Организация документооборота в учреждении

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВВЕДЕНИЕ

Целью выпускной квалификационной работы является, рассмотреть организацию документооборота данного учреждения.

Задачи:

- изучить основные виды документов применяемых в управленческой деятельности;

- рассмотреть основные правила организации документооборота в учреждении;

- описать технологию обработки документа.

Во введении характеризуется актуальность темы, степень её изученности, объект, предмет, цели, задачи, структура и содержание работы.

В первой главе описано понятие документооборота и его развитие.

Во второй главе рассмотрена организация документооборота в УГАДН. В заключении представлены выводы по выпускной работе.

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждении , хранение документов и их использование влекущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и не регистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, и поступающие из вышестоящих организаций, или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило года. Объем документооборота важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

Для написания выпускной квалификационной работы мною был выделен предмет выпускной работы. Предметом исследования является учреждение процесса документооборота на примере управление государственного автодорожного надзора по Сахалинской области.

Объектом исследования стали основные правила организации документооборота в учреждении.



ГЛАВА 1. ОСНОВНЫЕ ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ ПРИМЕНЯЕМЫХ В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

1.1 Основные виды документов, применяемых в управленческой деятельности

К документам (от лат. dokumentum - свидетельство, доказательство) относятся все источники и носители информации. Они используются в самых различных областях человеческой деятельности и фиксируют события и факты, служат основанием для принятия решений, являются справочно-информационным материалом, и в частности предметом доказательства истины (так как имеют юридическую силу). Следовательно, документы являются отражением реальной действительности.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но так или иначе, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.

Если мы заглянем в толковый словарь В. Даля, то увидим: «Документ это всякая важная деловая бумага». В современном толковом словаре С.И. Ожегова читаем: «Документ это деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо». Оксфордский словарь гласит: «Документ - это текст или изображение, имеющее информационное значение».

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации, другим нормативным документам, содержащим правила документирования.

Государственная система документационного обеспечения управления ГСДОУ это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях. В дальнейшем органы государственного управления, предприятия (объединения), учреждения и общественные организации именуются «организациями».

Основная цель ГСДОУ это упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

Документы состоят из отдельных элементов (например, дата, подпись, печать и т. д.), которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum значит требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму и называется формуляром.

Применение бланков при создании документов ускоряет фиксирование и восприятие информации, сокращает трудоемкость работ по документированию, обеспечивает единство и согласованность оформления документов предприятия. Для оформления большинства документов используются два вида бланков: общий бланк предприятия для оформления всех видов документов, кроме писем, и бланк для писем. Изготавливаются бланки двух форматов это А4 (210 297 мм) и А5 (210 148 мм). Бланки каждого вида проектируются на основе продольного и углового расположений реквизитов.[13, с. 354]

Унификация это сокращение ненужного многообразия разных документов, приведение их к единообразную форм, структуры, операций по их составлению, хранению, обработки и учету. Унификация это установленное максимальное единообразие набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на носители.

При создании документов необходимо следовать принципам стандартизации и унификации.

Унифицированные системы документации это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилами требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.[ 1,c. 2 ]

ГОСТ Р 6.30-2003 действующий настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации это постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации.

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации

Целью стандартизации и унификации документов является рационализация процессов подготовки, исполнения, поиска документов, сокращение документопотоков и создание оптимальных условий для машинной обработки информации, повышение уровня управления предприятием, организацией. Стандартизация и унификация управленческих документов позволяют добиться единообразия в структуре и обработке информации. Стандартизация и унификация способствуют также выработке прогрессивных методов работы с документами.

Наряду со стандартизацией и унификацией документов (при их создании) широко используется и принцип трафаретизации, позволяющий как ускорить создание однотипных документов, так и избежать излишних ошибок. Трафаретизация это способ унификации текстов документов, который состоит в том, что вся информация, характерная для документов, условно подразделяется на трафаретную, или постоянную, и индивидуальную, или переменную. Особенно актуальна трафаретизация в работе с корреспонденцией. Под деловой корреспонденцией в делопроизводстве понимается совокупность служебных писем, телеграмм (телефонограмм), которыми обмениваются предприятия.

