Общие правила составления основных бухгалтерских документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Достижения любого коллектива, будь то крупное промышленное предприятие или субъект малого предпринимательства, во многом зависят от того, как организованы получение и переработка экономической информации. Чем достовернее сведения о производстве и чем быстрее их получают, тем больше возможностей для эффективного управления предприятием. Наиболее важную, достоверную систематическую экономическую информацию дает бухгалтерский учет. В процессе учета разрозненные данные систематизируют и обрабатывают, после чего они становятся основой для принятия управленческих решений. Бухгалтерский учет - одна из важнейших функций управления предприятием.

В этих условиях эффективность бухгалтерского учета во многом зависит от правильной его постановки на предприятии.

Актуальность настоящей работы заключается в том, что в динамично меняющихся условиях организация бухгалтерского учета должна соответствовать современным требованиям, бухгалтерский учет должен быть максимально результативным, оперативным и достоверным.

Цели настоящей работы:

1. Изучить теоретические основы организации бухгалтерского учета на предприятии;

2. Изучить основные элементы и средства организации бухгалтерского учета, а также формы бухгалтерского учета на предприятии;

3. Изучить правовые основы организации бухгалтерского учета.



1. Общие правила составления основных бухгалтерских документов

1.1 Организация делопроизводства в бухгалтерии. Формы организации делопроизводства

Бухгалтерский труд предполагает использование первичных бухгалтерских документов, ведь основой для ведения бухгалтерского и налогового учета является документальное подтверждение доходов и расходов фирм. Несмотря на то что законодательство довольно полно регламентирует порядок работы с бухгалтерскими документами, составленными самой организацией и полученными ею со стороны, бухгалтерия, как и любое другое структурное подразделение компании, должна иметь свое делопроизводство, которое бы обеспечивало наиболее оптимальную технологию обработки бухгалтерской документации.

В соответствии с требованиями ст. 4 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон № 129-ФЗ) все российские организации обязаны вести бухгалтерский учет. Единственным случаем, когда организация вправе отказаться от ведения такового в полном объеме, является применение ею упрощенной системы налогообложения, правила которой установлены нормами гл. 26.2 Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ). Вместе с тем надо отметить, что сегодня этим правом пользуется небольшое количество организаций, которые по вполне объективным причинам не могут отказаться от ведения бухгалтерского учета. Иначе говоря, такое право для указанной категории хозяйствующих субъектов фактически является лишь формальным.

Ответственным за организацию бухгалтерского учета в любой компании является ее руководитель. Он же принимает решение о том, каким образом организация будет выполнять требование основного бухгалтерского Закона. Исходя из размеров организации, ее вида деятельности, структуры, а также объема учетной работы, руководитель фирмы может принять решение об учреждении собственной бухгалтерской службы, возглавляемой главным бухгалтером, передать на договорных началах ведение учета сторонним специалистам или заняться его ведением самостоятельно.

Практика показывает, что сегодня вести бухгалтерский и налоговый учет должным образом сложно даже высококвалифицированным специалистам, поэтому, как правило, руководители избирают первый из вариантов, допускаемых Законом № 129-ФЗ, - учреждают собственную бухгалтерскую службу.

Именно в бухгалтерии организации посредством применения упорядоченной системы сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах фирмы, а также их движении собираются все сведения, которые используются руководством в дальнейшем для принятия необходимых управленческих решений. Следует заметить, что качественное ведение бухгалтерского учета, а также своевременное отражение результатов деятельности компании в бухгалтерской и налоговой отчетности оказывают значительное влияние не только на эффективную деятельность организации, но и на ее финансовое благополучие в целом.

Неотъемлемой частью ведения бухгалтерского и налогового учета, как уже было отмечено, является документооборот, правила организации которого и технология обработки всей учетной информации утверждаются руководителем при утверждении учетной политики компании.

Необходимо напомнить, что в общепринятом значении под документооборотом понимается прохождение каждым бухгалтерским документом всех этапов движения от момента его создания до передачи в архив. Однако движение бухгалтерских документов требует определенной системы управления, которая достигается путем делопроизводства в бухгалтерской службе. Под движением бухгалтерских документов понимается не что иное, как документирование фактов хозяйственной деятельности и организация всей дальнейшей работы с бухгалтерскими документами.

