Исследование организации архивного дела в муниципальном образовании

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Для отражения материальной и духовной жизни общества существует исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, которые образуют Архивный фонд РФ. Архивные документы представляют собой материальные носители с зафиксированной на нем информацией, которые имеют реквизиты, позволяющие их идентифицировать.

Наиболее ценная часть Архивного фонда Российской Федерации объемом около 41,0 млн. единиц хранения сконцентрирована в 14 федеральных архивах. Свыше 129 млн. единиц хранения Архивного фонда Российской Федерации хранится в 201 государственном архиве субъектов Российской Федерации и более 43,0 млн. единиц хранения - в 2,5 тыс. муниципальных архивах.

Архивный отдел Тамбовской области относится к областным органам управления архивным делом субъектов Российской Федерации. Основными задачами, стоящими перед Архивным отделом Тамбовской области являются:

Реализация государственной политики в сфере архивного дела на территории Тамбовской области.

Осуществление правового регулирования архивного дела в Тамбовской области.

Контроль за соблюдением законодательства Тамбовской области об Архивном фонде Тамбовской области и архивах.

Организация комплектования, хранения, учета и использования архивных фондов и архивных документов, находящихся в собственности Тамбовской области.

Ведение государственного учета документов Архивного фонда Тамбовской области.

Архивный отдел администрации Тамбовского района, Тамбовской области является структурным подразделением Администрации без образования юридического лица и образуется постановлением Администрации. Отдел является уполномоченным Администрацией органом исполнительной власти местного самоуправления, обладающим собственной компетенцией и осуществляющим деятельность в области архивного дела.

Актуальность выбранной темы объясняется тем, что архивные документы, представляя материальную и духовную жизнь общества, имея историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являются одним из символов российской государственности, отражают правовые и организационные основы ее становления и развития. Архивные документы содержат сведения по политической истории страны, истории ее экономики, науки, культуры, социального развития населяющих Россию народов и народностей.

Объект исследования является система организации архивной деятельности в муниципальном образовании Тамбовского района Тамбовской области.

Предмет исследования выступает оптимизация архивного дела в архивном отделе администрации Тамбовского района.

Целью дипломной работы является исследование организации архивного дела в муниципальном образовании. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

рассмотреть архивное дело на государственном и муниципальном уровне;

рассмотреть формирование дел и передачу их в государственные и муниципальные архивы;

проанализировать использование документов Архивного фонда РФ, хранящихся в государственных и муниципальных архивах;

рассмотреть осуществление архивной деятельности в муниципальном образовании Тамбовского района и Тамбовской области;

рассмотреть создание автоматизированных архивных технологий в архивном отделе Тамбовской области;

провести анализ оптимизации программного обеспечение по направлениям деятельности архивных учреждений Тамбовской области;

разработать эффективную систему автоматизации учета документов архивного отдела администрации Тамбовского района.

Степень изученности. Теоретической базой исследования послужили труды по делопроизводству авторов Андреевой В.И., Анисимова В.М., Богатырёва Р.Х., Епатьевой А.В., труды по архивоведению авторов Крайской З.В., Магидова В.М., Авраменко Т.Ф., Кондакова И.А., Тельчарова А.Д.

Источниковой базой исследования послужили статистические материалы Госкомстата РФ, данные собранные автором во время преддипломной практики в архивном отделе администрации Тамбовского района, действующая нормативно-правовая база об архивном деле и Архивном фонде Российской Федерации, Постановления Правительства РФ, Приказы Росархива, Постановления Администрации Тамбовской области и иные нормативно-правовые акты РФ.

Теоретическая значимость дипломного проекта заключается в том, что оно позволяет систематизировать уже имеющуюся информацию об организации архивного дела на уровне субъектов Федерации муниципального образования, а также углубить их.

Практическая значимость. Отдельные положения могут быть использованы в организации архивного дела и документооборота в муниципальных образованиях Тамбовской области.

Глава 1. Содержание архивной организации архивного дела на государственном и муниципальном уровне

1.1 Федеральное архивное агентство, государственный и муниципальные архивы

архив муниципальный дело документ

Архивный фонд Российской Федерации - это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению. Документы Архивного фонда Российской Федерации являются одним из символов российской государственности, отражают правовые и организационные основы ее становления и развития, содержат сведения по политической истории страны, истории ее экономики, науки, культуры, социального развития населяющих Россию народов и народностей.

В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документации, кино-, фото-, видео- и фотодокументы, электронные и телеметрические документы, переписи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах[1].

По данным последней паспортизации объем Архивного фонда Российской Федерации составляет свыше 600,0 млн. единиц хранения на различных носителях.

Государственный архив - федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством Российской Федерации (далее - федеральный государственный архив), или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации (далее - государственный архив субъекта Российской Федерации), которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 № 290 Федеральное архивное агентство является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в области архивного дела. Федеральное архивное агентство находится в ведении Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации.

Федеральное архивное агентство осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской федерации, органами местного самоуправления, общественными и иными организациями.

Основными задачами Федерального архивного агентства являются:

оказание государственных услуг в области архивного дела;

государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации;

обеспечение соблюдения правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Федеральному архивному агентству непосредственно подчиняются 15 федеральных государственных архивов, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) и 2 обслуживающие организации.

Федеральное архивное агентство организует координацию деятельности научно-методических советов архивных учреждений федеральных округов, а также вправе оказывать методическую помощь органам управления архивным делом субъектов Российской Федерации, государственным и муниципальным архивам.

В настоящее время в Российской Федерации свою деятельность осуществляют 88 уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, в том числе 83 самостоятельных органа управления архивным делом, которым подчиняются 211 государственных архивов и центров документации

К органам управления архивным делом субъектов Российской Федерации относятся:

1. Республики Российской Федерации.

2. Края Российской Федерации.

3. Области Российской Федерации.

4. Города федерального значения.

5. Автономные образования.

Муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

Органы местного самоуправления поселений, муниципальных районов и городских округов осуществляют деятельность в области архивного дела согласно полномочиям по решению вопросов местного значения, установленным Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации".

1.2 Формирование дел и передача их в государственные и муниципальные архивы

1. Номенклатура дел

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел структурных подразделений государственного органа с указанием сроков их хранения по установленной форме.

Номенклатура дел предназначается для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения, она также используется при построении информационно-поисковой системы и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения[2].

В архиве государственного органа номенклатура может использоваться для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Сводная номенклатура дел федерального министерства, федеральной службы, федерального агентства или иного государственного органа, как правило, составляется подразделением документационного обеспечения управления на основе номенклатуры дел структурных подразделений, предлагаемой ими в качестве предложений в сводную номенклатуру.

Сводная номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в конце текущего года, предварительно рассматривается на заседании экспертной комиссии (ЦЭК, ЭК) государственного органа, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Государственного архива Российской Федерации (архива субъекта Российской Федерации) и утверждается организационно-распорядительным актом государственного органа.

Внесение изменений в сводную номенклатуру дел осуществляется в аналогичном порядке.

При подготовке номенклатуры дел обычно используются положение о государственном органе и его структурных подразделениях, штатное расписание, планы и отчеты о работе, перечни документов с указанием сроков их хранения, типовые и примерные номенклатуры дел, номенклатура дел государственного органа за предыдущие годы. Также изучаются документы, образующиеся в деятельности государственного органа, их виды и состав.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы государственного органа, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, а также заголовки дел для группировки документов с грифом "Для служебного пользования" (ДСП) и справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с грифом "ДСП".

Номенклатура дел оформляется в виде таблицы, названиями разделов которой являются официальные наименования структурных подразделений государственного органа (центрального аппарата). Последовательность разделов определяется в соответствии с утвержденной структурой государственного органа.

В графе 1 номенклатуры дел помещаются индексы дел, включенных в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в государственном органе составного четырехзначного (два двухзначных номера, через тире) цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела в соответствующем разделе сводной номенклатуры. Поэтому в каждом разделе сводной номенклатуры дел (или номенклатуры дел конкретного подразделения государственного органа) первые две цифры индекса будут постоянными, а две последующие цифры производят нарастающим итогом последовательную нумерацию дел в разделе номенклатуры. Четырехзначные индексы дел обозначаются арабскими цифрами, недостающие знаки заполняются нулями. Например: 12-05, где 12 - цифровое обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела в соответствующем разделе номенклатуры[3].

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел.

Например: "Законодательные акты Российской Федерации, нормативные правовые акты федеральных министерств, федеральных служб, федеральных агентств; документы (заключения, справки и др.) по их выполнению".

Расположение заголовков дел номенклатуры внутри каждого раздела имеет свою иерархию, которая определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале каждого раздела располагаются заголовки дел, содержащие законодательные акты и акты управления высших органов, затем организационно-распорядительные акты государственного органа, плановые и отчетные документы, переписка и иные документы. Например: "Законодательные акты, нормативные правовые акты Президента Российской Федерации, законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти Российской Федерации, органов местного самоуправления"; "Приказы, распоряжения Минюста России по основной деятельности. Копии".

Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов (отчеты территориальных подразделений государственных органов, личные дела государственных служащих).

Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела и состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

наименование документов, помещаемых в дело (переписка, справки к заседаниям коллегии, протоколы, приказы и т.д.);

название государственного органа, структурного подразделения;

краткое содержание документов дела;

название адресата, которому будут направлены или от которого будут получены документы, помещаемые в дело;

название территории, с которой связано содержание документов дела;

даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела.

Не рекомендуется употребление в заголовках дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указывается их вид.

Например: "Документы, представляемые структурными подразделениями руководству (доклады, обзоры, сводки, справки)".

Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу: "Документы к протоколам заседания коллегии Минюста России".

В заголовках дел с перепиской указывается, с кем и по какому вопросу она ведется, конкретный адресат, если переписка ведется только с ним ("Переписка с ОАО "Росгосстрах" о страховании зданий"), однородные корреспонденты не перечисляются, а указывается их общее видовое название ("Переписка с филиалами организации об организации курсов повышения квалификации работников"), разнородные адресаты не указываются ("Переписка об организации семинаров, совещаний по вопросам о взаимной правовой помощи и обмене опытом работы") [4].

В заголовках дел с документами одной разновидности указывается ее наименование во множественном числе: "Протоколы аттестационной комиссии".

Если дело состоит из нескольких томов или частей, то для них составляется общий заголовок дела, в который при оформлении дела при необходимости может вводиться дополнительная текстовая информация для каждого тома (части), уточняющая содержание общего заголовка.

Дела, не завершенные в делопроизводстве в течение года, являются "переходящими", их заголовки вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

В графе 3 указывается количество томов дела (заполняется в конце года).

В графе 4 номенклатуры указывается срок хранения дела, номера статей по типовым перечням221 или согласованный с Экспертно-проверочной комиссией государственного архивного учреждения срок хранения.

Например, в статье 66 Перечня типовых управленческих документов для приказов, распоряжений по личному составу и документов к ним (справок, сводок, информации и других) предусматривается срок хранения 75 лет, для приказов и распоряжений о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках - 5 лет.

В графе 5 указываются примечания из конкретных статей типового перечня, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое ведомство и др.

Например: "Договоры (контракты)... Подлежит уничтожению в 2001 году после истечения срока действия договора".

В этой же графе при переносе информации с традиционного бумажного носителя на электронный делается пометка с указанием индекса машиночитаемого документа и дополняется сведениями о местонахождении машиночитаемого документа.

После утверждения сводной номенклатуры дел организации в структурные подразделения направляются выписки из соответствующих ее разделов.

2. Формирование номенклатурных дел.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Номенклатурные дела в государственном органе, как правило, формируются государственными служащими, ответственными за делопроизводство, децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях, при этом в дела помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела[5].

Контроль за правильным формированием дел в подразделениях государственного органа осуществляется работниками службы документационного обеспечения или ведомственного архива.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;

в дело включаются по одному экземпляру каждого документа;

в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

вместе помещаются все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

в одно дело помещается не более 250 листов.

Документы внутри дела располагаются в хронологической вопросно-логической последовательности (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту корреспондентов.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии, с относящимися к ним приложениями.

Положения и инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Помещаются они непосредственно за соответствующими приказами (распоряжениями). Если же положения, инструкции имеют утверждающий гриф в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела[6].

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу и имеют различные сроки хранения224.

Протоколы заседаний коллегиальных органов государственных органов располагаются в хронологическом порядке по номерам. К ним приобщаются материалы заседаний коллегии.

Утвержденные планы, отчеты и материалы к ним группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию (например, отчеты за 2006 год должны быть отнесены к делам 2006 года, хотя они и составлены в 2007 году).

Лицевые счета служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам и отчествам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности. Документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

В структурных подразделениях государственного органа дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства подразделения документационного обеспечения управления. На выданное дело заводится карта-заместитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам.

Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях, в процессуальной форме, предусмотренной действующим законодательством, и производится с разрешения руководителя государственного органа с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о выдаче подлинного документа установленной формы.

3. Экспертиза ценности документов и отбор дел для архивного хранения

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

В числе критериев ценности документов используются сведения об их: происхождении (роль, место и правовое положение государственного органа в иерархии государственного управления, особенности решаемых государственным органом задач и выполняемых функций); содержании (значение информации, отраженной в документе, его вид и подлинность); внешних особенностях (форма фиксации и передачи содержания, способ оформления и его физическое состояние).

Экспертиза ценности документов в государственном органе проводится в двух случаях:

вначале в делопроизводстве - при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;

затем в ведомственном архиве государственного органа - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в государственном органе приказом по основной деятельности создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) или центральная экспертная комиссия (ЦЭК) - при наличии системы структурных подразделений, имеющих свои экспертные комиссии[7].

В состав экспертной комиссии обычно включаются отвечающие за делопроизводство работники подразделений государственного органа, а также представитель архивного учреждения, для которого данный государственный орган является источником комплектования.

Функции и права экспертной комиссии, а также организация ее работы определяются положением о ней, которое утверждается приказом организации на основании примерного положения, утвержденного приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.

При ежегодном проведении экспертизы ценности документов, в структурных подразделениях на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел структурного подразделения путем полистного просмотра дел осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи на ведомственное архивное хранение, а также отбор документов с временными сроками хранения, которые истекли, подлежащих уничтожению.

Не разрешается отбирать документы для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи на ведомственное архивное хранение, в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как "до минования надобности" (ДМН), "при условии проведения (завершения) ревизии" и т.п.

По итогам экспертизы ценности документов в государственном органе составляются годовые разделы описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Эти описи и акты рассматриваются на заседании ЭК (ЦЭК) государственного органа одновременно и утверждаются руководителем государственного органа только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения, после этого государственный орган может уничтожать дела, включенные в соответствующие акты, по правилам утилизации документов[8].

Дела включаются в акт о выделении их к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2000 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2004 года, с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 2006 года[9].

Дела государственного органа подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится работниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем подразделения документационного обеспечения управления.

4. Оформление дел и подготовка описей

В зависимости от сроков хранения в государственных органах проводится полное или частичное оформление дел, завершенных в делопроизводстве.

Полному оформлению подвергаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу; оно предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя;

составление внутренней описи документов в делах по установленной форме;

внесение в реквизиты обложки дела названия государственного органа, индекса и заголовка дела, даты дела и др.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения оформляются частично. Допускается хранить дела в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Большое значение для обеспечения сохранности и использования архивных документов имеет соблюдение технологии переплетения дела. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них в скоросшиватель. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов необходимо удалять.