Трафаретизация позволяет повысить производительность труда исполнителей, способствует повышению культуры делопроизводства.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы: документы по общим и административным вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью (их могут составлять работники любых подразделений предприятия) и документы по функциям управления, которые составляют работники финансовых органов, отделов планирования, бухгалтерии, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.[6, с. 78].

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т. д. Оформление этих документов унифицировано, но они различаются:

· По месту составления это внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц) и внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия);

· По содержанию это простые документы (посвященные одному вопросу) и сложные документы (посвященные нескольким вопросам);

· По форме это индивидуальные документы, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как обычно, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;[7, с. 86].

· По срокам исполнения это срочные документы, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для них срока исполнения нет;

· По происхождению это служебные документы, которые затрагивают только интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся одного конкретного лица и тогда документ является именными;

· По виду оформления это подлинные документы, дубликаты, копии документов, выписки;

· По средствам фиксации это письменные документы, фото, кино, графические документы и т. д;

· По степени секретности документа это без грифа (открытые), для служебного пользования, секретные;

· По срокам хранения это не подлежащие хранению документы, подлежащие хранению в течение определенного срока, постоянного хранения.[7, с. 86].

1.2 Порядок движения документов в организации

Документооборотом называется процесс движения документов и работы с ними внутри организации от создания до отправки в адреса ты или передачи на хранение (по истечению надобности), а также это от получения корреспонденции до исполнения документов и передачи их на хранение.

«Документооборот это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение» [3, с. 12].

Организация документооборота определяет порядок работы с документами (корреспонденцией), их быстрое прохождение и четкое исполнение.

Объем документооборота определяется характером и объемом производственной деятельности организации. К сожалению, повсеместно имеется тенденция к постоянному росту документооборота. Поэтому в нашей стране и за рубежом предпринимаются попытки регламентации состава и объема документов, в частности в Единой государственной системе документационного обеспечения управления и другой нормативной документации.

Организация документооборота должна обеспечивать:

· Определенную систему прохождения документов с исключением дублирующих решения инстанций и необходимости возвратных перемещений документов;

· Оперативность прохождения документов и контроль (в необходимых случаях) за своевременностью их исполнения;

· Конкретизацию общей системы прохождения документов применительно к каждой их категории для исключения инстанций, поступление в которых тех или иных документов не вызывается необходимостью;

· использование технических средств на всех этапах работы с документами (корреспонденцией).[9, с. 76].

Организация рационального документооборота учреждения или предприятия прежде всего преследует цель: исключение возвратности движения документов. Пребывание документа в одном структурном под- разделении или у одного исполнителя, в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки. Для сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения различные операции, по возможности, должны выполняться одновременно. Необходимо исключить дублирование подписей. Документ должен попадать только к тому руководителю, в компетенцию которого входит его решение. Порочна практика согласования, подписания по принципу «на всякий случай». Это говорит о несовершенстве аппарата управления, об отсутствии профессионализма и доверия к коллегам.

Все документы, поступающие в организацию (по всем каналам связи: почта, электронная почта, спецсвязь и т. д.), проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию. Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная.

Первоначальная обработка поступившей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки сообщений. Для этих целей служат адресные данные в реквизите «Адресат», их сверяют с адресом на конверте или упаковке и определяют, не произошла ли ошибка вложения. Ошибочно отправленную корреспонденцию возвращают в почтовое отделение.

При вскрытии корреспонденции конверты и упаковки бандеролей уничтожают, за исключением тех случаев, когда дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа (документы, представляемые на конкурс, арбитражные, исковые и др.).

Корреспонденция с пометкой «Лично» службой ДОУ не вскрывается. Если на конверте (упаковке) отсутствует эта отметка, а содержание документа носит личный характер, то конверт сохраняется в подтверждение невиновности служащего канцелярии, вскрывшего письмо.

Все поступившие документы проходят стадию предварительной обработки, когда секретарь или специально выделенное для этих целей должностное лицо распределяет поступившую корреспонденцию по отдельным руководителям, направляя к ним только те, которые непосредственно относится к их компетенции. Обработка документов должна проводиться в течение суток с момента поступления в организацию. При поступлении в организацию срочной корреспонденции допускается передавать ее руководителю, минуя этапы предварительной обработки. Процесс регистрации проводится в таких случаях после принятия решения.

