Учет расчетов с подотчетными лицами

Размещено на http://www.allbest.ru/

УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

Содержание

Введение

1 Расчеты с подотчетными лицами - важный объект бухгалтерского учета

1.1 Понятие расчетов с подотчетными лицами, их значение в деятельности организации, задачи учета

1.2 Нормативно-правовое регулирование учета расчетов с подотчетными лицами

2 Учет расчетов с подотчетными лицами

2.1 Учет расчетов с подотчетными лицами по расходам на хозяйственные нужды

2.2 Учет расчетов с подотчетными лицами на командировки в пределах Республики Беларусь

2.3 Организация и учет расчетов с подотчетными лицами на командировку за пределы Республики Беларусь

2.4 Бухгалтерский и налоговый учет расчетов с подотчетными лицами

2.5 Ответственность субъектов хозяйствования за нарушение расчетов с подотчетными лицами

3 Отчетность о расчетах с подотчетными лицами, развитие их учета

3.1 Отчетность о расчетах с подотчетными лицами

3.2 Развитие организации и учета расчетов с подотчетными лицами

Заключение

Введение

Расчеты наличными денежными средствами периодически осуществляются практически всеми субъектами предпринимательской деятельности независимо от их организационно-правовой формы, объемов реализации и прочих финансово-экономических показателей с целью ускорения расчетов и снижения издержек, связанных с оформлением безналичных операций.

В процессе финансово- хозяйственной деятельности у предприятия возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно- операционные цели. При этом расчеты наличными денежными средствами между участниками хозяйственных договоров применяются достаточно редко, что объясняется существенными ограничениями, установленными гражданским и банковским законодательством.

Во всех случаях расчеты наличными денежными средствами должны производиться через подотчетных (материально ответственных) лиц. Особенности этой группы расчетов обусловлены необходимостью соблюдения довольно жестких правил наличного денежного обращения, а также своевременного и правильного документального оформления выдачи денежных средств под отчет и их последующего списания. К тому же командировочные расходы относятся к категории затрат предприятия.

Актуальность темы данной курсовой работы заключается в том, что затраты на командировки могут значительно влиять на финансовые результаты деятельности организации. Налоговые и иные контролирующие органы обращают особое внимание на расчеты наличными денежными средствами, поэтому вопросы изучения и точного практического применения порядка отражения в бухгалтерском и налоговом учете данных операций имеют исключительно важное значение.

Цель работы: учет расчетов с подотчетными лицами.

Задачи: рассмотреть теоретические аспекты учета расчетов с подотчетными лицами, практические аспекты учета рассмотреть на основе данных предприятия ЧУП «,,,,,,». В связи с заданной целью в работе раскрываются понятие подотчетного лица; учет расчетов с подотчетными лицами по расходам на хозяйственные нужды и командировки в пределах и за пределами Республики Беларусь; бухгалтерский и налоговый учет; ответственность за нарушение правил ведения данных расчетов; формы отчетности и развитие учета расчетов с подотчетными лицами.

1 Расчеты с подотчетными лицами - важный объект бухгалтерского учета

1.1 Понятие расчетов с подотчетными лицами, их значение в деятельности организации, задачи учета

учет расчет подотчетный

Рыночная экономика создала широкие возможности для осуществления различной предпринимательской деятельности. В процессе функционирования каждого предприятия возникают вопросы, связанные с расчётами с подотчётными лицами. Подотчетное лицо - доверенное лицо предприятия, которому предприятие предоставило такой статус (статус - (лат. status) правовое положение, состояние). Статус подотчетного лица - совокупность прав и обязанностей физического лица, находящегося в определенных отношениях с предприятием - работника данного предприятия, должностного лица, владельца предприятия. В понятие статуса входят права и обязанности лица, предусмотренные для участника трудовых, административно-правовых отношений. С этим работником в обязательном порядке заключается договор о полной материальной ответственности.

Расчеты с подотчетными лицами затрагивают достаточно широкий круг операций - с наличными денежными средствами в национальной и иностранной валюте, расчетами, перемещением ценностей (необоротные и оборотные активы), оплатой услуг, формированием затрат и стоимости ценностей, налогообложением, удержаниями из заработной платы работников, специфически решенных правовых отношений, использованием как типовых форм первичных документов, так и нестандартных документов, разработанных на предприятии, и т.д.

Большая роль при этом отводится бухгалтерскому учету, с помощью которого сплошным образом, непрерывно и взаимосвязано отражаются все документально подтвержденные хозяйственные операции, чем обеспечивается достоверность, своевременность и точность информации. Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами, с одной стороны, обеспечивает действенный контроль за использованием на предприятии денежных средств и, с другой стороны, позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.

Командировочные расходы относятся к категории затрат предприятия, поэтому часто возникает комплекс вопросов, связанных с отражением в бухгалтерском учете и налогообложении, которые постоянно находятся под пристальным вниманием проверяющих органов. Так как расчеты по командировкам составляют значительную часть раздела учета с подотчетными лицами, то практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой правильного учета и налогообложения командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы, в частности, что считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время.

Практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с сотрудниками. Часто руководители и бухгалтера не уделяют должного внимания данному разделу учета.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1. последовательность и точность заполнения первичных документов;

2. своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

3. контроль за получением и выдачей наличных денег подотчетным лицам;

4. правильное заполнение учетных регистров;

5. документальная обоснованность использования подотчетных сумм, обоснованность включения в состав затрат и учет при налообложении;

6. контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно- операционные цели.

Таким образом, в процессе финансово- хозяйственной деятельности любого предприятия возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно- операционные цели. Для правильного ведения бухгалтерского и налогового учета необходимо изучить нормативные документы, регулирующие.

1.2 Нормативно-правовое регулирование учета расчетов с подотчетными лицами

Расчеты с подотчетными лицами регулируют следующие нормативные документы:

· Закон Республики Беларусь от 18.10.1994 N 3321-XII "О бухгалтерском учете и отчетности". Здесь содержатся основные требования, предъявляемые к ведению бухгалтерского учета, первичным документам; ответственность за нарушение законодательства Республики Беларусь о бухгалтерском учете и отчетности и др.

· Инструкция о порядке ведения кассовых операций и расчетов денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденная Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 17.01.2008г. №4. В инструкции описан порядок приема и выдачи наличных денег, оформления кассовых документов, порядок ведения кассовой книги и хранения наличных денежных средств.

· Инструкция о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденная Правлением Национального банка Республики Беларусь от 28.06.2004г. №98. Инструкцией утвержден порядок приема и выдачи наличной иностранной валюты и оформления кассовых документов, порядок ведения кассовой книги и хранения иностранной валюты, установление банками лимита порядка и сроков сдачи наличной иностранной валюты.

· Инструкция о порядке совершения операций с банковскими пластиковыми карточками, утвержденная Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 30.04.2004г. №74. В этом документе определен порядок использования карточек и проведения операций по карт-счетам, осуществления расчетов по операциям с использованием карточек.

· Инструкция о порядке продажи товаров из розничной торговой сети юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, утвержденная Постановлением Министерства торговли Республики Беларусь от 08.06.2005г. №22.

· Положение о порядке оформления документа, подтверждающего факт покупки товара (выполнения работы, оказания услуги), утвержденная Постановлением Министерства торговли Республики Беларусь от 06.05.2002г. №23.

· Порядок приема наличных денежных средств с использованием кассовых суммирующих аппаратов регулируется Постановлением Совета Министров Республики Беларусь и Национального банка Республики Беларусь от 9 января 2002 г. № 18/1 О приеме наличных денежных средств при реализации товаров (работ, услуг) и о некоторых вопросах использования кассовых суммирующих аппаратов и специальных компьютерных систем.

· Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденная Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35. Инструкцией установлен прядок оформления направления работника в командировку в пределах РБ, порядок возмещения расходов.

· Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденная Постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010 N 115. Этим документом регламентируется порядок оформления направления работника в командировку за границу, возмещения суточных, расходов по найму жилого помещения и др.

· Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 21.12.2007 № 197 "Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь".

· Нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу, утвержденные Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7.

· Трудовой кодекс Республики Беларусь от 26.07.1999г №296-3. В главе 9 определены основные гарантии и компенсации при направлении работника в служебную командировку, документальное оформление командировки и др.

· Гражданский кодекс Республики Беларусь от 11 января 1999 г. N 238-З. Главой 49 кодекса регулируются отношения юридического лица и поверенного при совершении сделок.

Таким образом, используя данные нормативные документы, а также различные компьютерные справочные правовые системы (например, «КонсультантПлюс», «БизнесИнфо») любой бухгалтер, даже начинающий, сможет правильно вести учет расчетов с подотчетными лицами.

2 Учет расчетов с подотчетными лицами

2.1 Учет расчетов с подотчетными лицами по расходам на хозяйственные нужды

Как правило, деньги под отчет на предстоящие расходы выдаются авансом. Начиная с 1 ноября 2009 года выдача наличных денег из касс банков на расчеты между юридическими лицами производится в размере не более 300 базовых величин в течение одного дня. В исключительных случаях по решению руководителя субъекта хозяйствования допускается использование личных денежных средств (банковской пластиковой карточки, расчетного чека, чека из чековой книжки, наличных денег и т.п.) физических лиц.

Сроки, на которые выдаются наличные деньги под отчет, устанавливает руководитель субъекта хозяйствования. Вместе с тем они не должны превышать:

· 3 рабочих дней - на расходы, производимые в месте нахождения юридического лица, подразделения (предпринимателя);

· 10 рабочих дней - на расходы, производимые вне места расположения субъекта хозяйствования;

· 30 рабочих дней - в сумме, не превышающей одной БВ, в целом по юридическому лицу, подразделению (у предпринимателя). /6/

Важно помнить:

· наличные деньги под отчет выдаются только при условии полного отчета по ранее выданным суммам;

· наличные деньги, выданные под отчет одному лицу, запрещено передавать другим лицам.

Лица, получившие наличные деньги под отчет на предстоящие приобретение продукции (товаров, работ, услуг), обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги. Составляется авансовый отчет, к которому прикладываются документы, подтверждающие расход денежных средств. Целевое использование наличных денег, выданных под отчет, контролирует бухгалтерия юридического лица, подразделения

Подотчетные лица могут использовать в расчетах денежные средства, полученные под отчет посредством зачисления на карт-счет с выдачей корпоративной банковской пластиковой карточки либо денег с личной карточки.

