Учет и отчетность в мелкорозничной сети и отделах аптеки

Размещено на http://www.allbest.ru/

Структура и порядок учета расхода товаров

учет денежный мелкорозничный аптечный

Мелкорозничная аптечная сеть организуется с целью приближения лекарственной помощи к населению. Реализация товаров в мелкорозничной сети учитывается в товарообороте аптеки.

С каждым подотчетным лицом, возглавляющим предприятие мелкорозничной сети, управляющий аптекой заключает договор о материальной ответственности.

Отпуск товаров из аптеки прикрепленной мелкорозничной сети производится по накладным (расходным для аптеки и приходным для прикрепленной сети).

Накладные заранее нумеруются бухгалтерией, оформляются штампом аптеки. Они должны быть протаксированы в момент отпуска товаров и одновременно оформлены подписями лиц -- отпустившего и получившего товары. Накладные выписываются в двух экземплярах. Один вручается материально ответственному лицу, получившему товар, второй -- остается в аптеке. Стоимость товаров, отпущенных по накладным, вносится в отчет аптеки как расход товаров, а по прикрепленной сети -- как их приход.

Принятые товары записываются в отчете в день фактического поступления товаров.

В аптеках учет переданных товаров ведется в книге подотчетных материально ответственных лиц. Каждому аптечному пункту, киоску и лотку открывается в книге отдельный лицевой счёт, в котором записывается движение товаров и тары. В лицевом счете ежемесячно на каждое первое число выводятся остатки товаров и тары в суммовом выражении. Лицевые счета ведутся на основании приходо-расходных товарных документов. Учитывая, что оплата труда работников аптечных пунктов второй группы и лотков производится в виде процентного вознаграждения от суммы реализованных ими товаров, форма лицевого счета предусматривает учет отпущенных им товаров с разбивкой по группам (медикаменты, товары обще торгового ассортимента).

Отпуск лекарств по индивидуальной и стационарной рецептуре в аптечных пунктах первой группы учитывается в рецептурном журнале.

Движение товарно-материальных ценностей, полученных аптечным пунктом первой группы, ведется по особой форме товарного отчета. Товарный отчет аптечного пункта первой группы составляется в двух экземплярах, которые представляются ежемесячно в аптеку. Приходо-расходные документы, на основании которых составлен отчет, прилагаются к отчету. Товарный отчет аптечного пункта первой группы состоит из двух разделов. Первый раздел -- отчет о движении за месяц товаров и тары -- состоит из прихода полученного товара: по расходу товаров включается стоимость реализованных товаров. Второй раздел состоит из двух справок: 1) о рецептуре и 2) о расчетах с лечебными учреждениями. В справке о рецептуре указывается количество отпущенных за месяц рецептурных номеров с указанием раздельно амбулаторной и стационарной рецептуры. В справке расчетов с лечебными учреждениями отражены обороты за месяц по каждому лицевому счету и остаток сумм: в пользу аптечного пункта или задолженность за аптечным пунктом.

Отчет аптечного пункта первой группы проверяется бухгалтером аптеки, а при его отсутствии -- управляющим аптекой.

Израсходованная аптечным пунктом первой группы сумма не исключается из его выручки, оформляется аптекой выпиской квитанции.

Управляющий аптекой периодически производит проверку работы аптечных пунктов со снятием фактического наличия всех товарно-материальных ценностей.

Обнаруженные недостачи подлежат немедленному взысканию с заведующего аптечным пунктом, причем о результатах ревизии аптека сообщает вышестоящей организации и заведующему райздравотделом.

При отпуске товаров подотчетным киоскам в аптеке выписывается расходная накладная. Ежемесячно производится фактическое снятие остатков товаров по каждому киоску. В случае расхождения между суммой остатка, числящейся по лицевому счету киоска, и остатком по акту проверки излишек приходуется по товарным запасам аптеки, а недостача списывается и взыскивается с продавца киоска.

Разносная торговля медикаментами и другими аптекарскими товарами производится через лотки. Аптека осуществляет над лотками ежедневный контроль. Для этого продавцы лотков обязаны в конце рабочего дня сдать в аптеку всю выручку за день и остаток непроданных товаров, что отмечается аптекой в копии накладной. Как правило, в лотках не должны быть переходящие остатки товаров на следующий день.

В ряде аптек вышестоящей организации установлен порядок, при котором лотки не сдают ежедневно в аптеку остатки непроданных товаров, т. .е. имеют переходящие товарные остатки.

Движение товаров и сумма выручки в мелкорозничной сети аптеки фиксируются в месячном отчете о хозяйственной деятельности.

Основанием для заполнения отчета о движении товаров в мелкорозничной сети служат товарные отчеты аптечных пунктов первой группы и записи в книге подотчетных материально ответственных лиц.

Оптовая реализация ЛС

· На аптечном складе осуществляется оптовая реализация лекарственных средств и изделий медицинского назначения. На складе изделий медицинского назначения и медицинской техники осуществляется оптовая реализация изделий медицинского назначения и медицинской техники.

· При оптовой реализации лекарственных средств, изделий медицинского назначения и медицинской техники из аптечного склада, склада изделий медицинского назначения и медицинской техники выписываются сопроводительные документы.

· Сопроводительный документ заверяется подписью руководителя субъекта в сфере обращения лекарственных средств, изделий медицинского назначения и медицинской техники, или уполномоченного им лица, главного бухгалтера, а также подписью лица, отпустившего лекарственные средства, изделия медицинского назначения и медицинскую технику, с аптечного склада или склада изделий медицинского назначения и медицинской техники. Исправления, приписки, помарки в сопроводительном документе не допускаются.

