Основы бухгалтерского учёта

Третья пара итогов - общий итог конечных остатков по дебету всех счетов равен общему итогу конечных остатков по кредиту всех счетов. Это равенство обеспечивается равенством первых двух пар итогов.

Оборотную ведомость по синтетическим счетам на практике называют оборотным балансом, так как она содержит почти все его показатели. В этом смысле оборотная ведомость, фиксируя остатки и обороты по счетам, является способом обобщенного отражения не только состояния, но и изменений в составе и величине средств и их источников.

Возможности использования оборотных ведомостей по синтетическим счетам ограничены. По данным ведомостей нельзя определить, откуда ценности поступили, куда они направлены. Невозможно установить содержание увеличения и уменьшения средств и источников, необходимых для руководства хозяйственной деятельностью предприятия. Их получают из шахматной оборотной ведомости (таблица 2.2).

Записи в шахматную ведомость производятся так, чтобы была видна корреспонденция счетов. Пересечение строк подлежащего ведомости с колонкой сказуемого показывает корреспонденцию счетов.

Ведомость заполняется путем проставления итогов оборотов каждого счета с одинаковой корреспонденцией на пересечении строки дебетуемого счета с колонкой кредитуемого счета.

По дебету всех синтетических счетов выводится итог; обороты по кредиту счетов оказываются автоматически внесенными в ведомость.

Таблица 2.2 - Шахматная оборотная ведомость по синтетическим счетам за январь месяц т.г.

Наименование счета	Касса	Расчетный счет	Расчеты с поставщиками и подрядчиками	Краткосрочные кредиты банков	Итого по дебету
Материалы			8 500		8 500
Касса		3 500			3 500
Расчеты с поставщиками и подрядчиками				7 800	7 800
Расчеты с персоналом по оплате труда	3 450				3 450
Итого по кредиту	3 450	3 500	8 500	7 800	23 250



Шахматная ведомость - это свод оборотов по счетам, служащий для раскрытия их содержания и проверки правильности корреспонденции счетов.

Оборотные ведомости по аналитическим счетам существенно отличаются от оборотных ведомостей по синтетическим счетам. Составляются они отдельно для каждой группы аналитических счетов, объединяемых соответствующим синтетическим счетом (таблица 2.3).

Оборотные ведомости аналитического учета - это свод оборотов и остатков по счетам аналитического учета.

Для них характерно использование не только денежного измерителя, но и натуральных. Количество оборотных ведомостей аналитического учета соответствует числу счетов, которые требуют детализации.

Таблица 2.3 - Оборотная ведомость аналитического учета по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» за январь месяц т.г.

Наименование счета	Сальдо на 1 января	Обороты за январь	Сальдо на 1 февраля
	дебет	кредит	дебет	кредит	дебет	кредит
ООО «Актив»		3000	2800	3000		3200
ООО «Пассив»		2400	5000	5500		2900
Итого		5400	7800	8500		6100

В зависимости от применяемых в аналитическом учете измерителей различают две формы оборотных ведомостей по аналитическим счетам: количественно-суммовую, или товарно-материальную; контокоррентную (суммовую).

Количественно-суммовая ведомость предназначена для тех аналитических счетов, которые ведутся одновременно в денежном и количественном выражении (для учета основных средств, материалов, топлива). В таких ведомостях имеются колонки для количества и суммы.

Суммовые оборотные ведомости составляются по счетам, которые ведутся в денежном выражении (счета расчетов и счета большинства источников хозяйственных средств).

Основная особенность оборотной ведомости по аналитическим счетам состоит в том, что общие итоги оборотов и остатков каждой оборотной ведомости по аналитическим счетам равны оборотам и остаткам объединяющего их синтетического счета в оборотной ведомости по синтетическим счетам. Следовательно, оборотные ведомости по аналитическим счетам имеют большое информационное и контрольное значение: позволяют наблюдать за наличием и движением конкретных видов хозяйственных средств и источников их образования; способствуют сохранности имущества; служат основой для проверки правильности записей по синтетическим счетам. На практике получили широкое распространение сальдовые ведомости. Они содержат только остатки по счетам на 1-е число каждого месяца и ведутся в течение года.

Сальдовые ведомости (ведомости остатков) ведутся преимущественно по счетам аналитического учета при большом количестве различных видов материалов, топлива, готовой продукции, используемых в организации.

Сальдовая ведомость благодаря удобной и легко обозримой форме имеет важное значение для текущего наблюдения и контроля за остатками товарно-материальных ценностей.

Особенности оборотных ведомостей аналитического учета: отсутствует равенство трех пар граф; на счетах материальных ценностей во всех графах записывается количество и сумма.

Ошибки, допускаемые в текущем бухгалтерском учете, которые можно выявить при помощи оборотных ведомостей:

первый вид - хозяйственная операция записана только по дебету счёта, а по кредиту пропущено;

второй вид - запись по дебету сделана в одной сумме, а по кредиту в другой;

третий вид - запись сделана дважды по дебету одного счета и ни разу по кредиту.

Соответствие данных синтетического и аналитического учетов достигается сравнением итогов оборотной ведомости аналитического учета с оборотами и остатками соответствующего счетом оборотного баланса (оборотной ведомости по счетам синтетического учета).

Следовательно, оборотные ведомости по счетам аналитического учета:

имеют большое информационное и контрольное значение;

позволяют наблюдать за наличием и движением конкретных видов имущества, прав и источников их образования;

способствуют сохранности имущества и прав;

служат основой для проверки записей по синтетическим счетам.

