Облік і використання запасів в установах

Размещено на http://www.allbest.ru/

ЗМІСТ

Вступ

Розділ I. Теоретичні основи обліку запасів

1.1 Економічна сутність запасів, їх класифікація

1.2 Оцінка запасів

1.3 Аналіз нормативної бази з питань обліку запасів

Розділ II. Організація бухгалтерського обліку запасів

2.1 Первинний та складський облік запасів

2.2 Організація синтетичного та аналітичного обліку запасів

2.3 Інвентаризація запасів

2.4 Узагальнення даних по запасах в регістрах бухгалтерського обліку і звітності

Розділ III. Вдосконалення обліку запасів

3.1 Проблемні питання обліку і списання матеріальних цінностей

3.2 Удосконалення ведення обліку запасів із застосуванням новітніх технологій

Висновки

Список використаної літератури

Додатки



ВСТУП

Актуальність теми „Облік запасів” обумовлено тим, що підприємства й фізичні особи, які здійснюють підприємницьку діяльність, повинні знати порядок оформлення руху запасів, порядок формування собівартості виробленої продукції, методи оцінки запасів при вибутті за для результативності своєї діяльності та оптимізації використання власних запасів.

Запаси - це активи, які:

-утримуються для подальшого продажу за умов звичайної господарської діяльності;

-перебувають упроцесі виробництва з метою подальшого продажу продукту виробництва;

-утримуються для споживання під час виробництва продукції, виконання робіт та надання послуг, а також управління підприємством.

Об'єктом дослідження є методика та організація системи обліку і аналізу використання запасів в установах.

Предметом дослідження є сукупність теоретичних та організаційно-методичних засад бухгалтерського обліку і контролю обліку запасів.

В процесі дослідження використовуються законодавчі та нормативні акти, методики з питань обліку запасів, дослідження вітчизняних і зарубіжних вчених з питань бухгалтерського обліку та аналізу.

Для досягнення поставленої мети в курсовій роботі вирішуються наступні завдання:

-розкрити нормативно-правову базу обліку в Україні;

-розглянути класифікацію запасів, порядок формування вартості запасів, методи оцінки запасів при вибутті;

-розглянути відображення балансової вартості запасів у податковому обліку;

-представити характеристику діяльності підприємства;

-представити документальне оформлення руху запасів;

-розкрити облік запасів підприємства.



РОЗДІЛ I. ТЕОРЕТИЧНІ ОСНОВИ ОБЛІКУ ЗАПАСІВ

1.1 Економічна сутність запасів, їх класифікація

Відповідно до Положення (стандарту) бухгалтерського обліку (надалі - П(С)БО9) «Запаси» запаси визначено як активи, які утримуються для подальшого продажу за умов звичайної господарської діяльності, перебувають у процесі виробництва з метою подальшого продажу продукту виробництва, а також утримуються для споживання під час виробництва продукції, виконання робіт та надання послуг, управління підприємством[18].

У Великому тлумачному словнику сучасної української мови запас трактують як «певна кількість чогось, заготовленого заздалегідь; наявність чогось, що нагромаджується протягом певного періоду часу», а економічна енциклопедія дане поняття визначає як «наявність відповідних матеріальних ресурсів, до яких належать засоби виробництва, предмети споживання, інші цінності, необхідні для забезпечення розширеного відтворення, обслуговування сфери матеріального виробництва та задоволення потреб населення і ще не використовуються».

Отже, запаси - це складова частина оборотних фондів підприємства, що відображаються в активі балансу, які не використовуються в даний момент у виробництві зберігаються на складах або в інших місцях і призначені для подальшого використання (виробництва, продажу, перепродажу, а також використовуються для управління підприємством).

Важливою передумовою раціональної організації обліку виробничих запасів, а отже і процесами управління є економічно обґрунтована їх класифікація. Існує класифікація запасів, що базується на плані рахунків бухгалтерського обліку. При цьому запаси поділяють на: сировину і основні матеріали, незавершене виробництво, готову продукцію, товари, малоцінні та швидкозношувані предмети. Деякі із авторів також подають класифікацію запасів за планом рахунків бухгалтерського обліку, проте паралельно ще пропонує класифікацію запасів за економічним змістом, виділяючи дев'ять класифікаційних ознак: за місцем перебування, наявністю на підприємстві, наявністю на початок та кінець періоду, стосовно до балансу, ступенем ліквідності, обсягом, сферою використання, складом та структурою.

Таким чином, науковцями не виділено чіткої єдності у виділенні відповідних видів запасів, немає системності у розкритті їх сутності та використанні, в деяких випадках відбувається змішування класифікаційних ознак та розглядається класифікація певних видів запасів.

Слід зазначити, що запасами підприємства можуть бути сировина, напівфабрикати, деталі, комплектування, матеріали, незавершена продукція, готова продукція тощо. Структура запасів залежить від виду діяльності та відповідної форми власності підприємства. Проте, враховуючи відмінності слід відзначити і те, що є незмінні аспекти. Дослідження та аналізування наукової літератури дає можливість узагальнити і виділити основні класифікаційні ознаки та відповідні види запасів. Отже, основними класифікаційними ознаками, що можна виділити при поділі запасів є такі: цільове призначення, місце перебування (знаходження), час зберігання на підприємстві, період використання, форма власності, структура[6].

Найбільш поширеною є типова класифікація за функціональною ознакою й призначенням у виробництві. Відповідно до таких ознак запаси поділяються на основні й допоміжні. Заслуговує на увагу й класифікація виробничих запасів в залежності від їх ролі в процесі виробництва. Для цього запаси на підприємстві рекомендується класифікувати на три групи: матеріали, що постійно споживаються і від яких залежить безперервність виробничого процесу; матеріали, які використовуються постійно, але безпосередньо не пов'язані з виготовленням продукції; матеріали, потреба в яких виникає досить рідко.

Запаси за призначенням поділяються: для реалізації та для виробництва (виробничі). За місцем перебування: у постачальників, посередників, роздрібній торгівлі, дорозі, виробничому процесі, підзвітних осіб, на складах підприємства. За формою власності: власні, запозичені, на утриманні . За часом зберігання на підприємстві: швидколіквідні, тривалого зберігання, тимчасового зберігання. За цілями: поточні, тактичні, стратегічні. За структурою запаси поділяються на: сировину і матеріали, незавершене виробництво, готову продукцію.

