Аудит соблюдения условий, обеспечивающих сохранность денежных средств в кассе

Проверка регистрации доверенностей на получение денежных сумм от других предприятий и фактического использования доверенностей является также средством обнаружения злоупотребления. Когда нарушатся правила выдачи доверенностей, отсутствует контроль за поступлением денег по ним, возможны злоупотребления.

Излишнее списание денег с кассы для их присвоения осуществляется обычно при помощи подлогов. Повторное списание сумм по кассе по одним и тем же документам - наиболее опасная форма этой группы злоупотреблений, и выявить их можно в следующем порядке.

Прежде всего при просмотре кассовых отчетов последние должны быть сверены с всеми их приложениями. Неполнота приложений, означающая изъятие или утерю оправдательных документов, должна повлечь за собой проверку того, как использованы эти документы и не находятся ли они при других отчетах. Чтобы лишить проверяемых лиц возможности в ходе проверки предъявить этот документ, предварительно изъяв его из ранее обревизованного периода, аудитору следует отмечать проверенные документы подписью или штампом.

Как свидетельствует практика, чаще всего повторно используются ведомости. Если при исследовании документов обнаруживаются следы прошлой подшивки, подчистки и исправлений (номеров, дат или сумм), необходимо произвести проверку документа, вызвав и опросив для этого лиц, якобы получивших деньги по этому документу, а также изучив основания, положенные в основу ведомости или ордера. Изъятые из архива документы могут отличаться по цвету, виду, форме (они обычно бывают пожелтевшие, проколотые, помятые). Чтобы убедиться в подделке, необходимо произвести встречную проверку документа или передать его на криминалистическую экспертизу.

При проверке правильности выплаты денег по платежным ведомостям следует выборочным путем установить, все и внесенные в них лица являются работниками данного предприятия, нет ли среди них подставных лиц. Это можно определить, сопоставляя фамилии лиц из платежных ведомостей с данными учета личного состава, табелей и других документов. Для предупреждения подобного рода злоупотреблений платежные ведомости должны визироваться отделом кадров после их составления и до выплаты по ним денег.

Правильность сумм, выплаченных отдельным лицам, и итога платежной ведомости в целом устанавливается путем сличения этих данных с соответствующими данными расчетной ведомости. Правильность суммы итогов платежных ведомостей определяют путем прямого подсчета, а затем сверяют ее с итогом соответствующей графы расчетной ведомости (графа «к выдаче»). Если у проверяющего возникли сомнения по отдельным суммам, выданным определенным лицам, нужно провести соответствующие встречные и другие проверки и получить по интересующим вопросам объяснения у должностных лиц.

Одним из способов выявления подлогов является проверка записей по корреспондирующему счету «Расчеты с персоналом по оплате труда». Несоответствие между аналитическим и синтетическим учетом по этому счету - свидетельство того, что с выплатой заработной платы неблагополучно.

Анализ материалов проверок и состояния организации учета на предприятиях позволил установить основные условия, способствующие подобным злоупотреблениям. К ним относятся:

нарушение правил оформления документов, принятие документов с неоговоренными исправлениями или подчисткой реквизитов;

отсутствие гашения или неправильное гашение документа, а также отсутствие пометок или штампа аудитора на проверенных документах;

отсутствие регистрации или дефектная регистрация расчетно-платежных документов, способствующих подлогам;

небрежное хранение документов;

неудовлетворительный учет расчетов с персоналом, нереальность и необоснованность сальдо по этому счету.

Арифметические «ошибки» в ведомостях и кассовых отчетах допускаются сознательно для излишнего списания денег. Обычно в таких случаях ведомости внешне хорошо оформляются, все реквизиты и расписки находятся на месте, носят подлинный характер и не вызывают сомнений в правильности списания.

Необоснованное списание денежных сумм из кассы при неверных подсчетах итогов ведомостей приводит также к несоответствию данных аналитического и синтетического учета по счету депонентов. В ряде случаев такое несоответствие устраняется сознательным подлогом в итогах граф сводки заработной платы и в их сбалансировании.

Техническая проверка подсчетов и проверка счета расчетов с персоналом - основные способы выявления таких злоупотреблений. Облегчает эти злоупотребления отсутствие должного контроля со стороны лиц, подписывающих документ.

Одна из форм присвоения денег - списание сумм без надлежащих оснований, без расписок или доверенностей, по сомнительным и незаверенным счетам-ордерам и т.д. Чтобы избежать этого, необходимо соблюдение четкого порядка приемки кассовых отчетов квалифицированным работником, не связанным с оформлением и регистрацией кассовой документации. Обязательна также личная проверка главным бухгалтером документов, относящихся к кассовым и банковским операциям.

Присвоение денежных средств методами подлога возможно с использованием законно оформленного документа, который подвергся дополнительной «обработке», в следующих случаях.

