Відображення проблем обліку розрахунків з підзвітними особами на прикладі підприємства "Комбінату комунальних підприємств м. Глобино"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Зміст

Вступ

Розділ 1. Теоритичні основи обліку розрахунків з підзвітними особами

1.1 Суть та порядок здійснення розрахунків з підзвітними особами

1.2 Нормативні джерела з обліку розрахунків з підзвітними особами

1.3 Методологія обліку розрахунків з підзвітними особами

Розділ 2. Облік розрахунків з підзвітними особами на «Комбінаті комунальних підприємств м.Глобино»

2.1 Коротка характеристика «Комбінату комунальних підприємств м.Глобино»

2.2 Облік розрахунків з підзвітними особами на відрядження

2.3 Облік розрахунків з підзвітними особами на власні потреби

2.4 Узагальнення інформації щодо розрахунків з підзвітними особами в облікових регістрах та у звітності

Висновок

Список використаних джерел

Додатки

Вступ

Актуальність даної теми полягає в тому, що розрахунки з підзвітними особами мають місце практично на кожному підприємстві і вельми різноманітні, тому що включають в себе: придбання за готівку запасних частин, матеріалів, палива, канцелярський товарів; оплату дрібного ремонту оргтехніки, транспортних засобів; витрати на відрядження по території представницькі витрати. Крім цього в Україні відбувається перехід до принципів ведення бухгалтерського обліку і складання фінансової звітності на основі та у відповідності до Міжнародних стандартів бухгалтерського обліку (МСБО)і причин для цього достатньо. Зокрема, прагнення продемонструвати потенційним і реальним інвесторам наше бажання влитися у світову бухгалтерську спільноту, зробити український облік і звітність доступною і зрозумілою для всіх зацікавлених користувачів цією інформацією, як всередині країни, так і за її межами, наблизивши бухгалтерський облік і фінансову звітність вітчизняних підприємств до тих форм, якими користуються в усьому світі. Також, бажання задовольнити вимоги Міжнародного валютного фонду, Міжнародного банку реконструкції та розвитку, а також інших впливових міжнародних організацій, що організовують і регулюють економічний розвиток на світовому рівні, зовнішньоекономічну діяльність і зв'язки. Крім цього, появою реальних власників, яким потрібна обширна аналітика діяльності підприємств, яка дасть змогу швидко і ефективно реагувати на зміни на підприємстві, що необхідно для виживання в умовах ринкової конкуренції; а також розвиток таких видів організацій та формування капіталу як акціонерні товариства, що потребують виплати доходів у вигляді дивідендів на вкладений капітал.

Нормативними документами, які регулюють здійснення витрат на службові відрядження в межах країни та за кордоном є: Постанова Кабінету Міністрів України від 23.04.99 р. № 663 «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон» та «Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон», що затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 р. № 59 (в редакції наказу Міністерства фінансів України від 10.06.99 р. № 146).

Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, об'єднання, установи, організації (далі -- підприємство) на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

Метою написання курсової роботи є відображення проблем обліку розрахунків з підзвітними особами на прикладі підприємства «Комбінату комунальних підприємств м.Глобино»

У зв'язку з актуальністю теми метою даної курсової роботи є:

· Вивчити теоретичний матеріал, що діють в даний час нормативні акти у сфері обліку розрахунків з підзвітними особами, бути в курсі останніх змін законодавства;

· Проаналізувати діяльність діючого підприємства в області бухгалтерського обліку, користуючись документами бухгалтерії, первинними документами з оформлення руху коштів;

· Розглянути процедуру здійснення обліку на даному підприємстві.

· Об'єктом дослідження є процес обліку розрахунків з підзвітними особами на прикладі підприємства «Комбінату комунальних підприємств м.Глобино»

Дана курсова робота складається зі вступу, двох розділів, висновків і пропозицій, додатків і при виконанні даної роботи ви користувалися методичні матеріали, фінансова звітність, статистична звітність по Україні, підручники, наукові статі, інформаційні джерела Інтернету а також різні законодавчі акти. При виконанні роботи також були використані такі методи - розрахунково - конструктивний, монографічний, балансовий, абстрактно - логічний.

Розділ 1. Теоретичні основи обліку розрахунків з підзвітними особами

1.1 Суть та порядок здійснення розрахунків з підзвітними особами

Підзвітні особи - це працівники установи, які отримали грошові суми в підзвіт для майбутніх витрат згідно з наказом (розпорядженням) керівника.

Підзвітними особами - є працівники даної установи, яким в обмежених розмірах видаються аванси на здійснення деяких операційно-господарських витрат, які не можуть бути здійснені шляхом безготівкових розрахунків, а також на відрядження і наукові експедиції. Через підзвітних осіб може виплачуватися заробітна плата в установах, в яких за штатом не передбачено посади касира, або якщо через віддаленість обслуговуваної установи платіжна чи розрахунково-платіжна відомості не можуть бути повернуті довіреною особою в касу централізованої бухгалтерії по закінченні трьох робочих днів.

Будь-які підприємства і організації в процесі здійснення своєї господарської діяльності стикаються з необхідністю придбання тих чи інших матеріальних цінностей, послуг або робіт не за безготівковим розрахунком, а за готівкові кошти. Часто набагато швидше і зручніше оплатити товар «на місці» готівкою, наприклад, при покупці канцтоварів, господарського інвентарю або бензину для службового автомобіля. Звичайно в цьому випадку працівнику підприємства видаються готівкові під звіт.

Облік розрахунків з підзвітними особами: на що можна видавати гроші?

Під звіт кошти видаються для здійснення яких-небудь дій за дорученням підприємства або організації. Крім цього, кошти під звіт можуть видаватися на майбутні витрати на відрядження, для купівлі продукції та оплати господарських витрат, на представницькі цілі, для оплати виконаних робіт або наданих третіми особами послуг, на інші господарські та операційні цілі. Видача під звіт коштів з каси оформляється документом, а саме видатковим касовим ордером, який після оформлення повинен бути підписаний уповноваженими особами підприємства або особисто головним бухгалтером і керівником.

