Учёт материалов на примере РУП "Гомсельмаш"

Материальные ценности, которые находятся в стадии технической приемки, лабораторного испытания, приходными документами не оформляются (то же, если потребитель отказался от оплаты). Они принимаются на ответственное хранение и учитываются материально ответственными лицами в специальной книге с подразделением на «Материалы, ожидающие приемки» и «Материалы, находящиеся на временном ответственном хранении», а внутри этих групп -- по отдельным партиям поступивших ценностей. Эти товарно-материальные ценности должны храниться на складах обособленно и до выяснения результатов приемки не расходоваться.

Прибывшие ценности приходуются в соответствующих единицах измерения -- весовых, объемных, линейных и др. Если они поступают в одной единице измерения, например в квадратных метрах (рубероид), а отпускаются в другой (в рулонах), то их целесообразно учитывать одновременно в двух единицах измерения.

Таким образом, поступившие материальные ценности оформляются соответствующими первичными документами: приходными ордерами, актами, товарно-транспортными накладными, накладными-требованиями и др.

2.2 Учет поступления материалов и расчетов с поставщиками и подрядчиками

Для обобщения информации о наличии и движении принадлежащих предприятию сырья, материалов, топлива, запасных частей, тары и других ценностей предназначен активный синтетический счет 10 «Материалы», который имеет восемь субсчетов:

Сырье и материалы.

Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали.

Топливо.

Тара и тарные материалы.

Запасные части.

Прочие материалы.

Материалы, переданные в переработку на сторону.

Строительные материалы.

Инвентарные и хозяйственные принадлежности.

Спецоснастка и одежда на складе.

Спецоснастка и одежда в эксплуатации.

13. Износ МБП.

В случаях, когда какие-либо изделия, материалы, продукты питания приобретаются промышленными предприятиями для продажи или когда стоимость готовых изделий, приобретаемых для комплектации, не включается в себестоимость выпускаемой продукции, а подлежит возмещению покупателями, отдельно для их учета применяется счет 41 «Товары».

Как известно, материальные ценности в основном поступают от поставщиков. Для системного отражения операций приобретения материалов, расчетов за произведенные подрядчиками работы и оказанные услуги и расчетов с поставщиками и подрядчиками в условиях ведения учета по полной журнально-ордерной форме предназначен журнал-ордер 6, который ведется по кредиту пассивного счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в корреспонденции с дебетом счетов: 07 «Оборудование к установке», 08 «Капитальные вложения», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материалов», 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 63 «Расчеты по претензиям» (26, 28, 29, 41, 43, 44, 45, 50, 51, 52, 62, 68, 78, 79, 80, 84).

В журнале-ордере 6 одновременно ведется синтетический и аналитический учет.

При осуществлении расчетов в порядке плановых платежей журнал-ордер 6 ведется в сочетании с ведомостью 5 «Аналитический учет расчетов с поставщиками в порядке плановых платежей». Ведомость по усмотрению предприятия открывается на год, полугодие или квартал с использованием для отдельных месяцев вкладных листов. В связи с этим необходимые отчетные и расчетные данные должны отражаться раздельно по месяцам независимо от периода, на который открывается ведомость. Для каждого поставщика в ведомости отводится определенное количество строк по числу возможных операций в течение периода ее использования и дополнительные строки для соответствующих итоговых данных за каждый месяц. В конце месяца после выведения итогов по ведомости в целом суммы оборотов по кредиту счета 60 в разрезе корреспондирующих счетов переносятся в журнал-ордер 6.

На небольших предприятиях, использующих сокращенную журнально-ордерную форму, учет расчетов с поставщиками и подрядчиками ведется в ведомости 01, а ценности, поступившие через подотчетных лиц, отражаются в ведомости 02. Итоговые данные этих ведомостей (01, 02) переносятся в журнал-ордер 03. Ценности собственной выработки учитывают в журнале-ордере 05.

В условиях применения упрощенной формы учета расчеты с поставщиками ведутся в ведомости учета расчетов с поставщиками и подрядчиками формы ' В-7, а при покупке ценностей через подотчетных лиц -- в ведомости формы ' В-5. Возврат материалов из производства отражается в ведомости формы ' В-3.

Рассмотрим порядок ведения журнала-ордера 6 по кредиту сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Он применяется в условиях безмашинного ведения (или при использовании персональных компьютеров) что означает неотфактурованную поставку. Записи о неотфактурованных поставках в журнал-ордер 6 целесообразно делать в конце месяца, ибо в течение его поставщик может предъявить платежные документы. По мере поступления расчетно-платежных документов ранее записанную сумму по учетным ценам сторнируют по той же группе ценностей и в графе 13 в соответствии с поступившими документами вновь производят записи.

Если платежные документы поставщиков оплачены, а материалы еще не получены, записи в журнал-ордер 6 делают отдельно по каждому расчетному документу только в графе 13 (оплаты и акцепта счета). При поступлении материалов в течение текущего месяца их приходуют по тем же строкам, по которым сделана отметка об оплате. Если же материалы не поступят к концу месяца, то их стоимость будет записана в графе 12 «За не-прибывший груз».

В зависимости от принятой предприятием организации учета поступление материалов может быть отражено с использованием счетов 15 «Заготовление и приобретение материалов» и 16 «Отклонение в стоимости материалов» или без использования их.

В первом случае на основании поступивших на предприятие расчетных документов поставщиков по покупной стоимости с учетом расходов по приобретению (фактическая стоимость) делаются записи:

Д-т сч. 15 «Заготовление и приобретение материалов»

К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» -- при поступлении материалов от поставщиков, ж/о 6

К-т сч. 20 «Основное производство» -- при поступлении материальных ценностей из основного производства, ж/о 10/1

К-т сч. 23 «Вспомогательные производства» -- при поступлении материалов из цехов вспомогательных производств, ж/о 10/1

К-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» -- при приобретении ценностей через подотчетных лиц, ж/о 7.

