Документооборот в бухгалтерском учете

Документация, принимаемая к учету, зачастую носит унифицированный характер, т.к. единообразие учетных регистров позволяет облегчить систематизацию и сопоставимость данных, дает полную и достоверную информацию обо всех фактах хозяйственной жизни.

Понятие «документооборота» четко определено в Положении о документах и документообороте, под данным термином следует понимать создание или получение от других организаций первичных документов, их принятие к учету, обработка и передача в архив. В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 документооборот представляет собой движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Согласно ГОСТ Р 51141-98 документ (документированная информация) представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Материальным носителем документации может быть любой материальный объект, который может быть использован для фиксации речевой изобразительной или звуковой информации. Но для целей бухгалтерского учета документ обязательно должен быть на бумажном носителе, в противном случае он не может быть принят к учету. Данная норма отражена в Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности Положение по бухгалтерскому учету "Бухгалтерская отчетность организации" (ПБУ 4/99) от 06.07.99 (в ред. Приказов Минфина РФ от 18.09.2006 N 115н, от 08.11.2010 N 142н).

. Соответственно организации требуется изготавливать копии документов или несколько экземпляров одного и того же документа, которые необходимы контрагентам или контролирующим органам.

В соответствии ПБУ 4/99 бухгалтерская отчетность отражает, представляет данные о результатах деятельности предприятия его имущественном положении, текущей сумме активов и пассивов.

Работа бухгалтера сопряжена с организационно-распорядительными документами т.к. именно финансовая служба формирует, визирует и использует данную категорию документации. В должностные обязанности главного бухгалтера обычно входит

- организация бухгалтерского учета в организации, формирование учетной политики компании, контроль за рациональным использованием ресурсов материальных, трудовых и финансовых;

- формирует рабочий план счетов на основе специфики деятельности организации, утверждает типовые формы используемых документов;

- определяет порядок и сроки проведения инвентаризации активов и обязательств предприятия;

- несет ответственность за организацию бухгалтерского учета и формирование отчетности в подразделении организации на основе централизации учетных процессов и применении современных программных продуктов для автоматизации бухгалтерского учета;

- составляет отчетность на основании данных об имущественном и финансовом положении предприятии;

- формирует достоверную информацию о движении и распределении имеющихся у предприятия ресурсах;

- осуществляет учет активов и пассивов, отражает изменения на счетах бухгалтерского учета, формирует итоговую сумму издержек и себестоимости;

- исчисляет проценты по кредитам и займам, ведет учет долговых обязательств;

- ведет учет в соответствии с действующим законодательством, контролирует формирование налоговой базы и исчисление налогов в организации;

- контролирует порядок и полноту начисления заработной платы, ее документальное оформление;

- предупреждает факты хищения, порчи, не рационального использования ТМЦ, контролирует законность расходования денежных средств;

- контролирует формирование и передачу в необходимых случаях информацию по материалам возбужденных дел в судебных и следственных органах;

- взаимодействует с кредитными учреждениями по вопросу размещения свободных денежных средств на депозитных вкладах и приобретения ценных бумаг;

Все вышеперечисленные функции включают в себя процесс создания управленческой документации, участвующей в документообороте предприятия. Главный бухгалтер несет ответственность за документальное оформление все фактов хозяйственной жизни организации и должен контролировать процесс документооборота предприятия, в соответствии с должностными обязанностями структурных подразделении бухгалтерской службы.

Следует учитывать, что действующее законодательство предъявляет жесткие требования к оформлению организационно-распорядительных документов. Это в первую очередь касается унифицированных форм организационно-распорядительной документации, к которым ОКУД относит:

1) документацию по созданию организации, предприятия:

- договор об аренде;

- заявление на государственную регистрацию;

- протокол общего собрания членов кооператива об утверждении устава;

- заявление в финансовые органы об открытии расчетного счета;

- протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива предприятия о создании;

- распоряжение главы администрации территории о предоставлении земельного участка;

- свидетельство о регистрации;

- устав;

- письмо об изготовлении печати, штампа;

- положение о структурном подразделении;