После сортировки и проставления отметки о поступлении документы, требующие рассмотрения руководителем, передаются ему или ему о них докладывается. При этом секретарь или другое должностное лицо при необходимости подбирает и передает вместе с поступившим документом дополнительные материалы (письма, контракты, акты и т. д.). Это значительно облегчает и ускоряет процесс принятия решения по документу.

Учет должен производиться в комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами.

Осуществляется как полный, так и выборочный учет документов организации (по структурным подразделениями ли группам документов). Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учета принимается первый экземпляр.

В службах оперативного размножения, которые созданы в крупных учреждениях, ведется учет ксерокопий документов.

Результаты учета документов обобщаются службой документационного обеспечения и представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

Учету могут подлежать также полиграфически исполненные бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ и гербов объектов РФ. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера. Учет бланков ведется отдельно по всем видам (в карточке или журнале).

При учете бланков необходимы следующие реквизиты:

При получении из типографии - наименование вида гербового бланка; дата поступления; номер сопроводительного документа; наименование издательства - поставщика гербовых бланков;

при выдаче - наименование вида гербового бланка; количество экземпляров; серия и номера гербовых бланков; наименование структурного подразделения, организации, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков; расписка в получении; примечания (отметка об уничтожении и т. д.).[10, с. 68].

Контроль за изготовлением и использованием гербовых бланков возлагается на службу документационного обеспечения управления. Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.

Допускается тиражирование документов на бланках для рассылки при условии заверения каждой копии печатью организации.

Информационно-поисковая работа, как и сама система регистрации, может вестись как в традиционной форме с помощью справочных картотек, так и в автоматизированном режиме.



ГЛАВА 2. ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ОГРАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В УПРАВЛЕНИИ ГОСУДАРСТВЕННОГО АВТОДОРОЖНОГО НАДЗОРА ПО САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ

2.1 Характеристика учреждения

Правовое управление Федеральной службы по надзору в сфере транспорта (далее - Управление) является структурным подразделением центрального аппарата Федеральной службы по надзору в сфере транспорта (далее - Служба). Управление создано для правового обеспечения деятельности Службы.

Сокращенное наименование Управления - ПУ.

Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, актами Федеральной службы по надзору в сфере транспорта, а также настоящим Положением.

Управление осуществляет свою деятельность непосредственно, во взаимодействии со структурными подразделениями центрального аппарата Службы и ее территориальными органами, а также во взаимодействии с другими федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, общественными организациями и иными объединениями.

Задачи Управления

Основными задачами Управления являются:

Правовое обеспечение деятельности Службы по исполнению функций в установленной сфере.

Осуществление работы, связанной с совершенствованием законодательства Российской Федерации, регулирующего вопросы, входящие в компетенцию Службы, а также улучшение качества проектов нормативных правовых актов.

Обеспечение соответствия нормативных и ненормативных актов Службы требованиям законодательства Российской Федерации.

Обеспечение правовой защиты интересов Службы в арбитражных судах, судах общей юрисдикции Российской Федерации, а также при рассмотрении административных и иных дел в специально уполномоченных органах исполнительной власти.

Проведение единой политики Службы в области информатизации во всех структурных подразделениях.

Обеспечение деятельности Службы в сфере документооборота:

организация документооборота Службы, учет документов, контроль их исполнения и обеспечение сохранности документов;

организационно-методическое руководство организацией работы с документами в структурных подразделениях;

совершенствование работы с документами с применением современных компьютерных технологий.

Обеспечение подготовки информационно-аналитических материалов к мероприятиям Службы.

Организация подготовки проектов докладов, выступлений, интервью и других мероприятий, связанных с деятельностью руководителей Службы.

Подготовка публикаций о деятельности Службы в средствах массовой информации и на официальном сайте Ространснадзора.

Структура

Структура и штатная численность работников Управления определяются в соответствии со структурой и штатным расписанием Службы.

Руководство Управлением осуществляет начальник Управления, назначаемый и освобождаемый от должности в установленном порядке, а в период временного отсутствия - заместитель начальника Управления.

Начальник Управления должен иметь высшее юридическое образование и соответствовать требованиям, установленным законодательством Российской Федерации.

Начальник Управления имеет заместителей начальника Управления, назначаемых на должность и освобождаемых от должности в установленном порядке.

В структуру Управления входит четыре отдела, возглавляемых начальниками отделов, непосредственно подчиняющихся начальнику Управления:

Отдел правового и нормативного регулирования.

