Организация оперативного хранения документов в ОАО "Челябинский завод Теплоприбор"

При частичном оформлении дела на его обложку выносятся сведения, которые дают возможность быстро определить состав документации, находящейся в папке, и найти нужный документ: полное название организации, если оно официально признано, т.е. зарегистрировано государственными органами; название структурного подразделения; индекс структурного подразделения, порядковый номер дела в номенклатуре; заголовок дела, т.е. краткие сведения о составе и содержании документов, помещенных в дело, так же переносится на обложку из номенклатуры без изменений. срок хранения дела, например, 3 года, 5 лет, хранить постоянно и др. (в соответствии с номенклатурой дел).

Соблюдение правил формирования и оформления дел в отделе кадров позволяет осуществлять оперативный поиск документов, облегчает экспертизу их ценности и подготовку к последующему архивному хранению.

Дела кадровой службы ОАО «Теплоприбор» подлежат оформлению при их заведении, при отсутствии надобности в них и по завершении календарного года. Оформление дел представляет собой комплекс работ по их технической обработке и проводится менеджером по персоналу организации. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить их в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами сплошной нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором.

Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения, проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с предъявляемыми требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером). Порядок нумерации в описи сплошной, графы описи заполняют в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела, при внесении в опись нескольких дел подряд с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью), графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния. Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.

Часть документов, образовавшихся и образующихся в деятельности предприятия, подлежат передаче в ведомственный архив. Для временного (свыше 10 лет) хранения документов, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение, ведомства образуют центральный архив. Центральный архив ведомства хранит документы центрального аппарата, организаций - предшественников ведомства и при необходимости других организаций в соответствии со списком организаций - источников комплектования архива, утвержденным руководителем ведомства. В центральный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения по личному составу. Их передача производится только по описям. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный архив не подлежат, они хранятся в структурном подразделении и по истечении сроков хранения и подлежат уничтожению в установленном порядке.

Организация ОАО «Теплоприбор» может сократить срок хранения документов в своем ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях: прекращения деятельности; нестабильности деятельности; отсутствия условий для хранения документов; желания самого предприятия. Соблюдение правил ведения и хранения кадровой документации, а также своевременная сдача этой документации в архив - профессиональный долг работника кадровой службы. Постоянный контроль за деятельностью кадровой службы, оперативное устранение недостатков - одна из важнейших задач организации.

Архив ОАО «Теплоприбор» находится в отдельном, изолированном помещение. Документы размещаются на стеллажах в коробках или связках. Помещение архива содержится в чистоте, систематически там проводится влажная уборка. Для хранения научно-справочного аппарата и учетных документов в организации установлен сейф. В соответствии со ст.15 Федерального закона от 22.10.04 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставлять для создаваемых ими архивов здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов.

Практика проверок постановки архивного дела в организациях показывает, что лишь немногие организации имеют социально выделенные изолированные помещения для хранения архивных документов, оборудованные надлежащим образом. Как правило, документы, законченные делопроизводством, годами хранятся в структурных подразделениях организации в необработанном виде, что затрудняет их использование, в т. ч. для исполнения запросов граждан о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы за отработанный в данной организации период. Несвоевременное упорядочение документов нередко ведет к невосполнимой утрате сведений, затрагивающих социально-трудовые интересы граждан. Кроме того, помещения, выделенные доля хранения архивных документов, зачастую не соответствуют требованиям обеспечения их сохранности. Некоторые организации в помещении архива складируют отработанную оргтехнику, оборудование, чистые бланки документов и другие посторонние предметы, не имеющие никакого отношения к архивным документам.

В соответствии со ст.17 Закона об архивном деле организации всех форм собственности обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в т. ч. документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных Федеральным архивным агентством. Ведомственный срок хранения документов по личному составу - 75 лет. В связи с несоблюдением законодательства об архивном деле УК РФ и КоАП РФ установлены меры ответственности за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов.

Заключение

В данной работе были рассмотрена такая неотъемлемая и важная часть документационного обеспечения управления - оперативное хранение документов, в ходе которого решается важнейшая задача системы документооборота организации. И лишь только централизованная система учета и хранения документов, т.е. сосредоточение всех регистрируемых операций в одном месте, создает наибольшую экономическую эффективность. Необходимо не только грамотно производить все стадии обработки документов, но и механизировать эти систему, внедряя новые технологии, что значительно усовершенствует процесс делопроизводства.

В настоящее время система делопроизводства претерпевает значительные положительные изменения, связанные с использованием персональных компьютеров, что позволяет решить многие проблемы в системе делопроизводства. Во-первых, экспертиза ценности документов является тем инструментом, который определяет как срок, так и средства хранения документов. Если документы нуждаются в длительном хранении, то используют средства для долговременного хранения документов, а при небольшом сроке целесообразно применять средства оперативного хранения документов. Во-вторых, целесообразность использования традиционных средств оперативного хранения документов должны определяться объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним на основе заключений экспертизы ценности документов.

В качестве предложения по рационализации документооборота следует отметить как необходимость, повсеместное внедрение компьютерных систем для повышения эффективности работы документационной службы предприятия в целом и оперативности средств оперативного хранения документов.

Кадровая документация в ОАО «Теплоприбор» имеет большое значение, поскольку и при оперативном (в отделе кадров организации), и при архивном хранении она является первоисточником информации о трудовом стаже граждан и в связи с этим непосредственно связана с обеспечением их конституционных прав.

При оформлении организационно-распорядительных документов ОАО «Теплоприбор» (приказов, протоколов, актов и т.д.) выполняются типовые управленческие действия, связанные с согласованием, подписанием, утверждением этих документов, с доведением их до сведения работников под расписку. Распорядительная деятельность организации документируется в основном посредством издания приказов руководителем организации. При централизованном ведении делопроизводства в организации дела формируются и хранятся в службе кадров. Это характерно для небольших организаций, таких как ОАО «Теплоприбор», в которых за делопроизводство отвечает один работник - менеджер по персоналу.

Соблюдение правил формирования и оформления дел в отделе кадров позволяет осуществлять оперативный поиск документов, облегчает экспертизу их ценности и подготовку к последующему архивному хранению.

Список использованных источников и литературы

1. ГОСТ Р 6. 30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М. : Изд-во стандартов, 2003. - 19 с.

2. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М. : Изд-во стандартов, 1998. - 11 с.

3. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93 : утв. и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. N 299

4. Абрамова, С.Г., Костенчук, И.А. О понятии «корпоративная культура» / С.Г. Адрамова, И.А. Костенчук - М.: Дрофа, 2009. - 269с.

5. Албастова, Л. Н. Технология эффективного менеджмента / Л.Н. Албастова - М.: «Издателство ПРИОР», 2009. - 359с

6. Беляцкий, Н.П., Велесько, С.Е., Ройш, П. Управление персоналом / Н.П. Беляцкий, С.Е. Велесько, П. Ройш - М.: ИП «Экоперспектива», 2010. - 338с.

7. Богданова, М. Моральный кодекс бизнесменов / М. Богданова // Япония сегодня. Москва. - 2007. - №6. - С. 32.

8. Виханский, О.С. Стратегическое управление: Учебник. / О.С. Виханский - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Гардарика, 2007. - 296с.

9. Власова, Н. Корпоративная культура / Н. Власова // Дела, люди XXI. - 2009. - №10. - С. 3-5.

10. Глухов, В.А., Электронная доставка документов в России: в начале пути В.А. Глухов, О.Л. Лаврик // Теория и практика общественно-научной информации. - 2007. - Вып.13. / http://www.inion.ru/product/glukhov13.htm

11. Дементьева, Е.В. Электронный межбиблиотечный абонемент - основа для равноправного информационного обмена в будущем и настоящем / Е.В. Дементьева // НТБ. - 2003. - №4. - С.21-17.

12. Емельяненько, А.П. Документоведение и делопроизводство / А.П. Емельяненко - М.: Издательство МГУ, 2004. - 185с.

13. Кирсанова, М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления/ М.В. Кирсанов, Ю.М. Аксенов - М.: ИНФРА-М, 2003. - 472с.

14. Комышев, А. Л. Основы документационного обеспечения управления / А.Л. Комышев - М.: Дело и Сервис, 2000. - 224с.

15. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Т.В. Кузнецова - М.: Бизнес-школа Интел-Синтез, 2002. - 384с.

16. Кушнаренко, Н.Н. Документоведение / Н.Н. Кушнаренко - Киев: Знания, 2001. - 460с.

17. Ларин, М.В. Управление документацией и новые информационные технологии / М.В. Ларин - М.: Прогресс, 2008. - 462с.

18. Моисеев, Р. Н. Современное документоведение / Р.Н. Моисеев - М.: АСТ, 2007. - 377с.

19. Сартан, Г.Н., Смирнов, А.Ю., Гудимов, В.В., Подхватилин, Н.В. Новые технологии управления персоналом / Г.Н. Сартан, А.Ю. Смирнов, В.В. Гудимов, Н.В. Подхватилин - СПб.: Речь, 2009. - 472c/

20. Сащенкова, Н. Организационная культура и ее влияние на эффективность организации / Н. Сащенкова - Обнинск: Феникс, 2009. - 296с.

21. Соломанидина, Т. О. Мотивация трудовой деятельности персонала: Учебно-практическое пособие / Т.О. Соломанидина - М.: Управление персоналом, 2009. - 277с.

22. Соломанидина, Т. О., Соломанидин В. Г. Управление мотивацией персонала: (в таблицах, схемах, тестах, кейсах) / Т.О. Соломанидина, В.Г. Соломанидин - М.: ООО Журнал Управление персоналом, 2009. - 128с.

23. Спивак, В. А. Корпоративная культура: теория и практика / В. А. Спивак. - М.: Питер, 2009. - 345 с.

24. Стернин, И., Панферова Н. Кодекс корпоративной этики: каждой компании - свой кодекс. / И. Стернин, Н. Панферова / Электронный источник - режим доступа: http://art.thelib.ru

25. Сухорукова, М. Корпоративная культура промышленного предприятия. / М. Сухорукова / Управление персоналом. - №11. - 2009. / Электронный источник - режим доступа: http://www.hrm.ru

26. Трофимов, Н.С. Современное управление персоналом организации / Н.С. Трофимов - СПб.: Канди, 2009 - 298с.

27. Управление персоналом на производстве: Учебное пособие для вузов по специальности 062100 «Управление персоналом» / Под ред. Н. И. Шаталовой, Н. М. Бурносова. - М.: ЮНИТИ, 2008. - 378 с.

28. Электронные документы: создание и использование в публичных библиотеках: Справочник. - Спб: Гардарики, 2007. - 411с.

Размещено на Allbest.ru