Облік і використання запасів в установах

б) з балансів установ, що утримуються за рахунок коштів місцевих бюджетів:

вартістю за одиницю (комплект) в розмірі до 2500 гривень - з дозволу керівника установи;

вартістю за одиницю (комплект) в розмірі від 2500 гривень до 5000 гривень - з дозволу установи вищого рівня;

вартістю за одиницю (комплект) в розмірі понад 5000 гривень - з дозволу місцевої державної адміністрації або відповідного рішення органів місцевого самоврядування.

Дозвіл на списання комп'ютерних засобів з балансів установ, що утримуються за рахунок коштів державного або місцевих бюджетів, для подальшої передачі на баланси розпорядників бюджетних коштів надається керівником установи незалежно від вартості за одиницю (комплект).

Кошти, отримані установами від реалізації необоротних активів та інших матеріальних цінностей (у т.ч. списаних), за здані у вигляді брухту і відходів чорні, кольорові метали, дорогоцінні метали, дорогоцінне каміння, у розмірах, що згідно із законодавством залишаються у розпорядженні установи, витрачаються на покриття витрат, пов'язаних з організацією збирання і транспортування зазначених матеріалів на приймальні пункти, витрати на інші господарські потреби і на преміювання осіб, які безпосередньо зайняті збиранням брухту та відходів, на ремонт, модернізацію чи придбання нових необоротних активів (крім будівель і споруд) та матеріальних цінностей, а також на інші видатки за кошторисом [13].

Запаси є значною частиною активів підприємства. Вони займають домінуючу позицію в структурі витрат, їх облік та оцінка впливає на результати господарсько-фінансового стану. Щодо проблемних питань стосовно запасів, то слід відзначити наступні:

1) облік запасів;

2) оцінка запасів;

3) відображення у звітності запасів.

1. Облік запасів. Слід зазначити, що підприємству в процесі діяльності необхідно визначитися з системою обліку запасів. В міжнародній практиці використовуються дві можливі системи: постійного та періодичного обліку. Для підприємств України характерне застосування постійної системи обліку запасів, що дозволяє безперервно визначати залишок запасів на складі та собівартість реалізованої продукції. Але для контролю цього недостатньо, бо можуть виникнути розбіжності в обліку бухгалтерії та реальній наявності запасів на складі. Тому пропонується застосовувати комбіновану систему обліку, яка б використовувала безперервність обліку та оцінки запасів, собівартості реалізованої продукції по реальних цінах і використовувала метод інвентаризації для порівняння залишків фактичних та розрахункових.

2. Оцінка запасів. Необхідно зазначити, що проблемність питання оцінки вартості запасів пов'язана зі зміною ціни на одні й ті ж самі товари з облікового періоду. Це ставить підприємство перед вибором одного з методів оцінки, що зазначені в ПСБО № 9 “Запаси”, ФІФО, ідентифікованої вартості, середньозваженої собівартості, нормативних затрат, оцінки по цінах продажу. Підприємство самостійно згідно із Законом України “Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні” визначає економічно доцільний метод та зазначає про це в обліковій політиці. При виборі методу оцінки запасів підприємствами України, окрім зазначених вище особливостей, враховуються також рекомендації державної податкової інспекції. Для економії часу підприємства вважають за доцільне використовувати метод ідентифікованої вартості або ФІФО, частіше - останній. Недоліками даного методу є невиправдане завищення показника валового прибутку, недостовірна оцінка залишку запасів. Тому необхідне коригування цін обліку запасів.

3. Відображення запасів на дату балансу. Після того, як знайдена вартість вибулих запасів та сальдо кінцеве, вони повинні бути відображені в балансі. Згідно з принципом обачності запаси оцінюються за найменшою з двох оцінок: первісною вартістю та чистою реалізаційною вартістю. При застосуванні останньої необхідно робити уцінку, а її суму списувати на витрати звітного періоду. Але сума уцінки може бути значною, що призведе до різкого зростання витрат.

3.2 Удосконалення ведення обліку запасів із застосуванням новітніх технологій

Виробничі запаси складають значну частину вартості майна підприємства, а витрати матеріальних ресурсів в деяких галузях досягають 90% і більш в собівартості продукції. Тому посилення ролі бухгалтерського обліку в контролі за станом виробничих запасів і раціональним їх використанням робить істотний вплив на рентабельність підприємства і його фінансового положення.

Основним напрямом підвищення ефективності використання виробничих запасів є впровадження ресурсозберігаючих, маловідходних і безвідходних технологій. Раціональне використання запасів залежить також від повноти збору і використання відходів і обгрунтованої їх оцінки. Істотне значення для збереження виробничих запасів має наявність технічно оснащених складських приміщень з сучасними високо вимірювальними приладами і пристроями, що дозволяють механізувати і автоматизувати складські операції і складський облік [26].

