Документооборот в бухгалтерском учете

Документооборот одно из важнейших звеньев в процессе ведения управленческой деятельности. От того насколько оперативно получена информация зависит скорость и рациональность принимаемых руководством решений.

Правила ведения документооборота в ООО «ДВМ-Энтертейнмент» следующие:

· своевременное прохождение документом всех участков обработки;

· целесообразность движения документов (исключение ошибочной адресации деловых бумаг);

· введен четкий порядок прохождения оборотки и установлены ответственные лица.

Данный свод правил позволяет организовать текущий документооборот наиболее рациональным образом.

В ООО «ДВМ-Энтертейнмент» существует четкое разделение документооборота на 2 уровня:централизованный и внутренний - в структурном подразделении.

Централизованный документооборот включает в себя все деловые бумаги, которые подлежат централизованной регистрации в секретариате, а документы структурных подразделений - регулируют деятельность внутри предприятия(организационно- распорядительная документация).

Документ базируется на частичной централизации - важные и трудоемкие процессы возложны на секретаря - референта, документы которые имеют коммерческую тайну обрабатываются исключительно работниками бухгалтерии.

Для оценки состояния документооборота на предприятии необходимо рассчитать динамику количества докуметации в организации за 2009-2011 гг. Вычисления представлены в таблице 3.1.

Таблица 3.1. - Динамика количества документации ООО «ДВМ-Энтертейнмент» за 2009-2011 гг. (тыс. шт.)

В исследуемом периоде количество входящей документации возросло: в 2010 г. по сравнению с 2009 г. увеличение составило 5,3 тыс. документов, или 21%; в 2011 г. по сравнению с аналогичным периодом рост значения показателя составил 13,9 тыс. документов, или 15,34%. Если рассматривать данный показатель в разрезе бухгалтерской службы, то нагрузка на финансовое подразделение в 2010 г. возросла на 8,4 тыс. документов, что составило 15,58%, а в 2011 г. выросла на 36,3 тыс. документов, что составило 58,27%. Количество исходящей документации также неуклонно растет: в 2010 г. по сравнению с 2009 г. увеличение данного показателя составило 10,8 тыс. документов или 7,2%, а в 2011 г. по сравнению с 2010 г. рост составил 14,6 тыс. документов или 9,08%. Возрастает количество исходящей документации бухгалтерской службы в 2010 г. на 23,3 тыс. документов или 23,23%, а в 2011 г. на 29,6 тыс. документов или 23,95%. При увеличении объема работ число занятых сотрудников не изменяется, что негативно сказывается на качестве работы, необходимо привлечение дополнительных штатных единиц.

Помимо нехватки кадров в ООО «ДВС-Энтертейнмент» существуют следующие недостатки в системе документационного обеспечения управления:

· отсутствует инструкция по делопроизводству

· не достаточно четко прописаны должностные обязанности в должностных инструкциях, отсутствуют подписи работников, свидетельствующие об ознакомлении с текстом документа

· нет положения об отделе кадров и бухгалтерии

· не установлен порядок передачи дел в архив предприятия

На основании вышеуказанного можно сделать вывод о недостаточной квалификации специалистов ведущих документооборот предприятия, необходима регулярная переаттестация, прохождение дополнительных курсов и семинаров для работников.

Необходимо уделять больше времени составлению номенклатуры дел организации, т.к. это основной сводный регистр любого предприятия. Данный документ составляется на основании установленной формы на следующий год в конце текущего календарного года. Для составления данного документа необходимо знать требования, предъявляемые к содержанию нормативно-методической документации. Все участки работы в организации должны быть охвачены номенклатурой дел, т.е. каждый документ должен иметь свое место в номенклатуре дел.

Данные нарушения выявлены при анализе предприятия в целом.

При организации документооборота в бухгалтерии присутствуют следующие недочеты:

· отсутствует учетная политика по налоговому учету;

· не своевременное отражение операций в учете, вследствие задержки экспортных документов;

· присутствуют ошибки в проводках, отражающих факты финансово-хозяйственной деятельности организации.

Ошибки в основном возникают по причине:

- неверного толкования законодательства, регулирующего бухгалтерский учет в РФ;

- неправильного применения учетной политики;

- ошибок в вычислениях;

- неточности в классификации или оценке активов и обязательств предприятия;

- недобросовестных действий сотрудников контрагентов;

неправильного использования информации, имеющейся на дату подписания;

- неправильного использования данных, полученных в результате обработки документов.