Работники, получившие деньги под отчет подобным образом и расходовавшие их с использованием корпоративных либо личных карточек, обязаны предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах, а также карт-чеки и иные документы, подтверждающие целевой характер расходов:

- при использовании корпоративной карточки - не позднее 15 рабочих дней со дня расходования денежных средств на цели в соответствии с законодательством. День расходования денег на иные цели не учитывается;

- при использовании личной карточки - не позднее 15 рабочих дней со дня расходования денежных средств .

Если корпоративная или личная карточки использовались только для получения наличных денег, то работник должен отчитаться об израсходованных суммах не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки (исключая день прибытия). /6/

Неизрасходованные подотчетные суммы возвращаются в сроки, установленные для представления отчета. При этом:

- если использовалась личная карточка, то оставшиеся на карт-счете деньги работник возвращает путем внесения соответствующей суммы в кассу нанимателя либо банковским переводом со своего счета на счет нанимателя (исключая случаи, установленные в п. 1 ч. 2 ст. 107 трудового кодекса РБ);

- если использовалась корпоративная карточка, то неизрасходованная работником сумма остается на карт-счете нанимателя. /6/

Если неиспользованная подотчетная сумма не возвращена в срок, то не позднее одного месяца со дня его окончания по распоряжению нанимателя сумму задолженности можно удержать из заработной платы работника, если последний не оспаривает основания и размер удержания. /27/

В розничной торговой сети порядок оформления документов, подтверждающих факт покупки товара, для юридических и физических лиц регулируется разными нормативными правовыми актами:

· для покупателей - юридических лиц; /8/

· для покупателей - физических лиц. /19/

В связи с этим работнику нужно поставить в известность продавца, что приобретаемый товар предназначен для использования субъектом хозяйствования и документы должны оформляться для покупателя - юридического лица. Когда товар приобретается работником в интересах юридического лица, то покупателем является не сам работник, а юридическое лицо. Запрещена продажа из розничной торговой сети товаров юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям для целей оптовой и (или) розничной торговли. /8/

Согласно определению розничная торговля является видом торговли товарами, предназначенными для использования, не связанного с предпринимательской деятельностью, поэтому субъекты хозяйствования могут использовать товары, приобретенные в розничной торговой сети, а также в рознице вне торговых объектов, в целях собственного производства и (или) потребления, а не для оптовой или розничной торговли.

При продаже товаров из розничной торговой сети юридическим лицам цель приобретения товара должна быть указана в договоре розничной купли-продажи, оформленном в письменной форме, либо в документах, подтверждающих отпуск товаров. /8/

При розничной продаже товаров вне торговых объектов цель приобретения также должна быть указана в договоре. В связи с тем, что договор розничной купли-продажи считается заключенным с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека либо документа, подтверждающего оплату товара, если иное не предусмотрено законодательством или договором розничной купли-продажи, в том числе условиями формуляров или других стандартных форм (ст. 463 Гражданского кодекса Республики Беларусь), можно предположить, что цель приобретения товаров в данном случае следует указать в документах, подтверждающих оплату товаров.

По требованию покупателей продавцы при реализации товаров по розничным ценам вправе в документах указывать ставку НДС, по которой облагается данный товар, и сумму НДС. Отраженные в документах ставка и сумма НДС заверяются печатью или штампом продавца и подписью главного бухгалтера или лица, им уполномоченного. /15/

Организации и ИП, освобождаемые от исчисления и уплаты НДС, а также применяющие особые режимы налогообложения без исчисления и уплаты НДС, при реализации товаров налог не исчисляют, расчетные и первичные учетные документы выписывают без выделения сумм НДС и предъявления их покупателю. При этом в документах делается запись или ставится штамп "Без НДС", а при реализации товаров, предусмотренных в подп. 1.8, 1.15, 1.16 и 1.20 статьи 94 налогового кодекса (особенная часть) РБ, делается запись "Освобождение" со ссылкой на соответствующий подпункт п. 1 ст. 94 налогового кодекса РБ. /15/

Требовать указания НДС целесообразно лишь тем покупателям, которые сами являются плательщиками этого налога. Предъявленные продавцами к оплате покупателю суммы НДС признаются у покупателя налоговыми вычетами, уменьшающими впоследствии исчисленную сумму налога по деятельности покупателя. /15/ НДС выделяется по требованию покупателя независимо от формы расчетов (наличная или безналичная).

В розничной торговой сети при отпуске юридическим лицам товаров, оплачиваемых наличными денежными средствами через кассовый суммирующий аппарат (КСА) или с специальную компьютерную систему (СКС), покупателю выдается кассовый чек, в котором должны указываться сведения о номере документа, наименовании продавца, дате продажи, наименовании, количестве и цене товара, сумме покупки, подпись лица, непосредственно продавшего товары, его должность, фамилия и инициалы.

Требования, предъявляемые к кассовым (товарным) чекам, обусловлены тем, что по ним покупателям - юридическим лицам следует оприходовать в учете приобретенные работниками ТМЦ. В связи с этим данные документы должны отвечать условиям, предусмотренным в отношении первичных учетных документов ст. 9 Закона Республики Беларусь от 18.10.1994 N 3321-XII "О бухгалтерском учете и отчетности".