Отдел судебной защиты и договорной работы.

Информационно-аналитический отдел.

Отдел документооборота, организации контроля и работы с обращениями граждан.

Руководство деятельностью отделов осуществляют начальники отделов, назначение которых осуществляется по результатам конкурса на замещение должностей гражданской службы или без проведения конкурса по иным основаниям предусмотренными Федеральным законом от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

Начальники отделов назначаются и освобождаются от должности руководителем Службы по представлению начальника Управления.

Заместители начальника Управления и начальники отделов обеспечивают организацию работы закрепленных за ними конкретных направлений деятельности Управления.

Управление подчиняется непосредственно руководителю Службы.

Функции Управления

Управление в соответствии с возложенными на нее задачами осуществляет следующие функции:

В сфере правового и нормативного регулирования:

осуществляет методическое и консультационное обеспечение структурных подразделений и территориальных органов Службы при осуществлении ими государственного контроля и надзора за соблюдением законодательства Российской Федерации, в том числе международных договоров Российской Федерации о гражданской авиации, о торговом мореплавании, о внутреннем водном транспорте, о порядке осуществления международных автомобильных перевозок (транспортный контроль), о транспортной безопасности, о безопасности движения и эксплуатации железнодорожного транспорта, а также промышленной безопасности на железнодорожном транспорте;

проводит юридическую экспертизу проектов приказов, распоряжений и иных распорядительных документов руководителя Службы;

принимает участие в разработке предложений о внесении дополнений и изменений в федеральное и региональное законодательство, а также в акты, издаваемые руководителем Службы в случае их несоответствия Конституции Российской Федерации, федеральным конституционным законам, федеральным законам, актам Президента, Правительства, Министерств, международным договорам;

принимает участие в разработке предложений по совершенствованию государственного управления в сфере деятельности Службы и по уточнению полномочий Службы;

участвует в проводимой структурными подразделениями работе по отбору и направлению нормативных правовых актов Службы на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации;

подготавливает для руководства Службы справочные материалы по законодательству;

редактирует проекты нормативных правовых актов;

визирует проекты нормативных правовых актов и заключения, представляемые на подпись руководителю Службы;

взаимодействует с Министерством транспорта Российской Федерации, федеральными органами исполнительной власти и органами государственной власти субъектов федерации по вопросам правового обеспечения деятельности Службы;

осуществляет систематизированный учет и хранение нормативных правовых актов.

В сфере судебной защиты и договорной работы:

представляет в установленном порядке интересы Службы и ее территориальных органов в мировых судах, судах общей юрисдикции, арбитражных судах, в административных органах, а так же в органах государственной власти и местного самоуправления;

проводит юридическую экспертизу проектов соглашений, договоров, контрактов, заключаемых Службой;

документальное и консультационное обеспечение по вопросам размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ и оказание услуг для нужд Службы.

В сфере документационного обеспечения управления:

разработка, внедрение и совершенствование единой нормативной и методической базы по документационному обеспечению управления;

разработка и проектирование бланков документов;

контроль за качеством подготовки и оформления документов, соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов;

контроль за прохождением и исполнением документов, обобщение и анализ сведений о ходе и результатах контроля исполнения документов;

организация работы архива, организация использования архивных документов в текущей деятельности Службы;

организация работы по рассмотрению и исполнению обращений граждан.

В сфере информационно-аналитического обеспечения:

подготовка проектов планов, мероприятий Службы, контроль их выполнения;

подготовка информационно-аналитических материалов к мероприятиям Службы;

подготовка отчетов, проектов докладов, выступлений, интервью и других мероприятий, связанных с деятельностью руководства Службы.

Представление по запросам руководства структурных подразделений Службы информации и материалов по вопросам, отнесенным к компетенции Управления.

Ведение переписки, подготовка юридическим и физическим лицам разъяснений по вопросам, относящимся к компетенции Управления.

Осуществление иных функций, входящих в компетенцию Управления.

Права

Управление имеет право:

Вносить руководству Службы предложения по вопросам, относящимся к компетенции Управления, участвовать в их рассмотрении;

Запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений и территориальных органов Службы, соответствующих подразделений федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций независимо от их организационно - правовой формы документы, необходимые для исполнения функций возложенных на Управление.

Знакомиться с документами необходимыми для выполнения возложенных на Управление задач и функций.

