Особенности оформления и составления распорядительных документов на примере ГБОУ СПО (ССУЗ) "Политехнический колледж" г. Магнитогорска

Размещено на http://www.allbest.ru/

ФГБОУ ВПО «Магнитогорский государственный университет»

Факультет педагогического образования и сервисных технологий

Кафедра русского языка, литературы и методик их преподавания

Курсовая работа

по документоведению

Особенности оформления и составления распорядительных документов на примере ГБОУ СПО (ССУЗ) «Политехнический колледж» г. Магнитогорска

Выполнила студентка 3 курса гр. 306

Е.С. Михайлова

Научный руководитель:

Доцент кафедры С.Л. Андреева

Магнитогорск 2012

Содержание

Введение

Глава I. Теоретические основы составления и оформления распорядительной документации

1.1 Основные понятия, назначение и классификация распорядительной документации

1.2 Основные этапы подготовки распорядительных документов

1.3 Общие требования к оформлению распорядительных документов

Вывод по главе I

Глава II. Анализ особенностей составления и оформления распорядительных документов на примере ГБОУ СПО (ССУЗ) «Политехнический колледж»

2.1 Документационное обеспечение деятельности ГБОУ СПО (ССУЗ) «Политехнический колледж»

2.2 Особенности составления и оформления распорядительных документов в ГБОУ СПО (ССУЗ) «Политехнический колледж»

2.3 Анализ распорядительных документов ГОУ СПО (ССУЗ) «Политехнический колледж» на соответствие требованиям

ГОСТ Р.630-2003

Вывод по главе II

Заключение

Список использованных источников и литературы

Приложение

распорядительный документация контроль проект

Введение

Документы сопровождают любую часть нашей жизни: рождение, окончание школы, института, поступления на работу, выход на пенсию, фиксируют состояние нашего здоровья на протяжении всей нашей жизни.

На сегодняшний день любая профессиональная деятельность, частная или государственная, тесно связана с оформлением и ведением определенных документов.

Среди множества документов, циркулирующих в каждой организации, особое место занимают организационно-распорядительные (ОРД), которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций, юридических и физических лиц независимо от форм собственности. [35]

ОРД классифицируется на три группы:

1) организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др.);

2) распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания и др.);

3) информационно-справочная документация (письма, акты, протоколы, справки и др.). [26]

В данной курсовой работе нас будет интересовать только одна группа организационно-распорядительной документации - распорядительные документы.

Распорядительные документы являются очень важным звеном в сфере управленческо - хозяйственной деятельности организации. Основным назначением издания распорядительных документов является решение задач регулирования и координации деятельности всей организации в целом и каждого её подразделения в отдельности.

С помощью распорядительных документов:

- совершенствуется организация управления;

- совершенствуются способы и средства осуществления основной деятельности;

- разрешаются многие возникающие проблемы и ситуации.

Поэтому соответствующее составление и оформление распорядительной документации - одна из наиболее важных сторон деятельности любой организации, службы.

Актуальность данной темы в том, что распорядительные документы являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. Вследствие этого, навыки по составлению и оформлению распорядительных документов, организация работы с ними необходимы для каждого, имеющего дело с документами.

Степень изученности проблемы. Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем знаний, отраженный в сборниках статей, учебных и методических пособиях, учебниках и т.д.

При написании работы использовались учебные пособия М.И. Басакова, В.И. Андреевой, Т.В. Кузнецовой, Л.А. Дорониной, Корнеева И.К., Пшенко А.В. и др., которые содержат очень большую информацию о правилах составления и оформления документов по действующим стандартам. Рассмотрены нормативно-методическая база, основные понятия и терминология, общие правила работы с документами. Оформлению и составлению распорядительных документов в данных пособиях уделены целые разделы. В учебных пособиях Л.М. Маневцевой, Т.С. Орловой, Е.П. Смирновой представлены примеры заполнения основных документов учреждения. Так же были использованы публикации в журнале «Секретарское дело».

Цель работы - изучить особенности оформления и составления распорядительных документов на примере БГОУ СПО (ССУЗ) «Политехнический колледж»

Объект исследования - распорядительные документы (приказы и распоряжения)

Предмет исследования - выявление особенностей составления и оформления распорядительной документации в БГОУ СПО (ССУЗ) «Политехнический колледж»

Для достижения поставленной цели необходимо рассмотреть следующие задачи:

1. Дать понятие распорядительной документации, изучить их классификацию, основные виды, определить этапы подготовки распорядительных документов

2. Рассмотреть правила оформления распорядительных документов.

