Общие правила составления основных бухгалтерских документов

Оформление дел проводится лицом, ответственным за работу с документами. Полное или частичное оформление дел проводится в зависимости от сроков хранения документов.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения подлежат полному оформлению, дела временного (до 10 лет включительно) хранения - частичному оформлению.

Полное оформление дела предусматривает:

* перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь (вместо обратной хронологической последовательности с декабря по январь, получающейся при формировании дела в течение года);

* нумерацию листов дела черным графитным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами;

* составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела;

* составление заверительной надписи дела;

* подшивку дела в твердую обложку из картона на 4 прокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или переплет документов дела;

* внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, личные дела, дела на авторские свидетельства и т.п.). Внутреннюю опись документов дела необходимо также составлять для дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, сформированных из документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Заверительная надпись дела составляется на отдельном листе-заверителе, где отражаются, при не­обходимости, особенности физического состояния дела (например, наличие повреждений, разрывов, склеек; отсутствие отдельных документов или их частей и т.п.).

Описание дела - это вынесение на его обложку всех необходимых для дальнейшего хранения и поиска сведений о документах дела.

Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять, не проводить пересистематизацию документов в деле, располагая их в прямом (вместо обратного) хронологическом порядке.

В ведомственный архив вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы по согласованию с архивом.

В небольших по структуре и штатной численности организациях, как правило, отсутствует специальное подразделение - ведомственный архив. В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь-референт, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу ее в государственный архив.

Взаимодействие государственных архивов с современными коммерческими структурами осуществляется на договорной основе. В договоре закрепляются обязательства сторон, состав передаваемых документов, порядок и сроки передачи документов на постоянное или депозитарное хранение.

1.8 Деловая переписка

Деловой человек должен не только уметь грамотно и красиво говорить, быть вежливым и располагающим к общению, но и правильно вести деловую переписку. Впрочем, тут львиная доля успешности зависит не от самого бизнесмена, а от его личного помощника или офис-менеджера.

Я редко имела счастье видеть деловых людей, способных составить деловое письмо согласно установленным для этого нормам и правилам, но даже самые непросвещенные в этом вопросе бизнесмены обычно имели для переписки специальную штатную единицу. В обязанности этого сотрудника как раз и входило ведение переписки.

Иногда это умная и умелая секретарша, иногда специальный человек, занятый только ответами на письма (последнее характерно для более крупных фирм, ведущих постоянную переписку). Но в любом случае в фирме должен быть человек, который знает, как составляются деловые письма.

Во-первых, деловая корреспонденция должна отвечать точно на заданный вопрос. Если у вас спрашивают, какие населенные пункты охвачены деятельностью вашей фирмы то не нужно начинать с описания структуры фирмы, ее истории и т. п.

Во-вторых, для каждой темы письма существует устоявшаяся международная форма, и не нужно изобретать велосипед и придумывать, как пишется то или иное письмо. Просто пользуйтесь уже готовыми формами, и жить легче будет и вам, и тем, кто получит от вас послание. Люди привыкают к формам, они не любят «добывать» информацию из нестандартных писем.

В-третьих, ваши письма должны быть составлены вежливо и корректно. Даже если вы чем-то недовольны, сам текст не должен содержать грубых слов и неподходящих выражений, которые могут обидеть другого человека.

Деловая корреспонденция может быть двоякого рода - внутренняя и внешняя, официальная и неофициальная. Внутренняя официальная переписка рассчитана на хождение внутри вашей фирмы или для связи с вашими филиалами. Примерами внутренней деловой переписки служат приказ, распоряжение, служебная записка, объяснительная записка. Внешняя официальная переписка представлена гарантийными письмами, информационными письмами, коммерческими запросами, пресс-релизами и т. п. Внутренняя неофициальная переписка представляет собой письма-ответы, информационные письма, приглашения, поздравления, соболезнования, рекомендательные письма, благодарности. Внешняя неофициальная - приглашения, поздравления, соболезнования, рекомендательные письма, благодарности.

Иногда письмо требует дополнительных материалов. Тогда данные материалы называются приложениями, и в тексте письма указывается, что они имеются. Правил о том, как таковые дополнения к письму оформлять, не существует. Они выполняются на отдельных листах и нумеруются: "Приложение 1, Приложение 2" и т. д. Информация о приложениях указывается до подписи и имеет общепринятую форму, например: "К данному письму прилагается 2 документа на 3 листах:

1. Акт сдачи-приемки выполненных работ в двух экземплярах.