Облік розрахунків з підзвітними особами: хто може отримувати гроші під звіт?

Брати гроші під звіт може не кожен. На підприємстві в обов'язковому порядку повинен бути складений наказ зі списком підзвітних осіб, які мають таке право. Підзвітними особами є працівники організації чи підприємства, які отримують грошові аванси на витрати з нагоди здійснення господарських витрат та відряджень. Видавати готівкові кошти під звіт можна тільки тій особі, яка перебуває у трудових відносинах з організацією, видача іншим особам суворо заборонено. У разі відсутності звіту підзвітної особи за вже отриманим раніше авансом видача нового авансу забороняється. Також заборонено передавати отримані для будь-яких цілей грошові кошти одним працівником іншому.

Порядок видачі готівкових коштів і облік розрахунків визначається встановленим порядком обліку та ведення касових операцій. Вироблятися видача коштів може як за наявності каси, так і без неї. Природно, має вестися облік розрахунків з підзвітними особами. Отримані авансом кошти дозволено витрачати виключно на певні цілі, обумовлені при видачі коштів.

Розрахунки з підзвітними особами, які отримували готівку грошові кошти на придбання тих чи інших товарів і послуг, або на витрати на відрядження, виробляються шляхом надання авансового звіту про витрачені суми. У встановлені терміни (від 3 до 30 днів) підзвітна особа разом з авансовим звітом зобов'язане надати в бухгалтерію підприємства чи організації документи, що підтверджують всі витрати, тобто факти придбання послуг або товарів для адміністративно-господарських потреб. У разі наявності невитрачених грошей підзвітна особа зобов'язана зробити повернення їх до каси підприємства, оформивши при цьому прибутковий касовий ордер. У тому випадку, якщо має місце перевитрата й співробітникові довелося додати свої готівкові кошти, сума переплати повинна бути в обов'язковому порядку компенсована співробітнику. Облік розрахунків з підзвітними особами повинен вестися на активно-пасивному рахунку.

Співробітники підприємства можуть бути відправлені керівником у службове відрядження, тобто в поїздку по справах підприємства на певний термін. У такому випадку крім видачі готівки обов'язково має бути оформлене посвідчення про відрядження. Його після повернення необхідно здати разом з авансовим звітом і підтвердними документами.

Таблиця 1.1 Відшкодування добових витрат в межах України і за кордоном в залежності від наявності у рахунках готелів витрат на харчування

№	Наявність у рахунках готелів витрат на харчування	В межах України сума добових, грн.	За кордоном сума добових, грн..
1	Харчування не включене	30	280
2	Одноразове харчування	24	224
3	Дворазове харчування	18	154
4	Триразове харчування	12	98

Бланк авансового звіту повинен бути правильно і повністю оформлений, повинен містити відомості про підзвітну особу, витрачених сумах, а також перелік витрат. Крім того, повинні додаватися всі підтвердні документи. Здавання авансового звіту при видачі коштів на різні господарські витрати складає тридцять календарних днів. При отриманні підзвітною особою готівкових коштів на відрядження, після повернення з неї відзвітувати слід протягом наступних трьох діб.

1.2 Нормативні джерела з обліку розрахунків з підзвітними особами

Джерелами нормативно-законодавчої інформації є та, що законодавчо обґрунтовує розрахунки, тобто інформація, що підтверджує законність (або незаконність) тих або інших розрахункових операцій.

Система нормативного регулювання бухгалтерського обліку представлена п'ятьма рівнями, кожний з яких охоплює ряд документів (рис.1). До першого рівня нормативного регулювання відносять Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», затверджено Верховною радою України від 16.07.1999 р. №996-ХІV, який визначає правові принципи регулювання організації, ведення бухгалтерського обліку і складання фінансової звітності та поширюється на всіх юридичних осіб незалежно від організаційно-правових форм і форми власності, а також на представництва іноземних суб'єктів господарської діяльності, які зобов'язані вести бухгалтерських облік і подавати фінансову звітність відповідно до чинного законодавства

Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» затвердженим Верховною радою України від 16.07.1999 р. №996-ХІV передбачає:

Державне регулювання бухгалтерського обліку та фінансової звітності з метою захисту інтересів користувачів й удосконалення бухгалтерського обліку та звітності.

Застосування принципів та методів ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності, які визначаються національними

Також можна зазначити ЦКУ згідно ст. 257, загальна позовна давність

встановлена тривалістю у три роки . Таким чином, протягом трьох років кредитор може і повинен вчинити дії для стягнення заборгованості - вести претензійно -позовну роботу.

Контролювати терміни виникнення та перебіг заборгованості зобов'язаний працівник бухгалтерії , на якого покладено обов'язки з обліку розрахунків , головний бухгалтер або його заступник.

Рис. 1. Рівні нормативного регулювання обліку розрахунків з різними кредиторами

До другого рівня відноситься

П(С)БО-1, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 09.12.2011 N 1591, слід застосовувати до фінансової звітності підприємств, організацій та інших юридичних осіб усіх форм власності (крім бюджетних установ та підприємств, які відповідно до законодавства складають фінансову звітність за міжнародними стандартами фінансової звітності) і консолідованої фінансової звітності.

П(С)БО 2 «Баланс» затверджено наказом Міністерства фінансів від 09.12.2011 N 1591.Норми цього Положення (стандарту) застосовуються до балансів підприємств, організацій та інших юридичних осіб усіх форм власності (крім банків і бюджетних установ). Підприємства, які відповідно до законодавства складають фінансову звітність за міжнародними стандартами фінансової звітності, застосовують тільки додаток до цього Положення (стандарту).

