации, сопоставляется с остатками по данным бухгалтерского учета.

Если в кассе установлена недостача или излишек, аудитор, с участием работника бухгалтерии и кассира, должен проверить правильность итогов по всем кассовым отчетам за период со дня предыдущей инвентаризации кассы до настоящей, выяснить не допущены ли в них арифметические ошибки.

При отсутствии таких ошибок установленная недостача считается реальной и подлежит немедленному погашению, а излишек - оприходованию.

На сумму недостачи денег в кассе составляется расходный кассовый ордер, устанавливается причина недостачи, и при установлении вины кассира недостача относится на его счет.

Выявленные при инвентаризации излишки денежных средств в кассе подлежат оприходованию с отнесением их на финансовые результаты деятельности предприятия. Это отражается в бухгалтерском учете составлением приходного кассового ордера и записью по дебету счета 50 «Касса» и кредиту счета 99 «Прибыли и убытки». Одновременно устанавливаются причины возникновения излишков и недостач денег в кассе. По всем установленным фактам отклонений фактического наличия денег в кассе от данных бухгалтерского учета кассир представляет инвентаризационной комиссии письменное объяснение.

3. Проверка соблюдения условий, обеспечивающих сохранность денежных средств в кассе

При проведении инвентаризации особое внимание уделяется вопросам обеспечения сохранности денежных средств.

Руководителям субъектов хозяйствования, физическим лицам, осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, при приеме на работу и назначении на должности, связанные с ведением кассовых операций, обслуживанием средств охранно-пожарной сигнализации, охраной и транспортировкой денежных средств либо периодическом привлечении лиц к указанным выше работам рекомендуется обращаться в органы внутренних дел и медицинские учреждения для получения сведений об этих лицах, имея в виду, что к ведению кассовых операций, обслуживанию средств охранно-пожарной сигнализации, охране и транспортировке денежных средств не допускаются лица:

ранее привлекавшиеся к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость у которых не погашена или не снята в установленном порядке;

страдающие хроническими психическими заболеваниями;

систематически нарушающие общественный порядок;

злоупотребляющие спиртными напитками либо употребляющие наркотические вещества без назначения врача.

Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за всякий ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного отношения к своим обязанностям. Поэтому после издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан ознакомить кассира с Правилами ведения кассовых операций и заключить договор о его полной индивидуальной материальной ответственности.

Договор хранится у инспектора по кадрам в личном деле кассира.

В ходе проверки особое внимание уделяется контролю за обеспечением сохранности денег при доставке их из банка на предприятие.

Руководитель субъекта хозяйствования, физическое лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, должен предоставить кассиру охрану при транспортировке денежных средств и ценностей из учреждений банков или сдаче в них и, в случае необходимости, - транспортное средство.

При транспортировке денежных средств кассиру, сопровождающим его лицам и водителю транспортного средства запрещается:

разглашать маршрут движения и размер суммы доставляемых денежных средств и ценностей;

допускать в салон транспортного средства лиц, не назначенных руководителем предприятия для их доставки;

следовать пешком, попутным или общественным транспортом;

посещать магазины, рынки и другие места;

выполнять какие-либо поручения и любым иным образом отвлекаться от доставки денег и ценностей по назначению.

Аудитор должен проверить обеспечивается ли сохранность денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе предприятия, для чего проверяется, отвечает ли касса следующим требованиям.

1.Изолировано ли помещение кассы от других служебных и подсобных помещений.

2.Располагается ли она на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В двухэтажных домах кассы размещаются на верхних этажах. В одноэтажных зданиях окна касс оборудуются внутренними ставнями, металлическими или деревянными, обитыми с двух сторон листовым металлом.

3.Имеются ли капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки.

4.Закрывается ли помещение кассы на две двери:

а) внешнюю, открывающуюся наружу, дощатую, однопольную, имеющую изнутри металлическую цепочку, смотровой глазок, запирающуюся на два внутренних врезных замка;

б) внутреннюю, открывающуюся вовнутрь, изготовленную в виде стальной решетки и закрывающуюся на навесной замок в сторону внутреннего расположения кассы, а также металлический засов.

5.Оборудвана ли касса специальным окошком для проведения операций с работниками хозоргана или клиентами, закрывающимся изнутри на деревянную дверцу, обитую с двух сторон листовым металлом. С внутренней стороны дверца должна запираться на металлическую накладку с надежным навесным замком.