Причем делопроизводство в бухгалтерии представляет собой, как правило, составную часть общей системы делопроизводства, применяемой в организации.

Нужно сказать, что существуют три формы организации делопроизводства - централизованная, децентрализованная и смешанная, выбор которой зависит от масштабов самой организации, ее структурного состава, отраслевой направленности и интенсивности хозяйственной деятельности.

Централизованная форма делопроизводства, применяемая в организации, означает, что все операции по обработке документов производятся централизованно в одном месте - в службе делопроизводства, канцелярии, общем отделе или у секретаря.

Децентрализованная форма означает обработку документов, которая распределена между структурными подразделениями компании, причем каждое из подразделений выполняет однотипный набор операций, в том числе и бухгалтерская служба.

Смешанная форма объединяет первые две, т.е. одна часть работы с документами производится централизованно (прием, регистрация, размножение и контроль), а другая часть функций передается в структурные подразделения (обслуживание, формирование дел, хранение).

Небольшие организации, имеющие сравнительно малый объем документооборота, как правило, останавливают свой выбор на централизованной форме делопроизводства, являющейся самой оптимальной с точки зрения организации труда делопроизводственного персонала. Те же компании, у которых имеется сложная производственная структура, применяют децентрализованную форму, все остальные - смешанную форму.

Так как бухгалтерия представляет собой структурное подразделение самой компании, то обычно организация делопроизводства в бухгалтерии осуществляется по аналогии с организацией делопроизводства самой фирмы. Однако если в отношении последней эти функции берет на себя служба документационного обеспечения управления, канцелярия либо общий отдел, то в бухгалтерии вопросами делопроизводства занимается обычно группа бухгалтерского делопроизводства, численный состав которой зависит от объема работ по документационному обеспечению деятельности бухгалтерии, а также квалификации персонала. В этом случае разрабатывается положение о группе делопроизводства, в котором определяются все организационные вопросы такой структурной единицы, существующей в составе бухгалтерии, ее цели, задачи, участки работы, функции, а также вопросы ответственности и порядок взаимодействия делопроизводителей с исполнителями - сотрудниками самой бухгалтерии. После чего на основе общей инструкции по делопроизводству разрабатывается аналогичная инструкция для бухгалтерского делопроизводственного персонала, хотя как вариант может использоваться и общая инструкция по делопроизводству компании, содержащая отдельный раздел, посвященный вопросам документального обеспечения бухгалтерской службы. Параллельно с этим разрабатываются и должностные инструкции, которыми будут руководствоваться сотрудники делопроизводственной группы бухгалтерии. Следует напомнить, что бухгалтерская документация, являющаяся частью управленческой документации любой компании, включает в себя первичные учетные документы, бухгалтерские регистры, а также бухгалтерскую отчетность. Примерный состав видов бухгалтерской документации определен Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011-93, утвержденным Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299.

Так как делопроизводство представляет собой полный цикл работы с документами, начиная от момента их создания или получения до завершения исполнения, то, конечно же, управление бухгалтерской документацией, как и любой другой, следует рассматривать в разрезе следующих составляющих:

- движение бухгалтерских документов организации в соответствии с графиком документооборота;

- контроль за их исполнением;

- оперативное хранение в течение текущего года и подготовка к передаче в архив;

- хранение в архиве.

Первым этапом движения документов в организации является их создание или получение. В соответствии с правилами делопроизводства все документы организации, как поступающие со стороны, так и создаваемые ею самой, подлежат обязательной регистрации. Причем документы, поступающие в бумажном виде, проходят первичную обработку и предварительное рассмотрение, затем регистрируются в контрольно-регистрационной форме и направляются соответствующим исполнителям.

При приеме документов проверяются правильность доставки и целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы обычно возвращаются отправителю. Регистрация документа производится путем проставления на нем специального регистрационного штампа, проставляемого в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп должен содержать наименование организации и регистрационный номер документа.

Необходимо отметить, что регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Дата регистрации документа зависит от вида документа, а именно:

- документы, поступающие в организацию, регистрируются в день их поступления;

- документы, созданные самой организацией, регистрируют в день их подписания или утверждения.

Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей организации, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел и др.

Нужно сказать, что регистрация бухгалтерских документов имеет большое значение для организации.

