Облік розрахунків з підзвітними особами

Размещено на http://www.allbest.ru

План

Вступ

І. Облік розрахунків з підзвітними особами

1.1 Завдання обліку, загальні положення

1.2 Документування розрахунків з підзвітними особами

1.3 Облікові регістри

1.4. Синтетичний і аналітичний облік

ІІ. Створення документів з допомогою ПЕОМ

2.1 Передові методи створення бухгалтерських документів на ПК

2.2 Посвідчення на відрядження

2.3 Авансовий звіт

Висновки

Список використаних джерел



Вступ

Підзвітними вважаються особи, які отримали кошти на операційні, господарські потреби, а також службові відрядження. Розглянемо детально порядок проведення контролю розрахунків з підзвітними особами за службовими відрядженнями, який здійснюють служби внутрішнього контролю підприємств (установ, організацій) та зовнішні контролюючі служби.

Службовим відрядженням вважається поїздка працівника відповідно до розпорядження керівника підприємства, установи, організації на певний термін до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи. Під час проведення контролю з'ясовується: порядок віднесення витрат на відрядження в бухгалтерському та податковому обліку; чи здійснюється реєстрація особи, яка вибуває у відрядження, у спеціальному журналі; чи забезпечило підприємство, що відряджає працівника, грошовими коштами (авансом) у необхідних розмірах; чи надала підзвітна особа документи, які підтверджують здійснення відповідних витрат (винятком є добові витрати, видатки на харчування та фінансування інших особистих потреб фізичної особи, норми яких встановлено постановою № 663); чи відшкодовуються добові витрати в єдиній сумі незалежно від статусу населеного пункту; чи правильно визначається день вибуття у відрядження i день прибуття з відрядження.

Тема роботи: „Облік розрахунків з пізвітними особами”

Мета: показати облік розрахунків з підзвітними особами.

Основні завдання: 1. розкрити поняття обліку з підзвітними особами; 2. облік розрахунків з підзвітними особами використовуючи можливості комп'ютерних програм на прикладі посвідчення на відрядження та авансового звіту.



І. Облік розрахунків з підзвітними особами

1.1 Завдання обліку, загальні положення

Підзвітними вважаються робітники і службовці підприємства, які одержали гроші, аванси під звіт для проведення деяких дрібних операційно - господарських витрат, а також на відрядження. Список таких осіб затверджує керівник підприємства, кошти на відрядження видають у міру необхідності в межах сум, передбачених кошторисом. Гроші, видані під звіт, повинні використовуватись лише на ті потреби, на які вони видані. Видача грошей під звіт дозволяється тільки робітникам свого підприємства із своєї каси. Грошові чеки для одержання підзвітних сум безпосередньо з розрахункового рахунку в банку, як правило, не видають. Підзвітній особі видають гроші на основі її письмової заяви з дозволу керівника підприємства при наявності довідки бухгалтерії про те, що за даною особою немає заборгованості по раніше виданих авансах.

Для Обліку підзвітних сум застосовується синтетичний активно- пасивний рахунок № 71 " Розрахунки з підзвітними особами". По дебету цього рахунку групують суми, що видаються під звіт, і відображають заборгованість осіб. По кредиту рахунку обліковують суми, витрачені з підзвіту або його повернення. На витрачені суми, згідно авансових звітів (додаток № 6), складаються наступні проведення:

Дт 26 " Загальногосподарські витрати"

Кт 71 " Розрахунки з підзвітними особами" на суми витрат на відрядження і інші загальногосподарські витрати.

Дт 05, 06, 08, 12 " Матеріали", " Паливо", " Запасні частини", " МШП"

КТ 71 " Розрахунки з підзвітними особами" на суму, виплачену за придбання, доставку, і відвантаження і зберігання матеріальних цінностей.

Дт 24 або 25 " ВУЕУ", " Загальновиробничі витрати".

Кт 71 " Розрахунки з підзвітними особами"

Дт 31 " Витрати майбутніх періодів"

Кт 71 " Розрахунки з підзвітними особами" на суму витрат, проведених в звітному періоді, але тих, що підлягають включенню в витрати виробництва в майбутній період.

Дт 43 " Позавиробничі витрати"

Кт 71 " Розрахунки з підзвітними особами" на витрати по відвантаженню продукції.

Гроші для видачі авансів під звіт надходять з розрахункового рахунку

Дт 50 " Каса"

Кт 51 " Розрахунковий рахунок"

1.2 Документування розрахунків з підзвітними особами

Звіт перед підприємством за витрачену готівку - це документальні свідчення про грошові витрати, здійснені однією особою від імені підприємства. При цьому може статися, що готівки витрачено більше або менше за раніше видану суму; так само ймовірним є випадок, коли особа, оплативши за дорученням підприємства його потреби з власної кишені, ще тільки сподівається на компенсацію. Так чи інакше, але в обох випадках нерівність очевидна. Всі події нашого життя, і зокрема бізнесу, як би чітко вони не планувалися, все ж неможливо регламентувати з точністю до секунди або до копійки. Отримання грошей з каси і реальне їх витрачання - це дві різні події, між якими завжди є певний відрив у часі і які вимагають збалансованості за сумами.

Витрати на відрядження - то ваш актив

Форма, за якою слід вести записи розрахунків з підзвітними особами, вона нічим не відрізняється від форм ведення інших розрахункових операцій.

Через підзвітних осіб підприємство розраховується з іншими суб'єктами за отримані негрошові активи у випадках, коли прямі розрахунки між господарюючими суб'єктами неможливі. Сюди ж відносяться і витрати на відрядження, адже витрати - це теж активи. Як відомо, у відрядження працівників скеровують не просто так, а для вирішення конкретних питань, що не піддаються вирішенню іншим способом. Отже, виходить, що розв'язання тієї чи іншої проблеми, яка виникає у процесі статутної діяльності, коштує підприємству рівно стільки, скільки поїздка працівника для її вирішення.

Підзвітна особа - це тимчасово відповідальна особа

Факт отримання готівки з каси накладає на працівника певну відповідальність, тому особа, що її одержала, повинна звітуватися перед підприємством за її цільове витрачання. Звідси назва особи -підзвітна.