Для упрощения учетной работы широко применяется совмещение синтетического и аналитического учета в учетных регистрах, обеспечивающее совпадение их данных. В этом случае отпадает необходимость составлять оборотные и сальдовые ведомости.

Следует отметить, что такое совмещение записей приемлемо не по всем учетным объектам. Важным направлением совмещения синтетического и аналитического учета является применение средств современной вычислительной техники, которая позволяет получать своевременно правильные сведения при обобщении данных бухгалтерского учета.

Понятие и построение бухгалтерского баланса

Имущество организации и ее обязательства непрерывно участвуют в сфере производства. Чтобы определить величину всего имущества и обязательств, дать им экономическую оценку за отчетный период, а также оперативно руководить организацией, управлять финансово-хозяйственной деятельностью, необходимо располагать обобщенными данными о ее имуществе и обязательствах. Такое обобщение достигается в процессе составления бухгалтерского баланса. Существуют различные виды бухгалтерских балансов:

периодический (месячный, квартальный);

годовой;

вступительный -- составляется при создании новой или при преобразовании ранее действующей организации;

соединительный -- составляют при объединении нескольких организаций в одно юридическое лицо;

разделительный -- составляется, когда из одной организации выделяется несколько самостоятельных организаций;

санируемый -- составляется при приближении организации к банкротству;

ликвидационный -- составляется с начала ликвидационного периода;

сводный -- составляется путем объединения отдельных заключительных балансов организации; в основном им пользуются министерства, ведомства и концерны;

сводно-консолидируемый -- составляется путем объединения балансов юридически самостоятельных организаций, взаимосвязанных между собой экономически; такими балансами пользуются холдинговые компании (владеющие контрольными пакетами акций других компаний), головные организации во взаимоотношениях со своими дочерними и зависимыми обществами;

баланс-брутто -- бухгалтерский баланс, включающий регулирующие статьи (02 «Амортизация основных средств», 05 «Амортизация нематериальных активов»);

баланс-нетто -- бухгалтерский баланс без регулирующих статей.

Бухгалтерский баланс -- важнейший источник информации о финансовом положении организации за отчетный период. Он позволяет определить состав и структуру имущества организации, мобильность и оборачиваемость оборотных средств, состояние и динамику дебиторской и кредиторской задолженности, конечный финансовый результат (прибыль или убыток). Бухгалтерский баланс знакомит учредителей, менеджеров и другие заинтересованные стороны, связанные с управлением имуществом, с состоянием организации, показывает, чем владеет собственник, т. е. каков в количественном и качественном отношении запас материальных средств, как он используется и кто принимал участие в создании этого запаса. По бухгалтерскому балансу можно определить, сумеет ли организация в ближайшее время оправдать взятые на себя обязательства перед акционерами, инвесторами, кредиторами, покупателями, продавцами или ей угрожают финансовые затруднения. Разумеется, бухгалтерский баланс не в состоянии охватить весь объем информации о деятельности организации, поэтому недостающая часть информации представляется в других формах отчетности. Данные бухгалтерского баланса широко используются налоговыми инспекциями, кредитными учреждениями, органами статистики и другими пользователями.

Согласно законодательным документам все организации, осуществляющие предпринимательскую деятельность и являющиеся юридическими лицами, независимо от форм собственности (включая организации с иностранными инвестициями) составляют бухгалтерский баланс по единой форме. Статьи баланса заполняются на основании данных Главной книги ряд статей баланса составляется с привлечением данных аналитического учета (ведомостей, журналов-ордеров или иных аналогичных по назначению регистров) (см. §1.4). Счета, отражающие состояние расчетов, показываются в балансе в развернутом виде: дебетовое сальдо по субсчетам представлено в активе, а кредитовое -- в пассиве. Все статьи баланса отражаются на начало и на конец отчетного периода.

Бухгалтерский баланс, составленный на определенную дату, являясь источником информации, представляет собой способ экономической группировки и обобщения имущества организации по составу и размещению, а также по источникам его формирования (собственные и заемные обязательства), выраженный в денежной оценке. Состоит из двух частей -- актива и пассива.

По своему строению баланс имеет вид двухсторонней таблицы, в левой части которой отражается предметный состав, размещение и использование имущества организации; она называется активом баланса. Актив признается в бухгалтерском балансе тогда, когда в будущем вероятно получение организацией экономических выгод от этого актива и когда стоимость измерена с достаточной степенью надежности.

Правая часть называется пассивом баланса и показывает величину средств, вложенных в хозяйственную деятельность организации, форму его участия в создании имущества. Эта величина рассматривается как обязательства за полученные ценности или ресурсы. Обязательства признаются в бухгалтерском балансе тогда, когда в результате исполнения соответствующего требования существует вероятность оттока хозяйственных средств, способного принести организации экономические выгоды, и когда величина этих выгод может быть измерена с достаточной степенью надежности. В свою очередь, обязательства группируются:

по собственникам за счет первоначального взноса в уставный капитал и за счет последующего отчисления от прибыли в собственный капитал;

сторонним юридическим и физическим лицам в результате получения заемных средств (привлеченный капитал) -- кредитов, займов и кредиторской задолженности.

Каждый отдельный вид имущества в активе и пассиве называется статьей баланса.

Так, в активе размещены статьи: нематериальные активы (04), основные средства (01), доходные вложения в материальные ценности (03), запасы (10,20,21,41,43,45), денежные средства (50,51,52,55), и т. д., а в пассиве -- уставный капитал (80), собственные акции, выкупленные у акционеров (81), резервный капитал (82), долгосрочные заёмные средства (67), доходы будущих периодов (98) и др.

