Особенности оформления и составления распорядительных документов на примере ГБОУ СПО (ССУЗ) "Политехнический колледж" г. Магнитогорска

В Политехническом колледже все решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам оформляются приказами и распоряжениями.

По содержанию и способам оформления приказы в колледже делятся на приказы по основной деятельности, по движению контингента, по учебной части и приказы по личному составу сотрудников и обучающихся.

Проекты приказов и распоряжения в колледже готовят руководители структурных подразделений.

Контроль за правильностью оформления приказов и распоряжений осуществляет канцелярия в лице заведующего канцелярией.

Приказы и распоряжения в колледже оформляются на бланке конкретного вида документа, формата А4, шрифтом Times New Roman, размером 12-14 через 1-1,5 интервал. Поля документа: левое - 2,5 см, правое-1,5 см, верхнее - 2 см., нижнее - 2 см.

Подпись от текста отделяется 3 межстрочными интервалами. Подписывает приказы в колледже только директор, либо лицо, исполняющее обязанности в период его отсутствие, а распоряжения в колледже могут подписывать и руководители структурных подразделений.

В данной главе нами проведен анализ оформления распорядительного документа колледже на соответствие его ГОСТ Р 6.30-2003.

Заключение

Управление организацией (предприятием, учреждением) невозможно осуществлять без использования распорядительных документов. От того, насколько правильно составлены и оформлены распорядительные документы, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.

В распорядительных документах отражается и учитывается деятельность организации, в них зафиксированы важные решения, влияющие на работу всего предприятия.

В нашей курсовой работе мы рассматривали особенности оформления и составления распорядительных документов на примере Государственного бюджетного образовательного учреждения среднего профессионального образования «Политехнический колледж».

За счет решения поставленных задач в I главе мы рассмотрели основные понятия, изучили основные виды распорядительных документов, их назначение. Выявили что распорядительные документы в зависимости от принятия решения могут издаваться в условиях коллегиальности или единоличного принятия решения.

Нами были рассмотрены и изучены основные правила оформления и составления распорядительных документов.

Во II главе данной работы, мы рассматривали требования к документационному обеспечению образовательного учреждения «Политехнический колледж», изучали особенности подготовки и оформления распорядительных документов.

Общие требования к документационному обеспечению управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в ГБОУ СПО (ССУЗ) «Политехнический колледж» регламентированы Инструкцией по организации делопроизводства.

Руководство и контроль за ведением делопроизводства в колледже осуществляет канцелярия

К распорядительным документам в колледже относятся приказы и распоряжения. По содержанию и способам оформления приказы в колледже делятся на приказы по основной деятельности, по движению контингента, по учебной части и приказы по личному составу сотрудников и обучающихся.

На основе проведенного анализа можно сделать вывод о том, что оформление распорядительных документов в колледже правильное. Это говорит о том в колледже соблюдаются правила оформления документов, изложенные в правовых и нормативных актах, федеральных органов государственной власти, и государственных стандартах.

Применение стандартов на практике способствует улучшению качества документов, и как следствие более эффективной деятельности организации.

Цель курсовой работы достигнута, задачи, поставленные в начале исследования, выполнены.

Список использованных источников и литературы источники

1. ГОСТ 16487-83 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 1984, с. 2.

2. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М., 2003 - 17 с.

4. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.

5. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991

6. Инструкции по организации делопроизводства в ГБОУ СПО (ССУЗ) «Политехнический колледж», введена в действие 28 декабря 2011 года.

7. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 23 декабря 2009 года

8. Постановление Правительства Российской Федерации от 31.03.2009 № 277 «Об утверждении Положения о лицензировании образовательной деятельности». - Доступ из справ. - правовой системы «Консультант Плюс».

9. Постановлением Госкомстата России от 05 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

10. Положение о порядке лицензирования образовательных учреждений

11. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. Приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005г. №536.

12. Устав ГБОУ СПО (ССУЗ) «Политехнический колледж»

13. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

14. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

15. Федеральный закон от 10 июля 1992 г. № 3266-1 «Об образовании»

16. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. М., 2003 и др.

17. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие. - М.: КНОРУС, 2007. - 248 с.

18. Андреева В.И. Делопроизводство. Организация и ведение. - М., 2010. - 296 с.;

19. Басаков М. И. Современное делопроизводство (Документационное обеспечение управления): учебное пособие / М.И. Басаков. - Изд. 2-е, испр. и дополн. - Ростов н/Д: Феникс, 2008.

20. Басаков М.И. Приказ и деловое письмо (требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003) : практическое пособие / М.И. Басаков - 9-е изд., доп. И перераб. -- Ростов н/Д : Феникс, 2009. -- 249 с.

21. Басаков М.И. Как подготовить и оформить деловое письмо. Изд.4-е, испр.и дол. М. Дашков и Ко, 2006, 112 с.

22. Басаков И.М. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003: Учебное пособие. - 6-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К0», 2008 -348 с.

23. Быкова Т.А. Движение внутренних документов и технология их обработки/ Т.А. Быкова// Справочник секретаря и офис-менеджера.-2010.-№7

24. Доронина Л.A. Основы делопроизводства. - М., 2007. - 182 с.

25. Ефимова С.А. Справочник современного секретаря/ С.А. Ефимова, А.П. Плотников. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К»; Саратов: ООО «Анлейс», 2009, с. 320

26. Корнеев И.К., Пшенко А.В., Машурцев В.А. Управление документами: Учебник.-М.:ИНФА-М, 2009, с. 300

27. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. -2-е изд., перераб. и доп. - М., Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2006.

28. Куняев Н.Н. Документоведение: учебник/Н.Н. Куняев, Д.Н. Уралов, А.Г. Фабричнов; под. Ред. проф. Н.Н. Кунаева.-М.: Логос, 2008, с. 352

29. Маневцева Л.М. Организация делопроизводства в образовательном учреждении - М., 2007. - 215 с.;

30. Орлова Т.С. Организация делопроизводства в образовательных учреждениях - М., 2006. - 384 с.;

31. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления: учеб. Пособие для студ. сред. проф. учеб. заведений / А.В. Пшенко.- 7-е изд., испр. - М.: Издательский центр «Академия», 2008, с. 176

32. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. /3-е изд., перераб. и доп. - СПб.: Питер, 2011 г. - 178 с.

33. Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления : учебник для студ. учреждений сред. проф. образования /-- 6-е изд., стер. -- М. : Издательский центр «Академия», 2008. -- 224 с.

34. Смирнова Е.П. Делопроизводство для секретаря. Разработка, хранение и учет служебной документации. - М., 2007. - 312 с.

35. Юсипова Е.Г., член Гильдии Управляющих Документацией. Распорядительные документы «Секретарь-референт» №9, 2011

Приложение 1

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Размещено на Allbest.ru