- приказ о создании предприятия;

- учредительный договор и т.д.;

2) документацию по реорганизации организации, предприятия:

- приказ о реорганизации;

- протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о реорганизации;

- решение совета директоров (правления) о реорганизации;

3) документацию по ликвидации организации, предприятия:

- акт о ликвидации;

- приказ о ликвидации и создании ликвидационной комиссии;

- решение совета директоров (правления) о ликвидации;

- письмо с сообщением о ликвидации;

- письмо участника о выходе из совместного предприятия;

- протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о ликвидации;

4) документацию по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий:

- заявку на участие в конкурсе;

- протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива предприятия;

- свидетельство о регистрации;

5) документацию по распорядительной деятельности организации, предприятия:

- постановление коллегиального органа по вопросам основной деятельности;

- протокол коллегиального органа по вопросам деятельности;

- указание по вопросам основной деятельности;

- приказ по вопросам основной деятельности;

- приказ о распределении обязанностей между руководством;

6) документацию по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия:

- договор на производство работ (оказание услуг);

- правила внутреннего трудового распорядка;

- структуру и штатную численность;

- штатное расписание;

- должностную инструкцию;

- положение о структурном подразделении;

7) документацию по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия:

- письмо по вопросам основной деятельности;

- акт по вопросам основной деятельности;

- справку по вопросам основной и кадровой деятельности;

8) документацию по приему на работу:

- приказ о приеме на работу;

- заявление о приеме на работу;

- контракт о назначении на должность;

- протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу;

9) документацию по переводу на другую работу:

- заявление о переводе на другую работу;

- представление о переводе на другую работу;

- приказ о переводе на другую работу;

10) документацию по увольнению с работы:

- приказ об увольнении;

- заявление об увольнении;

- протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении;

11) документацию по оформлению отпусков:

- график отпусков;

- заявление о предоставлении отпуска;

- приказ о предоставлении отпуска;

12) документацию по оформлению поощрений:

- представление о поощрении;

- приказ о поощрении;

- протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении;

13) документацию по оформлению дисциплинарных взысканий:

- докладную записку о нарушении трудовой дисциплины;

- приказ о наложении дисциплинарного взыскания;

- объяснительную записку о нарушении трудовой дисциплины;

- протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

ГОСТом Р 6.30-97 предъявляются определенные требования к составлению документов.

При формировании управленческой документации используются следующие обязательные реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - Герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - код формы документа;

06 - наименование организации;

07 - справочные данные об организации;

08 - наименование вида документа;

09 - дата документа;

10 - регистрационный номер документа;

11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 - место составления или издания документа;

13 - гриф ограничения доступа к документу;

14 - адресат;

15 - гриф утверждения документа;

16 - резолюция;

17 - заголовок к тексту;

18 - отметка о контроле;

19 - текст документа;

20 - отметка о наличии приложения;

21 - подпись;

22 - гриф согласования документа;

23 - визы согласования документа;

24 - печать;

25 - отметка о заверении копии;

26 - отметка об исполнителе;

27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 - отметка о поступлении документа в организацию;

29 - идентификатор электронной копии документа.

Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации, которое гласит, что этот реквизит может размещаться только на бланках федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства РФ, решений Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации и Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации; бланках Президента Российской Федерации; палат Федерального Собрания; Правительства РФ; Конституционного Суда Российской Федерации; Верховного Суда Российской Федерации; Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации; центральных органов федеральной исполнительной власти; федеральных судов; Прокуратуры Российской Федерации; Банка России; Уполномоченного по правам человека; Счетной палаты; Межведомственной комиссии по защите государственной тайны. Таким образом, официально поместить Государственный герб Российской Федерации на бланке организации без специального разрешения Президента Российской Федерации не представляется возможным.

Герб субъекта Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещается на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблема не воспроизводится на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или Герб субъекта Российской Федерации.

Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывается сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации. Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатается на двух языках - русском и национальном. Сокращенное наименование организации приводится в случае, если оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Наименование на иностранном языке воспроизводится в случае, если оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагается ниже наименования на русском языке. Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывается в случае, если оно является автором документа, и располагается ниже наименования организации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) и ОКУД (класс 0200000). В письме наименование вида документа не указывают.

Датой документа считается дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 января 2000 г. следует оформлять следующим образом: 05.01.2000. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 5 января 2000 г., а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2000.01.05.

Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой организации, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Место составления или издания документа указывается в случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляется без кавычек на первом листе документа и может дополняться данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

В качестве адресата могут быть указаны организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указываются в именительном падеже.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами.

Первичные документы, используемые при описании хозяйственных операций, составляют единый информационный массив, обрабатываемый с использованием одних и тех же приемов бухгалтерской процедуры. При этом часть документов формализована на отраслевом или общеэкономическом уровне. Эти документы составляются на бланках унифицированной формы, утвержденной Госкомстатом России или отраслевыми министерствами и ведомствами.

Из числа ныне действующих унифицированных форм первичных документов утверждены следующие формы:

1) по учету основных средств (согласно Постановлению Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а, с изменениями и дополнениями, введены с 1 ноября 1997 г.);

2) по учету нематериальных активов (согласно Постановлению Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а, с изменениями и дополнениями, введены с 1 ноября 1997 г.);

3) по учету результатов инвентаризации (согласно Постановлению Госкомстата России от 18.08.1998 N 88, с изменениями и дополнениями, введены с 1 января 1999 г.);

4) по учету работ в капитальном строительстве (согласно Постановлению Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а, с изменениями и дополнениями, введены с 1 ноября 1997 г.);

5) по учету сельскохозяйственной продукции и сырья (согласно Постановлению Госкомстата России от 29.09.1997 N 68, введены с 1 октября 1997 г.);

6) по учету торговых операций (согласно Постановлению Госкомстата России от 25.12.1998 N 132, введены с 1 января 1999 г.);

7) по учету материалов (согласно Постановлению Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а, с изменениями и дополнениями, введены с 1 ноября 1997 г.);

8) по учету труда и его оплаты (согласно Постановлению Госкомстата России от 06.04.2001 N 26);

9) по учету работ в автомобильном транспорте (согласно Постановлению Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, введены с 1 декабря 1997 г.);

10) по учету операций в общественном питании (согласно Постановлению Госкомстата России от 25.12.1998 N 132, введены с 1 января 1999 г.);

11) по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (согласно Постановлению Госкомстата России от 09.08.1999 N 66, введены с 1 января 2000 г.);

12) по учету кассовых операций (согласно Постановлению Госкомстата России от 18.08.1998 N 88, с изменениями и дополнениями, введены с 1 января 1999 г.);

13) по учету работы строительных машин и механизмов (согласно Постановлению Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, введены с 1 декабря 1997 г.).

В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 N 835 вышеперечисленные формы обязательны к применению в организациях независимо от формы собственности.

Глава 2. Техника оформления и порядок движения документации в ООО "ДВМ-Энтертейнмент"

Общество с ограниченной ответственностью «ДВМ - Энтертейнмент» создано в 1993 г., в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и осуществляет свою деятельность руководствуясь действующим законодательством.

Предприятие имеет следующие реквизиты:

ООО «ДВМ - Энтертейнмент» осуществляет следующие виды деятельности:

· оптовая и розничная реализация компьютеров и оргтехники;

· разработка программного обеспечения;

· реализация рабочих станций и серверов;

· предоставление в аренду оборудования для презентаций и выставок;

· реализация и инсталляция программного обеспечения;

· монтаж и установка проекционной аппаратуры;

· наладка и ремонт проекторов и иного демонстрационного оборудования;

· подбор и составление конфигурации для проекционного оборудования;

· оптовая и розничная торговля интерактивными досками, профессиональными мониторами и прочими оптическими системами.