6.Укреплена ли касса металлическими решетками на оконных проемах между рамами либо с внутренней стороны помещения, в теплопроводах, дымоходах, вентиляционных каналах, тонкостенных перегородках и других местах кассы, доступных для проникновения в нее с внешней стороны.

7.Имеется ли сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, в обязательном порядке, прочно прикрепленный к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами.

8.Имеется ли исправный огнетушитель.

Кассы должны оборудоваться охранно-пожарной сигнализацией, которая выводится на пульт ведомственной охраны.

У субъектов хозяйствования, где выдача заработной платы и иные платежи осуществляются другими, кроме кассира, лицами, в местах ведения ими кассовых операций с целью обеспечения сохранности денег и ценностей оборудуются кассовые пункты.

Кассовым пунктом называется специальное служебное помещение с прочно прикрепленным к строительным конструкциям пола и стены металлическим шкафом либо двухсекционным ящиком. Двери изнутри оборудуются прочными запорами, металлической цепочкой и смотровым глазком, а окна, люки, лазы и т.п. места защищаются металлическими решетками установленной конструкции.

Выдача денег в кассовых пунктах производится только через специальное окошко, оборудованное в соответствии с требованиями, установленными для всех касс.

Оставлять денежные средства и ценные бумаги в кассовых пунктах в нерабочее время категорически запрещается. До окончания рабочего дня все деньги и ценности под надежной охраной должны быть сданы в главную (центральную) кассу хозоргана.

Аналогичные кассовые пункты оборудуются у предприятий торговли, общественного питания, бытового обслуживания и т.п. субъектов хозяйствования, дневная выручка в которых инкассируется или сдается в учреждения банков либо учреждения связи, а установленный лимитный остаток не превышает трех минимальных месячных заработных плат на данный период. В случаях превышения размера указанной суммы при накоплении выручки для выдачи заработной платы и иных платежей в организации оборудуется касса в соответствии с изложенными выше требованиями.

Аудитору необходимо проверить, как соблюдаются правила ведения кассовой книги.

Каждый субъект хозяйствования, физическое лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью.

Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера субъекта хозяйствования, физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда.

Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой или чернилами.

Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера субъекта хозяйствования или лица, его заменяющего, кассира и физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег отдельно по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег по кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

У субъектов хозяйствования с согласия кассира кассовая книга может вестись автоматизированным способом при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов и обеспечения защиты программных средств, выполняющих функции обработки кассовых документов, от несанкционированного доступа. При этом ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги за год. Нумерация истов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера субъекта хозяйствования, и книга опечатывается.

Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операции - заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

Все наличные деньги и ценные бумаги субъектов хозяйствования хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях - в комбинированных и обычных металлических сейфах, которые по окончании работы закрываются ключом и опечатываются сургучной печатью кассира. Ключи от металлических сейфов и печати хранятся у кассира, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей субъектов хозяйствования. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка. При обнаружении утраты ключа руководитель субъекта хозяйствования сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немеденной замене замка металлического шкафа.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному субъекту хозяйствования, запрещается.

4. Аудит кассовых операций

В аудиторской практике сложились разные подходы к проверке кассовых операций. Это объясняется разным объемом информации. методически формы проверки кассовых операций можно свести к двум вариантам: сначала проверяются все приходные, затем все расходные документы; одновременно проверяются и приходные и расходные кассовые документы.

Аудит кассовых операций начинается с проверки тождественности остатков по счету 50 «Касса» на начало ревизуемого периода путем сверки записей в кассовой книге, кассовом отчете, журнале-ордере 1 или соответствующей машинограмме, Главной книге, балансе предприятия.

При проверке остатка денежных средств на конец года аудитор должен собрать достаточно доказательств, чтобы оценить, действительно ли данные о денежных средствах, отраженные в балансе, объективно представлены и правильно раскрыты (в соответствии с целями используемых для всех проверок статей баланса). Методика аудита денежных средств направлена на то, чтобы были достигнуты цели аудита: существование, полнота, оценка, права и обязанности, точность, представление и раскрытие. Содержание данных целей в отношении проверки учета и сохранности денежных средств сводится к следующему.

Существование. Аудитор в процессе проверки должен получить доказательства, отраженные в документах, на самом деле существуют в наличии. В ходе проверки аудитор должен выяснить:

существуют ли фактически все средства, показанные в балансе;

существуют ли ошибочные (преднамеренные и непреднамеренные) записи по поступлениям и платежам;

существуют ли доходы и расходы, не относящиеся к деятельности предприятия.

