Документирование фактов хозяйственной жизни в бухгалтерском учете

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Введение

Наиболее существенная особенность бухгалтерского учёта - это сплошное и непрерывное отражение операций хозяйственной жизни. Это достигается при помощи документации.

Документ (с лат. доказательство, свидетельство), а документация - это совокупность документов, с помощью которых оформляют хозяйственные операции в организациях.

Документооборот - это движение документов от момента их составления или получения от других организаций до использования их для бухгалтерских записей и последующей передачи в архив.

Документ играет значимую роль в сфере управления, выступая инструментом, средством или способом осуществления процессов управления. Обоснованием данного утверждения, прежде всего, является то, что вся информация, необходимая для деятельности любого учреждения, концентрируется в документах.

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота в учреждении, хранение документов и их использование влекущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и так далее. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило, года. Объем документооборота -- важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

Актуальность темы выпускной квалификационной работы заключается в том, что работа с документами в современных условиях имеет важную роль в деятельности организации, так как от правильного выбора технологии работы зависит ее успех. Эффективная организация работы с документами становится в настоящее время насущной проблемой, требующей если не немедленного, то достаточно оперативного решения. Связано это с тем, что сегодня значительная часть российских предприятий, пережив все экономические и политические кризисы и катаклизмы последнего десятилетия и, тем не менее «оставшихся на плаву», перешли к качественно новому этапу своего развития. Накоплен определённый опыт функционирования организаций в условиях рыночной экономики, при этом коренным образом изменился подход к ведению бизнеса.

Необходимость планирования, надлежащего учёта и контроля всех имеющихся на предприятии ресурсов наряду с пониманием того, что деятельность его должна быть прозрачна, обусловили повышение требований к системе, поставляющей оперативную и достоверную информацию для принятия решений. Однако на многих крупных предприятиях потребности руководства в такой информации не удовлетворяются, что негативно сказывается на общей эффективности управления. В этой связи вопросы реорганизации и модернизации, действующих на предприятии системы документации становятся более чем актуальными.

Следует отметить, что учёт первичных документов является базой бухгалтерского учёта, результаты анализа состояния первичного учёта на 70-80% можно проецировать на систему бухгалтерского учёта и систему внутреннего контроля на предприятии. Необходимым условием обеспечения высокой эффективности первичного учёта, является разработка научно-обоснованной методики его организации. Данная проблема тем более актуальна, что до настоящего времени отсутствует достаточная научно-практическая база по предмету исследования, теоретически не обобщены вопросы организации первичного учёта.

Цель выпускной квалификационной работы состоит в изучении теоретических и практических аспектов документирования фактов хозяйственной жизни в исследуемом предприятии.

Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи:

- раскрыть теоретические аспекты ведения бухгалтерского учета;

- определить значение документации в бухгалтерском учете;

- изучить требования, классификацию и организацию документооборота;

- дать краткую организационно-экономическую характеристику ОАО «ДЭП № 107»;

- проанализировать порядок документооборота на предприятии;

- дать рекомендации по улучшению организации документооборота на предприятии

Объектом исследования является документационное обеспечение деятельности Открытого акционерного общество «Дорожное эксплуатационное предприятие № 107».

Предметом исследования является система документирования деятельности Открытого акционерного общества «Дорожное эксплуатационное предприятие № 107».

Теоретическую основу работы составили труды современных исследователей в области бухгалтерского учета и делопроизводства, а так же нормативно-методические документы, материалы специализированной периодической печати, Интернет-ресурсы.

Методологической базой работы является освоение предмета исследования, общенаучные методы исследования: выборочное наблюдение, группировка, сравнение, анализ и обобщение, систематизация теоретического и практического материала, системный и комплексный подходы.

1. Документирование хозяйственных операций как основа бухгалтерского учета

1.1 Теоретические аспекты ведения бухгалтерского учета

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

Наблюдение представляет собой общее представление о происходящем хозяйственном явлении.

Измерение придает количественное выражение происходящему хозяйственному явлению.

Регистрация осуществляется в пределах установленной системы и облегчает процесс запоминания и изучения наблюдаемых хозяйственных явлений.

Виды бухгалтерского учета:

- управленческий учет представляет собой вид такого учета, при котором происходит сбор, обработка и предоставление учетной информации для нужд управления на предприятии. Цель управленческого учета - формирование информационной системы на предприятии.

Главная задача управленческого учета - подготовка достоверной и полной информации, которая служит источником для принятия на предприятиях необходимых управленческих решений в процессе управления.

Основной частью такого учета является учет и анализ затрат (себестоимости произведенной продукции). Управленческий учет тесно взаимосвязан с анализом готовой информации для руководства организации (улучшение технологического процесса производства, оптимальное снижение расходов и тому подобное).