Проте слід зазначити, що особа підзвітна й особа, що зветься матеріально відповідальною, - не одне і те ж. Касири, продавці, експедитори, інші працівники, робота яких постійно пов'язана із збереженням цінностей, називаються матеріально відповідальними особами.

З кожним із таких працівників при влаштуванні на роботу укладається договір про їх матеріальну відповідальність. I якщо матеріально відповідальною особою може бути далеко не кожен працівник (існує офіційно затверджений список посад), то підзвітною особою може стати будь-хто з персоналу. Підзвітна особа теж є відповідальною матеріально, але її відповідальність настає лише у момент отримання авансу на цільові витрати, і діє така відповідальність лише протягом певного часу, а саме до моменту подання бухгалтеру документально підтвердженого звіту.

Новий аванс такому працівнику не видається доти, доки він не відзвітує у витрачанні попереднього. У разі ж непідтвердження витрат і неповернення готівки до каси залишок заборгованості може бути утриманий із заробітної плати особи, котра до цього часу значилася у списку підзвітних.

Що стосується осіб матеріально відповідальних, то у разі розтрати їх вину іноді доводиться розглядати у судовому порядку. Тут і стане в пригоді попередньо укладений договір.

Оце і вся різниця: матеріально відповідальна особа відповідає за ввірені цінності постійно і згідно з договором, підзвітна особа - тимчасово і без жодних офіційних домовленостей.

Таким чином, виникає потреба в контролі за видаванням і витрачанням тимчасово довірених сум. Цей контроль полягає в аналітичному обліку розрахунків підприємства з підзвітними особами. Згідно з діючим планом рахунків таким операціям відведено рахунок 71.

Пасивні залишки р. 71 цілком реальні

Кожного разу, коли ми беремо до вивчення новий бухгалтерський рахунок, одним із питань, які розв'язуємо в першу чергу, є питання визначення його активності чи пасивності.

Здавалося б, достатньо покласти перед собою бланк балансу і відповідь буде знайдено: всі рахунки, зазначені в активі, - активні, всі, зазначені в пасиві, - пасивні, а ті, що і зліва, і справа, - активно-пасивні. Боюся вас розчарувати, але це не зовсім так. Крім того, що існують такі поняття як контрактивний і контрпасивний рахунки, згаданий підхід годиться лише для тих, хто не має до бухгалтерського обліку професійного відношення, тобто не складає сам бухгалтерські проводки. Тим же, хто бажає всерйоз займатися бухобліком, цей спосіб мало допоможе, а в гіршому випадку - зіб'є з пантелику. Особливо в питаннях, що стосуються розрахунків. Цим я в жодному разі не хочу сказати, що бланк цього документа є неправильним. Навпаки, правильність його безспірна настільки, що не враховує деяких ділових ситуацій, з якими бізнес зустрічається щодня.

Рахунок 71 вважають активним рахунком. Напевне, тому, що видача готівки з каси під звіт (Д-т 71) вважається першою подією, а її витрачання (К-т 71) - подія №2 у черзі. Зверніть увагу: звіт про такі витрати називається авансовим, чим передбачається, що гроші, перш ніж бути витраченими конкретною особою на потреби підприємства, мають спочатку потрапити до рук цієї особи. Логічно: підприємство спочатку "дає" (дебетові операції по р. 71), а вже потім "має" (кредитові операції по р. 71), і таким чином на будь-яку дату сальдо на цьому рахунку може бути тільки дебетовим, а дебетовим залишкам, як відомо, місце в активі. Однак можна сміливо стверджувати, що ніколи не займалася бізнесом людина, котра гадає, що все саме так і відбувається. Iноді виникають обставини, за яких термінові відрядження (або господарські закупки) відбуваються раніше, ніж у касі з'являється можливість видати готівку на ці витрати. Авансовий звіт - це, як відомо, документ, що свідчить про фактичне їх здійснення. Тому бухгалтер не може не зареєструвати цієї події. От і виходить: підприємство "має" (кредит 71) раніше, ніж "дає" (дебет 71). Таким чином, на дату, яка випереджає дату видачі готівки, бухгалтерські терези переважують на кредитовому боці. А кредитовому сальдо, як відомо, місце в пасиві.

Дебетове сальдо плюс обороти по дебету - це сума готівки, за яку особа повинна звітуватися або вчасно її повернути.

Підзвітними особами є працівники даної установи, яким в обмежених розмірах видаються аванси на здійснення деяких операційно-господарських витрат, які не можуть бути здійснені шляхом безготівкових розрахунків, а також на відрядження і наукові експедиції. Через підзвітних осіб може виплачуватися заробітна плата в установах, в яких за штатом не передбачено посади касира, або якщо через віддаленість обслуговуваної установи платіжна чи розрахунково-платіжна відомості не можуть бути повернуті довіреною особою в касу централізованої бухгалтерії по закінченні трьох робочих днів.

Готівка видається під звіт з каси установи тільки за дозволом керівника установи і лише у разі відсутності заборгованості за раніше отримані аванси.

Згідно з Порядком ведення касових операцій №334 розмір авансу на господарські потреби не лімітується, але підзвітна особа повинна відзвітувати за отримані підзвітні суми не пізніше наступного робочого дня після їх видачі (за службовими відрядженнями -- не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження). У противному разі готівка, видана під звіт, але не витрачена і не повернена до каси установи (в повній сумі, виданій під звіт, або в сумі, не підтвердженій авансовими звітами), наступного дня після закінчення зазначених вище термінів включається розрахункове до суми фактичного залишку готівки в касі на кінець дня. Одержана в результаті розрахункова сума порівнюється з встановленим лімітом залишку готівки в касі.

Основна маса авансів видається під звіт на службові відрядження у межах сум, необхідних відрядженим особам на оплату вартості проїзду до місця відрядження і назад, добових і витрат на наймання житлового приміщення.

Порядок оплати службових відряджень встановлено Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 № 59 (зі змінами та доповненнями, внесеними наказом від 13.08.98 № 165) та постановою Кабінету Міністрів України «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон» від 23.04.99 № 663 з подальшими змінами.

Термін відрядження в межах України визначається керівником або його заступником, але не може перевищувати ЗО календарних днів.

Рішення про службове відрядження керівників центральних і місцевих органів виконавчої влади приймається згідно з постановою Кабінету Міністрів України «Про впорядкування службових відряджень керівника органів державної виконавчої влади» від 27.06.96 № 682.

