Исследование организации архивного дела в муниципальном образовании

Формирование паспорта архивохранилища.

Составление перечней дел по заданным ключам.

Вся отчетность формируется в формате документов Excel на основании шаблонов.

Ведение справочника пользователей, разграничение их прав на доступ к программе.

Эта программа вместе с ПК "НСА" ("Архивные справочники") работают на общей базе данных, и во многом повторяют цели и задачи, поставленные AF3, но, являясь современными разработками, хорошо адаптированы в операционных системах MS Windows 2000/XP, легче в практической работе. Обе программы поставлены по алгоритму ГАСО, эти программы необходимы для использования всем архивным учреждениям области.

4. Раздел автоматизации учета документов архивного фонда архивных учреждений Тамбовской области пока укомплектован небольшим количеством программных комплексов, из которых три - разработки 1996-1998 годов. По этому разделу необходимо реализовать программу автоматизации учета документов архивного фонда "АРХИВНОЕ ДЕЛО".

Данная программа предназначена для обеспечения безопасного хранения, оперативного доступа и обеспечивает эффективную работу с архивными документами.

"АРХИВНОЕ ДЕЛО" - это тиражируемый, "коробочный" продукт, реализующий функции архива организации, а также функции делопроизводственных служб в части формирования и оформления дел.

Данная программа предоставляет:

Возможность выполнять все операции по обслуживанию бумажных архивов организации: ведение и учет документального архивного фонда организации.

Гибко настраиваемая классификация дел и рубрикация документов.

Учет различных видов документов.

Хранение не только карточек документов, но и электронных образов документов (текстов/отсканированных изображений).

Поиск дел и документов по любым реквизитам карточек, а также реквизитам видового описания документов, включая поиск по тексту прикрепленных файлов. Удаленный (через Интернет/Интранет) доступ пользователей к электронным образам дел и документов с гибким разграничением прав. Формирование основных отчетных форм, утвержденных Росархивом.

5. Организация деятельности архивного учреждения для автоматизации учета и анализа деятельности архивной службы области, формирования отчетности в Федеральное архивное агентство.

В рамках этого раздела необходимо реализовать программу " УПП - Учет плановых показателей архива", которая предназначена для автоматизации процесса учета плановых показателей работы архивных учреждений области.

Программа позволяет реализовать следующие возможности:

Формирование и редактирование справочников: округов-архивов, плановых показателей, показателей статформ.

Ведение базы данных: внесение новых записей, редактирование и удаление существующих, сохранение резервной копии базы данных, а также ее восстановление.

Выбор информации по множеству параметров: архивы, показатели, год, периоды - для дальнейшего анализа и сравнения, с возможностью экспорта в Excel.

Печать статформ, сформированных по утвержденному шаблону, с занесением данных на основании справочников.

Ведение справочника пользователей и разграничение их прав на доступ к различным компонентам программы.

3.3 Автоматизация учета документов архивного отдела администрации Тамбовского района

Раздел автоматизации учета документов архивного фонда архивных учреждений Тамбовской области в настоящее время укомплектован небольшим количеством программных комплексов, из которых три - разработки 1996-1999 годов. По этому разделу в целях автоматизация учета документов архивного отдела администрации Тамбовского района предлагаю реализовать программу автоматизации учета документов архивного фонда "АРХИВНОЕ ДЕЛО".

Данная программа предназначена для обеспечения безопасного хранения, оперативного доступа и обеспечивает эффективную работу с архивными документами.

Данная программа предоставляет:

Возможность выполнять все операции по обслуживанию бумажных архивов организации: ведение и учет документального архивного фонда организации.

Гибко настраиваемая классификация дел и рубрикация документов.

Учет различных видов документов.

Хранение не только карточек документов, но и электронных образов документов (текстов/отсканированных изображений).

Поиск дел и документов по любым реквизитам карточек, а также реквизитам видового описания документов, включая поиск по тексту прикрепленных файлов.

Удаленный (через Интернет/Интранет) доступ пользователей к электронным образам дел и документов с гибким разграничением прав.

Формирование основных отчетных форм, утвержденных Росархивом.

Система "Архивное дело" заняла первое место в конкурсе ИТ-решений "Продукт года - 2006" на выставке Softool-2006. Система "Архивное дело":

Полное соответствие требованиям действующих стандартов формирования и ведения документов архивного фонда, а также правилам и приемам, используемым в практике делопроизводства и архивного дела отечественных предприятий.

Особенности Системы "Архивное дело":

Возможность выполнять все операции по обслуживанию бумажных архивов организации: ведение и учет документального архивного фонда организации.

Гибко настраиваемая классификация дел и рубрикация документов.