Начальник Управления:

Вносит в установленном порядке представления о назначении, перемещении и увольнении работников Управления, о присвоении классных чинов, поощрении работников за успешное и добросовестное исполнение должностных обязанностей, о наложении дисциплинарных взысканий на лиц, совершивших должностной проступок.

Вносит на рассмотрение руководителя Службы в установленном порядке проекты актов по вопросам, относящимся к компетенции Управления.

Принимает в установленном порядке участие в совещаниях, проводимых руководством Службы, при обсуждении на них вопросов, касающихся практики применения законодательства Российской Федерации и иных участков правовой работы, вносит предложения по вопросам, относящимся к компетенции Управления.

Организует в установленном порядке совещания и семинары с участием представителей структурных подразделений Службы, ее территориальных органов и других подведомственных Службе организаций по вопросам, относящимся к компетенции Управления, принимает участие в совещаниях и семинарах, организуемых другими структурными подразделениями Службы.

Подписывает служебную документацию в пределах своей компетенции.

Имеет иные права, возложенные на него решениями руководителя Службы.

Взаимоотношения и связи с другими структурными подразделениями и организациями:

Управление взаимодействует по вопросам, отнесенным к его ведению, с руководством, структурными подразделениями и территориальными органами Службы, с соответствующими подразделениями федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, общественными объединениями и другими организациями.

Управление по поручению руководителя Службы представляет интересы Службы по вопросам, отнесенным к компетенции Управления, в органах государственной власти Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, органах местного самоуправления, общественных объединениях и других организациях.

Организация деятельности Управления

Начальник Управления организует работу отделов, устанавливает круг вопросов, относящихся к компетенции заместителей начальника Управления, начальников отделов, организует их взаимодействие, осуществляет контроль за их деятельностью.

Начальник Управления является прямым начальником для работников Управления.

Начальник Управления:

Распределяет обязанности между заместителями начальника Управления и начальниками отделов.

Даёт работникам Управления обязательные для исполнения указания и поручения в пределах их должностных обязанностей и имеет право требовать от них отчёта об исполнении этих указаний и поручений.

Представляет руководителю Службы на утверждение проект положения об Управлении, а также проекты должностных регламентов работников Управления.

Утверждает проекты положений о структурных подразделениях Управления (отделах).

Вносит в установленном порядке предложения о назначении, перемещении и увольнении работников Управления, о присвоении классных чинов, поощрении работников за успешное и добросовестное исполнение должностных обязанностей, а также о наложении дисциплинарных взысканий на лиц, допустивших должностной проступок.

Представляет руководителю Службы планы работы Управления и отчеты об их исполнении.

Принимает в установленном порядке участие в работе коллегии Службы, а также в совещаниях, проводимых руководством Службы, вносит предложения по вопросам, относящимся к компетенции Управления.

По поручению руководства Службы представляет Службу по вопросам, отнесенным к компетенции Управления, в органах государственной власти Российской Федерации и субъектах Российской Федерации, органах местного самоуправления, общественных объединениях и других организациях.

В установленном порядке осуществляет взаимодействие с государственными органами, ассоциациями, союзами, научными, учебными, общественными и другими организациями, представителями государств-участников СНГ и международных организаций, с зарубежными экспертами по вопросам, относящимся к компетенции Управления.

Представляет Управление по вопросам, отнесенным к его компетенции, во взаимоотношениях с руководством и другими структурными подразделениями Службы и его территориальными органами, с соответствующими подразделениями федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, общественными объединениями и другими организациями.

Организует в установленном порядке совещания с участием представителей других структурных подразделений Службы, ее территориальных органов и других подведомственных Минтрансу России организаций по вопросам, относящимся к компетенции Управления, принимает участие в работе совещаний, организуемых другими структурными подразделениями Службы.

· Проводит служебные совещания с работниками Управления.

· Подписывает служебную документацию в пределах своей компетенции.

· Организует делопроизводство в Управлении.

· Начальник Управления несет персональную ответственность за:

· Выполнение возложенных на Управление задач и функций.

· Принимаемые решения.

· Достоверность представляемых руководителю Службы сведений.

· Упущения и недостатки в своей работе.

· Несвоевременное и (или) некачественное выполнение распоряжения руководителя Службы.

· Превышение должностных полномочий.