Сумма разницы между фактической стоимостью приобретения (заготовления) материалов и их стоимостью по учетным ценам списывается со счета 15 на счет 16 «Отклонение в стоимости материалов»:

Д-т сч. 16 «Отклонение в стоимости материалов»

К-т сч. 15 «Заготовление и приобретение материалов» -- на положительное отклонение (+), ж/о 10/1;

Д-т сч. 15 «Заготовление и приобретение материалов»

К-т сч. 16 «Отклонение в стоимости материалов» -- на отрицательное отклонение (-), ж/о 10/1.

Остаток по счету 15 «Заготовление и приобретение материалов» на конец месяца показывает наличие материальных ценностей в пути.

Во втором случае на фактическую себестоимость приобретаемых (поступающих) товарно-материальных ценностей в журнале-ордере 6 делаются следующие проводки:

Д-т сч. 10 «Материалы»

К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» -- по покупным ценам и расходам, связанным с доставкой ценностей сторонним транспортом, ж/о 6.

Этими записями одновременно отражены поступления ценностей и задолженность перед поставщиками (источники поступления или характер расходов по заготовке и доставке материалов на предприятие).

При обнаружении во время приемки недостачи материалов по вине поставщика или транспортной организации по ранее принятому к оплате счету на сумму претензии в журнале-ордере 6 делается запись:

Д-т сч. 76/3 «Расчеты по претензиям»

К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», ж/о 6.

В случае завышения цен либо арифметических ошибок в предъявленных поставщиками и подрядчиками счетах, когда они обнаружились после записей по счетам учета товарно-материальных ценностей, на величину выявленных расхождений составляется проводка:

Д-т сч. 76/3 «Расчеты по претензиям»

К-т сч. 10 «Материалы» ж/о 10/1.

Выявленные при приемке грузов излишки приходуются в обычном порядке (Д-т сч. 10 и К-т сч. 60).

На основании выписок банка из счетов по учету денежных средств в журнале-ордере 6 делаются отметки об оплате счетов поставщиков.

После всех записей в журнале-ордере 6 подсчитывают итоги по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в корреспонденции с дебетуемыми счетами (07, 10, и др.). При этом на конец месяца определяется стоимость материалов в пути по данным графы 12, для чего в эту графу переносят суммы за ценности в пути, ранее отраженные в графе 14 «Сальдо на начало месяца», но которые до конца месяца не поступили. Кроме того, по журналу определяется сумма неотфактурованных поставок на конец месяца.

В конце журнала-ордера 6 производятся корректирующие записи относительно материалов в пути. Материалы в пути на начало месяца сторнируются (данные гр. 14), а на конец месяца (данные гр. 12) отражаются по дебету соответствующих счетов (07, 10, 12) обычной записью.

После корректирующих записей данные журнала окончательно подытоживаются и на его обратной стороне заполняются «Сводно-контрольные данные по счету 60». Выведенное сальдо по счету 60 должно равняться остатку по этому счету в Главной книге, а в аналитическом учете -- суммам по платежным документам, против которых отсутствуют отметки об оплате или списании, записанным в журнал-ордер 6.

Таким образом, в журнале-ордере 6 ведется аналитический и синтетический учет операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками при расчетах платежными требованиями, требованиями-поручениями, с использованием аккредитивов и других форм расчетов.

При поступлении материалов не от поставщиков, а из других источников в учете на их фактическую стоимость делаются следующие проводки:

Д-т сч. 10 «Материалы»

К-т сч. 20 «Основное производство» -- при возвращении неиспользованных материалов цехами основного производства, ж/о 10/1.

К-т сч. 23 «Вспомогательные производства» -- при сдаче на склад материальных ценностей цехами вспомогательных производств, ж/о 10/1

К-т 28 «Брак в производстве» -- при сдаче материалов, полученных от неисправимого брака, ж/о 10/1

К-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» -- поступивших через подотчетных лиц, ж/о 7

К-т сч. 75 «Расчеты с учредителями» -- на внесенные ценности учредителями в уставный капитал, ж/о 8

К-т сч. 99 «Прибыли и убытки» -- при оприходовании излишков ценностей, выявленных при инвентаризации или полученных безвозмездно, ж/о 15

К-т сч. 10 «Материалы» -- поступивших от других материально ответственных лиц своего предприятия либо из переработки и др., ж/о 10/1.

В последнее время в практику управления широко внедряются персональные компьютеры различных моделей. Важной особенностью этой техники является возможность использования традиционной, журнально-ордерной формы учета, достижения максимального приближения АРМ бухгалтера к источникам и потребителям информации, упрощения обработки, выявления и исправления ошибок в процессе работы, снижения затрат на ведение учета. Поэтому журнал-ордер 6 может успешно вестись на указанных компьютерах в традиционной его форме.

3. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ И УЧЕТ РАСХОДА ВНУТРЕННЕГО ПЕРЕМЕЩЕНИЯ МАТЕРИАЛОВ

3.1 Документальное оформление отпуска материалов

Материалы со складов предприятия отпускаются в цехи.

Под отпуском в производство понимается отпуск материалов для изготовления продукции, выполнения работ или оказания услуг и др. Отпуск материалов в кладовые цехов рассматривается как их внутреннее перемещение. При отсутствии кладовых цехов отпуск ценностей с центральных складов считается расходом на производство.

При отпуске материалов в производство должны соблюдаться определенные требования.

Во-первых, они отпускаются по весу, объему и массе в строгом соответствии с расходными нормативами на заданный объем производства.

Во-вторых, отпуск, как правило, осуществляется в пределах предварительно установленных лимитов. Лимитирование должно основываться на прогрессивных нормах расхода материалов, объемах производственных программ цехов с учетом переходящих не использованных цехами запасов на начало и конец месяца. Лимитирование осуществляется отделом материально-технического снабжения или плановым отделом.

В третьих, согласовываются с главным бухгалтером списки лиц, которым предоставлено право требовать со складов материалы, а также берутся образцы их подписей. Эти данные должны быть сообщены работникам складов (кладовых). Материалы на производство выдаются со складов (кладовых) только официально выделяемым для их получения представителям цехов, хозяйств, отделов и т. п.

Расход материалов оформляется лимитно-заборными картами, актами-требованиями на замену (дополнительный отпуск) материалов, накладными требованиями на отпуск (внутреннее перемещение) материалов, комплектовочными ведомостями, раскройными картами, товарно-транспортными накладными (форма ТТН-1), товарными накладными (форма ТН-2) и др.

Для систематического отпуска в производство лимитируемых материалов, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов их отпуска на производственные нужды используется лимитно-заборная карта формы М-8. Она является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада. Исходя из плановой потребности в тех или иных материальных ценностях, отдел материально-технического снабжения или плановый отдел выписывают лимитно-заборные карты в двух экземплярах на месяц (квартал, полугодие, год с отрывными месячными талонами на фактический отпуск). Один экземпляр карты передается потребителю (цех, участок), а второй -- на склад или в кладовую цеха (участка). В каждом экземпляре указываются установленный лимит, наименование, номенклатурный номер материалов, шифр затрат и другие данные. Отпуск материалов в производство осуществляется складом (кладовой) при предъявлении представителем цеха (участка) своего экземпляра лимитно-заборной карты. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита. В лимитно-заборной карте цеха (участка) расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада -- представитель цеха (участка), что обеспечивает взаимный контроль за правильностью производимых в них записей.

По окончании месяца оба экземпляра лимитно-заборных карт передают в бухгалтерию для отражения расхода материалов на соответствующих счетах бухгалтерского учета. При использовании квартальных, полугодовых или годовых лимитно-заборных карт в бухгалтерию ежемесячно сдаются отрывные талоны на фактический расход материалов. Лимитно-заборные карты способствуют усилению контроля за отпуском материалов со склада (кладовой) в пределах предусмотренного лимита и резко сокращают число разовых документов. Однако их применение не позволяет контролировать использование материалов непосредственно в производстве (там применяются иные документы и методы).

Сверхлимитный отпуск материалов и замена одних видов материалов другими допускаются только по разрешению руководителя предприятия, главного инженера или лиц, ими на то уполномоченных. При этом выписывается акт-требование на замену (дополнительный отпуск) материалов формы М-10. Акт-требование выписывается на один вид материала и его многократный отпуск в двух экземплярах: один из них предназначен для получателя (цеха, участка), второй -- для склада. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах акта-требования дату и количество отпущенного материала, после чего выводит остаток.

В акте-требовании получателя (цеха, участка) расписывается заведующий складом (кладовщик), а в складском экземпляре -- представитель получателя (цеха, участка). Изменение лимита производится теми же лицами, которым предоставлено право его установления. По лимитно-заборной карте ведется также учет возврата материалов, не использованных в производстве, и этом никаких дополнительных документов не составляется.

Для оформления разового отпуска материальных ценностей внутри предприятия (сдача возвратных отходов, внутреннее перемещение ценностей) и их отпуска хозяйствам своего предприятия, расположенным за пределами его территории, применяется накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов М-11. Накладная-требование выписывается в двух экземплярах и подписывается главным бухгалтером или лицом, на то уполномоченным.

В заготовительных цехах машиностроительных предприятий, швейной, обувной и некоторых других отраслей промышленности используются раскройные карты, по которым производится и отпуск материалов в производство. В них фиксируются результаты использования отпущенных материалов по каждой партии. В раскройных картах указываются: номер склада, наименование и номенклатурный номер материалов, их количество, цена и стоимость, а также код затрат и др. По окончании раскроя в карте отмечаются: фактическое количество полученных деталей (годных и бракованных); расход на них материалов по норме и фактически и выводится результат раскроя (экономия, перерасход). Эти карты таких же используются в качестве первичных документов по учету выработки и выпуска готовых изделий.

В целях сокращения числа первичных документов там, где это целесообразно (например, из цеховых кладовых), можно оформлять отпуск материалов непосредственно в карточках складского учета. В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре и не имеющих значения бухгалтерских документов. Лимит отпуска можно указать и в самой карточке. Представитель цеха при получении материалов расписывается непосредственно в карточках складского учета, а в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик.

При использовании электронно-вычислительной техники возможно применение карточек складского учета в качестве единого документа для учета расхода материалов в производство. По данным карточек выдается машинограмма (ведомость) расхода материалов за подписями цеха-получателя и материально ответственного лица склада, отпустившего ценности.

Оформление отпуска материалов трудоемко из-за большого количества и разнообразия первичных документов. Потому важное значение имеет упрощение учета на этом участке. Используя вычислительные машины, можно централизованно по данным технологических карт предварительно выписывать расходные документы на отпуск материалов и до начала месяца передавать их цехам (участкам). В дальнейшем эти документы будут использоваться цехами (участками) для получения материалов со складов.

Кроме того, значительно улучшает снабжение цехов, участков, бригад и отдельных рабочих мест материалами их централизованная доставка. При такой доставке материалов составляется специальный оперативный документ на отпуск (план-карта), в котором отражаются лимит отпуска и сроки подачи материалов в производство. По этому документу склад сам выписывает расходные документы на отпуск материалов в пределах месячного лимита и доставляет их производству в утвержденные сроки (через экспедитора). Это значительно сокращает расходы на транспортировку и освобождает производственников от заботы о материальном обеспечении.

3.2 Учет расхода и внутреннего перемещения материалов

Приобретенные материалы предприятие расходует прежде всего на изготовление продукции, выполнение работ и оказание услуг, а также на другие цели: содержание и ремонт оборудования, помещений; канцелярские и др. В связи с этим на основании первичных документов расход материалов оформляется в зависимости от направления затрат следующими проводками:

Д-т сч. 20 «Основное производство» -- при расходе на выработку продукции (работ, услуг) цехами основного производства

Д-т сч. 23 «Вспомогательные производства» -- при расходе на выработку продукции, работ, услуг во вспомогательных производствах, в том числе на выполнение научно-исследовательских и опытных работ; заказов по освоению новых видов изделий, изготовление экспериментальных образцов технологической оснастки

Д-т сч. 25 «Общепроизводственные расходы» -- при расходе на содержание и эксплуатацию машин и оборудования, производственных цехов и хозяйств, их хозяйственные и другие нужды

Д-т сч. 26 «Общехозяйственные расходы» -- при расходе на общехозяйственные нужды

Д-т сч. 28 «Брак в производстве» -- при расходе на исправление производственного брака

Д-т сч. 97 «Расходы будущих периодов» -- при расходе на горноподготовительные работы; подготовку производства в сезонных отраслях; освоение новых предприятий, производств, установок и агрегатов; неравномерно производимый в течение года ремонт или на непредвиденные ремонты основных средств (если не создается ремонтный фонд), когда работы выполнялись неремонтными цехами

Д-т сч. 44/1 «Коммерческие расходы» -- на расход, связанный с упаковкой готовой продукции за счет поставщика, и др.

Д-т сч. 58 «Краткосрочные финансовые вложения» -- при передаче материальных ценностей в счет краткосрочных финансовых вложений (приобретение ценных бумаг)

Д-т сч. 79 «Внутрихозяйственные расчеты» -- при отпуске материалов филиалам, представительствам, отделениям и другим обособленным подразделениям

Д-т сч. 99 «Прибыли и убытки» -- при списании материальных ценностей вследствие гибели во время стихийных бедствий, а также ликвидации их последствий

Д-т сч. 96 «Резервы предстоящих расходов и платежей» -- при списании расхода товарно-материальных ценностей за счет ремонтного фонда (резерва)

Д-т сч. 86 «Целевые финансирование и поступления» -- при расходе материалов на мероприятия целевого назначения и др.

К-т сч. 10 «Материалы», «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы» (стоимостью до одной минимальной зарплаты за единицу) и др., ж/о 10, 10/1.

Эти записи осуществляются в течение месяца по учетной стоимости в ведомостях 12, 13, 15 и журналах-ордерах 10 и 10/1 или соответствующих машинограммах. В конце месяца добавляют (вычитают) отклонения или транспортно-заготовительные расходы, относящиеся к израсходованным материалам. Следовательно, в конечном счете расход материалов показывают по фактической себестоимости. Аналогично отражается расход малоценных и быстроизнашивающихся предметов стоимостью до одной минимальной зарплаты за единицу.

Внутренним перемещением товарно-материальных ценностей считается передача их с общезаводских складов в цеховые кладовые, являющиеся самостоятельными учетными единицами, со склада на склад, возврат из цеховых кладовых, цехов основного и вспомогательных производств, а также непромышленных производств и хозяйств.

Передача материалов с общезаводских складов в цеховые кладовые, являющиеся самостоятельными учетными единицами, и возврат из них, а также со склада на склад в учете отражается следующими проводками:

Д-т сч. 10 «Материалы»-- в получающем подразделении

К-т сч. 10 «Материалы»-- в передающем подразделении, ж/о 10/1.

Возврат на склады не израсходованных в производстве ценностей отражается проводками:

Д-т сч. 10 «Материалы»

К-т сч. 20 «Основное производство» -- при возврате цехами основного производства, ж/о 10/1

К-т сч. 23 «Вспомогательные производства» -- при возврате цехами вспомогательных производств, ж/о 10/1

К-т сч. 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» -- при возврате из непромышленных производств и хозяйств, ж/о 10/1.

Приведенные бухгалтерские проводки по внутреннему перемещению материальных ценностей отражаются в журнале-ордере 10/1.

3.3 Учет реализации производственных запасов

Отпуск излишних и ненужных данному предприятию товарно-материальных ценностей в порядке реализации, как уже отмечалось, оформляется путем выписки товарно-транспортной накладной (форма ТТН-1) либо товарной накладной на отпуск и оприходование товарно-материальных ценностей (форма ТН-2). Информация о реализации товарно-материальных ценностей обобщается на результатном счете 91 «Операционные доходы и расходы».

Д-т сч. 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

К-т сч. 91 «Операционные доходы и расходы» -- на стоимость ценностей по продажным ценам, ж/о 13.

Поступившая выручка в учете отражается проводкой:

Д-т сч. 51 «Расчетный счет» (52, 50, 55, 90)

К-т сч. 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», ж/о 11.

Если же на предприятии принято отражать реализацию товарно-материальных ценностей по мере их оплаты покупателями, то в учете составляются следующие проводки:

Д-т сч. 45 «Товары отгруженные»

К-т сч. 10 «Материалы»-- на балансовую стоимость ценностей, ж/о 10/1

К-т сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (69, 89 и др.) -- на расходы, связанные с реализацией материальных ценностей, ж/о 10/1.

Поступившая выручка в учете отражается записью:

Д-т сч. 51 «Расчетный счет» (50, 52, 55, 90)

К-т сч. 91 «Операционные доходы и расходы», ж/о 13.

Одновременно:

Д-т сч. 91 «Операционные доходы и расходы»

К-т сч. 45 «Товары отгруженные» -- на фактическую стоимость реализованных ценностей с учетом расходов по их отгрузке, ж/о 11

К-т сч. 68 «Расчеты с бюджетом» -- на сумму налога на добавленную стоимость по реализованным материалам и др., ж/о 8.

При использовании товарно-материальных ценностей на осуществление мероприятий целевого назначения в учете составляется проводка:

Д-т сч. 91 «Операционные доходы и расходы»

К-т сч. 10 «Материалы», ж/о 10/1.

Одновременно делается запись:

Д-т сч. 86 «Целевые финансирование и поступления»

К-т сч. 91 «Операционные доходы и расходы», ж/о 13.

4. УЧЕТ ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ЗАПАСОВ НА СКЛАДАХ

Важнейшим условием правильной организации учета материалов и обеспечения их сохранности служит хорошее состояние складского хозяйства. Помещения складов должны быть изолированы, оборудованы сигнализацией, необходимым количеством стеллажей, ячеек, поддонов, средствами механизации и весоизмерительными приборами. Внутри склада каждая группа, подгруппа и вид материалов должны храниться в определенном месте в соответствии со строго продуманной системой. К каждому месту хранения прикрепляется материальный ярлык. Приказом руководителя предприятия устанавливается материальная ответственность лиц, работающих на складах. С ними заключаются договоры о материальной ответственности. Учет материалов на складах и в кладовых ведется непосредственно этими лицами (заведующими складами, секциями, кладовыми и другими материально ответственными лицами). В отдельных случаях с согласия материально ответственных лиц допускается возлагать ведение карточек складского учета на учетчиков (операторов). Такой учет называется количественно-сортовым или складским.

В настоящее время наиболее распространенным методом учета материалов является оперативно-бухгалтерский (сальдовый). При этом методе учета бухгалтерия предприятия открывает и выдает под расписку в журнале регистрации заведующему складом (кладовщику) карточки складского учета типовой формы М-12 на каждый номенклатурный номер материала. В них характеризуется материал, место его хранения, отражается движение и остаток, а также показывается норма запаса, необходимая для контроля за состоянием складских запасов и др.

Записи в карточки производятся на основании оформленных в установленном порядке документов по приходу и расходу материальных ценностей в день совершения операций. После каждой записи выводится новый остаток. Записи операций по отпуску и возврату материалов по лимитно-заборным картам можно производить в карточках складского учета по мере закрытия карт, но не позднее первого числа следующего за отчетным месяца. При этом в течение месяца лимитно-заборные карты хранятся вместе с соответствующими карточками складского учета.

В случаях отклонений фактического остатка ценностей от установленных норм запаса, а также наличия материалов, находящихся без движения, заведующий складом (кладовщик) обязан своевременно сообщить отделу материально-технического снабжения путем выписки специальной сигнальной справки об отклонениях фактического остатка материалов от установленных норм запаса по форме М-18.

Карточки хранятся на складе в специальных ящиках, они располагаются по группам и подгруппам материальных ценностей, а внутри них по номенклатурным номерам. Хранение карточек в разрезе групп и подгрупп облегчает их поиск и ускоряет разноску данных приходно-расходных документов.

На складах с небольшой номенклатурой материалов вместо карточек складского, учета допускается использовать книги сортового учета, содержащие необходимые реквизиты карточек.

В условиях использования вычислительной техники складской учет механизируется. На складах устанавливаются счетно-табличные вычислительные машины, агрегированные с приставками для получения технических носителей информации (перфолент, магнитных лент, дисков и т. п.). На основании первичных документов по приходу и расходу каждая операция отражается одновременно на карточках складского учета и технических носителях информации, которые используются для составления соответствующих машинограмм. В этом случае достигается тождественность складского и бухгалтерского учета, значительно сокращается трудоемкость складского учета и упрощается сверка данных аналитического и синтетического учета.

При наличии персональных компьютеров ведение складского учета можно организовать с их помощью. В этом случае отпадает необходимость ведения складских карточек, так как их успешно может заменить дискета с их данными.

Все первичные документы по приходу и расходу материальных ценностей ежедневно (или один раз в несколько дней), а лимитно-заборные карты (или месячные талоны) по окончании месяца (или по мере выбора лимита) материально ответственные лица сдают в бухгалтерию. При сальдовом методе это делается непосредственно на складе.

Работники бухгалтерии обязаны систематически, но не реже одного раза в неделю (декаду) непосредственно на складах в присутствии заведующего складом или кладовщика проверять правильность и своевременность разноски сведений из первичных документов в карточки складского учета и подтверждать это своей подписью. Выявленные расхождения и ошибки здесь же устраняются. Одновременно с этим работник бухгалтерии производит приемку первичных документов, а завскладом (кладовщик) -- их сдачу.

Приемка-сдача первичных документов оформляется, как правило, специальным реестром формы М-13. Он составляется в одном экземпляре материально ответственным лицом и передается в бухгалтерию предприятия вместе с первичными документами и необходимыми приложениями. Однако с согласия материально ответственных лиц подтверждением приемки-сдачи документов может служить роспись работника бухгалтерии в карточке складского учета о проверке записей по каждой операции.

При необходимости работник бухгалтерии может произвести проверку фактического наличия тех или иных ценностей на складе.

Связь количественно-сортового учета материалов на складе с их учетом в бухгалтерии в суммовом выражении при оперативно-бухгалтерском методе учета обеспечивается с помощью ведомости учета остатков материалов на складе формы М-14. Она открывается в бухгалтерии по каждому складу в разрезе групп, подгрупп и номенклатурных номеров с указанием единиц измерения, учетных цен и остатков в натуральном и денежном измерении на каждое первое число месяца на год. В течение месяца ведомость учета материалов на складе находится в бухгалтерии и используется для справочных целей.

В конце месяца она передается на склад для переноса сведений об остатках материалов (в натуральном выражении) на конец месяца из карточек складского учета по каждому номенклатурному номеру. После этого книги передают в бухгалтерию или на ВУ, где остатки таксируются и подсчитываются соответствующие суммы остатков на первое число.

При наличии в цехах отдельных кладовых, а также подотчетных предприятию заводов, отделений, пунктов и незначительной номенклатуры материалов материально ответственные лица (мастера заводов, заведующие отделениями и пунктами) могут вместо ведомости остатков представлять в бухгалтерию месячные отчеты об остатках и движении материалов в подотчете с приложением первичных документов. В отчетах содержатся сведения об остатках ценностей на начало месяца, их поступлении, расходе и остатке на конец месяца. Мастера заводов наряду с фактическим расходом материалов указывают их расход по норме.

5. УЧЕТ МАТЕРИАЛОВ В БУХГАЛТЕРИИ

Первичные документы по приходу и расходу материальных ценностей поступают в бухгалтерию, где они, прежде всего, подвергаются контролю по существу операций и правильности их оформления. В бухгалтерии, в частности, проверяют наличие реквизитов, подписей, арифметические подсчеты, особое внимание при этом обращается на законность операций.

Записи в приходных ордерах сверяются с относящимися к ним платежными документами, счетами-фактурами, товарно-транспортными накладными, товарными накладными и др. Неверно оформленные документы возвращаются на доработку.

В условиях механизации учета на ЭВМ проверенные документы по приходу и расходу материалов бухгалтер группирует в пачки по их видам и при сопроводительном ярлыке передает на вычислительную установку согласно графику документооборота.

Порядок обработки документов и контроля таксировки, формы выходных машинограмм устанавливаются типовыми проектами механизации учета материалов.

На ВУ они подвергаются таксировке, т. е. количество умножается на цену и определяется сумма по всему документу. По лимитно-заборным картам таксируется общее количество (с учетом возврата) по каждому номенклатурному номеру материалов. При необходимости возможна двойная (параллельная) таксировка.

Когда отпуск материалов оформляется на карточках складского учета, ведущихся вручную, то они с согласия материально ответственных лиц в конце месяца передаются на ВУ для обработки. Для своевременного оформления движения материалов по складу целесообразно передавать карточки в вечернюю смену работы вычислительной установки. С целью проверки правильности таксировки первичных документов и данных карточек складского учета на ВУ составляется сальдово-сличительная, или контрольно-таксировальная машинограмма.

Обработав первичную информацию о поступлении и расходе материальных ценностей, ВУ выдают машинограммы обобщенных данных по их заготовлению предприятием, ценностям, находящимся в пути, неотфактурованным поставкам, оплате платежных документов поставщиков, отклонениям фактической стоимости от учетных цен и др. Эти машинограммы используются для соответствующих бухгалтерских записей по заготовлению и приобретению материалов и, кроме того, отделом материально-технического снабжения и финансовым отделом -- для оперативного руководства и контроля за поступлением ценностей и расчетами с поставщиками.

Для увязки данных аналитического и синтетического учета материалов применяются следующие машинограммы: заготовления и приобретения материалов, выявления отклонений от учетных цен или транспортно-заготовительных расходов, сальдово-сличительная или оборотная ведомость и др.

Полученные машинограммы используются для составления бухгалтерских проводок и форм статистической отчетности.

При обработке документов вручную после проверки работниками бухгалтерии они подвергаются таксировке. Затем все приходно-расходные документы группируются по складам, синтетическим счетам, субсчетам и в разрезе установленных отдельных групп и подгрупп материалов по учетным ценам. Итоги подсчетов этих документов записываются в накопительные ведомости синтетического учета материалов формы М-43. Указанные ведомости ведутся по складам и отдельно по приходу и расходу в соответствии с классификацией материальных ценностей. Могут устанавливаться и другие формы накопительных ведомостей при разработке отраслевых инструкций по учету материалов.

В бухгалтерии предприятия учет движения товарно-материальных ценностей в суммовом выражении при журнально-ордерной форме осуществляется в ведомости № 10 «Движение материальных ценностей в денежном выражении». Она состоит из трех разделов, двух справок и применяется при наличии на предприятии более пяти складов. Когда количество складов не превышает пяти, то используется ведомость 10-а.

В первом разделе «Движение на общезаводских складах (по учетным ценам)» отражается движение материалов в разрезе общезаводских складов (без разбивки по синтетическим счетам и учетным группам) в оценке, принятой на предприятии (по учетным ценам). Раздел заполняется по данным накопительных ведомостей синтетического учета материалов. Данные этого раздела используются для увязки аналитического учета материалов на складе с синтетическим учетом в бухгалтерии.

Второй раздел «Поступление на общезаводские склады и остаток по предприятию на начало месяца по синтетическим счетам и требующимся учетным группам» содержит сведения о поступлении и остатках материалов на начало месяца в разрезе синтетических счетов и учетных групп. В итоге здесь определяются остатки материалов вместе с поступлением в двух оценках: по учетным ценам и фактической себестоимости. При этом фактическая себестоимость материалов определяется в справке 1 «Слагаемые фактической себестоимости поступивших материальных ценностей согласно данным журналов-ордеров», а по учетным ценам -- в справке 2 «Учетная стоимость поступивших материальных ценностей согласно журналам-ордерам», помещенным в конце этой ведомости.

Данные справки 2 служат для сверки с разделом 1 ведомости 10 и для расчета результатов заготовления ценностей за отчетный месяц. Кроме того, для заполнения второго раздела ведомости 10 используются накопительные ведомости синтетического учета материалов по приходу. В этом разделе ведомости 10 определяются сумма и процент отклонений. Отклонения в стоимости материалов представляют собой разницу между фактической себестоимостью приобретенных (заготовленных) ценностей и их стоимостью по учетным ценам. Они учитываются на отдельном счете 16 «Отклонение в стоимости материалов» и могут быть со знаком плюс (+) или минус (--). В их состав входят: наценки (надбавки); комиссионные вознаграждения, уплачиваемые снабженческим и внешнеэкономическим организациям; стоимость услуг товарных бирж, включая брокерские услуги, таможенные пошлины; плата за транспортировку, хранение, доставку, осуществляемые сторонними организациями и др.

Отклонения фактической себестоимости от учетной определяются в этом разделе путем сопоставления фактической себестоимости поступивших и оставшихся на начало месяца материалов с их стоимостью по учетным ценам.

По найденному проценту списываются отклонения по направлениям расхода материалов по учетным ценам и на остаток их на складе. В частности, на основе указанного процента отклонений в журнале-ордере 10 определяется сумма фактической себестоимости израсходованных материальных ценностей, которая показывается в ведомости 10 в третьем разделе.

Для более точного определения фактической себестоимости отдельных видов материалов, израсходованных на производство, учет отклонений следует вести в разрезе однородных групп ценностей.

Аналогично определяются и списываются по направлениям затрат и транспортно-заготовительные расходы, которые имеют место при учете материалов по оптовым ценам.

В третьем разделе ведомости 10 «Расход и остаток материальных ценностей на конец месяца -- по синтетическим счетам и требующимся учетным группам» отражаются данные о расходе и остатках материалов на конец месяца по учетным ценам и фактической себестоимости. Фактическая себестоимость отпущенных и отгруженных со складов материальных ценностей определяется исходя из среднего процента отклонений, рассчитанных во втором разделе, и суммы расхода материалов по учетным ценам этого раздела ведомости.

Дополнением к ведомости 10 является ведомость 11 «Движение материальных ценностей (по учетным ценам)». Она ведется по цеховым самостоятельным складам или по цехам на производстве, не имеющим складов. Ведомость 11 заполняется в бухгалтерии предприятия на основе производственных отчетов цехов, накладных-требований и лимитно-заборных карт на возврат материалов, накопительных и группировочных ведомостей по движению малоценных и быстроизнашивающихся предметов и других документов, позволяющих определить объем полученных и возвращенных ценностей разного вида каждым цехом, а также оставшихся в цехах и израсходованных. Показатели ведомости 11 отражаются в разделе 3 ведомости 10 (отпуск и расход цеховых складов, являющихся самостоятельными учетными единицами).

На списание указанных отклонений по направлениям затрат в учете составляются проводки:

Д-т сч. 20 «Основное производство»

Д-т сч. 23 «Вспомогательные производства»

Д-т сч. 25 «Общепроизводственные расходы»

К-т сч. 16 «Отклонение в стоимости материалов»

Таким образом, учетная стоимость израсходованных материалов доводится до их фактической себестоимости.

Остаток материалов на конец месяца по учетным ценам и фактической себестоимости в ведомости 10 определяется путем ее балансировки (т.е. к остатку на начало месяца прибавляется поступление и из полученной суммы вычитается расход). Итоговые данные ведомости по поступлению и выбытию материалов по учетным ценам вместе с суммами отклонений сверяются с соответствующими показателями журналов-ордеров 6, 10.

6. ОСОБЕННОСТИ УЧЕТА НЕФТЕПРОДУКТОВ

В целях эксплуатации транспортных средств, обеспечения технологических нужд производства, выработки энергии и отопления зданий предприятия приобретают необходимые нефтепродукты (нефть, дизельное топливо, керосин, бензин и др.) и смазочные материалы. Бухгалтерский учет их ведется на счете «10 «Материалы» (субсчет 3 «Топливо») в разрезе видов, мест хранения и материально ответственных лиц. На указанном субсчете учитывается наличие и движение всех нефтепродуктов и смазочных материалов, имеющихся на предприятии.. При этом на предприятиях, имеющих емкости для хранения горюче-смазочных материалов (ГСМ) и осуществляющих заправку автотранспорта с собственных нефтескладов, субсчет 3 счета 10 следует разделять на следующие подсубсчета:

3-1 «Нефтепродукты на складе»

3-2 «Топливо в баках транспортных средств».

Учет нефтепродуктов в местах хранения ведется материально ответственными лицами на карточках складского учета материалов формы М-12 в единицах массы.

С подотчета материально ответственных лиц нефтепродукты списываются на основании ведомостей учета выдачи ГСМ, лимитно-заборных карт, накладных-требований на отпуск (внутреннее перемещение) материалов. Отпуск нефтепродуктов водителям производится в единицах объема (литрах), а смазочных материалов -- в единицах массы (килограммах). Отпущенные водителю нефтепродукты одновременно отражаются в ведомости учета ГСМ и в путевом листе.

Пересчет количества нефтепродуктов, отпущенных с нефтесклада (кладовой), из объемных единиц в единицы массы производится исходя из средней плотности соответствующего вида нефтепродукта за отчетный месяц по данному нефтехранилищу (кладовой) предприятия.

На стоимость отпущенных бензина и дизельного топлива согласно ведомостям учета составляется проводка:

Д-т сч. 10 «Материалы» (субсчет 3-2 «Топливо в баках транспортных средств»)

К-т сч. 10 «Материалы» (субсчет 3-1 «Нефтепродукты на складах»), ж/о 10/1.

По данным путевых листов на протяжении месяца ведутся накопительные карточки учета расхода топлива по отдельным автомобилям и материально ответственным лицам.

В конце месяца делаются замеры остатков топлива в баках транспортных средств, которые оформляются актом. Затем по данным карточек учета расхода топлива и замеров остатков в конце месяца определяется стоимость ГСМ, фактически израсходованных при эксплуатации транспортных средств. При этом определяется расход топлива по норме, который сравнивается с фактическим расходом, и выводится экономия или перерасход.

На списание расхода топлива по норме в издержки производства в зависимости от направления затрат составляются проводки:

Д-т сч. 23 «Вспомогательные производства» (20)

Д-т сч. 25 «Общепроизводственные расходы»

Д-т сч. 26 «Общехозяйственные расходы»

К-т сч. 10 «Материалы» (субсчет 3-2 «Топливо в баках транспортных средств»), ж/о 10.

Суммы недостачи (перерасхода) топлива относятся на счет 84 следующей проводкой:

Д-т сч. 92 «Внереализационные доходы и расходы»

К-т сч. 10 «Материалы» (субсчет 3-2 «Топливо в баках транспортных средств»), ж/о 10/1.

При отнесении недостачи (перерасхода) топлива на конкретного виновника в учете делается проводка:

Д-т сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (субсчет 3 «Расчеты по возмещению материального ущерба»)

К-т сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», ж/о 10/1.

Предприятия, не имеющие своих заправочных станций, приобретают топливо на АЗС по кредитным карточкам или за наличный расчет за счет средств, выдаваемых водителям в подотчет.

При использовании кредитных карточек потребитель ГСМ в соответствии с заключенным договором обеспечивает их предварительную оплату, а автозаправочное предприятие -- отпуск в счет ранее перечисленных денежных средств. По окончании месяца автозаправочное предприятие представляет (потребителю) документ (справка-расшифровка), в котором указываются количество и стоимость отпущенных в течение месяца ГСМ, а также остаток денежных средств.