Таким образом, при приобретении работником товара (от имени юридического лица) за наличный расчет с применением КСА (СКС), к авансовому отчету должны быть приложены следующие документы: кассовый чек, если в нем нет всех необходимых сведений, выписывается также товарный чек. В кассовом либо товарном чеке продавец указывает цель приобретения товаров - для собственного потребления, ставку и сумму НДС (по требованию работника).

Если товар приобретается работником юридического лица: в торговых объектах системы потребительской кооперации, расположенных в сельских населенных пунктах, с численностью продавцов не более трех; с торговых мест на рынках и ярмарках; в форме разносной и развозной торговли товарами при условии, что стоимость единицы непродовольственного товара составляет либо превышает три базовые величины, то продавцы оформляют каждый факт приема наличных денежных средств первичным учетным документом, информация об изготовлении и реализации бланка которого заносится в электронный банк данных (далее - ЭБД) об изготовленных и реализованных бланках первичных учетных документов и контрольных знаках. /17/

К первичным учетным документам, информация об изготовлении и реализации которых заносится в ЭБД и с использованием которых осуществляется прием наличных денежных средств, относятся бланки приходного кассового ордера формы КО-1, талона формы 20-ФС и квитанции формы КВ-1. В различных ситуациях целесообразно применять не любой из перечисленных бланков, а наиболее соответствующий обстоятельствам.

Если стоимость непродовольственного товара в данных случаях не превышает трех базовых величин, то продавец оформляет документы по требованию покупателя. /17/

Законодательство, регулирующее порядок продажи товаров субъектам хозяйствования через розничную торговую сеть, предъявляет к документам, подтверждающим прием наличных денежных средств без использования КСА (СКС), такие же требования, как и к кассовым чекам. Иначе говоря, в этих документах (КО-1, 20-ФС, КВ-1) должны быть указаны сведения о номере документа, наименовании продавца, дате продажи, наименовании, количестве и цене товара, сумме покупки, а также подпись лица, непосредственно продавшего товары, его должность, фамилия и инициалы. /8/

Отметим, что приходный кассовый ордер формы КО-1 предназначен для оформления приема наличных денежных средств и не может содержать сведений о наименовании, количестве, цене и стоимости товара. Из-за недостатка информации покупатель не сможет оприходовать приобретенный товар в учете по такому документу.

В талоне формы 20-ФС отведено под данные реквизиты весьма ограниченное место, в нем отсутствуют реквизиты для подписи лица, продавшего товары, а также указания его должности, фамилии и инициалов.

Только квитанция формы КВ-1 содержит все необходимые сведения, но при продаже большого ассортимента товаров, который не вмещается в бланк формы, продавец вынужден использовать несколько квитанций, потому что к этой квитанции нельзя выписать приложение, как это предусмотрено законодательством для накладных.

Таким образом, формы КО-1 и 20-ФС не соответствуют требованиям инструкции о порядке продажи товаров из розничной торговой сети юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям утвержденной постановлением Министерства торговли Республики Беларусь от 08.06.2005г. №22, к наличию в них вышеуказанных сведений. Форма КВ-1 может быть использована только в пунктах продажи и неудобна при реализации большого ассортимента товаров.

К документам, подтверждающим прием наличных денег без применения КСА, выписка товарных чеков не предусмотрена. На практике это означает, что покупатель - юридическое лицо в розничной торговой сети может не получить от продавца необходимые документы для оприходования ТМЦ в учете.

Таким образом, лучше избегать приобретения товарно-материальных ценностей в рознице при оплате наличными без использования КСА (СКС).

Одной из самых распространенных форм торговли вне торгового объекта является торговля через интернет-магазины.

Интернет-магазин - сайт, содержащий информацию о товарах, продавце, позволяющий осуществить выбор, заказ и (или) приобретение товара. Торговля через интернет-магазин является розничной торговлей по образцам. Покупателями при осуществлении розничной торговли по образцам (в торговом объекте и вне торгового объекта) могут быть только физические лица. Поэтому работник юридического лица или ИП не может приобрести товары в интересах субъекта хозяйствования у продавца, осуществляющего розничную торговлю по образцам вне торгового объекта (в том числе через интернет-магазин). /24/

Рассмотрим ведение учета расчетов с подотчетными лицами по расходам на хозяйственные нужды на ЧУП «,,,,,,» на основе следующих данных.

Для учета расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете используется счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Выдача денежных средств под отчет отражается по дебету (Дт) счета, по кредиту (Кт) - суммы, использованные, согласно авансовым отчетам, и возвращенные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Для приобретения шрусов к служебным автомобилям за наличный расчет исполняющий обязанности начальника ОС Юсикук В.Л. написал служебную записку на имя директора предприятия (приложение А). Рассмотрев просьбу, руководитель ,,,,,,а наложил резолюцию. Затем служебная записка была передана в бухгалтерию и выписан расходный кассовый ордер №2265 от 29.12.09г. на имя Юсикук В.Л. на сумму 910 000 рублей (приложение Г). Расходный кассовый ордер, подписанный главным бухгалтером и директором предприятия, был передан в кассу. При выдаче денежных средств кассир сравнил паспортные данные подотчетного лица с данными в кассовом ордере. Выданные денежные средства отражены в карте счета 50.01 (приложение 3).