· При оптовой реализации лекарственных средств, изделий медицинского назначения и медицинской техники в сопроводительном документе указывается номер сертификата соответствия и срок его действия на каждое наименование и партию (серию) лекарственного средства, изделия медицинского назначения и медицинской техники.

· Сертификат соответствия (или его копия) должен храниться до истечения срока годности лекарственного средства, изделий медицинского назначения и медицинской техники на аптечном складе, складе изделий медицинского назначения и медицинской техники и быть доступным для потребителей и государственных органов, осуществляющих контроль за безопасностью и качеством лекарственных средств, изделий медицинского назначения и медицинской техники.

Контроль при оптовой реализации лекарственных средств, изделий медицинского назначения и медицинской техники включает в себя:

1) проверку количества, качества (целостности упаковки, наличие инструкции по применению лекарственного средства, изделий медицинского назначения и медицинской техники для потребителей, составленной на государственном и русском языках), комплектности оборудования;

2) соответствие партии (серии) отпускаемого лекарственного средства, изделия медицинского назначения и медицинской техники с партией (серией), указанной в сопроводительных документах;

3) наличие сертификата соответствия.

На аптечном складе, складе изделий медицинского назначения и медицинской техники ведется посерийный учет лекарственных средств, изделий медицинского назначения и медицинской техники в письменной или электронной форме, при котором фиксируется наименование лекарственного средства, изделия медицинского назначения и медицинской техники, дозировка, фасовка, страна и производитель, наименование и адрес поставщика и получателя, количество полученного и отпущенного лекарственного средства, изделия медицинского назначения и медицинской техники.

Субстанции лекарственных средств отпускаются оптом аптекам и организациям по производству лекарственных средств, имеющим лицензию на изготовление и производство лекарственных средств, соответственно.

Розничная торговля ЛС

В аптеке, аптечном пункте в организациях здравоохранения, оказывающих первичную медико-санитарную, консультативно-диагностическую помощь, передвижном аптечном пункте для отдаленных сельских местностей (далее - объекты фармацевтической деятельности) осуществляется розничная реализация лекарственных средств и изделий медицинского назначения. В магазине медицинской техники и изделий медицинского назначения осуществляется розничная реализация изделий медицинского назначения и медицинской техники. В магазине оптики осуществляется розничная реализация оптики и изделий медицинского назначения.

В отдаленных от районного центра населенных пунктах, где отсутствуют аптеки, розничную реализацию лекарственных средств, изделий медицинского назначения осуществляют физические и юридические лица через аптечные пункты в организациях здравоохранения, оказывающих первичную медико-санитарную, консультативно-диагностическую помощь, и передвижные аптечные пункты.

При этом сохранность качества, безопасность и эффективность лекарственных средств, изделий медицинского назначения в случае отсутствия специалистов с фармацевтическим образованием обеспечивают аттестованные специалисты с медицинским образованием.

Лекарственные средства, подлежат розничной реализации населению по рецепту и без рецепта врача.

При необходимости отпуска лекарственного средства в количестве, указанном в рецепте или необходимом на курс лечения, допускается реализация с нарушением оригинальной заводской упаковки, за исключением блистерной, с обязательным указанием на аптечной упаковке наименования объекта фармацевтической деятельности, лекарственного средства, количества, дозировки, серии, наименование производителя с указанием его страны, срока годности препарата, способа приема, мер предосторожности.

Розничная реализация населению лекарственных средств осуществляется без рецепта и по рецептам, выписанным и оформленным медицинскими работниками организаций здравоохранения в пределах своей компетенции при наличии соответствующих медицинских показаний на бланках по форме согласно приложению 1 к настоящим Правилам.Рецепты должны быть заверены подписью и личной печатью медицинского работника, выписавшего рецепт.

Розничная реализация населению лекарственных средств на получение лекарственных средств бесплатно или на льготных условиях для отдельных категорий больных, имеющих право на бесплатное или льготное обеспечение лекарственными средствами и изделиями медицинского назначения, осуществляется по рецепту, выписываемому на бланках по форме согласно приложению 2 к настоящим Правилам.

Розничная реализация населению лекарственных средств, содержащих психотропные вещества Таблицы III Cписка наркотических средств и психотропных веществ, используемых в медицинских целях и находящихся под контролем, приведенному в 50 приложении 1 к Закону Республики Казахстан «О наркотических средствах, психотропных веществах, прекурсорах и мерах противодействия их незаконному обороту и злоупотреблению ими», осуществляется по рецепту, выписываемому на бланках по форме согласно приложению 1 к настоящим Правилам.

Рецепты на получение лекарственных средств бесплатно или на льготных условиях, а также содержащих психотропные вещества, дополнительно должны быть подписаны заведующим отделением и заверены печатью организации здравоохранения «Для рецептов».

Должностное лицо объекта первичной медико-санитарной помощи и физическое лицо, осуществляющее частную медицинскую практику заверяют рецепт на получение лекарственных средств бесплатно или на льготных условиях, а также содержащих психотропные вещества, своей подписью и печатью организации.

Заведующий фельдшерско-акушерским пунктом заверяет рецепт на получение лекарственных средств бесплатно или на льготных условиях, а также содержащих психотропные вещества, своей подписью и печатью фельдшерско-акушерского пункта.

В сельских населенных пунктах, в случае отсутствия врачей, рецепты выписываются средними медицинскими работниками, ведущими амбулаторный прием больных.

В объектах фармацевтической деятельности, имеющих соответствующие договоры с местными органами государственного управления здравоохранением, должен быть список и образцы подписей должностных лиц, имеющих право подписывать рецепты на бесплатное или льготное получение лекарственных средств, утвержденный руководителем организации здравоохранения.