За відрядженнями виплачуються добові в єдиній сумі -- 18 грн. за кожний день перебування у відрядженні (включаючи день від'їзду та приїзду) незалежно від статусу населеного пункту. Фактичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками у посвідченні про відрядження щодо вибуття з місця постійної роботи і прибуття до місця постійної роботи працівника, а днем прибуття -- день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи.

За наявності підтверджувальних документів установою відшкодовуються витрати відрядженим працівникам на наймання житлового приміщення в розмірі фактичних витрат з урахуванням додаткових побутових послуг, що надаються в готелях (прання, чистка, лагодження та прасування одягу), за користування холодильником, телевізором, але не більше 50 грн.

За бронювання місця в готелях відшкодовується плата в розмірі не більше 50% його вартості за добу згідно з поданими підтверджувальними документами.

Відрядженому працівникові відшкодовуються також витрати на проїзд до місця відрядження і назад у розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним та автомобільним транспортом загального користування з урахуванням усіх витрат, пов'язаних з придбанням проїзних квитків, користуванням постільними речами в поїздах, страхових платежів на транспорті, суми податку на додану вартість за придбані проїзні документи.

Виплати на відрядження (крім добових) відшкодовуються лише за умови наявності підтверджувальних документів в оригіналі.

Термін відрядження працівника за кордон визначається також керівником установи, але не може бути більше 60 календарних днів.

Аванс відрядженому працівникові за кордон видається в національній валюті країни, куди відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті на поточні витрати в розмірах, які обумовлені реальними потребами в країні перебування.

Перерахунок граничних норм добових (до 160 грн. за добу) у долари СТА здійснюється за прогнозним офіційним курсом обміну національної валюти України до долара США на поточний рік.

Наприклад, норма добових -- 160 грн. Прогнозний офіційний курс обміну гривні до долара США на поточний рік -- 5,78. Перерахунок:

160 грн. : 5,78 = 27,68 дол. США.

За час перебування у відрядженні за кордоном працівникові відшкодовується більш широкий спектр витрат, а саме витрати:

а) на проїзд як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження;

б) на оплату рахунків за проживання в готелях, включаючи витрати на харчування і побутові послуги;

в) на оплату телефонних рахунків;

г) на оформлення закордонних паспортів, віз, обов'язкове страхування тощо.

При відрядженні у межах України та за кордон за працівником зберігається місце роботи та середній заробіток за час відрядження, включаючи час перебування в дорозі.

При відрядженні в межах України та за кордон державних службовців і працівників бюджетних установ встановлено додаткові обмеження витрат відповідно до чинного законодавства.

Порядок видачі і використання підзвітних сум на проведення наукових експедицій регламентується інструктивними матеріалами про порядок організації, проведення та оплати наукових експедицій науково-дослідними установами НАНУ.

На перш о початкові витрати начальникам експедицій чи загонів видається аванс готівкою відповідно до затвердженого кошторису, масштабів та умов роботи експедицій. Підзвітні суми на експедиційні дослідження видаються на виплату заробітної плати, оплату проїзду співробітників до місця роботи експедиції і назад, добових, квартирних, орендної плати за користування транспортом, технікою, для здійснення земляних робіт, наймання приміщення для тимчасових комор, лабораторій і житла; на придбання пальномастильних та інших матеріалів, а також малоцінного інвентаря для потреб експедицій, поштово-телеграфних витрат; на оплату замовлень, виконуваних за трудовими угодами; інших витрат.

Після повернення з відрядження підзвітна особа зобов'язана протягом трьох робочих днів подати в бухгалтерію авансовий звіт про витрачені у відрядженні кошти, до якого додаються посвідчення на відрядження з відмітками про прибуття і вибуття, а також в оригіналі документи, що підтверджують вартість витрат (проїзні квитки, рахунки, чеки, квитанції тощо). Залишок невикористаних коштів згідно з авансовим звітом підлягає поверненню до каси установи у валюті, в якій був виданий аванс, але не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження.

У бухгалтерії здійснюється арифметична перевірка авансових звітів, а також перевірка правильності оформлення документів і витрачання коштів за призначенням. Керівник установи зобов'язаний не пізніше трьох робочих днів прийняти рішення щодо затвердження перевірених авансових звітів.

У разі неподання в строк авансових звітів або неповернення в касу невикористаних авансів бухгалтерія має право здійснювати утримання цієї заборгованості із заробітної плати осіб, які отримали аванси, з дотриманням вимог, встановлених чинним законодавством.

Розрахунки з підзвітними особами обліковуються на активному субрахунку № 362 «Розрахунки з підзвітними особами».

Операції з обліку розрахунків з підзвітними особами оформляються такими бухгалтерськими записами:

1. При видачі авансу:

Дебет субрахунка № 362 Кредит субрахунків № 301, 302.

2. На суму поданого авансового звіту про витрачання коштів, отриманих під звіт:

Дебет рахунків № 23, 80, 81 Кредит субрахунка № 362.

3. Повернення в касу невикористаного залишку авансу:

Дебет субрахунків № 301, 302 Кредит субрахунка № 362.

4. Утримання невикористаного залишку авансу із заробітної плати:

Дебет субрахунка № 661 Кредит субрахунка № 362.

Зазначені записи відображаються в меморіальному ордері № 8 -- накопичувальній відомості за розрахунками з підзвітними особами ф. № 386, в якому поєднуються синтетичний та аналітичний облік шляхом використання позиційного способу записів.

На практиці субрахунок № 362 може бути активно-пасивним. Дебетове його сальдо відображається в активі балансу, а кредитове показується в пасиві балансу за статтею «Розрахунки з іншими кредиторами».

При автоматизації обліку розрахунків з підзвітними особами реєстром синтетичного та аналітичного обліку за субрахунком № 363 є машинограма «Відомість фінансово-розрахункових операцій».

1.3 Облікові регістри

Господарські операції, оформлені відповідними документами, для одержання узагальненої інформації про наявність і зміни майна підприємства, господарські процеси і фінансові результати діяльності підлягають групуванню і відображенню в певному порядку в облікових регістрах.

Облікові регістри- це носії інформації спеціального формату і будови (паперові, машинні), призначені для реєстрації, групування й узагальнення господарських операцій, оформлених відповідними первинними документами. Записи господарських операцій в регістрах називаються обліковою реєстрацією.

Інформація, що міститься в облікових регістрах, використовується для оперативного керівництва, економічного аналізу господарської діяльності окремих ланок і підприємств в цілому, а також для складання звітності. Тому своєчасне і правильне відображення господарських операцій в облікових регістрах - одна із обов'язкових умов якості й оперативності обліку.

За зовнішнім виглядом облікові регістри поділяються на книги, картки, окремі листки. В бухгалтерських книгах окремі листки міцно переплетеш (зброшуровані). Сторінки книги до початку записів обов'язково нумерують. На звороті останньої сторінки за підписом головного бухгалтера вказують загальну кількість сторінок у книзі. У деяких книгах (наприклад, Касова книга) сторінки не тільки нумерують, а й прошнуровують шпагатом і скріплюють сургучною або мастичною печаткою. На обкладинці книги зазначають назву підприємства або організації і назву цієї книги, а також рік, на який її заведено.

Для кожного окремого рахунка (синтетичного, аналітичного) у книзі відводять певну кількість сторінок залежно від передбачуваного обсягу записів. Щоб легше було знайти певний рахунок, у книзі наводять зміст, у якому зазначають номери сторінок.

Основною перевагою ведення обліку у книгах є надійність зберігання облікових записів. Тому книги використовують на тих ділянках обліку, де потрібен посилений контроль за зберіганням облікових записів. Так, облік коштів у касі підприємства при всіх формах обліку ведуть у Касовій книзі. Проте книги мають суттєві недоліки, які обмежують їх застосування в обліку. Зокрема, облік у книгах більш громіздкий, ніж в інших регістрах, що утруднює поділ праці облікових працівників і автоматизоване опрацювання облікової інформації; при великому обсязі книги неможливо швидко знайти рахунки, розміщені у книзі, що знижує продуктивність праці облікових працівників; у книгах залишається значна кількість невикористаних аркушів, що зумовлює їх неекономічність.

Зручнішими для обліку є картки і окремі листки. Картки виготовляють з цупкого паперу або тонкого картону спеціальної форми, стандартних розмірів, їх широко використовують в аналітичному обліку, наприклад для пооб'єктного обліку основних засобів, позамовного обліку затрат на виробництво, сортового обліку матеріальних цінностей на складах та ін. Картки зберігають у спеціальних ящиках - картотеках, де їх систематизують в певному порядку. Для забезпечення збереження картки при відкритті реєструють у спеціальному реєстрі. Кожній картці надається порядковий номер. Картотеки закріплюють за певними обліковими працівниками, які відповідають за їх зберігання і правильність записів у них.

Окремі листки від карток відрізняються тим, що виготовляються з менш цупкого паперу, більшого формату і зберігаються в папках (реєстраторах), з яких легко виймаються для облікових записів. Використовуються окремі листки для ведення журналів-ордерів, допоміжних відомостей, складання машинограм.

Перевага карток і окремих листків полягає в можливості будь-якого групування для одержання необхідної інформації, використовувати при механізації обліку на сучасних електронних обчислювальних машинах, що забезпечує підвищення продуктивності праці облікових працівників і оперативності обліку.

За характером записів облікові регістри поділяють на хронологічні, систематичні і комбіновані.

У хронологічні облікові регістри господарські операції записують в календарній послідовності їх здійснення й оформлення. Хронологічний облік забезпечує контроль за збереженням документів, що надходять до бухгалтерії, повнотою і правильністю бухгалтерських записів. Прикладом регістру хронологічного обліку є реєстраційний журнал операцій, у якому зазначають номер запису, дату, суму операції, а часто - і кореспондуючі рахунки. Підсумок записів у журналі використовують для перевірки повноти і правильності систематичного обліку на рахунках (шляхом порівняння його підсумку з підсумками оборотів по дебету і кредиту синтетичних рахунків).

Систематичні облікові регістри призначені для групування (систематизації) однорідних за економічним змістом господарських операцій на рахунках бухгалтерського обліку, До них належить будь-який регістр, у якому записи ведуть на рахунках синтетичного або аналітичного обліку (наприклад, Головна книга, картки пооб'єктного обліку основних засобів, складського обліку матеріалів та ін.).

У комбінованих облікових регістрах хронологічні і систематичні записи ведуть одночасно. Прикладом комбінованого регістру синтетичного обліку є книга Журнал-головна, яка поєднує реєстраційний журнал (хронологічний облік) і головну книгу (систематичний облік); журнали-ордери і допоміжні відомості, які використовуються при журнально-ордерній формі бухгалтерського обліку, машинограми.

За обсягом змісту записів облікові регістри поділяють на регістри синтетичного, аналітичного обліку і комбіновані.

Регістри синтетичного обліку призначені для відображення економічно однорідних господарських засобів на синтетичних рахунках у грошовому вимірнику, з зазначенням дати, номера і суми бухгалтерського запису, як правило, без пояснювального тексту. Записи у ці регістри здійснюють на підставі первинних або згрупованих (у накопичувальних або групувальних відомостях) документів. Регістри синтетичного обліку бувають хронологічні (реєстраційний журнал), систематичні (головна книга) і комбіновані (книга Журнал-головна, журнали-ордери).

Регістри аналітичного обліку призначені для відображення господарських операцій на окремих аналітичних рахунках, що деталізують зміст показників відповідного синтетичного рахунка. За допомогою цих регістрів забезпечується контроль за наявністю і змінами кожного виду господарських засобів, їх джерел, розрахунками з кожним дебітором і кредитором та ін. Записи в регістри аналітичного обліку роблять більш детально, дають пояснювальний текст, у якому розкривають зміст операції, вказують натуральні і трудові вимірники по відображуваній операції.