В кассу предприятия поступает торговая выручка от фирменных торговых объектов ЧУП «,,,,,,». При оприходовании выручки в кассу выписывается приходный кассовый ордер (приложение В).

В нем указываются:

· наименование и УНН организации

· дата составления документа

· основание

· материально-ответственное лицо, внесшее деньги в кассу

· сумма выручки цифрами и прописью

· документ подписывается главным бухгалтером и кассиром.

Материально-ответственному лицу, внесшему деньги в кассу, выдается квитанция к приходному кассовому ордеру, которая подписывается главным бухгалтером, кассиром и ставится печать.

Для выдачи под отчет денежных средств Юркевичу В.Л. была использована выручка, поступившая по приходному кассовому ордеру №3502821 от 29.12.09г. от торгового объекта через материально-ответственное лицо Вишенкову Н.Е. (приложение В):

Дт 50 Кт 90/011 - 13 000 000 рублей.

У предприятия есть разрешение банка на право расходовать выручку из кассы для расчетов с другими субъектами хозяйствования (приложение Е).

В конце рабочего кассир сверяет остаток денежных средств в кассе с лимитом кассы, установленным банком (приложение Е). Затем на основании приходных и расходных кассовых документов заполняет кассовую книгу (приложение Б). Отчет кассира подписывается кассиром и бухгалтером и со всеми документами сдается в бухгалтерию. В журнале-ордере 50.01 отражены обороты денежных средств за день и остатки денег кассе на начало и конец дня (приложение 5).

30.12.2009г. работник приобрел шрусы в количестве 2 штук по цене 460 000 и 450 000 рублей у ИП Буглакова А.Н.:

Дт 10/5 Кт 71 - 450 000 руб.

Дт 10/5 Кт 71 - 460 000 руб.

31.12.2009г. Юркевич В.Л. предоставил в бухгалтерию подтверждающие документы - квитанции к талонам №0511949 и №0511950 от 30.12.2009г. (приложение И). Квитанции заполнены с учетом требований, предъявляемых к первичным документам:

· Ф.И.О. и УНП индивидуального предпринимателя

· дата продажи

· сумма цифрами и пропись

· наименование и количество товара

· цена

На основании этих документов был составлен авансовый отчет №826 от 31.12.2009г. (приложение Ж). В нем указано:

· наименование предприятия

· Ф.И.О. подотчетного лица

· дата и номер документа

· дата и сумма денежных средств, выданных под отчет

· наименование приобретенных ТМЦ

· дата и номера документов (составленных согласно требованиям инструкции о ведении кассовых операций), подтверждающих целевое использование денег

· корреспонденция счетов

Авансовый отчет подписан бухгалтером, подотчетным лицом и утвержден руководителем 31.12.2009г. Денежные средства, выданные под отчет, были использованы полностью. Шрусы Юркевич В.Л. передал на центральный склад кладовщику Кунину Е.Ф., который оприходовал их на основании приходного ордера №1022 от 31.12.2009г. (приложение К). Приходный ордер подписан кладовщиком и подотчетным лицом, поставлен штамп склада.

Таким образом, на ЧУП «,,,,,,» расчеты с подотчетными лицами по расходам на хозяйственные нужды производятся наличными денежными средствами и с учетом требований законодательства. Расчеты с подотчетными лицами могут осуществляться также и в безналичной форме (через карточку). При приобретении товарно-материальных ценностей за наличный расчет без применения КСА (СКС) необходимо внимательно проверять документы, приложенные к авансовому отчету. Расчеты с подотчетными лицами производятся также и при направлении в командировку.

2.2 Учет расчетов с подотчетными лицами на командировки в пределах Республики Беларусь

Важнейшие из норм права, связанных со служебными командировками, сконцентрированы в девятой главе "Гарантии и компенсации" Трудового кодекса Республики Беларусь.

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. /27/ К населенным пунктам Республики Беларусь относятся:

- города: г. Минск - столица Республики Беларусь, города областного подчинения и города районного подчинения;

- поселки городского типа: городские поселки, курортные поселки, рабочие поселки;

- сельские населенные пункты: агрогородки; поселки, деревни; все остальные населенные пункты (село, хутор и др.).

В служебную командировку работник направляется на основании приказа (распоряжения) нанимателя, оформленного надлежащим образом. По данному признаку не считается командировкой поездка в связи с вызовом в правоохранительные органы, ибо ни судья, ни прокурор не могут считаться нанимателями свидетеля или подозреваемого. Отказ от командировки без законных оснований и уважительных причин - будет считаться нарушением трудовой дисциплины.

При направлении в командировку работнику выдается командировочное удостоверение определенной формы. /27/ Форма командировочного удостоверения установлена только для командировок в пределах Республики Беларусь. /7/

Регистрация работников, выбывающих в служебную командировку, ведется в соответствующем журнале. Форма журнала приведена в инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35. Приказом нанимателя назначается работник, ответственный за ведение данного журнала.

