Учет, анализ и аудит движения денежных средств

Размещено на http://www.allbest.ru/

КУРСОВАЯ РАБОТА

УЧЕТ, АНАЛИЗ И АУДИТ ДВИЖЕНИЯ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ

Содержание

Введение

1. Теоретические основы бухгалтерского учета денежных средств

1.1 Значение и задачи учета денежных средств предприятия

1.2 Правила осуществления наличных денежных расчетов

1.3 Формы безналичных расчетов

1.4 Порядок ведения и документального оформления кассовых операций

1.5 Учет денежных средств в кассе организации

1.6 Синтетический учет операций на расчетных и валютных счетах

1.7 Учет денежных средств, находящихся на специальных счетах банка

2. Аудит и анализ движения денежных средств

2.1 Основные способы проведения аудита денежных средств

2.2 Типичные ошибки при аудите денежных средств на предприятии

2.3 Основы анализа движения денежных средств

2.4 Анализ состояния денежных средств и эффективности их использования

3. Бухгалтерский учет, анализ и аудит денежных средств на примере ООО «Квадро-В»

3.1 Краткая характеристика предприятия

3.2 Анализ состава и структуры денежных средств

3.3 Аудит денежных средств ООО «Квадро-В»

Заключение

Список использованных источников

Приложение

Введение

В современных рыночных условиях хозяйствования учет и анализ денежных средств и денежных потоков принимает особую актуальность. Это связано, прежде всего, с аспектами ведения финансово-хозяйственной деятельности, формами осуществления расчетных операций и др., что обуславливает актуальность выбранной темы.

В процессе осуществления своей деятельности предприятия вступают в хозяйственные связи с разными предприятиями, организациями и лицами: поставщиками товарно-материальных ценностей (работ, услуг), покупателями, финансовыми, налоговыми органами, органами социального страхования и др. Расчеты между ними осуществляются в денежной форме.

Большая часть расчетов осуществляется в безналичном порядке. Наличные расчеты применяются при реализации товаров населению, некоторым учреждениям мелким оптом, оплате труда и в некоторых других случаях. Безналичные расчеты производятся путем перечисления (перевода) денежных средств со счета плательщика на счет получателя. При этом посредником при расчетах между предприятиями и организациями вступают соответствующие учреждения банка. Отношения между банками и клиентами носят договорной характер. Клиенты (предприятия, фирмы и др.) самостоятельно выбирают банки для кредитно-расчетного обслуживания.

Денежный поток предприятия представляет собой совокупность распределенных во времени поступлений и выплат денежных средств, генерируемых его хозяйственной деятельностью.

Основными задачами организации учета денежных средств и расчетов являются: своевременное и правильное документирование операций по движению денежных средств и расчетов, контроль за сохранностью денежных средств и ценных бумаг в кассе предприятия; использованием денежных средств по их целевому назначению; своевременностью расчетов с поставщиками, покупателями (заказчиками), бюджетом, банками, органами социального страхования, рабочими и служащими и др.; своевременная проверка расчетов с дебиторами и кредиторами для предупреждения просроченной задолженности.

Актуальность исследования учета, анализа и аудита движения денежных средств обусловлена необходимостью глубокого изучения вопросов обеспеченности организации денежными средствами, поскольку учет денежных потоков и денежного обращения является одним из важнейших направлений деятельности бухгалтерии любого предприятия.

Цель дипломной работы заключается в изучении порядка организации учета, анализа и аудита денежных средств и разработки мероприятий по совершенствованию аудита и учета денежных средств.

Основными задачами данной работы являются:

- ознакомление с основной нормативной, методической и учебной литературой по теме работы;

- рассмотрение правил осуществления наличных и безналичных денежных расчетов;

- точный, полный и своевременный учет денежных средств и операций по их движению;

- анализ типичных ошибок по учету операций с денежными средствами, выявленных в ходе аудита;

- исследование показателей экономической эффективности денежных средств, таких как коэффициент ликвидности, платежеспособности и т.д.

- выработка конкретных мер и предложений по совершенствованию аудита учета денежных операций на исследуемом предприятии.

Объектом исследования является ООО «Квадро-В». Предмет исследования - хозяйственно-экономическая деятельность данного предприятия и организация учета операций с денежными средствами.

Практическая значимость дипломной работы заключается в возможности использования результатов исследования в практической деятельности ООО «Квадро-В».

Информационной базой дипломной работы послужили материалы финансовой отчетности за 2011-2012 гг., пояснительные записки к годовым финансовым отчетам, материалы текущего бухгалтерского учета, материалы финансового и экономического анализа, аудиторское заключение.

Дипломная работа состоит из введения, трех глав, выводов и рекомендаций, списка использованных источников литературы и приложений.