Как уже было отмечено, именно первичные бухгалтерские документы являются основанием для отражения в учете доходов и расходов фирм. Однако не всегда первичные документы поступают в организацию вовремя, а если учесть, что они зачастую отправляются по почте, то случаи поступления документов с большим опозданием для большинства фирм не редкость. А раз нет документов, то, соответственно, нет и расходов.

Особенно остро эта проблема связана с учетом услуг коммунальщиков, которые зачастую присылают своим партнерам акты и счета-фактуры с большим опозданием. Мало того что организация не имеет возможности отразить в учете расходы на коммунальные услуги, но при этом еще и не имеет права воспользоваться вычетом по НДС, так как счет-фактура отсутствует, поэтому, как правило, бухгалтерская отчетность и соответствующие налоговые декларации составляются без учета таких сумм.

Бухгалтер, получив необходимые документы, вынужден вносить в них соответствующие коррективы. Однако при проверках налоговые органы, увидев документ с не вписывающейся в рамки проверяемого периода датой, предъявляют налогоплательщикам претензии о том, что ими неверно исчислена налоговая база или неправомерно применен вычет по налогу на добавленную стоимость (НДС). Кстати сказать, именно в отношении применения вычетов по НДС такая ситуация возникает чаще всего.

Следует напомнить, что правом на применение вычета по НДС налогоплательщик может воспользоваться при одновременном выполнении следующих условий:

- товары (работы, услуги) предназначены для использования в налогооблагаемой деятельности;

- товары (работы, услуги) приняты к учету;

- на руках у налогоплательщика имеется надлежащим образом оформленный счет-фактура.

Если у налогоплательщика выполнены только первые два условия, а счет-фактура отсутствует, то воспользоваться вычетом по НДС он не сможет. Применить вычет он сможет только в том налоговом периоде, в котором получил счет-фактуру. Такие разъяснения по этому поводу дает Минфин России в своем Письме от 02.04.2009 № 03-07-09/18.

Поддерживают чиновников финансового ведомства и арбитры. Так, в Постановлении ФАС Московского округа от 22.04.2010 № КА-А40/3668-10 по делу № А40-122879/09-99-923 указано, что нормы НК РФ не запрещают налогоплательщику воспользоваться вычетом по НДС в более поздний налоговый период, по сравнению с тем, в котором были приобретены и приняты на учет товары (работы, услуги). Однако здесь возникает другая проблема - проблема подтверждения срока поступления документа в организацию. Причем некоторые специалисты считают, что таким подтверждением является запись счета-фактуры в журнале полученных счетов-фактур с сохранением конверта, в котором он поступил и на котором указана дата почтового отправления, расписки курьера или службы доставки и так далее. Однако, по мнению автора, идеальным подтверждением является не что иное, как штамп и регистрационный номер на входящем документе, зарегистрированном делопроизводителем по всем правилам.

Обратите внимание! Документы, поступившие в компанию со стороны и созданные самой организацией, учитываются делопроизводственной группой отдельно.

В отношении документов, создаваемых организацией самостоятельно, следует напомнить, что бухгалтерские документы являются официальными, поэтому при их составлении организация должна соблюдать требования, предъявляемые к правилам составления официальных документов и порядку их оформления. Следует напомнить, что общие требования к использованию и оформлению бухгалтерских документов установлены ст. 9 Закона № 129-ФЗ и содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, разработанных и утвержденных Госкомстатом России. Кроме того, общие правила оформления документов зафиксированы в Государственном стандарте РФ "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003", утвержденном Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

Первичный бухгалтерский документ только тогда обладает юридической силой документа, когда он составлен по надлежащей форме, все его реквизиты заполнены, свободные строки прочеркнуты, он подписан надлежащим образом, а в необходимых случаях еще и скреплен печатью организации.

Группа бухгалтерского делопроизводства должна определить и составить перечень первичных учетных документов, которыми в дальнейшем организация будет пользоваться в своей деятельности, табель форм документов, который впоследствии утверждается руководителем организации. Одним из комплекса мероприятий, связанных с управлением бухгалтерскими документами, является разработка номенклатуры дел, представляющей собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в бухгалтерской службе организации, с указанием сроков их хранения, на что указано в ГОСТе Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденном Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28. Так как практическое применение номенклатуры дел непосредственно связано с требованием бухгалтерского и налогового законодательства о сохранности бухгалтерской документации в течение определенных сроков, то ее разработка и утверждение являются обязательными для делопроизводителей бухгалтерской службы.

