Организация документооборота в учреждении

Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный.

Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

Контроль за исполнением документа начинается с момента постановки его на контроль. На документе поставленном, на контроль в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 делается отметка знаком "К" или штампом "КОНТРОЛЬ".

Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения исполнителем конкретной работы (подготовки ответа, составление проекта контракта, проведение делового совещания). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (согласно ГОСТ Р 6.3-97, реквизит 27 "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"). Также ставится отметка и в контрольно-ревизионной карточке.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. На основе анализа разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов и повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

Вывод: Организация работы с документами - это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами. Значение документа для учреждения трудно переоценить. Современное управление государственным учреждением, в частности Управление Государственного Автодорожного Надзора - это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства УГАДН документированной информацией.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом

.Цель дипломной работы была достигнута. Проведя анализ организации документооборота, я пришла к выводу, что от четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому в учреждении рациональной организации документооборота всегда уделяется большое внимание.

В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии данного учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность и дисциплинированность.

Так же я пришла к выводу, что оперативность и надежность управления документооборота связана с быстротой прохождения и обработки документов. Ускорение документооборота достигается за счет сокращения количества инстанций, проходимых документами, сокращения и убыстрения операций, производимых с ними, сокращения объема документооборота. Последнее достигается за счет обращения в ряде случаев к бездокументным связям (по телефону, личным переговорам). Сокращению документооборота способствует также более четкое распределение функций между структурными подразделениями УГАДН и исполнителями, конкретное и оперативное руководство.

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ

1. Конституция Российской Федерации[Текст]офиц. Текст. - М.: 2013.

2. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2003.

3. ГОСТР 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 1998.

4. Андреева В.И., Делопроизводство, - М.: Интел-синтез, 2010. с. 33.

5. Андреева В. И., Школа профессионального секретаря. 2009. с. 142-146.

6. Бондарева Т.Н., Секретарское дело: Практическое пособие. -М.: Высшая школа, 2010. с. 112

7. М.И. Басаков Делопроизводство (документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003): учеб. Пособие для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования. -- 7е изд., перераб. И доп.-- М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К»,2009.

8. М.И. Басаков Справочник секретаря по делопроизводству М. И. Басаков. - М.: ИКЦ «МарТ», Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2005. - 320 с. (Серия «Безупречные документы»).

9. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: учебник / под общ.ред. Т.В. Кузнецовой.-- 2е изд., перераб. и доп.-- М.: МЦФЭР, 2006.

10. Бобылева, М.П. Эффективный документооборот: документирование [Текст] / М.П. Бобылева - М.: Издательство МЭИ, 2009.- 578 с.

11. Веселов И.В., Профессия - Секретарь.: Учебное пособие.-М.: Маркетинг, 2011. с. 67

12. Ватолина, М.В. Организация работы с документами: учебное пособие [Текст] / М.В. Ватольна - Ростов н/Д: Феникс: 2010. 370с.

13. Делопроизводство в системе государственного управления. (Учебно-практическое пособие).-М.: «Издательство РАГС»,2003-372с5. М. В. Кирсанова, Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: учеб.пособие // М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. 6-е изд., испр. и доп. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2007. - 364 с. (Высшее образование).

13. Кушнаренко, Н.Н. Документирование [Текст] /Н.Н. Кушнаренко - Киев: Знания, 2008. 354с.

14. Кузнецова Т.В.. «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003.

15. Ларин М.В., Соколова А.Н. Оформление служебных документов: рекомендации от разработчиков ГОСТ Р 6.30-2003.--М.: МЦФЭР, 2003.

16. Стенюков М.В.Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия М.:2004

17. Соколов, В.С. Документационное обеспечение управления [Текст] / В.С. Соколов - М.: Форум Инфра - М, 2008. 176 с.

18. Стенюков , М.В. Документы: Документооборот (практическое пособие) [Текст] / М.В. Стенюков - М.: 2009. 347с.

Размещено на Allbest.ru