3. Рассмотреть общие требования к документационному обеспечению ГБОУ СПО (ССУЗ) «Политехнический колледж»;

4. Изучить особенности подготовки и оформления отдельных видов документов в ГБОУ СПО (ССУЗ) «Политехнический колледж» (приказ, распоряжение).

5. Проанализировать распорядительный документ ГБОУ СПО (ССУЗ) «Политехнический колледж» на соответствие его требованиям ГОСТ Р.6 30-2003

Источниковая база. К числу нормативных источников, использовавшихся при написании дипломной работы относятся: Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»[13]; Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации»[14].

Методическую базу исследования составили: Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти [7], Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти [11], а также государственные стандарты на документацию и работу с документами, в том числе ГОСТ Р 51141-98[2]; ГОСТ Р 6.30-2003 [3]; ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007[4].

Важнейшими нормативными документами, используемыми в делопроизводстве образовательных учреждений, является - Закон Российской Федерации «Об образовании» [15], Положение о порядке лицензирования образовательных учреждений [10] и др.

При изучении темы исследования изучены следующие локальные документы: Устав ГБОУ СПО (ССУЗ) «Политехнический колледж» [12], Инструкция по организации делопроизводства в ГБОУ СПО (ССУЗ) «Политехнический колледж» [6], должностные инструкции сотрудников, имеющих отношение к делопроизводству.

Структура работы: данная курсовая работа состоит из введения, 2-х глав, выводов по главам, заключения и списка использованных источников и литературы

Глава I. Теоретические основы составления и оформления распорядительной документации

1.1 Основные понятия, назначение и классификация распорядительной документации

Слово «делопроизводство» появилось несколько веков назад и означало «дело производить» (делать дело) т.е. решать вопрос. В процессе решения любого вопроса возникают документы, закрепляющие достигнутую договорённость, принятое решение.

В другом источнике «делопроизводство» определяется как: Делопроизводство - «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами» [2], т.е. делопроизводство неразрывно связано с документами, с их созданием и обработкой.

Обратимся к понятию «документ». В ГОСТ 16487-83 документ определялся как «материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве» [1].

Новое определение документа дано в Законе «Об информации, информатизации и защите информации»: «Документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать» [14]. Аналогичное определение дано и в ГОСТ Р 51141-98 [2].

Вместо термина «делопроизводство» последнее время все чаще используют термин «документационное обеспечение управления». Единая государственная система делопроизводства в новой редакции получила название Государственной системы документационного обеспечения управления.

В ГОСТ 51141-98 на термины и определения «документационное обеспечение управления» также рассматривается как синоним термина «делопроизводство», а «документированная информация» - как синоним термина «документ».

В связи с компьютеризацией управления и переходом к хранению информации на нетрадиционных носителях, сегодня документационное обеспечение управления понимают как создание документированной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций.

Более широкий термин, который также можно сегодня встретить - информационно-документационное обеспечение управления, включающий в себя помимо традиционной работы с документами и информационное обслуживание, в том числе работу с базами данных. [17]

Теперь определим, какие документы относятся к «распорядительным документам».

Распорядительные документы - это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. [31]

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Распорядительные документы содержат решения, направленные в системе управления сверху вниз, т.е. от вышестоящего к подведомственному, от руководителя организации к его подчиненным. [34]

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

1) правовые акты федерального уровня - акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

2) правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;

3) правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

Правовой акт - это документ, содержащий подзаконное официальное решение, принятое органом власти или должностным лицом в одностороннем властном порядке и с соблюдением установленной процедуры по тому или иному вопросу, отнесенному к его компетенции, облеченное в предусмотренную законом форму и порождающее юридические последствия. [26]

К наиболее распространённым видам распорядительных документов, издаваемых в организациях различных форм собственности, относятся постановления, решения, приказы, распоряжения, указания. Посредством этих документов решаются важнейшие вопросы управления. Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов. [19]

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы: документы, издаваемые в условиях коллегиальности; документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т. п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации. На основе коллегиальности; действуют федеральное правительство, представительные органы правительства субъектов федерации и органов местного caмоуправления, Комитеты и комиссии, коллегии министерств.