Отже, сформоване на основі узагальнення наукової літератури поняття запасів дає уявлення про структуру запасів, а класифікація відображає їх види. Класифікувати запаси можна за численними ознаками. Проте узагальнено сформована класифікація дає уявлення про основні види запасів

1.2 Оцінка запасів

Для правильного визначення кількісних та якісних показників господарської діяльності підприємства велике значення мають наукові методи їх обчислення, особливо оцінки запасів.Оцінка запасів - це спосіб вираження їх у грошовому вимірнику, а сам процес оцінювання полягає в проведенні факту господарського життя у відповідність з комплексом уявлень про ці факти.

Міжнародними стандартами оцінки передбачені загальні поняття, що використовуються для оцінки майна та відображення його у фінансовій звітності. При цьому мається на увазі, що: ринок - система, в якій товари переходять від продавця до покупця за допомогою цінового механізму; ціна- певна грошова сума, що вимагається, припускається або сплачується за товар; собівартість - ціна, що сплачена за товар, або сума, що необхідна для його виробництва. Питання оцінки запасів досить дискусійне. У світовій та вітчизняній літературі є різні підходи стосовно оцінок та їх класифікації.

Досить поширена думка класифікувати оцінки за групою ознак:

§ стосовно вимірювального об'єкта (індивідуальні і агрегатні);

§ за суб'єктом вимірювання (історичні, калькуляційні);

§ за критеріями визначення оцінок (об'єктивні, суб'єктивні);

§ за моментом визначення оцінок (минулі, сучасні, майбутні);

§ за методами розрахунків оцінки (початкова, відновлювальна, реалізаційна, рентна).

Під індивідуальною оцінкою розуміється вимірювання вартості одиниці активу (наприклад, трактора, комбайна або станка). Агрегатні оцінки необхідні для обчислення вартості деякої сукупності активів (наприклад, одного центнера зерна, одної голови приплоду тварин).

Історична (первісна) оцінка запозичується із уже приведених вимірювань, а калькуляційна - визначається в господарстві розрахунковим шляхом. Так, до історичних(початкових) слід віднести більшість бухгалтерських оцінок матеріальних ресурсів, що запозичуються з первинних, а до калькуляційних - економічні і бухгалтерські оцінки собівартості.

Об'єктивні оцінки ґрунтуються на єдиному критерії для цього вимірювання. До них належать, передусім, ті оцінки, обчислення яких засноване на цінах угоди. Суб'єктивні оцінки опираються на внутрішні для цього вимірювання критерії, які випливають з цілей вимірювання, характеру вимірювальної величини, а також поглядів і переваги експертів. При цьому критеріями цих оцінок можуть бути: експлуатаційна значимість різних видів майна, їх якісна характеристика, дохідність і таке інше. За моментом вимірювання всі оцінки належить відносити до сучасного моменту. Але оцінки можуть характеризувати вартість майна в різних періодах часу і бути оцінка минулого, сучасного або майбутнього. Усі вони знаходять своє застосування: оцінки минулого - при аналізі економічної динаміки, оцінки майбутнього - в прогнозах і планових розрахунках, а оцінки сучасного у всіх інших випадках.

Найбільш різноманітна класифікація оцінок за методом розрахунку. Серед них початкова оцінка, що являє собою сукупність витрат на придбання або виробництво активів, що обчислюється в номінальних цінах на момент оцінювання.

Відновлювальна оцінка визначає витрати на відновлення створеного в минулому активу в теперішньому або майбутньому часі. Відомі основні форми оцінок: за вартістю відтворення існуючих засобів, за вартістю засобів, аналогічних існуючим, але створеним із врахуванням технічного прогресу.

Реалізаційна оцінка є вирахуваний або передбачуваний дохід від реалізації майна. До неї належать ліквідаційна, роздрібна, оптова, закупівельна, договірна та інші оцінки. Рентна або капіталізована оцінка визначає цінність активу, що вимірюється розміром доходу або ренти, який може мати підприємство від використання активів, котрі оцінюються.

Первісною вартістю запасів, що виготовляються власними силами підприємства, визнається їхня виробнича собівартість, яка визначається за Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 16 «Витрати» [19]. Первісною вартістю запасів, що внесені до статутного капіталу підприємства, визнається погоджена засновниками (учасниками) підприємства їх справедлива вартість з урахуванням витрат, передбачених пунктом 9 цього Положення (стандарту). Первісною вартістю запасів, одержаних підприємством безоплатно, визнається їх справедлива вартість з урахуванням витрат, передбачених пунктом 9 цього Положення (стандарту). Первісна вартість одиниці запасів, придбаних у результаті обміну на подібні запаси, дорівнює балансовій вартості переданих запасів. Якщо балансова вартість переданих запасів перевищує їх справедливу вартість, то первісною вартістю отриманих запасів є їх справедлива вартість. Різниця між балансовою і справедливою вартістю переданих запасів включається до складу витрат звітного періоду. Первісною вартістю запасів, що придбані в обмін на неподібні запаси, визнається справедлива вартість отриманих запасів. Не включаються до первісної вартості запасів, а належать до витрат того періоду, в якому вони були здійснені (встановлені): понаднормові втрати і нестачі запасів; фінансові витрати (за винятком фінансових витрат, які включаються до собівартості кваліфікаційних активів відповідно до Положення (стандарту) бухгалтерського обліку 31 «Фінансові витрати»); витрати на збут; загальногосподарські та інші подібні витрати, які безпосередньо не пов'язані з придбанням і доставкою запасів та приведенням їх до стану, в якому вони придатні для використання у запланованих цілях. Первісна вартість запасів у бухгалтерському обліку не змінюється, крім випадків, передбачених цим Положенням (стандартом).

1.3 Аналіз нормативної бази з питань обліку запасів

При організації бухгалтерського обліку та аналізу запасів необхідно користуватись законодавчими та нормативними документами України, їх характеристика наведена в таблиці 1.3.1.