Эта информация, как правило, используется в процессе принятия управленческих решений при планировании и прогнозировании на предприятии (в целях финансового учета). Данные управленческого учета организации являются ее коммерческой тайной и не должны разглашаться ее работниками;

- финансовый учет - это учетная информация о затратах и доходах предприятия, о дебиторской и кредиторской задолженностях, о составлении имущества, о фондах и так далее;

- налоговый учет - это вид бухгалтерского учета, при котором происходит обобщение информации в целях определения налоговой базы по налогам на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным НК РФ (1, ст. 313).

Цель налогового учета - обеспечение правильности и достоверности учета расчетов между предприятиями и государственными органами.

В процессе исчисления показателей деятельности предприятия широко используется измерение его хозяйственных средств с помощью измерителей.

Учетный измеритель представляет собой определенную учетную единицу, которая производит измерение и исчисление хозяйственных средств и операций на предприятии.

Ведение хозяйственного учета, прежде всего, предполагает количественное измерение учитываемых объектов. С этой целью используются учетные измерители: натуральные, трудовые, денежные.

Натуральные измерители служат для отражения в учете хозяйственных средств и процессов в их натуральном выражении, мерой, массой. Применение натуральных измерителей зависит от особенностей учитываемых объектов, то есть от их физических свойств.

Объекты учета могут измеряться единицами массы (килограммы, тонны и так далее.), счетом (количество штук, пар и так далее). С помощью натурального учета ведется систематическое наблюдение за состоянием движения конкретных видов материальных средств (основных средств, готовой продукции и так далее) и осуществляется контроль над их сохранностью, а также за объемом процесса заготовок, производства и реализации продукции.

Трудовые измерители применяют для отражения в учете количества затраченного рабочего времени, исчисленного в рабочих днях, часах, минутах. Трудовые измерители в сочетании с натуральными используют для исчисления размера оплаты труда, выявления производительности труда, определения норм выработки и так далее.

Денежный измеритель занимает центральное место в учете и используется для отражения разнообразных хозяйственных явлений и обобщения их в единой денежной оценке. Только с помощью денежного измерителя можно подсчитать общую стоимость разнородного имущества предприятия (зданий, станков, материалов и так далее.). Денежный измеритель выражается в рублях и копейках. Посредством их суммируются произведенные затраты (расходы) предприятия, ранее выраженные в трудовых и натуральных измерителях. Денежный измеритель необходим, в частности, для калькуляции себестоимости продукции, определения прибыли или убытков организации, отражения итогов хозяйственной деятельности.

Функции бухгалтерского учета:

- контролирующая - обеспечивает контроль за сохранностью, наличием и движением предметов труда, средств труда, денежных средств, за правильностью и своевременностью расчетов с государством и его службами. С помощью учета осуществляются три вида контроля: предварительный, текущий и последующий;

- информационная функция - является одной из главных функций, так как является источником информации для всех подразделений предприятия и вышестоящих организаций. Информация должна быть достоверной, объективной, своевременной и оперативной;

- обеспечение сохранности имущества. Выполнение этой функции зависит от действующей системы учета, от наличия специализации, складских помещений, которые оснащены организационной техникой;

- функция обратной связи - бухгалтерский учет формирует и передает информацию обратной связи;

- аналитическая функция - с помощью нее происходит раскрытие имеющихся недостатков, наметить и проанализировать способы совершенствования деятельности организации и ее основных служб.

Объектами бухгалтерского учета являются:

- имущество предприятия - основные средства, нематериальные активы и так далее;

- обязательства предприятия - расчеты, сделки и так далее;

- хозяйственные операции - операции, связанные с деятельностью предприятия.

Основные задачи бухгалтерского учета:

- своевременное и правильное производство необходимых расчетов и обязательств;

- оперативный контроль над правильностью и достоверностью информации в учетных документах;

- своевременное отражение учетных данных в регистрах бухгалтерского учета.

Предметом бухгалтерского учета является хозяйственная деятельность предприятия или физического лица, которая осуществляется с помощью хозяйственных средств:

- основные средства;

- нематериальные активы;

- оборотные средства;

- денежные средства;

- средства в расчетах;

- отвлеченные средства.

Основные средства - это средства, которые участвуют в хозяйственной деятельности предприятия длительное время, сохраняют свою форму и в себестоимость произведенной продукции включаются частично (в виде амортизационных отчислений).

Нематериальные активы - это патенты, секреты производства, лицензии, торговые марки и так далее.

Оборотные средства используются в процессе производства недолго (примерно один производственный цикл). При этом меняют свою существенную форму, а в себестоимость производственной продукции включаются, как правило, всей своей стоимостью. К оборотным средствам относятся сырье, материалы, покупные полуфабрикаты, электроэнергия, топливо, тара.

Денежные средства - это деньги в кассе предприятия, на расчетном и специальных счетах в банках.

Средства в расчетах - это дебиторская задолженность.

Отвлеченные средства - это суммы, которые уплачиваются в виде налогов и сборов, формируются за счет собственных средств, а также с помощью заемных источников.

Метод бухгалтерского учета - это приемы, элементы, с помощью которых осуществляется бухгалтерский учет.

Элементы и методы бухгалтерского учета:

- счета;

- двойная запись;

- документация;

- инвентаризация;

- оценка и калькуляция;

- бухгалтерский баланс;

- отчетность.

Счет - это инструмент учета, группировки, кодировки хозяйственных средств и операций. Различают активные, пассивные и активно-пассивные счета по отношению к бухгалтерскому балансу.

Корреспонденция счетов - это взаимосвязь счетов.

Двойная запись - это запись хозяйственных операций по дебету одного и кредиту другого счета. Кодировка хозяйственных операций с помощью двойной записи называется бухгалтерской проводкой.

Двойная запись отражает двойственные изменения в составе имущества предприятия и имеет следующие существенные значения: придает бухгалтерскому учету системный характер, обеспечивает взаимосвязь между счетами, дает представление о движении хозяйственных средств, источников их образования (информационное значение), позволяет устранить ошибки в счетных записях.

Документация - это сплошное и непрерывное отражение хозяйственной деятельности предприятия в учетных документах. Каждый документ представляет собой письменное свидетельство факта совершенной хозяйственной операции. Документы имеют название, а юридическую силу им придают обязательные реквизиты.

Инвентаризация - это проверка фактического наличия товарно-материальных ценностей, денежных средств, финансовых обязательств на определенную дату.

Оценка - определение стоимости в денежных измерителях.

Калькуляция - это определение затрат на производство продукции. В нее включаются статьи затрат.

Бухгалтерский баланс - это способ обобщения хозяйственных средств, группировки их источников на определенную дату. Левая часть - актив баланса, правая - пассив. Итоги актива и пассива бухгалтерского баланса должны соответствовать друг другу, поскольку не может быть больше хозяйственных средств, чем их источников.

Отчетность - это отражение всей хозяйственной деятельности предприятия в документах за отчетный период (месяц, квартал, полугодие или год).

Бухгалтерский учет заключается в следующих принципах:

- принцип денежного измерения - в бухгалтерских отчетах информация всегда должна быть выражена в едином денежном измерителе (в валюте страны нахождения предприятия);

- принцип обязательного документирования - непрерывное, сплошное, документально обоснованное и достоверное отражение учитываемых объектов, которые вытекают из одновременно совершающихся в организации различных операций. Эти операции, в свою очередь, отражают постоянно возобновляемый кругооборот всех средств организации и непрерывную смену их форм;

- принцип двусторонности или двойной записи - заключается по источникам формирования и по признаку размещения с выполнением равенства в обеих группах бухгалтерского учета;

- принцип автономности организации - в целях сохранения объективности учета бухгалтерских счетов, на которых отражаются все хозяйственные операции организации, ведется обособленно от счетов, которые предназначены непосредственно для учета лиц, связанных с данной организацией. Разделение бухгалтерских счетов организации и ее владельцев (юридических лиц) считается принципом автономности организации;

- принцип действующей организации - любая создаваемая организация должна существовать (функционировать) и быть постоянно действующим производством;

- принцип учета по стоимости - активы учитываются по цене приобретения, то есть по стоимости. Она является основной базой для учета актива в бухгалтерском учете в течение всего времени его существования. Ориентируясь на эти правила, собственные активы и в балансе числятся по первичной цене (по цене приобретения), и независимо от срока их нахождения на предприятии он не переоцениваются, а вновь создаваемая продукция оценивается по сложившейся стоимости затрат в момент ее выпуска;

- принцип учетного периода: бухгалтерский учет ведется по учетным периодам, которыми принято считать календарные периоды;

- принцип консерватизма (осторожности) - несомненно, руководители предприятия всегда хотят дела производства представлять в лучшем виде. Но это не всегда согласуется с реальностью. Предварительное поступление доходов в течение отчетного периода нельзя засчитывать в доходы, уже принадлежащие предприятию, если окончательное исполнение операции выходит за пределы отчетного периода. Их лучше отнести к доходам будущих периодов. В случае, если предприятие понесло расходы, а документально не определена окончательность операции (возможно, эти затраты будут возвращены), то их следует засчитывать в расходы будущих периодов, чтобы не искажать истинные показатели по прибыли. Значит, при получении прибыли или выполнении расходов нужно иметь веские доказательства их правомерности. Отсюда следует, что принцип консерватизма имеет две стороны:

а) доход признается только тогда, когда имеется на то обоснованная уверенность;

б) расход признается, как только возникает обоснованная возможность;

- принцип реализации - определяет сумму дохода, которая должна быть признана от конкретной продажи в этот период. Так как товар может быть продан по цене выше его стоимости и ниже, в рассрочку и до оплаты, то сумму реализации следует корректировать на предполагаемую сумму безнадежных долгов;

- принцип увязки - указывает на следующее: если какое-либо событие влияет как на доход, так и на расходы, то воздействие на каждый из них должно быть признано в одном учетном периоде. Затраты на производство продукции входят в себестоимость продукции того отчетного периода, к которому они относятся, независимо от времени оплаты, а прибыль определяется как разница между выручкой от реализации и затратами на ее производство. Из вышесказанного следует, что затраты на производство должны быть включены в себестоимость в том периоде, в котором определена выручка от реализации;

- принцип последовательности - предприятия могут самостоятельно выбирать метод учета, но с условием соблюдать его в течение достаточно долгого времени (не менее года), пока не возникнут достаточно веские причины для его изменения. В противном случае возникнет ситуация несоизмеримости показателей;

- принцип существенности - устанавливает, что незначительные события могут не приниматься во внимание, но вся важная информация должна быть раскрыта полностью.

1.2 Значение документации в бухгалтерском учете

В соответствии с Законом об информации документированная информация (документ) - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Применительно к бухгалтерскому учету можно сказать, что документ - это закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен.

Документация - это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения.

Документирование хозяйственных операций является одной из отличительных особенностей бухгалтерского учета, так как позволяет осуществлять сплошное наблюдение за хозяйственными процессами.

Первичные данные о хозяйственной деятельности предприятия являются входом в систему бухгалтерского учета, где происходит обработка полученных сведений, а выходом из нее - необходимая информация для лиц, принимающих решение.

В бухгалтерском учете порядок создания, принятия и отражения первичных документов регламентируется «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденным МФ СССР от 29.07.83 № 105.

Документ - это письменное свидетельство, составленное в порядке, предусмотренном законом и удостоверяющее юридический факт совершения хозяйственной операции.

Документальное (подтвержденное документами) оформление хозяйственных операций позволяет бухгалтерской службе вести предварительный, текущий и последующий контроль над деятельностью материально-ответственных лиц, движением имущества и состоянием расчетно-платежной дисциплины.

Основными законами, стоящими перед бухгалтерской службой любой организации, являются:

- формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для её использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами;

- обеспечение контроля над наличием и движением имущества, использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утверждёнными нормами, нормативами и сметами;

- своевременное предупреждение негативных явлений в финансово-хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.

Выполнение этих задач напрямую зависит от полноты и своевременности отражения на счетах бухгалтерского учёта хозяйственных операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что в свою очередь является следствием документального оформления совершённых операций. От правильности его выполнения зависит достоверность учётной информации, предоставляемой бухгалтерией организации её пользователям. Поэтому в организациях процессу документирования хозяйственных операций должно уделяться большое внимание со стороны не только работников бухгалтерских служб, но и работников других структурных подразделений, так как эффективность ведения бухгалтерского учёта в организациях зависит от правильной организации работы с документами, являющимися письменным подтверждением факта совершения хозяйственных операций (их юридическая доказательность).

Документ является основой для бухгалтерских записей в регистре и может использоваться в качестве доказательств при спорах, возникающих между организациями, а также юридическими и физическими лицами, их также используют органы суда и арбитража.

Если в организации не создана система организации и ведения первичного учёта, то не будет эффективно работать система управления при принятии необходимых управленческих решений.

Что касается документирования хозяйственных операций с точки зрения действующего законодательства, все хозяйственные операции должны отражаться в учёте на основании оправдательных документов. При этом первичные учётные документы могут быть приняты к учёту только в том случае, если они составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Таким образом, очевиден один из основных принципов ведения бухгалтерского учёта - хозяйственная операция, не оформленная надлежащим образом, как правовое экономическое событие места не имеет (нет объекта бухгалтерского учёта).

Кроме того, следует обратить внимание на то обстоятельство, что налоговые органы вправе привлекать к административной ответственности должностных лиц организации, виновных в ведении бухгалтерского учёта с нарушением установленного законом порядка.

Создание носителей первичной учетной информации (документов) - это трудоемкий процесс, на который затрачивается более половины рабочего времени. Поток документов, обрабатываемый бухгалтерами, настолько велик, что даже большой штат счетных работников зачастую не в состоянии справиться с ним вручную. Поэтому сокращение трудоемкости учетных работ путем автоматизации учета является одной из важнейших задач, стоящих перед руководителями многих предприятий.

В бухгалтерском учете порядок создания, принятия и отражения первичных документов регламентируется «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете» утвержденным МФ СССР 29 июля 1983 г. № 105.

Первичные учетные документы принимаются к учету, только если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны быть утверждены в приказе об учетной политике предприятия и должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа (формы);

- код формы;

- дату составления;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность ее оформления;

- личные подписи и их расшифровки.

В зависимости от характера операции и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Записи о совершенных хозяйственных операциях производятся в регистрах бухгалтерского учета строго на документальной основе.

Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции. Они должны содержать достоверные данные и оформляться своевременно, в момент совершения операции.

1.3 Требования, классификация и организация документооборота

Основные требования к бухгалтерским документам изложены в Федеральном законе от 6.12.11№ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Положении по ведению бухгалтерского учета.

Записи в регистрах бухгалтерского учета делаются на основании первичных учетных документов.

Первичные учетные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это практически невозможно,- непосредственно после окончания операции. Это требование связано с тем, что основным назначением первичных учетных документов является фиксация факта совершения хозяйственной операции.

Перечень лиц, имеющих право подписывать первичные учетные документы, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

При этом документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или лицами, ими на то уполномоченными. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, а утверждаемые организацией документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать установленные этим положением обязательные реквизиты.

К обязательным реквизитам первичных учетных документов относятся:

- код формы;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- расшифровки подписей должностных лиц, подписавших данный документ, включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники.

Отсутствие в первичном учетном документе какого-либо из обязательных реквизитов является нарушением правил ведения бухгалтерского учета и может стать причиной применения к организации финансовых санкций, так как ненадлежащим образом оформленные документы не являются подтверждением факта совершения хозяйственной операции, и, следовательно, возможно утверждение, что та или иная хозяйственная операция фактически не производилась.

Как правило, организации используют следующие дополнительные реквизиты:

- номер документа;

- адрес организации;

- основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом (договор, приказ, распоряжение и тому подобное.);

- другие дополнительные реквизиты, необходимость которых обусловлена характером документируемых хозяйственных операций.

Например, предусмотрено выделение в первичных учетных документах сумм НДС отдельной строкой. В соответствии с этим организация должна включить в первичные учетные документы (накладные и тому подобное) дополнительный реквизит - «в том числе НДС... руб.».

Для упрощения обработки учетной информации в первичных учетных документах может быть предусмотрено проставление кода хозяйственной операции.

Если первичные учетные документы оформлены ненадлежащим образом, то организация должна доказать факт совершения хозяйственной операции. При возникновении споров косвенным подтверждением факта совершения хозяйственной операции могут служить другие первичные учетные документы, акты инвентаризации, экспертные заключения и т.п. Однако получить такие доказательства, как правило, трудно, и их может оказаться недостаточно. В конечном итоге не исключено, что организации придется доказывать факт совершения той или иной хозяйственной операции в суде.

В этом случае в качестве доказательств могут быть использованы сведения, полученные в соответствии с требованиями Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации:

- письменные доказательства - документы, прямо или косвенно подтверждающие факт осуществления хозяйственной операции;

- вещественные доказательства - при проведении инвентаризации выявляются материальные ценности или денежные средства, полученные организацией в результате совершения хозяйственной операции, оформленной ненадлежащим образом;

- заключения экспертов - заключения требуются при отсутствии документов по списанию материалов в производство или при начислении заработной платы без надлежащим образом оформленных нарядов на выполнение работ и тому подобное;

- показания свидетелей - если в ведомости на получение заработной платы расписался не сам работник, а кто-то другой, но работник утверждает, что деньги по этой ведомости получил сполна, то суд не обяжет организацию выплатить деньги еще раз по формальному основанию (отсутствие надлежащей подписи в документе);

- объяснения лиц, участвующих в деле, - если кассир выдал деньги под отчет, не имея письменного распоряжения руководителя организации, но впоследствии его действия были им одобрены, то отсутствие подписи на расходном кассовом ордере, несомненно, является нарушением порядка ведения кассовых операций, но не влечет за собой применение к организации штрафных санкций.

Однако в любом случае необходимо иметь в виду, что обстоятельства дела, которые согласно закону или иным нормативным правовым актам должны быть подтверждены определенными доказательствами, не могут подтверждаться иными доказательствами.

Сокращения в бухгалтерских документах должны быть общепринятыми либо понятными, не допускающими двоякого толкования.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. Поэтому при обнаружении в них ошибок кассовые и банковские документы не могут приниматься к исполнению и должны быть составлены заново. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями лиц с указанием даты внесения исправлений.

При поступлении документа с исправлениями в бухгалтерию, по нашему мнению, бухгалтеру следует также поставить свою подпись под исправительной надписью.

При выявлении фактов неправильного отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета составляется бухгалтерская справка об исправительных записях. Порядок составления такой справки не регламентирован, обязательность ее составления не предусмотрена. Тем не менее, составление такой справки целесообразно и оправдано с точки зрения требований к полноте отражения информации о деятельности организации в бухгалтерском учете.

Исправление выявленных ошибок производится в бухгалтерской отчетности того отчетного периода, в котором они были выявлены. Для того, чтобы сделать исправительную запись в бухгалтерском регистре, необходимо основание - первичный учетный документ. Однако и правильная, и неправильная записи делаются в учетных регистрах фактически на основании одного и того же первичного документа (или на основании одной и той же ведомости, расчета и тому подобное.), которым был зафиксирован факт совершения хозяйственной операции, уже приложенного к тому учетному регистру, в котором была сделана неправильная запись. Поэтому к тем учетным регистрам, в которых делаются исправления ранее допущенных ошибок, целесообразно приложить справку с указанием, какая именно исправляется ошибка и где искать первичный учетный документ, который является основанием для ее исправления.

Таким образом, бухгалтерская справка об исправительных записях фиксирует факт неправильного отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета и обосновывает необходимость исправительных записей, произведенных в учетных регистрах. Указанная справка в данном случае выполняет роль первичного бухгалтерского документа, на основании которого производятся записи в учетных регистрах.

Такая справка должна соответствовать требованиям, предъявляемым к первичным учетным документам, и содержать следующие реквизиты:

- наименование документа (бухгалтерская справка);

- дату составления;

- содержание операции (подробное описание неправильно отраженной операции, содержание неверно произведенной записи, обоснование причин неверно произведенной записи и способа ее исправления на счетах бухгалтерского учета, содержание исправительной записи);

- количественные измерители (в денежном и натуральном выражении - при исправлении записей об операциях, связанных с движением товарно-материальных ценностей);

- наименования должностей лиц, ответственных за учет данной операции (главный бухгалтер, бухгалтер), и их личные подписи.

Утраченные документы (вне зависимости от причин их утраты) должны быть восстановлены, неверно оформленные - дооформлены в соответствии с предъявляемыми к ним требованиями.

Последовательность действий по восстановлению документов следующая:

- во-первых, если установлено отсутствие каких-либо первичных учетных документов или их неверное оформление (отсутствие или незаполнение обязательных реквизитов), то руководитель организации должен своим приказом назначить комиссию по расследованию причин. В случае необходимости для выяснения причин пропажи документов могут быть привлечены представители следственных органов;

- во-вторых, комиссия должна затребовать письменные объяснения у лиц, которые в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота являются ответственными за создание и хранение отсутствующих документов;

- в-третьих, после выяснения причин утраты документа комиссия должна принять меры по его восстановлению;

- в-четвертых, результаты работы комиссии оформляются актом, утверждаемым руководителем организации.

Организация обязана хранить всю бухгалтерскую документацию не менее пяти лет. Для отдельных категорий первичных учетных документов (например, для документов, подтверждающих размер заработной платы работников) действующим законодательством предусмотрены более длительные сроки хранения.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после отчетного года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.[8, п. 99]

Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Постановление об изъятии должно содержать перечень изымаемых документов и указание причины их изъятия, т.е. основание, дающее повод предполагать, что данные документы содержат сведения о нарушении организацией действующего законодательства. Изъятие документов «на проверку» действующим законодательством не предусмотрено.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Разнообразие хозяйственных операций предполагает необходимость создания различных по содержанию и форме документов. Для разграничения особенностей документа используется их классификация, то есть все бухгалтерские документы делятся на однородные группы по следующим признакам:

- по назначению;

- по содержанию хозяйственных операций;

- по порядку составления;

- по способу отражения операций;

- по месту составления.

Распорядительные - документы, содержащие распоряжение на выполнение определённой хозяйственной операции. Основное назначение - передача указаний руководителей исполнителям. Однако распорядительные документы не содержат подтверждения фактов совершения хозяйственной операции, поэтому сами по себе они не могут служить основанием для отражения операций в бухгалтерском учёте (доверенность, чеки на получение наличных денег, распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчёт).

Оправдательные (исполнительные) - документы, которыми оформляют уже произведённые операции. Исполнители - кассиры, заведующие складами, экспедиторы, как бы оправдывают свои действия этими документами (приёмные акты, акты на приём-передачу основных средств, квитанции о приёмке ценностей, отчёты материально-ответственных лиц.)

Бухгалтерского оформления - документы, которые служат для бухгалтерского оформления записей с целью дальнейшего использования их в учётном процессе (группировочные ведомости, бухгалтерские справки о допущенных ошибках).

Комбинированные - документы, которые сочетают признаки всех выше перечисленных групп. Они служат одновременно и распоряжением о выполнении операций, оправданием её выполнения, фиксируют совершённую операцию и в то же время содержат указание о порядке отражения на счетах (авансовый отчёт, расчётно-платёжная ведомость на оплату труда).

Материальные - документы, служащие для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей (приходный ордер).

Денежные - документы, предназначенные для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия (платёжное поручение).

Расчётные - используются для оформления расчётных взаимоотношений предприятия со своими контрагентами по возникшим обязательствам (счёт-фактура).

Первичные - хозяйственная операция отражается впервые (накладная, приходный ордер).

Сводные - документы, которые составляются на основе первичных документов. В них отражают данные нескольких первичных документов (авансовый отчёт, ведомость распределения общехозяйственных расходов).

Разовые - документы, которые отражают одну или несколько однородных операций. После составления сразу передаются в бухгалтерию и используются для бухгалтерских записей (приходные (расходные) кассовые ордера, наряды).

Накопительные - документы, используемые в определённый период времени и постепенно в них отражают однородные повторяющиеся операции (табель рабочего времени).

Внешние - документы, составляющиеся в других организациях и поступающие со стороны (счёт-фактура)

Внутренние - документы составляются самой организацией для оформления внутренних, хозяйственных операций (акт приёма-передачи, расходно-приходный кассовый ордер).

Бухгалтерия, как структурное подразделение, выполняет специфические функции ведения бухгалтерского учета. В небольших организациях эту работу может выполнять один человек - бухгалтер. Однако во всех случаях функция бухгалтерского учета является одной из функций управленческой деятельности.

Бухгалтерия в своей работе с документами руководствуется Инструкцией по делопроизводству в данной организации и номенклатурой дел в бухгалтерии.

Так как бухгалтерия - это структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, документы бухгалтерии являются частью документального фонда организации в целом и включены в общий документооборот.

Под документооборотом понимается «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».

Организация документооборота включает составление графика прохождения документов, контроль над правильностью оформления документов и соответствующим отражением фактов хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета. Оптимизация документооборота позволяет установить количество необходимых документов и число работников, которые обращаются с данными документами.

При составлении графика должны быть соблюдены следующие требования:

- первичные учетные документы, принимаемые бухгалтерией;

- должны иметь все обязательные реквизиты;

- при приеме документов должна осуществляться проверка правильности арифметических вычислений;

- документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательных и нормативных актов;

- все исправления в документах должны быть заверены подписями лиц, ответственных за их составление, с указанием даты исправления;

- по любой сделке должны быть представлены все необходимые документы (договор и дополнения к нему, накладная, акт выполнения работ, смета, счет-фактура, платежное поручение).

На начальном этапе работы по составлению графика документооборота главный бухгалтер устанавливает круг лиц, которые обращаются с первичными документами работники отдела снабжения, лица, ответственные за продажи (маркетологи). В официальном порядке до них доводятся сведения о правилах оформления первичных документов и сроки представления данных документов в бухгалтерию. Следует заметить, что очень часто это положение не включается в общий график документооборота, в результате чего задержка в приеме счетов-фактур достигает нескольких месяцев. Рекомендуется оформить соответствующий приказ руководителя по организации, в котором также устанавливается ответственность за несвоевременное представление документов в бухгалтерию.

Своим распоряжением по бухгалтерии главный бухгалтер обязывает принимать только те документы, которые оформлены в установленном порядке. Бухгалтер, принявший документы, оформленные с нарушением правил, несет персональную ответственность.

Контролю подлежит правильность отражения фактов хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета. Для этого к каждому первичному учетному документу прилагается перечень бухгалтерских записей с указанием даты и фамилии ответственного бухгалтера.

На этом же этапе устанавливается контроль над правильностью оформления первичных учетных документов и отражения на их основании фактов хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета. Возможны ситуации, когда некоторые документы учитываются два раза. Так, например, по накладной материал списан со склада на один объект учета затрат, а затем передан на другой без оприходования через склад и вновь списан на расходы. В данном случае нарушены правила документооборота о необходимости отражения движения всех материалов через склад.

После составления и утверждения графика каждому лицу, участвующему в документообороте, вручается соответствующая выписка и определяется ответственность за невыполнение требований документооборота. При этом график документооборота позволяет улучшить контроль со стороны бухгалтерии за работой организации, повышает эффективность учетной работы.

Вся документация бухгалтерии делится на три документальных потока:

- входящие (поступающие) документы;

- исходящие (отправляемые) документы;

- внутренние документы.

Бухгалтерские документы поступают в общем потоке документов, адресуемых учреждению. Они получаются и обрабатываются экспедицией или специально выделенным работником. При получении документов, после проверки правильности их доставки, конверты вскрываются, и проверяется правильность вложения и его ценность, то есть наличие всех страниц документа и всех приложений. Для факса также проверяется как общее количество полученных страниц, их соответствие указанному количеству на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю.

Заканчивается первичная обработка документов сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые и подачей нерегистрируемых документов в отделы. Бухгалтерские документы достаточно специфичны, поэтому они обычно входят в список документов, не подлежащих централизованной регистрации, и сразу передаются в бухгалтерию. Кроме того, в бухгалтерию поступает достаточно большое количество документов от отделов.

Дальнейшая обработка бухгалтерских документов имеет свою специфику и проходит в бухгалтерии. В соответствии с распределением служебных обязанностей поступивший документ передаются тому работнику бухгалтерии, за которым закреплен этот участок работы. Например, финансовая деятельность, материальная, расчет заработной платы и так далее.

Все первичные документы, поступившие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных документов, заполнение реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей).

Проверенные и принятые к учету документы систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и оформляются мемориальными ордерами (накопительными ведомостями) и содержащиеся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах.

Порядок записей и формы накопительных учетных документов определены в инструкциях по бухгалтерскому учету.

Подготовка организационно-распорядительных документов ведется в бухгалтерии по общим правилам составления и оформления служебных документов.

Отправка и обработка исходящих документов бухгалтерии производится в общем потоке документов учреждения через секретаря-референта или канцелярию (экспедицию).

2. Документация и организация документооборота на предприятии ОАО «ДЭП № 107»

2.1 Организационно-экономическая характеристика ОАО «ДЭП № 107»

ОАО «ДЭП№107» зарегистрировано 20 января 2006 года ИФНС РФ по Кущевскому району, ОГРН 106234000250, ИНН 2340017661, КПП 234001001.

Собственность - частная, вид деятельности - содержание и ремонт автомобильных дорог.

Юридический адрес: Краснодарский край, ст. Кущевская, ул. Транспортная, 1

Почтовый адрес: 352031, Краснодарский край, ст. Кущевская, ул. Транспортная, 1.

Руководитель предприятия: генеральный директор ОАО» ДЭП№107» Макаревич Олег Федорович.

Телефон (86168) 55254 факс 55254.

Организационно-правовая форма: Открытое акционерное общество «Дорожное эксплуатационное предприятие №107» создано в соответствии с Федеральным законом «О приватизации государственного и муниципального имущества» путем преобразования Федерального государственного унитарного дорожного эксплуатационного предприятия № 107.

Вид деятельности: Содержание федеральных автомобильных дорог,

Производство битуминозных смесей на основе природного асфальта или битума.

Подробно о виде деятельности взяты данные из Устава данного предприятия:

Основными целями деятельности Общества является удовлетворение общественных потребностей, в автомобильных перевозках, улучшения транспортно эксплуатационного состояния закрепленных за Обществом участков автомобильных дорог и создания необходимых условий для реализации конституционных прав граждан на свободу перемещения и получения прибыли.

Общество осуществляет в установленном законодательством Российской Федерации порядке следующие виды деятельности:

- соответствие фактического уровня транспортно - эксплуатационного состояния участков федеральных дорог - заданному уровню;

- повышение пропускной способности участков федеральных автомобильных дорог и дорожных сооружений;

- безопасное круглогодичное и бесперебойное движение транспортных средств;

- благоустройство федеральных дорог, включая полосу отвода и придорожную полосу;

- цивилизованное развитие дорожного сервиса;

- целевое, экономное и эффективное использование финансовых и материальных ресурсов, выделенных на ремонт и содержание участков федеральных автомобильных дорог и дорожных сооружений, в том числе за счет внедрения прогрессивных и ресурсосберегающих дорожных технологий и материалов;

- реализация заданий и планов дорожных работ, установленных в государственных и отраслевых программах развития дорожного хозяйства;

- сокращение сроков производства ремонтных (объемных) работ, влекущих за собой создание помех для движения транспортных средств (сужение проезжей части дороги, ограничение скорости движения и так далее), за счет организации двух - трехмесячного режима работы при семидневной рабочей неделе;

- содержание автомобильных дорог и искусственных сооружений на них - комплекс осуществляемых в течении всего года работ по уходу за дорогой, дорожными сооружениями полосой отвода, элементами обстановки дорог; организации и безопасности движения, предупреждению появления и устранению деформаций и повреждений, в результате которых поддерживается транспортно-эксплутационное состояние дороги в соответствии с требованиями ГОСТ 50597-93 «Автомобильные дороги и улицы. Требования к эксплуатационному состоянию, допустимому по условиям обеспечения безопасности дорожного движения»;

- ремонт и реконструкция автомобильных дорог - комплекс работ по восстановлению транспортно-эксплуатационных и технических характеристик дорог и дорожных сооружений. Работ по повышению сцепных качеств дорожных покрытий улучшению ровности дорожных покрытий, повышению прочности дородных одежд и земляного полотна, восстановлению изношенных конструкций и деталей дорожных конструкций и деталей дорожных сооружений или их замене на более прочные и экономические, а также работ по улучшению обустройства и благоустройства дорог;

- строительство в эксплуатацию автомобильных дорог общего пользования; оказание услуг по грузоперевозкам и пассажирским перевозкам автомобильным транспортом, транспортно-экспедиционных услуг, услуг по ремонту техники и автотранспорта;