Істотно поліпшити облік виробничих запасів можна, удосконалюючи вживані документи і облікові регістри, тобто ширше використовуючи накопичувальні документи (лімітно-забірні і комплектування карти, відомості і ін.), попередню виписку документів по руху матеріалів і оперативних документів на ЕОМ, картки складського обліку як витратний документ по відпущених матеріалах (без документальну систему оформлення витрати матеріалів).

Збір і реєстрація оперативних фактів, матеріально-виробничих запасів, що підлягають обліку. Щоб уникнути помилок і порушень, властивих даній підсистемі, в управлінні доцільно давати детальні інструкції конкретним виконавцям (у вигляді посадових інструкцій, виписок з графіків документообігу і інш.) про порядок і терміни реєстрації даних на носієві. Доцільно використовувати систему заохочень і покарань за належного виконання виконавцями своїх обовязків. Контрольні заходи (ревізії, звірки, інвентаризації і інш.) також знижують ризик неефективної системи збору і реєстрації оперативного факту [29].

Масив первинної облікової документації. Вдосконалення даної підсистеми має на увазі досягнення наступної мети: всі документи, підтверджуючі здійснення господарської операції, повинні мати юридичну силу. Серед заходів, сприяючих підвищенню ефективності цієї підсистеми, слід виділити наступне. В першу чергу використання на всіх ділянках обліку уніфікованих форм документації. Крім того:

-створення графіків документообігу і доведення до виконавців їх функцій при створенні і перевірці первинного документа;

-видання розпорядливої документації за визначенням кола осіб, що відповідають за здійснення тієї або іншої господарської операції і мають право підпису первинних документів;

-контроль з боку працівників бухгалтерії за правильністю оформлення первинної документації (ставлення в обовязок бухгалтера, що робить обробку документа, цій функції через посадові інструкції і встановлення відповідальності за її недотримання);

-перевірка службами внутрішнього контролю дотримання вимог законодавства в частині оформлення документації.

Організація роботи з документацією. Як і у всіх інших підсистемах, створення графіків документообігу і доведення їх до виконавців істотний крок в плані оптимізації системи організації роботи з документами. Велика кількість порушень в роботі з документами, отриманими від інших підприємств, вимагає здійснення низки заходів щодо їх запобігання. Зокрема, службам, відповідальним за здійснення господарських операцій з іншими підприємствами, необхідно давати чіткі інструкції на те, якою має бути документація, що приймається ними від інших організацій. Це можна зробити, видавши розпорядження головного бухгалтера для кожного підрозділу організації, що співпрацює із сторонніми фірмами або має справу з документами, що поступають, в якому мають бути прописані:

-комплектність документації (правильність оформлення документів);

-терміни надання документації;

-відповідальність за невчасне або неповне представлення первинної документації.

На стадії реєстрації документів в облікових регістрах, щоб уникнути помилок і порушень доцільно використовувати метод службових записок - свого роду інструктивний матеріал для конкретної бухгалтерської служби, що описує порядок бухгалтерської обробки того або іншого документа. У службовій записці повинно бути визначено:

-який оперативний факт відображає той або інший оброблюваний первинний документ;

-яка інформація повинна міститися в правильно заповненому документі;

-яку бухгалтерську проводку, в якому обліковому регістрі і в який термін слід виконати на підставі цього документа. Крім того, ризик неповного віддзеркалення документів в облікових регістрах знижують крізна нумерація (переважно попередня або автоматична) і централізована реєстрація документів, що поступають.

У плані організації зберігання документів доцільне використання графіків документообігу і посадових інструкцій, а також підвищення статусу архівної служби при організації роботи з переданими в архів документами (шляхом видання відповідних положень про організацію архівної служби на підприємстві). При використанні документів в поточній роботі керівництву підприємства слід забезпечити правильну організацію доступу до первинних документів. При використанні автоматизованої системи обробки даних, доцільний буде правильний доступ до даних буде через систему паролів.

Середовище функціонування обліку матеріально-виробничих запасів. Середовище, в якому працює облік матеріально-виробничих запасів, чинник обєктивний, проте в підприємства є реальні можливості удосконалити деякі внутрішні чинники, що впливають на організацію обліку матеріально-виробничих запасів. Для цього удосконалення обліку має бути встановлено проблемою, що вимагає рішення. Керівництво може реально вплинути на оптимізацію обліку матеріально-виробничих запасів через побудову автоматизованої системи обліку (у тому числі первинного). Повністю автоматизована система обліку практично усуває ризик помилок при прийнятті, вибутті і інвентаризації матеріальних цінностей.