Итоги актива и пассива должны быть абсолютно равны, так как обе части баланса показывают одно и тоже имущество, но сгруппированное по разным признакам: в активе -- по вещественному составу и его функциональной роли, т. е. в чем оно размещено (основные средства, нематериальные активы, оборудование, капитальные вложения, материалы, готовая продукция, денежные средства и т. д.) и какую функцию оно выполняет в организации; в пассиве -- по источникам образования имущества, т. е. от кого и сколько получено средств: от учредителей, от своей организации в виде капитала и прибыли, из бюджета, кредиты от банков и займы от других организаций, от поставщиков и т. д. Таким образом, каждый вид имущества поступает в организацию за счет какого-то источника. Поэтому общая сумма имущества по составу и размещению (актив баланса) обязательно равняется общей сумме источников имущества (пассиву баланса). Итоги по активу и пассиву баланса называются валютой бухгалтерского баланса. Такое балансовое уравнение можно выразить так:

Активы (экономические ресурсы) = Финансовые обязательства (привлеченный капитал) + Собственный капитал

В представленной форме экономические ресурсы рассматриваются как активы, которые отражают общую стоимость имущества организации в наличии и обороте. Финансовые обязательства (привлеченный капитал), предполагающие потенциальное уменьшение фондов, показывают размер финансирования активов организации юридическими и физическими лицами, т. е. величину его кредиторской задолженности. Собственный капитал характеризует стоимость вложений, сделанных в организацию ее владельцами; иногда его называют остаточным капиталом, так как он представляет собой средства, которые остаются, если собственник выплатит все пассивы. В этом случае балансовое уравнение принимает вид:

Собственный капитал = Активы -- Финансовые (внешние) обязательства

Из приведенного уравнения следует, что кредиторы имеют преимущественное право на удовлетворение своих финансовых требований по сравнению с собственниками организации. В то же время уравнение показывает величину активов организации и степень участия кредиторов и владельцев организации в формировании капитала (собственного и привлеченного). От этого соотношения зависят финансовая устойчивость и финансовый результат организации.

При составлении баланса следует исходить из требований:

правдивости баланса -- все показатели должны быть подтверждены соответствующими документами, записями на бухгалтерских счетах, бухгалтерскими расчетами и инвентаризацией;

реальности баланса, т. е. оценка его статей соответствует действительности;

единства баланса -- построение баланса осуществляется на единых принципах учета и оценки;

преемственности баланса -- каждый последующий баланс должен вытекать из предыдущего;

ясности баланса -- баланс должен быть представлен в форме, доступной для понимания внутренними и внешними пользователям информации.

Каждая часть бухгалтерского баланса делится на две части: актив и пассив, каждый из которых состоит из разделов.

Актив баланса включает следующие разделы:

Внеоборотные активы -- охватывает нематериальные активы, основные средства, незавершенные капитальные вложения, долгосрочные финансовые вложения, доходные вложения в материальные ценности. Объединение их в одном разделе обусловлено принадлежностью к наименее мобильным (внеоборотным) активам.

Оборотные активы -- содержит сведения об остатках запасов, призванных обслуживать процессы производства и обращения, затратах в незавершенное производство, а также готовую продукцию и товары. Ведущее место занимают материальные ресурсы, учитываемые на счете 10 «Материалы» (сырье и материалы, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали, топливо, тара и тарные материалы, запасные части и др.). Кроме того, в этом разделе отражаются статьи, характеризующие величину налога на добавленную стоимость по приобретенные ценностям, состояние дебиторской задолженности организации, ее кратко срочные финансовые вложения в ценности организации, ее краткосрочные финансовые вложения в ценные бумаги и прочие доходные активы, также наличие денежных средств на счетах в банках и других оборотных активов. Наибольший удельный вес здесь составляют денежные средства и дебиторская задолженность по покупателям и заказчикам.

Пассив баланса состоит из трех разделов:

Капитал и резервы -- отражает состав и структуру собственного капитала, включающего различные по своему экономическому содержанию принципам формирования и использования источники финансовых ресурсов организации: уставный капитал, резервный и добавочный капитал, нераспределенная прибыль отчетного года (непокрытый убыток), резервы, образованные в соответствии с законодательством и учредительными документами.

Долгосрочные обязательства -- предназначен для отражения задолженности на отчетную дату по долгосрочным заёмным средствам, полученным от других организаций и учреждений, отложенным налоговым обязательствам, резервам под условные обязательства организации.

Краткосрочные обязательства -- содержит информацию о состоянии расчетов по краткосрочным кредитам банков и займам, а также о наличии кредиторской задолженности и о прочих краткосрочных пассивах. Сюда относятся также статьи «Доходы будущих периодов» и «резервы предстоящих расходов».

Возникающие в процессе деятельности организации многочисленные хозяйственные операции не нарушают равенства итогов актива и пассива, в то время как суммы в разрезе отдельных статей и итоги баланса могут меняться. Это объясняется тем, что каждая операция затрагивает две статьи баланса, а именно: размер состава имущества или величину источников его образования. При этом они могут находиться одновременно как в активе, так и в пассиве. В зависимости от характера изменений статей баланса хозяйственные операции можно разделить на четыре типа.

Первый тип характеризуется изменением статей актива при неизменной валюте баланса (плюс актив и минус актив на одинаковую сумму).

Второй тип характеризуется изменением статей пассива при неизменной валюте баланса (плюс пассив и минус пассив на равную сумму).

Третий тип вызывает изменения в статьях актива и пассива в сторону увеличения при равенстве валюты баланса (плюс актив и плюс пассив на одинаковую сумму).