1. Теоретические основы бухгалтерского учета денежных средств

1.1 Значение и задачи учета денежных средств предприятия

Хозяйственные связи - необходимое условие деятельности предприятий, так как они обеспечивают бесперебойность снабжения, непрерывность процесса производства и своевременность отгрузки и реализации продукции. Оформляются и закрепляются хозяйственные связи договорами, согласно которым одно предприятие выступает поставщиком товарно-материальных ценностей, работ или услуг, а другое - их покупателем, потребителем, а значит, и плательщиком.

Денежные средства предприятий представляют собой совокупность денег, находящихся в кассе, на банковских расчетных, валютных, специальных и депозитных счетах, в выставленных аккредитивах и особых счетах, чековых книжках, переводах в пути и денежных документах. В широком смысле к денежным активам относятся также вложения в легкореализуемые ценные бумаги и требования на получение денежных средств.

Денежные средства характеризуют начальную и конечную стадии кругооборота хозяйственных средств, скоростью движения которых во многом определяется активность всей предпринимательской деятельности. Объемом имеющихся у предприятия денег как важнейшего платежного средства определяется платежеспособность предприятия - одна из важнейших характеристик его финансового положения.

Денежные средства являются единственным видом оборотных средств, обладающих абсолютной ликвидностью, то есть немедленной способностью выступать средством платежа по обязательствам предприятия.

По сути дела, денежные средства являются необходимым условием функционирования предприятия. Без денег деятельность прекращается. Всесторонне скоординированная стратегия управления денежными ресурсами предприятия должна обеспечить его платежеспособность. Кроме того, предприятию необходимы определенные запасы резервных денежных средств для оплаты возможных непредвиденных обязательств, а также для осуществления неожиданных выгодных инвестиций. Однако всякие излишние запасы денежных средств, приводят к замедлению их оборота, т.е. к снижению эффективности их использования, а в условиях инфляции - и к прямым потерям за счет их обесценивания.

Поэтому искусство управления денежными потоками заключается не в том, чтобы накопить как можно больше денег, а в оптимизации их запасов, в стремлении к такому планированию движения денежных потоков, чтобы к каждому очередному платежу предприятия по своим обязательствам обеспечивалось поступление денег от покупателей и других дебиторов при сохранении необходимых резервов.

Все это придает особое значение учету денежных средств как важнейшему инструменту управления денежными потоками, контроля сохранности, законности и эффективности использования денежных средств, поддержания повседневной платежеспособности предприятия.

Целью бухгалтерского учета операций с денежными средствами является контроль за соблюдением кассовой и расчетной дисциплины, правильностью и эффективностью использования денежных средств, обеспечение сохранности денежной наличности и денежных документов в кассе.

Перед бухгалтерским учетом в области учета денежных средств и расчетов стоят следующие задачи:

- своевременное и правильное проведение необходимых расчетов как путем безналичных перечислений, так и наличными деньгами;

- соблюдение действующих правил использования денежных средств по назначению в соответствии с выделенными лимитами, фондами и сметами;

- правильное и своевременное документальное оформление операций с денежными средствами;

- полное и оперативное отражение в учетных регистрах наличия и движения денежных средств и расчетных операций;

- контроль за наличием и сохранностью денег в кассе, на расчетном и других счетах в банках;

- организация и проведение в установленные сроки инвентаризаций денежных средств и состояния расчетов, изыскание возможностей недопущения возникновения просроченной дебиторской и кредиторской задолженности;

- контроль соблюдения расчетно-платежной дисциплины, своевременности перечисления сумм за материальные ценности, а также средств, полученных в порядке кредитования;

- бесперебойное удовлетворение денежной наличностью потребностей предприятия.

1.2 Правила осуществления наличных денежных расчетов

В странах с рыночной экономикой денежный оборот складывается из наличных и безналичных денег. Под наличными деньгами понимаются монеты, банковские билеты (банкноты) и казначейские билеты.

Под безналичными деньгами понимаются средства на счетах в банках, различные депозиты (вклады) в банках, депозитные сертификаты и государственные ценные бумаги. Эти вклады называются также банковскими деньгами.

Хранение денег на текущих счетах получило в странах с рыночной экономикой наибольшее распространение. Функционирование этих счетов обеспечивается через чековое обращение.

Безналичные деньги в отличие от наличных, по существу, не являются платежными средствами, но в любую минуту они могут превратиться в наличные, гарантированные кредитными институтами. Практически же безналичные деньги выступают наравне с наличными и даже имеют некоторые преимущества перед последними. Действительно, наличные деньги связаны с бумагой или металлом. Они имеют реальные высокие издержки хранения и транспортировки, а также могут быть потеряны или подделаны.

При осуществлении денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг организации в силу требований Федерального закона от 22 мая 2003г. №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (в ред. от 25.11.2013 №317-ФЗ) обязаны применять контрольно-кассовую технику. В отдельных случаях контрольно-кассовые аппараты разрешается не применять, или же заменять их использованием бланков строгой отчетности. [7]

Все организации, предприятия и учреждения независимо от организационно-правовой формы обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков на соответствующих счетах на договорных условиях. [33]

Наличные же денежные средства, поступающие в кассы организаций, подлежат сдаче в учреждения банков для последующего зачисления на счета этих организаций.