Таблиця 1.3.1 - Нормативно-правова база з питань обліку запасів

№	Назва нормативного документу	Ким і коли затверджений	Коротка характеристика змісту нормативного документу
1	Закон України „Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні "	№996-XIV ВР від 16 липня 1999р.	Закон визначає правові засади регулювання, організації, ведення бухгалтерського обліку та складання бухгалтерської звітності в Україні.
2	Національне Положення (стандарт) бухгалтерського обліку „Загальні вимоги до фінансової звітності"	Наказ Міністерства фінансів №83 від 31.03.1999р.	Визначає мету, склад і принципи підготовки фінансової звітності та вимоги до визнання і розкриття її елементів.
3	Положення стандарту бухгалтерського обліку 9 „Запаси"	Наказ Міністерства фінансів України №246 від 20.10.1999р.	Визначає методологічні засади формування в бухгалтерському обліку.
4	Інструкція „Про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку " План рахунків бухгалтерського обліку та інструкції.	Наказ Міністерства фінансів України №246 від 20 жовтня 1998р. Та від 30.11.99р. №291	Визначає основні рахунки та субрахунки обліку виробничих запасів.
5	Інструкція „По інвентаризації основних засобів, нематеріальних активі, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків."	Наказ Міністерства фінансів України від 11.02.94р. №69 із змінами і доповненнями від 26.06.2000р. №115.	Визначає порядок проведення інвентаризації виробничих запасів, та основні вимоги, щодо оформлення результатів інвентаризації.
6	Постанова Кабінету Міністрів України „Порядок визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей".	Постанова Кабінету Міністрів України від 22.11.99р. №116.	Визначає механізм визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей.
7	Наказ Мін.фін. України „Про кореспонденцію рахунків".	Наказ Міністерства фінансів №143 від 28.03.2002р.	Визначає типові бухгалтерські проведення пов'язані з обліком надходження, вибуттям та виробництвом виробничих запасів.
8	Методичні рекомендації про застосування регістрів бухгалтерського обліку.	Наказ Міністерства фінансів №356 від 29.12.2000р.	Надає методичні рекомендації про застосування регістрів бухгалтерського обліку з обліку виробничих запасів.

Отже, нормативно-правовими актами, що регулюють питання обліку запасів є: Закон України „Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні "; Положення стандарту бухгалтерського обліку 9 „Запаси"; Наказ Мін.фін. України „Про кореспонденцію рахунків"; Методичні рекомендації про застосування регістрів бухгалтерського обліку; Національне Положення (стандарт) бухгалтерського обліку „Загальні вимоги до фінансової звітності"; Постанова Кабінету Міністрів України „Порядок визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей".

Поряд із нормативними документами, що регламентують визначення запасів, необхідно дослідити оцінку даного поняття різними вченими (табл. 1.3.2).

Таблиця 1.3.2 - Трактування поняття «запаси» різними вченими

№	Автор	Суть визначення
1	М.В. Дубініна	Виокремлює два види складських запасів - виробничі та товарні, при цьому зазначає, що виробничі запаси - це матеріальні цінності, що знаходяться на складі підприємств виробничої сфери і призначені для подальшого використання; а товарні запаси - матеріальні цінності, які знаходяться на складі, але призначені для продажу.
2	П.І. Багрій	П.І. Багрій пропонує трактувати поняття «запаси виробничі» як засоби виробництва, що надійшли до споживачів (на підприємство, будову) і ще не використовуються у процесі виробництва, і тут же пропонує визначення поняття «запаси» як наявність матеріальних ресурсів (засобів виробництва та предметів споживання) для забезпечення безперервності розширеного відтворення, обслуговування невиробничої сфери та задоволення потреб населення.
3	М.В. Кужельний	Під «виробничими запасами» розглядає мінімальний запас предметів праці, необхідний для виробничого процесу, таким чином, не розкриває економічну природу виробничих запасів.
4	Н.М. Грабова	Ототожнює поняття «виробничі запаси» і «запаси». Втім, виробничі запаси - цескладова матеріальних запасів підприємства, а не всі матеріальні запаси. Тому ототожнення понять «матеріальні запаси» і «виробничі запаси» нелогічне.
5	В.Д. Шквіра	Запаси розглядаються як матеріальні цінності. На нашу думку, таке визначення має досить обмежені критерії, тому що незрозуміло, яким чином класифікувати запаси, а також у визначенні відсутні рекомендації щодо їх використанняв одному операційному циклу.
6	А.С. Бородкін, П.С. Безруких, Н.І. Верхо-Глядова.	Виробничі запаси розглядають як матеріальні ресурси, які повністю переносять свою вартість на собівартість продукції, тобто споживаються. При цьому вони використовуються як предмети праці у виробничому та господарському процесі.

Аналіз літературних джерел свідчить про неоднозначність підходу вчених до визначення таких понять, як «запаси», «виробничі запаси». Таким

чином, узагальнюючи думки різних науковців, можна зробити висновок, що суть виробничих запасів як об'єкта обліку полягає у наступному: виробничі запаси - це сукупність предметів праці, які знаходяться на підприємстві у вигляді складських запасів основних та допоміжних матеріалів, а також палива, запасних частин, зворотних відходів, тари та інших матеріалів,які призначені для використання як у виробничому процесі так і для будь-яких інших потреб підприємства за умови їх повного споживання у одному операційному циклі.



ОЗДІЛ II. ОРГАНІЗАЦІЯ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ ЗАПАСІВ

2.1 Первинний та складський облік запасів

Для оформлення операцій по надходженню і вибуттю запасів призначено ряд типових форм документів, затверджених Інструкцією № 130 та наказом Мінстатистики № 193 [9] .

Матеріали надходять в установу безпосередньо від постачальників та різних організацій, від підрозділів установи, в порядку гуманітарної допомоги, централізованого постачання, від підзвітних осіб. Матеріальні цінності, що отримуються в склад установи від постачальників оприбутковуються на основі належних оформлених документів постачальників: накладних, товарно-транспортних накладних, рахунків-фактур. Попередньо документи постачальника реєструються в Журналі обліку вантажів, що надійшли і передаються в бухгалтерію. Бухгалтерія здійснює перевірку документів постачальника і передає на склад для контролю при прийнятті вантажу.