Учет различных видов документов.

Хранение не только карточек документов, но и электронных образов документов (текстов/отсканированных изображений).

Поиск дел и документов по любым реквизитам карточек, а также реквизитам видового описания документов, включая поиск по тексту прикрепленных файлов.

Удаленный (через Интернет/Интранет) доступ пользователей к электронным образам дел и документов с гибким разграничением прав.

Формирование основных отчетных форм, утвержденных Росархивом.

В настоящее время ЭОС, по заказу Росархива, разрабатывает новое поколение программного обеспечения для государственных и муниципальных архивов (система "АРХИВНЫЙ ФОНД"), в т.ч. для автоматизации приема дел на хранение от организаций и предприятий. Соответствующие требования учитываются в системе "АРХИВНОЕ ДЕЛО". Таким образом, организации, которые будут её использовать, получат средства, упрощающие процедуру передачи дел на хранение в государственные и муниципальные архивы.

Ввод документов в систему

Регистрация дел и документов - создание архивных регистрационных карточек (АРК) дел и документов.

Приём исполненных документов из системы "ДЕЛО" или любой другой системы автоматизации делопроизводства для формирования и оформления дел.

Формирование (систематизация документов внутри дела) и оформление дел (единиц архивного хранения).

Возможность настраивать систему классификации дел и документов в архиве.

Возможность работы с электронными образами (файлами) документов.

Использование технологии поточного сканирования документов для перевода бумажного архивного фонда в электронный вид, поддерживаемый системой.

Топографирование хранилища документального архивного фонда.

Автоматизированная подготовка номенклатуры дел

Создание номенклатурных заголовков дел в соответствии со схемой классификации, определенной для каждого фонда.

Группировка дел в пределах фонда, использование настраиваемой для каждого фонда схемы систематизации дел. Поддерживается возможность систематизации дел внутри фонда с учетом следующих классификационных признаков: хронологически-структурного, тематического, функционального, отраслевого, предметно-вопросного.

Учёт и контроль движения дел, ведение карты-заместителя на выданные дела.

Экспертиза ценности документов, включая отбор документов на государственное хранение, контроль сроков их хранения; выделение дел к уничтожению.

Поиск дел и документов в архиве

Формирование поисковых запросов по любым реквизитам (и их сочетанию) АРК.

Сохранение, просмотр и корректировка сохраненных поисковых запросов.

Поиск и отображение списка дел и документов по сформированным поисковым запросам.

Сортировка, удаление, ведение статистики найденных записей в результирующей таблице.

Печать результата поиска.

Опция "Поточное сканирование"

Опция "Поточное сканирование" предназначена для автоматизации процесса массового сканирования и прикрепления электронных образов отсканированных документов к их регистрационным карточкам.

Опция "Поточное сканирование" предназначена для автоматизации следующих процессов:

прикрепление электронных образов отсканированных документов к их архивным регистрационным карточкам (АРК);

создание новых АРК документов, входящих в определенное архивное дело, и прикрепление к ним электронных образов отсканированных документов.

По заключению специалистов Росархива "бесспорным достоинством системы "АРХИВНОЕ ДЕЛО" является ее построение, основанное на действующей законодательной и нормативно-правовой базе по делопроизводству и архивному делу, а также соблюдение традиционных, проверенных временем правил работы отечественных архивов".

Заключение

Органы местного самоуправления поселений, муниципальных районов и городских округов осуществляют деятельность в области архивного дела согласно полномочиям по решению вопросов местного значения, установленным Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации".

Муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

Архивный отдел администрации Тамбовского района, Тамбовской области является структурным подразделением Администрации без образования юридического лица. Отдел является уполномоченным Администрацией органом исполнительной власти местного самоуправления, обладающим собственной компетенцией и осуществляющим деятельность в области архивного дела.

Основными задачами Отдела являются:

управление архивным делом администрации Тамбовского района;

организация и обеспечение хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов Отдела, органов местного самоуправления, организаций, учреждений, предприятий-источников комплектования Отдела;

развитие и совершенствование архивного дела в администрации Тамбовского района, анализ его состояния;

координация деятельности органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий в области архивного дела и организации документов в делопроизводстве, оказание им организационно-методической помощи во внедрении государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации;

ведение централизованного государственного учета документов Архивного фонда Тамбовской области и документов по личному составу, хранящихся в Отделе и ведомственных архивах учреждений, организаций, предприятий - источников комплектования отдела, осуществление контроля за сохранностью и использованием названных документов.