Полнота. Аудитор должен быть уверен, что в бухгалтерские документы, которые поступают на проверку, включена вся необходимая информация, в ведении бухгалтерского учета не допускается ни одного пропуска (умышленные или неумышленные), в бухгалтерскую отчетность включены данные обо всех операциях, которые имели место в течение года. Для достижения данной цели должны быть выяснены следующие вопросы:

включены ли все денежные средства;

не пропущены ли какие суммы;

отражены ли в счетах-фактурах все суммы по реализации.

Точность арифметических данных. Каждая цифра должна быть точно отражена и точно перенесена из одного регистра в другой. Вопросы, которые задаются аудитором:

точно ли учтены все средства в кассе;

правильно ли рассчитаны суммы по реализации;

была ли проведена проверка арифметической точности сумм в кассовй книге.

Оценка - все ценности должны быть правильно оценены, а все операции должны быть отражены в документах по соответствующей (надлежащей) стоимости. Аудитор задает следующие вопросы:

правильно ли были осуществлены валютные операции и насколько верно данная сумма отражена в бухгалтерской отчетности;

правильно ли применен принцип по отгрузке для расчета доходов.

Права и обязательства. Аудитор долен проверить, что предприятие имеет права на имеющиеся в его распоряжении активы, и оно отвечает по своим обязательствам:

имеет ли предприятие право собственности на учтенные средства;

правильно ли в бухгалтерской отчетности отражены права и обязательства;

находятся ли на хранении средства, принадлежащие третьим лицам.

Представление и раскрытие - все данные бухгалтерской отчетности представлены точно и все данные раскрыты в необходимом объеме «с должной тщательность» и с определенной степенью детализации как требуют стандарты бухгалтерского учета).

Для доказательства фактического наличия средств в кассе, кроме указанных выше этапов, следует выполнить следующие процедуры: просмотреть суммы поступления денег из кассы на расчетный счет; установить правильность сверки счетов и подведения итогов; проверить соответствие всех показателей и остатков.

Если тождественности остатков нет, выясняется причина разногласий.

Кассовые документы проверятся, как правило, сплошным способом со дня окончания предыдущего ревизуемого периода.

При этом контролю подлежат кассовые отчеты со всеми приложенными к ним оправдательными документами, как по форме, так и по существу, а также корреспонденция счетов.

Аудитор проверяет правильность оформления первичных документов по учету кассовых операций (расходных и приходных кассовых ордеров, платежных ведомостей), в которых должны быть указаны номера документов, даты, подписи кассира. Практика проверок показывает, что во многих организациях кассовые документы составляются некачественно, часто в приходных и расходных документах отсутствуют подписи ответственных лиц, вносивших деньги в кассу или получивших их и кассы, и другие обязательные реквизиты. Такие документы считаются недействительными, а проведенные по ним операции необоснованными. Если такое установлено, то аудитор должен сообщить об этом руководителю и главному бухгалтеру организации с целью принятия оперативных мер.

Юридические и физические лица, занимающиеся реализацией продукции (работ, услуг) за наличный расчет через стационарные торговые (обслуживающие) пункты, обязаны осуществлять прием денежных средств с использованием кассовых суммирующих аппаратов или специальных компьютерных систем, зарегистрированных в государственной налоговой инспекции.

На каждый кассовый аппарат по установленной форме ведется книга кассира-операциониста, зарегистрированная в Государственной налоговой инспекции.

В остальных случаях при реализации продукции (работ, услуг) за наличный расчет прием денежных средств осуществляется по приходным кассовым ордерам либо отрывным талонам (билетам), зарегистрированным в Государственной налоговой инспекции.

Использование приходных кассовых ордеров, отрывных талонов (билетов), не соответствующих требованиям законодательства РФ, запрещается.

Нарушение вышеуказанного порядка рассматривается в соответствии с законодательством как сокрытие дохода.

Прием наличных денег кассами субъектов хозяйствования, физическими лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным руководителем.

О приеме выдается корешок приходного ордера за подписями главного бухгалтера или лица, уполномоченного руководителем, и кассира, заверенный печатью (штампом) кассира или оттисками кассового аппарата.

Выдача наличных денег и кассы субъектов хозяйствования, физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, производится по расходным кассовым ордерам. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером субъекта хозяйствования или лицами, уполномоченными руководителем.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и других имеется разрешительная запись руководителя субъекта хозяйствования, физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, их подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Заготовительные организации, в том числе и организации потребительской кооперации, могут производить выдачу наличных денег сдатчикам сельскохозяйственной продукции и сырья с последующим составлением по окончании рабочего дня общего расходного кассового ордера на все выданные за день суммы по заготовительным квитанциям.