Приймання матеріалів у склад здійснюється завскладом. При цьому він перевіряє дані, що вказані в супроводжуючих документах та фактичною наявністю матеріалів, відповідність їх назвам, сортам, розмірам чи інших показників, що вказані в документах. При виявленні розбіжностей оформляється Акт про приймання матеріалів (форма З-1 бюджет), що складається приймальною комісією з обов'язковою участю представника постачальника, завідуючого складом. У випадку неявки представника постачальника в склад комісії включається представник незацікавленої сторони.

В акті послідовно зазначається: найменування, одиниця виміру, номер субрахунку, на яких обліковуються запаси, номенклатурні номери, кількість, ціна, вартість матеріалів. Акт складається тільки на фактично прийняті запаси, акт підписується комісією, акт складається в двох примірниках: один з них передається в бухгалтерію для оформлення претензії, а другий залишається в складі для оприбуткування отриманих матеріалів. Якщо ж розходжень не встановлено, то завсклад оприбутковує матеріали, при цьому розписується в отриманні на супроводжуючих документах. При оприбуткуванні запасів на підставі супроводжуючих документів постачальника завскладом оформляє Прибутковий ордер ф. М-4 в одному примірнику на кожний документ. Установою може бути прийнятий порядок оприбуткування шляхом проставляння спеціального штампу установи на рахунках чи накладних постачальника у формі Прибуткового ордеру, що зменшує витрати документів та часу для їх складання.

Надходження готової продукції від виробничих майстерень та с-г підрозділів оформляється Актом про приймання матеріалів, який затверджує керівник. Безоплатне отримання запасів (гуманітарна допомога, благодійні надходження) оформляється комісією призначеною наказом керівника установи з включенням до її складу представника бухгалтерії та представника вищого органу. Комісія в присутності матеріально-відповідальної особи перелічує, переважує отримані матеріали та складає Акт приймання запасів, в яком вказує назву, кількість і вартість отриманих матеріалів по ринкових цінах на аналогічні матеріали, тобто, їх справедлива вартість. За цим Актом матеріали передаються матеріально-відповідальній особі на відповідальне зберігання чи використання, про що вона розписується в Акті.

Оприбуткування запасів, що придбані за готівку (підзвітними особами) оформляється на основі Звіту про використання коштів наданих на відрядження та підзвіт та прикладених до нього документів: чеків, накладних тощо. Відпуск запасів з місць відповідального зберігання проводиться за документами встановленої форми, що затверджуються керівником установи.

Як зазначено в інструкції № 125, при відпуску використовуються форми документів встановлені наказом Мінстатистики № 193: М-1 "Журнал обліку вантажів, що надійшли"; М-2а "Акт списання бланків довіреностей"; М-3 "Журнал реєстрації довіреностей"; М-4 "Прибутковий ордер"; М-7 "Акт про приймання матеріалів"; М-8 "Лімітно-забірна картка"; М-9 "Лімітно-забірна картка";М-10 "Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів"; М-11 "Накладна вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів";М-12 "Картка №__складського обліку матеріалів"; М-13 "Реєстр №__приймання - здачі документів"; М-14 "Відомість обліку залишків матеріалів на складі"; М-15 "Акт про приймання устаткування"; М-15а "Акт приймання - передачі устаткування до монтажу"; М-16 "Матеріальний ярлик". Крім того використовуються наступні форми документів. Акт списання ф. № 3-2 використовується для списання запасів, що встановлені як непридатні для подальшого використання [10]. Складається комісією, призначеною керівником установи в двох примірниках. Перший здається в бухгалтерію, а другий залишається у матеріально-відповідальної особи. В ньому послідовно вказують по кожному найменуванню запасів: номенклатурний номер, назву матеріалів, що списуються, одиниця виміру, кількість, ціна за одиницю, вартість, термін перебування в експлуатації та підстава непридатності. Вказується причина списання та спосіб знищення. Акти затверджуються керівником у встановленому порядку. Накладна (вимога) ф. № З-3. використовується для видачі запасів стороннім організаціям та внутрішнього переміщення. Складається в бухгалтерії у двох примірниках, підписується керівником та головним бухгалтером і дає право на отримання матеріалів зі складу чи інших місць.

Меню-вимога на видачу продуктів харчування Ф. № З-4 служить підставою для відпуску та списання продуктів харчування. Складається щодня лікарем-дієтологом і працівником бухгалтерії на основі кількості хворих в розрізі сніданку, обіду та вечері з розрахунку на одні особу. На підставі даних про кількість осіб, що харчуються, норм витрат продуктів розраховується кількість продуктів для відпуску продуктів зі складу на кухню установи. Документ підписується лікарем (дієтсестрою), кухарем про приймання продуктів та комірником про видачу продуктів. Затверджується керівником установи.

Меню-вимога з підписами осіб про видачу та отримання продуктів харчування передається в бухгалтерію у терміни встановлені графіком документообігу, але не менше ніж три рази на місяць. Дані меню-вимоги записуються в щомісячну накопичувальну відомість по витрачанню продуктів харчування ф. № З-13.

Меню-вимога на видачу продуктів харчування ф. № З-4а. Аналогічна формі № З-4, але використовується при автоматизованому обліку. В ній містяться додаткові дані про шифр продуктів, шифр витрачання та інші.

Забірна картка ф. № З-5. Призначена для оформлення відпуску матеріалів, продукції молочних кухонь та інших запасів, що відпускаються систематично на протязі місяця. Вона виписується в бухгалтерії на кожного одержувача на декілька найменувань, що відносяться до одного коду КЕКВ. Виписується в 2-х примірниках. В забірних картках завскладом проставляє кількість відпущених матеріалів та розписується про відпуск, а отримувач про отримання продукції. Тому один з примірник з підписом про отримання цінностей зберігається в складі, другий з підписом завскладом про видачу матеріальних цінностей - в отримувача. Виписується на термін 15 днів для щоденного відпуску і на місяць - при періодичному відпуску. Відпуск здійснюється строго в межах ліміту.

Понад лімітний відпуск здійснюється тільки на підставі окремої накладної ф. З-3. Ліміт становлюються центральним органом виконавчої влади за відомчою підпорядкованістю виходячи з планової потреби в запасах та норм витрат, а при відсутності таких документів - встановлюються установою самостійно. Заміна одного матеріалу іншим теж оформляється окремою накладною.