Организации вправе расходовать поступающую в их кассу денежную выручку только на предусмотренные действующим законодательством цели только по согласованию с обслуживающими их учреждениями банков.

Не имеют они также права накапливать в своих кассах наличные деньги для осуществления предстоящих расходов (в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии) до установленного срока их выплаты. Все сверхлимитные остатки наличных денежных средств должны быть сданы на счета организаций, открытые в учреждениях банков.

Денежная наличность сдается организациями непосредственно в кассы учреждений банков или через объединенные кассы при организациях, а также предприятиям Минсвязи России для перевода на соответствующие счета в учреждения банков.[33]

Наличные деньги могут сдаваться организациями на договорных условиях через инкассаторские службы учреждений банков или специализированные инкассаторские службы, имеющие лицензию Банка России на осуществление соответствующих операций по инкассации денежных средств и других ценностей.

Порядок и сроки сдачи наличных денег устанавливаются обслуживающими учреждениями банков каждому предприятию по согласованию с их руководителями исходя из оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы учреждений банков.

Согласно действующему законодательству организации вправе иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов.

Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается самим предприятием ежегодно независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим денежные расчеты.

Суть лимитирования хранения денежных средств состоит в том, что остаток денег в кассе на конец дня (конечное сальдо по балансовому счету 50 «Касса» за день) не должен превышать установленного лимита остатка.

Согласно Положению о ведении кассовых операций №373-П неиспользованные в пятидневный срок наличные денежные средства, полученные в банке на оплату труда, а также вся денежная наличность, превышающая установленный лимит хранения наличных денег, подлежит сдаче в обслуживающие учреждения банков. [13]

В отдельных случаях организации имеют право хранить в своих кассах и сверхлимитные денежные средства. В таких случаях им необходимо соблюдать следующие условия:

- данные сверхлимитные средства должны предназначаться для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий;

- срок наличия сверхлимитных средств в кассе не должен превышать пяти рабочих дней, включая день получения денег в банке

По истечении указанных сроков не использованные по назначению суммы денежных средств должны быть сданы в учреждения банков, и в последующем указанные средства выдаются организациям в установленной очередности.

Согласно указаниям Центрального банка Российской Федерации «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке» от 20 июня 2007 года № 1843-У (в ред. Указания ЦБ РФ от 28.04.2008 № 2003-У) в Российской Федерации установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в сумме 100 тысяч рублей.

К кассовым относятся операции, связанные с получением и расходованием наличных денег непосредственно из кассы предприятия.

В соответствии с требованиями Порядка ведения кассовых операций для осуществления расчетов наличными денежными средствами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.[13]

Прием наличных денег предприятиями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно- кассовых машин.[7]

Для ведения кассовых операций в штате организации предусматривается должность кассира, который несет материальную ответственность за сохранность всех принимаемых им ценностей. После издания приказа о назначении кассира руководитель предприятия обязан ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций и заключить с ним договор о полной материальной ответственности.

Кассир не может передоверить кому бы то ни было выполнение своих обязанностей. При необходимости временной замены, обязанности кассира возлагаются на другого работника, с которым в свою очередь заключают договор о полной материальной ответственности. В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь) находящиеся у него под отчетом ценности передают другому кассиру в присутствии инвентаризационной комиссии с обязательным составлением акта инвентаризации наличных денежных средств (форма инв-15, утвержденная постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998г. №88).

В субъектах малого предпринимательства с незначительными оборотами наличных денежных средств разрешено вести кассовые операции непосредственно лицу, осуществляющему ведение учета на предприятии - бухгалтеру, главному бухгалтеру.

Строгое регулирование правил ведения кассовых операций направлено на обеспечение сохранности денежных средств, предотвращения их необоснованного расходования или избыточного оседания в кассах предприятия, способствует ускорению денежного оборота в народном хозяйстве, сдерживанию инфляции упорядочению платежей. Для этого предусматривается специальное оборудование помещений кассы, полная материальная ответственность кассира, лимитирование остатков наличных денег в кассе и их расходования, ограничение срока хранения в кассе денег на выплату заработной платы работникам предприятия, пособий, стипендий и пенсий пятью днями от времени их получения из банка, а также размера и продолжительности использования авансов на хозяйственные и командировочные расходы.

1.3 Формы безналичных расчетов

Безналичные расчеты осуществляются посредством безналичных перечислений по расчетным, текущим и валютным счетам клиентов в банках, посредством системы корреспондентских счетов между различными банками, зачетов взаимных требований через расчетные палаты, а также с помощью векселей и чеков, заменяющих наличные деньги.