В этом случае расчеты с автозаправочным предприятием и оприходование горюче-смазочных материалов отражаются проводками:

1. Д-т сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

К-т сч. 51 «Расчетный счет» (55) -- на сумму перечисленного аванса за ГСМ, ж/о 2

2. Д-т сч. 10 «Материалы» (субсчет 2)

К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» -- на сумму полученных ГСМ, ж/о 6

3. Д-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

К-т сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» -- на сумму зачтенного аванса за полученные ГСМ, ж/о 8

4. Д-т сч. 23 «Вспомогательные производства» (20, 25, 26)

К-т сч. 10 «Материалы» (субсчет 2) -- на списание израсходованного топлива на затраты производства по нормам, ж/о 10.

При приобретении горюче-смазочных материалов по кредитным карточкам (жетонам) в учете предприятия составляются следующие бухгалтерские проводки:

1. Д-т сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» B-5

К-т сч. 51 «Расчетный счет» (52, 55) -- на сумму перечисленного аванса АЗС за горюче-смазочные материалы и карточки (жетоны), ж/о 2 (01);

2. Д-т сч. 10 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы», В-2

К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (61)--на стоимость полученных от автозаправочной станции карточек (жетонов), ж/о 60 (03);

3. Д-т сч. 10 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы в эксплуатации», В-2

К-т сч. 10 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы в запасе» -- при передаче кредитных карточек (жетонов) на ГСМ в подотчет транспортному хозяйству (цеху) предприятия стоимостью свыше одной минимальной заработной платы за единицу, ж/о 10/1 (05);

4. Д-т сч. 23 «Вспомогательные производства» (20, 25, 26, 44), В-3

К-т сч. 10/13 «Износ малоценных и быстроизнашивающихся предметов» -- на 50 % стоимости переданных в подотчет транспортному хозяйству кредитных карточек (жетонов), ж/о 10 (05);

5. Д-т сч. 10 «Материалы» (субсчет 3-2)

К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (70) -- на стоимость полученных горюче-смазочных материалов от автозаправочной станции, ж/о 6 (03);

6. Д-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», В-7

К-т сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» -- на сумму зачтенного аванса за полученные горюче-смазочные материалы, ж/о 8 (03);

7. Д-т сч. 23 «Вспомогательные производства» (20, 25, 26), В-3

К-т сч. 10 «Материалы» (субсчет 3-2) -- на списание израсходованного топлива на затраты производства по нормам (в случае экономии - фактически), ж/о 10 (05);

8. Д-т сч. 92 «Внереализационные доходы и расходы», В-5

К-т сч. 10 «Материалы» (субсчет 3-2) -- на списание перерасхода ГСМ, ж/о 10/1 (05).

В дальнейшем перерасход покрывается в общеустановленном порядке:

9. Д-т сч. 23 «Вспомогательные производства» (20, 25, 26, 44), В-3

К-т сч. 10/13 «Износ малоценных и быстроизнашивающихся предметов» -- на начисление второй половины износа (50%) за вычетом возвратных отходов при списании из эксплуатации кредитных карточек (жетонов), ж/о 10 (05);

10. Д-т сч. 10 «Материалы» (субсчет 6 «Прочие материалы»), В-2.

К-т сч. 10 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы» (субсчет «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы в эксплуатации») -- на оприходование возвратных отходов от списания кредитных карточек (жетонов), ж/о 10/1 (05);

11. Д-т. сч. 10/13 «Износ малоценных и быстроизнашивающихся предметов, В-4

К-т сч. 10 «Материалы» (субсчет «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы в эксплуатации) -- на первоначальную стоимость списываемых кредитных карточек (жетонов) за вычетом возвратных отходов, ж/о 10/1 (05).

Экономия приходуется, а перерасход относится, как правило, на виновников. Однако по заявлению работника и решению руководителя предприятия дополнительный расход ГСМ (сверх суммы, определенной по расценкам автозаправочного предприятия) может быть возмещен за счет прибыли, остающейся в распоряжении субъекта хозяйствования. В этом случае суммы, выплаченные работникам в установленном законодательством порядке, подлежат обложению подоходным налогом по совокупности с заработной платой того месяца, в котором они были выплачены.

В случае приобретения на АЗС ГСМ за наличный расчет водителям выдаются денежные средства в подотчет. За израсходованные денежные средства на приобретение горюче-смазочных материалов подотчетное лицо составляет авансовый отчет с приложением оправдательных документов автозаправочной станции.

При этом составляются следующие проводки:

1. Д-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

К-т сч. 50 «Касса» (51) -- на выданную сумму денежных средств, ж/о 1.

2. Д-т сч. 10 «Материалы» (субсчет 3-2)

К-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» -- на оприходование топлива, ж/о 7

3. Д-т сч. 23 «Вспомогательные производства» (20, 25, 26)

К-т сч. 10 «Материалы» (субсчет 3-2) -- на включение стоимости израсходованного топлива в издержки производства по нормам (в случае экономии -- фактически), ж/о 10.

При командировании за рубеж водителю выдается аванс в валюте той страны, в которую он направляется. По возвращении из командировки водитель отчитывается за использованный аванс путем составления авансового отчета.

7. УЧЕТ ПЕРЕРАБОТКИ МАТЕРИАЛОВ НА СТОРОНЕ

В ряде случаев предприятия передают на сторону материалы для переработки. К таким операциям относятся раскрой металла на заготовки, распиловка леса и др. Переработка материалов на стороне осуществляется в соответствии с заключенными договорами. Отправка материалов в переработку оформляется путем выписки товарно-транспортной накладной (ТТН-1) либо товарной накладной (ТН-2), а также в случае их переработки в своих подразделениях, расположенных за пределами предприятия, -- накладной-требованием на отпуск материалов (ф. М-11).