Следует напомнить, что бухгалтерское законодательство требует от организаций сохранять бухгалтерские документы в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет, на что указано в ст. 17 Закона № 129-ФЗ. В налоговом учете в соответствии со ст. 23 НК РФ налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов.

Номенклатура дел бухгалтерской службы разрабатывается в соответствии со сводной номенклатурой дел, применяемой в организации по той же типовой форме, и утверждается главным бухгалтером.

Так как номенклатура дел организации применяется с 1-го января каждого календарного года, то номенклатуры дел всех структурных подразделений организации, в том числе и бухгалтерии, должны разрабатываться в четвертом квартале предыдущего года.

Бухгалтерской службе как структурному подразделению компании присваивается определенный код, поэтому все наименования дел, заносимые в бухгалтерскую номенклатуру под своими индексами, отражаются с присвоенным бухгалтерии кодом.

При разработке номенклатуры бухгалтерской службы следует руководствоваться разд. 3.4 "Номенклатура дел" Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее - Правила).

Правилами предусмотрено, что в номенклатуру дел включаются заголовки дел (томов, частей), причем их расположение определяется степенью важности документов и их взаимосвязью. Наименование бухгалтерских дел должно четко отражать содержание и состав документов дела. По окончании года в номенклатуре дел заполняется итоговая запись о количестве дел, заведенных в бухгалтерии, причем записи по делам постоянного и временного хранения указываются отдельно. Информация, содержащаяся в итоговой записи номенклатуры дел, сообщается в архив организации, о чем на самой номенклатуре дел делается соответствующая надпись с указанием должности, подписи и расшифровки подписи лица, сделавшего данную отметку.

Помимо разработки номенклатуры дел бухгалтерии в обязанности делопроизводственной группы входит и разработка графика документооборота. Причем результативного управления бухгалтерскими документами можно достигнуть только посредством строгого соблюдения указанного графика всеми его исполнителями.

Работу по составлению данного графика организует главный бухгалтер, а непосредственной его разработкой занимаются делопроизводители во взаимодействии с общей службой делопроизводства компании и архивом.

График документооборота является регламентом, закрепляющим оптимальный режим (сроки и очередность) обработки всей бухгалтерской документации, поступающей в организацию. При его разработке следует помнить, что он должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. При этом он должен способствовать улучшению всей учетной работы в организации, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, а также повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

Оформляется график документооборота в виде таблицы, схемы или в виде перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым исполнителем, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Обычно используется табличный вариант графика документооборота, примерная форма которого предложена Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Министерства финансов СССР от 29.07.1983 № 105 (далее - Положение № 105), утверждает график документооборота руководитель организации.

Как правило, ознакомление с утвержденным графиком документооборота каждого его исполнителя осуществляется посредством вручения ему выписки из графика, в которой перечислены все документы, относящиеся к сфере деятельности конкретного сотрудника, а также указаны адреса и сроки представления документов.

Ответственность за соблюдение графика движения документов несут его исполнители, а контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер компании. Он же осуществляет и контроль за исполнением бухгалтерских документов, причем контрольные мероприятия включают в себя как сроки исполнения бухгалтерских документов, так и качество их исполнения. После надлежащего исполнения документа он помещается в соответствующее дело. Порядок формирования дел бухгалтерской службы также разрабатывается группой бухгалтерского делопроизводства и утверждается главным бухгалтером. При этом делопроизводители руководствуются общим порядком формирования дел, довольно подробно изложенным в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477.

Следует обратить внимание на то, что формирование дел в первую очередь направлено на обеспечение сохранности бухгалтерских документов, поэтому к правилам формирования бухгалтерских дел группа делопроизводства должна подходить крайне ответственно. Работа по формированию дел включает в себя следующие этапы: распределение исполненных документов в дела, расположение документов внутри самого дела, а также формирование обложки.

Формирование бухгалтерских документов в дела производится по месту их обработки в соответствии с номенклатурой дел бухгалтерской службы. Причем в каждое дело включаются только исполненные документы, относящиеся к одному вопросу. Документы, имеющие временные и постоянные сроки хранения, помещаются в дела раздельно. В дела включаются документы одного календарного года. Единственным исключением из этого правила являются так называемые переходящие дела, в которые могут включаться документы за несколько лет.