В центральных бухгалтериях, обслуживающих бюджетные учреждения, на общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный ордер, дата и номер которого проставляются на каждой платежной ведомости.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя, проверяет правильность заполнения бухгалтером в ордере реквизитов: наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов.

Выдача денег может производиться по удостоверению, выданному субъектом хозяйствования, при наличии на нем фотографии, личной подписи владельца удостоверения, подписи должностного лица субъекта хозяйствования, выдавшего удостоверение.

Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием получаемой суммы прописью. При получении денег по ведомости сумма прописью не указывается.

Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе субъекта хозяйствования, физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в поучении денег кассир делает надпись «По доверенности». Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному ордеру или ведомости.

Оплату труда, выплата пособий по социальному страхованию, стипендий и премий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

На титульном листе платежной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера или лиц, ими уполномоченных, с указанием срока выдачи денег и суммы прописью.

Осуществляя проверку кассовых документов, необходимо убедиться, что приходные и расходные кассовые ордера заполнены четко, без помарок. Все приходные и расходные документы погашаются штампом «Получено», «Оплачено» с указанием даты, месяца и года.

Незаполнение отдельных реквизитов (номер, дата и др.) часто допускается с целью повторного использования документов для присвоения наличных денег. Никакие подчистки и исправления в документах не допускаются. Кассовые приходные и расходные ордера должны иметь раздельную нумерацию и выписываться в бухгалтерии предприятия в момент совершения операции. Для их регистрации служит журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. При обнаружении пропуска в нумерации ордеров следует тщательно проверить, не вызвано и это уничтожением документов или другими злоупотреблениями.

Проверка оформления кассовых документов.

Замечания по оформлению кассовой книги

Замечания по оформлению ПКО и РКО

Проверяются вопросы сохранности денежных средств и кассовой дисциплины.

Проверяя соблюдение кассовой дисциплины, следует выяснить:

не превышают ли остатки наличных денег в кассе установленного банком лимита и используется ли кассовая выручка на текущие нужды в пределах установленных норм;

использование полученных и банка наличных денег по целевому назначению;

своевременность и полноту возврата в банк неиспользованных денежных средств, поученных на выплату заработной платы, премий, пособий, пенсий, а также кассовой выручки (выручки от реализации ТМЦ, оказания работникам услуг и прочих денежных поступлений).

Предприятия могут хранить в кассе наличные деньги в пределах лимита, который устанавливается учреждениями банков. Вся денежная наличность сверх лимитов должна сдаваться в банк для зачисления на счета. Исключением являются суммы, поученные для выплаты заработной платы (оплаты труда). Если в течение трех дней со дня получения денег в банке не будут выплачены заработная плата (оплата труда), пособия по временной нетрудоспособности, пенсии и премии, то указанные суммы депонируются и вносятся в банк.

Чтобы проверить, как соблюдается установленный лимит остатка денег в кассе, необходимо сопоставить фактические остатки денег на отдельные даты с лимитом остатка. При подсчете фактических остатков денег в кассе исключаются наличные деньги, предназначенные для выплаты заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, пенсий и премий. Оперативный контроль за остатком денег в кассе осуществляется на основании кассовых отчетов.

Использование наличных денег по целевому назначению проверяется сопоставлением данных о полученных в банке деньгах с данными об их расходовании (балансовым методом).

Своевременность и полнота внесения в банк неиспользованных денежных сумм проверяются путем сопоставления даты и суммы зачисления денег на соответствующий счет согласно выписке банка с датой окончания массовой выплатой денег, указанной в разрешительной надписи на платежных ведомостях, и депонирования заработной платы и других невыплаченных сумм, а также с датой и суммой оприходования денег в кассу по прочим поступлениям.

Проверяя кассовые операции, нужно установить их законность, достоверность и хозяйственную целесообразность. При этом особенно тщательно анализируются полнота и своевременность оприходования в кассу денег, полученных из банка. Полноту и своевременность оприходования денег в кассу, поученных со счетов предприятия в банке, устанавливают путем встречной и взаимной сверки данных банковских выписок со счетов предприятия, корешков чековых книжек, приходных кассовых ордеров и записей в кассовой книге.

Необходимо иметь в виду, что чековые книжки, корешки использованных чеков, а также неиспользованные чеки должны храниться у главного бухгалтера в условиях, исключающих возможность их утери. Испорченные чеки с надписью «Аннулировано» следует хранить подклеенными к корешкам чеков.