Направление руководящих работников в служебные командировки осуществляется в особом порядке, определяемом собственником имущества или его уполномоченными. Причем на практике руководитель сам себя командирует. Но такой "самокомандирующийся начальник" должен иметь на руках решение о делегировании ему соответствующих правомочий - иначе все самочинные командировки в любой момент могут признать незаконными, противоречащими трудовому кодексу.

Направление в служебную командировку следует отличать от перевода - поручения нанимателем работнику работы в другой местности. /27/ Хотя при командировке работником так же выполняется задание, однако отличие от перевода заключается в том, что при переводе в другую местность работник выполняет весь круг своих трудовых обязанностей, а при командировке - отдельные поручения нанимателя (например, заключение договора купли-продажи).

Не считаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель./27/ Таким работникам может быть установлена одноименная надбавка, причем они должны быть заняты в строительстве, электроэнергетике, нефтедобывающей и лесной промышленности, связи, лесном и водном хозяйстве, на автомобильном, внутреннем водном и железнодорожном транспорте, а также в иных установленных законодательством видах экономической деятельности. /27/ Не считается командировкой поездка работника из родного дома на работу (например, поездка жителя Белыничей на Могилевский завод «Зенит» в качестве инженера этого завода). Неизбежный итог подмены - суровые санкции за нецелевое использование средств и занижение налогов.

В командировку можно направить только сотрудников организации, т.е. тех физических лиц, с которыми заключены трудовые, но не гражданско-правовые договора (направление в командировку регулируется трудовым кодексом, а гражданско-правовые отношения им не регламентируются). /27/

В случае необходимости физическое лицо, с которым заключен гражданско-правовой договор, можно направить в поездку в служебных целях в другую местность для выполнения работ согласно заключенному договору. При этом все расходы этого лица в связи с нахождением в иной местности могут быть возмещены в виде выплаты вознаграждения по данному договору с последующим налогообложением. Но в договоре подряда, возмездного оказания услуг и тому подобных соглашениях можно предусмотреть компенсацию издержек подрядчика (исполнителя) по нормам командировочных расходов. Согласно нормативных актов Минтруда, в случае направления в командировку лиц, не состоящих в штате, возмещение расходов при служебных командировках за границу осуществляют за счет прибыли. Так же можно прибегнуть к заключению кратковременных (на период командировки) трудовых договоров по совместительству, чтобы компенсировать командировочные расходы лицам, не состоящим в штате.

В отдельных случаях при необходимости привлечения сторонних лиц для выполнения задания вне места расположения организации может быть задействован механизм договора поручения. По договору поручения одна сторона (поверенный) обязуется совершить от имени и за счет другой стороны (доверителя) определенные юридические действия. /3/ Расходы по проезду, проживанию и другие, связанные с выполнением договора расходы могут быть отнесены к издержкам поверенного, которые обязан возмещать доверитель. /3/ Однако следует учитывать, что сфера применения данного договора весьма ограничена, так как поверенный совершает юридически значимые действия, на основе которых у доверителя создаются, изменяются либо прекращаются гражданские права и обязанности. Иначе говоря, такие действия поверенного (представителя) чаще всего состоят в совершении сделок, хотя и не ограничиваются только ими (например, ведение дел в судах). Фактические действия, которые совершает поверенный (например, поездка в город N.), не составляют предмета договора поручения, а играют только вспомогательную роль. Возмещаемые доверителем расходы поверенного не являются расходами, связанными с командировками./14/

По умолчанию подразумевается, что наниматель самостоятельно решает, кого направить в командировку, и может послать любого. Вместе с тем на практике к командируемым предъявляются повышенные требования, что нашло свое закрепление в целом ряде ведомственных и локальных нормативных актов. В частности, должны обеспечиваться деловая и психологическая совместимость, а также эффективное взаимодействие командируемых совместно, учитывается индивидуальная дисциплинированность, высокая квалификация, большой практический опыт (например, водителей со стажем менее года командировать не рекомендуется), отсутствие пагубных наклонностей.

Некоторые нормативные акты содержат запреты на командирование лиц, склонных к употреблению алкогольных напитков и правонарушениям, и даже предусматривают составление "черных списков" работников, не подлежащих командированию (в частности такие списки составляют транспортные организации).

Совершенно по иным, гуманным мотивам трудовой кодекс запрещает командировать беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет. Командирование же инвалидов и женщин с детьми от 3 до 14 лет (детьми-инвалидами - до 18) разрешается только с согласия командируемых.

Командирование совместителя допускается в свободное от основной работы время при наличии письменного согласия основного работодателя. Естественно, и зарплата в таком случае сохраняется только по совместительству. Правда, возможна одновременная командировка по основному и по совмещенному месту работы с сохранением обеих зарплат и распределением командировочных расходов по договоренности между обоими нанимателями.

Неразумно командировать тех, кто часто болеет или попадает в чрезвычайные ситуации. Но это уже рекомендации с точки зрения целесообразности, а не правоведения.