В забірній картці на відпуск продуктів молочній кухні крім того проставляється кількість тари, що повертається отримувачем. По закінченні місяця завскладом підводить підсумки, записує в книгу складського обліку кількість відпущених матеріалів, а забірну картку разом з іншими первинними документами передає в бухгалтерію.

Подорожній лист вантажного автомобіля, подорожній лист легкового автомобіля використовується для списання фактично витраченого пального на роботу вантажних та легкових автомашин, але не більше норм витрат, встановлених для окремих марок автотранспорту.

Відповідальність за приймання, зберігання і відпуск запасів покладається на матеріально-відповідальних осіб, призначених наказом керівника установи. З посадовими особами, які відповідають за збереження матеріальних цінностей, укладається письмовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність. З метою забезпечення збереження цінностей в установах належним чином організується складський облік. Для цього виділяються спеціально обладнані приміщення - склади.

Облік запасів за місцем відповідального зберігання ведеться матеріально-відповідальною особою в Книзі складського обліку (ф. З-9) за найменуваннями, сортами, кількістю. В ній ведеться облік на складі матеріалів, продуктів харчування, готових виробів, малоцінних та швидкозношуваних предметів, інших запасів. Книга видається завскладом в бухгалтерії. При цьому вона повинна бути прошнурована, сторінки пронумеровані та їх кількість завірена підписом головного бухгалтера установи та скріплена печаткою.

Книга ведеться у розрізі найменувань матеріалів, при цьому вказують місце зберігання запасів, їх ціну, ґатунок, розмір, кількість, джерело отримання та видачі запасів. Записи здійснюються по кожному документу про приймання чи видачу запасів і після кожного запису в Книзі виводиться залишок матеріалів. Облік запасів в складі та в бухгалтерії може вестись з присвоєнням запасам номенклатурних номерів.

Номенклатурний номер - це умовний числовий код обліку, який присвоюється групі предметів однієї назви, якості і ціни. Він має 7 знаків:

-перші три цифри означають код субрахунку - наприклад, 231;

-четверта цифра означає номер підгрупи - 1 - реактиви і хімікати;

-останні три цифри означають порядковий номер у підгрупі: 051 - спирт етиловий.

Номенклатурний номер спирту етилового буде: 2311051. Номенклатурні номери вказуються на ярликах, стелажах де вони розміщені та у книзі складського обліку, а також в усіх первинних документах з обліку руху запасів.

У встановлені терміни (відповідно до графіка документообігу) завскладом комплектує прибуткові та видаткові документи, на їх підставі складає Реєстр приймання-здачі документів ф. № М-13 в двох примірниках, які разом з документами подає до бухгалтерії. В бухгалтерії перевіряється поданий звіт та роблять записи в облікових регістрах. Один примірник Реєстру повертається завскладом.

2.2 Організація синтетичного та аналітичного обліку запасів

В бухгалтерії ведеться аналітичний та синтетичний облік запасів. Аналітичний облік ведеться за назвами, видами, сортами та за матеріально-відповідальними особами. При цьому обліку згоджується з встановленими установою номенклатурними номерами. В складському і аналітичному обліку слід окремо вести облік запасів, що придбані по коштах загального фонду, спеціального фонду, та тих що надійшли як гуманітарна допомога.

Для аналітичного обліку використовують такі регістри:

1. Книга кількісно-сумового обліку (ф. З-6). Використовується для аналітичного обліку запасів (крім тварин на вирощуванні та відгодівлі та продуктів харчування) в кількісному і вартісному вираженні. Записи в них здійснюються на підставі Реєстрів приймання-здачі документів (звітів завскладом), первинних документів. Аналітичні рахунки відкриваються за встановленими номенклатурними номерами, тобто, за назвами, сортами запасів по їх кількості та вартості.

2. Оборотна відомість (ф. З-11). Використовується для перевірки правильності записів в обліку запасів в аналітичному та синтетичному обліку, відкривається по кожному субрахунку.

3. Картки кількісно-сумового обліку (ф. З-7). Картки можуть вестись як альтернативний обліковий регістр аналітичного обліку. Їх будова аналогічна Книзі кількісно-сумового обліку з тією різницею, що кожна картка призначена для обліку одного найменування запасів. Картки кількісно-сумового обліку реєструються в описах карток кількісно-сумового обліку (ф. З-14). В централізованих бухгалтеріях описи ведуться окремо за кожною установою, що обслуговується.

При автоматизованому веденні бухгалтерського обліку Книги кількісно-сумового обліку (Картки кількісно-сумового обліку) можуть не застосовуватися.

4. Книга обліку тварин (ф. З-8). Використовується для аналітичного обліку тварин на вирощуванні та тварин на відгодівлі. В ній відкриваються окремі аналітичні рахунки за видами та віковими групами молодняку тварин, та по видах тварин на відгодівлі. Тварини обліковуються за кількістю, живою вагою та вартістю за матеріально-відповідальними особами, відкривається на рік.

5. Журнал реєстрації битого посуду ф. № З-10. Ведеться для списання битого посуду в установах, що мають в своєму складі кухні. Всі сторінки Журналу повинні бути пронумеровані, Журнал прошнурований і на останній сторінці підписом головного бухгалтера та печаткою установи завіряється кількість листів. Записи до нього здійснює на протязі місяця матеріально-відповідальна особа, яка вказує дату, назву предметів та кількість битого посуду (прописом). Члени постійно діючої комісії перевіряють факт наявності битого посуду та завіряють ці дані своїми підписами в журналі. Битий посуд вилучається та знищується. Щоквартально (або щомісячно) комісія за даними Журналу складає акт на списання битого посуду, який затверджується керівником установи.

При автоматизації обліку вирішення організації складського та бухгалтерського обліку досягається веденням машинної картотеки. Завдяки цьому ведеться по предметний облік та досягається тотожність даних складського і бухгалтерського обліку. Основним узагальнюючим регістром синтетичного обліку є Журнал-Головна. Надходження запасів записується до Головної книги на підставі меморіальних ордерів:

-№ 4 (Накопичувальна відомість розрахунків з різними дебіторами ф. № 408);

-№ 6 (Накопичувальна відомість розрахунків з різними кредиторами ф. № 409);

-№ 7 (Накопичувальна по розрахунках в порядку планових платежів ф. № 410);

-№ 8 (Накопичувальна відомість по розрахунках з підзвітними особами ф. № 386);

-№ 11 (Зведення накопичувальних відомостей по надходженню продуктів харчування, ф. № 398 - бюджет).