В бухгалтерском учете есть определенный порядок внесения исправлений в данные бухгалтерского учета. При ведении учета автоматизированным способом ошибки, выявленные в текущем периоде исправляются посредством редактирования данных непосредственно в программе, а при мемориально-ордерной, журнально-ордерной и т.д. формах учета не верную запись зачеркивают, а рядом вносится верная информация - это «корректурный» способ. Если хозяйственная операция не отражена в учете, то используется способ «дополнительной записи», т.е. факт хозяйственной жизни отражается соответствующей проводкой. Данный способ применяется если актив или обязательство учтены в меньшей, чем следует сумме. Внесение корректировки оформляется бухгалтерской справкой за подписью лица внесшего исправления в учет.

Бухгалтерская справка может быть составлена в произвольной форме, с любыми реквизитами, позволяющими бухгалтеру быстро сориентироваться, кем, когда и на каком основании была проведена данная исправительная проводка. Если к справке приложить ксерокопии первичных документов хозяйственной операции, по которой были допущены ошибки, и соответствующие уточняющие расчеты, то это позволит в последующем не тратить время на подтверждение обоснованности исправительных проводок. Наличие в ней обязательных атрибутов первичного учетного документа, не содержащегося в альбомах унифицированных форм первичных документов, приведенных выше, желательно.

Способ дополнительной записи применяется, когда ошибка выявлена после подсчетов итогов в регистре или главной книге. Его можно использовать для исправления ошибок, выявленных как в текущем отчетном периоде, так и в прошлых периодах. Данный способ применяется всегда при доначислении налогов.

Если в бухгалтерском учете сделана неправильная запись, то для ее исправления прибегают к способу сторнировочной бухгалтерской записи ("красное сторно"). Такой способ обычно используется при неправильной корреспонденции счетов, при записи операции в большей, чем необходимо, сумме. При этом способе сторнируется вся ошибочная проводка, а затем производится запись с правильной корреспонденцией счетов и (или) в правильной сумме.

3.2 Пути совершенствования документооборота в организации

Исходя из вышеприведенных расчетов в 2009 г. при принятии к зачету «импортного» НДС сумма к уплате в бюджет составила бы 26931 тыс. руб. вместо уплаченных 73276 тыс. руб., т. к. величина вычета 46345 тыс. руб. В 2010 г. в бюджет был уплачен НДС в сумме 106785 тыс. руб., а «входной» НДС составил 60912 тыс. руб., следовательно, при принятии НДС по импорту компании необходимо было бы оплатить всего 45873 тыс. руб. При зачете НДС по импорту товаров в сумме 85207 тыс. руб. в 2011 г. вместо платежа в размере 149679 тыс. руб. предприятие могло бы оплатить всего 64472 тыс. руб.

Таким образом в течение 3 последних лет организация могла бы избежать отвлечения 192464 тыс. руб. из своего оборота.

Данные представленные в таблице 3.2 графически отражены на рисунке 3.1

Документооборот компании - это сложная многоступенчатая система, обработки и хранения информации, оказывающая влияние на результаты деятельности организации, контролируемая и регулируемая управленческим персоналом.

Для бухгалтерского учета документооборот имеет первостепенное значение, он неотъемлемо сопровождает работу бухгалтера: от стадии поступления актива или обязательства на предприятия до момента его выбытия. Полнота и достоверность бухгалтерской отчетности возможна лишь при эффективно организованном, отлаженном документообороте.

Для бухгалтерского учета деление документов осуществляется на разовые (оформляются на конкретную хозяйственную операцию) и накопительные (фиксируют однородные факты хозяйственной деятельности, на конец периода выводится итог по совокупности). К разовым относятся - товарные накладные, приходные кассовые ордера, платежные поручения, к накопительным - лимитно-заборные карты, наряда на работу и т.д.

Также для бухгалтерского учета деление документов осуществляется на первичные и сводные. Первичная документация фиксирует хозяйственную операцию в момент ее совершения (товарная накладная, акт об оказании услуг, ведомость на выплату заработной платы). В свою очередь сводные документы систематизируют информацию, заключенную в первичной учетной документации (карточка счета, кассовая книга, шахматная ведомость, баланс и т.д.).

Совокупность управленческой документации не ограничивается учетной документацией, распоряжения, указания руководителя служат основой для принятия решений по управлению финансовыми потоками компании. Кроме того, организационно-распорядительная документация организации служит в большинстве случаев прямым или косвенным основанием для оформления первичных учетных документов. В связи с этим в настоящем издании будут подробно рассмотрены проблемы документооборота в бухгалтерском учете с участием не только учетных документов, но и других документов, содержащих сведения управленческого характера. бухгалтерский ведомость учет

Первичная учетная документация, поступающая в бухгалтерское подразделение, подлежит визуальной проверке на соответствие установленным формам и наличие всех необходимых реквизитов. Для проверки документации выделяется определенное должностное лицо из числа работников бухгалтерии, с целью обеспечения законности и взаимоузязке показателей, зафиксированных в документации.