Документы в деле располагаются в следующем порядке: в начале дела помещается основной документ со всеми приложениями к нему, если таковые имеются, далее в хронологическом порядке располагаются документы, возникающие по мере решения вопроса. Следует иметь в виду, что исполненные документы, помещенные в дело, должны строго соответствовать требованиям государственных стандартов и иных нормативных актов, поэтому документы, содержащие дефекты оформления, должны возвращаться исполнителям на доработку. Количество листов в деле не должно превышать 250, а его толщина не должна превышать 4 см (включая обложку), в противном случае дело делится на тома.

Обращаем внимание на то, что сброшюрованные документы не подлежат помещению в дела, кроме того, не помещаются в дела и подлинники документов, подлежащие возврату.

Формирование дел является мероприятием текущего хранения документов в бухгалтерии, по окончании календарного года дела подлежат передаче в архив. Причем хранение организацией своей документации может осуществляться ею как в специализированной организации, так и в собственном хранилище. Следует напомнить, что право организации на создание собственного архива закреплено в п. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

1.2 Система бухгалтерского документирования

Первичные учетные документы. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные сведения:

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером и уполномоченными ими на то лицами.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Республики Беларусь, суда и прокуратуры.

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Вся документация бухгалтерии делится на три документальных потока:

- входящие (поступающие) документы;

- исходящие (отправляемые) документы;

- внутренние документы.

1. Реквизиты бухгалтерских документов:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении

- наименование должностных лиц, ответственных за проведение хозяйственной операции и правомерность ее совершения;

- личные подписи указанных лиц.

Таким образом, обязательные реквизиты - это сведения, которые придают документу юридическую силу и являются основанием для отражения информации, содержащейся в нем в бухгалтерском учете. Наряду с обязательными реквизитами, первичные документы могут содержать раз- личные дополнительные реквизиты. Например, банковские документы на осуществление платежей обязательно должны иметь печать организации.

2. Порядок хранения бухгалтерских документов - зачем хранить документы?

Порядок хранения документов регламентируется следующими основными документами:

Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

основными правилами работы архивов организации - одобрены решением Росархива от 06.02.2002 (далее - Основные правила);

перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558;

действующим Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105.

3. Уничтожение документов на основании их сроков хранения:

В соответствии с п.1.1 Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного Приказом Росархива от 19 января 1995 г. N 2 для экспертизы ценности документов, создаваемых в процессе деятельности организации, отбора и подготовки их к передаче на государственное хранение в архивы организацией создается постоянно действующая экспертная комиссия. В ее состав включаются наиболее квалифицированные специалисты из всех существующих структурных подразделений компании, которые могут оценить ценность тех или иных видов документов. Состав экспертной комиссии утверждается руководителем организации. Именно экспертная комиссия в организации занимается вопросами отбора документов на постоянное и временное хранение, она же принимает решение об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

Данная экспертная комиссия проводит экспертизу ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению и отбирает документы организации для дальнейшего хранения и к уничтожению. Соответственно и ликвидационная комиссия должна создать экспертную комиссию и провести экспертизу всех имеющихся документов организации.

По результатам экспертизы документов ликвидационной комиссии следует организовать процедуру уничтожения документов, срок хранения которых истек. Принципы физического уничтожения документов установлены в п.9.9.

1.3 Номенклатура дел отдела бухгалтерской службы

Составление номенклатуры дел организации начинается в структурных подразделениях, поскольку их номенклатуры дел являются разделами сводной номенклатуры дел организации на год.

Графы номенклатуры дел структурного подразделения заполняются по тем же правилам, что и графы номенклатуры дел организации. Систематизация заголовков (названий) дел в номенклатуре дел структурного подразделения аналогична систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел организации. Рассмотрим пример составления номенклатуры дел структурного подразделения - бухгалтерии.