В системе коллегиальных органов особое место занимают совещательные по своему статусу органы, например коллегии министерств дирекции при руководителях и др. Решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа.

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления). [17]

Руководители органов управления, действующих на основе коллегиальности, наделяются правом принимать единоличные решения по определенному кругу вопросов, как правило, касающемуся внутренней деятельности организации -- ее кадрового состава, материального и иного обеспечения и некоторых других.

В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления и решения.

В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, распоряжения, указания

Основные виды распорядительных документов

Постановление - это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил. [19]

Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным и принципиальным вопросам их деятельности.

Решение - это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой - на основе единоначалия. [18]

Указание - правовой акт, издаваемый органом государственного управления, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.[18]

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан.[20]

Приказ - правой акт, издаваемый руководителем организации (его структурного подразделения), действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности. [20]

Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данной организацией.

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. В деятельности организаций различаются: приказы по основой деятельности и личному составу.

Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, а также порядок выполнения, характер и содержание специфических для каждой конкретной организации видов деятельности.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрений работников. [29]

Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону.

1.2 Основные этапы подготовки распорядительных документов

Юридическим основанием разработки распорядительного документа может быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для осуществления задач, возложенных на учреждение. Учреждение или структурное подразделение может выступить с инициативой разработки распорядительного документа по какому-либо вопросу. [26]

Подготовка основных видов распорядительных документов в основном аналогична. Она представляет собой достаточно сложный процесс, имеющий различия в конечной стадии оформления документов, отражающих результат коллегиальной деятельности (постановления и решения) и единоналичие (приказ, распоряжение).

Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительных документов: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание, регистрация. Для постановления и решения добавляется стадии обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа. [23]

Процедура составления и оформления распорядительного документа должна быть описана в табеле форм документов конкретного учреждения или в ее инструкции по делопроизводству. В них излагаются последовательность над проектом документа и те требования, соблюдение которых обеспечивает юридическую полноценность документа.

Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться ученые или квалифицированные специалисты из числа практических работников. Главное условие, обеспечивающее качество документа, - достаточная компетентность лиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования, предъявляемые к его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение излагать мысли). [25]

Первая стадия разработки проекта распорядительного документа, как и всякого другого - определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. В зависимости от важности управленческого действия приступают прежде всего к изучению законодательных актов и решений правительства, ведомственных нормативных актов, предшествующих распорядительных документов поданному и аналогичным вопросам.

Изучение законодательных актов и правительственных документов обеспечит не только правовую основу документа, но и его направленность, государственную постановку проблем. Пересмотр ранее издававшихся по данному вопросу распорядительных документов позволит поставить в случае необходимости вопрос об их замене, отмене отдельных пунктов и т.д. Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Только собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность по предмету изучения, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта. Основное внимание следует сконцентрировать на формулировании основных положений конкретного решения.

Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проекты документов, выполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми органами или службами.

Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам, а также о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторых органов (например, суда, прокуратуры, здравоохранения). В учреждении должен быть перечень должностных лиц, визирующих проекты распорядительных документов.

Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласования, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишется мотивированное заключение. Если в процессе доработки в проект внесены значительные поправки, документ подлежит повторному согласованию. Перед подписанием проект документа тщательно выверяется. При этом особое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен и отчеств.

Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами, - постановлений и решений - обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить поправки и дополнения. Доработанные проекты выносятся на утверждение на следующее заседание.

Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановление и решение имеют две подписи - председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Никакие исправления в распорядительный документ после подписания не вносятся.

Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в самом документе.

Особое значение придается доведению распорядительного документа до исполнителя. Постановления, решения, распоряжения, приказы тиражируются и рассылаются в соответствии со списком, подготовленным составителями проекта документа. [28]

1.3 Общие требования к оформлению распорядительных документов

Приказы по личному составу (кадровые приказы), регулирующие прием, перемещение, увольнение работников, предоставление отпусков и т.д. оформляются по унифицированным формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». [9]

Остальные распорядительные документы оформляются бланке конкретного вида документа (приказ, распоряжение). Для распорядительных документов используют бланки формата А4 .

Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа [2]

Вид письменного документа - принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения [2]

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа 2]

Состав реквизитов, требования к их оформлению и порядок расположения реквизитов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». [3]

ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает 30 реквизитов. (приложение 1)

Распорядительные документы в зависимости от учредительных документов организации должны иметь следующий обязательный набор реквизитов: 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 08 - наименование организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер; 14 - место составления или издания документа; 18 - заголовок к тексту; 20 - текст документа; 22 - подпись; 24 - виза согласования документа.

Государственный Герб Российской Федерации (реквизит 01) помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»

Герб субъекта Российской Федерации (реквизит 02) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) (реквизит 03) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему и товарный знак не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования. Применение данного реквизита регламентируется Законом РФ от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров».

Наименование организации (реквизит 08), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

На бланке обязательно должно указываться полное наименование организации, закрепленное в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

При наличии вышестоящей организации ее сокращенное наименование указывают над наименованием организации (при отсутствии сокращенного наименования вышестоящей организации, над наименованием организации указывают полное наименование вышестоящей организации).

Наименование вида документа (реквизит 10), составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000). [3]

Наименование вида документа относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков конкретного вида документа (кроме письма). В письме наименование вида не указывается. Наименование вида документа пишется прописными буквами.

Датой документа (реквизит 11) является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой документационного обеспечения управления (ДОУ) при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

Если авторами документа выступают несколько организаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2009 г. следует оформлять 05.06.2009.

Допускается оформлять дату в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2009.06.05, а также использовать словесно-цифровой способ, например, 05 июня 2009 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, - обязательно. [3]

Регистрационный номер документа (или регистрационный индекс документа) - это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрационный номер документа (реквизит 12) состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Место составления или издания документа (реквизит 14) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

Заголовок к тексту (реквизит 18) включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)?, чего (кого)?,

Заголовок размещается над текстом под основными реквизитами бланка. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается.

Текст (реквизит 20) распорядительного документа чаще всего состоит из взаимозависимых двух частей - констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: «постановляет» - в постановлении; «решает» («решил») - в решении; «предлагаю» - в распоряжении «приказываю» - в приказе. Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста. Слова «постановляет», «решает» («решил»), «предлагаю», «приказываю» печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т.е. они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной.

Располагаются эти слова с отдельными строки от нулевого положения табулятора. В постановлениях и решениях перед словами «постановляет» и «решает» указываются название коллегиального органа.

Затем с новой строки абзаца следует текст распорядительной части. К формулировкам этой части документа представляются особенно жесткие требования. Они должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным ранее документам, четкими, ясными, не допускающими различных толкований.

Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например, в приказах), предписываемое действие в срок исполнения. [33]

Распорядительные документы могут иметь приложения, указания на которые даются в соответствующих пунктах текста. Реквизит «Приложение» после текста распорядительных документов самостоятельно не оформляется.

Подпись - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

В состав реквизита «Подпись» (реквизит 22) входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Реквизит «Подпись» оформляют от поля без абзацного отступа, при этом оставляя 2-4 межстрочных интервала от реквизита «Текст» или «Отметка о наличии приложения».

Согласование документа оформляют визой согласования (реквизит 24) документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

На бланке оформляется только первый лист распорядительного документа, все остальные оформляются на простом листе формата А4.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 м - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. [3]

Каждый второй и последующий листы документа должны быть пронумерованы, нумерация проставляется вверху страницу по центру.

Вывод по главе I

Проведенный теоретический анализ дает возможность сделать следующие выводы:

Распорядительные документы необходимы для того, чтобы регулировать деятельность, с помощью которой осуществляется реализация функций и задач, поставленных перед организацией, независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы и других факторов.

К наиболее распространённым видам распорядительных документов, издаваемых в организациях различных форм собственности, относятся постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы: документы, издаваемые в условиях коллегиальности; документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

Основные стадии подготовки распорядительных документов: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание, регистрация.

Распорядительные документы оформляются на бланке конкретного вида документа формата А4, с обязательным набором реквизитов: 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 22, 24 и 01,02,03 в зависимости от учредительных документов организации.

Датой распорядительного документа является дата его подписания.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из взаимозависимых двух частей - констатирующей и распорядительной.