Внешняя форма ведомости не дает оснований сомневаться в ее подлинности, а сумма итогов написана прописью тем же почерком, что и исправленная сумма. Тогда следует сравнить данные расчетно-платежной ведомости с основаниями к начислению заработной платы (табелями, нарядами и журналом регистрации ведомостей). Выявленные при этом расхождения необходимо проверить, опросив лиц, расписавшихся в ведомостях.

В ведомости имеются подчистки (уменьшенные удержания).

Такому подогу способствуют следующие обстоятельства:

принятие к оплате ведомостей с подчистками или без итогов прописью;

отсутствие своевременной регистрации ведомостей до их передачи в кассу.

Одна из форм злоупотреблений по кассовым операциям - присвоение законно начисленной заработной платы, депонированной заработной платы и сумм, причитающихся другим предприятиям. Присвоение правильно начисленной заработной платы в основном касается заработной платы лиц, выбывших из предприятия до начисления причитающихся им сумм.

Присвоенные депонентские суммы часто относятся к суммам, принадлежащим выбывшим лицам. Поэтому при проверке платежей по этим счетам следует выяснить, находились ли лица, получившие платежи, на предприятии в момент оформления этих операций.

Далее сличают подписи лиц, получивших суммы по депоненту, с подписями их владельцев в ведомостях на поучение заработной платы в период их пребывания на предприятии. По возможности необходимо провести опрос соответствующих лиц.

В практике работы аудиторов и следственной работы выявились злоупотребления по операциям перевода денег разным лицам, особенно по депонированной заработной плате. Наиболее значительные и систематические переводы депонентских сумм подлежат проверке путем ознакомления для перевода, наведения справок на почте и запроса адресатов. Расчеты с почтой по переводам должны осуществляться через банк (расчетными чеками).

Особенно тщательно должны проверяться операции по расходу наличных денег в кассе, списываемых на производственные и другие счета без последующего представления отчетов об их использовании. Следует проверит правильность отражения операций на счетах бухгалтерского учета, что должно проводиться на протяжении всей проверки при рассмотрении первичных кассовых документов и отчетов кассира, где указывается корреспонденция счетов, т.е. на какие счета надлежит отнести оприходованную или выданную из кассы сумму денег. Этой работе уделяется большое внимание, так как в результате допущенных «ошибок» проходят записи на счета, позволяющие списать похищаемые суммы.

Заслуживают внимания случаи оплаты через кассу наличными деньгами задолженности других предприятий по истечении срока исковой давности или накануне его истечения. Внешне такая операция выглядит как нарушение кассовой дисциплины, правил расчетов.

В действительности а подобными нарушениями могут скрываться злоупотребления. По существу, эти суммы не имеют владельца. При оплате таких сумм по доверенности проверяется их подлинность. Необходимо установить, поступили ли эти деньги по назначению, не присвоены и они их получателями. Во всех случаях выдачи через кассу наличных сумм другим предприятиям, особенно через уполномоченных лиц, обязательна сверка с их записями.

Перечисленные нарушения и злоупотребления являются в основном результатом небрежного халатного отношения к составлению и обработке документов.

Заключение

Аудит - сравнительно новое в нашей стране направление контроля хозяйственной деятельности экономического субъекта. Если на Западе оно известно вот уже более 150 лет, то в России как самостоятельная область деятельности начало развиваться только в последнее десятилетие, в связи с коренным преобразованием экономики и отказом от государственной монополии на ведение хозяйства.

В стране за последние годы проведена большая работа по созданию системы независимого аудиторского контроля, подготовке кадров аудиторов и лицензированию их деятельности, регламентации профессиональных обязанностей, прав и ответственности аудиторов в соответствии с принятыми отдельными законодательными актами, в том числе правилами (стандартами) аудита. Опубликованы ряд учебников, учебных и практических пособий по аудиту. История, проблемы, опыт развития и становления аудита рассматриваются учеными-экономистами и практиками на страницах различных журналов и других периодических изданий. Вместе с тем проблемы организации, методологии и техники проведения аудита применительно к различным экономическим субъектам различных отраслей народного хозяйства. Например формированиям АПК, остаются малоизученными и не получают информационного освещения.

Организация бухгалтерского учета и эффективность управления производством в организациях различных отраслей связаны с длительностью производственного процесса, сезонным характером деятельности, несовпадением (или совпадением) процессов труда и поучения продукта от этого труда, наличием и использованием в процессах деятельности специфических средств и формированием издержек производства и др. Поскольку информационной основой аудита в основном является бухгалтерский учет, то аудиторы, проверяющие различные организации, должны уметь пользоваться специальными методами и приемами проверки для получения аудиторских доказательств достоверности бухгалтерской отчетности и обоснованной информации для разработки рекомендаций, проектов бизнес-планов, планов по оптимизации производств, затрат, финансов и осуществления других мероприятий с целью повышения эффективности управления процессами деятельности.