Согласно правилам систематизации дел в номенклатуре дел бухгалтерии на первое место вынесены дела, включающие нормативные правовые акты Республики Беларусь (6-1 «Нормативные и методические документы о бухгалтерском учете и отчетности») и распорядительные документы (6-2 «Приказы директора предприятия по основной деятельности. Копии» и 6-3 «Приказы директора предприятия по личному составу. Копии»). Среди распорядительных документов на первом месте стоит дело с приказами по основной деятельности как наиболее важными. В данном примере к заголовкам дел добавлены слова «Копия» и «Копии». Это означает, что в бухгалтерии хранятся вторые экземпляры соответствующих документов, а первые находятся в другом структурном подразделении, например, в канцелярии. Место хранения первых экземпляров документов определяется самим предприятием. Если будет признано целесообразным, то дела с первыми экземплярами указанных документов могут храниться и в бухгалтерии. В этом случае указания на копийность документов дела в заголовке не требуется.

Следует обратить внимание, что в одно дело (6-3) в бухгалтерии формируются копии приказов по личному составу как 75-, так и 3-летнего срока хранения. Такое допустимо только в отношении копий документов, поскольку срок хранения всех дел с копиями приказов одинаков (3 года). Подлинники приказов по личному составу разных сроков хранения должны формироваться в разные дела.

За распорядительными документами следуют дела с организационными документами (6-4 «Положение о бухгалтерской службе. Копия»; 6-5 «Должностные инструкции работникам бухгалтерии. Копии»; 6-6 «Штатные расписания предприятия на 2008 год»), планами и отчетами (6-7 «Финансовый план предприятия на 2008 год»; 6-8 «План кредитования предприятия на 2008 год и документы к нему (заключения, расчеты, справки и др.)»; 6-9 «Отчет о финансово-хозяйственной деятельности за 2008 год и объяснительная записка к нему»; 6-10 «Квартальные и месячные отчеты о финансово-хозяйственной деятельности предприятия»; 6-11 «Статистические отчеты по труду, финансам и др.»).

Отдельную группу в номенклатуре дел бухгалтерии составляют дела с договорами, актами (с 6-23 по 6-26), а также дела под обобщающим заголовком «документы» (с 6-27 по 6-29), при этом в соответствии с правилами в скобках раскрыто содержание этих документов (например, в заголовке дела 6-27 «Документы о проведении инвентаризации материальных ценностей» конкретизировано, что в него включаются протоколы, описи, акты и другие документы, относящиеся к данному вопросу). Соответствующие дела группируются по блокам с учетом значимости и сроков хранения.

В конце номенклатуры дел помещены регистрационно-учетные формы, которые ведутся в бухгалтерии (6-34 «Журнал регистрации доверенностей», 6-35 «Журнал регистрации платежных поручений»). В графе 4 номенклатуры напротив каждого дела проставлен его срок хранения. Сроки хранения дел определяются экспертной комиссией организации на основании типовых и ведомственных перечней, а также других нормативных правовых актов.

1.4 Систематизация бухгалтерских документов

Ключевым элементом системы бухгалтерского учета является электронный архив документов. Он представляет собой специальную аппаратно-программную систему, которая выполняет задачи сканирования, систематизации и хранения документов. Внедрение инновационных технологий позволяет заметно сократить риск возникновения ошибок и обеспечивает максимально удобные условия для осуществления контроля движения активов.

Электронный архив -- это система, состоящая из особых элементов. В ней нет привычных бумажных носителей информации. Вместо них используются удобные электронные образы документов. Работать с базой намного проще, чем с традиционными архивами. Система полностью автоматизирована. Поэтому получить доступ к необходимым документам можно оперативно и без лишних манипуляций.

Чтобы создать электронный образ, производится сканирование документов. После этого данные систематизируются и заносятся в базу. Теперь бухгалтер может получить доступ к любому документу посредством программного интерфейса. Причем, при внесении электронного образа в базу фиксируются все необходимые атрибуты документа. С помощью архива можно обеспечить полноценную систематизацию системы оборота расчетной информации. В базе фиксируется не только электронный образ документа, но и пакет сопроводительных данных. Поэтому с помощью архива можно быстро воспроизвести все взаимосвязанные сведения.

Удобная функция поиска реализована благодаря систематизации данных по атрибутам документов. Чтобы отыскать необходимый электронный образ, достаточно указать любые известные сведения - вид хозяйственной деятельности, ИНН контрагента, дата регистрации в базе. Поэтому бухгалтер свободно ориентируется даже в значительных объемах информации. Причем, достоверность сведений обеспечена на все сто процентов.