Глава II. Анализ особенностей составления и оформления распорядительных документов на примере ГБОУ СПО (ССУЗ) «Политехнический колледж»

2.1 Документационное обеспечение деятельности ГБОУ СПО (ССУЗ) «Политехнический колледж»

Политехнический колледж был создан 28 января 2008 г. на основании постановления Правительства Челябинской области от 24.05.2007 № 115-П «О реорганизации областных государственных учреждений начального профессионального образования» путем слияния Государственного учреждения начального профессионального образования Профессионального лицея № 13 г. Магнитогорска, Государственного учреждения начального профессионального образования профессионального лицея № 41 (электротехнического), Государственного учреждения начального профессионального образования «Профессиональное училище № 97» и является их правопреемником. [12]

Основные виды деятельности Политехнического колледжа:

- предоставление начального профессионального образования;

- предоставление среднего профессионального образования (программы базовой и углубленной подготовки).

Комплектование работников колледжа осуществляется в порядке, предусмотренном действующим трудовым законодательством, в соответствии со штатным расписанием колледжа. Общий штат составляет 400 человек.

Управление в колледже строится на принципах единоначалия и самоуправления и осуществляется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Челябинской области.

Непосредственное управление колледжем осуществляет его директор.

Общие требования к документационному обеспечению управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами, в том числе с распорядительными, в ГБОУ СПО (ССУЗ) «Политехнический колледж» изложены в Инструкции по организации делопроизводства в ГБОУ СПО (ССУЗ) «Политехнический колледж» [6]

Инструкция разработана на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, ГОСТом Р 6.30-2003, уставом колледжа.

Данная Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в колледже, порядок подготовки, оформления, прохождения, регистрации и хранения документов.

Руководство и контроль за ведением делопроизводства в колледже осуществляет канцелярия, а в частности контроль за соответствием используемых бланков установленным формам, за правильностью оформления проектов приказов (распоряжений).

Канцелярия дает указания по вопросам организации ведения делопроизводства, проверяет состояние делопроизводства и осуществляет обучение работников, ответственных за делопроизводство.

Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях колледжа, своевременное и качественное исполнение документов, их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений.

Непосредственное ведение делопроизводства в структурном подразделении возлагается на сотрудников, назначенных ответственными за эту работу, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют о состоянии их исполнения. [6]

Выполнение инструкции обязательно для всех работников колледжа.

Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения.

В колледже также разработаны и введены в действие должностные инструкции на работников, ответственных за ведение делопроизводства в колледже: это делопроизводитель, секретарь учебной части, секретарь руководителя, заведующий канцелярией.

2.2 Особенности составления и оформления распорядительных документов в ГБОУ СПО (ССУЗ) «Политехнический колледж»

Распорядительные документы - это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации.

В ГБОУ СПО (ССУЗ) «Политехнический колледж» решения нормативного характера, а также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам оформляются приказами и распоряжениями.

По содержанию и способам оформления приказы в колледже делятся на приказы по основной деятельности, по движению контингента, по учебной части и приказы по личному составу сотрудников и обучающихся.

В приказах по основной деятельности решаются вопросы учебной, научной, воспитательной, хозяйственной и финансовой деятельности, планирования, отчетности и т.д. Приказ издается по вопросам создания, ликвидации и реорганизации структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и других документов, требующих утверждения. [6]

Приказы по личному составу используются для документирования приема, перевода, увольнения и других ситуаций движения кадров, оформляются по унифицированным формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Проекты таких приказов готовит отдел кадров колледжа.

В УСОРД нет утвержденных унифицированных форм приказов по совмещению, по внутреннему совместительству, об отзыве из отпуска, о временном исполнении обязанностей, по вынесению и снятию дисциплинарных взысканий и многих других.

Такие приказы специалист по кадрам оформляет в обычной текстовой форме на бланке колледжа, с соблюдением всех необходимых реквизитов.

Распоряжение в колледже издается директором либо руководителем структурного подразделения по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам оперативного управления деятельностью колледжа, носящим единовременный характер.

Проекты приказов (распоряжений) разрабатываются руководителями структурных подразделений колледжа, по поручению директора колледжа либо в инициативном порядке. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект.

Подготовка включает в себя изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовку проекта документа; согласование проекта; подписание директором. Приложения к приказу (распоряжению) визируется руководителем структурного подразделения, подготовившего проект.

Контроль за правильностью оформления проектов приказов (распоряжений) осуществляет канцелярия колледжа.

Приказы и распоряжения оформляют на бланке конкретного вида документа (ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ) колледжа и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов (Наименование организации, наименование вида документа, дату и регистрационный номер, место издания, заголовок, текст, подпись).

Распорядительные документы в колледже печатаются на компьютере с использованием, текстового редактора Word шрифтом Times New Roman, размером 12-14 через 1-1,5 интервал. Поля документа: левое - 2,5 см, правое-1,5 см, верхнее - 2 см., нижнее - 2 см.

Текст распорядительного документа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагают цели и задачи, факты или события, послужившие причиной издания приказа (распоряжения).

Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом п р и к а з ы в а ю (печатается в разрядку, прописными буквами на отдельной строке без отступа от границы левого поля и отделяется от констатирующей и распорядительной части одним межстрочным интервалом), после которого ставится двоеточие. В распоряжениях допускается начинать распорядительную часть сразу после констатирующей с новой строки без дополнительных слов. В этом случае двоеточие ставится после последнего слова констатирующей части.

Такой распорядительный документ в колледже - как приказ обязательно имеет заголовок к тексту. Заголовок всегда кратко и четко отражает содержание текста документа. Заголовок оформляет лицо, готовившее проект приказа, а заведующий канцелярии согласовывает его.

Заголовок отделяется от места издания приказа 2-мя межстрочными интервалами. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. В кавычки заголовок не заключается, в конце заголовка точка не ставится.

Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 12 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания.

Дата в колледже оформляется словесно-цифровым способом (15 февраля 2012 г.), номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа (распоряжения).

Приказ в колледже подписывает директор, либо лицо исполняющее обязанности в период его отсутствия.

Распоряжения кроме директора могут подписывать руководители структурных подразделений, в соответствии с возложенными на них обязанностями.

Реквизит подпись состоит из таких элементов как: наименование должности, подписи, и расшифровки подписи (инициалы указываются перед фамилией).

Подпись директора на приказе (распоряжении) печатью не заверяется.

На первом экземпляре приказа (распоряжения), ниже подписи директора возможно проставление визы ознакомления с документом.

После подписания приказа следует его регистрация - присвоение документу номера.

Приказы (распоряжения) в колледже нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, по личному составу, по движению контингента и распоряжения нумеруются отдельно.

К номеру распоряжения через дефис добавляют прописную букву «Р».

К номеру приказа по личному составу - строчную букву «К»;

К номеру приказа на отпуск работника - прописную букву «о»;

К номеру приказа на командировку работника - прописную букву «к»;

К приказу по личному составу обучающихся - строчные буквы «К»;

К приказу по учебной части - строчные буквы «УЧ»;

Номер приказа по основной деятельности состоит только из порядкового номера без добавления букв. [6]

В ГБОУ СПО (ССУЗ) все приказы фиксируются в книге приказов. Каждый из вышеуказанных видов приказов заносится в отдельную книгу приказов.

Каждая книга регистрации приказов прошнурована, листы пронумерованы и скреплены печатью учреждения и подписью руководителя. На последней странице, где ставится печать, имеется запись: «В книге приказов пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью ____ листов.

Оригинал приказа (распоряжения) после регистрации обязательно подшивается в дело.

Копии приказов и распоряжений направляют всем исполнителям и адресатам в соответствии с указателем рассылки.

Передача копий приказов (распоряжений) работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководителя структурного подразделения, подготовившего данный проект приказа (распоряжения) или директора колледжа, и заверяется с помощью реквизита «отметка о заверении копии».

Пример оформления приказа в колледже приведен в приложении № 2

Пример оформления распоряжения в колледже приведен в приложении № 3

2.3 Анализ распорядительных документов ГОУ СПО (ССУЗ) «Политехнический колледж» на соответствие требованиям ГОСТ Р.630-2003

Для анализа мы взяли распорядительный документ (приказ по основной деятельности - приложение № 3)

Данный документ оформлен на бланке конкретного вида документа колледжа (бланке приказа), формат А4 .