Запрещается доверять хранение чековых книжек другому лицу, в частности кассиру, получающему по чекам наличные деньги из банка, и также подписывать незаполненные чеки. Не следует выписывать чеки на предъявителя, должны использоваться только именные чеки.

При установлении случаев неоприходования денег, исправлений, подчисток, расхождений в номерах или разрыва между датой получения денег и оприходования их в кассе следует выяснить их причины. С этой целью берутся письменные объяснения кассира и главного бухгалтера предприятия, проводится встречная проверка в учреждении банка и сличаются выписки с подлинными записями в лицевых счетах предприятия.

Тщательной проверке подлежат операции по оприходованию выручки за реализованную продукцию и оказанные услуги работникам предприятия за наличный расчет, т.к. по данным операциям чаще встречаются злоупотребления, связанные с полным или частичным неоприходованием поступивших в кассу денег.

Для выяснения полноты оприходования денег за реализованные ТМЦ необходимо проверить отчеты о их движении, а также записи по счетам их учета и реализации.

В случае расхождений следует проверить указанные операции по существу и установить причины отклонений. При наличии задолженности работников или других лиц за купленные материальные ценности необходимо проверить реальность возникновения такой задолженности.

На каждом предприятии материальные ценности должны выдаваться только при наличии на накладной поставленного кассой штампа «Оплачено». Наличные деньги за проданные населению товарно-материальные ценности и оказанные услуги должны вноситься в кассу предприятия. Квитанция выдается за подписями главного бухгалтера или лица, им уполномоченного, и кассира. Материально ответственным лицам не разрешается получать наличные деньги за отпускаемые населению материальные ценности.

При контроле правильности выплаты денег по платежным ведомостям следует выборочным способом установить, все ли внесенные в расчетно-платежные ведомости лица фактически работали на предприятии и нет ли среди них поставных, на которых выписывается заработная плата с целью ее присвоения. Такие факты устанавливают путем сверки данных ведомости с показателями учета личного состава и табелей, с приказами о зачислении на работу и увольнении, с данными первичных документов о начислении заработной платы.

Нужно проверить итоги в платежных ведомостях, т.к. нередко допускаются факты умышленного завышения итогов в графе «К выдаче на руки» на предполагаемую сумму присвоения. При этой проверке обращают внимание на величину выплаченных сумм отдельным лицам с последующей проверкой их реальности, на дописанные суммы, подчистки, неоговоренные исправления, некачественно оформленные доверенности и т.п.

Во всех ведомостях надо проверить подлинность подписей получателей денег. Для этого подписи в одних ведомостях сопоставляются с подписями в других, причем особое внимание обращается на поправки и подчистки. В отдельных случаях необходимо опросить получателей денег. Этот прием позволяет обнаруживать подложные подписи, а иногда и подставных, и вымышленных лиц.

Отдельно проверяются правильность взимания и полнота оприходования квартирной платы и оплаты коммунальных услуг, для чего пользуются способами встречной и взаимной проверки операций, получат письменные и устные объяснения.

Осуществляя контроль кассовых операций, нужно проверять правильность подсчета оборотов по приходу и расходу в кассовых отчетах, определения остатков на конец отчетного периода и переноса их с одной страницы на другую.

Особенно внимательно следует проверять обоснованность кассовых операций по расходу наличных денег, списываемых на издержки производства и другие счета без последующего представления отчетов и оправдательных документов об использовании денег.

Контролируя кассовые операции, нужно установить соответствие корреспонденции счетов действующим положениям и правилам ведения бухгалтерского учета. Такой контроль осуществляется по всем кассовым операциям на основании данных отчетов кассира и приложенных к ним оправдательных документов, а также записей в учетных регистрах (журналах-ордерах, машинограммах). Он позволяет выявить хозяйственные операции с неправильной корреспонденцией, повлекшие искажение учетной и отчетной информации или списание похищенных сумм.

При проверке кассовых документов встречной проверкой проверятся подотчетные суммы при оплате счетов торговых предприятий, за купленные материальные ценности за наличный расчет, при выплате гражданам денег за принятую от них сельскохозяйственную продукцию.

5. Возможные нарушения и злоупотребления в процессе осуществления кассовых операций

Операции с денежными средствами и особенно с наиболее подвижной их частью - наличными деньгами (при выдаче заработной платы, оплате производственных расходов, выдаче и использовании подотчетных сумм и т.д.) - требуют обязательной сплошной проверки. Выявление возможных нарушений и злоупотреблений - основная задача контроля кассовых операций. При этом одновременно определяют условия, которые способствовали их совершению.