· Коррупционные правонарушения.

· Неудовлетворительную организацию и контроль работы подчиненных.

Действия или бездействия, повлекшие за собой последствия, в том числе моральный вред или материальный ущерб.

Состояние исполнительской и трудовой дисциплины подчиненных.

Сохранность сведений, составляющих государственную тайну и содержащих конфиденциальную информацию.

Соблюдение противопожарных мероприятий и мер по охране труда и технике безопасности.

Сохранность закрепленного имущества.

Соблюдение требований Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

Выполнение режимных мероприятий в закрепленных помещениях.

Заместители начальника Управления по поручению начальника Управления координируют работу отделов Управления, организуют своевременную подготовку соответствующих материалов, а также выполняют другие его поручения в пределах полномочий начальника Управления.

Заместители начальника Управления несут персональную ответственность за организацию и качество работы Управления, координируют работу отделов, разрабатывают проекты положений об отделах и должностных регламентов начальников отделов и вносят их на рассмотрение начальнику Управления.

Начальники отделов Управления:

Осуществляют руководство отделами, несут персональную ответственность за выполнение задач и функций, возложенных на отделы.

По поручению начальника Управления и его заместителей принимают в установленном порядке участие в совещаниях, проводимых в Службе, по вопросам, относящимся к компетенции отделов.

Организуют работу отделов, устанавливают круг вопросов, относящихся к компетенции и обязанностям работников отделов, организуют их взаимодействие в работе, осуществляют контроль за их деятельностью.

Дают работникам отделов обязательные для исполнения указания и поручения в пределах их должностных обязанностей и требуют от них отчета об исполнении этих указаний и поручений.

Работники Управления несут персональную ответственность за исполнение обязанностей в соответствии с должностным регламентом и за выполнение поручений, данных им начальником отдела и руководством Управления.

Должностные обязанности начальника Управления, заместителей начальника Управления, начальников отделов Управления и работников Управления содержатся в их должностных регламентах, утвержденных руководителем Службы.

Возложение на Управление функций, не относящихся к правовой работе, не допускается.

Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения Управление Государственного Автодорожного Надзора (УГАДН) по Сахалинской Области.

Документооборот является важным звеном в учреждении делопроизводства Управление Государственного Автодорожного Надзора так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Основными правилами организации документооборота в Управлении Государственного Автодорожного Надзора являются:

- оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;

- максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

- порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.

Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе в Управление Государственного Автодорожного Надзора по Сахалинской Области согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов.

Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления учреждения, все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в Управление Государственного Автодорожного Надзора по Сахалинской Области.

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству в Управление Государственного Автодорожного Надзора по Сахалинской Области и табелем унифицированных форм документов.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).

В Управление Государственного Автодорожного Надзора по Сахалинской Области существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота.

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.

Исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в другие организации).

Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его учреждения. Данные документы используются для организации работы в Управление Государственного Автодорожного Надзора, так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.

Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений учреждения особенно если это приказы руководителя данного учреждения. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.

2.2 Схема движения и технология обработки документов в УГАДН по Сахалинской Области

Входящие документы:

Документы, поступившие, в УГАДН начинают свой путь к исполнению с экспедиции. Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой "лично" передаются по назначению. В УГАДН обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается.

Регистрируемые документы делятся на два потока:

1. Документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса;

2.Документы в адрес структурных подразделений.

Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока - в структурные подразделения. При централизованной регистрации все выше указанные документы поступают в канцелярию.

Помощники руководителя или работник канцелярии производят предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя УГАДН и в структурные подразделения организации. Руководству учреждения передаются документы

Вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности учреждения. Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений учреждения или непосредственно исполнителям. При наличии в учреждении подразделения по рассмотрению писем граждан, заявления и жалобы направляются в него из экспедиции.

Документы передаются руководству или исполнителям в день поступления в УГАДН.

Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителям учреждения и структурных подразделений. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.

Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, если документ проходит согласование с другой организацией, не автором документа, то согласование оформляется реквизитом "грифом согласования документа". Документ, проходящий согласование внутри учреждения оформляется реквизитом "визы согласования документа".

Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился.

К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ.

Целесообразно в учреждении установить порядок, при котором право подписания документов имеют не только руководитель, но и другие руководящие работники, в пределах их компетенции.

При этом условии движение документов и их исполнение станут более оперативными.