Для узагальнення інформації по вибуттю та переміщенню запасів в бухгалтерії на підставі первинних документів складають:

Меморіальний ордер № 10 (Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення малоцінних та швидкозношуваних предметів ф. № 439 - бюджет);

Меморіальний ордер № 11 (Зведення накопичувальних відомостей про надходження продуктів харчування ф. № 396 - бюджет);

Меморіальний ордер №12 (Накопичувальна відомість по витрачанню продуктів харчування ф. № 411 - бюджет);

Меморіальний ордер № 13 (Накопичувальна відомість витрачання матеріалів ф. № 396 - бюджет). Записи в них кореспондують з кредиту рахунків обліку запасів в дебет різнихрахунків.



2.3 Інвентиризація запасів

Відповідно до Інструкції з інвентаризації № 90 установи повинні проводити інвентаризацію запасів в такі терміни:

1) сировини та матеріалів, палива, готової продукції, кормів та інших матеріалів - не менше одного разу в рік, але не раніше 1 жовтня;

2) МШП - не рідше одного разу на рік;

3) молодняка тварин, тварин на відгодівлі, птиці, звірів, кролів, сім'ї бджіл - не рідше 1 разу на квартал;

4) продуктів харчування та спирту - не рідше 1 разу на квартал;

5) дорогоцінного каміння та металів, в тому числі в складі лому - два рази на рік: на перше січня та на 1 липня [11].

Інвентаризація запасів проводиться за місцях зберігання та по матеріально-відповідальних особах при обов'язковій їх присутності. В процесі підрахунку, переважування запасів, вони заносяться до інвентаризаційного опису. На виявлені зіпсовані запаси чи непридатні до використання додатково складається акт, в якому вказуються причини, ступінь та характер псування, а також винні особи, що допустили псування.

Інвентаризація МШП проводиться шляхом огляду кожного предмета. На ті з них, що виявлені як непридатні до використання складається Акт на списання цих предметів, а в інвентаризаційний опис їх не включають. За результатами інвентаризації складається "Інвентаризаційний опис інших необоротних матеріальних активівта запасів" (встановленої форми). Після закінчення інвентаризації ці описи передаються в бухгалтерію для складання порівняльної відомості та виявлення результатів інвентаризації.

Комісія за цими даними виявляє розбіжності шляхом звіряння даних обліку та фактичних залишків і складає свої заключення про виявленні нестачі та надлишки, вносить пропозиції по питаннях упорядкування зберігання та контролю за їх обліком та відпуском. Свої висновки щодо результатів інвентаризації та пропозиції вона оформляє у протоколі. Протоколи інвентаризаційної комісії затверджує керівник установи не пізніше ніж через 10 днів після закінчення інвентаризації.

Результати інвентаризації повинні бути відображені в обліку в тому місяці, в якому була проведена інвентаризація. Виявлені під час інвентаризації розбіжності регулюються таким чином:

1) надлишки підлягають оприбуткуванню за рахунок доходів по спеціальному фонду з подальшим виясненням причин їх виникнення. При цьому складається "Довідка про надходження в натуральній формі" встановленої форми, яка надається в Держказначейство в місяці оприбуткування надлишків;

2) нестача матеріалів списується:

-в межах встановлених норм природного прибутку по придбаних у поточному році списується за розпорядженням керівника установи на фактичні видатки;

-по придбаних у минулому році - відноситься на зменшення результатів виконання кошторису установи.

Норми природного прибутку застосовуються лише при виявленні нестач. Списання в межах норм природного прибутку до встановлення фактів нестачі забороняється. При відсутності затверджених норм природного прибутку всі нестачі розглядаються як понаднормові. Нестача зверх норми природного прибутку, а також втрати від псування цінностей списуються з балансу і відносяться на винних осіб по цінам, по яким визначається розмір збитків від краж, нестач, знищення і псування матеріальних цінностей.

Втрати і нестачі зверх норм природного прибутку у випадках, коли винні особи не встановлені і справи знаходяться в суді, списуються установою з балансу та одночасно обліковуються за балансом до отримання інформації про можливість погашення боргу.

Але при цьому Інструкція про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ № 142/181 встановлює такі обмеження:

1. За кожним випадком недостач або псування матеріальних цінностей на суму до 2500 грн включно - з дозволу керівника установи.

2. За кожним випадком нестач або псування на суму від 2500 до 5000 грн включно - з дозволу керівника установи вищого рівня.

3. За кожним випадком нестач або псування на суму понад 5000 грн - з дозволу Керівника центрального органу виконавчої влади чи іншого головного розпорядника коштів[12].

Кореспонденція рахунків за результатами інвентаризації представлена в таблиці 2.3.1.

Таблиця 2.3.1 - Кореспонденція рахунків за результатами інвентиризації

Зміст запису	Кореспонденції рахунків
	Дт	Кт
Оприбутковані надлишки матеріалів. Підстава: o Інвентаризаційні описи; o Порівняльна відомість; o Протокол засідання інвентаризаційної комісії; o Довідка про надходження в натуральній формі.	201-205,211-218, 241, 251,231-239	711
	364	201-205,211-218, 241, 251,231-239
	201-205,211-218, 241, 251,231-239	364
Списані нестачі матеріалів в межах норм природного прибутку або коли винні особи не встановлені (віднесені за рахунок установи (на їх облікову вартість).
Тих, що придбані за рахунок загального фонду в поточному році.	801,802	201,204,205,231-236,238,239
Віднесено суму виявлених нестач і втрат матеріалів на винних осіб, розрахованих у відповідності до постанови № 116: на суму фактично завданих установі збитків.	363	711
На суму, що підлягає внесенню до бюджету.	363	642
Одночасно списується база балансового обліку.		05
По результатах інвентаризації МШП:
Оприбутковані надлишки МШП:	221	711
	364	221
	221	364
Одночасно роблять запис по створенню фонду.	811	411
Списано нестачу МШП, що виявлена при інвентаризації.	411	221
Одночасно обліковують за балансом, якщо винні особи не встановлені.	05
Якщо винна особа встановлена, то нараховують суму до відшкодування:
На вартість фактично завданих збитків установі.	363	711