Розничная реализация лекарственных средств осуществляется по рецептам, выписанным на латинском языке, без исправлений, разборчиво с обязательным заполнением всех предусмотренных в бланке граф, способ применения прописывается на государственном или русском языках с указанием дозы, частоты и длительности приема. Не допускается ограничиваться общими указаниями («Известно», «Внутреннее», «Наружное»).

В рецепте допускаются сокращения согласно приложению 3 к настоящим Правилам.

Лекарственные средства, отпускаемые бесплатно или на льготных условиях и содержащие производные 8-оксихинолина, ядовитые вещества, гормональные стероиды, клонидин, анаболические стероиды, отпускаются при условии выписывания одного наименования на одном рецептурном бланке.

На остальные лекарственные средства на одном рецептурном бланке выписываются лекарственные средства не более двух наименований.

При несоблюдении медицинским работником требования обозначения в рецепте дозы лекарственного средства, превышающего высшую разовую дозу прописью и восклицательным знаком, фармацевтический работник отпускает прописанное лекарственное средство в половине установленной высшей разовой дозы.

Рецепты, выписанные на лекарственные средства, применяемые исключительно в организациях здравоохранения, оказывающих стационарную помощь, считаются недействительными.

Работник объекта фармацевтической деятельности отпускает лекарственные средства, содержащие производные 8-оксихинолина, ядовитые вещества, гормональные стероиды, клонидин, анаболические стероиды по рецептам, выписанным бесплатно или на льготных условиях, в течение 10 календарных дней со дня их выписывания.

Работник объекта фармацевтической деятельности отпускает лекарственные средства (за исключением случаев, указанных в пункте 28 настоящих Правил) для больных, нуждающихся в постоянном (длительном) лечении, в течение трех месяцев со дня их выписывания.

В этом случае на рецептах должны быть надписи «По специальному назначению» и по периодичности отпуска лекарственных средств из аптеки («еженедельно» или «ежемесячно»), скрепленные подписью и личной печатью медицинского работника, выписавшего рецепт.

На остальные рецепты работник объекта фармацевтической деятельности отпускает лекарственные средства в течение одного месяца со дня их выписывания.

Рецепт, не отвечающий требованиям его оформления и (или) содержащий лекарственное средство из несовместимых компонентов, считается недействительным и оставляется в аптеке.

Недействительные рецепты погашаются штампом «Рецепт недействителен», регистрируются в журнале учета неправильно выписанных рецептов по форме согласно приложению 4 к настоящим Правилам, пронумерованном, прошнурованном и скрепленном подписью руководителя и печатью объекта фармацевтической деятельности.

При этом, работник объекта фармацевтической деятельности отпускает больному выписанное лекарственное средство, за исключением лекарственных средств, содержащих несовместимые компоненты.

Информация о неправильно выписанных рецептах передается руководителю соответствующей лечебно-профилактической организации и (или) в соответствующие местные органы государственного управления здравоохранением для контроля.

Розничная реализация лекарственных средств по рецептам бесплатно или на льготных условиях осуществляется объектами фармацевтической деятельности, имеющими соответствующие договоры с местными органами государственного управления здравоохранением.

При этом, объекты фармацевтической деятельности сверяют данные, указанные на рецептах, с имеющимся списком и образцами подписей заведующих отделениями (руководителей организаций здравоохранения), имеющих право подписывать рецепты на бесплатное и льготное получение лекарственных средств.

Рецепты на лекарственные средства, выписанные в организациях здравоохранения, действительны на территории Республики Казахстан, за исключением рецептов на бесплатный или льготный отпуск лекарственных средств, действительных в пределах административно-территориальной единицы республики (район, город, область).

Сроки хранения объектами фармацевтической деятельности рецептов на лекарственные средства:

1) отпущенные бесплатно и на льготных условиях - 3 года;

2) содержащие производные 8-оксихинолина, ядовитые вещества, гормональные стероиды, клонидин, анаболические стероиды - 3 месяца.

При этом, работник объекта фармацевтической деятельности при розничной реализации лекарственного средства дублирует больному способ применения, указанный на рецепте.

По истечении срока хранения рецепты подлежат уничтожению.

Для уничтожения рецептов создается комиссия в составе руководителя и материально-ответственных лиц объекта фармацевтической деятельности.

Комиссия составляет акт об уничтожении, в котором прописью указывается количество уничтоженных рецептов.

В случае отсутствия в аптеке, аптечном пункте выписанного в рецепте врача лекарственного средства, работник объекта фармацевтической деятельности осуществляет его замену фармакологическим аналогом по согласованию с лечащим врачом.

Работник объекта фармацевтической деятельности предлагает синоним лекарственного средства под международным непатентованным названием, имеющимся в ассортименте, без согласования с врачом.

На витрину выставляются лекарственные средства, реализуемые без рецепта врача.

Работник объекта фармацевтической деятельности при розничной реализации лекарственных средств, изделий медицинского назначения и медицинской техники предоставляет пациенту информацию по:

правильному и рациональному применению или использованию лекарственных средств, изделий медицинского назначения и медицинской техники;

возможным побочным действиям и противопоказаниям лекарственных средств;

взаимодействии с другими лекарственными средствами, мерах предосторожности при их применении или использовании;

срокам годности и правилам хранения лекарственных средств, изделий медицинского назначения и медицинской техники в домашних условиях;

правилам эксплуатации, комплектности изделий медицинского назначения и медицинской техники.

В случае необходимости работник объекта фармацевтической деятельности представляет консультацию по применению лекарственных средств, отпускаемых без рецепта врача.