Руководитель учреждения в праве внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку.

После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в "Журнале регистрации исходящих документов". После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. После регистрации документы направляются в экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исходящих документов и сортировка их по корреспондентам. В УГАДН имеется массив постоянных адресов. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется стоимость отправки и составляются описи на почтовые отправления.

Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело.

Внутренние документы готовятся, оформляются в пределах учреждения.

Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов.

Особенность движения внутренних документов является то, что маршруты их различны для отдельных видов документов.

Под объемом документооборота понимают общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени.

Учет объема документооборота организуется для установления:

- загрузки учреждения, его подразделений и службы документационного обеспечения управления;

- потребности учреждения организационной и электронно-вычислительной технике.

При определении объема документооборота однократно обязательно учитываются все документы. Подсчет входящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно. Отдельно учитываются машинописные копии и копии, изготовленные средствами оперативного размножения. Общий объем документооборота выражается дробью, числитель - количество основных документов, знаменатель - количество копий.

2.3 Регистрация документов

Общие правила регистрации документов в УГАДН.

Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Следуя определению, регистрация документа - это присвоение ему индекса и проставление его на документе с последующей записью данных о документе в журнале регистрации или регистрационной карточке. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов.

Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз.

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы - в день подписания.

Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В инструкции по делопроизводству учреждения в приложении представлен перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения. Перечень утверждается руководителем УГАДН, если он включает нерегистрируемую документацию всего учреждения, или руководителем того структурного подразделения, на документы которого перечень распространяется.

При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства; перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; номенклатура дел.

Индексация документов.

Индексация документов в делопроизводстве - это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения.

Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документы при его регистрации .

Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа, например: регистрационный номер 03-10/98 входящего документа включает:

- 03 - индекс структурного подразделения;

- 10 - номер соответствующего дела по номенклатуре;

- 98 - индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный ему при регистрации.

Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов. Индексы заявлений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа.

На всех входящих документах проставляется регистрационный номер документа, фиксирующий факт и время поступления документа в УГАДН. Место проставления штампа определено ГОСТ Р 6.30 - 2003

Формы регистрации документов и порядок их заполнения.

В практической деятельности, в зависимости от объема документооборота в управлении используют три формы регистрации документов: журналы и карточки, и третья форма регистрации, использованием персонального компьютера - автоматизированная электронная).

В структурных подразделениях УГАДН применяют разные журналы для регистрации входящих и исходящих документов.

Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов карточная более удобная форма регистрации. Форма карточки это регистрационно-контрольная карточка, расположение в ней необходимых реквизитов для регистрации документа может быть определен в организации (учреждении) и утвержден в инструкции по делопроизводству.

Бланки регистрационно-контрольной карточки могут быть изготовлены как типографским способом, так и методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 (148х210 мм). Допускается цветовое различие карточек.

Количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом справочных и контрольных карточек во всех структурных подразделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролироваться.

Бланки регистрационно-контрольной карточки должны изготавливаться типографским способом или методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 (148х210 мм). Допускается цветовое различие карточек.

На верхнем поле регистрационно-контрольной карточки кружком обводят дату исполнения документа, взятую из резолюции. На нижнем поле есть графа для проставления фактического исполнения документа. Карточки помещают в контрольную картотеку. Контрольную картотеку целесообразно разделить на 33 ячейки (рубрики): 31-я ячейка соответствует максимальному числу дней в месяц; в 32-й ячейке размещают карточки на документы, сроки, исполнения которых наступят в следующем месяце; в 33-й ячейке располагают карточки на неисполненные в срок документы

Карточки в картотеке располагают по датам исполнения документов, т.е. каждому дню исполнения (в пределах месяца) соответствует определенная ее ячейка.

Наиболее рациональным ведением контрольных операций регистрации документов является использования персонального компьютера, который в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения и выводит на экран номера документов в назначенный день для проведения над ними контрольных операций.

2.4 Контроль исполнения документов

документ движение обработка

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов .

Организация контроля за исполнением документов в УГАДН обеспечивает их своевременное и качественное исполнение.

Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами.

Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на службу документационного обеспечения управления учреждения.

В структурных подразделениях учреждения контроль за исполнением документов осуществляет секретарь или лицо, ответственное за делопроизводство.

Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя управления.