Отже, з даної таблиці можна зробити висновок про те, що: матеріали інвентаризації (описи, акти, порівняльнівідомості, протоколи) оформлюються в одному примірнику і є підставою для відображення результатів інвентаризації в бухгалтерському обліку. Для визначення результатів інвентаризації бухгалтерія підприємства за участю інвентаризаційної комісії складає порівняльні відомості цінностей, фактична наявність яких при інвентаризації відхиляється від даних обліку. До складання порівняльних відомостей, визначення результатів інвентаризації бухгалтерія підприємства перевіряє всі підрахунки в інвентаризаційних описах (актах). Виявлені помилки у цінах, таксуванні та підрахунках повинні бути виправлені й завірені підписами всіх членів інвентаризаційної комісії і матеріально відповідальних осіб.

2.4 Узагальнення даних по запасах в регістрах бухгалтерського обліку і звітності

Кредитові обороти на рахунках обліку запасів відображаються у розділі III Журналу 5 (для підприємств, які для обліку витрат використовують тільки рахунки класу 9 “Витрати діяльності”) або Журналу 5А (для підприємств, які для обліку витрат використовують рахунки класу 8 “Витрати за елементами” та класу 9 “Витрати діяльності”). Витрачання виробничих запасів підприємства можуть наводити за сумою їх облікової вартості та сумою розподілених транспортно- заготівельних витрат.

Аналітичні дані про операції з товарами і торговою націнкою узагальнюються у розділі IV Журналу 5. Облік виробничих запасів за синтетичними рахунками (або субрахунками) ведеться у Відомості 5.1 за центрами відповідальності (матеріально відповідальними особами, місцями зберігання) та місцями витрат (синтетичними рахунками або субрахунками обліку витрат). У Відомості 5.1 визначаються сума і рівень транспортно- заготівельних витрат (відхилень фактичної собівартості виробничих запасів від їх поточної облікової оцінки), а також фактична собівартість витрачених (вибулих) запасів, якщо застосовується метод оцінки вибуття запасів за середньозваженою собівартістю.

Записи у Відомості 5.1 здійснюються на підставі документів, у яких узагальнені надходження до матеріально відповідальних осіб (складів, цехів, дільниць) виробничих запасів та їх витрачання, вибуття з відповідних місць зберігання за звітний місяць (або за більш короткий проміжок часу - декада тощо). аналіз облік запас вартість

Запаси відображаються в бухгалтерському обліку і звітності за найменшою з двох оцінок: первісною вартістю або чистою вартістю реалізації. Така вимога викликана необхідністю використання принципу обачності [27].

Чиста вартість реалізації запасів - це сума, яку очікують отримати при реалізації запасів в умовах звичайної діяльності за вирахуванням можливих ймовірних втрат на виробництво запасів та їх реалізацію.Тобто чиста вартість реалізації відповідає ринковій вартості запасів за мінусом витрат, які підприємство буде мати в процесі підготовки їх до реалізації, а також безпосередньо при реалізації. Чиста вартість реалізації визначається по кожній одиниці запасів вирахуванням з очікуваної ціни продажу очікуваних витрат на завершення виробництва і збут (п.26 П(С)БО 9).

Типові проблеми відображення в обліку та звітності запасів наведено в таблиці 2.4.1.



Таблиця 2.4.1 - Типові проблеми відображення в обліку та звітності запасів

№	Типові проблеми	Рекомендації
1	Некоректне використання Плану рахунків.
1.1	На рахунку 25 “Напівфабрикати” обліковуються покупні напівфабрикати. Порушуються вимоги Інструкції про застосування Плану рахунків. Якщо підприємство включає залишок за рахунком у рядок Балансу 120 “Незавершене виробництво”, то таким чином порушуються вимоги п.23 ПБО 2.	Для приведення у відповідність вимогам ПБО та Інструкції про застосування Плану рахунків необхідно проаналізувати залишок за рахунком 25 і покупні напівфабрикати перенести на субрахунок 202 “Купівельні напівфабрикати та комплектуючі вироби”. Залишок за субрахунком 202 включається у рядок Балансу 100 “Виробничі запаси”. Списання вартості реалізованих купівельних напівфабрикатів відображається записом: Дт 943 Кт 202.
1.2	Некоректно відображається списання собівартості реалізованих напівфабрикатів власного виробництва: Дт 943 Кт 25. Порушуються вимоги Інструкції про застосування Плану рахунків.	Згідно з Інструкцією реалізація напівфабрикатів власного виробництва має відображатися в обліку такими записами: Дт 26 Кт25 - напівфабрикати власного виробництва переведено до складу готової продукції; Дт 901 Кт 26 - списана собівартість реалізованих напівфабрикатів власного виробництва.
2	Некоректна оцінка запасів при визнанні.
2.1	Транспортно-заготівельні витрати, пов'язані з придбанням запасів, не включаються в собівартість придбаних запасів, що суперечить п. 9 ПБО 9 “Запаси”. Деякі підприємства витрати на доставку запасів включають у витрати на збут і відображаютьзаписом Дт 93 Кт 685. В кінці місяця здійснюється розподіл транспортно-заготівельних витрат на реалізовані запаси. Залишок 93 включається у звіт про фінансові результати. Таким чином, витрати на придбання запасів, які повинні були увійти у їх первісну вартість і, відповідно, по залишку запасів відображатися у складі активів Балансу, відображаються у складі витрат на реалізацію в Звіті про фінансові результати. В даному випадку також порушуються вимоги Інструкції про застосування Плану рахунків.	Для приведення у відповідність до положень п.9 ПБО 9 рекомендується здійснювати зарахування на баланс придбаних запасів за первісною вартістю, в яку слід включати транспортно-заготівельні витрати.Такі витрати необхідно або безпосередньо включати до собівартості придбаних запасів, або накопичувати на окремому субрахунку з подальшим пропорційним списанням на відповідні рахунки вибуття запасів. Залишок за рахунком транспортно-заготівельних витрат включається у рядок відповідних запасів. У випадку, якщо на підприємстві є можливість ідентифікувати транспортно-заготівельні витрати з конкретними видами придбаних запасів, то підприємству рекомендується: -налагодити порядок оформлення подорожніх листів таким чином, щоб в кінці місяця були наявні дані про кілометри пробігу автомобілів залежно від мети поїздки: пов'язані з доставкою ТМЦ на підприємство, або зі збутом продукції, -витрати на пробіг власного автотранспорту розподіляються за фактичними кілометрами пробігу по напрямках використання автомобілів. Сума, що відноситься до придбання запасів відображається такими бухгалтерськими записами: Дт 20 Кт 203, 661, 651, 652, 653, -транспортні послуги з доставки запасів, надані сторонніми організаціями, відносити в Дт конкретних субрахунків придбаних запасів Дт 20 Кт 631. Відпуск запасів відображати записом:Дт 23, 91, 92, 93, 94 Кт 20.