В основном для безналичных расчетов используются банковские, кредитные и расчетные операции. Их применение позволяет существенно снизить расходы на денежное обращение, сокращает потребность в наличных денежных средствах, обеспечивает их более надежную сохранность.

Порядок осуществления безналичных расчетов определяется Положением Центрального банка России от 19 июня 2012г. №383-П «Положение о правилах осуществления перевода денежных средств» (с изм., внесенными Указанием Банка России от 15.07.13 №3025-У). [16]

Безналичные расчеты осуществляются через кредитные организации или Банк России по счетам, открытым на основании договора банковского счета или договора корреспондентского счета (субсчета), если иное не установлено законодательством и не обусловлено используемой формой расчетов.

Банки открывают организациям расчетные, текущие, валютные и другие счета.

Расчетный счет является основным счетом предприятия, на котором производится большинство денежных операций без ограничения их перечня. Расчетный счет- это счет, открытый в банке и предназначенный для хранения рублевых средств организации и проведения безналичных расчетов с другими юридическими и физическими лицами.

Законодательно количество расчетных счетов не ограничено. Расчетные счета могут быть открыты любому юридическому лицу независимо от формы собственности. [41]

Текущий счет предназначен для обособления каких-либо операций, отличных от стандартных.

На расчетный счет предприятия зачисляются выручка за реализованную продукцию (работы, услуги) от покупателей, заказчиков и другие поступления. Наличные деньги для зачисления на расчетный счет (выручка от реализации продукции, работ, услуг, не выданная заработная плата и др.) банк принимает от представителя владельца счета.

Банк выполняет поручения предприятия о перечислении или выдаче соответствующих материальных ценностей, по погашению ссуд банка и займов, обязательств по оплате труда, на командировочные, хозяйственные и представительские расходы, приобретение горюче-смазочных материалов, другие цели в пределах остатка средств на счете и при отсутствии претензий, подлежащих удовлетворению в первую очередь.

Все платежи, за исключением выплат денежных средств на неотложные нужды, платежей в бюджеты всех уровней, а также в Пенсионный фонд РФ, с расчетных счетов производятся в порядке календарной очередности платежей, поступления в банк расчетных документов (наступления сроков платежей). Выплаты денежных средств на неотложные нужды, платежи в бюджеты всех уровней и Пенсионный фонд вносятся в первоочередном порядке.

Для открытия расчетного счета организация (юридическое лицо) обязана представить в банк следующие документы:

заявление на открытие расчетного счета;

нотариально заверенную копию учредительного договора;

нотариально заверенную копию устава организации;

нотариально заверенную копию свидетельства о государственной регистрации организации;

нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе юридического лица;

карточку с образцами подписей и оттиска печати организации, заверенную в установленном порядке;

протокол общего собрания учредителей о назначении руководителя организации;

копию приказа о назначении главного бухгалтера;

оформленный в установленном порядке договор банковского счета в двух экземплярах (бланки договоров выдаются банком);

паспортные данные руководителя и главного бухгалтера организации.

Право первой подписи на всех банковских документах принадлежит руководителю предприятия, а второй- главному бухгалтеру.

При смене руководителя или главного бухгалтера предприятия в учреждение банка представляют документы, подтверждающие эти изменения.

При открытии расчетного счета с организацией заключается договор банковского счета, в котором отражается перечень банковских услуг по расчетному и кассовому обслуживанию, условия размещения средств на счете организации, права и обязанности сторон, и др. В договоре банковского счета указывается номер открытого расчетного счета, а также приводятся платежные реквизиты банка для осуществления безналичных расчетов. В настоящее время номера расчетных счетов организаций и корреспондентских счетов состоят из 20 цифр. Корреспондентский счет - это банковский счет, отражающий расчеты, произведенные банком по поручению и за счет другого банка на основе заключенного корреспондентского договора.

Предприятия, если у них имеются хозрасчетные подразделения (филиалы, представительства) в других регионах России, могут в банках по месту нахождения филиалов (представительств) открыть расчетные (или текущие) счета. Для этого предприятие должно представить в банк ходатайство об открытии субсчетного или текущего счета с указанием характера совершаемых операций и лиц, которым дано право распоряжаться счетом. Ходатайство подписывают руководитель предприятия и главный бухгалтер и скрепляют печатью.

Предприятия обязаны информировать свою налоговую инспекцию обо всех открытых счетах. Согласно пп.1. п.2 ст.23 НК РФ предприятие обязано в течение 7 дней после открытия банковского счета сообщать об этом в налоговую инспекцию. Это требование является обязательным как для вновь зарегистрированных организаций, так и действующих организаций. При невыполнении данного требования предприятие может быть оштрафовано на 5000 рублей (ст. 118 НК РФ). Кроме того, за это же нарушение на руководителя предприятия может быть наложен административный штраф от 10 до 20 минимальных размеров оплаты труда (ст.15 п.4 КоАП РФ).