Встречающиеся на практике злоупотребления и нарушения законности в процессе осуществления кассовых операций по способам совершения классифицируются следующим образом:

прямое хищение денежных средств: прикрытое оформленными документами и расписками, ничем не прикрытое;

неоприходование и присвоение денег, поступивших: из банка, от разных лиц и организаций по приходным ордерам, от других организаций по доверенности;

излишнее списание денег с кассы: повторное использование одних и тех же документов, неправильный подсчет итогов в кассовых документах и кассовых отчетах, списание сумм без оснований по подложным документам, подлоги в законно оформленных документах с увеличением суммы списаний;

присвоение сумм, законно начисленных разным лицам и организациям, в том числе присвоение заработной платы, депонентских сумм;

расчеты с населением наличными за готовую продукцию, товары, выполненные работы и оказанные услуги: без применения контрольно-кассовых машин, без регистрации контрольно-кассовых машин в налоговых органах;

некорректное отражение кассовых операций в регистрах синтетического учета.

Прямое хищение денежных средств без подлогов выявляется при проверке кассы путем инвентаризации кассовой наличности. Иногда оно маскируется расписками должностных лиц, покрывающими, по существу, растраты, совершенные кассиром либо другими должностными лицами, в частности работниками счетного аппарата и руководителями подразделений. Возможно также незамаскированное хищение денежных средств, которое является наиболее простой формой преступления. Недостача денег может быть не только следствием растраты и хищения денег посторонними лицами со взломом кассы, на может быт связана с временным незаконным заимствованием денег для других незаконных операций. Такие нарушения и злоупотребления - следствие неправильного подбора кассиров (необходима проверка их опыта и надежности), нерегулярных проверок кассы.

Неоприходование денег по кассе связан со списанием полученных сумм непосредственно на расходы или сокрытием приходных операций. Наиболее часто встречаются случаи неоприходования в кассу денег, полученных с расчетного счета. Присвоение денежных средств в этом случае вскрывается взаимной проверкой операций кассы и банка. Необходимо сверить в первую очередь корешки выданных чеков с приходными документами по кассе.

Полнота поступивших из банка выписок проверяется непосредственно в банке посредством сверки учетных записей проверяемого предприятия с подлинными записями банка. Выписка из счета в банке, являющаяся строго учитываемым документом, требует тщательного контроля. Поэтому нельзя доверять получение выписок кассирам и другим лицам, отчеты которых зависят от содержания выписок.

Неоприходование денег, полученных по приходным ордерам в порядке оплаты услуг, погашения задолженности, оплаты материалов, квартирной платы и т. п., вскрывается посредством анализа и проверки непогашенной задолженности сотрудников и других лиц. В результате присвоения уплаченных сумм на расчетных счетах могут оставаться суммы непогашенной задолженности лиц, которые за собой никакой задолженности не признавали. Систематическая сверка расчетов с этими лицами и их опрос могут дать ценные результаты.

Наиболее распространенный вид неоприходованных платежей по кассовым ордерам - платежи увольняющихся лиц, погашающих при расчете свою задолженность. Случаи, когда в учете значится задолженность за убывшими сотрудниками, должны подвергаться особенно тщательной проверке.

Действенным методом контроля расчетов являются также проверка регистрации приходных документов и сверка зарегистрированных документов с оплаченными документами. С точки зрения условий, облегчающих присвоение денег, полученных п приходным ордерам, важно отметить отсутствие или неполноту регистрации кассовых ордеров, выдачу кассовых ордеров до их оплаты на руки плательщикам, несвоевременную сверку и взыскание задолженности.

В дебиторской и кредиторской задолженности, особенно мелкой, часто скрываются злоупотребления. Оперативное взыскание дебиторской задолженности, в частности задолженности работника предприятия, является важной мерой, препятствующей злоупотреблениям. Правильная регистрация ордеров и передача квитанции непосредственно в кассу, контроль за возвратом в бухгалтерию неоплаченных приходных ордеров повышают достоверность записей и исключают злоупотребления.

Борьба с присвоением денег, полученных от других предприятий, требует в первую очередь безналичных расчетов во всех возможных случаях. Как свидетельствует практика, нарушения этого правила порождают злоупотребления.

Случаи нарушений кассовой дисциплины должны подвергаться проверке для выявления возможных злоупотреблений. При этом следует сверять расчеты с предприятиями, внесшими или получившими значительные суммы наличных денег.