Типові помилки і порушення, властиві неефективно функціонуючій системі організації обліку матеріально-виробничих запасів, дозволяє зробити висновок про те, що більшість порушень неможливо виправити непомітно, і оптимальним способом їх виправлення є переоформлення документації або внесення виправлення в первинний документ.Кращий спосіб уникнути помилок і порушень здійснення організаційних заходів, направлених на підвищення достовірності і оперативності обліку матеріально-виробничих запасів. При цьому, найефективнішим заходом є комплексна автоматизація підприємства, при якій всі бізнес процеси неминуче формалізуються, уніфікуються і стандартизуються, що якісно підвищує рівень організації обліку матеріально-виробничих запасів.

Вдосконалення обліку і контролю наявності і руху матеріальних ресурсів на підприємстві повинне здійснюватися по декількох напрямах. Необхідно спрощувати оформлення операцій з оприбуткування і витрачання товарно-матеріальних цінностей. Відпустка матеріалів у виробництво, де це доцільно, можна оформляти на підставі встановленого ліміту безпосередньо в картках складського обліку, передбачивши в них підпис особи, одержуючої цінності. Також можна на картках складського обліку виробляти і внутрішнє переміщення матеріалів. Спрощує облік і підвищує контроль за використанням матеріалів відпустка їх по відомостях комплектувань.

В умовах використання сучасної обчислювальної техніки можна відмовитися від ведення карток складського обліку, замінивши їх машинограмою сортовою оборотною відомістю або дискетою. При веденні карток за допомогою технічних засобів всі дані про рух матеріалів на складі одночасно фіксуються на технічних носіях інформації. На їх підставі обчислювальною установкою видаються відповідні машинограми по руху цінностей.

Виходячи з вимог ринкової економіки, необхідно удосконалювати методологію організації бухгалтерського обліку матеріальних ресурсів. До теперішнього часу серед економістів відсутня єдина думка по організації обліку тари. Вона залежно від вартості може враховуватися або у складі виробничих запасів, або основних засобів. При такій організації обліку не дотримується принцип класифікації засобів за призначенням.

Важливе значення в збереженні матеріалів має ретельне і своєчасне проведення інвентаризацій, контрольних і вибіркових перевірок. Вирішення цих проблем допоможе налагодити дієвіший, стандартизований і менш трудомісткий облік і контроль за наявністю, рухом і використанням матеріальних ресурсів, а також досягти їх економії [22].

ВИСНОВКИ

Отже, запаси - це складова частина оборотних фондів підприємства, що відображаються в активі балансу, які не використовуються в даний момент у виробництві зберігаються на складах або в інших місцях і призначені для подальшого використання (виробництва, продажу, перепродажу, а також використовуються для управління підприємством). Запаси поділяються на виробничі і товарні.

Методологічні засади формування в бухгалтерському обліку інформації про запаси і розкриття її у фінансовій звітності визначає Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 9 "Запаси". Для узагальнення інформації про наявність і рух належних підприємству запасів сировини і матеріалів (у тому числі сировини й матеріалів, які знаходяться в дорозі та в переробці), будівельних матеріалів, запасних частин, матеріалів сільськогосподарського призначення, палива, тари й тарних матеріалів, відходів основного виробництва призначено рахунок 20 "Виробничі запаси". Цей рахунок активний, балансовий, призначений для обліку господарських засобів. Аналітичний облік виробничих запасів ведеться в розрізі їх найменувань або однорідних груп, за допомогою карток складського обліку, які розміщуються в картотеці за технічними групами виробничих запасів відповідно до номенклатури -цінника. Кожна з груп виробничих запасів поділяється за видами, сортами, марками, типами, розмірами.

При надходженні виробничі запаси оцінюються і зараховуються на баланс за первісною вартістю, яка включає всі затрати на придбання, обробку та інші затрати, що виникли під час їх доставки до місця знаходження і доведення їх до необхідного стану. Найбільш важливою і значною частиною активів підприємства, є запаси - вони займають особливе місце у складі майна та домінуючі позиції у структурі витрат підприємств різних сфер діяльності.

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1. Азаренкова Г.М., Н.М. Самородова: Бухгалтерський облік: Навч. метод. посібник- К. Знання, 2010.- с 415.

2. Бутинець Ф. Ф. Бухгалтерський фінансовий облік: [для студ. вищ. авч. закл. спец. «Облік і аудит»] / Ф. Ф. Бутинець. - Житомир: ПП «Рута», 2006. - 832 с.