Запаси відображаються за чистою вартістю реалізації, якщо на дату балансу їх ціна знизилася або вони зіпсовані, застаріли, або іншим чином втратили первісно очікувану економічну вигоду. Такі запаси повинні бути уцінені. Сума уцінки запасів списується на витрати звітного періоду з одночасним відображенням її на забалансовому рахунку.Таким чином, переоцінка запасів повинна проводитися на дату складання баланс (найкраще по закінченню календарного року). Ті товари, що не втратили первісну вартість, не застарілі фізично чи морально не підлягають уцінці і повинні обліковуватися по первісній вартості.

Якщо чиста вартість реалізації тих запасів, що раніше були уцінені та є активами на дату балансу, надалі збільшується, то на суму збільшення чистої вартості реалізації, але не більше суми попереднього зменшення, проводиться дооцінка запасів з визнанням іншого операційного доходу (П(С)БО 9, п.28, П(С)БО 6, пп.6-8).

Вартість запасів відображається по рядку 1100 першої форми звітності - Баланс (Звіт про фінансовий стан) у другому розділі «Оборотні активи».

РОЗДІЛ III. ВДОСКОНАЛЕННЯ ОБЛІКУ ЗАПАСІВ

3.1 Проблемні питання обліку і списання матеріальних цінностей

Поступова економічна та політична інтеграція України в розвинуту європейську спільноту є передумовою проведення кардинальних змін в організації та методології бухгалтерського обліку. У зв'язку з цим особливого значення набувають питання організації управління, обліку і господарського контролю. В Україні господарський контроль стає одним із важливих елементів ринкової економіки. Сьогодні багато його методологічних і організаційних питань потребують розробки, вдосконалення, термінового впровадження і апробації, проте проведення інвентаризацій було, є і залишається єдиним способом контролю за точністю даних, що надаються бухгалтерським обліком.

Для визначення непридатності комп'ютерної техніки і встановлення неможливості або неефективності проведення їх відновлювального ремонту, а також для оформлення необхідної документації на списання цих цінностей, наказом керівника установи щорічно створюється постійно діюча комісія, яка діє протягом року, у складі:

-керівника або його заступника (голова комісії);

-головного бухгалтера або його заступника;

-керівників груп обліку або інших працівників бухгалтерії, які обліковують матеріальні цінності;

-особи, на яку покладено відповідальність за збереження комп'ютерної техніки;

-інших посадових осіб (на розсуд керівника установи).

Списанню підлягають матеріальні цінності як такі, що:

а) непридатні для подальшого використання;

б) виявлені в результаті інвентаризації як недостача;

в) морально застарілі;

г) фізично зношені;

ґ) пошкоджені внаслідок аварії чи стихійного лиха (за умови, що відновлення їх є неможливим або економічно недоцільним і вони не можуть бути реалізовані).

Необхідно відмітити що знос, нарахований у розмірі 100 відсотків вартості на необоротні активи, не може бути підставою для їх списання.

Списання з балансу установ комп'ютерної техніки здійснюється шляхом її:

-продажу;

-безоплатної передачі;

-ліквідації.

Постійно діюча комісія установи:

а) проводить огляд матеріальних цінностей для складання акта про їх списання, використовуючи при цьому необхідну технічну документацію (технічні паспорти, відомості дефектів та інші документи), а також дані бухгалтерського обліку і встановлює можливість або неможливість відновлення і подальшого використання матеріальних цінностей в даній установі та вносить пропозиції про їх продаж, передачу чи ліквідацію;

б) установлює конкретні причини списання об'єкта: фізичне або моральне зношення, реконструкція, порушення нормальних умов експлуатації, аварія та ін.;

в) установлює осіб, з вини яких трапився передчасний вихід матеріальних цінностей з ладу (якщо такі є);

г) установлює можливість використання окремих вузлів, деталей, матеріалів списаного об'єкта і проводить їх оцінку;

ґ) здійснює контроль за вилученням із списаних цінностей придатних вузлів, деталей та матеріалів із кольорових і дорогоцінних металів, визначає їх кількість, вагу та контролює їх здавання на відповідний склад.

За результатами обстеження комісією складаються акти про списання матеріальних цінностей. Акти про списання комп'ютерної техніки, складені комісією, затверджуються керівником установи. Дозвіл на списання з балансу матеріальних цінностей надається керівником установи, установою вищого рівня або головним розпорядником бюджетних коштів в залежності від вартості матеріальних цінностей та причин списання.

Дозвіл на списання матеріальних цінностей як таких, що непридатні для подальшого використання, морально застарілі, фізично зношені, пошкоджені внаслідок аварії чи стихійного лиха (за винятком виявлених в результаті інвентаризації як недостача) надається в такому порядку:

а) з балансів установ, що утримуються за рахунок коштів державного бюджету:

вартістю за одиницю (комплект) в розмірі до 5000 гривень - з дозволу керівника установи;

вартістю за одиницю (комплект) в розмірі від 5000 гривень до 10000 гривень - з дозволу установи вищого рівня;

вартістю за одиницю (комплект) в розмірі понад 10000 гривень - з дозволу центрального органу виконавчої влади або іншого головного розпорядника бюджетних коштів.