Порядок совершения и оформления операций по расчетному счету регулируется ЦБ РФ.

При недостаточности или отсутствии средств на расчетном счете предприятия предъявленные к оплате платежные документы банк помещает в картотеку 2. Документы, помещенные в картотеку, банк оплачивает по мере поступления средств на расчетный счет предприятия в календарной очередности, кроме обязательств, которые оплачивают в первоочередном порядке. К ним относятся все виды налоговых платежей в бюджет. Налоговые платежи во внебюджетные фонды, платежи в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, Федеральный и территориальные фонды обязательного медицинского страхования, уплата денежных сборов по решению суда и арбитража и ряда других.

При осуществлении товарных операций в валюте РФ (рублях) допускаются следующие формы безналичных расчетов:

- расчеты платежными поручениями;

- расчеты по аккредитивам;

- расчеты чеками;

- расчеты по инкассо.

Формы безналичных расчетов в валюте РФ организация выбирает самостоятельно и предусматривает в договорах, заключаемых ими со своими контрагентами (поставщиками, покупателями и др.).

Аккредитив - специальный банковский счет, на котором можно резервировать средства для расчетов с поставщиком. Получить средства с аккредитива поставщик (подрядчик) может только после представления в банк документов, подтверждающих выполнение им договорных обязательств. Аккредитив открывается для расчетов только с одним получателем. Аккредитивная форма расчетов достаточно широко используется в настоящее время, а раньше чаще всего применялась инкассовая форма расчетов. Особенность аккредитивной формы расчетов состоит в том, что оплату платежных документов производят по месту нахождения поставщика сразу после отгрузки им продукции. [30]

Чек - это ценная бумага, содержащая распоряжение банку выдать определенную сумму денег лицу, предъявившему чек к оплате. Чекодателем является юридическое лицо, имеющее денежные средства в банке, которыми он вправе распоряжаться путем выставления чеков. Чекодержателем является юридическое лицо, в пользу которого выдан чек, плательщиком - банк, в котором находятся денежные средства чекодателя. Чек оплачивается за счет денежных средств чекодателя. В условиях рыночной экономики чек является основным средством безналичных расчетов. Чек действителен в течение 10 дней с момента его выписки. Чек имеет хождение только на территории Российской Федерации и должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ГК РФ. Расчеты чеками очень удобны в тех случаях, когда покупатель не хочет платить деньги до того, как получит товар, а поставщик не желает передать товар до получения гарантий платежа.

Платежное поручение как форма безналичных расчетов за продукцию и услуги используется в случаях, когда покупатель сам проявляет инициативу платежа и дает распоряжение обслуживающему его банку о перечислении указанной им суммы с его счета на счет получателя средств. Платежным поручением является распоряжение владельца счета (плательщика) обслуживающему его банку, оформленное расчетным документом, перевести определенную денежную сумму на счет получателя средств, открытый в этом или другом банке (см. Приложение).

Платежные поручения могут использоваться для предварительной оплаты товаров, работ, услуг или для осуществления периодических платежей. Платежные поручения принимаются банком независимо от наличия денежных средств на счете плательщика. Платежными поручениями рассчитываются:

по взносам в бюджет;

с органами страхования и социального обеспечения;

при переводе заработной платы на счета работников в банке;

при погашении задолженности;

для предварительной и последующей оплаты счетов за выполненные работы и услуги, за товарно - материальные ценности.

Расчеты по инкассо - это банковская операция, посредством которой банк по поручению и за счет клиента на основании расчетных документов осуществляет действия по получению от плательщика платежа. Расчеты по инкассо производятся на основании платежных требований и инкассовых поручений. Инкассовое поручение является расчетным документом, на основании которого производится списание денежных средств со счетов плательщика в бесспорном порядке.

Платежное требование является расчетным документом, содержащим требование кредитора (получателя средств) по договору к должнику (плательщику) об уплате определенной денежной суммы через банк. Расчеты посредством платежных требований могут осуществляться с предварительным акцептом и без акцепта плательщика. Акцепт - это гарантия оплаты или согласие на оплату денежных, товарных или расчетных документов.

Некоторые торговые организации с круглосуточным графиком работы сталкиваются на практике с необходимостью организации учета переводов в пути.

Переводы в пути - денежные средства, сданные в кассы кредитных организаций или почтовых отделений с целью их зачисления на расчетные счета организаций, но еще не поступившие по назначению.

Внешнеторговая деятельность российских предприятий связана с расчетами в иностранной валюте и регулируется валютным законодательством, соблюдение которого является необходимым условием для правового обеспечения ведения бухгалтерского учета валютных операций.