Работник, находящийся в командировке, пользуется выходными днями, установленными у нанимателя, к которому он направлен (в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка или графиком работ (сменности)), т.е. работает в дни, установленные рабочими у нанимателя, к которому он направлен. Однако средний заработок работнику начисляется за дни, установленные рабочими по графику постоянного места работы./27/

Граждане, которым продолжительность рабочего времени изменена законодательством, должны придерживаться соответствующих изменений и во время командировки. Так, рабочая неделя командированных инвалидов I и II группы не может быть больше 35 часов, а рабочий день (смена) - 7 часов. Для командированных в зоны эвакуации (с повышенным радиоактивным загрязнением) те же сроки равны 35 и 6 часам. При заграничных командировках в страны с жарким и влажным климатом (по перечню, установленному Минтрудом) обязателен шестичасовой рабочий день и 36 часовая рабочая неделя.

Но есть и специально оговоренные исключения из названного правила. Например, при командировках не применяется режим гибкого рабочего времени - то есть установленное нанимателем саморегулирование начала, окончания и общей продолжительности рабочего дня с суммарным учетом рабочего времени.

Вопрос о явке на работу в день отъезда и приезда решается по договоренности с руководителем организации или оговаривается в приказе о направлении в служебную командировку.

Если в выходной день в соответствии с поручением нанимателя работник обязан либо выехать в служебную командировку, либо выполнять задание, то по возвращении из служебной командировки ему предоставляется другой день отдыха. /27/

В случае использования командированным работником своих выходных дней в месте командировки до начала или после ее окончания оплата проезда работнику производится на общих основаниях, а суточные и расходы по найму жилого помещения за эти дни не возмещаются. /7/

Законодательство о труде содержит нормы, ограничивающие срок пребывания работника в служебной командировке. Соответственно законодатель указывает на временный характер служебной командировки, что обязательно должно учитываться нанимателем. Вместе с тем ограничение срока носит достаточно условный характер. В статье 94 трудового кодекса содержится норма о том, что направление в служебную командировку на срок свыше 30 календарных дней допускается только с согласия работника. Таким образом, законодательно определен лишь срок пребывания в служебной командировке работника без его согласия. При наличии согласия срок командировки может быть более 30 календарных дней. В нашей стране предельные сроки командировки предусмотрены только для отдельных видов командирования. Например, срок непрерывной командировки на территорию радиоактивного загрязнения не может превышать одного года./1/

Срок фактического пребывания в служебной командировке в пределах Республики Беларусь следует определять по отметкам на командировочном удостоверении о дне прибытия и выбытия из места пребывания. /27/ Днем выбытия в служебную командировку считается день отправления (выезда) поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия - день приезда указанного транспорта к месту постоянной работы.

Работнику, направленному в служебную командировку, гарантируются:

- сохранение рабочего места;

- заработная плата не ниже среднего заработка;

- возмещение командировочных расходов.

В качестве дополнительной гарантии получения денежного вознаграждения (довольствия) законодательство обязывает нанимателя (командира) высылать за свой счет зарплату, причитающуюся командированному работнику (подчиненному), если последний об этом попросит. Командированные зачастую даже не догадываются о таких возможностях, а начальство склонно экономить на денежных переводах, особенно при коротких командировках. /27/

Работнику, находящемуся в служебной командировке, командировочные расходы возмещаются за календарные дни (сутки), а средний заработок - за рабочие дни по графику работы.

В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общих основаниях возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного задания или вернуться к месту постоянной работы (но не свыше 40 календарных дней). В случае стационарного лечения в больнице командированному работнику возмещаются суточные и расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянной работы должна быть удостоверена в установленном порядке.

За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности, и эти дни не включаются в срок командировки для выполнения служебного задания./7/

Перед началом служебной законодательство обязывает нанимателя выдать работнику аванс в пределах суммы проезда, проживания и суточных не позже чем за день до отъезда в служебную командировку. /27/ У работника есть право отказаться от командировки, по которой аванс выдан с опозданием, сославшись на то, что условия командировки не соответствуют закону.

Аванс может быть выдан как посредством зачисления на банковскую карточку (личную либо корпоративную), так и наличными денежными средствами. Наличные денежные средства могут быть:

- получены в кассе банка;

- расходованы из выручки.

Для получения наличных денежных средств на иные расходы, которые могут возникнуть в ходе командировки, необходимо учитывать ограничение в размере 300 базовых величин в течение одного дня и запрет на расходование из выручки.

При получении денежных средств на командировочные расходы в банке эти суммы отражаются на оборотной стороне чека отдельной строкой "Командировочные". /11/ Выдача наличных денежных средств оформляется расходным кассовым ордером КО-2 (одному работнику) и платежной ведомостью (нескольким работникам).

Командированному работнику возмещаются следующие расходы, которые принято называть "командировочными":

- по проезду к месту служебной командировки и обратно;

- за проживание вне места постоянного жительства (суточные);

- по найму жилого помещения;

- иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы. /27/

В настоящее время действуют следующие размеры возмещения расходов при служебных командировках, осуществляемых в пределах Республики Беларусь, установленные постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 21.12.2007г. №197 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках»:

суточные - 15000 рублей за каждый день командировки;

суточные при однодневных служебных командировках и командировках в такую местность, откуда имеется возможность ежедневно возвращаться к месту жительства, - 7500 рублей;

по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов - 4500 рублей.

К расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно относятся расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости представленных подлинных проездных документов. Командированному работнику возмещаются расходы по бронированию билетов, за пользование в поездах постельными принадлежностями при проезде к месту командировки и обратно в плацкартных, купейных и мягких вагонах при наличии подтверждения их оплаты. Стоимость набора питания, выдаваемого в поездах международного сообщения, включенная в цену железнодорожного билета, возмещению не подлежит.