Для повышения эффективности использования архивных документов изучаются потребности органов местного самоуправления, учреждений, организаций, промышленных и сельскохозяйственных предприятий в документной информации. На сегодняшний день становится актуальным помимо развития компьютерного парка архивных учреждений, создания и развития архивного программного обеспечения и переход на лицензионное системное программное обеспечение компьютеров.

Раздел автоматизации учета документов архивного фонда архивных учреждений Тамбовской области укомплектован небольшим количеством программных комплексов, из которых три - разработки 1996-1999 годов. По этому разделу в целях повышения эффективности использования архивных документов и автоматизация учета документов архивного отдела администрации Тамбовского района целесообразно реализовать программу автоматизации учета документов архивного фонда "АРХИВНОЕ ДЕЛО". Данная программа предназначена для обеспечения безопасного хранения, оперативного доступа и обеспечивает эффективную работу с архивными документами.

Данная программа предоставляет:

Возможность выполнять все операции по обслуживанию бумажных архивов организации: ведение и учет документального архивного фонда организации.

Гибко настраиваемая классификация дел и рубрикация документов.

Учет различных видов документов.

Хранение не только карточек документов, но и электронных образов документов (текстов/отсканированных изображений).

Поиск дел и документов по любым реквизитам карточек, а также реквизитам видового описания документов, включая поиск по тексту прикрепленных файлов.

Удаленный (через Интернет/Интранет) доступ пользователей к электронным образам дел и документов с гибким разграничением прав.

Формирование основных отчетных форм, утвержденных Росархивом.

Система "АРХИВНОЕ ДЕЛО" - новая разработка компании "Электронные Офисные Системы" (ЭОС). "АРХИВНОЕ ДЕЛО" - это тиражируемый продукт, реализующий функции архива организации, а также функции делопроизводственных служб в части формирования и оформления дел.

Система "АРХИВНОЕ ДЕЛО" - это:

Удобный интерфейс.

Архив электронных документов.

Web-доступ.

Поточное сканирование.

Современные технологические решения.

Полное соответствие требованиям действующих стандартов в области архивного дела, а также правилам и приемам, используемым в практике отечественных предприятий.

Гибкость и масштабируемость:

настраиваемая схема классификации дел и документов в соответствии с потребностями конкретного пользователя;

возможность структурированного описания любого документа организации.

По заключению специалистов Росархива "бесспорным достоинством системы "АРХИВНОЕ ДЕЛО" является ее построение, основанное на действующей законодательной и нормативно-правовой базе по делопроизводству и архивному делу, а также соблюдение традиционных, проверенных временем правил работы отечественных архивов".

Реализация программы автоматизации учета документов архивного фонда "АРХИВНОЕ ДЕЛО" позволит автоматизировать процесс управления архивным отделом администрации Тамбовского района, создаст электронное хранилище документов, обеспечивающее надежное хранение и оперативный доступ и тем самым значительно повысит эффективность использования архивных документов.

Список использованных источников и литературы

1. Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125 - ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". Российская газета.27 октября 2004 года.

2. Федеральный закон от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации". "Российская газета", N 134, 27 октября 2003 года.

3. Положение об Архивном фонде Российской Федерации (утверждено Указом Президента Российской Федерации от 17.03.1994 г. N 552). Http://www.rusarchives.ru.

4. Постановление Правительства РФ от 17.06.2004 N 290 "О Федеральном Архивном Агентстве". "Российская газета", N 130, 22 июня 2004 года.

5. Постановление Правительства РФ от 11.12.1994 N 1371, (ред. от 23.12.2002). "Об утверждении положения о Российском Государственном Архиве древних актов". "Собрание законодательства РФ", 19.12.1994, N 34, ст.3608.

6. Постановление Правительства РФ от 11.12.1994 N 1370, (ред. от 23.12.2002). "Об утверждении положения о Российском Государственном историческом архиве". "Собрание законодательства РФ", 19.12.1994, N 34, ст.3607.

7. Приказ Росархива от 09.03.2005 N 17. "Об утверждении регламента Федерального архивного агентства", (Зарегистрировано в Минюсте РФ 13.07.2005 N 6784). "Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", N 29, 18 июля 2005 года.

8. "Основные правила работы архивов организаций", (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Документ опубликован не был. Http://www.rusarchives.ru.

9. "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения", (утв. Главархивом СССР 15.08.1988), М.: Главархив СССР, ВНИИДАД, 1989 год.

10. Приказ Росархива от 06.07.1998 N 51 "Об утверждении правил работы пользователей в читальных залах Государственных Архивов РФ", (Зарегистрировано в Минюсте РФ 16.12.1998 N 1660). "Российская газета", N 247, 29 декабря 1998 года.

11. Постановление Правительства РФ от 07.04.2004 N 177, (ред. от 17.06.2004)"Вопросы Федерального архивного агентства". "Российская газета", N 76, 13 апреля 2004 года.

12. Приказ Росархива от 30.05.2003 N 47 "Об организации общероссийского мониторинга состояния и использования документов Архивного фонда РФ". "Российская газета", N 155, 6 августа 2003 года.

13. Приказ Росархива от 11.03.1997 N 11 "Об утверждении регламента государственного учёта документов Архивного фонда РФ", (Зарегистрировано в Минюсте РФ 08.07.1997 N 1344). "Курьер", N 25,19 августа 1997 года.

14. Приказ Росархива "Об утверждении организационно-финансового плана реализации федеральной целевой программы "Культура России (2006-2010 годы)" на 2007 г. в части мероприятий Росархива". Http://www.rusarchives.ru.

15. Перечень информационных услуг, предоставляемых государственными архивами Российской Федерации пользователям из государственных информационных ресурсов бесплатно или за плату, не возмещающую в полном размере расходы на услуги, Росархив, 2001 (утвержден приказом Росархива № 33 от 28.04.2001 г). Http://www.pravoteka.ru.

16. Временный порядок автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, Росархив, 2000 (утвержден приказом Росархива № 64 от 23.10.2000 г). Http://www.rusarchives.ru.

17. Правила передачи в государственные архивы книг государственной регистрация актов гражданского состояния, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, и метрических книг (утверждены распоряжением Госкомимущества от 22.11 96 г. N 1131-р и приказом Росархива от 06.11.96 г. N 54). Http://www.pravoteka.ru.

18. Постановление Администрации Тамбовской области от 14 августа 2001 г. N 757 "О состоянии архивного дела в области и мерах по его развитию". "Тамбовский курьер", N 25,19 августа 2001 года.

19. Подпрограмма "Архивы Тамбовской области", утвержденную Законом Тамбовской области от 19 июля 2002 г. N 44-З "Об областной Программе "Культура Тамбовской области (2002-2008 годы)". "Тамбовский курьер", N 14, 9 сентября 2002 года.

20. Тихонов В.И. Предложения по организации хранения электронных документов в государственных архивах М., Главархив Москвы, 2004 год.

21. История делопроизводства в СССР. Учебное пособие. М. 1974 год.

22. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. ВНИИДАД М. 1991 год.

23. ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. Издательство стандартов. М. 1987 год.

24. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Издательство стандартов. М. 1998 год.

25. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система оранизационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Издательство стандартов. М. 2003 год.

26. ГСДОУ. Сборник плакатов и учебные формы основных организационно-распорядительных документов. ВНИИДАД.М. 1991 год.

27. Андреева В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы. М., 2006 год.

28. Анисимов В.М. и др. Делопроизводство в системе государственного управления. РАГС.М. 2005 год.

29. Богатырев Р.Х. Основы делопроизводства в государственном аппарате. Учебное пособие. Изд-во Казанского университета. Казань, 1999 год.

30. Елпатьевский А.В., Ханпира Э.И. Еще раз о термине "документ". // Советские архивы. 1987 год.

31. Кудряев В.А. и др. Организация работы с документами. ИНФРА-М.М. 2004 год.

32. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. - М.: Норма, 2006 год.

33. Кудряев В.А. Организация работы с документами. - М.: ИНФРА-М, 1999 год.

34. Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях. М.: Главархив СССР, 1991 год.

35. Пшенко А.В. Основные нормативные требования к документам и документационному обеспечению управления. - М.: Финстатинформ, 2002 год.

36. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. - М.: ПРИОР, 2001 год.

37. Авраменко Т.Ф. Основные положения отбора документов с повторяющейся информацией на государственное хранение. - М., 1996 год.

38. Магидов В.М. Основные правила работы с кинофотофонодокументами и видеофонограммами в ведомственных архивах. - М., 2002 год.

39. Павлюк Л.В. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. - М., 2005 год.

40. Кондакова И.А. Открытый архив. - М., 2001 год.

41. Тельчаров А.Д. Архивоведение. - М., 2004 год.

42. Кузнецова Т.В. Делопроизводство: (Организация и технологии документационного обеспечения управления) . - М.: ЮНИТИ, 2003 год.

43. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. - М.: Норма, 2005 год.

44. Кудряев В.А. Организация работы с документами. - М.: ИНФРА-М, 2004 год.

45. Пшенко А.В. Основные нормативные требования к документам и документационному обеспечению управления. - М.: Финстатинформ, 2004 год.

46. Тельчаров А.Д. Архивоведение. - М., 2006 год.

Размещено на Allbest.ru