Организация оперативного хранения документов в ОАО "Челябинский завод Теплоприбор"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

КУРСОВАЯ РАБОТА

на тему: «Организация оперативного хранения документов в ОАО «Челябинский завод Теплоприбор»»

Содержание

Введение

Глава 1. Теоретические аспекты оперативного хранения документов на предприятии

1.1 Оперативное хранение документов: понятие, регламентация

1.2 Группировка и формирование дел

Глава 2. Анализ организации оперативного хранения документов в (ОАО) «Челябинский завод «Теплоприбор»

2.1 Характеристика деятельности ОАО «Челябинский завод «Теплоприбор»

2.2 Особенности оперативного хранения документов на предприятии

Заключение

Список использованных источников и литературы

Введение

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативно-правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу службы делопроизводства - её структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и т.д. Документационное обеспечение - важнейшая задача деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических лиц (граждан) и юридических лиц.

Оперативное хранение документов - хранение документов, в задачи которого входит мониторинг сроков хранения документов и их своевременное уничтожение. Оперативное хранение документов осуществляется обычно в тех организациях, где документы в большом количестве всегда должны быть под рукой. Правильная организация оперативного хранения документов зависит от соблюдения определенных принципов.

Для четкой организации документационного обеспечения управления, документы организации -- как поступающие в нее извне, так и нарабатываемые в процессе повседневной работы внутри ее структурных подразделений, должны быть систематизированы, а для повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи справок социального и служебного характера, подлежат, по окончании работы с ними, текущему хранению. Это означает, что, с одной стороны, работа с указанными документами проведена в полном соответствии с резолюциями и требованиями руководящих документов, требующих их исполнения, а с другой -- что потребность в этих документах пока сохраняется и в определенных обстоятельствах они должны быть вновь представлены для изучения, уточнения или рассмотрения. Систематизация и система хранения должны обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимым документам.

Хранение перечисленных документов организуется и осуществляется в специально оборудованных помещениях службы документационного обеспечения управления, где постоянно поддерживается необходимый температурно - влажностный режим и имеется достаточное количество мест хранения (шкафов, сейфов, стеллажей и т. п.). Доступ в помещения, где хранятся документы, должны иметь лишь лица, ответственные за их хранение, а также их непосредственные начальники и сотрудники подразделения по обеспечению сохранности документов.

Цель данной работы рассмотреть лишь некоторые аспекты документационного обеспечения и оперативного хранения документов. Для достижения поставленной цели необходимо решит следующие задачи:

- рассмотреть документ как систему;

- проанализировать оперативное хранение документов;

- выделить особенности хранения и нормативного регулирования электронной документации;

- исследовать документирование кадровой деятельности на примере деятельности ОАО «Челябинский завод «Теплоприбор».

Объект исследования - ОАО «Теплоприбор», предмет - система хранения документов на примере деятельности кадровой службы ОАО «Теплоприбор».

В процессе написания курсовой работы были использованы законодательные акты и нормативно-методические документы, регламентирующие организацию делопроизводства (ГОСТ Р 6. 30-2003, ГОСТ Р 51141-98 Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93). Использование законодательных актов и нормативно-методических документов было продиктовано темой исследования. ГОСТ Р 6. 30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.». Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000). Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми. Требования ГОСТ Р6.30-2003 распространяются не на все документы, а лишь на отнесенные к организационно-распорядительной документации, предусмотренной Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) (см. Общероссийский классификатор управленческой документации, класс 0200000). Таким образом, правила оформления, содержащиеся в ГОСТ Р6.30-2003, в равной степени распространяются на документы и государственных, и негосударственных предприятий и организаций.

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Настоящий стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

В качестве методического материала по оперативному хранению документов предприятия, использованы научные, учебные, практические материалы, подготовленные ведущими специалистами-документоведами: М. Ю. Деминым, Т. В. Кузнецовой, В. А. Кудряевым, регламентация работы с документами в современных организациях рассматривалась - Т. В. Кузнецовой, С. Л. Кузнецовым, А. Ю. Чуковенковым, обработка входящих, исходящих и внутренних документов рассматривалась Л. М. Вяловой, М. Ю. Рогожиным.

Данный курсовой проект имеет следующую структуру: введение, основная часть (2 главы), заключение, список литературы. Во введении обоснована актуальность выбора темы, определены предмет, объект, цель и соответствующие ей задачи, охарактеризованы методы исследования и источники информации, показаны научная и практическая значимость, выявлена проблема и поставлена гипотеза. В первой главе рассмотрены общетеоретические вопросы организации оперативного хранения документов. Определяются основные понятия, принципы и особенности оперативного хранения документов. В главе второй, практической, рассмотрены те же понятия оперативного хранения документов, на практической основе предприятия ОАО «Челябинский завод «Теплоприбор». Заключение имеет аналитический характер и на основе отдельных данных делается анализ современного состояния, а также делается анализ перспектив и тенденций развития оперативного хранения документов, сделаны выводы и предложения. Результаты исследования могут быть применены на практике. Список использованной литературы содержит 28 источников по теме.

Глава 1. Теоретические аспекты оперативного хранения документов на предприятии

1.1 Оперативное хранение документов: понятие, регламентация

Оперативное хранение документов подразумевает хранение и использование документов с момента их заведения до сдачи в архив. Все документы имеют разные сроки хранения, которые определяются по перечням типовых документов с указанием сроков их хранения. Таким образом, в задачи оперативного хранения документов входит также мониторинг сроков хранения документов и уничтожение документов с истекшими сроками хранения.

Оперативное хранение документов - хранение документов, в задачи которого входит мониторинг сроков хранения документов и их своевременное уничтожение. Оперативное хранение документов осуществляется обычно в тех организациях, где документы в большом количестве всегда должны быть под рукой. (15, 27)

Правильная организация оперативного хранения документов зависит от соблюдения определенных принципов.

Принципы оперативного хранения документов:

- Условия хранения. Правильный температурный, а также и влажностный режим (около 20 C, при относительной влажности не превышающей 55%). Ни в коем случае нельзя допускать, чтобы в хранилище завелась плесень, пыль или грызуны;

- Контроль. Выдача дел осуществляется сотрудником архива только по письменному официальному запросу, выдача справок и снятие копий документов также должна контролироваться архивариусом. 

- Конфиденциальность. Наиболее важные документы следует хранить более тщательно, по возможности ограничить доступ к ним. Можно даже составить список лиц, которые могут быть допущены к определенным документам. 

- Оперативность. Основным принципом оперативного хранения документов является быстрый доступ к ним. Важно обеспечить высокую скорость поиска нужного документа, для чего следует составить план архива и создать картотеку. Для оперативности поиска дела в архиве должны устанавливаться корешками наружу, их обложки - иметь максимально информативные подписи, а каждое дело - содержать внутреннюю опись. Кроме того, можно разделить документы на часто и редко используемые. Очевидно, что те документы, которые используются чаще, должны находиться ближе. 

- Своевременное уничтожение. Чтобы не перегружать архив, необходимо ежегодно проводить экспертизу ценности для выявления дел, подлежащих уничтожению. При этом составляется соответствующий акт и организуется вывоз документов к месту утилизации. (14, 92)

Выполнение этих условий гарантирует сохранность ваших документов, порядок в офисе и эффективную организацию работы всех подразделений.

Оперативное хранение документов играет очень важную роль в жизнедеятельности организации. Компании, которые уделяют оперативному хранению документов должное внимание, не имеют проблем с архивным законодательством. Найти документ в архиве для такой организации - дело нескольких минут.

Документы нуждаются в оперативном или долговременном хранении информации. Средства для долговременного хранения документов имеют определенное сходство со средствами архивного хранения документов (если речь идет о техническом оснащении архива организации как самостоятельного структурного подразделения). Для средств оперативного хранения документов характерны такие особенности, как обеспечение максимального удобства пользования ими, оптимальных режимов хранения размещенных в них документов относительно небольшого габарита и массы. Большая часть документов, находящихся на оперативном хранении, выполнена на бумажной основе. В основном они хранятся на рабочем месте работников управленческого труда или в непосредственной близости от них.

Для обеспечения сохранности таких документов и содержания их в определенном порядке применяется несколько видов технических средств: лотки, кассеты, картотеки настольные и другие. Лотки и кассеты позволяют хранить на поверхности рабочих столов отдельные документы и их комплексы (дела). Наиболее эффектны поворотные лотки, которые монтируются по 2-4 на общей стойке, прикрепляемой к краю рабочего стола, причем лотки можно поворачивать в горизонтальной плоскости, вместимость лотков от 600 до 1200 листов бумаги формата А4. Применяются также коробки для хранения документов из ударопрочных пластмасс, которые предохраняют их от пыли. Для удобства хранения документов на рабочих местах предусматривается реконструкция тумб письменных столов, ящики в которых меняются штангами для обеспечения возможности вертикального хранения папок с документами.

Наиболее эффективна для делопроизводственных операций механизированные (автоматизированные) картотеки. Они представляют собой хранилища карточек (документов) с механической (автоматической) подаче документов к рабочей зоне или н а стол оператора по его запросу. Целесообразность применения таких картотек определяется объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним. Хранение документов до экспертизы их ценности и передачи на архивное хранение в российской практике работы с документами называется оперативным. Оперативное хранение подразделяется на хранение документов в процессе их исполнения и хранение уже исполненных документов.

Подавляющее большинство документов, как приходящих в офис извне, так и создаваемых в процессе работы, выполняются на бумажных носителях. Бумажные документы на время их исполнения передаются сотрудникам и, как правило, хранятся у исполнителя. Хранение папок с документами на открытых стеллажах не рекомендуется. Как вариант возможно кратковременное хранение документов в многоэтажных лотках для бумаг, но только при полной гарантии их сохранности.

Хранение исполненных бумажных документов осуществляется только в папках различных конструкций. Папки типа «скоросшиватель», «регистратор» используются для документов только в оперативной деятельности, так как в скоросшивателях документы располагаются в обратной хронологической последовательности: документ с более поздней датой оказывается первым (сверху), а с более ранней - в конце (снизу). (9, 73)

Возможно хранение документов в неподшитом виде в полностью закрывающихся папках, коробках, пластиковых конвертах - «файлах». Для документов длительных и постоянных сроков хранения целесообразно использовать специальные папки с мягкой системой крепления на шнурках или специально изготовленные для этих целей коробки. Это немного усложняет работу, но дает возможность группировать документы в дело в прямой хронологической последовательности, а главное, документы, хранящиеся в подобных папках, могут приниматься в архив в том виде, как они сформировались в делопроизводстве без пересистематизации.

Оперативное хранение документов подразумевает хранение и использование документов с момента их заведения до сдачи в архив. Все документы имеют разные сроки хранения, которые определяются по перечням типовых документов с указанием сроков их хранения. Таким образом, в задачи оперативного хранения документов входит также мониторинг сроков хранения документов и уничтожение документов с истекшими сроками хранения.

Документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию организации:

-документы, отобранные для постоянного или длительно хранения, в том числе и передаваемые на хранение в Архивный фонд Российской Федерации;

- собранные в справочных целях коллекции копий документов, в том числе и других организаций, присланные для сведена и исполнения.(14, 178)

Архивный фонд лишь часть документального фонда. Архивный фонд не включает в себя документы с краткими сроками хранения и имеет в основном стабильный состав, который должен только пополняться. В состав архивного фонда включаются документ имеющие политическое, экономическое, научное, социально культурное, историческое или иное важное значение для государства и (или) для конкретной организации. 

В архивный фонд организаций включают и часть документе научно-технического характера и по личному составу в соответствии с их важным научно-техническим и социальным характером и длительными сроками хранения. С течением времени аналогии с другими государствами в России будет возрастать количество и значение комплексов документов (коммерческих или экономических) долговременного и постоянного сроков хранения, важных для негосударственных организаций, авторов документов и их собственников.

Весьма существенные дополнения современного норматива связаны с включением в нормативно-методические основы проведения экспертизы ценности управленческих документов наряду с бумажными и электронными документами. В состав Основных правил включены и унифицированные формы документов (номенклатура дел, опись, обложка дела, акты и др.), которыми оформляется хранение документов в делопроизводстве организации и осуществляется их учет, выделение к уничтожению или передача в архив. Они являются обязательными при документировании конкретного этапа систематизации документов и дел.

1.2 Группировка и формирование дел

документ оперативное хранение кадровая деятельность

Исполненные бумажные документы группируются в дела с целью наиболее рациональной организации их хранения, которая обеспечит быстрый поиск необходимых документов и информации. Эта работа по группировке документов носит название «формирование дел».

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

- распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел;

- расположения и оформление документов внутри дела;

- оформление обложки дела.

Формирование дел может осуществляться централизованно -секретарем организации, службой документационного обеспечения управления или децентрализовано - несколькими структурными подразделениями. На практика оба варианта сосуществуют параллельно. Распорядительные и организационные документы формируют в дела централизовано, а бухгалтерские, кадровые дела, переписка, договоры и другие документы концентрируются на конкретных рабочих местах в структурных подразделениях. Формирование дел в структурных подразделениях негосударственных организаций осуществляется либо исполнителями, ведущими определенный круг вопросов, либо так же централизовано по подразделению специально выделенным сотрудником. Во втором случае легче обеспечить методическое единство и качество формирования дел, контроль со стороны руководства и архива. Правильность формирования дел устанавливается, а при проверках оценивается органами Архивной службы, других контролирующих органов (в своей сфере деятельности) и достигается соблюдением ряда правил. В дела группируются в большинстве случаев документы одного календарного года, за исключением судебных, личных дел, документов выборных органов, которые группируются за период их созыва, и др. Целесообразно и не противоречит правилам собирать документы при их незначительном количестве за ряд лет, оформив дело как переходящее с соответствующими отметками в номенклатурах дел за годы накопления документов в деле (как правило, не более 5 лет).

Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно. Например, следует хранить в различных делах годовые и квартальные планы работы и так далее, поскольку эти документы имеют различные сроки хранения. Допускается временная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они относятся к одному вопросу. По окончании календарного года и решения вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела. В дело включается только один экземпляр документа. Не включаются документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты (проекты) документов и их копии. Исключение составляют черновые материалы, которые имеют резолюции, визы, пометки, являющиеся дополнением к основному документу. Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращают исполнителям на доработку. Подшивка документов в дела проводится секретарем согласно отметкам исполнителей на документах: «В дело №...». Не следует допускать разобщение в делах запросов и ответов, подшивки сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении, подшивки в дела документов, подлежащих возврату корреспондентам. Сформированное дело должно содержать не более 250 листов, что соответствует 4 см в толщину, минимального объема дел не существует. При большом количестве документов, относящихся к одному делу, проводят их деление на самостоятельные тома или пересистематизируют документы в новые дела (с внесением изменений в номенклатуру дел).

От выбранной последовательности расположения документов в деле зависит оперативность поиска необходимых документов, а также раскрытие хода и полноты решения вопросов. Обычно документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними датами. Часто документы: приказы, распоряжения, протоколы, решения и др. - располагают по порядковым номерам, но и в этом случае сохраняется хронологическая последовательность решения вопросов.

Другой подход следует применять, например, к переписке, где документ-ответ подшивается в дело не по дате регистрации, а вслед за инициативным документом или к приложениям, которые, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к соответствующим документам. Если приложение составляет 250 листов и более; то из него, как правило, формируется отдельный том, а в документе делается об этом соответствующая отметка.

Документы могут располагаться и в алфавитной последовательности. В алфавитном порядке целесообразно группировать различные опросные листы, анкеты, сводки, отчёты, поступающие от подведомственных предприятий (в алфавитном порядке названий предприятий) предложения, заявления и жалобы граждан, другие документы.

Группировка в дела отдельных категорий документов имеет свою специфику. Распорядительные документы формируются в отдельные дела по видам, при этом обычно уточняют их авторскую принадлежность: приказы министерства, распоряжения генерального директора и т.д. Отдельно группируются приказы по основной деятельности, приказы по административно-хозяйственным вопросам, приказы по личному составу, так как каждая из этих групп имеет свои различные сроки хранения. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, как приложения к ним, группируются вместе с распорядительными документами. Если же при их утверждении распорядительные документы не издавались, то эти документы формируются в самостоятельные дела. Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются для лучшего поиска в дела по направлениям деятельности организации. Протоколы следует формировать в дела с учетом авторского признака (протоколы коллегии, протоколы совещания у директора, протоколы профсоюзного собрания и т.д.). Протоколы группируются, как правило, вместе с документами, на основании которых они готовились (повестки дня, доклады, проекты решений и др.). Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности решения вопросов. Утвержденные планы, отчеты, лимиты, титульные списки группируются в дела отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Их относят к тому году, к которому относится их содержание, независимо от времени составления, например: «Отчет за 2011 г.», составленный в 2012 г., должен включаться в дела 2011 г.

Перспективные бизнес-планы относятся к начальному году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана - к последнему году действия плана. Коррективы к перспективному плану относятся к тому году, на который они составлены. Отчетные документы о финансовой деятельности, состоящие из баланса, объяснительной записки и приложений к ним, располагаются в следующем порядке: вначале объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. Последовательность приложений определяется последовательностью статей баланса или соответствующими ссылками в объяснительной записке. Лицевые рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в алфавитном порядке по фамилиям. Статистическая документация, образующаяся в управленческой деятельности, группируется самостоятельно или в одном деле с другими документами по данному вопросу. Например, к отчету предприятия по основной деятельности за 2001 год будут прилагаться формы статистической отчетности, характеризующие деятельность данного предприятия по основной деятельности. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы группируются в дела текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

При формировании дел по обращениям (предложениям, заявлениям и жалобам) граждан документы в деле группируются по алфавиту. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные жалобы подшивают к той же группе документов.

Поступающие в головную организацию документы филиалов, подведомственных организаций: планы, отчеты, сводки, обзоры, справки, докладные записи и др. - группируются, как правило, в самостоятельные дела по каждой организации или по видам документов по всем организациям, например: «Годовые отчеты филиалов о выполнении плана по реализации товаров». Оформление дел также подробно регламентировано Архивной службой в Основных правилах работы ведомственных архивов. На обложку каждого дела, подлежащего хранению в архиве, следует вынести следующие сведения: название организации; название структурного подразделения, где сформировалось дело; индекс дела; количество листов в деле; даты первого и последнего документов; срок хранения дела; шифры каждого дела. Часть элементов описания дела обозначается на обложке при заведении дела, количество листов, крайние даты, уточнение заголовка и подразделения выносятся на обложку после завершения дела в процессе его обработки при подготовке к долговременному и постоянному хранению.

Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел. Индекс является адресом хранения дела и его поисковым признаком.

Оформление заголовков на обложках дел облегчается при наличии правильно составленных номенклатур дел. В этих случаях достаточно перенести заголовок и сроки хранения дел из номенклатуры на обложку. При отсутствии номенклатуры дел заголовок составляется по общим правилам для каждого дела. Дела временного, до 10 лет включительно, срока хранения могут оформляться только частично по сравнению с предыдущей группой. Так, они могут храниться в папках с любым типом и материалом крепления, в них может не проводиться пересистематизация документов внутри дел и листы можно не нумеровать. Завершенные дела, выполненные проекты, исполненные документы постоянного и долговременного, свыше 10 лет, хранения, подлежат обязательному дополнительному оформлению и описанию в специальных учетных формах в соответствии с требованием Государственной архивной службы. Должны быть полностью оформлены также дела конфиденциальные и по личному составу. Основные задачи, которые ставятся при этом:

- максимально возможное обеспечение прочности и гибкости переплета, позволяющего при необходимости скопировать документы, не вынимая их из подшивки или изъять один или несколько листов из подшитого дела на время, без нанесения повреждений другими листами дела;

- обеспечение учета количества листов в каждом деле и возможности проверки полноты дела после каждого обращения к нему;

- создания справочного аппарата к документам, включенным в одну единицу хранения, для быстроты поиска и нанесения при этом документам минимального ущерба при перелистывании.

Поскольку на хранение документы передаются на тех носителях, на которых они разработаны, - бумажных стандартного А5-А3 формата и крупноформатные, пленочных, магнитных и других носителях, - для каждого носителя применяется свой вариант упаковки. Однако большинство документов, имеющих постоянный или длительный срок хранения, оформляется на бумаге стандартных форматов. В соответствии с этими требованиями документы постоянного хранения, составляющие дело, подшиваются в установленную государственным стандартам прочную картонную обложку. Для дел, не подлежащих постоянному хранению (по личному составу), допускается применение переплетных работ.

Перед подшивкой документов во избежание появления ржавчины все металлические скрепления обязательно удаляются. Личные документы (трудовые книжки, дипломы, удостоверения и т.д.), фотографии и другие документы, неудобные для подшивки (плотный носитель, отсутствие полей), вкладываются в заранее вшитые в дело чистые конверты.

В начале дела - перед собственно документами - вкладываются листы внутренней описи документов дела. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию и не включаются в общее количество листов в деле, а указываются через арифметический знак плюс.

Внутренние описи необходимы в том случае, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например: «Приказы по основной деятельности...», а также для специфичной документации - личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т.д. Внутренняя опись должна содержать сведения о порядковых номерах документов в данном описываемом деле, их делопроизводственных индексах, датах создания, заголовках и номерах листов по внутренней нумерации дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи, имеющей форму таблицы, составляется итоговая запись об общем количестве включенных в нее документов и количестве листов самой внутренней описи.

Если дело уже переплетено или подшито, то заверенная составителем внутренняя опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. При внесении изменений в состав дела: изъятие документов, копирование, замена оригинала на копию - эти изменения отражаются в последней резервной графе «Приложения» со ссылкой на соответствующий акт. При добавлении документов в дело внутренняя опись пересоставляется или дополняется с пересоставлением листа-заверителя дела. (9, 64)

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов внутренней описи, и лист-заверитель, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу черным карандашом. Фотографии, диаграммы и другие иллюстрированные документы, представляющие самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, билетами, фотографиями и другими включениями) нумеруется как один лист. Если документы наклеены на лист «елочкой», например в приложениях к авансовым отчетам по командировкам, то сначала нумеруется лист-основа, а затем все приклеенные документы. В конце дела подшивается специальный бланк или чистый лист формата А4 для заверительной записи. Лист-заверитель дела составляется на любую единицу архивного хранения. В книгах, журналах их заверение может быть оформлено на обороте последнего чистого листа, в картотеках - на чистой карточке, помещаемой последней. Запрещается составлять заверительную запись на обороте документов и на самой обложке. Если дело уже подшито без листа-заверителя, то его приклеивают за верхнюю часть к внутренней стороне обложки. При хранении документов без подшивки полностью оформленный лист-заверитель дела вкладывается в упаковку.

В заверительной записи должны отмечаться следующие особенности нумерации дела: литерные и пропущенные номера листов; номера листов с наклеенными документами; номера листов с конвертами и вложений в них; номера крупноформатных листов, карт, рисунков, планов и т.д. в том случае, если это исключения из общего состава документов дела.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела: повреждения, включение новых документов - отражаются в заверительной записи. В заверительной записи отдельной строкой вносятся все последующие проверки наличия и состояния дела, которые проводятся при каждой выдаче дела для использования. При полном переформировании дела оно перенумеруется. При перенумерации старые номера зачеркиваются, а не стираются, а заверительная запись пересоставляется.

Для учета дел длительных сроков хранения, а при отсутствии в организации номенклатуры дел и кратковременного хранения, завершенные в делопроизводстве, журналы, картотеки, проекты и другие единицы хранения, дела по личному составу постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, прошедшие экспертизу ценности, правильно сформированные и оформленные, составляются самостоятельные описи. Самостоятельные описи составляются также на дела, состоящие из характерных для данной организации документов: судебные, следственные дела, научные отчеты и др. В структурных подразделениях составляются и подписываются их руководителями описи, по которым дела принимаются на хранение в архив организации.

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета. Одновременно опись является основным учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной законченной нумерацией. (11, 160)

Описи дел составляются по установленной Государственной архивной службой форме. Технология составления и оформления описей аналогична технологии составления номенклатуры дел, поскольку составление описи является следующим технологическим этапом систематизации дел.

Описи дел должны быть составлены в течение года после завершения дел в текущем делопроизводстве. Предусматривается, что организации составляют описи ежегодно, а при скоплении неописанных дел за ряд лет - по готовым разделам. Годовой раздел описи дел структурного подразделения используется и как основной документ при передачи дел на хранение в архив организации.

Документы, не представляющие практической ценности и сроки хранения которых при этом истекли, выделяются к уничтожению. К моменту уничтожения все описи дел за те же годы должны быть утверждены, а документы сданы в архив, чтобы случайно не пропала бы безвозвратно необходимая информация. Сам процесс уничтожения (утилизации) документов должен исключать возможность их последующего использования посторонними лицами и другими организациями.(13, 213)

Глава 2. Анализ организации оперативного хранения документов в (ОАО) «Челябинский завод «Теплоприбор»

2.1 Характеристика деятельности ОАО «Челябинский завод «Теплоприбор»

Открытое акционерное общество «Челябинский завод «Теплоприбор» (далее по тексту ЧТП) учреждено в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 14 октября 1992 года № 1230 «О регулировании арендных отношений и приватизации имущества, государственных и муниципальных предприятий, сданных в аренду» и руководствуется в своей деятельности требованиями ГК РФ и Федерального закона «Об акционерных обществах» №208-ФЗ от 26.12.1995 г. Предприятие является коммерческой организацией и действует в форме унитарного предприятия в соответствии с Гражданским Кодексом РФ и Федеральным Законом «О государственных унитарных предприятиях». Предприятие является юридическим лицом с момента его государственной регистрации, обладает имуществом, состав и стоимость которого отражается на самостоятельном балансе, имеет банковские счета в российских кредитных организациях, круглую печать со своим наименованием. Предприятие имеет штампы и бланки со своим наименованием, фирменный и товарный знаки, зарегистрированные в установленном законодательством порядке.

Полное фирменное наименование ЧТП: Открытое акционерное общество «Челябинский завод «Теплоприбор».

Сокращенное наименование: ОАО «Теплоприбор».

Место нахождения ЧТП: Челябинск, ул. 2-я Павелецкая, 36.

Почтовый адрес: 454047, Челябинск, ул. 2-я Павелецкая, 36.

Строительство завода началось еще в 1946 году. Серийное производство приборной продукции было начато в 1951 году, 25 декабря 2006 года «Челябинский завод «Теплоприбор» отметил 55-летие.

В течение последних 5 лет на предприятии проводилась реструктуризация. ОАО «Челябинский завод «Теплоприбор» в 2003 - 2004 г.г. создало ряд дочерних обществ (ООО «Теплоприбор - Юнит» и ООО «Теплоприбор - Сенсор»), в которые были переданы части функционального бизнеса с целью оптимизации издержек, а в июле 2006 года создало ООО «Торговый дом «Теплоприбор», в которое была передана функция продажи. Ниже представлена структура группы предприятий «Теплоприбор».

Рисунок 1 - Структура ОАО «Челябинский завод «Теплоприбор»

Основными направлениями деятельности группы предприятий «Теплоприбор» является - исследования и разработка, производство и продажа следующих устройств: вторичные приборы контроля и регулирования АСУ ТП; функциональные устройства; датчики температуры непрерывного действия; датчики и приборы для экспресс - анализа расплавов металла; датчики давления, уровня, расхода, химического анализа воды.

Группа предприятий «Теплоприбор» постоянно совершенствует политику в области качества продукции. Последний сертификат соответствия требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2008 (ИСО 9001:2008) получен 27 января 2010 года.

Сегодня ОАО «Челябинский завод «Теплоприбор» - имущественная компания, которая владеет всеми основными фондами (земля, здания и сооружения, оборудование и другие, материальные и нематериальные активы).

ОАО «Теплоприбор» осуществляет свою деятельность на основании Устава. Предприятие создано в целях удовлетворения государственных и общественных потребностей в результатах его деятельности и получения прибыли.

Согласно Уставу, основными видами деятельности ОАО «Теплоприбор» являются:

- сдача в аренду собственного нежилого недвижимого имущества

- оказание консультационных услуг, услуги юридического отдела, услуги по ведению бухгалтерского учета, ТО и ремонту офисных машин и вычислительной техники для ООО «Теплоприбор-Юнит», ООО «Теплоприбор-Сенсор», ООО «Тоговый дом» Теплоприбор».

По аренде нежилых помещений ОАО «Теплоприбор» сотрудничает с более чем 70 организациями, таким как: ООО «Гео-Мастер», ООО «Сфера», ООО «Челябинская сотовая связь», ООО «Сервис Транс», ООО «Авторемонтные системы», ООО «ФМ Комтранс», ООО «ПрофиПак», ООО "СК "ОСВАН", ООО "Юнионтрейд", ООО "УралКИП", ООО "Уральский промышленный институт", ИП Чуйкова Н.Ф, ООО "Лесной массив", ООО "Гренада", ООО "Энерго-сервис", ИП Симонов, ООО "Здоровый вкус", ТЕЛЕ2, ООО Комфорт и т.д.

На ОАО «Челябинский завод «Теплоприбор» вопросами кадров занимается Служба управления персоналом (далее СУПер), которая является самостоятельным структурным подразделением ОАО «Теплоприбор». СУПер непосредственно подчиняется Генеральному директору предприятия. В Положении о службе управления персоналом прописаны деятельность, миссия, цели, тактика, структура, функции, права СУПер.

В своей деятельности СУПер руководствуется: миссией, стратегией и целями предприятия и службы; данным положением; Уставом предприятия; Коллективным договором; политикой в области качества; СТП, касающимися деятельности подразделения, действующим законодательством РФ; приказами и распоряжениями вышестоящего руководства; законом «Об образовании»; Положением «О порядке формирования и распределения фонда оплаты труда ОАО «Теплоприбор», штатным расписанием; Трудовым законодательством РФ; стандартом предприятия в области охраны труда и пожарной безопасности.

СУПер имеет в своем составе: отдел кадров; отдел труда и заработной платы, бюро развития и мотивации персонала, здравпункт:

1. Отдел труда и заработной платы (Ведущий экономист - жен. 41год, экономист - жен. 34года)

2. Отдел кадров (старший менеджер по персоналу - жен. 27лет, менеджер - жен. 25лет)

3. Бюро развития и мотивации персонала (менеджер по развитию - муж., 27лет, помощник менеджера - жен, 26 лет.)

4. Здравпункт (врач - муж. 52года, медсестра - жен. 44года).

Все 4 отдела тесно взаимодействуют друг с другом.

2.2 Особенности оперативного хранения документов на предприятии

В ОАО «Теплоприбор» существует положение об отделе кадров, которое состоит из следующих разделов: 1. «Общие положения», 2. «Задачи», 3. «Структура», 4. «Функции», 5. «Взаимоотношения с другими подразделениями предприятия», 6. «Права», 7. «Ответственность».

Кадровая документация (документация по личному составу) организации имеет большое значение, поскольку и при оперативном (в отделе кадров организации), и при архивном (в архиве самой организации или в государственном архиве) хранении она является первоисточником информации о трудовом стаже граждан и в связи с этим непосредственно связана с обеспечением их конституционных прав. Кадровая документация относится к категории документов долговременного хранения. Сроки хранения различных видов документов по личному составу установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденные Руководителем Федеральной архивной службы России

При оформлении организационно-распорядительных документов ОАО «Теплоприбор» (приказов, протоколов, актов и т.д.) выполняются типовые управленческие действия, связанные с согласованием, подписанием, утверждением этих документов, с доведением их до сведения работников под расписку. При этом на документах проставляются стандартные надписи: подпись, гриф утверждения, визы согласования и ознакомления. Отдельные надписи называются реквизитами документа и влияют на его юридическую силу, в связи с чем требуют правильного оформления в соответствии с действующими нормативами. Важно подчеркнуть, что правила оформления отдельных реквизитов являются общими для разных видов организационно-распорядительных документов. К организационно-распорядительным документам, оформляемым или используемым в кадровой службе ОАО «Теплоприбор», относятся: положение о кадровой службе, должностные инструкции работников, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, график отпусков; Положение о кадровой службе состоит из разделов: общие положения, задачи, структура, функции, взаимоотношения с другими подразделениями предприятия, права, ответственность.

Правила внутреннего трудового распорядка представляют собой документ, регламентирующий организацию работы предприятия. Он состоит из следующих разделов: общие положения, порядок приема и увольнения рабочих и служащих, основные права и обязанности работодателя, основные права и обязанности рабочих и служащих, рабочее время и его использование, время отдыха, поощрения за успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины. При приеме на работу каждый работник ОАО «Теплоприбор» знакомится с правилами внутреннего трудового распорядка под расписку.

Штатное расписание - документ, который определяет структуру организации и численность должностей каждого наименования в конкретных структурных подразделениях в организации. В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации штатная структура и штатное расписание разрабатываются организацией самостоятельно. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, набавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом руководителя организации или уполномоченным им лицом. Штатное расписание составляется и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно.

График отпусков является обязательным локальным нормативным актом, утвержденным ежегодно не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года. Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников ОАО «Теплоприбор». Обычно объявляются работникам под расписку. Однако это не исключает обязанности работодателя уведомить каждого работника о времени его отпуска не позднее, чем за две недели до его начала. Как правило, это требование трудового законодательства осуществляется путем оформления визы ознакомления в приказе о предоставлении отпуска, который издается не позднее, чем за две недели до его начала.

Распорядительная деятельность организации документируется в основном посредством издания приказов руководителем организации. По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу. Проекты приказов подготавливаются менеджером по персоналу, согласовываются с главным бухгалтером и подписываются руководителем ОАО «Теплоприбор». Подписанный руководителем приказ регистрируется менеджером по персоналу. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока. Приказы по личному составу в настоящее время имеют две формы: унифицированную и неунифицированную. Выбор формы зависит от содержания. Приказы о приеме на работу, предоставлении отпуска прекращении действия трудового договора, командировании работника, поощрении оформляются с использованием существующих унифицированных форм. Другие приказы по личному составу оформляются в текстовой форме на обычном бланке приказа. При этом следует иметь в виду, что унифицированные формы должны быть введены официальным распорядительным документом.

Информационно-справочные документы: протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, акты о нарушении трудовой дисциплины, переписка по вопросам работы с кадрами, докладные и объяснительные записки, заявления, графики отпусков и т.п. Для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами ОАО «Теплоприбор» составляется акт. Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятия и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию. Служебные письма оформляются на бланках писем. Текст письма состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма, а затем излагаются выводы, предложения, просьбы.

После завершения работы с документами часто возникает необходимость повторного обращения к ним. Поэтому исполненные документы помещаются в папки (скоросшиватели, регистраторы), т.е. в дела.

При централизованном ведении делопроизводства в организации дела формируются и хранятся в службе кадров. Это характерно для небольших организаций, таких как ОАО «Теплоприбор», в которых за делопроизводство отвечает один работник - менеджер по персоналу.

При формировании дел, куда входят различные документы, должны соблюдаться общие требования, сформулированные в Основных правилах работы архива организации: в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела; документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела; в дело включается по одному экземпляру каждого документа. При этом запрещается группировать в дела черновики и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату; приложения и дополнительные материалы, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Однако приложения, имеющие большой объем, группируются в самостоятельное дело, о чем в документе делается отметка; в дело группируются документы одного календарного года.

Если в течение года появляются новые документы, не предусмотренные номенклатурой дел, из них формируют самостоятельное дело. Заголовок нового дела вносят в номенклатуру под резервным номером. Быстрота поиска необходимой документной информации зависит и от правильной систематизации документов внутри дела. Документы дела должны располагаться в определенном порядке так, чтобы по своему содержанию они последовательно освещали те или иные вопросы.

Расположение в хронологическом порядке предполагает группировку документов за определенный период времени в хронологической последовательности (например, входящие документы - по датам поступления, исходящие - по датам отправления). С хронологическим расположением документов совпадают вопросный и нумерационный порядок (признаки). Вопросный предполагает размещение документов в деле в логической последовательности решения вопросов, нумерационный - группировку однородных документов, имеющих порядковую нумерацию.

По номинальному признаку в дела группируются документы одного вида (разновидности): протоколы, приказы, акты и т.д.

При алфавитном порядке документы систематизируют по фамилиям авторов, названиям организаций-корреспондентов и т.д.

Нужно иметь в виду, что в основе формирования дел всегда лежит сочетание нескольких признаков.

Различные группы документов имеют свою специфику систематизации.

Распорядительные документы (приказы, распоряжения и т.п.) формируют в дела по видам и по хронологии с относящимися к ним приложениями. Так, уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если они утверждаются в качестве самостоятельных документов, то их помещают в отдельные дела.

Группируют отдельно приказы по основной деятельности и по личному составу. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками хранения. При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), рекомендуется группировать в отдельные дела. Протоколы подшивают в дела в хронологическом порядке и по номерам. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются по алфавиту фамилий. В личных делах документы располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. Независимо от того, какой основной признак лежит в основе формирования дела, документы в пределах всех групп документов располагают по хронологии. При заведении дела в отделе кадров, обязательно оформляют его обложку. Это оформление носит частичный характер. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу при подготовке их к передаче на хранение в архив организации.