2. Счета-фактуры".

Написав письмо, проверьте, насколько хорошо оно составлено.

Для этого ответьте себе на следующие вопросы:

- Соблюдены ли общие требования к структуре?

- Насколько структура ясна и логична?

- Кто получатель (давний потребитель, босс, поставщик, налоговый инспектор)?

- Приемлемо ли звучит для получателя мой тон (не уверены - прочитайте вслух!)?

- Что я делаю в письме (информирую, убеждаю, критикую, благодарю…)?

- Не выгляжу ли я грубым, бестактным, незаинтересованным, слишком фамильярным?

- Если поменяться ролями, как бы я реагировал на это письмо?

- Не содержит ли письмо информацию, в которой нет необходимости?

- Включено ли в письмо все, что важно?

- Каждое ли предложение сокращено, насколько возможно?

- Поймет ли получатель специальные технические термины или их нужно расшифровать?

- Не использованы ли «избитые» выражения и клише?

- Не применялись ли сленговые выражения (например, "вылететь в трубу")?

- Проверены ли правописание, пунктуация и грамматика?

- Проверены ли возможные фактографические ошибки (например, даты, цены, условия поставки)?

- Окончательный ли вариант письма распечатан?

- Каков формат письма?

- Соответствуют ли бумага и конверт виду письма и статусу получателя?

- Использовался ли фирменный бланк нашей компании?

- Все ли реквизиты фирмы-отправителя указаны верно?

- Правильно ли написаны реквизиты получателя?

- Соответствует ли обращение должности и статусу получателя?

- Указаны ли должность, фамилия и контактные координаты отправителя?

- Приведен ли перечень вложений?

Письмо должно быть не только грамотно составлено, но и грамотно оформлено.

Деловые письма выполняются на специальных бланках организации, где содержится следующая обязательная информация:

- название организации;

- физический адрес организации;

- телефон и факс;

- web-сайт и e-mail.

1.9 Правила и формы коммерческой переписки с зарубежным партнером

Если вы отправляете письмо за границу иностранному бизнесмену, то писать письмо следует на его родном или английском (как международном) языке. Существуют нюансы, касающиеся написания таких писем. Начнем с названия вашей фирмы, адреса получателя, даты и самого адресата. Поскольку немногие западные люди владеют русским языком и понимают кириллицу, то красивая «шапка» и логотип вашей фирмы не скажут им ровно ничего. А если получатель не поймет, как вы называетесь, то пропадает смысл использовать «шапку». Но и без «шапки» нельзя. Так что поступают двояко: либо имеют бланки, переведенные на английский, либо ниже русского логотипа и названия дается расшифровка на английском языке.

В зарубежном варианте вам совершенно бессмысленно пользоваться привычным русскому человеку исходящим номером письма - такового там не знают (западный мир пользуется датой и темой письма).

Дата письма указывается согласно правилам страны, в которую письмо посылается. Для европейских стран порядок написания даты таков: день, месяц, год (например, 29-th January 2009). Для США: месяц, день, год (например, January 29, 2009).

Не забудьте указать внутренний адрес (например, Triandos Co., Inc.).

Теперь срочно узнайте, имеет ли ваш адресат какой-то титул, если имеет, то титул указывается перед фамилией (например, dr. Hide). В случае если титула нет, перед фамилией мужчины ставится Mr. (мистер; во множественном числе - Мгs.), перед фамилией женщины - Mrs. (мисс, миссис, во множественном числе - Mmes).

Иногда название фирмы составлено из фамилий владельцев, в этом случае используются особые сокращения - Messers для мужчин и Mesdames (Mmes) для женщин (например: Messers Hide and Jones Ass., или Mesdames Isher and Carder Ass.).

Нередко перед фамилией ставится сокращение от слова внимание (attention): Attn. (Attn. Mr. Hide). Должность адресата указывается после его фамилии: Attn. Mr. Hide, Head of Department, что в переводе на русский звучит как "вниманию господина Хайда, начальника отдела (департамента)".

Затем, как и в русском аналоге, следует обращение к адресату. В английском языке принято использовать прилагательное Dear, то есть «дорогой», "дорогая", «дорогие». На русском это выглядит немного неформально и легкомысленно, но в западной традиции это практически аналог нашего «уважаемый». Так что можете смело использовать Dear в различных сочетаниях: как в обращении к отдельному лицу (Dear Sir, Dear Madam, Dear Mr. Hide, Dear John), так и к группе людей (Dear Sirs, если они европейцы).