Комбіновані облікові регістри призначені для одночасного здійснення синтетичного й аналітичного обліку. Органічне поєднання в одному регістрі аналітичного обліку із синтетичним є характерною особливістю сучасної техніки ведення обліку. Комбіновані регістри забезпечують можливість відображати відповідні об'єкти в аналітичному обліку й одночасно одержувати узагальнені синтетичні показники. Крім того, відпадає необхідність в порівнянні записів на аналітичних і синтетичних рахунках: у такому регістрі підсумки записів на аналітичних рахунках служать підставою для бухгалтерських записів на синтетичних рахунках або замінюють їх. Прикладом такого комбінованого регістру є журнал-ордер до кредиту рахунка "Розрахунки з постачальниками і підрядчиками", в якому протягом місяця реєструють розрахунково-платіжні документи кожного постачальника за одержані матеріальні цінності і надані послуги і роблять відмітки про оплату їх . Записи роблять в розрізі кореспондуючих рахунків. Місячні підсумки цього журналу-ордера дають узагальнені (синтетичні) показники по кредиту рахунка "Розрахунки з постачальниками і підрядчиками". Аналогічно побудовано також журнал-ордер з обліку розрахунків з підзвітними особами

Форми облікових регістрів.

Залежно від змісту обліковуваних операцій регістри бухгалтерського обліку мають різну будову (форму). Найчастіше в практиці обліку використовують регістри двосторонньої, односторонньої, багатографної і шахової форм.

Двосторонні облікові регістри складаються з двох однакових частин, ліва з яких призначена для дебетових записів, права - для кредитових. Двостороння будова регістрів характерна, переважно, для бухгалтерських книг (наприклад, головна книга). Регістри двосторонньої форми доцільно використовувати тоді, коли кількість дебетових і кредитових записів приблизно однакова. В протилежному випадку сторона рахунка, на якій менше записів, буде недостатньо використана.

В односторонніх регістрах графи для дебетових і кредитових записів розміщені поряд - на правій стороні регістру, а графи для запису дати, номера, змісту операції - зліва, які є загальними як для дебетових, так і для кредитових записів.

Залежно від змісту обліковуваних операцій односторонні регістри поділяються на контокорентні, кількісно-сумового і кількісно-сортового обліку.

Контокорентні регістри використовують для аналітичного обліку операцій по розрахункових та інших рахунках, записи на яких здійснюють тільки у грошовому вимірнику.

Контокорентна форма (найменування рахунка)

Проводка	Зміст запису	Дебет	Кредит
дата	№

Кількісно-сумові регістри використовують для обліку матеріальних цінностей, рух яких обліковують у натуральних і грошовому вимірниках (наприклад, картки кількісно-сумового обліку матеріалів, палива та ін.).

Кількісно-сумова форма(найменування рахунка)

Проводка	Зміст запису	Ціна	Надходження	Видаток	Залишок
дата	№			кількість	сума	кількість	сума	кількість	сума

Регістри кількісно-сортового обліку застосовуються для сортового обліку товарно-матеріальних цінностей на складах підприємств і організацій.

Кількісно-сортова форма (найменування рахунків)

Дата	№ документа	Від кого одержано або кому відпущено	Сорт	Розмір	Ціна	Контроль (підпис і дата)
			Надходження	Видаток	Залишок

Багатографні регістри характеризуються тим, що одна їх графа (переважно дебетова) поділяється на кілька граф. Вони використовуються для аналітичного обліку по рахунках, суми яких групуються за певними показниками (наприклад, для обліку виробничих затрат за статтями калькуляції).

Багатографна форма (найменування рахунків)

Проводка	Текст	Дебет	Кредит
Дата	№		ст.1	ст.2	ст.З	ст.4

Шахові облікові регістри побудовані так, щоб кожна записана сума характеризувала дві ознаки: рахунок, який дебетується, і рахунок, який кредитується; вид витрат і місце їх здійснення тощо. У цих регістрах сума господарської операції записується тільки один раз і відображається одночасно на дебеті і кредиті кореспондуючих рахунків, що забезпечує не тільки скорочення Облікових записів, а й їх наочність. Шахова будова облікових регістрів широко використовується при зведеннях і групуваннях облікових записів за певний період, а також при журнально-ордерній формі бухгалтерського обліку.

Облік розрахунків з підзвітними особами ведеться лінійно - позиційним способом в журналі -- ордері № 7 (додаток № 7), в якому зосереджений синтетичний облік і аналітичний; повна назва цього журналу така: журнал - ордер № 7 за_________ 199_р. по кредиту рахунку № 71 " Облік розрахунків з підзвітними особами" і аналітичні дані по цьому рахунку.

Заповнюється цей журнал по кожній підзвітній особі окремо і окремо кожному виводиться залишок заборгованості.

В журналі - ордері № 7 на одній сторінці записується сума виданого авансу і сума витрат по затвердженому звіту в кореспонденції з дебетуючими рахунками.

Суми залишків, що рахуються за підзвітною особою беруться з журналу - ордеру № 7 за минулий місяць, суми виданих авансів записуються по документах, які відображені в журналі № 1.

Суми здані в касу залишків не використаних авансів записуються на основі прибуткових касових ордерів, відображених у відомості № 1 по дебету рахунку 50 " Каса", а записи по кредиту рахунку 71 "Розрахунки з підзвітними особами" - на основі авансових звітів.

Обліковий реєстр розрахунків із підзвітними особами називається журналом-ордером №7, який, як і розглянутий нами раніше Ж. О. №6, одночасно є аналітичною відомістю суб'єктів, розрахунки з котрими там відображені. Отже, Ж. О. №7 і відомість підзвітних осіб поєднані в один реєстр. З усіх реєстрів по розрахункових операціях Ж. О. №7 чи не найпростіший. Він майже не потребує додаткових записів.

Що стосується додаткових записів до Ж. О. №7, то бухгалтер сам може вирішити, наскільки йому потрібна інформація, наприклад, "У тому числі добових" тощо. У нашому прикладі наведено лише основні колонки.

Щоб не вигадувати прізвищ, скористаємося порядковими номерами.

1. Підзвітна особа №1 заборгувала підприємству на початок місяця 20 грн. Причину виникнення боргу можна знайти, проаналізувавши попередній місяць. Ці 20 грн бухгалтер у звітному місяці утримав із заробітної плати (Д-т 70 К-т 71). Нагадую, що у відомості з нарахування заробітної плати по рядку з прізвищем даного працівника ця сума має бути проведеною у дебетовій частині р. 70 з кредиту р. 71. Таким чином, заборгованість буде погашено.

2. Підзвітній особі №2 у звітному місяці видаємо з каси (Д-т 71 К-т 50) 200 грн. Крім того, борг на початок місяця становить 50 грн. Отже, ця особа відповідатиме вже за 250 грн (дебетове сальдо на початок плюс обороти по дебету). Авансових звітів за місяць п. о. №2 складає на загальну суму 255 грн. З них 120 грн записано на загальногосподарські витрати на основне виробництво і 135 грн - на витрати обігу по торговельній діяльності. В результаті ми отримуємо кредитове сальдо 5 грн. Їх необхідно буде видати в наступному місяці з каси.

3. Третій підзвітній особі касир видає 250 грн. З них 10 грн боргу по розрахунках за попередній місяць і 240 грн - на закупівлю МШП (нехай це буде канцелярське приладдя). П. о. №3 звітується на цю суму повністю і пред'являє податкову накладну. Отже, на рахунок 12/1 (МШП на складі) записуємо 200 грн, а нарахування платежів до бюджету по ПДВ зменшуємо, дебетуючи р. 68 на 40 грн.

4. Приклад з четвертою за списком особою вимагає докладніших пояснень. Його наведено для тих підприємств, які мають структурні підрозділи на віддаленій території. Це не філії, а прості виробничі дільниці, або представництва, розташовані в інших населених пунктах. У такому разі для зручності відкривають кореспондентські рахунки у відділеннях банків, найближчих до цих населених пунктів.

Цими рахунками користуються лише для розрахунків із персоналом представництв, адже не можна уявити, як десятки працівників щомісяця приїжджають до головного офісу для отримання заробітної плати. Вихід значно простіший: на одного з працівників представництва покладають обов'язки касира. До речі, це той самий випадок, коли договір матеріальної відповідальності необхідний. Цей касир і отримує щомісяця у своєму відділенні банку кошти на заробітну плату персоналу.

Відомість на виплату заробітної плати додається до платіжного доручення при перерахуванні всієї суми з розрахункового рахунка. Момент перерахування коштів на такі цілі з розрахункового рахунка не вважається подією видачі заробітної плати. Чому? Тому що в цей час бухгалтер ще не має підписів кожного працівника в її отриманні. От коли той самий касир (ним, до речі, може бути бригадир чи інший керівник, який привозить щомісяця виробничі звіти) пред'явить до бухгалтерії авансовий звіт з доданою до нього відомістю, яка свідчитиме про отримання заробітної плати кожним працівником, - тоді у бухгалтера з'являться підстави дебетувати р. 70 з кредиту р. 71. Що ми і зробили на кредитовому боці нашого Ж. О. №7.

Крім того, 70 грн цей працівник витратив на поїздку (відрядження), що є загальногосподарськими витратами. Звісно, він їх теж підтвердив авансовим звітом. Ось так виходять з положення, коли перевезення грошей на великі відстані неможливе.

5. З підзвітною особою №5 усе зрозуміло: вона отримала з каси 30 грн недоотриманих, але витрачених у минулому місяці.

6. П. о. №6 отримала 100 грн, а підтвердила авансовим звітом лише 80 грн, які віднесено бухгалтером на витрати обігу. Залишок 20 грн переходить у наступний місяць, де обставини покажуть, як їх закрити.

7. П. о. №7 з отриманих 150 грн підтвердила авансовим звітом лише 100 грн. Решту 50 грн повернено до каси (Д-т 50 К-т 71).

8. З п. о. №8 читачам неважко розібратися за аналогією з п. о. №4.

9. П. о. №9 отримала 200 грн з каси, але ще не встигла відзвітувати. Можливо, ще перебуває у відрядженні. У наступному місяці буде показано її звіт по кредиту р. 71.

Правильність підрахунків звіряється "на куточок": 100+5930-5695=335.

Підсумки кредитових оборотів, після того як вони будуть звірені з усіма обліковими реєстрами по р. р. 12/1, 26, 44, 50, 68, 70, бухгалтер занесе до головної книги. Сальдо у головній книзі теж бажано показувати розгорнуто (340 і 5).

Усе вищесказане стосується і валютних операцій. Проте для їх обліку відводиться окремий субрахунок р. 71. Отже, і Ж. О. №7 теж окремий, назвіть його №7-А. Записи там бажано вести двома колонками: одна в іноземній валюті, інша - в національній. Рекомендую ще й двома різними кольорами, але, звісно, не червоним.

Факт оплати через підзвітних осіб означає, що суб'єкти підприємництва між собою розрахувалися.

Практика свідчить, що деякі представники податкових органів не приймають суми податкового кредиту з ПДВ у випадках, коли сума готівки на це відрядження ще не була видана з каси, посилаючись на те, що розрахунки по ПДВ ведуться лише за фактом оплати. Не всі податківці так стверджують, однак ця помилка серед них дуже поширена. Саме помилка, тому що оплата насправді відбувається у будь-якому випадку, коли авансовий звіт пред'явлено. При цьому немає значення, отримував працівник аванс на ці витрати чи ні, оскільки організація, що надала послуги або продала товари, цей податок уже отримала і податкові зобов'язання там настали. Тому немає підстав не брати до уваги зменшення податкових зобов'язань цьому підприємству. Тут плутають два різні поняття: розрахунки між суб'єктами підприємництва, які вже відбулися через підзвітну особу, і розрахунки з підзвітною особою, які ще на цей час можуть бути незавершеними, але податків це жодним чином не стосується. Це внутрішні розрахунки підприємства зі своїм персоналом.

Первинні документи, що підтверджують операції по дебетовій частині Ж. О. №7 (видача готівки), завжди можна знайти у касових звітах, тобто прикладаються вони до Ж. О. №1. До Ж. О. №7 відносяться лише ті документи, що стосуються його кредитової частини, - авансові звіти. Iноді малодосвідчені бухгалтери підшивають авансові звіти до касових документів, пояснюючи це тим, що операції з видавання готівки і її витрачання відбулися в один день, а це нібито дозволяє зареєструвати витрати просто в касовому обліку. Насправді цей підхід (Д-т 20 К-т 50) не можна назвати грамотним. Облік касових операцій контролює лише рух готівки, а контроль за витрачанням виданих під звіт сум виконує р. 71. Об'єктом обліку на р. 50 є гроші, а об'єктом обліку на р. 71 - підзвітні особи. Нагадую правило: кожній групі однорідних операцій, як і кожній групі однорідних документів в обліку відведене своє місце.

Дебетова частина Ж. О. №7 формується з даних касової книги, точніше касових звітів. Бухгалтер вибирає по кредиту каси всі суми, що були видані протягом місяця під звіт, групує цю інформацію за прізвищами і записує до Ж. О. №7. Підсумок оборотів по дебету р. 71 і кредиту р. 50 повинен до копійки збігатися з підсумком цих же оборотів по Ж. О. №1. У нашому прикладі наведено ще одну проводку - Д-т 71 К-т 51. Отже, і її звірте з Ж. О. №2.

Кредитова частина Ж. О. №7 збирається на підставі даних авансових звітів, які теж слід групувати за прізвищами, адже одна особа може звітуватися протягом місяця не один раз.

На великих підприємствах ведення Ж. О. №7 для розрахунків з підзвітними особами недостатньо. Відряджень протягом місяця в однієї особи може бути кілька, тому аналітичний облік таких розрахунків слід вести на окремих для кожного картках. Iз цих карток обороти в цілому за місяць заносяться до Ж. О. №7 загальними сумами. У такому випадку облік Ж. О. №7 повністю синтетичний, оскільки кожна сума по рядку того чи іншого прізвища є підсумком оборотів, зареєстрованих на відповідній йому картці.

Розрахунки з персоналом по інших операціях, розрахунки по векселях виданих і векселях одержаних, розрахунки з бюджетом, а також з іншими дебіторами і кредиторами базуються на тих же облікових принципах, тому немає потреби заглиблюватися в деталі.

Ж. О. №7

за ________________ місяць 19___ року

П.І.Б підзвіт-ної особи	Сальдо на початок місяця	Д-т 71 з кредиту рахунків:	Разом по де-	К-т 71 у дебет рахунків:	Разом по кре-диту	Сальдо на кінець місяця
	Д-т	К-т	50	51	бету	12/1	26	44	50	68	70		Д-т	К-т
... № 1	20				-						20	20	-	-
... № 2	50		200		200		120	135				255		5
... № 3		10	250		250	200				40		240	-	-
... № 4	70			3000	3000		70				3000	3070	-	-
... № 5		30	30		30							-	-	-
... № 6			100		100			80				80	20
... № 7			150		150		100		50			150	-	-
... № 8				2000	2000		80				1800	1880	120
... № 9			200		200							-	200
Разом	140	40	930	5000	5930	200	370	215	50	40	4820	5695	340	5
Згорнуте
сальдо	100					V	V	V	V	V	V	V	335

 

1.4 Синтетичний і аналітичний облік

Аналітичний облікведеться в розрізі фізичних осіб, які одержали грошові кошти під звіт. Сальдо на рахунку № 372 вказує на залишки одержаних під звіт авансів, по яким ще не надано звіти. Кредитове сальдо відображає розмір перевитрат за авансовим звітом, порівняно з сумою, одержаною під звіт. Надбавки, одержаані замість добових, на субрахунку № 372 не відображаються.

У випадках, коли видані під звіт суми не обгрунтовано підтверджувальними документами й не повернено до каси у визначений термін, підприємство має право утримати їх з чергових виплат, що належать даній особі. Аванси, одержані під звіт в іноземній валюті, обліковуються на окремому субрахунку, наприклад, "Розрахунки з підзвітними особами в іноземній валюті". В особових аналітичних рахунках підзвітних осіб відображають вид валюти та її еквівалент в українській грошовій одиниці. У синтетичному обліку операції в іноземній валюті відображають у переведенні в українську грошову одиницю.

Проводки, пов'язані з підзвітними сумами.

1. При видачі коштів з каси підзвітній особі:

Дебет субрахунка № 372 "Розрахунки з підзвітними особами"

Кредит рахунка № ЗО "Каса"

2. При наданні авансового звіту:

Дебет рахунка № 92 "Адміністративні витрати"

Кредит субрахунка № 372 "Розрахунки, з підзвітними

особами", а потім (в кінці звітного періоду) в порядку закриття рахунка № 92 "Адміністративні витрати":

Дебет рах. № 79 "Фінансові результати"

Кредит рах. № 92 "Адміністративні витрати".

3. За умови придбання матеріальних цінностей у магазинах за рахунок підзвітних сум на підставі

Авансового звіту:

Дебет субрахунка № 201 "Сировина і матеріали"

Дебет субрахунка № 203 "Паливо"

Дебет субрахунка № 207 "Запасні частини"

Дебет субрахунка № 22 "Малоцінні та швидкозношувані предмети" (терміном експлуатації до одного року)

Кредит рахунка № 372 "Розрахунки з підзвітнимл особами"

4. Якщо залишок невикористаних підзвітних сум внесено до каси або списується в рахунок заробітної плати підзвітної особи:

Дебет рахунка № ЗО "Каса"

Дебет рахунка № 66 "Розрахунки з оплати праці”

 Кредит субрахунка № 372 "Розрахунки з підзвітними особами"

Синтетичний і аналітичний обліки- рахунка № 372 ведуться в журналі-ордері № 7, а при скороченій журнально-ордерній формі обліку у журналі-ордері № 03, відомості № 02, при спрощеній формі -- у відомості № В-5.



ІІ. Створення документів з допомогою ПЕОМ

2.1 Передові методи створення бухгалтерських документів на ПК

Велике значення мають інформаційні технології, які базуються на застосуванні комп'ютерів, активній участі користувачів (непрофесіоналів у галузі програмування) в інформаційному процесі, високому рівні "дружнього" інтерфейсу користувача, широкому використанні пакетів прикладних програм загального призначення, доступі до віддалених баз даних і програм завдяки обчислювальним мережам ЕОМ.

Аналітичну інформацію можна подати в табличній та графічній формах, у вигляді текстів і динамічних рядів. Найбільш поширеною формою подання первинної та результатної інформації є таблична. Таку форму мають первинні документи (рядки в документах і реквізити, які можна розглядати як графи), вихідні документи (звіти, відомості, розрахунки, таблиці), дані на машинних носіях у реляційних базах даних. Обробка табличної інформації забезпечується засобами електронних таблиць (Ехсel, Quattro Рго, Lotus 1-2-3 в сучасних версіях) та організацією реляційних баз даних з використанням систем управління базами даних (СУБД): FохРго fог Windows, Ассеss, Informix, Огасlе. Табличні процесори сприяють виконанню традиційних розрахунків, пов'язаних з маніпулюванням даними рядків і граф, завдяки наявності вбудованих функцій, а також дають змогу виконувати спеціальні аналітичні розрахунки. Передбачено також функцію експорту-імпорту даних з формату електронних таблиць у бази даних, і навпаки.

 Графіки різних видів будуються за допомогою електронних таблиць, окремих текстових процесорів або спеціального програмного забезпечення (наприклад STATGRAPHICS). Аналітик може користуватися графічною інформацією, яка є результатом розв'язання аналітичних задач на підприємстві або надійшла з зовнішніх джерел. Сучасні засоби оргтехніки з відповідним програмним забезпеченням уможливлюють використання зовнішньої графічної інформації. Текстова інформація - найменш формалізована форма відображення інформації. Переважну більшість такої інформації не фіксовано на машинних носіях, певна частина її перебуває в базах даних. Для її формування в електронному вигляді використовуються текстові процесори Windows Word, ЛЕКСИКОН та ін. Текстові файли не підлягають автоматизованій обробці (наприклад, пошуку та групуванню даних, видачі інформації на запит). Використання Web-технологій забезпечує організацію, ведення і дальше використання баз даних у вигляді гіпертексту. Гіпертекстова технологія дає змогу користувачеві переміщуватися від одних об'єктів інформації до інших з урахуванням їхніх змістових і семантичних зв'язків.

Усю сукупність інформації, яка використовується в економічному аналізі й забезпечує управлінську систему та заінтересованих сторонніх користувачів, можна розподілити (з урахуванням головних джерел) на внутрішню та зовнішню групи, які утворюються з планово-облікових та позаоблікових даних. До зовнішньої інформації відносять: матеріали перевірок податкової служби, пояснювальні й довідкові записки, листування з керуючою організацією, з фінансовими й кредитними органами; " матеріали цільових обстежень, перевірок, особистих спостережень працівників та аналітиків, спеціальних вибірок, відомості, передані по радіо чи телебаченню, технічну документацію та устаткування, технологію тощо. Зовнішню офіційну бухгалтерську й статистичну звітність уніфіковано відповідними стандартами бухгалтерського, податкового та статистичного обліку і звітності. Джерелом зовнішньої інформації можуть бути:

1. Публікації; звіти державних агентств; звіти торговельних асоціацій; наукові публікації; аналітичні журнали; довідники та списки.

2. Інші підприємства: постачальники; замовники; конкуренти.

3. Інформаційна індустрія: фірми, які надають інформаційні послуги (консультування), досліджують відповідні проблеми.

Публікації містять різноманітну інформацію з багатьох питань, що стосуються аналізу, як наприклад, економічні умови, виробництво, продаж товарів (послуг). Обсяг і надійність такої інформації є різними в різних галузях і країнах. Офіційною відкритою звітною інформацією вважають бухгалтерський баланс підприємства (річний, квартальний), звіти про фінансові результати (річний, квартальний), звіт про фінансово-майновий стан підприємства, документи податкової звітності.

 Як правило, найбільша частина інформації надходить із внутрішніх джерел. Використовуються дані оперативного й бухгалтерського обліку, планування тощо. Збирання інформації відбувається регулярно (у строки бухгалтерської та статистичної звітності), або епізодично (у разі потреби). Збирання епізодичної інформації потребує розробки спеціальних процедур проведення обстежень, одержання індивідуальних і групових оцінок.

До джерел внутрішніх облікових даних належать: бухгалтерський облік і звітність; статистичний облік і звітність; оперативний облік і звітність. Дані бухгалтерського обліку дають об'єктивну кількісну характеристику різноманітних господарських операцій, узагальнену характеристику всієї сукупності засобів господарства за складом і розміщенням, за джерелами утворення і цільовим призначенням. Для цього використовуються методи наскрізного і безперервного спостереження, суворе документування, систематизація на рахунках, групування в балансі та інших звітних таблицях.

Крім даних бухгалтерського обліку, для оцінки виконання планів (щомісячних, квартальних, річних) використовуються й статистичні дані, завдяки яким виявляються певні економічні закономірності.

Поточний аналіз використовує відомості оперативного обліку і звітів, забезпечуючи швидке отримання відповідної інформації. Результатна інформація подається у вигляді даних про недоліки в роботі та відповідних винуватців або про невикористані резерви та способи їх мобілізації. На відміну від поточного аналізу оперативний використовує щоденну інформацію про діяльність підприємства, дані первинних бухгалтерських та інших документів, матеріалів контролю, спостереження, нарядів тощо. Для нього характерна певна приблизність результатної інформації.

Вибіркові облікові дані необхідні для деталізації показників звітності. Використовуються епізодичні вибірки, спостереження, поглиблені перевірки. Джерелом вибіркових даних є поточний бухгалтерський облік і первинна документація.

 За стадіями управління розрізняють прогнозну, планову, облікову, нормативну інформацію та інформацію для аналізу господарської діяльності, оперативного управління. Прогнозну інформацію пов'язано з функцією прогнозування, планову - з плануванням (стратегічним, техніко-економічним, оперативно-виробничим); облікову - з управлінським, фінансовим обліком; інформацію аналізу господарської діяльності - з функцією економічного аналізу; оперативного управління й регулювання - з відповідними функціями.

Нормативна інформація виникає і використовується на стадіях технічної підготовки виробництва, а також в інших випадках, наприклад, для формування цін, тарифікації. Вона містить норми й нормативи, ціни, розцінки, тарифи, а також деякі інші дані, наприклад, заздалегідь обумовлені табличні величини (ставки прибуткового податку з громадян).

Нормативну інформацію можна умовно поділити на нормативно-правову та нормативно-довідкову. До нормативно-правової належать розпорядження органів законодавчої та виконавчої влади (закони, акти), які регулюють економічну діяльність підприємства. Нормативно-довідкова інформація - це норми та нормативи, які визначаються керівництвом підприємства (наприклад, норми витрат матеріалів). До довідкової відносять інформацію, однакову для всіх функціональних різновидів: назва підприємства, міністерства, відомства, штатний розпис, список постачальників і покупців тощо.

Нормативна й довідкова інформація створюють фонд нормативно-довідкової інформації, призначений для розв'язання різноманітних управлінських завдань.