П(с)БО 25 “Фінансовий звіт суб'єкта малого підприємництва” затверджено наказом Міністерства фінансів від 24.01.2011 N 25. Положення (стандарт) установлює зміст і форму Фінансового звіту суб'єкта малого підприємництва в складі Балансу (форма N 1-м) і Звіту про фінансові результати (форма N 2-м) та порядок заповнення його статей, а також зміст і форму Спрощеного фінансового звіту суб'єкта малого підприємництва в складі Балансу (форма N 1-мс) і Звіту про фінансові результати (форма N 2-мс) та порядок заповнення його статей. Показники цих звітів наводяться у тисячах гривень з одним десятковим знаком.

До четвертого рівня відноситься інструкція № 90 - інструкція з інвентаризації матеріальних цінностей , розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затверджена наказом Головного управління Державного казначейства України від 30.10.98 р. № 90.

По п'ятому рівню накази щодо організації бухгалтерського обліку і застосування конкретної облікової політики, що приймаються керівником підприємства установлюються на кожному конкретному підприємстві.

Інструкція до застосування плану рахунків встановлює призначення і порядок ведення рахунків бухгалтерського обліку для узагальнення методом подвійного запису інформації про наявність і рух активів, капіталу, зобов'язань та факти фінансово-господарської діяльності підприємств, організацій та інших юридичних осіб (крім банків, бюджетних установ та підприємств, які відповідно до законодавства складають фінансову звітність за міжнародними стандартами фінансової звітності) незалежно від форм власності, організаційно-правових форм і видів діяльності, а також виділених на окремий баланс філій, відділень та інших відособлених підрозділів юридичних осіб (далі - підприємства). Ведення позабалансових рахунків здійснюється за простою системою (без застосування методу подвійного запису).

План рахунків бухгалтерського обліку є переліком рахунків і схем реєстрації та групування на них фактів фінансово-господарської діяльності (кореспонденція рахунків) у бухгалтерському обліку. У ньому за десятковою системою наведені коди (номери) й найменування синтетичних рахунків (рахунків першого порядку) й субрахунків (рахунків другого порядку). Першою цифрою коду визначено клас рахунків, другою - номер синтетичного рахунку, третьою - номер субрахунку. Контирування документів первинного обліку, ведення регістрів бухгалтерського обліку здійснюється із застосуванням, щонайменше, коду класу й коду синтетичного рахунку.

Субрахунки використовуються підприємствами, виходячи з потреб управління, контролю, аналізу й звітності та можуть ними доповнюватися введенням нових субрахунків (рахунків другого, третього порядків) із збереженням кодів (номерів) субрахунків цього Плану рахунків. Порядок ведення аналітичного обліку та кореспонденції рахунків, що не наведена в Інструкції, встановлюється підприємством, виходячи з норм цієї Інструкції, положень (стандартів) бухгалтерського обліку, інших нормативно-правових актів з бухгалтерського обліку та управлінських потреб.

Інструкція із застосування Плану рахунків спрямована на забезпечення єдності відображення однорідних за змістом господарських операцій на відповідних синтетичних рахунках і субрахунках. В Інструкції наведена коротка характеристика і призначення синтетичних рахунків і субрахунків, типова схема реєстрації та групування інформації про господарські операції (кореспонденція рахунків першого порядку).

Рахунки класів 0-7 є обов'язковими для всіх підприємств.

Рахунки класу 9 "Витрати діяльності" ведуться всіма підприємствами, крім суб'єктів малого підприємництва, а також інших організацій, діяльність яких не спрямована на ведення комерційної діяльності, з відкриттям за власним рішенням рахунків класу 8 "Витрати за елементами".

Ще одним нормативним документом, який регламентує порядок обліку розрахунків з підзвітними особами, є Положення (стандарту) бухгалтерського обліку 15 «Дохід», оскільки підприємство реалізовуючи свою продукцію, товари і послуги отримує дохід.

Це положення визначає методологічні засади формування в бухгалтерському обліку інформації про доходи підприємства та її розкриття в фінансовій звітності. Згідно з цим документом, дохід (виручка) від реалізації, товарів визнається в разі наявності наступних умов: а) покупцеві передані ризики і вигоди, пов'язані з правом власності на продукцію, товари; б) підприємство не здійснює надалі управління та контроль за реалізованою продукцією; в) сума доходу може бути достовірно визначена; г) є впевненість, що в результаті операції відбудеться збільшення економічних вигод підприємства, а витрати, пов'язані з цією операцією, можуть бути достовірно визначені. В Положенні сказано, що дохід відображається в бухгалтерському обліку в сумі справедливої вартості активів, що отримані або підлягають отриманню. У разі відстрочення платежу, внаслідок чого виникає різниця між справедливою вартістю та номінальною сумою грошових коштів або їх еквівалентів, які підлягають отриманню за продукцію, товари, роботи і послуги, така різниця визнається доходом у вигляді процентів. [16]

Бюджетній установі потрібно врахувати обмеження видачі готівкових коштів. Як передбачено Указом Президента №436 та Інструкцією 21, установи можуть здійснювати видачу готівкових грошових коштів на господарські потреби з каси за рахунок залишку виручки в касі за відсутності податкової заборгованості.

При веденні розрахунків через підзвітних осіб, або відрядженнях необхідно враховувати всі вищезгадані нюанси законодавства для уникнення штрафних та інших санкцій з боку контролюючих організацій.

1.3 Методологія обліку розрахунків з підзвітними особами

Розрахунки з підзвітними особами здійснюються в межах правового поля, регламентованого Податковим кодексом України, Інструкціею №59 «Про службові відрядження в межах України та за кордон», Наказом МФУ «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт» №1276, Постановою «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фіксуються) за рахунок бюджетних коштів» №98 [14].

З каси підприємства можуть видаватись готівкові кошти для розрахункових операцій на місці придбання товарно-матеріальних цінностей (на ринку, підприємствах роздрібної торгівлі, у населення і тлі), а також для витрат по службових відрядженнях, інших потреб (пересилка службової кореспонденції, придбання господарського знаряддя та інше).

Як правило, у складі розрахунків великих організацій розрахунки через підзвітних осіб не охоплюють велику валову, пустку розрахунків, проте на малих підприємствах такий вид розрахунків займає відчутну їх частку.

Переважно, готівкові кошти видаються працівнику підприємства на основі розпорядження керівника підприємства (або в службові обов'язки працівника входить робота по закупівлі товарно-матеріальних цінностей - тоді розпорядження не потребується, але з таким працівником заключають договір про його повну матеріальну відповідальність). Працівник, що отримав готівкові кошти підприємства, називається в бухгалтерській практиці підзвітною особою, так як він зобов'язаний прозвітуватись про цільове використання грошових коштів, або повернути їх в касу підприємства (організації).

Підзвітна особа - довірена особа підприємства, яка має сукупність прав і обов'язків по відношенню до підприємства. В бухгалтерському обліку повинна фіксуватися інформація про стан заборгованості підзвітної особи, а також зобов'язання підприємства перед нею.

Суми, отримані підзвітною особою, називають авансовими сумами, а звіт працівника називають - звіт про використання підзвітних сум. Звітом про використання підзвітних сум буде вважатись документ, що підтверджує витрати працівника (так як до нього додаються підтверджуючі документи: чеки, білети, квитанції, закупівельні акти), обов'язковим реквізитом його є підпис керівника підприємства: "доцільність витрат підтверджую" і підпис, або "бухгалтерії оплатити" [7, с. 89].

Підзвітна особа складає звіт про використання підзвітних сум, де вказує дату і підписується в ньому.

Завдання бухгалтера -- контролювати цільове використання підзвітних сум.

З цією метою він встановлює строки подання звітів про використання підзвітних сум, називає перелік документів, які працівник повинен пред'явити, і контролює правильність наданих документів на предмет їх юридичної сили (печатки, підписи і таке інше).

Якщо всі додані документи є достовірними, суму "списують " з підзвіту, так як працівник вже не повинен повертати готівкові гроші видані йому в підзвіт.

Таким чином, підприємство вже вступає з працівником в розрахункові операції, при веденні яких може бути дебіторська і кредиторська заборгованість на момент закриття бухгалтерських рахунків. Дебіторська заборгованість буде відображати наявність боргу працівника по отриманих ним коштам, в свою чергу, якщо сам працівник на виробничі цілі використав власні кошти, то підприємство до моменту їх відшкодування буде мати кредиторську заборгованість. Як і будь-яка інша заборгованість ця відшкодовується шляхом повернення готівкових коштів (за письмовою заявою працівника чи даних звітів про використання підзвітних сум).

Організація обліку розрахунків з підзвітними особами передбачає виконання таких завдань:

- визначення кола штатних посад, які мають право отримувати кошти під звіт;

- встановлення ліміту підзвітних сум до отримання щодо кожного структурного підрозділу установи;

- організація розрахунку підзвітної суми;

- визначення механізму видачі грошей під звіт та порядку звітування за витраченими підзвітними коштами.

Установлення переліку посад, які мають право отримувати кошти під звіт, здійснюється на основі розгляду штатного розкладу з урахуванням мети витрачання та запланованих заходів на рік. До напрямів витрачання підзвітних коштів належать господарські видатки, видатки на відрядження та видатки на наукові експедиції. Заходи, що враховуються як потенційне першоджерело утворення зазначених видатків, включають конференції різного рівня (міжнародні та всеукраїнські), наукові експедиції за планами робіт науково-дослідних установ, стажування за кордоном, вивчення досвіду організації роботи установ аналогічного профілю за кордоном, участь у семінарах, нарадах тощо. Розглядаючи процедуру визначення переліку посад в контексті даних положень, варто звернути увагу на пріоритетність вищого рівня кваліфікаційних характеристик та можливість підвищення останньої в результаті участі умовної посадової особи у вищевказаних заходах. Відповідно до вказаного потенційними до включення у перелік посадами виступають:

- керівник установи та його заступники (службові відрядження для участі у нарадах вищого рівня; вивчення досвіду управління та організації роботи установ аналітичного профілю тощо);

- головний бухгалтер та його заступники (службові відрядження з метою участі в семінарських заняттях; надання звітності головними розпорядниками коштів тощо);

- провідні спеціалісти установи за профілем (наукові відрядження для участі в конференціях, наукових експедиціях; стажування за кордоном);

- заступники керівників структурних підрозділів з господарських питань, експедитори (для здійснення закупівель окремих матеріальних запасів; службові відрядження з доставки товарно-матеріальних цінностей на підприємство) [10, с. 145].

Визначення ліміту підзвітних сум до отримання в розрізі структурних підрозділів передбачає вивчення потреб в останніх з урахуванням запланованих заходів щодо кожного структурного підрозділу. Ліміт підзвітних сум встановлюється на певний період, як правило, на квартал. За основу розрахунку беруться умовно відомі суми за відрядженнями, кількість відряджень та осіб, обсяг необоротних матеріальних запасів, що будуть придбані через підзвітних осіб.

Організація розрахунку авансової суми передбачає організацію роботи бухгалтера, що здійснює дану операцію в частині:

- забезпечення інструктивними матеріалами, головним з яких Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена Наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998р. №59;

- розробки робочої інструкції на основі вказаного нормативного документа;

- забезпечення інформацією щодо вартості квитків на транспорті за маршрутом до місця прибуття та найму житла;

- забезпечення інформацією про цінові межі на відповідну категорію матеріальних запасів, що плануються до придбання [3].

Механізм видачі грошей під звіт та звітування за результатом їх витрачання регулюється в цілому Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженим Постановою НБУ від 15.12.2004р. №637. Відповідно до зазначеного документа видача готівки із каси установи під звіт здійснюється за умов повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше отриманими нею підзвітними сумами. Видача підзвітних сум проводиться касиром на основі виписаного бухгалтерією видаткового ордера, який, в свою чергу, складається на підставі наказів про відрядження чи розпоряджень за результатами проведених видатків по звітним коштам. Відповідна особа подає до бухгалтерії звіт про використання підзвітних сум за витраченими сумами з доданням оригіналів усіх виправдовувальних документів (рахунків, проїзних квитків, квитанцій, посвідчення про відрядження тощо). Звіт про використання підзвітних сум подається разом із невикористаним залишком готівки у такі терміни:

- упродовж трьох днів після повернення з відрядження;

- упродовж наступного робочого дня після отримання готівкових коштів під звіт на господарські потреби [5].

Таким чином, розрахунки з підзвітними особами мають суттєве значення в діяльності підприємства, що вимагають чіткого дотримання нормативних актів та оформлення відповідних документів. Основними завданнями обліку розрахунків з підзвітними особами є: перевірка дотримання правил видачі авансів; контроль за своєчасністю здачі звітів про використання підзвітних сум; перевірка правильності використання підзвітних сум і оформлення документів, доданих до звітів про використання підзвітних сум, а також своєчасності повернення невитрачених сум. Крім того, завданням обліку розрахунків з підзвітними особами є: виявлення незаконних і недоцільних з господарської точки зору витрат.

Розділ 2. Облік розрахунків з підзвітними особами на «комбінаті комунальних підприємств м. Глобино»

2.1 Коротка характеристика «Комбінаті комунальних підприємств м.Глобино»

Підприємство має печатку, самостійний баланс, рахунки в установах банків, бланки та інші необхідні для здійснення своєї діяльності реквізити, має розроблений статут, згідно яким здійснює свою діяльність

Місцезнаходження: м. Глобине, Глобинський район, Полтавська область, вул. Мічуріна 94/1, 39000.

Компанія ГЛОБИНСЬКИЙ КОМБІНАТ КОМУНАЛЬНИХ ПІДПРИЄМСТВ здійснює такі види діяльності (відповідно даними, зазначеними при реєстрації):

КОМУНАЛЬНЕ ТА ПОБУТОВЕ ВОДОПОСТАЧАННЯ

Реквізити організації

ОКПО 3351680

Форма власності КОМУНАЛЬНА ВЛАСНIСТЬ

Юридичний статус ЮРИДИЧНА

Форма фінансування ГОСПРОЗРАХУНОК

Право на зовнішньоекономічну діяльність НЕ МАЄ ПРАВА

Дата первинної реєстрації 1991-12-18

Початковий реєстратор ВИКОНАВЧИЙ КОМIТЕТ РАЙОННОЇ РАДИ НАРОДНИХ ДЕПУТАТIВ

Дата поточної реєстрації 1991-12-18

Реєстратор ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ РАЙОННОЇ РАДИ

Облікова політика на підприємстві ведеться згідно «Положення про організацію бухгалтерського обліку та облікову політику компанії». Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку покладено на директора

Підприємства згідно п.3 ст.8 Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 року № 996-XIV.

Всі господарські підприємства незалежно від організаційно-правових форм і форм власності зобов'язані вести бухгалтерський облік та подавати фінансову звітність у відповідні органи з наданням повної неупередженої інформації про фінансовий стан і діяльність підприємства.

Питання організації бухгалтерського обліку на підприємстві належить до компетенції власника. Власник несе відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, реєстрів і звітності впродовж встановленого терміну.[1,ст.8]

Організація бухгалтерського обліку «Комбінату комунальних підприємств м.Глобино» забезпечує:

· повне і достовірне відображення у бухгалтерських документах всіх господарських операцій, які були здійснені на підприємстві в звітному періоді;

· складання встановленої органами державного управління фінансової звітності;

· надання інформації внутрішнім споживачам для контролю господарської діяльності і прийняття управлінських рішень;

· надання інформації зовнішнім користувачам про реальний фінансовий стан підприємства.

Журнально - ордерна форма обліку є найбільш прогресивною серед інших форм обліку. Основними реєстрами бухгалтерського обліку є журнали - ордери. Вони нагадують собою накопичувальні відомості, в яких систематизація і групування документів ведеться в хронологічному порядку по кореспондуючих рахунках. Ведення записів у журналах - ордерах здійснюється у порядку однобічної реєстрації. Журнали - ордери побудовані таким чином, що в них відображають однорідні за економічним змістом операції, а також операції, що пов'язані між собою.

Розподіл обов'язківміж працівникамибухгалтерськоїслужби «Комбінату комунальних підприємств м.Глобино» подано у таблиці 2.1.

Таблиця 2.1 Розподіл обов'язків між працівниками бухгалтерської служби

№ п/п	Прізвище, ім`я та по-батькові працівників	Освіта (кваліфікація)	Стаж роботи	Ділянки виконуваної роботи, обов`язки
1	Грінчак Н.М	Середня	25	Гол. Бухгалтер
2	Припута Л.О.	Вища	12	Облік з/плати
3	Олицька Н.В.	Вища	5	Облік запасів
4	Дехтярук Н.В.	Середня	7	Облік основних засобів
5	Цвіркун М.А.	Вища	9	Облік виробництва

З таблиці бачимо, що обліковим процесом займається п'ять чоловік, це - головний бухгалтер і чотири бухгалтери.

Усі працівники пiдприємства, зайняті обліком і звітністю, підпорядковуються головному бухгалтеру, і призначаються керівником підприємства.

Облікова політика на пiдприємствi здійснюється згідно Наказу «Про облікову політику» від 21 листопада 1997.

Згідно даного закону затверджений графік документообороту підприємства та план рахунків підприємства.

Згідно даного наказу визначається розподіл обов'язків працівників бухгалтерської служби підприємства.

Облік використаного робочого часу ведуть у табелю обліку використання робочого часу (форма номер 5), де для кожного робітника вказують кількість відпрацьованого часу, щоденного й за місяць.Форми обліку праці та її оплати складають на підставі відповідних первинних документів (табелів обліку використання робочого часу, нарядів, лікарняних листів).

2.2 Облік розрахунків з підзвітними особами на відрядження

За неможливості оплатити витрати через банк або касу здійснюють видачу підзвітних сум. Готівку видають працівникам підприємства на господарські потреби й витрати у відрядженні. Підзвітні суми видають на певний строк і з певною метою.

Розрахунки з підзвітними особами на «Комбінаті комунальних підприємств м.Глобино» проводяться на підставі документів: звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт; накладних; рахунків-фактур; податкових накладних, прибуткових та видаткових касових ордерів.

Службове відрядження -- поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншої місцевості для виконання службового доручення не за місцем основної роботи.[26,ст.341]

Витрати на відрядження фізичних осіб, що перебувають у трудових відносинах з платником податку або е членами керівних органів платника податку, можуть бути включені до валових витрат платника податку тільки за наявності документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), рахунків готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення й проживання фізичної особи, страхові поліси тощо. Не включають до складу витрат платника податку готівку, витрачену на цілі, визначені пп. 5.3.1 і 5.4.4 Закону України «Про оподаткування прибутку підприємств», а також на цілі, що не пов'язані з поверненням особистих витрат фізичної особи, яка перебуває у відрядженні.[26,ст.342]

Оплата готівкою, відповідно до Порядку ведення касових операцій №21, передбачає, що підприємство-продавець повинно представити підприємству-платнику платіжний документ, який підтверджує виплату готівкою, - товарний чек, рахунок - фактуру, акт виконаних робіт, акт наданих послуг тощо, податкову накладну (якщо продавець є платником ПДВ). Обов'язок подання таких документів і отриманих цінностей (результату наданих послуг) на своє підприємство при здійсненні оплати лягає на підзвітну особу

Будь-які витрати на відрядження можуть бути включені до валових витрат платника податку за наявності документів, що підтверджують зв'язок відрядження з основною діяльністю такого платника податку: запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю платника податку; підписаної угоди (контракту); Інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, які проводяться за тематикою, що збігається з основною діяльністю платника податку.[50]

Направлення працівників у відрядження здійснюється керівниками цих підприємств і оформляється наказом (розпорядженням) із зазначенням пункту призначення, найменування підприємства, установи, місця відрядження працівника, терміну й мети відрядження. Працівнику видається посвідчення про відрядження.

Реєстрація посвідчень про відрядження здійснюється у журналі реєстрації посвідчень про відрядження осіб, що виїздять у відрядження і прибувають у місце відрядження, на підприємствах.

За відрядженим працівником зберігається місце роботи (посада) і середній заробіток або посадовий оклад з урахуванням доплат і надбавок (у випадках, передбачених чинним законодавством) за час відрядження, в тому числі й за час перебування в дорозі.

Середній заробіток або посадовий оклад з урахуванням доплат і надбавок за час перебування працівника у відрядженні зберігається на всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи.

Для відображення розрахунків з підзвітними особами в реєстрах журнально-ордерної форми обліку призначено Журнал-ордер № 7 с.-г. Аналітичний облік в ньому ведуть по кожній окремо виданій в підзвіт сумі лінійно-позиційним методом записів.

При відкритті журналу-ордеру з попереднього реєстру записують перехідні залишки на початок місяця з зазначенням дати виникнення дебіторської заборгованості.

При записах операцій поточного місяця на окремому рядку відображують дату і суму виданого авансу, відшкодування перевитрат проти виданого авансу відшкодовану або утриману суму невикористаного авансу і суми витрат по поданому і затвердженому авансовому звіту.[49]

У випадках, коли підзвітній особі, що перебуває у тривалому відрядженні, направляють додатковий аванс, або один й той самий працівник повторно за місяць одержує аванс, то суму і дату видачі (перерахування) авансу відображують у вільних графах: по тому самому рядку (по дебету рахунка 372 і кредиту відповідних кореспондуючих рахунків).

При поданні одним працівником за поточний місяць двох або більше авансових звітів відповідні суми відображують записом в одній графі по одному й тому ж рядку. підзвітний облік відрядження звітність

Звіт про використання коштів, наданих на відрядження звіти складаються за підзвітні суми, використані для оплати господарських послуг, купівлю товарно-матеріальних цінностей. До цих звітів додають відповідні підтверджувальні документи (чеки, квитанції, акти). Звіти затверджує керівник підприємства. В авансовому звіті проставляють кореспондуючі рахунки за призначенням витрат.

При придбанні запасів і товарно - матеріальних цінностей у юридичної особи через підзвітну особу підприємства, скерованій на підприємство, підзвітній особі можуть бути видані документи про наявність ділових відносин між сторонами - договори, копія рахунка - фактури продавця. Підзвітні суми видаються з каси та затверджуються Видатковим касовим ордером.

Синтетичний облік розрахунків з підзвітними особами здійснюють на рахунку 37, субрахунок 372 «Розрахунки з підзвітними особами».[28,ст.343]

Сальдо субрахунка може бути як дебетовим, так і кредитовим. Такі показники відображають у балансі підприємства розгорнуто: дебетове сальдо -- у складі оборотних активів, кредитове сальдо -- в складі зобов'язань.

Аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами ведеться по кожній підзвітній особі з зазначенням залишку боргу на початок місяця сум, виданих під звіт і списаних згідно зі звітами, залишку боргу на кінець місяця.

Облік розрахунків з підзвітними особами має забезпечувати правильність і своєчасність розрахунків, тому він ведеться окремо по кожній виданій під звіт сумі й кожній підзвітній особі.

Однією з умов збереження майна підприємства «Комбінату комунальних підприємств м.Глобино» є наявність чітко сформульованих обов'язків у встановленні відносин з підзвітною особою і фіксація відповідальності перед підприємством у відповідних внутрішніх документах підприємства та перевірка чіткого виконання нею встановлених завдань. Це може бути забезпечено, якщо з таким працівником укладено договір про його матеріальну відповідальність.

Розрахунки з підзвітними особами відносяться до розрахунків підприємства з поточної дебіторської заборгованості . Для таких розрахунків в бухгалтерському обліку використовується субрахунок 372 "Розрахунки з підзвітними особами ".