Закон РФ «О валютном регулировании и валютном контроле» от 10.12.2003 г. №173-ФЗ (в ред. от 01.09.2013), регулирующий принципы обращения иностранной валюты в стране, дал определение валютных ценностей, классифицировал валютные операции, установил порядок приобретения и использования, а также оценки иностранных валют в виде котировки их курса по отношению к российской денежной единице. Средства в иностранной валюте любой коммерческой организации РФ должны храниться на валютном счете. [6]

Валютный счет - это счет, открытый в банке и предназначенный для хранения средств в иностранной валюте и проведения расчетов в иностранной валюте. Организация может открыть валютный счет на территории РФ в любом банке, уполномоченном ЦБ России на проведение операций в иностранной валюте, а также в иностранном банке за границей. Уполномоченный банк может открыть организации только один валютный счет в любой свободно конвертируемой валюте или открыть несколько валютных счетов по отдельным видам иностранных валют. Как правило, организации открывают валютные счета в долларах США или евро.

Для открытия валютного счета организация должна предоставить в уполномоченный банк те же документы, что и при открытии расчетного счета. Единственным отличием является то, что при открытии валютного счета заявление на его открытие оформляется по другой форме, отличающейся от заявления на открытие расчетного счета. Как правило, банк выполняет по валютным счетам организации операции, связанные с приобретением и продажей иностранной валюты, а также обслуживанием экспортно-импортных операций.

1.4 Порядок ведения и документального оформления кассовых операций

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций руководители организаций обязаны оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. Для ведения кассовых операций в штате предприятия должна быть предусмотрена должность кассира. Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принимаемых им ценностей. [13]

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом России по согласованию с Центробанком России и Минфином России.[15]

В настоящее время формы документов утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (в ред. от 03.05.2000 №36). [15] К ним отнесены «Приходный кассовый ордер» (форма № КО-1), «Расходный кассовый ордер» (форма № КО-2), «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов» (форма № КО-3), «Кассовая книга» (форма № КО-4) и «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств» (форма № КО-5). (см. Приложение)

Оприходование наличных денежных средств в кассу организации производится в следующих случаях:

- при снятии денежных средств со счетов в учреждении банка;

- от платных потребителей, покупателей, заказчиков за оказанные работы, услуги и реализованные товары;

- от подотчетных лиц в погашение остатка наличных денег, полученных под отчет;

- от работников организации в погашение причиненного материального ущерба, погашение выданных займов и ссуд за реализованные товары и услуги и др.

Прием наличных денег оформляется «Приходными кассовыми ордерами» (форма № КО-1) (см. Приложение ), подписываемыми главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя организации.

О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата. Квитанция вручается физическому лицу, который вносит наличные денежные средства, или прикладывается к выписке банка. До передачи в кассу приходный ордер обязательно регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных документов.[15]

Выдача наличных денежных средств из кассы организации может производиться в следующих случаях:

- на выплату заработной платы, пособий по социальному страхованию, других видов пособий, стипендий, вознаграждений физическим лицам;

- под отчет на хозяйственные или прочие расходы и на командировочные расходы;

- по решению руководителя организации в возмещение расходов, понесенных работником организации, на выплату ссуд, займов и другие подобные цели и др.

Выдача наличных денег из касс организаций производится по «Расходным кассовым ордерам» (форма № КО-2) (см. Приложение ) или надлежаще оформленным документам (платежным (расчетно-платежным) ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными.

Расходный кассовый ордер оформляется в бухгалтерии организации, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и передается кассиру для исполнения. Выдача расходных ордеров на руки лицам, получающим деньги, не допускается. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя.

Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц на это уполномоченных. Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

В приходных и расходных кассовых ордерах должны быть указаны основание для их составления и перечислены прилагаемые к ним документы.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Наличные деньги, полученные в банке для оплаты труда, не использованные в пятидневный срок, а также всю денежную наличность, превышающую установленный лимит хранения наличных денег, предприятие обязано сдать в обслуживающее учреждение банка. Кассир предприятия выписывает объявление на взнос наличных денег, в котором указывает источник образования вносимых средств (выручка за работы и услуги, невыданная заработная плата и т.п.). Учреждение банка выдает кассиру квитанцию на принятые суммы, которая служит основанием для составления в бухгалтерии расходного кассового ордера.

Сразу же после получения и выдачи денег по каждому ордеру или заменяющему его документы кассир делает записи в кассовой книге ф. КО- 4, которая предназначена для учета движения наличных денег (см. Приложение ).

Предприятие ведет только одну кассовую книгу. Она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. На последней странице кассовой книги указывают количество пронумерованных страниц, заверяемое подписями руководителя и главного бухгалтера.

Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и сумму по платежным ведомостям на оплату труда на оплату труда, не списанную в расход. Второй отрывной лист (отчет кассира - копия записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными документами кассир передает в бухгалтерию по расписку в кассовой книге.

Бухгалтерская обработка отчета кассира производится бухгалтерией предприятия и заключается в тщательной проверке правильности оформления приходных и расходных кассовых документов, соответствия записей в отчете данным приложенных к нему документов, соответствия записей в отчете данным приложенных к нему документов, подсчетов итогов операций за день и остатков на начало и конец рабочего дня. Также сверяют суммы полученных и сданных наличных денег в учреждения банка по расчетному счету. После проверки кассового отчета в специальной графе проставляют номера корреспондирующих счетов. После проверки отчета кассира делается запись в журнал-ордер 1, причем каждому отчету в журнале отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале-ордере и ведомости должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов. Итоги журнала - ордера переносятся в конце месяца в Главную книгу. При наличии на предприятии касс - филиалов старший кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму под расписку в книге учета принятых и выданных главной кассой денег. В установленный период, в конце рабочего дня или другого заранее оговоренного времени (но не более пяти дней), кассиры касс - филиалов обязаны отчитаться перед старшим кассиром и сдать ему остаток наличности и все оправдательные документы. При этом все обороты по приходу и расходу касс - филиалов следует отразить через оборот главной кассы.

Помимо денежных средств предприятия могут хранить в кассе денежные документы: марки государственных пошлин, путевки в санатории и дома отдыха, собственные акции, выкупленные у акционеров, извещения о денежных переводах и т.д.

Исходя из Закона о ККТ при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт на территории Российской Федерации должны применяться модели контрольно-кассовой техники, включенные в Государственный реестр, ведение которого в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 16 июня 2004г. № 285 осуществляется Федеральным агентством по промышленности.

При этом в соответствии со статьей 1 Закона о ККТ в настоящее время наряду с контрольно-кассовыми машинами, оснащенными фискальной памятью, при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт допускается применение электронно-вычислительных машин, в том числе персональных, а также программно- технических комплексов.

Государственный реестр, а также вносимые в него изменения и дополнения подлежат официальному опубликованию (изменения и дополнения - в течение 10 дней с их принятия).

В случае исключения из Государственного реестра ранее применявшихся моделей контрольно-кассовой техники, их дальнейшая эксплуатация осуществляется до истечения нормативного срока их амортизации.

В соответствии со статьей 5 Закона о ККТ все организации (за исключением кредитных организаций) и индивидуальные предприниматели, применяющие контрольно-кассовую технику, обязаны:

- осуществлять регистрацию контрольно-кассовой техники в налоговых органах;

- применять при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт исправную контрольно-кассовую технику, опломбированную в установленном порядке, зарегистрированную в налоговых органах и обеспечивающую надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов (фиксацию расчетных операций на контрольной ленте и в фискальной памяти);

- выдавать покупателям (клиентам) при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в момент оплаты отпечатанные контрольно-кассовой техникой кассовые чеки;

- обеспечивать ведение и хранение в установленном порядке документации, связанной с приобретением и регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением контрольно-кассовой техники, а также обеспечивать должностным лицам налоговых органов, осуществляющих проверку, беспрепятственный доступ к соответствующей контрольно-кассовой технике, предоставлять им указанную документацию;

- производить при первичной регистрации и перерегистрации контрольно-кассовой техники введение в фискальную память информации и замену накопителей фискальной памяти с участием представителей налоговых органов.

Исходя из положений письма Минфина России от 5 января 2004г. № 16-00-17/2, на выдаваемом покупателям (клиентам) чеке должны отражаться следующие реквизиты:

- наименование организации;

- идентификационный номер организации- налогоплательщика;

- заводской номер контрольно-кассовой машины;

- порядковый номер чека;

- дата и время покупки (оказания услуг);

- стоимость покупки (услуги);

- признак фискального режима.

На выдаваемом покупателям (клиентам) чеке могут содержаться и другие данные, предусмотренные техническими требованиями к контрольно-кассовой технике.

Кассовый чек, выданный при применении контрольно-кассовой технике, является документом, подтверждающим исполнение обязательств по договору купли-продажи (оказания услуги) между покупателем (клиентом) и соответствующим юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем и составляется в момент совершения операции, как того требует Закон о бухгалтерском учете. В связи с этим кассовый чек является первичным учетным документом.

Ввод в эксплуатацию новых контрольно-кассовых аппаратов производит механик из организации, осуществляющей гарантийное и техническое обслуживание и ремонт данного типа машин. При вводе в эксплуатацию электронных контрольно-регистрирующих машин и кассовых терминалов необходимо присутствие программиста-электроника. Механик (программист) должен иметь удостоверение на право технического обслуживания и ремонта машин данного типа и предъявлять его руководству учреждения. При вводе машин в эксплуатацию должны присутствовать кассиры как материально ответственные лица.

На каждую кассовую машину администрация заводит «Журнал кассира-операциониста» (форма № КМ-4), который должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью.

Все записи в журнале ведутся кассиром - операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира - операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.

Перед началом работы на кассовой машине кассир получает у руководителя организации, его заместителя или главного (старшего) кассира все необходимое для работы (ключи от кассовой кабины, ключи от привода кассовой машины и от денежного ящика, разменную монету и купюры в количестве, необходимом для расчетов с покупателями, принадлежности для работы и обслуживания машины под роспись).

При окончании работы на кассовой машине или по прибытии инкассатора, если он по графику прибывает до закрытия организации, кассир должен:

подготовить денежную выручку и другие платежные документы;

составить «Справку - отчет кассира-операциониста» (форма № КМ-6) и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему (главному) кассиру (в небольших предприятиях с одной - двумя кассами кассир сдает непосредственно инкассатору банка).

Представитель администрации в присутствии кассира снимает показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), получает распечатку или вынимает из кассовой машины использованную в течение дня контрольную ленту. Представитель администрации подписывает конец контрольной ленты (распечатку), указав на ней тип и номер машины, показания секционных и контрольных счетчиков (регистров) дневную выручку, дату и время окончания работы. Отчетные ведомости показаний на конец рабочего дня вписываются в «Журнал кассира - операциониста».

По показаниям секционных счетчиков (регистров) на начало и на конец определяется сумма выручки. Сумма выручки должна соответствовать показаниям денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленте. Она должна совпадать с суммой, сданной кассиром - операционистом старшему кассиру и уложенной в инкассаторскую сумку с итоговым чеком контрольно-кассовой машины.

После снятия показаний счетчиков (регистров) либо распечатки, определения и проверки фактической суммы выручки делается запись в «Журнале кассира - операциониста» и скрепляется подписями кассира и представителя администрации. При расхождении фактическая сумма выручки определяется путем сложения сумм, напечатанной на контрольной ленте с выручкой, определенной по счетчикам (регистрам), представитель администрации с кассиром должен выяснить причину расхождений. Выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы «Журнала кассира-операциониста».

По результатам проверки администрация организации должна принять меры к взысканию ее с виновных лиц в установленном порядке, а при наличии излишков денежных средств оприходовать их по учету с отнесением на результаты хозяйственной деятельности.

Старший (главный) кассир после получения всех необходимых документов составляет «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации» (форма №КМ-7) за текущий день. Сведения вместе с актами, приходными-расходными ордерами передаются им в бухгалтерию до начала работы следующей смены.

Использованные кассовые чеки и копии товарных чеков хранятся у материально-ответственных лиц не менее 10 дней со дня продажи по ним товаров и проверки товарного отчета бухгалтерией.

Использованные контрольные ленты хранятся в упакованном или опечатанном виде в бухгалтерии предприятия в течение 15 дней после проведения и подписания результатов последней инвентаризации, а в случае недостачи - до окончания рассмотрения дела. После окончания установленного срока хранения использованные кассовые чеки, копии товарных чеков, контрольные ленты, распечатки сдаются по акту об их списании (уничтожении) организациям по заготовке вторичного сырья.

В соответствии с порядком, определяемым Правительством Российской Федерации, организации и индивидуальные предприниматели могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности.

Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 06 мая 2008 г. №359. Пунктом 3 Закона о ККТ определено, что организации и индивидуальные предприниматели в силу специфики своей деятельности либо особенностей своего местонахождения могут производить наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники при осуществлении следующих видов деятельности, например:

- продажи газет и журналов, а также сопутствующих товаров в газетно-журнальных киосках при условии, если доля продажи газет и журналов в их товарообороте составляет не менее 50 процентов и ассортимент сопутствующих товаров утвержден органами исполнительной власти субъекта Российской Федерации. Учет торговой выручки от продажи газет и журналов и от продаж сопутствующих товаров ведется раздельно;

- продажи ценных бумаг;

- продажи лотерейных билетов;

-продажи проездных билетов и талонов для проезда в городском общественном транспорте;

- обеспечения питанием учащихся и работников общеобразовательных школ и приравненных к ним учебных заведений во время учебных занятий и др.

В большинстве случаев применение контрольно-кассовой техники при расчетах наличными денежными средствами обязательно.

1.5 Учет денежных средств в кассе организации

В соответствии с Планом счетов (Инструкцией по применению плана счетов) синтетический учет наличия и движения денежных средств и денежных документов ведется на активном счете 50 «Касса». По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации. К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

50-1 «Касса организации»;

50-2 «Операционная касса»;

50-3 «Денежные документы» и др.

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету касса должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения наличной иностранной валюты.

На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

Если организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты (например, субсчет 50-4 «Касса в иностранной валюте»). Наличная иностранная валюта может выдаваться на командировочные и представительские расходы. [30]

При наличии операций в наличной иностранной валюте записи производятся в рублях в суммах, определяемых путем пересчета иностранной валюты по курсу ЦБ России, действующему на дату совершения операции. Одновременно указанные записи производятся непосредственно в иностранной валюте. При учете денежных средств в иностранной валюте следует руководствоваться нормами Положения по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте».