Документирование фактов хозяйственной жизни в бухгалтерском учете

- организация платных автостоянок, мест отдыха, пунктов питания с целью обслуживания водителей автомобильного транспорта и транзитных пассажиров;

- осуществление содержания и эксплуатация АЗС, в том числе хранение и реализация ГСМ;

- производство строительных материалов, выпуск продукции производственно-технического назначения;

- проектно-сметные и изыскательские работы; оказание жилищно-бытовых услуг.

Отдельными видами деятельности, перечень которых определяется
федеральными законами, Общество может заниматься только на основании специального разрешения (лицензии). Если условиями предоставления лицензии на занятие определенным видом деятельности предусмотрено требование о занятии такой деятельностью как исключительной, то Общество в течение срока действия лицензии не вправе осуществлять другие виды деятельности, за исключением тех, которые предусмотрены лицензией и сопутствуют им.

Общество вправе осуществлять иные виды деятельности, не запрещенные законодательством Российской Федерации.

Организационная структура управления на предприятии включает в себя системотехнику организации труда - направление системотехники строительства и реконструкции, позволяющее широкое применение новых прогрессивных технологий производства работ, методов управления ремонтно-строительным производством и, в первую очередь, управления его основным организационным звеном - ремонтно-строительными бригадами. На схеме они представлены мастерскими участками № 1 и № 2.

ОАО «ДЭП № 107» имеет две производственных базы, которые расположены в ст. Кущевской и ст.Октябрьской Крыловского района.

На предприятии имеется вспомогательное производство: АБЗ, мехпарк, мехмастерская и обслуживающее производство - котельная.

Финансовые результаты представлены в таблице 2.1: Объем и структура выполненных работ (в ценах фактической реализации).

Таблица 2.1 - Объем и структура выполненных работ

Виды работ	Объем выполненных работ, тыс. руб.	Структура ,%
	2010 г.	2011 г.	2012 г.	2010 г.	2011 г.	2012 г.
Производство а/б	12346	4492		72	66
Прочие работы	4558	2315	2762	27	34	100
Содержание	140			1	0	0
Итого	17044	6807	2762	100	100	100

Выпуск асфальтобетонной смеси является основным видом деятельности предприятия в 2010 г. и 2011 годах, так как в структуре выручки удельный вес составляет 72 % и 66 %. В 2012 году предприятие сдавало в аренду здания производственных помещений и транспортные средства и реализовало остатки материалов - щебень, песок.

В 2009 году истек срок действия Госконкракт №1/08/СД/107 от 3.01.2008, в результате конкурсных торгов, предприятие потеряло основного заказчика ФГУ «Упрдор Кубань»,поэтому в 2010году и 2011году занимается выпуском асфальтобетонной смеси для организаций.

Себестоимость выполненных работ ОАО «ДЭП №107» представлена в виде таблицы 2.2: Себестоимость выполненных работ.

Таблица 2.2 - Себестоимость выполненных работ

Наименование	2010 год	2011 год	2012 год
Содержание , тыс. руб.	130	0	0
Производство а/бетона, тыс. руб.	11965	4084	0
Прочие услугитыс. руб.	4553	3558	3211
Всего затрат тыс. руб.	16648	7642	3211

В 2012 году из-за отсутствия объемов работ получена не большая чистая прибыль в сумме 9,0 тыс. рублей, так как в Кущевском районе закончилась реконструкция автомагистраль «ДОН» для которой в 2009 г. и 2010г. выпускали асфальтобетонную смесь. В 2012 году асфальтобетонный завод не работал, а передан по договору аренды предприятию «ДЭП-1» филиал ООО «Дорснаб».

Одним из критериев финансового положения предприятия является его платежеспособность, то есть способность предприятия рассчитываться по своим долгосрочным обязательствам. По данным баланса предприятия, можно сделать вывод, что ОАО «ДЭП№107» платежеспособно, так как текущие активы (3551,0 тыс. руб.) превышают внешние обязательства кредиторскую задолженность (618,0 тыс. руб.). Дебиторская задолженность к активам баланса составила 46,4 % или 2731,0 тыс. руб. и уменьшилась по сравнению с 2010 года на 98,0 тыс. руб. Кредиторская задолженность 618,0 тыс. руб. уменьшилась на 1211,0 тыс. руб. за счет погашения задолженности по налогом.

2.2 Порядок документооборота на предприятии

Все хозяйственные операции, проводимые ОАО «ДЭП № 107 оформляются оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и основанием для осуществления предварительного и последующего контроля над совершенными хозяйственными операциями или действиями должностных и материально-ответственных лиц. Первичный учет является начальным этапом учетного процесса. На основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

Порядок внутреннего документооборота на ДЭП № 107 осуществлено на основании работы регистратора.

Организация работы с документами - это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).

Основные виды работ с документами:

- прием и регистрация документов;

- формирование дел;

- контроль поступивших дел и их исполнение;

- подготовка и передача дел в архив.

Поступившие документы оформляются в дела с присвоением номера, уникального для каждого дела и даты приема.

Регистратор должен обеспечить учет и хранение поступивших документов, являющихся основанием для внесения записей и изменений в реестр, а также запросов, полученных от зарегистрированных лиц и ответов по ним в течение сроков, установленных действующим законодательством Российской Федерации.

Для учета поступивших документов и результатов исполнения дел деятельность Регистратора включает в себя ведение следующих журналов:

- регистрационного журнала;

- журнала учета входящих/исходящих документов;

- журнала учета выданных выписок;

- журнала архивного учета.

Все страницы в журналах должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены печатью Эмитента.

Записи в журнал вносятся в хронологическом порядке с присвоением порядкового номера.

Регистрационный журнал должен содержать следующие данные:

- порядковый номер записи;

- дата получения документов и их входящие номера;

- дата исполнения операции;

- тип операции,

- номера лицевых счетов зарегистрированных лиц, являющихся сторонами в сделке;

- вид, количество, категория (тип), государственный регистрационный номер выпуска ценных бумаг.

Журнал учета входящих/исходящих документов содержит следующие данные:

- порядковый номер записи;

- входящий номер документа (по порядку);

- наименование документа;

- дата получения документа регистратором;

- сведения о лице, предоставившем документы, а именно:

- для юридического лица - наименование организации, предоставившей документы, дата и исходящий номер, присвоенный организацией, фамилия лица, подписавшего сопроводительное письмо;

- для физического лица (если указаны) - фамилия, имя, отчество, дата, почтовый адрес отправителя;

- дата отправки ответа (внесения записи в реестр) или направления отказа о внесении записи в реестр;

- исходящий номер ответа на документы;

- фамилия должностного лица, подписавшего ответ.

Выдача выписок из реестра о количестве и типе ценных бумаг, принадлежащих зарегистрированному лицу регистрируется в «Журнале учета выданных выписок».

Запись, вносимая в Журнал учета выданных выписок содержит следующую информацию:

- порядковый номер;

- дата выдачи выписки;

- имя (наименование) зарегистрированного лица;

- учетный номер в реестре;

- количество акций;

- роспись получателя.

Все дела, поступившие в архив на хранение, учитываются в «Журнале архивного учета». При изъятии дела из архива по любым причинам и на любой срок делается запись об изъятии в карточке учета изъятых из архива документов.

Запись в Журнале архивного учета содержит следующую информацию:

- порядковый номер;

- дата поступления;

- наименование папки;

- перечень документов;

- примечание.

Все поступившие документы должны быть заполнены разборчиво, не содержать исправлений и помарок.

На этапе приема документы проходят первичную обработку:

- проверяется полномочие лица давать распоряжение Регистратору (в случае личной явки к Регистратору проверяются документ, удостоверяющий личность, и доверенность для уполномоченного представителя);

- проверяется правильность и полнота заполнения прилагаемых документов, соответствие их требованиям законодательства РФ;

- проверяется наличие всех необходимых документов для данного вида распоряжения или запроса,

- проверяется наличие необходимого количества ценных бумаг,

- проводится сверка подписи зарегистрированного лица или его уполномоченного представителя.

Регистратор расписывается в бланке распоряжения в разделе «отметка Регистратора», в случае выявления нарушений Регистратор делает об этом отметку.

При необходимости предлагается зарегистрированному лицу (в случае личной явки) заполнить формы, предусмотренные Регистратором в системе ведения реестра.

Документы, относящиеся к одному и тому же запросу или распоряжению, формируются в дело. Если от зарегистрированного лица поступило более одного распоряжения (запроса), то на каждое из них оформляется отдельное дело.

Такие документы, как анкета зарегистрированного лица, копия учредительных документов зарегистрированного юридического лица и тому подобное (которые подаются один раз при открытии лицевого счета или при изменении данных, входящих в эти документы), к делу не подшиваются, но регистрируются вместе с делом, к которому они принадлежат.

На принятые документы, по требованию зарегистрированного лица, выдается документ, подтверждающий факт приема документов, с отметкой дата приема, Ф.И.О., уполномоченного лица его подпись.

Весть порядок документирования хозяйственной жизни на ОАО «ДЭП №107» регулируется Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации».

Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» регулирует отношения, возникающие при:

- осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации;

- применении информационных технологий;

- обеспечении защиты информации.

Целью Федерального закона от 10 января 2002 года № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Терминология электронного обмена информацией получила нормативное закрепление в разработанном Министерством информационных технологий и связи РФ национальном стандарте ГОСТ Р 52292-2004 «Электронный обмен информацией. Термины и определения», входящим в серию стандартов «Информационная технология». Этот стандарт, введенный в действие с 1 июля 2005 г., основан на международных стандартах по терминологии в области информационных технологий, по электронному обмену данными и обработке информации в распределенных системах. Согласно ГОСТ Р 52292-2004, документ есть явление социальное. В стандарте содержатся определения следующих терминов: «цифровая среда», «электронная среда», «данные», «документ», «электронный документ», «реализация электронного документа». Стандарт предъявляет к документу в социальной среде такие основные требования, как фиксированность документа, его доступность, целостность и легитимность. Национальный стандарт ГОСТ Р 52294-2004 «Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения» определяет основные положения по созданию, внедрению, эксплуатации и сопровождению электронного регламента административной и служебной деятельности организаций. Он распространяется на автоматизированные системы обработки информации и управления учреждений, предприятий и организаций. Положения этого стандарта следует учитывать при создании новых (или совершенствования существующих) технологий управления организацией. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД «Управление документами. Общие требования» регулирует процессы управления документами государственных или коммерческих организаций, предназначаемыми для внутреннего или внешнего пользования. В стандарте даны рекомендации по созданию, включению в систему и управлению документами, а также обеспечению соответствия документов установленным в настоящем стандарте характеристикам. Стандарт распространяется на управление документами (всех форматов и на всех носителях), создаваемыми или получаемыми государственной или коммерческой организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы; а также содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению документной системы.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации - Требования к оформлению документов» распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие (документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Создание носителей первичной учетной информации (документов) -- это трудоемкий процесс, на который затрачивается более половины рабочего времени. Поток документов, обрабатываемый бухгалтерами, настолько велик, что даже большой штат счетных работников зачастую не в состоянии справиться с ним вручную. Поэтому сокращение трудоемкости учетных работ путем автоматизации учета является одной из важнейших задач, стоящих перед руководителями многих предприятий.

Документооборот - это движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.

Этапы документооборота:

- Составление документа на предприятии или получение со стороны;

- Проверка документа: по форме, арифметически; по существу;

- Обработка документа: запись проводок, включение документов в регистры;

- Сдача в архив.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в ОАО «ДЭП № 107» графиком документооборота.

График документооборота оформляется в виде перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

На ОАО «ДЭП № 107» график документооборота разрабатывает главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия.

Контроль над соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота. График документооборота - это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение. Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей деятельности.

График устанавливает рациональный документооборот, то есть предусматривает оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечивают своевременность составления отчетности.

Для каждого документа, в том числе и в бухучёте, существует свой путь движения, пять основных этапов:

- составление документа в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;

- передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;

- проверка принятых документов бухгалтером по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;

- обработка документа в бухгалтерии, которая осуществляется в три этапа: таксировка (расценка) - предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Например, передан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников; группировка - подбор документов, однородных по экономическому содержанию. Например, приход и расход товарно-материальных ценностей; контировка - указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

- сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

Документооборот в бухгалтерском учете ОАО «ДЭП № 107» можно охарактеризовать как смешанный. Поскольку предприятие является с небольшим штатом сотрудников, нет необходимости внедрять сложную автоматизированную систему управления электронными документами. В качестве среды распространения документов здесь используется программа MicrosoftOutlook, с помощью которой пересылаются файлы с документами, и эта же программа применяется для пересылки образов документов, получаемых путем сканирования первичных бумажных оригиналов.

При таком подходе единые автоматизированные справочники для всего предприятия отсутствуют и каждое подразделение, в том числе и бухгалтерия, формирует собственные системы классификаторов и нормативов. При этом обычно используются одинаковые адресные книги, содержащие адреса электронной почты сотрудников.

Регистрация документов при такой схеме производится вручную, сведения о документах заносятся в таблицы, не обрабатываемые автоматизированными системами. Каждый документ направляется по маршруту, выбираемому очередным исполнителем. Таким образом, на предприятии организована работа на базе обмена электронной почтой и хранения документов на файловом сервере, где каждый имеет свою ячейку. Эта схема управления удобна для хранения документов. Например, в папке «Бухгалтерия» есть папка «финансовый отдел». В ней папка «финансовое планирование», еще глубже - «минимизация налогообложения». Подобная иерархия интуитивно понятна для пользователей - каждый знает свою ячейку, знает, куда класть те или иные документы.

Правила ведения бухгалтерского учета предусматривают срок хранения первичных документов в течение пяти лет. Архивным законодательством установлены различные сроки хранения типовых управленческих документов (перечень утвержден Росархивом 6 декабря 2000г.). Например, лицевые счета работников перечень обязывает хранить 75 лет. Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.

В составе учетной политики предприятия утверждаются, в том числе и правила документооборота и технология обработки учетной информации. В различных документах, в том числе и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н), неоднократно упоминаются график документооборота и необходимость его соблюдения. Однако как составляется такой график, какие требования предъявляются к его оформлению, в данных документах не разъяснено.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив - документооборот) регламентируется графиком.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива фабрики работникам других структурных подразделений не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.

Таким образом, внутренний документооборот основывается на Нормативном регулировании использования новых информационных технологий на предприятии ДЭП № 107. Основной порядок организации документооборота регулируется Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», а также ведение хозяйственной жизни осуществляется, автоматизировано на основании MicrosoftOutlook.

2.3 Пути улучшения организации документооборота на предприятии

В связи с тем, что в ОАО «ДЭП № 107» имеет сложную иерархическую структуру, необходимо внедрить систему для улучшения работы с документами - это электронная система Citrix. Citrix версия клиентского гипервизора построенного на графике документооборота предприятия.

Она позволит автоматизировать основные делопроизводственные процессы, такие как регистрация, передача, постановка документов на контроль, поиск, хранение документов. При этом используется единый формат обмена документами, что позволяет пересылку документов без потери информации и без необходимости ее дополнительной обработки, решить вопросы уменьшения стоимости разработки интерфейсов и связей между системами управления документами. Уменьшить дублирование данных и необходимость их повторного ввода, создает условия для реализации менее дорогостоящей и трудоемкой совместимости систем управления документами различных производителей.

Задача организации - постепенно перейти от ручного ввода пересылки документаций, и перейти к автоматизированной электронной передачи этих документов.

Еще одним положительным элементом в системе Citrix является электронная подпись.

Электронная цифровая подпись (далее ЭЦП) - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. При наличии электронного документа подписанного ЭЦП, данный документ имеет юридическую силу и не требует дублирования на бумажном носителе.

Для внедрения этой системы электронного документооборота внутри организации генеральным директором ОАО «ДЭП № 107» необходимо издать приказ «О создании положения об электронном документообороте», а также инструкции по работе с исходящими. Внутренними, входящими документами, в которых описывается последовательность действий при создании документов в электронном виде, то есть так называемое руководство пользователя (где, какие кнопки располагаются и как ими пользоваться).

Это положение должно включает в себя:

- сферу применения Положения;

- термины и определения, которые применяются в Положении;

- раскрывается понятие электронный документ;

- действительность электронного документа, т.е. данный документ, имеет юридическую силу одинаковой с письменным документом;

- расшифровывается понятие «подпись электронного документа»;

- защита электронных документов;

- подлинность электронного документа;

- удостоверение копий документа;

- регулирует процесс отправки электронного документа, время и место его отправления и получения;

- хранение и уничтожение информации и носителей информации.

Внедрение и использование системы Citrix не будет противоречить Федеральному закону от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Электронный документ обладает юридической силой одинаковой с письменным документом; считается подписанным, если при его подписании использован какой-либо аналог собственноручной подписи, предусмотренный федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи». Электронный документ создается, обрабатывается, хранится и передается с помощью электронно-технических средств с соблюдением необходимой степени защиты. Защита информации, передаваемая с помощью электронного документа, гарантируется федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации». Электронный документ, согласно этому Положению, считается подлинным, если он в действительности создан тем лицом, которое считается его автором, либо в него не вносились изменения с момента его регистрации, за исключением обычных изменений, происходящих в процессе демонстрации, хранения и использования документа. Также раскрывается понятие оригинал электронного документа - это все экземпляры электронного документа, зафиксированные на машинном носителе и идентичные друг другу, являются оригиналами. Копией электронного документа может быть надлежащим образом удостоверенная внешняя форма представления электронного документа на бумажном носителе. Удостоверение внешней формы может осуществляться нотариусом.

Отправление электронного документа осуществляется автором данного документа либо лицом, уполномоченным действовать от имени составителя. Момент отправления электронного документа является момент его поступления в информационную систему. Хранение документа осуществляется в виде записи информации на машинном носителе. Уничтожение осуществляется путем физического уничтожения самого носителя документа, а именно: измельчением дискеты, флэш-карты, форматированием жесткого диска. Контроль над уничтожением документа осуществляет комиссия, создаваемая специально для данного конкретного случая.

При этом во внутреннем документообороте не требуется сложных ключей электронно-цифровой подписи, как, например, в финансовой отчетности. Для того чтобы прочитать документ или создать его, лишь необходимо знать пароль программы электронного документооборота. Никаких специальных шифров не требуется.

Основными видами документации, которые будут обрабатываться в этой электронной системой, являются распоряжения, служебные записки внутри организации, акты, уведомления и другие документы. В перечень реквизитов организационно-распорядительных документов должны, согласно ГОСТу Р6.2003, будут входить следующие реквизиты: государственный герб (не всегда может проставляться), эмблема предприятия, код организации по общегосударственному классификатору организаций, код формы документа по общегосударственному классификатору управленческой документации, наименование организации, структурного подразделения, индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, номер телефона, номер счета в банке, название вида документа, дата, индекс, ссылка на индекс и дату входящего документа, место составления или издания, гриф ограничения доступа к документу, резолюция, заголовок к тексту. Отметка о контроле, текст, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования, визы, печать, подпись, отметка о заверении копии, фамилия исполнителя и номер его телефона, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, отметка о поступлении.

Для этой системы разработан более оптимизированный график электронного документооборота.

С помощью электронного документооборота у бухгалтеров появилась возможность отчитываться перед налоговыми органами, не покидая рабочего места. Сегодня через Интернет можно сдавать отчетность не только в налоговые органы, но и в Пенсионный фонд, Росстат, Фонд социального страхования, органы Ростехнадзора, Федеральную службу по тарифам. Здесь как раз и необходимо наличие сертифицированных средств электронно-цифровой подписи.

Заключение

В дипломной работе изложены теоретические и практические вопросы, касающиеся документирования фактов хозяйственной жизни в бухгалтерском учете на предприятии ОАО «ДЭП №107».

В теоретической части рассмотрены основные правила составления и оформления документов; проанализированы приемы и регистрация документов; исследован внутренний контроль над исполнением документов.

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

Организация работы с документами в Филиале - самая важная составляющая системы первичного учёта. Она представляет комплекс мероприятий, обеспечивающих построение документооборота, использование документации в текущей деятельности. Среди задач этой составляющей следует отметить: создание унифицированного документооборота; рациональную организацию пользования данными, содержащимися в системе первичного учёта, защиту от несанкционированного доступа к учётной информации; обеспечение сохранности документации в соответствии с действующим законодательством.

В практической части работы рассмотрена краткая характеристика ОАО «ДЭП №107», а также организация документооборота на исследуемом предприятии.

Одним из критериев финансового положения предприятия является его платежеспособность, т.е. способность предприятия рассчитываться по своим долгосрочным обязательствам. По данным баланса предприятия, можно сделать вывод, что ОАО» ДЭП№107» платежеспособно, так как текущие активы (3551,0 тыс. руб.) превышают внешние обязательства кредиторскую задолженность (618,0 тыс. руб.). Дебиторская задолженность к активам баланса составила 46,4% или 2731,0 тыс. руб. и уменьшилась по сравнению с 2010 года на 98,0 тыс. руб. Кредиторская задолженность 618,0 тыс. руб. уменьшилась на 1211,0 тыс. руб. за счет погашения задолженности по налогом.

Все хозяйственные операции, проводимые ОАО «ДЭП № 107 оформляются оправдательными документами.

Порядок внутреннего документооборота на ДЭП № 107 осуществлено на основании работы регистратора.

Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в ОАО «ДЭП № 107» графиком документооборота.

В качестве среды распространения документов здесь используется программа MicrosoftOutlook, с помощью которой пересылаются файлы с документами, и эта же программа применяется для пересылки образов документов, получаемых путем сканирования первичных бумажных оригиналов.

Внутренний документооборот основывается на Нормативном регулировании использования новых информационных технологий на предприятии ДЭП № 107. Основной порядок организации документооборота регулируется Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», а также ведение хозяйственной жизни осуществляется автоматизировано на основании MicrosoftOutlook.

Так как ОАО «ДЭП № 107» имеет сложную иерархическую структуру, необходимо внедрить систему для улучшения работы с документами - это электронная система Citrix. Citrix версия клиентского гипервизора построенного на графике документооборота предприятия.

Она позволит автоматизировать основные делопроизводственные процессы, такие как регистрация, передача, постановка документов на контроль, поиск, хранение документов.

Еще одним положительным элементом в системе Citrix является электронная подпись.

Для внедрения этой системы электронного документооборота внутри организации генеральным директором ОАО «ДЭП № 107» необходимо издать приказ «О создании положения об электронном документообороте», а также инструкции по работе с исходящими, внутренними, входящими документами, в которых описывается последовательность действий при создании документов в электронном виде, то есть так называемое руководство пользователя (где, какие кнопки располагаются и как ими пользоваться).

Для этой системы разработан более оптимизированный график электронного документооборота

С помощью электронного документооборота у бухгалтеров появилась возможность отчитываться перед налоговыми органами, не покидая рабочего места. Сегодня через Интернет можно сдавать отчетность не только в налоговые органы, но и в Пенсионный фонд, Росстат, Фонд социального страхования, органы Ростехнадзора, Федеральную службу по тарифам. Здесь как раз и необходимо наличие сертифицированных средств электронно-цифровой подписи.

Таким образом, из выше сказанного, документация играет очень важную роль в бухгалтерском учёте. Поэтому правильное и грамотное заполнение первичной учётной документации является основой хорошей деятельности любой организации. Всё это требует от бухгалтера ответственного подхода, внимательности и чёткости мышления, так как бухгалтерский учёт не терпит небрежности и неточности.

бухгалтерский учетный документооборот

Список литературы

1. Налоговый кодекс Российской Федерации: часть вторая - Федеральный закон, № 117-ФЗ от 05.08.2000 г.

2. Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации - Федеральный закон, № 95 - ФЗ от.24.07.2002 г.

3. О бухгалтерском учете - Федеральный закон, № 402 - ФЗ от 06.12.2011 г.

4. Об информации, информационных технологиях и защите информации - Федеральный закон №149 - ФЗ от 27 .07.2006 г.

5. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации - Постановление Госкомстата РФ № 88 от 18.08.1998 г.

6. Положение по ведению бухгалтерского учета - ПБУ № 34 от 29.07.1998 г.

7. Учетная политика организации - ПБУ 1/2008 № 106н от 6.10.2008 г.

8. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете - положение утвержденном Минфином СССР № 105 от 29.07.1983 г.

9. Устав Открытого акционерного общества «Дорожное эксплуатационное предприятие № 107»

10. Годовой отчет ОАО «ДЭП № 107» за 2012 г.

11. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет. - М.: ИПБ-БИНФА, 2002.

Размещено на Allbest.ru