Следует помнить, что в процессе переплетения в конце каждого дела подшиваются лист-заверитель, а в начале дела - внутренняя опись документов.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, простым графическим карандашом или нумератором.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела.

В листе-заверителе, составленном по установленной форме, указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации документов дела (наличие литерных, пропущенных номеров и т.д.), а также указывается наличие в деле отдельных типографских брошюр, фотографий, конвертов, крупноформатных листов и других подобных вложений, не отмеченных валовой нумерацией.

Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается на внутренней стороне обложки дела.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения в составе документов дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты внутренней описи, и при необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу оформляется следующим образом. На обложке дела указываются:

наименование организации;

наименование структурного подразделения;

индекс дела;

номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;

заголовок дела;

дата дела (тома, части);

количество листов в деле;

срок хранения дела.

При оформлении обложки дела наименование государственного органа следует указывать полностью, в именительном падеже. Официально принятое сокращенное наименование указывается в скобках после полного наименования.

Если в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение изменялось наименование структурного подразделения, то на обложке дела дописывается новое наименование структурного подразделения, а прежнее заключается в скобки: "Канцелярия. (Общий отдел)".

Заголовок дела переносится на обложку дела из сводной номенклатуры дел. В необходимых случаях в заголовок дела вносят дополнительные сведения и уточнения (проставляются номера приказов, протоколов и т.п.).

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

На обложке дела обязательно указывается дата дела - год (ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Если в дело включены документы (например, положения, номенклатура дел и т.п.), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за год (ы)".

Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как их даты отражаются в заголовках дел.

Датой дел, содержащих распорядительную, творческую и иную документацию (доклады, письма, стенограммы и т.д.), для которой точная датировка имеет важное значение, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами: 10 мая 2000 г.

Обязательными реквизитами обложки дела являются: количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительнои надписи дела, и срок хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно"), который переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его по перечню документов с указанием сроков их хранения[10].

На все завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с настоящими требованиями, составляются описи дел по установленной форме[11].

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел 231. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.

Описи составляются отдельно на:

дела постоянного хранения;

дела временного (свыше 10 лет) хранения;

дела по личному составу.

В каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно работником, ответственным за ведение делопроизводства.

При составлении описи дел необходимо соблюдать следующие требования:

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые внесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи "Примечание" используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах, два из которых передаются вместе с делами в архив государственного органа, а третий остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

Описи, составленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи государственного органа, которую обычно готовит ведомственный архив (подразделение документационного обеспечения управления) и по которой осуществляется передача дел на государственное хранение.

Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по установленной форме в четырех экземплярах, не переплетается и хранится в папке с клапанами и завязками.

Первому годовому разделу сводной описи дел фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся под этим номером до образования законченной описи.

Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке.

Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела.

После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений.

Дополнительно к первому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление и список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.

Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения рассматривается ЭК (ЦЭК) государственного органа, после чего в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола и даты рассмотрения. Далее годовой раздел утверждается на заседании Экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения (ЭПК), затем утверждается руководителем государственного органа, после чего один экземпляр раздела остается в архивном учреждении.

Внесение в годовой раздел сводной описи дел изменений после утверждения его ЭПК архивного учреждения допускается только при принятии ЭПК соответствующего решения.

Несколько годовых разделов сводной описи дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел в котором достигло четырехзначной цифры, считаются законченной архивной описью.

Каждой законченной описи присваивается номер. Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляется итоговая запись и заверительная надпись по той же форме, что и для годового раздела описи. При этом заверительные надписи к годовым разделам изымаются.

Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист установленной формы, на котором указываются: название фонда; номер фонда; номер описи; название описи, которое включает указание категории документов; крайние даты дел, включенных в опись. .

К законченной описи обязательно составляются оглавление, предисловие, историческая справка, указатели и перечень сокращений.

Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней переплетается в твердой обложке.

В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, сформированных в течение года в деятельности структурных подразделений государственного органа.

Порядок внесения заголовков в годовой раздел аналогичен порядку, применяемому для составления годовых разделов сводной описи дел постоянного хранения, а систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения переносится из сводной номенклатуры дел государственного органа за этот же год.

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения оформляется в двух экземплярах, одобряется ЭК (ЦЭК) государственного органа и утверждается руководителем государственного органа.

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу также составляется по установленной форме в трех экземплярах в том же порядке, что и вышеназванные годовые разделы сводных описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, подписывается составителем, заверяется руководителем кадрового подразделения, получает одобрение ЭК (ЦЭК) государственного органа, согласовывается с ЭПК архивного учреждения и утверждается руководителем государственного органа.

Порядок оформления законченной архивной описи по личному составу аналогичен порядку оформления законченной архивной описи дел постоянного хранения.

Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются в следующей последовательности:

1) приказы (распоряжения) по личному составу;

2) списки личного состава;

3) личные учетные карточки государственных служащих (форма Т-2ГС);

4) личные дела государственных служащих;

5) лицевые счета по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

6) невостребованные трудовые книжки;

7) акты о несчастных случаях.

Названные виды документов, образующиеся в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи (личные дела, трудовые книжки и т.д.). Личные дела (личные учетные карточки) государственных служащих включаются в годовой раздел описи по году увольнения лица, на которого заведено личное дело (личная учетная карточка), и систематизируются по алфавиту.

При необходимости к годовому разделу сводной описи дел по личному составу составляются оглавления, указатели и списки сокращенных слов.

5. Передача дел в архив государственного органа и на постоянное хранение

Для своевременного приема архивных документов от структурных подразделений, обеспечения их учета и сохранности, систематизации и использования, а также для подготовки документов на постоянное хранение создается архив государственного органа, который в зависимости от объема документов и их специфики может быть юридическим лицом, самостоятельным структурным подразделением или частью структурного подразделения, обеспечивающего документационное сопровождение управления.

В архив государственного органа для депозитарного хранения передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Передача дел производится по описям по истечении трехлетнего срока после завершения их в делопроизводстве структурного подразделения.

Дела временного (до 10 лет) хранения, как правило, остаются на хранении в структурных подразделениях государственного органа и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Передача дел в архив государственного органа осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному со структурными подразделениями и утвержденному приказом государственного органа.

При подготовке структурным подразделением дел к передаче на архивное хранение работником, ответственным за архив государственного органа, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел организации. При этом в структурном подразделении устраняются выявленные недостатки в формировании и оформлении дел[12].

Прием каждого дела производится работником, ответственным за архив государственного органа, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника, ответственного за архив государственного органа, и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы или электронные базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

В случае исключения из структуры организации структурного подразделения либо изменения его структуры работник, ответственный за ведение делопроизводства, формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их на архивное хранение независимо от сроков хранения.

Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно находящиеся в архиве государственного органа на депозитарном хранении, передаются в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом на постоянное хранение в государственный архив, для которого данный государственный орган является источником комплектования, в сроки, установленные статьей 22 Федерального закона от 22.10 2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

Сроки временного хранения могут быть изменены в необходимых случаях по согласованию с соответствующим органом управления архивным делом или архивным учреждением.

Также при угрозе утраты (уничтожения) документов или по просьбе государственного органа на договорной основе может осуществляться досрочная передача документов на постоянное хранение.

Сроки временного хранения архивных документов могут быть продлены в виде исключения по письменному разрешению государственного архивного учреждения, источником комплектования которого является данный государственный орган.

При ликвидации (упразднении) государственного органа его документы по согласованию с соответствующим государственным архивным учреждением могут быть полностью или частично переданы этому учреждению, а также тому (тем) государственному органу (государственным органам), которому (которым) переданы властные полномочия ликвидируемого (упраздняемого) государственного органа.