Компания «Лазерный Мир» (ООО «ДВМ - Энтертейнмент») занимает значительную нишу на рынке среди дистрибьюторов аудио-видео оборудования и комплектующих к нему. Основное направление деятельности организации - реализация и монтаж оптических систем для частных и корпоративных клиентов в России и за рубежом. Ассортимент ООО «ДВМ - Энтертейнмент» представлен продукцией всемирно известных торговых брендов: BenQ, Panasonic, Sharp, Toshiba, Classic Solution, TRACEboard, Samsung, Sony, Denon, Epson, LG, Mitsubishi, Nakamichi, NEC и прочих. Проекторы, интерактивные доски, крепления, 3D решения, профессиональные дисплеи, экраны - все это можно найти в сети салонов «Лазерный мир», а в случае отсутствия необходимой покупателю модели менеджеры компании в кратчайшие сроки доставят желаемое.

Стратегия деятельности компании - поддержка дилерского направления и расширение имеющегося ассортимента сети салонов.

Уставный капитал организации составляет 315 000 000 (Триста пятнадцать миллионов) рублей 00 копеек, сформирован за счет основных средств, внесенных учредителями. ООО «ДВМ - Энтертейнмент» коммерческое предприятие, т.е. основная цель работы организации получение прибыли

Численность работников и структура кадрового состава предприятия представлены в штатном расписании, работники предприятия в своей деятельности руководствуются правилами внутреннего трудового распорядка и должностными инструкциями. Директор организации несет ответственность за соблюдение законодательства при ведении бухгалтерского учета и отражении хозяйственных операций на синтетических и аналитических счетах. Главный бухгалтер общества определяет требования к оформлению документации обязательные для исполнения всеми подразделениями и филиалами компании.

Помимо этого главный бухгалтер:

· формирует рабочий план счетов, руководствуясь спецификой деятельности компании и действующим законодательством;

· обеспечивает сопоставимость и достоверность отчетных данных;

· руководит бухгалтерской службой, распределяя должностные обязанности и устанавливая полномочия сотрудников;

· контролирует правильность отражения хозяйственных операции в учете и сводных бухгалтерских регистрах;

· доводит сведения отраженные в отчетности до заинтересованных лиц;

· взаимодействует с Федеральной налоговой службой, Пенсионным фондом и Фондом социального страхования;

· выявляет и предотвращает факты не целевого использования финансовых и материальных ресурсов;

· изыскивает резервы по повышению финансовой устойчивости предприятия;

· оптимизирует налогообложение организации в рамках выбранной системы налогообложения.

Бухгалтерский учет ведется автоматизированным способом на базе программы 1С «Бухгалтерия» версия 8.2. Все первичные учетные документы вносятся вручную, а сводные отчеты распечатываются по мере необходимости.

Правом первой и второй подписи в организации согласно приказу «О предоставлении права подписи и распоряжения банковскими счетами» обладают директор и главный бухгалтер соответственно, но зачастую платежные документы в банк передаются с помощью программы «Интернет-Клиент» и заверяются электронной цифровой подписью.

Факты хозяйственной деятельности, обязательства и имущество компании учитывается в стоимостной оценке, в валюте РФ - рублях. Стоимость имущества приобретаемое за плату формируется за счет фактических расходов на его приобретение, ТЗР, расходы на погрузку, наладку и т.д. Безвозмездно полученное имущество отражается в учете по рыночной стоимости. Активы созданные предприятием оцениваются по сумме затрат на их изготовление.

Порядок, сроки и документационное обеспечение операций с наличными денежными средствами регулируются Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ, N 373-П утверждено 12 октября 2011 г.

.

Подотчетные лица, утвержденные приказом руководителя организации, получают из кассы денежные средства на следующие цели:

командировочные расходы;

хозяйственные расходы;

приобретение за наличный расчет ТМЦ.

По авансам, выданным командированным сотрудникам, они обязаны отчитаться по возвращению в трехдневный срок. В связи с производственной необходимостью, допускается приобретение различных ТМЦ для нужд организации, с последующим предоставлением авансового отчета по установленной форме.

Сведения содержащиеся в бухгалтерской отчетности предоставляются внешним и внутренним пользователям бухгалтерской отчетности по запросу и в соответствии с распоряжением главного бухгалтера организации.

Основные показатели деятельности организации представлены в таблице 2.1.