Работник не вернул подотчетные денежные средства

Размещено на http://www.allbest.ru/

План

1. Сроки представления отчета и возврата неиспользованных средств

2. Бухгалтерский учет невозвращенных подотчетных сумм

3. Подоходный налог

4. Страховые взносы

1. Сроки представления отчета и возврата неиспользованных средств

Под подотчетными средствами понимаются денежные средства, выданные работнику из кассы организации (перечисленные на корпоративную или личную карточку работника) на определенные цели:

- на предстоящие расходы (приобретение канцелярских, хозяйственных принадлежностей и т.п.);

- расходы, связанные со служебными командировками.

Лица, получившие денежные средства под отчет, обязаны в установленный законодательством срок представить в бухгалтерскую службу отчет об израсходованных суммах (далее - отчет). Неиспользованные денежные средства, полученные под отчет, возвращаются в сроки, предусмотренные для представления отчета (таблица). <1> П. 38 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2011 N 107 (далее - Инструкция N 107); п. 27 Инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 28.06.2004 N 98 (далее - Инструкция N 98).

Таблица - Сроки представления работником отчета и возврата неиспользованных денежных средств

В какие сроки работник должен сдать отчет и возвратить остаток неиспользованных денежных средств.

Пример 1:

1. Работнику организации 14.05.2012 выданы наличные денежные средства под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей в месте нахождения юридического лица. Срок, на который выдаются наличные деньги под отчет, установлен организацией в три рабочих дня, включая день выдачи денежных средств. Следовательно, срок, на который лицу выданы подотчетные деньги, истекает 16.05.2012. В течение трех рабочих дней после этой даты, то есть не позднее 21.05.2012, работник обязан представить в бухгалтерию отчет, а также возвратить остаток неиспользованных денежных сумм (при его наличии).

2. Работнику организации 14.05.2012 выданы наличные денежные средства под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей в месте нахождения юридического лица. Срок, на который выдаются наличные деньги под отчет, организацией не установлен. В этом случае отчет работник обязан представить в течение трех рабочих дней, включая день выдачи денежных средств, то есть не позднее 16.05.2012. В этот же день он обязан возвратить остаток неиспользованных денежных сумм (при его наличии).

3. Работнику организации 14.05.2012 выданы наличные денежные средства под отчет на командировочные расходы. Из командировки работник прибыл 16.05.2012. Через три рабочих дня, исключая день прибытия, т.е. не позднее 21.05.2012, он обязан представить в бухгалтерию отчет и возвратить остаток неиспользованных денежных сумм (при его наличии)

2. Бухгалтерский учет невозвращенных подотчетных сумм

учет касса подотчетный деньги

Суммы, выданные работникам под отчет, учитываются в бухгалтерском учете на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Ч. 1 п. 56 Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29.06.2011 N 50 (далее - Инструкция N 50). Если в установленный срок неиспользованные подотчетные суммы не возвращены работником, они отражаются по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в корреспонденции с кредитом счета 71. Ч. 3 п. 56 Инструкции N 50.

Для погашения задолженности работника по неизрасходованному и своевременно не возвращенному авансу, выданному на служебную командировку, на хозяйственные нужды, наниматель вправе принять решение об их удержании из заработной платы работника при условии, что он не оспаривает основания и размер удержания. При этом решение может быть принято не позднее 1-го месяца со дня окончания срока, установленного для погашения задолженности. Общий размер удержаний не может превышать 20% от заработной платы, а в случаях, предусмотренных законодательством, - 50% заработной платы, причитающейся к выплате работнику. Ст. 107, 108 Трудового кодекса Республики Беларусь. В бухгалтерском учете удержание из заработной платы не возвращенных в установленный срок подотчетных сумм отражается записью по дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" в корреспонденции с кредитом счета 94.

Пример 2:

Остаток не использованных и не возвращенных работником в установленный срок подотчетных сумм составил 75000 руб. Руководителем организации с согласия работника издано распоряжение об удержании их из зарплаты работника. В бухгалтерском учете производятся следующие записи:

Д-т 94 - К-т 71 - 75000 руб. - на сумму подотчетных денежных средств не возвращенных в срок;

Д-т 70 - К-т 94 - 75000 руб. - при удержании из зарплаты подотчетных средств, не возвращенных в срок.

В случае если суммы, учтенные на счете 94, нельзя удержать из заработной платы (например, работник оспаривает сумму удерживаемых подотчетных средств), они списываются в дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям". При погашении задолженности путем внесения денежных средств в кассу или на расчетный счет организации производится запись по дебету счетов 50 "Касса", 51 "Расчетные счета" в корреспонденции с кредитом счета 73. Ч. 9 п. 57 Инструкции N 50.

Пример 3:

Работник организации не сдал в установленный срок остаток неиспользованных подотчетных денежных средств в размере 200000 руб.

Согласие работника на удержание этой суммы из заработной платы не получено. В следующем месяце работник внес наличными указанную сумму в кассу организации. В бухгалтерском учете производятся следующие записи:

Д-т 94 - К-т 71 - 200000 руб. - на сумму подотчетных денежных средств, не возвращенных в срок;

Д-т 73 - К-т 94 - 200000 руб. - на сумму не возвращенных в срок и отнесенных на расчеты с работником подотчетных сумм;

Д-т 50 - К-т 73 - 200000 руб. - при внесении в кассу организации наличных денежных средств.

Если организация принимает решение списать задолженность за счет собственных средств, в бухгалтерском учете делается запись по дебету субсчета 90-8 "Прочие расходы по текущей деятельности" Абз. 20 п. 13 Инструкции по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.09.2011 N 102. в корреспонденции с кредитом счета 73. При исчислении налога на прибыль такие расходы не учитываются. П. 1 ст. 129, п. 1 ст. 130 Налогового кодекса Республики Беларусь (далее - НК).