Четвертый тип вызывает изменения в статьях актива и пассива в сторону уменьшения при равенстве валюты баланса (минус актив и минус пассив на равную сумму).

При осуществлении финансового анализа важно иметь представление не только о структуре бухгалтерского баланса, но и знать основные логические и специфические взаимосвязи между отдельными показателями.

Не менее существенное значение в понимании содержания бухгалтерского баланса имеет последовательность его чтения, а также непременное знание отдельных ограничений, присущих только бухгалтерскому балансу.

Умение читать баланс - значит знать содержание каждой его статьи, способа ее оценки, роли в деятельности предприятия, связи с другими статьями, характеристики этих изменений для экономики предприятия.

Умение читать бухгалтерский баланс дает возможность:

получить значительный объем информации об организации;

определить степень обеспеченности собственными оборотными средствами;

установить, за счёт каких статей изменилась величина оборотных средств;

оценить общее финансовое состояние организации.

Бухгалтерский баланс является реальным средством коммуникации, благодаря которому:

руководители получают представление о месте своего предприятия в системе аналогичных предприятий, правильности выбранного стратегического курса, сравнительных характеристик эффективности использования ресурсов и принятии решений самых разнообразных вопросов по управлению предприятием;

аудиторы получают подсказку для выбора правильного решения в процессе аудирования, планирования своей проверки, выявления слабых мест в системе учета и зон возможных преднамеренных и непреднамеренных ошибок во внешней отчетности клиента;

аналитики определяют направления финансового анализа.

Бухгалтерский баланс, в сущности, является системной моделью, обобщенно отражающей кругооборот средств предприятия и финансовые отношения, в которые вступает предприятие в ходе этого кругооборота.

Современное содержание актива и пассива ориентировано на предоставление информации ее пользователям. Отсюда высокая степень аналитичности статей, раскрывающих состояние дебиторской и кредиторской задолженности, собственного капитала и отдельных видов резервов, образованных за счет текущих издержек или прибыли предприятия.

Контрольные вопросы

Назовите объекты бухгалтерского учёта.

На какие активы подразделяется имущество организации?

Какое имущество относится к внеоборотным активам?

Назовите источники формирования имущества.

Перечислите составляющие собственного капитала организации.

Что является предметом бухгалтерского учёта?

В чём заключается метод бухгалтерского учёта?

Назовите и охарактеризуйте элементы метода бухгалтерского учёта.

Расскажите о строении бухгалтерского счёта.

В чём заключается связь синтетического и аналитического счетов?

Какие счета различают в соответствие с делением баланса?

Охарактеризуйте сущность метода двойной записи.

Для чего необходимы оборотные ведомости.

Перечислите основные виды оборотных ведомостей.

Расскажите о строении баланса.

Как влияют различные операции на статьи баланса?

Что означает «умение читать баланс»?



Глава 3. Организация бухгалтерского учета на предприятии

Бухгалтерский аппарат, его структура и функции

Ответственность за организацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет руководитель организации; он обязан создать необходимые условия для правильного ведения бухгалтерского учета, обеспечить выполнение всеми подразделениями и службами, работниками организации требований главного бухгалтера в части порядка оформления и представления документов и сведений для учета.

Бухгалтерский учет в организации осуществляется бухгалтерией, возглавляемой главным бухгалтером. Если в организации отсутствует бухгалтерская служба, руководитель имеет право поручить ведение учета и отчетности специализированной организации или бухгалтеру-специалисту на договорных началах.

Принципы организации работы бухгалтерии базируются на законодательно-нормативных актах, описанных в §1.1 учебного пособия.

К основным функциям, выполняемым бухгалтерской службой организации относятся:

- информационная - представление полной и достоверной информации руководству о финансовом состоянии организации, критических ситуациях в сфере договорных отношений и материальных поставок, дефиците денежных средств;

- регулирующая - осуществление и регулирование расчётных отношений с дебиторами и кредиторами, сотрудниками организации по оплате труда, прочим операциям;

- контрольная - осуществление контроля за работой материально-ответственных лиц организации;

- организационная - обеспечение своевременности сбора информации, необходимой для выполнения обязательств организации.

Выбор организационной формы ведения бухгалтерского учета -- важный фактор рационализации учетного процесса; он зависит от величины организации, централизованного и децентрализованного учета, количества структурных подразделений, объема и ассортимента произведенной и проданной продукции, возможности использования современных автоматизированных технологий.

Вариантов ведения бухгалтерского учета в организации много, наиболее распространёнными из них являются предметный и функциональный.

Предметное разделение труда работников бухгалтерии предполагает распределение документов (счетов) согласно названиям отделов, а внутри -- в разрезе учетного персонала.

Схематично это выглядит так:

главный бухгалтер организации;

заместитель главного бухгалтера;

старшие бухгалтеры отделов (подразделения);

учетный персонал бухгалтерии по отделам:

капитала и резерва (80, 81, 82, 83, 86 и др.);

расчетный отдел по расчетам со сторонними организациями (60, 62, 63, 66, 67, 76 и др.);

производственный (08, 20, 25, 26, 28, 29, 44);

расчетов (68, 69, 70, 71, 73, 75);

продажи и финансовых результатов (40, 41, 43, 84, 90, 91, 99) и т.д.

При функциональном разделении труда работников бухгалтерии структурные подразделения создаются по участкам учетной работы. Каждый работник или определенная группа учетного персонала специализируется на выполнении однородных учетных операций. Такой вариант в большей степени соответствует формированию информационной системы путем использования современных автоматизированных технологий. Здесь важно уметь правильно выбрать способ ведения бухгалтерского учета и отразить в учетной политике организации.

Установление структуры аппарата бухгалтерии (рис. 3.1) и форм связи его с подразделениями организации решается одновременно с вопросом о централизации или децентрализации учета.

В организациях с централизованным учетом учетный аппарат сосредоточен в главной бухгалтерии, где ведется весь синтетический и аналитический учет на основе первичных и сводных документов, поступающих из различных подразделений (отделов, цехов, участков и т. д.), осуществляющих лишь первичную регистрацию хозяйственных операций.

В организациях с децентрализованным учетом весь учетный аппарат находится в различных подразделениях, где сосредоточен синтетический и аналитический учет, составляются балансы и отчетность. Главная бухгалтерия получает сводку балансов и отчетов подразделений и составляет сводный баланс и отчеты по организации. Кроме того, главная бухгалтерия контролирует постановку учета в отдельных подразделениях организации.

Применение централизованного и децентрализованного учета зависит от ряда факторов:

степени самостоятельности отдельных подразделений организации;

количества подразделений (цехов, участков, отделов и т.п.);

географического положения подразделений (отдалённость от главной бухгалтерии);

масштабов организации.

Децентрализованный учет чаще применяют в крупных организациях.

Главный бухгалтер -- основное юридическое лицо в организации. Он назначается на должность (освобождается от должности) руководителем организации и подчиняется непосредственно ему.

Должностные обязанности главного бухгалтера состоят из следующих направлений:

Организует работу по постановке и ведению бухгалтерского учета организации.

Формирует в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетную политику организации.

Возглавляет работу по подготовке и утверждению рабочего плана счетов бухгалтерского учета, форм первичных учетных документов, форм внутренней бухгалтерской отчетности; по обеспечению порядка проведения инвентаризации и оценки имущества и обязательств, документальному подтверждению их наличия, состояния и оценки; по организации системы внутреннего контроля за правильностью оформления хозяйственных операций, соблюдением порядка документооборота, технологии обработки учетной информации и ее защиты от несанкционированного доступа.

Руководит формированием информационной системы бухгалтерского учета и отчетности в соответствии с требованиями бухгалтерского, налогового и статистического учета.

Организует работу по ведению регистров бухгалтерского учета на основе применения современных информационных технологий, прогрессивных форм и методов учета и контроля.

Обеспечивает своевременное и точное отражение на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций.

Обеспечивает контроль за соблюдением порядка оформления первичных учетных документов.

Обеспечивает своевременное перечисление налогов и сборов, прочих выплат организации.

Принимает участие в проведении финансового анализа и формировании налоговой политики на основе данных бухгалтерского учета и отчетности, в организации внутреннего аудита; подготавливает предложения, направленные на улучшение результатов финансовой деятельности организации, устранение потерь и непроизводительных затрат.

Ведет работу по обеспечению соблюдения финансовой и кассовой дисциплины, смет расходов, законности списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь.

Обеспечивает составление отчетов об исполнении бюджетов.

Обеспечивает сохранность бухгалтерских документов и сдачу их в установленном порядке в архив.

Оказывает методическую помощь руководителям подразделений и другим работникам организации по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности и анализа хозяйственной деятельности.

Руководит работниками бухгалтерии, организует работу по повышению их квалификации.

Главный бухгалтер должен знать:

законодательство о бухгалтерском учете; основы гражданского права; финансовое, налоговое и хозяйственное законодательство; нормативные и методические документы по вопросам организации бухгалтерского учета и составления отчетности, финансово-хозяйственной деятельности организации;

положения и инструкции по организации бухгалтерского учета, правила его ведения; кодексы этики профессионального бухгалтера и корпоративного управления;

профиль, специализацию и структуру организации, стратегию и перспективы ее развития;

налоговый, статистический и управленческий учет;

порядок оформления бухгалтерских операций и организации документооборота по участкам учета, списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь, приемки, оприходования, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, проведения аудиторских проверок;

формы и порядок финансовых расчетов; условия налогообложения юридических и физических лиц;

правила проведения инвентаризаций денежных средств и товарно-материальных ценностей, расчета с дебиторами и кредиторами, проведения проверок и документальных ревизий;

порядок и сроки составления бухгалтерских балансов и отчетности; современные справочные и информационные системы в сфере бухгалтерского учета и управления финансами;

методы анализа финансово-хозяйственной деятельности организации;

правила хранения бухгалтерских документов и защиты информации;

передовой отечественный и зарубежный опыт организации бухгалтерского учета;

экономику, организацию производства, труда и управления; основы технологии производства;

законодательство о труде; правила по охране труда.

Главный бухгалтер совместно с руководителем организации подписывает документы, служащие основанием для приемки и выдачи товарно-материальных ценностей и денежные средств, а также расчетные, кредитные и финансовые обязательства и хозяйственные договоры. Без подписи главного бухгалтера указанные документы недействительны и к исполнению не принимаются.

Главному бухгалтеру запрещается принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, противоречащим законодательству и нарушающим договорную и финансовую дисциплину. О таких документах он письменно сообщает руководителю, который может своим распоряжением обязать принять указанные документы к исполнению; с этого момента ответственность за незаконность совершенных операций несет руководитель организации. В то же время главный бухгалтер в необходимых случаях контролирует передачу материалов в следственные и судебные органы.

С главным бухгалтером согласовывается назначение, увольнение и перемещение материально ответственных лиц (кассиров, заведующих складами и др.). Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером. Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений (информации) обязательны для всех работников организации.

Главный бухгалтер не может исполнять обязанности, непосредственно связанные с материальной ответственностью, получать по чекам и другим документам денежные и товарно-материальные ценности для организации. Однако в малых организациях, не имеющих в штате кассира, его обязанности могут выполняться главным бухгалтером по письменному распоряжению руководителя организации.

Деятельность бухгалтерской службы организации должна строиться на основании Положения о бухгалтерии, которое составляется главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.

Формы ведения бухгалтерского учёта

Форма бухгалтерского учета представляет собой процесс обработки определенных учетных регистров, их взаимосвязь, последовательность и способы совершения учетных записей.

Иначе говоря, форма бухгалтерского учета - это набор учетных регистров и правил работы с ними (о регистрах бухгалтерского учёта читайте в § 2.3).

Наиболее распространенными формами бухгалтерского учета в современных условиях являются журнально-ордерная, упрощенная система учета, предусмотренная минфином РФ для субъектов малого предпринимательства, автоматизированная форма бухгалтерского учета с использованием персональных компьютеров.

Разнообразие форм счетоводства позволяет руководителям организации выбрать одну из них, наиболее полно отвечающую особенностям хозяйственной деятельности конкретной организации. При выборе должны быть учтены документы минфина РФ о применении регистров бухгалтерского учета в организациях. Организации могут самостоятельно приспосабливать применяемые регистры бухгалтерского учета к специфике своей деятельности при соблюдении общих методологических принципов.

Упрощённая форма бухгалтерского учета предусматривает два вида регистрации хозяйственных операций - с использованием и без использования регистров учета имущества (п. 22. приказа минфина РФ от 21 декабря 1998 г. № 64н «О типовых рекомендациях по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства»).

Упрощенная форма бухгалтерского учета без использования регистров учета имущества (простая форма) рекомендована для небольших предприятий непроизводственной сферы, а также предприятий, не имеющих собственных основных фондов и процесса производства, который обычно связан с разнообразными материальными затратами.

Количество хозяйственных операций на таких предприятиях, как правило, невелико. Обычными для них являются всего несколько групп операций: начисление и выплата заработной платы, платежи в бюджет и внебюджетные фонды, хозяйственные расходы, расчеты по договорам за оказанные и предоставленные услуги.

Упрощенная форма без использования регистров учета имущества представлена на рис. 3.2.

Для учета небольшого круга операций применяется два обязательных учётных регистра:

книга (журнал) учета фактов хозяйственной деятельности по форме К-1 (рис. 3.3),

ведомость учета заработной платы по форме № В-8 (рис. 3.4).

Кроме того, ведется кассовая книга.

Кассовая книга - регистр учета кассовых операций (поступлений и выбытий денежных средств), который необходимо вести всем предприятиям для целей контроля соблюдения правил работы с наличными денежными средствами.



Рис. 3.3. Книга (журнал) учёта фактов хозяйственной деятельности

Книга учета фактов хозяйственной деятельности является регистром аналитического и синтетического учета. С ее помощью можно определить наличие имущества и денежных средств, а так же их источников у малого предприятия на определенную дату и составить бухгалтерскую отчетность.

Приказ минфина РФ №64н включает в себя достаточно подробные указания о порядке заполнения Книги, о порядке ее ведения. Книгу учета фактов хозяйственной деятельности можно вести в виде ведомости за каждый месяц или за год. Если книга ведется за год, то ее нужно прошнуровать, пронумеровать страницы, скрепить печатью предприятия и подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера.

Записи в книге ведутся позиционным способом на основании первичных документов. Порядок записей в Книге аналогичен порядку записей на счетах. Сначала по каждому счету отражается начальное сальдо (из баланса). Затем записываются хозяйственные операции с указанием порядкового номера записи, даты совершения операции, ее содержания и суммы. Сумма операции разносится по взаимосвязанным счетам - в дебет одного и кредит другого. По окончании месяца подводятся итоги оборотов за месяц по каждой стороне каждого счета. В результате по счетам выводится конечное сальдо, которое переносится в таблицу баланса.

Для учета расчетов по оплате труда малое предприятие должно вести ведомость учета заработной платы по форме № В-8. Внешний вид этой формы приведен на рис. 3.4.

Рис. 3.4. Ведомость учёта оплаты труда

Упрощенная форма бухгалтерского учета с использованием регистров учета имущества рекомендована для небольших предприятий, имеющих основные фонды производственного назначения и простой процесс производства продукции, выполнения работ, оказания услуг.

Упрощенная форма с использования регистров учета имущества представлена на рис. 3.5.

При такой форме бухгалтерского учёта используется более широкий набор ведомостей из числа девяти рекомендованных (табл. 3.1).

Аналитический и синтетический учет, хронологическая и систематическая запись хозяйственных операций здесь также совмещаются в одних и тех же регистрах как и при использовании упрощенной формы бухучета без использования регистров учета имущества.

Таблица 3.1. Перечень ведомостей типовой формы

№ ведомости	Название ведомости	№№ счетов
В-1	Ведомость учета основных средств, начисленных амортизационных отчислений (износа)	01, 02, 03, 04, 05
В-2	Ведомость учета производственных запасов и готовой продукции, а также НДС, уплаченного по ценностям	10, 15, 16, 19, 21, 41, 43
В-3	Ведомость учета затрат на производство	08, 20, 44
В-4	Ведомость учета денежных средств и фондов	50, 51, 52, 55, 58, 82, 83, 84
В-5	Ведомость учета расчетов и прочих операций	68, 69, 71, 76
В-6	Ведомость учета реализации	90, 91, 99
В-7	Ведомость учета расчетов с поставщиками	60, 62
В-8	Ведомость учета оплаты труда	70
В-9	Ведомость (шахматная)	-

При использовании типовых форм ведомостей их содержание можно изменить в соответствии с особенностями учета на конкретном предприятии и позднее изданными нормативными документами.