В 2009 - 2011 гг. - выручка от реализации продукции за исследуемый период имеет положительную динамику: в 2010 г. по сравнению с 2009 г. рост составил 4970 тыс. руб. или 1,67%; а в 2011 г. по сравнению с 2010 г. показатель возрос на 94652 тыс. руб. или 31,28%;

- среднесписочная численность персонала в исследуемом периоде увеличивается: в 2010 г. на 17 чел., что составляет 6,16%, а в 2011 г. на 22 чел. или 7,51%;

- производительность труда в 2010 г. по отношению к 2009 г. возросла на 4,37 тыс. руб./чел. или 0,6%, а в 2011 г. по сравнению с 2010 г. рост составил 17 тыс. руб./чел. или 2,31%;

- годовой фонд заработной платы увеличился в 2010 г. на 67153 тыс. руб., что составило 17,28%, а в 2011 г. данный показатель вырос на 99947 тыс. руб., что составило 21,93%;

- среднегодовая заработная плата одного работника в 2010 г. по сравнению с 2009 г. возросла на 88,16 тыс. руб. или 16,59%, а в 2011 г. по сравнению с 2010 г. рост составил 118,84 тыс. руб. или 19,18%;

- себестоимость продукции выросла в исследуемом периоде: в 2010 г. на 13708 тыс. руб. или 6,79%, а в 2011 г. на 21533 тыс. руб. или 9,99%;

- показатель прибыли от продажи показывает положительную динамику: в 2010 г. по сравнению с 2009 г. рост составил 10590 тыс. руб. или 19,73%,а в 2011 г. по сравнению с 2010 г. прибыль возросла на 80141 тыс. руб. или 124,71%;

- чистая прибыль в 2010 г. по сравнению с аналогичным периодом возросла на 13857 тыс. руб. или 23,21%, а в 2011 г. рост составил 6215 тыс. руб. или 8,45%;

- рентабельность продукции увеличивается в 2010 г. по сравнению с 2009 г. на 4,55%, а в 2011 г. по сравнению с 2010 г. показатель сократился на 4,23%;

- рентабельность продаж в 2010 г. возрастает на 4,25%, а в 2011 г. снижается на 4,23%;

- фондоотдача в 2010 г. по сравнению с 2009 г. увеличилась на 0,05, что составило 6,26%, а в 2011 г. по сравнению с 2010 г. снизилась на 0,17, что составило 20,71%;

- фондоемкость в 2010 г. снизилась на 0,08, что составило 5,89%, а в 2011 г. наблюдается рост данного показателя на 0,32 или 26,12%.

Негативная динамика последнего года: рост фондоемкости и снижение фондоотдачи вызвано вводом нового оборудования в эксплуатацию. В целом основные показатели, характеризующие деятельность в анализируемом периоде имеют положительную тенденцию.

При организации документооборота в бухгалтерии присутствуют следующие недочеты:

· отсутствует учетная политика по налоговому учету;

· не своевременное отражение операций в учете, вследствие задержки экспортных документов;

· присутствуют ошибки в проводках, отражающих факты финансово-хозяйственной деятельности организации.

Для совершенствования процесса документооборота на предприятии необходимо:

· разработать и закрепить налоговую политику, исходя из специфики деятельности организации

· необходимо организовать корпоративную информационную систему для предотвращения ошибок в процессе учета и оптимизации документооборота

· оприходовать товар по товарно-транспортной документации, счет-фактуру запрашивать по электронной почте для того чтобы принимать к зачету «входной» НДС.

Достигнута цель написания дипломной работы - дана характеристика документооборота в бухгалтерском учете на примере предприятия ООО «ДВМ-Энтертейнмент».

Для достижения цели необходимо выполнены следующие задачи:

- дано понятие документа и документооборота;

- рассмотрены основы документооборота в бухгалтерии;

- охарактеризовано нормативно-правовое регулирование документооборота;

- дана организационно - экономическая характеристика ООО "ДВМ-Энтертейнмент";

- описаны правила документооборота в организации;

- дана оценка состояния документооборота на предприятии;

- выявлены пути совершенствования документооборота в организации.

В течение 3 последних лет организация могла бы избежать отвлечения 192464 тыс. руб. из своего оборота, путем скорейшего принятия НДС по импортируемым товарам к вычету.

Налог - это не только платеж взымаемый для поддержания и финансирования деятельности государства, но прежде всего это отвлечение средств из оборота предприятия. Поэтому в интересах каждого хозяйствующего субъекта оптимизировать систему налогообложения таким образом, чтобы размер обязательных взносов в бюджет был целесообразным и экономически оправданным, вместе с тем использовать все льготы установленные законодательством РФ.

Список использованных источников

6. Перечень типовых управленческих архивных документов,