3. Подоходный налог

Налоговым законодательством предусмотрено, что невозвращенные подотчетные суммы включаются в налогооблагаемый доход работника. Это касается случаев, когда работник не представил нанимателю в установленный законодательством срок документы, отчеты о расходовании сумм, полученных под отчет, не сдал неизрасходованные остатки таких сумм, а также в пределах 30 дней со дня истечения данного срока нанимателем не принято распоряжение об удержании задолженности. Такие суммы включаются в доходы месяца, следующего за месяцем истечения указанных сроков. Подп. 3.2 ст. 175 НК. Исчисленный подоходный налог удерживается за счет любых денежных средств, выплачиваемых организацией работнику. Ч. 2 п. 8 ст. 175 НК.

Пример 4:

Работнику организации выданы денежные средства под отчет в размере 60000 руб. Срок представления отчета - 20.02.2012. В течение 30 дней со дня истечения срока отчет не представлен, денежные средства не сданы, а руководитель не принял распоряжение об удержании сумм задолженности. 30-дневный срок истекает в марте 2012 г. Денежные средства в размере 60000 руб. включаются в доход работника за апрель 2012 г. для целей исчисления подоходного налога. Заработная плата работника за апрель составила 2100000 руб. Облагаемый подоходным налогом доход равен 2160000 руб. (2100000 + 60000), исчисленный подоходный налог - 206400 руб. ((2160000 руб. - 440000 руб. По месту основной работы применяется стандартный налоговый вычет, так как доход за месяц не превышает 2680000 руб. (подп. 1.1 ст. 164 НК).) x 12%), который удерживается из заработной платы работника и перечисляется в бюджет не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату дохода и (или) дня перечисления дохода со счета организации на счет работника. П. 9 ст. 175 НК

Если в установленный срок работник не возвратил остаток неиспользованных денежных средств в иностранной валюте, такие доходы пересчитываются в белорусские рубли по официальному курсу Национального банка Республики Беларусь на дату фактического получения доходов, который определяется на день, следующий за днем, установленным для возврата подотчетных сумм. П. 6 ст. 156, подп. 1.4 ст. 172 НК.

Пример 5:

Работник организации вернулся из командировки 17.04.2012. Остаток неиспользованных денежных средств в размере 160 рос. руб. не внесен в установленный срок им в кассу организации. Срок возврата денежных средств - не позднее 20.04.2012. В течение 30 дней со дня истечения этого срока руководителем не принято распоряжение об удержании сумм задолженности. 30 дней истекают в мае 2012 г. В доходы июня 2012 г облагаемые подоходным налогом, включаются 43360 бел. руб. (160 рос. руб. x 271,00 бел. руб. (где 271 бел. руб. - курс российского рубля установленный Национальным банком Республики Беларусь на 21.04.2012.

При возврате работником подотчетной суммы исчисленный и удержанный подоходный налог следует вернуть ему. В этом случае пересчитываются облагаемый доход подотчетного лица и подоходный налог. Разница между ранее исчисленной и удержанной суммой подоходного налога и суммой налога, исчисленной из налоговой базы, уменьшенной на сумму возвращенной подотчетной суммы, зачитывается в уплату предстоящих платежей подоходного налога либо возвращается плательщику. Излишне удержанный подоходный налог возвращается работнику за счет общей суммы подоходного налога, подлежащей удержанию с доходов плательщиков и уплате в бюджет, или за счет собственных средств организации с последующим возмещением этих расходов за счет общей суммы подоходного налога с физических лиц, подлежащей удержанию с доходов плательщиков и уплате в бюджет. П. 3 ст. 181 НК.

Пример 6:

Используем данные примера 4. В июне 2012 г. в кассу организации работником внесены денежные средства в размере 60000 руб. в погашение задолженности по подотчетной сумме. В результате перерасчета облагаемый доход работника за апрель 2012 г. составил 2100000 руб. (2160000 - 60000), подоходный налог - 199200 руб. ((2100000 руб. - 440000 руб.) x 12%). Сумма излишне удержанного и уплаченного в бюджет подоходного налога составит 7200 руб. (199200 - 206400) и может быть зачтена в счет подоходного налога, удержанного с доходов работника за июнь.

4. Страховые взносы

Объектом для начисления страховых взносов Абз. 2 ст. 2 Закона Республики Беларусь от 29.02.1996 N 138-XIII "Об обязательных страховых взносах в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь"; п. 2 Положения о порядке уплаты страховщику страховых взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденного Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 10.10.2003 N 1297. в ФСЗН и Белгосстрах являются выплаты всех видов в денежном и (или) натуральном выражении, начисленные в пользу работающих граждан по всем основаниям независимо от источников финансирования кроме предусмотренных Перечнем выплат, на которые не начисляются взносы по государственному социальному страхованию, в том числе по профессиональному пенсионному страхованию, в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты и по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие "Белгосстрах". Утвержден Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.01.1999 N 115 (далее - Перечень N 115). На суммы, выданные работникам под отчет, не начисляются страховые взносы, так как эти суммы связаны с выполнением трудовых обязанностей. П. 6 Перечня N 115.

Не возвращенные в установленный срок подотчетные суммы не являются объектом для начисления страховых взносов пока числятся в составе дебиторской задолженности за работником. При списании этих сумм за счет средств организации возникает доход в пользу работника, следовательно, с данного дохода должны быть исчислены страховые взносы.

Размещено на Allbest.ru