При значительном количестве имущества можно использовать карточки аналитического учета или описи, дополненные графами, в которых отражается движение имущества (приход и расход), указываются номера и даты первичных документов.

Форма учетных записей в ведомостях зависит от характера счета, от особенностей организации, определяющих число однородных операций, количество записей на счетах.

Итоги ведомостей могут обобщаться в шахматной ведомости или в Книге Журнал-Главная (табл. 3.2) или на отдельных листах Главной книги, применяемой при журнально-ордерной форме счетоводства (см. ниже).

Упрощенная форма бухгалтерского учета рекомендована для небольших организаций всех форм собственности независимо от отраслевой принадлежности. Ее регистры могут быть преобразованы в электронные таблицы в условиях ведения бухгалтерского учета на персональных компьютерах.

На более крупных предприятиях может применяться журнально-ордерная форма бухгалтерского учета. Подробности о ней можно узнать в Инструкции по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства (Минфин СССР, 8 марта 1960 г., N 63) с учетом письма Минфина России от 24 июля 1992 г. N 59 «О рекомендациях по применению учетных регистров бухгалтерского учета на предприятиях».

Основным принципом регистрации первичных документов при журнально-ордерной форме учета является принцип их накапливания.

При использовании журнально-ордерной формы счетоводства применяют два вида бухгалтерских регистров: журналы-ордера и вспомогательные ведомости.

Учетная регистрация заключается в том, что однородные операции записываются в хронологическом порядке в специальных накопительных ведомостях, которые в силу этого и названы журналами.

Запись производится непосредственно из первичного документа, а при наличии большого количества однородных документов - из вспомогательной ведомости (по ее итогам), где эти документы предварительно группируются.

Итоги журналов являются месячными оборотами соответствующих синтетических счетов, сгруппированными по возаимосвязанным корреспондирующим счетам. Эти итоги являются основанием для бухгалтерских записей оборотов данного счета в Главной книге.

Таким образом, журналы одновременно служат и ордерами, оформляющими бухгалтерские записи за месяц.

В основу построения журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей положен кредитовый принцип регистрации хозяйственных операций по синтетическим счетам. Записи в журнале-ордере ведутся по кредиту того счета (или тех счетов), для которого он открыт. При этом указываются корреспондирующие счета по дебету. Дебетовые обороты по данному счету отражаются в тех журналах-ордерах, в которых будут записаны данные другого счета, корреспондирующего с дебетом данного счета.

Такой принцип записи называется шахматным. Он позволяет использовать метод двойной записи в один прием (однократно) по дебету и кредиту корреспондирующих счетов. При этом все кредитовые обороты по каждому синтетическому счету собираются в одном журнале-ордере (табл.3.3).

В конце месяца итоги журналов-ордеров переносятся в главную книгу. В книге по каждому синтетическому счету отражаются развернутые итоги оборотов по дебету, общий итог оборота по кредиту и сальдо (на начало и на конец текущего месяца).

Главная книга открывается на год. На каждый счет отводится отдельная страница или несколько страниц в зависимости от количества корреспондирующих счетов. Итоговые суммы оборотов и сальдо по всем счетам должны быть соответственно равны итогам кредитовых оборотов и сальдо. Это равенство имеет контрольное значение (табл. 3.4).

Таким образом, главная книга используется для обобщения учетных данных журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей по синтетическим и аналитическим счетам для составления бухгалтерской отчетности.

Недостатком журнально-ордерной формы учета является сложное строение отдельных регистров, разная структура Журналов-ордеров и ведомостей.

В бюджетных учреждениях находит применение так называемая мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета.

Автоматизированная форма учета является одной из наиболее распространенных, на сегодняшний день, форм. Даже малые предприятия ведут учет с использованием специального бухгалтерского программного обеспечения. С использованием бухгалтерских программ нет необходимости вести какие-либо учетные регистры вручную - все, что нужно, хранится в памяти компьютера и при необходимости может быть представлено в любом запрошенном виде.

Схематически автоматизированную форму учета можно изобразить так, как показано на рис. 3.5.

Рис. 3.5 Автоматизированная форма бухгалтерского учета

При использовании автоматизированной формы учета работа бухгалтера сводится к вводу в систему сведений из первичных учетных документов. Все остальные операции автоматизированы. Причем, сами первичные документы обычно готовятся с помощью все той же системы учета.

Не следует думать, что появление и широкое распространение бухгалтерских программ не требует от бухгалтеров знания своей профессии. Если в учете возникает какой-то сложный случай, не предусмотренный программой, лишь бухгалтер способен принять верное решение. К тому же, правильная настройка бухгалтерского программного обеспечения так же требует определенных знаний.

Причины выбора предприятием той или иной формы бухгалтерского учета должны быть отражены в учетной политике предприятия.

Рабочий план счетов бухгалтерского учёта

Действующий план счетов бухгалтерского учета и инструкция по его применению утверждены приказом минфина России от 31 октября 2000 г. N 94н (действует с последующими изменениями и дополнениями). На основе этого плана счетов организация утверждает рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий полный перечень синтетических и аналитических счетов и учитывающий особенности деятельности и необходимый уровень аналитических показателей организации.

Основная цель рабочего плана счетов - создание в организации единой схемы бухгалтерского учета, которая позволит использовать полученную информацию для формирования бухгалтерской и статистической отчетности, обеспечит получение аналитической информации по всем структурным подразделениям и в необходимых разрезах (с учетом особенностей деятельности) для целей управления организацией.

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов при утверждении рабочего плана счетов организации не вправе вводить дополнительные синтетические счета. Количество синтетических счетов ограничено типовым Планом счетов, а количество и наименование субсчетов и аналитических счетов организация устанавливает самостоятельно. Согласно Инструкции по применению типового Плана счетов организация может уточнять содержание приведенных в Плане счетов бухгалтерского учета субсчетов, исключать и объединять их, а также вводить дополнительные субсчета. Для учета специфических операций организация может по согласованию с Минфином России вводить в типовой План счетов дополнительные синтетические счета, используя свободные номера счетов.

Вместе с тем организация может не использовать какие-либо синтетические счета в связи с отсутствием операций, подлежащих отражению на таких счетах, или в силу организации бухгалтерского учета, которой не предусматривается использование отдельных счетов.

При разработке рабочего плана счетов следует установить:

перечень синтетических счетов, необходимых для ведения бухгалтерского учета;

перечень субсчетов, необходимых для ведения бухгалтерского учета, составленный на основе Плана счетов и адаптированный к потребностям организации;

перечень аналитических счетов, необходимый для ведения бухгалтерского учета, составленный в соответствии с требованиями нормативных актов и потребностей организации;

применяемую корреспонденцию синтетических счетов, не предусмотренную в типовой схеме.

Одной из важнейших проблем бухгалтерского учета является разработка обоснованного подхода к построению рабочего плана счетов отдельных хозяйствующих субъектов. В силу того, что план счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности, утвержденный минфином России, является типовым для организаций всех организационно-правовых форм и отраслей, а также содержит большое количество альтернативных вариантов учёта по многим объектам и направлениям, организациям целесообразно утверждать рабочий план счетов на основе типового плана счетов.

Согласно п.3 ст.6 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте» при принятии учётной политики организация должна утвердить рабочий план счетов бухгалтерского учёта, содержащий синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учёта в соответствии с требованиями своевременности и полноты учёта и отчётности.

Конструирование рабочего плана счетов должно включать ряд последовательных этапов и операций (рис. 3.6).

На первом этапе производится выбор признака выделения счетов, по которому в дальнейшем будет осуществляться классификация составляющих понятия «кругооборот средств организации». При этом следует исходить из поставленной перед бухгалтерским учетом цели, а также системообразующих признаков, обеспечивающих целостность и единство его организации.

Второй этап заключается в построении принципиальной структуры рабочего плана счетов. Здесь устанавливается количество уровней иерархии счетов и их соподчиненность, т.е. вертикальный разрез информационной системы учета. Определяются критерии для разграничения синтетических счетов, субсчетов и аналитических счетов различных порядков.

Следующий этап связан с осуществлением комплекса операций по составлению перечня счетов, подлежащих включению в рабочий план счетов, их систематизации и ранжированию в соответствии с критериями, выбранными на втором этапе.

Последующие этапы подразумевают доведение составленного перечня счетов до уровня требований, предъявляемых к рабочему плану самим хозяйствующим субъектом. В ходе операций кодирования, внешнего оформления и описания этот перечень приобретает те черты, которые отличают рабочий план счетов от номенклатуры счетов.

Существует три основных подхода к построению плана счетов:

1. Линейный подход - счета перечисляются в определенном порядке. Составители такого плана счетов стремятся привязать логику его построения к структуре статей бухгалтерского баланса или к кругообороту хозяйственных средств. В таком плане не применяются субсчета, что упрощает выбор корреспонденции и аналитический учет. Недостаток этого подхода в том, что количество синтетических счетов и их корреспонденции велико, не обеспечивается достаточная свобода для введения новых информационных позиций.

2. Матричный подход - все счета, входящие в рабочий план счетов, разделены на группы и подгруппы, в которых выделяются подклассы, подгруппы счетов и сами счета. Достоинством такого построения плана счетов имеет значение не только для отдельных хозяйственных единиц, но и для консолидации информации на уровне организации, он позволяет сделать последовательное разложение того или иного класса счетов и дает возможность выделить в пределах данного класса те счета, которые необходимы в конкретном подразделении. Недостатки такого плана состоят в том, что количество синтетических счетов велико, синтетический учет зачастую подменяет аналитический, что увеличивает число корреспонденции. В таком плане счетов велика размерность кода синтетического счета.

3. Иерархическое построение плана счетов. Рабочий план счетов предполагает минимальное число синтетических счетов при максимальном выделении информационных признаков в субсчетах. В каждом синтетическом счете можно открыть от 2 до 10 субсчетов без существенного увеличения размерности кода. Субсчета вводятся организациями, что намного уменьшает зависимость плана счетов от его централизованного утверждения и увеличивает степень свободы при формировании информационной структуры бухгалтерского учета в отдельных отраслях хозяйства без утраты ее единообразия в синтетическом учете.

Таким образом, рабочие планы счетов могут строиться по-разному и включать в себя различный перечень счетов в зависимости от принятой методики отражения данных на счетах и формирования обобщающих показателей в системе бухгалтерского учета.

При построении рабочего плана счетов организация имеет право при необходимости сама открывать субсчета исходя из нужд управления, в том числе анализа, контроля и составления отчетности. Из синтетических и аналитических счетов, необходимых для ведения бухгалтерского учета, и складывается рабочий план счетов.

Для большинства организаций при формировании учетной политики одной из ключевых проблем является оптимальная организация аналитических счетов (субсчетов) с целью правильного отражения себестоимости выпускаемой продукции, получения информации о доходах и рентабельности по видам деятельности.