У таблиці 2.2 розглянуто відображення в бухгалтерському обліку основних операцій при отриманні коштів під звіт і повернення їх на «Комбінаті комунальних підприємств м.Глобино»

Таблиця 2.2 Бухгалтерський облік з підзвітними особами при отриманні грошових коштів з каси із поточного рахунка їх на «Комбінаті комунальних підприємств м.Глобино»

Зміст операції	Дата	Корекспонд. Рахунки	Сума, грн.
		Д-т	К-т
1.Видані з каси готівкові грошові кошти підзвітній особі у національній валюті на службове відрядження. Відкрито субрахунок 3721 "Розрахунки з підзвітними особами у національній валюті".	18.06.2015	372	301	500,00
2.Отримані грошові кошти з поточного рахунку в банку для видачі підзвітній особі на господарські потреби	18.06.2015	301	311	450,00
3.Видані готівкові кошти з каси підзвітній особі на господарські потреби	18.06.2015	372	301	450,00
4.Видані готівкові грошові кошти підзвітній особі на госп. потреби за грошовим чеком з поточного рахунка в банку	21.06.2015	372	311	582,00
5.Перераховано готівкові грошові кошти, отримані підзвітною особою (1) підзвітній особі (2), що перебуває в службовому відрядженні, поштовим переказом з повідомленням про вручення через відділення "Укрпошта"	22.06.2015	333	372	958,00
6.Отримані підзвітною особою (2), яка перебуває у відрядженні, з каси поштового відділення "Укрпошта" перераховані йому відрядні, про що свідчить отримане підприємством повідомлення "Укрпошти".	22.06.2015	372	333	985,00
7.Віднесена на витрати вартість послуг "Укрпошта" з пересиланням готівки підзвітній особі 2	22.06.2015	92	372	67,06
8.Перераховані готівкові грошові кошти підзвітній особі на господарські потреби гарантованим платіжним дорученням з поточного рахунка в банку. Як варіант, готівкові кошти можуть перераховуватися на витр. на відрядження	22.06.2015	372	311	777,00
9.Отримані грошові кошти у валюті з валютного рахунка підприємства для видачі коштів у валюті відрядженому за межі України й оприбутковані в	25.06.2015	302	312	1779,20
10.Витрати на службове відрядження підзвітної особи, метою якого було придбання товарів, віднесені на вартість придбаного товару без ПДВ. Відповідно до п.9 ПСБО 9, такі витрати включаються в с/б запасів.	25.06.2015	281	3721	403,00
11.Відображена сума податкового кредиту з ПДВ у витратах на відрядження	25.06.2015	641	3721	45,00

Суми від цих операцій включають до: валових доходів підприємств; валових витрат підприємств залежно від події, що відбулася раніше, згідно із ст. 11 Закону України «Про оподаткування прибутків підприємств».

Підставою для заповнення журналу-ордера № 3 і відомості № 3.2 є:

- касові документи, що свідчать про видачу або повернення підзвітних сум;

- авансові звіти з доданням документів, що підтверджують цільове використання виданих коштів;

- наказ, розрахунково-платіжна відомість при утриманні з заробітної плати працівника не повернених своєчасно невикористаних коштів.

Записи в журналі-ордері роблять із надходженням документів.

Через підзвітних осіб здійснюються найрізноманітніші платежі, тому витрачені підзвітні суми, списані з кредиту субрахунка 372 знайдуть відображення по дебету відповідних рахунків:

20 «Виробничі запаси»;

21 «Тварини на вирощуванні та відгодівлі»;

22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети» -- з придбання

запасів;

15 «Капітальні інвестиції»;

23 «Виробництво»;

24 «Брак у виробництві»;

91 «Загальновиробничі витрати»;

92 «Адміністративні витрати»;

93 «Витрати на збут»;

94 «Інші витрати операційної діяльності»;

30 «Каса»;

31 «Рахунки в банках» -- з повернення підзвітних сум до каси

підприємства і на рахунки в банках;

33 «Інші кошти» -- з придбання різних грошових документів

(марки, путівки та ін.)»;

66 «Розрахунки з оплати праці» -- з утримання перевитрат авансів понад установлені норми і неповернутого залишку коштів;

63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»;

68 «Розрахунки за іншими операціями» -- з оплати різних послуг грошовими коштами і чеками постачальникам та іншим

організаціям;

99 «Надзвичайні витрати» -- з виплат, пов'язаних із запобіганням або ліквідацією стихійного лиха, техногенних катастроф і аварій.

Виданий підзвітній особі грошовий аванс з каси під звіт означає тільки збільшення дебіторської заборгованості підприємства, активи його при такій операції не збільшуються.

При оприбуткуванні матеріальних цінностей, придбаних за рахунок грошових коштів, виданих під звіт на адміністративно - господарські потреби, потрібно керуватися наявною правовою базою, стандартами бухгалтерського обліку 9 "Запаси" і 16 Витрати".

У первісну вартість запасів, придбаних за плату, входять суми, сплачені постачальнику (продавцю) відповідно до договору.

Витрати на службове відрядження, безпосередньо пов'язане з придбанням цінностей, в нашому випадку запасів, відповідно до п.9 стандарту 9 "Запаси", входять до первинної вартості запасів як витрати на придбання вищезгаданих запасів і доведення їх до стану, в якому вони придбані для використання.

Витрати підзвітної особи на оплату службових відряджень і на придбання ТМЦ відповідно до п.7 стандарту 16 "Витрати " відображаються у складі витрат того періоду, в якому вони були здійснені. Моментом відображення витрат за розрахунками з підзвітною особою є подання підзвітною особою в бухгалтерію, звітного документа про витрачені грошові кошти -- авансового звіту. Саме в цей момент відбувається збільшення активів або зменшення зобов'язань і формування первісної вартості запасів. При отриманні готівки з каси такого зменшення зобов'язань або збільшення активів не відбувається.

2.3 Облік розрахунків з підзвітними особами на власні потреби

Якщо працівник установи придбав за власні готівкові кошти товари (продукцію, послуги) або використав ці кошти у відрядженні для потреб установи, він звітує за витрачені кошти в зазначеному щойно порядку.

Якщо установа порушує зазначену норму Положення і видає працівникові готівку, не отримавши від нього звіту про раніше видані суми, то незалежно від того, закінчився чи ні термін, на який було видано грошові кошти, установа штрафується в розмірі 25 % виданої під звіт суми. Крім того, на посадових осіб, відповідальних за ведення касових операцій, накладається адміністративний штраф від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. У разі перевищення встановлених термінів подання авансових звітів про використання виданої під звіт готівки до установи застосовується фінансова санкція у вигляді штрафу в розмірі 25 % виданих під звіт сум, а також до працівника -- сума його заборгованості з підзвітних коштів включається до складу сукупного доходу, отриманого за основним місцем роботи, і обкладається прибутковим податком.

Основна маса авансових сум у бюджетних установах видається під звіт на службові відрядження.

Службове відрядження -- це поїздка працівника установи за розпорядженням керівника на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його основної роботи.

Порядок оплати службових відряджень установлено Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою Наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 № 59 із подальшими змінами.

Витрати на відрядження бюджетної установи мають плановий характер і включаються до видатків за загальним та спеціальним фондами лише за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з основною діяльністю установи.

Установа, відправляючи працівника у службове відрядження, видає наказ про його відрядження, в якому зазначається мета поїздки, пункт призначення, тривалість відрядження. У разі відрядження за кордон зазначаються умови перебування за кордоном (коли йдеться про поїздку за запрошенням, додається копія останнього з перекладом), складається кошторис витрат. Далі працівникові оформлюється посвідчення про відрядження (табл. 2.3), форму якого затверджено наказом Державної податкової адміністрації України від 28.07.97 № 260, в яке вносяться позначки про вибуття і прибуття до місць призначення. Це посвідчення реєструється в журналі реєстрації посвідчень про відрядження (форму журналу встановлено інструкцією про відрядження). Позначки про відрядження в межах України (дати прибуття й вибуття), що їх проставляє посадова особа, призначена наказом керівника, скріплюються підписом і печаткою. Фактичний час перебування у відрядженні визначається за позначками в посвідченні. При цьому днем вибуття відрядженого вважається день відправлення, а днем прибуття -- день прибуття транспортного засобу до постійного місця роботи.

Таблиця 2.3 Відображення в обліку покриття заборгованості перед працівником за придбані канцтовари на підприємстві «Комбінаті комунальних підприємств м.Глобино»

№ з/п	Зміст господарської операції	Бухгалтерський облік	Сума, грн
		Д-т	К-т
1.	Затверджено звіт про використання коштів* (26.06.2012 р.)	209	372	200,00
2.	Відображено ПДВ	641/ПДВ	372	40,00
3.	Видано за ВКО кошти з каси підприємства (27.06.2012 р.)	372	301	240,00

Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт

Звіт про використання коштів заповнює безпосередньо фізособа, яка отримала готівку під звіт або витратила власні кошти на потреби підприємства. Придбаваючи товар, працівник діє від імені підприємства. У документах, що підтверджують сплату, мають бути зазначені реквізити підприємства.

2.4 Узагальнення інформації щодо розрахунків з підзвітними особами в облікових регістрах та у звітності

Обліковий процес завершується складанням фінансової звітності про господарську діяльність підприємства.

Правові основи з питань складання фінансової звітності регламентуються Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», а також Положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку П(с)БО.

Бухгалтерська звітність - система взаємопов'язаних облікових показників, що відображають результати діяльності підприємства або його підрозділів за певний період та складається на підставі даних бухгалтерського обліку для задоволення потреб певних користувачів (Згідно з Законом України «Про Бухгалтерський облік та фінансову звітність»).[1,ст.707]

Основою організації технології бухгалтерської звітності є вимоги та нормативні акти, які регламентують обсяг, порядок, методику, техніку складання і подання до відповідних органів. Бухгалтерська та податкова звітність складається у відповідності до загальних принципів і вимог.

Відповідальність за складання фінансової звітності, її достовірність та своєчасність покладено на головного бухгалтера Грінчук Н.М.

Згідно з посадовою інструкцією вона зобов'язана здійснювати контроль за складанням фінансової звітністю, достовірністю розрахунків та своєчасним поданням звітності до державних органів не пізніше 20 числа звітного періоду.

Фінансова звітність на «Комбінаті комунальних підприємств м.Глобино» складається на основі даних поточного бухгалтерського обліку, згрупованих у Головній книзі, журналах-ордерах і даних аналітичного обліку. Більшість статей заповнюють безпосередньо за даними Головної книги про залишки (сальдо) синтетичних рахунків на звітну дату.

Для контролю вірогідності окремих статей фінансової звітності «Комбінаті комунальних підприємств м.Глобино» використовуються результати інвентаризації (шляхом взаємоперевірки) розрахунків з бюджетом, банками, різними дебіторами і кредиторами. Особливо важливо установити тотожність балансових показників розділів пасиву і розділів активу з кредиторською і дебіторською заборгованостями по розрахунках з бюджетом і даними, що утримуються в податковому органі, про стан цих розрахунків на дату складання звітності.

Фінансова звітність займає важливе місце в організації облікового процесу на «Комбінаті комунальних підприємств м.Глобино» , оскільки забезпечує інформаційні потреби користувачів щодо:

придбання, продажу та володіння цінними паперами;

участі в капіталі підприємства;

оцінки якості управління;

оцінки здатності підприємства своєчасно виконувати свої зобов'язання;

забезпеченості зобов'язань підприємства;

визначення суми дивідендів, що підлягають розподілу;

регулювання діяльності підприємства;

інших рішень.

«Комбінат комунальних підприємств м.Глобино» використовує у своїй діяльності спеціально розроблену для підприємства комп'ютерну програму «Акцент 6.0», проте комп'ютеризовані не всі ділянки обліку, а лише найбільш завантажені. Облік розрахунків з підзвітними особами ведеться вручну.