При реорганизации государственного органа документы передаются государственным органам-правопреемникам в соответствии с объемом передаваемых властных полномочий.

Уничтожение документов ликвидированных (упраздненных) государственных органов с неистекшими сроками временного хранения осуществляется по официальному решению органа государственной власти, являющегося собственником соответствующих части Архивного фонда Российской Федерации и оформляется актом установленной формы с приложением описи уничтожаемых документов[13].

Передача документов постоянного хранения в государственный архив, как правило, осуществляется поединично, по утвержденным ЭПК описям дел постоянного хранения, ежегодно в соответствии с планом-графиком, утвержденным совместно руководителями государственного органа и соответствующего архива.

Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи документов на государственное хранение, при этом на всех экземплярах описи дел постоянного хранения делаются отметки о приеме документов в государственный архив. Вместе с документами в государственный архив передаются три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи.

Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указывается фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел перечисляются в акте приема-передачи документов на государственное хранение; причины отсутствия - в прилагаемой к названному акту справке.

Архив государственного органа (подразделение документационного обеспечения управления) организует розыск утраченных документов. На документы, меры по розыску которых оказались безрезультатными, составляется акт об утрате документов по установленной форме.

Утраченные документы в деле могут быть заменены их заверенными в установленном порядке копиями.

1.3 Использование документов Архивного фонда РФ, хранящихся в государственных и муниципальных архивах

Использование документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и ведомственных архивах, осуществляется в соответствии с такими законодательными и нормативными актами как Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" (№125-ФЗ от 22.10 04 г), Федеральный закон "Об информатизации, информации и защите информации", законом Российской Федерации "Об участии в международном информационном обмене", закон Российской Федерации "О государственной тайне" (ст.13, 14, 15), "Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации", зарегистрированными Минюстом России 16 декабря 1996 г. и др.

ВНИИДАД разработал нормативный акт "Порядок доступа пользователей к документам, хранящимся в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, и организация пользования ими".

В данном акте урегулированы следующие вопросы:

Обязанности государственных и муниципальных архивов при организации доступа пользователей к архивным документам и пользования ими;

Ответственность государственных архивов при организации доступа к архивным документам;

Права государственных архивов при организации доступа пользователей к архивным документам;

Порядок доступа к документам, хранящимся в государственных архивах, и организация пользования ими по категориям доступа - открытые документы, документы, содержащие государственную тайну или конфиденциальную информацию, а также документы, хранящиеся в архивах на особых условиях - имеются ввиду документы, собственники которых передавая их на хранение в государственные архивы, оговорили условия доступа к ним в договорах с архивами; подлинники или копии документов, поступившие в госархивы из-за рубежа на особых условиях их использования; документы, подпадающие под действие законодательства об авторских и смежных правах);

Права и ответственность пользователя при работе архивными документами;

Организацию копирования архивных документов и поисковых архивных средств.

Передан в Минкультуры России для согласования с заинтересованными организациями проект "Положения о порядке доступа к материалам прекращенных уголовных и фильтрационно-проверочных дел в государственных и ведомственных архивах", разработанный взамен "Регламента доступа к материалам прекращенных уголовных и фильтрационно-проверочных дел в государственных и ведомственных архивах Российской Федерации", одобренного решением коллегии Росархива 25 августа 1993 г. Подготовлен и направлен на рецензирование в Минюст России проект "Положения о порядке использования книг государственной регистрации актов гражданского состояния, метрических книг, переданных органами записи актов гражданского состояния в государственные архивы". ВНИИДАД подготовлен также проект новой "Номенклатуры платных работ и услуг, выполняемых архивными учреждениями РФ".

Основными группами пользователей АФ Российской Федерации являются:

федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления;

учреждения, организации, предприятия;

федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления;

учреждения, организации, предприятия;

научные учреждения и учебные заведения;

пресса, радио, телевидение;

общественные и религиозные объединения и организации;

индивидуальные пользователи.