Хранение бухгалтерских документов:

Все компании прилагают максимум усилий, чтобы предотвратить утерю бухгалтерской документации. В случаях порчи либо кражи важных данных руководители предприятий вынуждены проводить трудоемкие мероприятия по восстановлению важной информации. Облегчить эти процессы можно, если своевременно обеспечить создание электронного архива. Такое решение позволит, при необходимости, оперативно восстановить утерянные данные.

Электронный архив -- незаменимый инструмент для хранения документов. Его внедрение обеспечит не только свободный доступ ко всем важным сведениям. Но и создаст удобные условия для работы с документами, которые можно не только просматривать, но и редактировать. Причем, первичные данные будут сохраняться. Значит, восстановить историю изменений можно в любой момент.

Еще одно преимущество использования архива -- обеспечение высокого уровня безопасности информации. Функционал позволяет регламентировать права доступа к конкретным документам, скрывать некоторые сведения от общего просмотра, прослеживать историю редактирования. Кроме того, тут предусмотрена система оповещения, которая чутко реагирует на несанкционированное вмешательство в работу базы данных.

Электронный архив -- прогрессивный инструмент бухгалтерского учета. Его использование позволяет структурировать любые объемы информации и минимизировать риск наличия погрешностей в расчетах. Внедрение электронного архива обеспечит качественную систематизацию и гарантированную сохранность всех бухгалтерских документов.

1.5 Правила составления и оформления бухгалтерских документов

Документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, название вида документа, текст документа и т.д.). Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленном порядке, составляет формуляр документа. ГОСТ Р. 6.30 - 97 «Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации».

Требования к оформлению документов» установил формуляр-образец организационно- распорядительных документов, который представляет собой графическую модель или схему построения документа. Формуляр-образец устанавливает размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов. ГОСТ Р. 6.30 - 97 устанавливает также состав реквизитов организационно - распорядительных документов и их расположение на бланке документа, правила оформления реквизитов, требование бланков и порядок изготовления и т. д. Всего государственным стандартом установлено 29 реквизитов. Девятнадцатый реквизит - текст документа.

Текст - основной реквизит документа, который должен содержать достоверную и объективную информацию, изложенную ясно, точно, нейтральным тоном и по возможности кратко. Текст документа должен быть безупречным в юридическом отношении и не допускать двоякого толкования. Документы составляются на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственных языках. Текст документа может быть представлен в виде таблицы, анкеты, связного текста.

1.6 Составление и оформление информационно-справочных документов

1.Составление и оформление протоколов:

Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или производится запись на магнитную ленту, протокол может составляться после их расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть в существо обсуждаемых вопросов зависит качество протокольной записи выступления. Протокол оформляется на Общем бланке формата А4. В его формуляр входят следующие реквизиты: наименование ведомства, наименование организации (структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи.

На протоколе проставляется именно дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В случае если заседание продолжается несколько дней, указываются дата начала заседания и через тире дата окончания. Например: 12-14.03.10.

Номер протокола является порядковым номером заседаний коллегиального органа в течение года (в учебном заведении - учебного года). В реквизите «место заседания» указывается город, где состоялось заседание.

Заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже, например: «заседания комиссии», «собрания трудового коллектива». После оформления заголовочной части (это можно сделать до начала заседания) приступают к составлению текста. Текст протокола подразделяется на две части: вводную, где указываются председательствующий, секретарь, присутствующие и повестка дня, и основную, где фиксируется ход заседания. Словом «председатель» начинают протокол. Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы. После тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляется слово «секретарь».

При проведении оперативных совещаний эта часть протокола опускается. Далее перечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий. В протоколе заседания постоянно действующего реального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке. После этого записываются фамилии приглашенных с указанием их должности. На расширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутствующих их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе.

На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание. Например: в протоколе собрания членов акционерного общества указано «Всего членов ОАО 135 чел., присутствуют 117».

Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «О» («Об»).

Об итогах социологического опроса рабочих. Доклад начальника социологической службы... (фамилия, инициалы).

В ряде случаев, например при протоколировании заседаний коллегий министерств, комитетов, повестка дня может прилагаться к протоколу. Тогда она не вносится в текст протокола, а делается лишь отсылочная запись: «Повестка дня заседания прилагается».

Фамилия и инициалы докладчика и выступающих в прениях указываются в новой строке с абзаца. Содержание выступления излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается». После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них в порядке поступления.