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 м - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

Данный приказ имеет поля: 25 - левое; 15 - правое; 20 - верхнее; 20 - нижнее. Размер полей соответствует ГОСТ.

По расположению реквизитов можно сказать, что бланк колледжа с продольным расположением реквизитов.

Согласно формуляру-образцу в зависимости от учредительных документов организации обязательными реквизитами приказа являются: 01, 02, 03, 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 22, 24

Реквизиты 01, 02, 03 на документе проставляются в соответствии с учредительными документами.

Реквизит 08 - наименование организации.

Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Реквизит 08 оформлен правильно, расположен по центру.

После полного наименования организации в скобках помещено сокращенное наименование (ГБОУ СПО (ССУЗ) ПК)

Реквизит соответствует ГОСТ.

Реквизит 10 - наименование вида документа - ПРИКАЗ - соответствует виду документа, который предусмотрен Общероссийским классификатором управленческой документации. Данный реквизит расположен под реквизитом наименование организации, также центрировано, напечатан заглавными буквами и выделен полужирным начертанием, отделен от реквизита 08 3-мя межстрочными интервалами, что не противоречит ГОСТ Р 6.30-2003. Данный реквизит оформлен - верно.

Реквизит 11 - дата документа. Датой документа является дата его подписания и утверждения. Дата документа оформлена в последовательности: день месяца, месяц, год, словесно-цифровым способом. Дата документа проставлена от руки . Данный реквизит расположен под реквизитом наименование вида документа, слева. Наличие данного реквизита дает приказу юридическую силу.

Месторасположение и оформление реквизита соответствует ГОСТ.

Реквизит 12 - регистрационный номер документа. Данный реквизит расположен на одном уровне с реквизитом дата документа, только прижат к правому краю. Регистрационный номер приказа состоит из его порядкового номера «256». Наличие данного реквизита придает документу юридическую силу. Данный реквизит проставлен от руки при регистрации. Оформлен верно.

Реквизит 14 - место составления или издания документа. Место составления или издания должно быть указано с учетом принятого административно-территориального деления, в нашем случае это г. Магнитогорск. Реквизит расположен ниже реквизитов 11 и 12, по центру, оформлен правильно.

Реквизит 18 - заголовок к тексту. Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, и должен отвечать на вопрос «О чем?».

В приказе заголовок согласован с наименованием вида документа, заголовок приказа начинается с предлога «Об»: Приказ (о чем?) ОБ итогах работы секций НОУ в 2011-2012 учебном году.

Заголовок к тексту располагается через 1 интервал после реквизита 14, прижат к левому краю, без кавычек и скобок. Заголовок к тексту содержит краткое, основное содержание приказа. В конце заголовка точка не ставится. Данный реквизит оформлен - верно.

Реквизит 20 - текст документа. Текст приказа составлен на государственном языке Российской Федерации. Шрифт Times New Roman, размер шрифта 12. Текст приказа изложен от первого лица единственного числа («приказываю»).

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части изложены основания побудившие руководителя издать данный приказ.

Распорядительная часть приказа начинается со слов «приказываю».

Весь текст приказа написан в официально-деловом стиле, что подтверждает краткость изложения, отсутствие рассуждений и повествования, нейтральность тона изложения. Данный реквизит оформлен - верно.

Реквизит 22 - подпись. Данный реквизит состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи. Данный реквизит оформлен - верно, отделен от реквизита 20 3-мя межстрочными интервалами, содержит все необходимые элементы. Реквизит 22 придает документу юридическую силу.

В документе отсутствует реквизит виза согласования.

Вывод: можно сделать вывод о том, что данный приказ содержит все обязательные реквизиты за исключением одного «визы согласования». Правильное оформление реквизитов, придает приказу юридическую силу. Наличие даты и порядкового номера всегда позволит найти приказ - выполняется поисковая функция. Месторасположение и оформление всех имеющихся реквизитов оформлено в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

Вывод по главе II

Во второй главе мы рассматривали требования к документационному обеспечению образовательного учреждения «Политехнический колледж», изучали особенности подготовки и оформления распорядительных документов.

На основе полученного материала можно сделать вывод:

Общие требования к документационному обеспечению управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в ГБОУ СПО (ССУЗ) «Политехнический колледж» регламентированы Инструкцией по организации делопроизводства.