Учет денежных средств и расчетных операций

Хозяйственная деятельность предприятия не может осуществляться без разнообразных расчетов внутри и вне организации. Внутренние расчеты - это, например, расчеты с персоналом по заработной плате, с подотчетными лицами по выданным им авансам. Внешние отношения - это расчеты с поставщиками за приобретенную продукцию, с подрядчиками за выполненные работы и услуги, это уплата налогов в бюджет, взносы органам социального страхования и обеспечения, получение средств от покупателей за реализованную продукцию и др.

Расчеты внутренние и часть внешних ведутся наличными деньгами (выдача зарплаты работникам). Эти расчеты проводятся через кассу предприятия.

Расчеты предприятия с внешними субъектами осуществляется преимущественно безналичным путем - перечислением средств со счета плательщика на счет получателя. Посредником при этом является коммерческий банк. Отношения предприятия с банком строятся на основе договоров, для расчетов предприятие открывает в банке счета различных видов.

Расчетные счета, на которых владелец счета может распоряжаться своими средствами без ограничений, осуществляя любые операции; эти счета открываются всем коммерческим предприятиям, имеющим статус юридического лица.

Текущие счета открывают некоммерческим учреждениям и организациям, не являющимся юридическим лицом, причем владелец счета распоряжается средствами в точном соответствии со сметой, утвержденной вышестоящим органом, а перечень операций по счету регламентирован.

Специальные счета служат для хранения средств строго целевого назначения.

Предприятие при необходимости может иметь и валютные счета, используя их в зависимости от того, в какой форме ведутся расчеты с данным физическим или юридическим лицом.

Расчеты по товарным и нетоварным операциям

Расчеты предприятия делятся на две группы: платежи по товарным операциям, связанные с перемещением товара, (расчеты с поставщиками и подрядчиками) и расчеты по нетоварным операциям, предполагающие движение только денежных средств (расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами, учредителями, подотчетными лицами).

Расчеты по нетоварным операциям оформляются только платежными поручениями. Платежное поручение - это поручение владельца расчетного счета банку перечислить соответствующую сумму с своего счета на расчетный счет получателя.

Разумеется, платежное поручение принимается банком к исполнению только при наличии достаточных средств на счете плательщика.

Для товарных операций существуют следующие формы расчетов:

платежными поручениями;

плановыми платежами;

платежными требованиями-поручениями;

аккредитивами;

расчетными чеками;

зачетом взаимных требований (при ведении встречных платежей);

векселями.

Расчеты платежными поручениями

Платежные поручения - широко распространенная форма расчетов по товарным операциям, они очень удобны в случае предварительной оплаты товаров или услуг. Вначале составляют платежное поручение на сумму предварительного взноса, а после получения товаров вносят остаток суммы.

Более часто практикуется предварительная оплата в размере 50 % от суммы сделки - паритетная в отношении той и другой стороны. Требование предоплаты в полном размере специфично.

Платежное поручение выписывают на бланках установленной формы и представляют в банк в 4-х экземплярах. Первый экземпляр после списания средств с расчетного счета плательщика остается в документах банка плательщика, четвертый возвращается плательщику со штампом банка как расписка, означающая, что документ принят к исполнению.

Второй и третий экземпляры платежного поручения пересылаются в банк получателя. После зачисления денег на его расчетный счет второй экземпляр остается в документах банка, а третий передается получателю в подтверждение осуществленной операции.

Расчеты плановыми платежами

При расчетах плановыми платежами используются платежные поручения. Если поставки товаров (услуг) характеризуются длительными хозяйственными связями, постоянностью и равномерностью, используются расчеты плановыми платежами. Такая форма расчетов предполагает периодическое перечисление определенной суммы (исходя из плана поставок), а не оплату каждой конкретной партии товаров. В установленные сроки сопоставляются фактическая стоимость полученных товаров и внесенная за них оплата и та или другая сторона (в зависимости от итогов) вносит разницу.

Расчеты платежными требованиями-поручениями

Платежное требование-поручение - это требование поставщика к покупателю оплатить стоимость товаров или услуг на основании приложенного комплекта документов.

Платежное требование-поручение в 3-х экземплярах поставщик выписывает после отгрузки продукции и отсылает покупателю.

Покупатель, получив продукцию, проверяет ее соответствие условиям договора и заполняет вторую часть платежного требования-поручения - платежное поручение, которым оплачивает полученные товары. Если полученные товары или услуги не предусматривались договором, недоброкачественные или некомплектные, получены не вовремя, покупатель может отказаться от оплаты всей или части партии товаров.

Согласие оплатить документ называется акцептом этого документа. Акцепт заверяют подписями руководителя, главного бухгалтера и печатью покупателя. Отказ от акцепта платежного требования-поручения должен быть обоснован ссылками на условия договора и заявлен в течение 3-х рабочих дней, не считая день поступления платежного требования-поручения в банк плательщика.

Три экземпляра платежного требования-поручения сдаются в банк плательщика, в документах плательщика остается первый экземпляр, второй высылается в банк поставщика, третий возвращается плательщику как подтверждение перечисления средств.

При расчетах платежными требованиями-поручениями используется инкассо. Инкассо - это поручение банку получить причитающиеся владельцу счета денежные средства на основании расчетных, товарных и денежных документов. Тогда банк сам пересылает документы в банк плательщика, что ускоряет платежи. (Инкассовые услуги предоставляются клиентам за комиссионное вознаграждение.)

Расчеты аккредитивами

Аккредитив - это поручение банка покупателя банку поставщика об оплате поставщику товаров и услуг на условиях, которые оговорены в аккредитивном заявлении покупателя. Заявление на открытие аккредитива составляют в 5-и экземплярах. Первый остается в банке покупателя, второй возвращается покупателю как подтверждение совершения операции, остальные экземпляры пересылаются в банк поставщика. Банк поставщика один экземпляр вручает поставщику, два других - использует для своих нужд.

Получив экземпляр заявления, поставщик начинает отгрузку товаров, а после отгрузки предъявляет в банк комплект документов, на основании которых на его расчетный счет зачисляются денежные средства. Затем комплект документов пересылают покупателю.

Эта форма расчетов используется только в иногородних расчетах. Аккредитив выставляют для расчетов только с одним поставщиком. Срок действия аккредитива устанавливается в договоре между поставщиком и покупателем.

Различают аккредитивы покрытые и непокрытые. Покрытым, или депонированным, считается аккредитив, при котором плательщик предварительно депонирует средства для расчета с поставщиком. По заявлению покупателя в свой банк часть средств с его расчетного счета перечисляется в банк поставщика на аккредитив, что в учете покупателя оформляется проводкой:

Платежи по непокрытому аккредитиву поставщику гарантирует банк покупателя. Открываются непокрытые аккредитивы надежным, платежеспособным клиентам. Условием непокрытого аккредитива является наличие корреспондентских отношений между банками поставщика и покупателя. Что означают корреспондентские отношения между банками? Они заключаются в том, что первый из банков имеет счет во втором, а второй - в первом. Тогда при открытии непокрытого аккредитива средства списываются с корреспондентского счета банка покупателя в банке плательщика.

Неиспользованный остаток аккредитива по окончании срока действия зачисляется обратно на расчетный счет покупателя.

На каждом аккредитиве должно быть указано, является он отзывным или безотзывным. При отсутствии такого указания он считается отзывным. Отзывной аккредитив может быть изменен или аннулирован банком покупателя (по поручению покупателя) без согласования с поставщиком. Безотзывной аккредитив не может быть изменен или аннулирован без согласия поставщика, в пользу которого он открыт.



Расчеты расчетными чеками

Расчетный чек - это документ, содержащий безусловный письменный приказ лица, выдавшего чек, своему банку о перечислении указанной в чеке суммы с его счета на счет получателя средств (чекодержателя).

Обычно расчетный чек выписывает плательщик и передает получателю средств в момент совершения хозяйственной операции. Тот предъявляет чек в свой банк для оплаты.

Чеки, как и аккредитивы, могут быть покрытыми за счет средств, зачисленных клиентом на специальный счет, и непокрытыми, т. е. гарантированными банком.

Чтобы получить расчетные чеки, предприятие обращается в свой банк с заявлением, в котором указывает количество чеков и общую сумму, которая требуется ему для расчетов чеками. На основании этого заявления определяется лимит одного чека, который проставляют на оборотной стороне каждого чека. Для депонированных чеков одновременно с заявлением в банк представляется платежное поручение на заявленную денежную сумму. После этого предприятие получает в банке чековую книжку.

Выписанные чеки действительны в течение десяти дней, не считая дня выписки.

Учет выдачи чеков ведет владелец чековой книжки на субсчете 2 «Чековые книжки» активного счета 55 «Специальные счета в банках».

Вексельная форма расчетов

Здесь мы знакомимся с коммерческим кредитом. Коммерческий кредит - это отсрочка или рассрочка платежа за реализованную продукцию (услуги). Отсрочка или рассрочка платежа равносильны предоставлению краткосрочного кредита, за что с плательщика взимаются проценты. Эти проценты в пределах ставки, установленной законодательством, включаются в себестоимость приобретаемых товарно-материальных ценностей, а что сверх установленных пределов - выплачивается из чистой прибыли.

Поставщик предоставляет коммерческий кредит в форме расчетов по открытому счету или в вексельной форме.

В первом случае (при расчетах по открытому счету) поставщик предоставляет покупателю продукцию и расчетные документы, не получая от него долговых обязательств, но открывает счет его задолженности. Погашение задолженности происходит периодическими платежами.

Вексельная форма расчетов представляет собой расчеты между поставщиком и покупателем на основании специального документа - векселя. Вексель - это ценная бумага, представляющая собой письменное долговое обязательство установленной формы, дающая право его владельцу (векселедержателю) бесспорное право требовать от должника уплаты суммы обязательства.

Вексель используют как форму коммерческого кредита и как средство платежа. Различают два вида векселей:

простой (соло) - обязательство должника уплатить определенную сумму денег предъявителю векселя через установленный срок или по требованию;

переводной (тратта) - указание векселедателя-кредитора плательщику уплатить определенную сумму денег предъявителю векселя через установленный срок или по требованию. Главное условие переводного векселя - его акцепт трассатом (должником). В противном случае он остается для векселя совершенно посторонним лицом. Поэтому получатель денег до наступления срока платежа должен выяснить отношение плательщика к оплате векселя путем предложения его акцептовать. Если плательщик не акцептовал вексель или не заплатил по нему, то вексельную сумму обязан уплатить векселедатель (трассант).

Отказ от платежа должен быть своевременно удостоверен у нотариуса или в суде. Органы суда выдают судебные решения по искам, основанным на опротестованных векселях. Векселедержатель вправе предъявить иск к лицам, обязанным по векселю, на сумму большую, чем указано в векселе, так как он несет потери и издержки, вызванные неполучением платежа и совершением протеста векселя.

Для повышения надежности векселя служит аваль. Аваль - это специальное вексельное поручительство, посредством которого полностью или частично гарантируется платеж. Авалист - лицо, совершающее аваль, и лицо, за которое он поручился (векселедатель или трассат), несут солидарную ответственность. В авале обязательно указывают, за кого он дан.

Особенность векселя - соблюдение строго определенной формы, нарушение которой лишает вексель формы обязательства. Вексель должен содержать следующие реквизиты:

наименование «вексель»;

простое, ничем не оговоренное предложение уплатить определенную сумму (если в тексте есть разночтения суммы платежа, нужно верить меньшей из сумм, написанных прописью);

наименование плательщика;

место платежа (если не указано, то им считается место составления документа);

наименование того, кому или по приказу кого должен быть совершен платеж;

срок платежа;

дата и место составления векселя;

подпись векселедателя.

По соглашению стороны могут продлить срок оплаты. Продление срока действия векселя называется пролонгацией.

Различают прямую пролонгацию (на векселе делается соответствующая запись, удостоверенная подписями сторон) и косвенную пролонгацию, когда составляется новый вексель, а первый возвращается взамен нового.

Характерное отличие векселя от других долговых обязательств состоит в возможности его передачи из рук в руки. Передача векселя называется индоссаментом, о чем делается запись на оборотной стороне векселя или на аллонже (добавочном листе к векселю), являющемуся его неотъемлемой частью. Индоссамент должен быть простым - без всяких условий и на полную сумму векселя. Форма индоссамента: «Вместо меня заплатите…».

Есть три вида индоссамента:

полный или именной - указывает лицо, кому или по чьему приказу должен быть совершен платеж;

бланковый - состоит из одной подписи индоссанта (лица, делающего на векселе передаточную надпись) и не указывает лица, которому переуступается вексель (индоссата);

инкассовый - передаточная надпись, по которой принимающее вексель лицо вправе производить только взыскание по векселю, но не передавать третьему лицу.

Выданные векселя в учете предприятия учитываются на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», а полученные - на счете 62 «Расчеты с поставщиками и заказчиками», субсчет 3 «Векселя полученные».

Учет операций по расчетному счету

Предприятие вправе открывать в любом банке расчетные и другие счета для хранения свободных денежных средств и осуществления всех видов расчетных, кредитных и кассовых операций. Предприятия, имеющие отдельные нехозрасчетные подразделения (магазины, склады, филиалы и др.) вне своего местонахождения, по ходатайству владельца основного счета могут быть открыты расчетные субсчета для зачисления выручки и производства расчетов по месту нахождения этих подразделений.

Для открытия расчетного счета организация должна представить в учреждение банка следующие документы:

заявление на открытие счета установленного образца;

нотариально заверенные копии устава организации, учредительного договора и регистрационного свидетельства;

справку налогового органа о регистрации организации в качестве налогоплательщика;

копии документов о регистрации в качестве плательщиков в Пенсионный фонд РФ и в Фонд обязательного медицинского страхования;

карточку с образцами подписей руководителя, заместителя руководителя и главного бухгалтера с оттиском печати организации по установленной форме, заверенную нотариально.

Если в организации должности главного бухгалтера нет, на карточке ставится подпись только руководителя организации. В государственных организациях подписи руководителя и главного бухгалтера могут заверять вышестоящие организации.

При временном отсутствии печати у созданной организации руководитель банка разрешает в течение срока, необходимого для изготовления печати, представлять в банк документы без оттиска печати.

Иностранным юридическим лицам (нерезидентам) рублевые счета могут быть открыты только по месту нахождения их представительств и филиалов в порядке, установленном специальной инструкцией.

Банк заключает с фирмой договор на обслуживание и присваивает номер расчетного счета, на котором сосредоточиваются свободные денежные средства и производятся практически все платежи.

После открытия расчетного счета для получения постоянного свидетельства о регистрации фирма должна внести на расчетный счет половину уставного капитала и представить в администрацию района соответствующую справку из банка.

С расчетного счета банк оплачивает обязательства, расходы и поручения организации, проводимые в порядке безналичных расчетов, а также выдает средства на оплату труда и текущие хозяйственные нужды. Операции по зачислению сумм на расчетный счет или списанию с него банк производит на основании письменных распоряжений владельцев расчетного счета (денежных чеков, объявлений на взнос денег наличными, платежных поручений) или с их согласия (оплата платежных требований поставщиков и подрядчиков). Исключение составляют платежи, взыскиваемые в бесспорном порядке по решению Государственного арбитража, народного суда, налоговых или финансовых органов. В бесспорном порядке со счетов организации списывают платежи, не внесенные в срок в государственный бюджет, внебюджетные фонды, фонды социального назначения, за таможенные процедуры, платежи по исполнительным и приравненным к ним документам. В безакцептном порядке оплачивают счета энерго- и теплоснабжающих и водопроводно-канализационных организаций.

При недостаточности денежных средств на счете списание денежных средств со счета осуществляется в последовательности, определенной Гражданским кодексом РФ (ст. 8.55):

по исполнительным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств со счета для удовлетворения требований о возмещении вреда, причиненного жизни и здоровью, а также требований о изыскании алиментов;

по исполнительным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств для расчетов по выплате выходных пособий и оплате труда лиц, работающих по трудовому договору, в том числе по контракту, по выплате вознаграждений по авторскому договору;

по платежным документам, предусматривающим платежи в бюджет и во внебюджетные фонды;

по исполнительным документам, предусматривающим удовлетворение других денежных требований;

по другим платежным документам в порядке календарной очередности.

Списание средств со счета по требованиям, относящимся к одной очереди, производится в порядке календарной очередности поступления документов.

Прием и выдачу денег, безналичные перечисления банк производит по документам специальной формы. Основными документами при наличных расчетах являются:

денежный чек, представляемый в банк для снятия с расчетного счета предприятия указанной в нем суммы наличных денег;

объявление на взнос наличными - представляется банку при взносе на расчетный счет наличных денег.

Безналичные расчеты оформляются, как отмечалось, следующим образом: платежным поручением; платежным требованием-поручением; расчетным чеком.

Расчетные документы (платежные поручения, платежные требования-поручения, расчетные чеки) должны соответствовать установленным требованиям и содержать:

наименование расчетного документа;

номер расчетного документа;

дату выписки расчетного документа (число и год указываются цифрами, месяц - прописью);

реквизиты плательщика - наименование плательщика, номер его счета в банке, наименование и номер банка плательщика;

реквизиты получателя средств - его наименование, номер его счета в банке, наименование и номер банка получателя;

назначение платежа (в чеке не указывается);

сумму платежа цифрами и прописью;

подписи и оттиск печати на первом экземпляре расчетного документа на первом экземпляре поручения.

Платежные поручения выписывают с использованием технических средств в один прием под копирку или путем размножения подлинников в необходимом количестве экземпляров. Чеки выписываются от руки чернилами или шариковой ручкой.

Расчетные документы принимаются банком к исполнению независимо от указанной в них суммы.

Для организации безналичных расчетов соблюдаются следующие условия:

банк хранит денежные средства предприятия на его счете, зачисляет поступающие на эти счета суммы, выполняет распоряжения об их перечислении и выдаче со счетов, а также о проведении других банковских операций, предусмотренных банковскими правилами и договором;

средства со счета предприятия списываются по распоряжению владельца счета;

все платежи со счета предприятия осуществляются в очередности, определяемой руководителем предприятия, если иное не предусмотрено законодательством;

формы расчетов между плательщиком и получателем средств определяются договором;

взаимные претензии по расчетам между плательщиком и получателем средств рассматриваются сторонами в установленном порядке без участия банковских учреждений;

претензии к банку, связанные с выполнением банковских операций, направляются предприятием в банк, допустивший нарушения;

подача жалобы и предъявление иска не приостанавливают операции по счету;

за несвоевременное (позднее следующего дня после получения соответствующего документа) или неправильное списание средств со счета владельца, а также за несвоевременное или неправильное зачисление сумм, причитающихся владельцу, предприятия вправе потребовать от банка уплатить в свою пользу штраф в размере 0,5 % несвоевременно зачисленной (списанной) суммы за каждый день задержки, если иное не оговорено в договоре между банком и владельцем счета.

В установленные банком сроки (чаще всего, ежедневно) предприятие получает от банка выписку из расчетного счета, представляющую собой перечень всех произведенных за отчетный период операций по расчетному счету предприятия. Банк передает предприятию первичные документы, в соответствии с которыми зачислены или списаны средства. Выписка банка заменяет собой регистр аналитического учета и служит основанием для бухгалтерских записей.

Денежные средства предприятия, хранящиеся на расчетном счете, учитывают на активном синтетическом счете 51 «Расчетный счет». В дебет этого счета записывают поступления денежных средств на расчетный счет, в кредит - уменьшение денежных средств на расчетном счете. Основанием для записей по расчетному счету служат выписки банка с приложенными к ним оправдательными документами.

Помимо счетов 50 и 51 новым Планом счетов предусмотрено использование счета 55 «Специальные счета в банках». На нем учитывают наличие и движение денежных средств в отечественной и зарубежной валютах, находящихся в аккредитивах, чековых книжках, иных платежных документах (кроме векселей) на текущих, особых и специальных счетах, а также движение средств целевого финансирования в той части, которая подлежит обособленному хранению.

К счету 55 могут быть открыты субсчета: 55-1 «Аккредитивы», 55-2 «Чековые книжки» и др.

Порядок расчетов при аккредитивной форме расчетов регулируется Центральным банком РФ. Зачисление денежных средств в аккредитивы отражается по дебету субсчета 55-1 и кредиту счетов 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 90 «Краткосрочные кредиты банков» и др. По мере использования аккредитивов их списывают с кредита субсчета 55-1 в дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» или других подобных счетов. Неиспользованные средства в аккредитивах возвращают в организацию на восстановление того счета, с которого они были ранее перечислены, и списывают с кредита счета 55 в дебет счетов 51, 52, 90 или других счетов. Аналитический учет по субсчету 55-1 ведут по каждому выставленному аккредитиву.

На субсчете 55-2 «Чековые книжки» учитывают движение средств, находящихся в чековых книжках. Порядок ведения расчетов чеками регулируется банком, выданные чековые книжки отражают по дебету субсчета 55-2 и кредиту счетов 51, 52, 90 и других подобных счетов. При использовании чековых книжек соответствующие суммы списывают со счета 55 в дебет счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» или других подобных счетов (согласно выпискам банка). Суммы по выданным чекам, но не оплаченным банком (не предъявленным к оплате), остаются на субсчете 55-2. Суммы по оставшимся неиспользованным чекам и возвращенным в банк списывают с кредита субсчета 55-2 в дебет счетов 51, 52, 90 или других счетов. Аналитический учет по субсчету 55-2 ведут по каждой полученной чековой книжке.

На субсчетах счета 55 учитывают движение обособленно хранящихся в банке средств целевого финансирования: средств, поступивших на содержание специальных учреждений от родителей и других источников; средств на финансирование капитальных вложений; средств, аккумулируемых организацией и расходуемых ею с отдельного счета; субсидий правительственных органов и т. д.

Филиалы и структурные подразделения, входящие в состав организации и выделенные на самостоятельный баланс, которым открыты текущие счета в местных учреждениях банков для осуществления текущих расходов, отражают на отдельном субсчете к счету 55 движение указанных средств.

Наличие и движение денежных средств в иностранных валютах учитывают на счете 55 обособленно. Аналитический учет по этому счету должен обеспечить получение данных о наличии и движении денежных средств в аккредитивах, чековых книжках и т. п. на территории страны и за рубежом.

Поскольку, сохраняя средства предприятий, банк является должником предприятия, счет 51 «Расчетный счет» в бухгалтерском учете предприятия является активным, остатки и зачисления на расчетный счет записываются в дебет этого счета, списание средств - в кредит. Для банка предприятие является кредитором, поэтому на лицевом счете и, соответственно, на копии с него - выписке из расчетного счета, поступление средств записывает в кредит, а расходование - в дебет. Обрабатывая выписки, необходимо помнить об этой особенности и аккуратно переносить записи с дебета выписки на кредит счета 51, с кредита выписки - на дебет счета 51.

При обработке выписки на ее полях проставляются номера счетов, корреспондирующих по той или иной операции со счетом 51, а на первичных документах - порядковый номер в соответствии с выпиской.

Учет кассовых операций

На предприятии касса служит для приема, хранения и расходования наличных денег. Порядок ведения кассовых операций регламентируется инструкцией Центрального банка России.

Размер сумм наличных денег в кассе предприятия ограничен лимитом, который устанавливается при открытии расчетного счета банком по согласованию с предприятием. Сверх установленного лимита деньги могут храниться только в дни выплаты зарплаты, пенсий, стипендий, пособий в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в банке.

Касса производит прием наличных денег по приходным кассовым ордерам, взамен которых выдается квитанция. Выдача денег наличными ведется по расходным кассовым ордерам или другим документам (заявлениям на выдачу денег, платежным ведомостям).

Документы на прием и выдачу денег выписывают в бухгалтерии предприятия и подписывает их главный бухгалтер, документы на выдачу подписывает также и руководитель фирмы.

При выплате денег по платежным ведомостям отдельный расходный кассовый ордер на каждого получателя не выписывается - составляется один на общую сумму по ведомости по истечении срока выдачи. Отдельные лица получают деньги по расходным кассовым ордерам в кассе предприятия при предъявлении документа, удостоверяющего личность.

Кассир, выдав или получив деньги, обязан подписать расходный или приходный кассовый ордер, а прилагаемые к ним документы погасить штампами или надписью «получено» или «оплачено» с указанием даты совершения операции.

Все первичные документы по приходу и расходу (приходные и расходные кассовые ордера, счета и т. п.) до передачи в кассу регистрируются в бухгалтерии в специальном журнале регистрации, документу присваивается порядковый номер. В кассе ведется кассовая книга. Предприятие может иметь только одну кассовую книгу. Листы в книге прошнуровываются и опечатываются круглой сургучной печатью предприятия. На последней странице книги делается надпись «В настоящей книге всего пронумеровано … страниц» и ставят свои подписи руководитель предприятия и главный бухгалтер. Записи в кассовой книге ведутся под копирку в двух экземплярах, причем вторые экземпляры, служащие отчетом кассира, должны быть отрывными. Подчистки и неоговоренные исправления запрещаются. Листы кассовой книги имеют строго установленную форму.

Кассовые операции ведутся в таком порядке:

оформляются первичные документы по приходу и расходу;

первичные документы регистрируются в журнале регистрации;

производятся записи в кассовую книгу;

ежедневно в конце подводятся итоги по кассовой книге, отчет кассира (2-й экземпляр кассовой книги) с приходными и расходными документами сдается в бухгалтерию отчета кассира под расписку в кассовой книге (1-м экземпляре).

Кассовые операции учитываются на активном счете 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе предприятия на начало месяца, оборот по дебету - суммы, поступившие наличными в кассу, оборот по кредиту - суммы, выданные наличными.

В кассе могут храниться не только наличные деньги, но и бланки строгой отчетности и ценные бумаги - оплаченные путевки, проездные билеты, вексельные марки, почтовые марки, марки госпошлины и т. п., учитываемые на активном счете 56 «Денежные документы».

Не реже 1 раза в месяц проводится ревизия (инвентаризация) наличия денежных средств в кассе. Ревизия кассы проводится комиссией внезапно, комиссия назначается приказом руководителя предприятия. Проверяются наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги и бланки строгой отчетности.

Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех средств, находящихся в кассе, о чем дает письменное обязательство при приеме на работу.

В результате инвентаризации могут быть обнаружены излишки наличных денег или выявлена их недостача. Излишки приходуются и зачисляются в доход предприятия:

Д-тсч. 50 «Касса»,

К-тсч. 80 «Прибыли и убытки».

Недостача оформляется несколькими проводками.

Отражается факт недостачи наличных в кассе:

Д-тсч. 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей»,

К-тсч. 50 «Касса».

Недостача списывается на виновника (кассира):

Д-тсч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет 3 «Расчеты по возмещению материального ущерба»,

К-тсч. 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Впоследствии недостача возмещается виновником полностью или частями наличными или удержанием из зарплаты:

Д-тсч. 50, 70,

К-тсч. 73-3.

Учет реализованных торговых наложений

Для того чтобы запланировать торговые наложения, предварительно проводят детальный анализ сложившихся торговых наложений за несколько предшествующих лет и выявляют влияние различных факторов на величину торговых наложений.

Для анализа используют данные отчета аптеки о сложившемся общем уровне торговых наложений, а также сведения из статистической формы отчетности о движении товаров в групповом ассортименте, в которой отражаются данные об уровне торговых наложений по каждой группе товаров.

Статистический отчет о движении товаров по группам имеет очень важное значение для оценки экономики аптеки, а также позволяет запланировать ряд экономических показателей, характеризующих торгово-финансовую деятельность аптеки.

Как уже отмечалось в разделе «Планирование товарооборота по группам товаров», составление и анализ такого отчета позволяет правильно определить и запланировать товарооборот аптеки в групповом разрезе, т. е. установить удельный вес каждой группы товаров в общем товарообороте.