В настоящее время в экономической литературе выделяются основные направления развития аудита:

-смещение акцентов с ревизионной функции аудита на оказание оценочно-консультационных услуг, и в связи с этим, - усиление роли аудиторов как постоянных консультантов, владеющих полной информацией о деятельности клиента;

-в аудиторском заключении все больше внимания должно уделяться не только подтверждению финансовой отчетности, но и анализу и прогнозированию дальнейшего развития предприятия-клиента;

-постепенный отказ от прямой проверки правильности действий учетного персонала и оценки компетенции и профессионализма администрации клиента. Появляется необходимость в разделении аудиторской оценки действий учетного персонала и правильности самой системы учета;

-в аудиторской практике должны чаще использоваться статистические методы при проверке деятельности предприятия и , в связи с этим, одной из основных задач аудита должно стать выявление предпринимательского риска и риска инвесторов. Кроме того, все больше клиентов осознает необходимость отражения в аудиторском заключении будущих рисков, угрожающих предприятию;

-усиление роли в аудиторских проверках внутреннего контроля, поэтому при проведении аудита является обязательным анализ системы внутреннего контроля с целью уменьшения аудиторского риска;

-рост ответственности аудитора как перед клиентом, так и перед обществом в целом влечет за собой усиление контроля качества выполняемых аудитором услуг, с одной стороны, и необходимостью правовой, страховой защиты аудитора - с другой.

На предприятиях, не прошедших аудиторскую проверку, увеличивается риск нарушений бухгалтерского и налогового законодательства, влекущих за собой уменьшение поступлений налоговых платежей в бюджет. В ряде субъектов Российской Федерации имеют место случаи банкротства предприятий, невыполнения ими своих обязательств перед акционерами, вкладчиками крупных хозяйствующих субъектов, подлежащих обязательной ежегодной аудиторской проверке, но не осуществивших ее в отчетном году. В результате акционеры не могут поучить информацию об истинных причинах спада производства и не имеют достоверной информации о банкротстве предприятий. Обанкротившиеся «финансовые пирамиды» - «Русская недвижимость», «Агроинвест», «Русский дом Селенга» и др., - ни разу не прошли аудиторской проверки. Отсутствие аудиторского заключения у предприятий и организаций, подлежащих обязательной ежегодной аудиторской проверке, затрудняет выход этих экономических субъектов на международный рынок, сдерживает приток инвестиций в российскую экономику.

Список литературы

Алборов Р.А. Аудит в организациях промышленности, торговли и АПК. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательство «Дело и Сервис», 2015.

Аудит: Учебник для вузов / В.И. Подольский, Г.Б. Поляк, А.А. Савин и др.; Под ред. проф. В.И. Подольского. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2014.

Нитецкий В.В., Зайнетдинов Ф.В., Суглобов А.Е. Практикум аудита в организациях (с использованием нового Плана счетов): Учебно-практическое пособие. - М.: Дело, 2012.

Полисюк Г.Б., Кузьмина Ю.Д., Сухачева Г.И. Аудит предприятия. Организация аудиторских проверок и комплексный анализ финансовых результатов деятельности предприятия: Учебное пособие, - М.: «Экзамен», 2015.

Пупко Г.М. Аудит и ревизия: Ученое пособие. - Мн.: Интерпрессервис; Мисанта, 2013.

Приложение

АКТ №1

Инвентаризации наличных денежных средств

«___»_______________201_г.

находящихся в кассе__________________________________.

^{(наименование предприятия)}

РАСПИСКА

К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию и все денежные средства, поступившие на мою ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Материально ответственное лицо

кассир _______________ _______________

должность подпись фамилия

На основании приказа (распоряжения) от «____»_____________201_г. №___ проведена инвентаризация денежных средств по состоянию на «___»_________201_г.

При инвентаризации установлено следующее:

наличие денег __5200000__руб.

почтовых марок ________________руб.

__________________________________________________руб.

____________________________________________________руб.

Итого фактическое наличие___________5200000_руб.

Пять миллионов двести тысяч рублей

^{прописью}

По учетным данным__5200000_.руб.

Результаты инвентаризации: излишек _нет_, недостача _нет_

Последние номера кассовых ордеров:

приходного №2, расходного №4.

Председатель комиссии:

аудитор ___________ ________ ___________________________

^{(должность) (подпись) (фамиия, И.О.)}

Члены комиссии

гл. бухгалтер _____________ ________ ____________________

^{(должность) (подпись) (фамилия, И.О.)}

___________________ _________ ______________________

^{(должность) (подпись) (фамилия, И.О.)}

___________________ _________ _______________________

^{(должность) (подпись) (фамилия, И.О.)}

Подтверждаю, что денежные средства, перечисленные в акте, находятся на моем ответственном хранении.

Материально ответственное лицо

«___»___________201__г.

Объяснение причин излишков или недостач_________________________

Материально ответственное лицо:

Решение руководителя предприятия________________________________

^{(подпись)}

«___»_____________201_г.

Размещено на Allbest.ru