Американцы обычно употребляют вместо последнего словосочетания аналог нашего обращения «господа» - Gentlemen. Причем Gentlemen и Dear Sirs используется как обращение и в случае, если ваше письмо адресуется какой-то фирме, а не ее руководителю.

Английский текст письма составляется так же, как и русский. Не забывайте только, что в английской традиции некоторые слова пишутся в письме только с большой буквы. Это: а) имена, адреса, обращения; б) каждое слово названия фирмы; в) каждое слово официального названия должности; г) название объектов переписки.

Есть и еще один отличительный нюанс: нельзя употреблять сокращения модальных и вспомогательных глаголов (это выглядит неуважительно), так что не пишите shan't или can't, пишите shall not, can not. Завершите текст вежливым прощанием. Для этого используются обычно две формы: Yours truly или Faithfully. К хорошему знакомому или другу вы можете обратиться как Yours (very) sincerely или Cordially yours.

1.10 Документы личного происхождения

Документы личного происхождения возникают по инициативе, замыслу частного лица, являются его личной (частной) собственностью и подлежат охране в соответствии с нормами авторского права, если по характеру своему являются объектом его действия.

Особенности документов личного происхождения:

Отсутствие закономерности размещения информации.

Произвольное информационное наполнение определенных видов документов (писем, воспоминаний, дневников). Многоаспектное содержание документов.

Содержание носит глубоко личностный характер, обусловленной государственной, национальной, социальной, культурной принадлежностью создателя документа, а так же индивидуальными чертами его личности

Процесс создания и дальнейшего движения документов личного происхождения нормативно не регулируется, в связи с чем документальные связи необязательны, а среда существования документа личного происхождения является неупорядоченной.

Документы имеют не полную атрибуцию: отсутствуют даты, подписи, аннотации к фотографиям

Начало работы - инициативный поиск документов, выявление источников комплектования государственного архива документами личного происхождения. В Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, утвержденных приказом Министерства культуры массовых коммуникаций Российской Федерации № 19 от 18 января 2007 г., определены критерии, определяющие отнесение гражданина к источникам комплектования архива:

1. Вклад гражданина в развитие науки, культуры и других областей деятельности

2. Роль гражданина в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества

3. Родственные, дружеские, творческие связи гражданина, место работы, занимаемая должность

4. Типичность архивных документов для эпохи (документы «рядовых» граждан)

5. Состав и содержание собранных гражданином архивных документов.

По результатам инициативного поиска формируется список источников комплектования государственного архива.

При этом необходимо учитывать, что состав документов личного архива можно только прогнозировать с известной долей вероятности, зная характер творческих интересов владельца, его биографии, родственных, дружеских и служебных связей.

Дальнейшая работа связана с уточнением списка источников комплектования. Переговоров и встреч для определения содержания документов личного архива. Это этап изучения личного архива.

делопроизводство бухгалтерия ндс

Заключение

Денежные расчеты, а следовательно и расчетные операции, - важнейший фактор обеспечения кругооборота средств. Правильное и своевременное их проведение служит необходимым условием процесса производства. Эффективность расчетных операций зависит от состояния бухгалтерского учета на предприятии. Таким образом, бухгалтерия предприятия должна придерживаться определенных принципов учета и существующей законодательной базы и нормативных документов.

Не менее важен вопрос контроля правильности и законности проведения расчетных операций. Рациональная организация контроля за состоянием расчетов способствует улучшению финансового состояния предприятия.

К большому сожалению существующая законодательная база после рассмотрения ее в этой курсовой работе представилась нам довольно запутанной и несовершенной из-за существования огромного количества документов и постоянного внесения в них исправлений различными государственными органами (Госналогслужбой, Правительством РФ, Министерством финансов, Центральным Банком РФ и т.д.).

Список литературы

1. Бабаев Ю.А.. Теория в бухгалтерском учете/ Наука. - 2007.

2. Осипова И.В. Теория бухгалтерского учета. Сборник задач/ Наука. - 2008.

3. http://www.nnre.ru/delovaja_literatura/

4. http://archiviruem.ru/ucv/sistematizatsiya-bukhgalterskikh-dokumentov/

5. http://www.busel.org/texts/cat5vp/id5awzeeh.htm

Размещено на Allbest.ru