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать составные части: кому, что сделать и к какому сроку.

При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно.

По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные и краткие. В кратком протоколе указывают фамилии докладчика, тему доклада, фамилии выступавших. Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по такому протоколу невозможно. Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания.

Во всех остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, показать выработку решения в столкновении мнений, дискуссиях. В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется и оформляется. Если к протоколу будет приложена стенограмма, об этом делается запись после первой части протокола: «Заселение ученого совета стенографировалось, стенограмма прилагается». Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.

2. Составление и оформление объяснительных записок:

Объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

3. Составление и оформление актов:

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.

Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме. Прежде всего члены комиссии должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. Например, в учреждении проводится проверка организации работы с письмами, жалобами и заявлениями граждан. Члены комиссии должны ознакомиться с Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях (других нормативных документов пока нет, проект нового закона еще на рассмотрении). Знание этого документа поможет комиссии определить своевременность рассмотрения жалоб, наметить круг вопросов для проверки.

В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документы. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные.

Акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события. Для значительного количества повторяющихся ситуаций имеются унифицированные формы актов о ликвидации учреждения, объединения, предприятия, актов, составляемых архивными учреждениями при проверке наличия и состояния архивных дел и т.п.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица), Начинается эта часть акта словом «Основание», которое печатается через два-три интервала после заголовка, с абзаца. После слова «Основание» ставится двоеточие и указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок

1.7 Подготовка документов к архивному хранению

Предприятие должно обеспечить своевременную и качественную подготовку документов, срок оперативного хранения которых истек, к передаче в архив предприятия или в ведомственный архив (по принадлежности). С этой целью на предприятии создается экспертная комиссия в составе 3--5 человек. Подготовка документов и дел к сдаче в ведомственный архив включает:

1) проведение экспертизы ценности документов;

2) оформление дел;

3) составление описей дел;

4) составление актов о выделении к уничтожению документов и дел, не представляющих научно- практической и исторической ценности.

Экспертная комиссия является совещательным органом. Свою деятельность она осуществляет на основании положения, утверждаемого руководителем предприятия. Ее решения -- как правило, в форме акта -- утверждаются руководителем предприятия. Заседания экспертной комиссии проводятся не реже двух раз в год и оформляются соответствующими протоколами.

Экспертиза ценности документов проводится на основе номенклатур дел и перечней документов с указанием сроков их хранения. В ходе экспертизы в структурных подразделениях и службе ДОУ предприятия осуществляется полистный просмотр дел. По результатам экспертизы составляются описи документов, подлежащих помещению на постоянное и долговременное хранение, а также акты о выделении документов и дел, не представляющих научно- практической и исторической ценности, к уничтожению.

Отбор документов и дел на уничтожение и составление соответствующего акта производится после подготовки описей дел постоянного и долговременного хранения за тот же период времени. Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседаниях экспертной комиссии предприятия одновременно с описями дел. Акты утверждаются руководителем предприятия после утверждения описей дел постоянного хранения экспертной комиссией архивного учреждения России. После утверждения актов документы и дела, выделенные к уничтожению, сдаются работниками службы ДОУ предприятия в организации и учреждения, осуществляющие их переработку (в качестве вторсырья).

Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов.

Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) организации, которая в своей деятельности руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, Типовым положением об экспертной комиссии, номенклатурой дел организации.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, копии документов и документы с временными сроками хранения. Одновременно проводится отбор документов и дел временного (до 10 лет включительно) хранения с истекшими сроками хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения (до 10 лет включительно).

Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК организации и согласовываются с ведомственным архивом.

Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения могут быть уничтожены только после того, как описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу за соответствующий период утверждены и пере­даны в ведомственный архив организации.

Опись дел является учетным документом и основной частью научно-справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов. Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй - прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий - остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.

На дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу составляются отдельные описи. Форма описи унифицирована.

Не подлежащие сдаче на государственное хранение дела с временным (до 10 лет включительно) сроком хранения по истечении установленного срока хранения включаются в акт о выделении документов к уничтожению. Не допускается уничтожение документов до полного истече­ния срока их хранения. Для исключения преждевременного уничтожения документов необходимо соблюдать следующее правило: дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1998г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2002г.

Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в ведомственный архив. Предархивная подготовка дел включает две процедуры: оформление и описание дел.