3. Бутинець Ф. Ф. Теорія бухгалтерського обліку : підруч. [для студ. вищ. навчальних закладів] / Бутинець Ф. Ф. - [3-тє вид.]. - Житомир : ПП «Рута», 2003. - 444 с.

4. Воробієнко А. Заповнюємо первинні документи у бюджетників. Облік запасів. //Все про бухгалтерський облік.-2007-№54.- с 71-80.

5. Грабова Н.М. Теорія бухгалтерського обліку 6 видання Київ 2009.

6. Гуренко Т. Економічна сутність та оцінка запасів. //Бухгалтерія в с/г. -№2- с 22-26.

7. Дубініна М.В. Сутність виробничих запасів як складової частини процесу виробництва // М.В. Дубініна //Тенденції та закономірності розвитку обліково-аналітичного забезпечення в Україні :-Миколаїв : НУК, 2007. - 15с.

8. Закон «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99, № 996-14-ВР.

9. Інструкція про затвердження типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ № 130.

10. Інструкція з обліку запасів бюджетних установ № 125.

11. Інструкція з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ № 90.

12. Інструкція про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ № 142/181.

13. Колосок А.М. Проблемні питання обліку і списання матеріальних цінностей / А.М. Колосок // Актуальні проблеми економіки. - 2011, № 10. - С. 229-233.

14. Кужельний М.В. Теорія бухгалтерського обліку : підручник [для студ. вищ. навч. закл.] / М.В. Кужельний, В.Г. Лінник. - К. : КНЕУ, 2001. - 576 с.

15. Лишиленко О.В Теорія бухгалтерського обліку: підручник- Київ: 2009 - 219 с.

16. Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку запасів. // Все про бухгалтерський облік.- 2009- № 19.- с 5- 19.

17. Назаренко І. Як правильно організувати облік запасів. // Все про бухгалтерський облік.-2009.- № 47.- с 5-9.

18. Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 9 «Запаси»: затверджене наказом Міністерства фінансів України від 20.10.99 р. № 246, зі змінами та доповненнями.

19. Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 16 «Витрати» : за станом на 10 січня 2012 р. - Офіц. вид. - К. : ГРІФЕ : М-во фінансів України, 1999. - 47 с. - (Нормативний документ Мінфіну України. Стандарт).

20. Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні : за станом на 2 груд. 2012 р. / Верховна Рада України. - Офіц. вид. - К.: Парлам. вид-во, 1999. - 20 с. - (Бібліотека офіційних видань).

21. Про затвердження типових форм первинного обліку / Наказ Міністерства статистики України від 29.12.95 р. № 352.

22. Рибалко О.М. Вдосконалення обліку виробничих запасів. //Держава та регіони- 2008- №3.с 210-215.

23. Садовська І. Б. Бухгалтерський облік (Авторизований доступ) : навч. посіб. / І.Б. Садовська, Т.В. Божидарнік, К.Є. Нагірська. - К. : ЦУЛ, 2013. - 688 с.

24. Сопко В.В. Бух галтерський облік: Навч. посіб.- К.: КНЕУ,2003. -448.

25. Сук. Л.К., Сук П.Л. Бухгалтерський облік: Навч.посіб.- К.:Знання,2008-471 с.

26. Ткаченко Н.М. Бухгалтерський фінансовий облік на підприємствах України: Підручник.- К.: АСК, 2001.- 784 с.

27. Фінансовий облік [Текст] : підручник / Я.Д. Крупка, З.В. Задорожний, Н.Я. Микитюк та ін. -- 2-ге вид., доп і перероб. - К. : Кондор, 2013. - 551 с

28. Хом'як Р. Бухгалтерський облік та оподаткування. Навч. посібник/ За ред. Р.Л. Хом'яка, В.І. Лемішовського. - Львів: Бухгалтерський центр “Ажур”, 2010. - 1220 с.

29. Швець В.Г. Теорія бухгалтерського обліку: Підручник.- 2 -ге видання , перероб. І доп.- К.:Знання, 2009.- 447 с.

30. Шелудько В.М. Фінансовий менеджмент:підручник/В.М. Шелудько. - К.: Знання, 2006. - 439 с.

ДОДАТКИ

Таблиця Д1 - Залишки господарських засобів підприємства та джерел їх утворення станом на 1 березня 2013 року

Таблиця Д2 - Господарські операції за березень 2011 року

Таблиця Д3 - Журнал господарських операцій

Таблиця Д4 - Оборотно - сальдова відомість

Размещено на Allbest.ru