При нерегулярном транспортном сообщении в пределах одного административного района с разрешения нанимателя оплата за проезд может быть компенсирована без представления проездных документов по минимальной стоимости проезда. Подлежат возмещению расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта. /7/

Суточные выплачиваются за каждые сутки служебной командировки начиная с даты отправления и заканчивая датой приезда. За время нахождения в пути суточные выплачиваются в размерах, что и за время пребывания в месте служебной командировки. Нормы суточных являются минимальной гарантией. Локальными нормативными правовыми актами могут быть установлены иные размеры, но только больше регламентированных законодательством. Вместе с тем законодательством предусмотрено уменьшение не нормы суточных, а процента их оплаты. В связи с тем что суточные возмещают расходы за проживание вне места постоянного жительства, в случае, например, когда принимающая сторона оплачивает или проживание, или питание, суточные выплачиваются в определенном проценте от нормы. /7/ При направлении работника в командировку для участия в совещаниях, семинарах, сборах и в других случаях, если принимающая сторона обеспечивает за свой счет питанием либо эти расходы оплачивает направляющая сторона путем безналичного перечисления, суточные выплачиваются только за время нахождения в пути, если в эти дни питание не было предоставлено. В случае предоставления командированному работнику одноразового питания суточные выплачиваются в размере 70 процентов, двухразового - 30 процентов установленной нормы, трехразового - суточные не выплачиваются. При командировании работников на территорию радиоактивного загрязнения в зону эвакуации (отчуждения) суточные устанавливаются в размере 44% базовой величины (подп. 1.2 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 10.07.2009 № 918).

Расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере стоимости представленных подлинных документов (счетов, квитанций и других документов), подтверждающих оплату расходов. В пределах Республики Беларусь такими документами являются кассовый чек и документ (например, счет), подтверждающий заключение договора на гостиничное обслуживание, который должен содержать следующие сведения:

· наименование исполнителя (для индивидуальных предпринимателей - фамилию, имя, отчество, сведения о государственной регистрации);

· фамилию, имя, отчество потребителя;

· сведения о предоставляемом номере (месте в номере);

· срок проживания в гостинице;

· цену номера (места в номере);

· другие данные по усмотрению исполнителя.

Данные расходы должны быть не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания два и более). Возмещение расходов за проживание в номерах высшего разряда (категории) допускается с разрешения нанимателя с учетом характера задания, выполняемого работником. Командированному работнику при представлении подтверждающих документов возмещаются расходы по бронированию мест в гостинице.

В случае предоставления командированному работнику дополнительных услуг, не включенных в стоимость номера (телевизора, холодильника и других предметов культурно-бытового назначения, включенных в состав оборудования гостиничного номера), данные расходы подлежат возмещению на основании подлинных документов, подтверждающих оплату дополнительных услуг.

Стоимость завтрака, включенного в стоимость номера (места) за проживание в гостинице, командированному работнику не возмещается.

Без представления документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, работнику, командированному в пределах РБ, с даты прибытия в место служебной командировки и по дату выбытия из него возмещаются расходы в фиксированных размерах, устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь, кроме случаев, когда командированному работнику предоставляется жилое помещение за счет принимающей стороны либо когда эти расходы оплачиваются направляющей стороной путем безналичного перечисления. При определении количества суток для оплаты расходов по найму жилого помещения время, составляющее менее половины суток, исключается, а равное половине суток и более - принимается за полные сутки.

Водителям грузовых автомобилей и работникам, командированным вместе с ними, останавливающимся в соответствии с графиком движения в пути следования на отдых и не представившим оплаченных счетов, расходы по найму жилого помещения за время нахождения в пути подлежат возмещению на общих основаниях. /7/

Расходы по междугородным телефонным переговорам возмещаются командированному работнику лишь в случаях, когда они производились в интересах выполнения служебного задания, на основании соответствующих квитанций (счетов) с подтверждением необходимости этих переговоров нанимателем. /7/

По возвращении из командировки следует возвратить неиспользованные наличные деньги в кассу и предоставить в бухгалтерию авансовый отчет, к которому прилагаются следующие документы:

· командировочное удостоверение с отметками, заверенными печатями (штампами),

· подлинные оплаченные документы, подтверждающие фактические расходы,

· отчет о проделанной работе, если его требует наниматель.

До полного отчета по командировке очередная выдача наличных денег под отчет запрещена.

Неизрасходованные наличные деньги, с согласия работника, взыскиваются из зарплаты по распоряжению нанимателя, изданному в течение месяца после истечения установленного срока возврата. А если командированный возражает - спор решается в судебном порядке.

Рассмотрим как ведется учет расчетов с подотчетными лицами на командировки в пределах Республики Беларусь на предприятии ЧУП «,,,,,,» на примере конкретного работника - водителя Бара И.Л. Он был направлен в командировку на основании приказа №59 от 21.12.2009 в г. Кливичи с 21.12.2009 сроком на 2 дня (приложение Л). На основании приказа заполнен журнал учета работников, выбывающих в командировки (приложение М). В нем указываются следующие реквизиты: