Учет расчетов с подотчетными лицами

· номер командировочного удостоверения

· Ф.ИО. и должность командированного работника

· дата и номер приказа о командировании

· Ф.И.О. и должность работника, подписавшего командировочное удостоверение

· дата фактического убытия и прибытия

· расписка командированного работника в получении командировочного удостоверения.

Работнику было выписано командировочное удостоверение №4555 от 21.12.09г.(приложение П). При получении удостоверения водитель расписался в журнале. Аванс на командировочные расходы работнику не был выдан. Это является нарушением трудового кодекса. По возвращении из командировки 23.12.2009г. Бар И.Л. предоставил в бухгалтерию следующие документы:

1. командировочное удостоверение №4555 от 21.12.09г. с отметками в г. Климовичи (приложение П)

2. счет №31 от 21.12.09г. и чек №4556 от 21.12.09 за проживание в гостинице «Дружба» (приложение Р)

3. счет № 75 от 21.12.09г. и чек №4549 от 21.12.09 за оплату автостоянки (приложение С).

На основании этих документов был составлен авансовый отчет №4555 от 23.12.2009г. (приложение Н). Отчет подписан бухгалтером, подотчетным лицом и утвержден директором предприятия 23.12.2009г.. Водителю будут возмещены следующие расходы:

1. суточные по РБ за 2 дня

Дт 44/1 Кт 71/1 - 30 000 руб.

2. оплата проживания в гостинице

Дт 44/1 Кт 71/1 - 12 380 руб.

3. оплата автостоянки

Дт 44/1 Кт 71/1 - 2 860 руб.

Все понесенные Баром И.Л. расходы являются производственными и относятся на издержки обращения, которые участвуют при налогообложении. Данные расходы отражены в карте счета 44.01 (приложение 4). Так как расходы водителю были возмещены в январе 2010 года, на конец декабря 2009 года сформировалась кредиторская задолженность по Бару И.Л. по сч 71 на сумму 45 240 (30 000+12 380+2 860) рублей, это отражено в журнале-ордере №71 (приложение 2).

Таким образом, расчеты с подотчетными лицами на командировки в пределах Республики Беларусь на предприятии ведутся согласно инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина РБ от 12.04.2000г. № 35. На ЧУП «,,,,,,» при ведении учета данных расчетов было допущено нарушение трудового кодекса - при направлении в командировку работнику не был выдан аванс.

Для налаживания внешнеэкономических связей с другими странами, расширения рынков сбыта продукции и достижения других целей предприятия работников направляют в служебные командировки за границу.

2.3 Организация и учет расчетов с подотчетными лицами на командировку за пределы Республики Беларусь

Зарубежные командировки стали привычным делом при ведении предпринимательской деятельности. Гарантии и компенсации при служебных командировках за границу детально регламентированы в инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и социальной защиты от 30.07.2010 №115.

В целом все то же самое, что и при служебных поездках по Беларуси, но есть и существенные уточнения.

При зарубежных командировках обязательное оформление командировочного удостоверения не предусмотрено, а следовательно, не утверждена и его форма. Но поскольку срок фактического пребывания в служебной командировке определяется по отметкам на командировочном удостоверении о днях прибытия и выбытия из места пребывания, то существует мнение, что и при зарубежных командировках нанимателю следует оформлять командировочное удостоверение, даже если принимающая сторона не делает в нем соответствующих отметок (характерно для стран дальнего зарубежья). В таких случаях все отметки о прибытии-выбытии может проставлять наниматель (резидент РБ). Срок пребывания можно определить и по иным документам: отметкам в паспорте о пересечении границы, проездным документам, путевым листам либо по отчету о проделанной работе, если других документов нет./27/

Днем выбытия в служебную командировку считается день отправления (выезда) поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия - день приезда указанного транспорта к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. /27/

При служебных командировках действует правило: день пересечения границы Беларуси при выезде в командировку оплачивается по нормам страны командирования, а день пересечения границы при возвращении - по нормам Республики Беларусь. День пересечения границы Беларуси уже невозможно определить по паспорту, так как наша пограничная служба, как и большинства других стран, не проставляет отметки о пересечении государственной границы. День пересечения границы можно определить по проездным документам с учетом расписания движения пассажирского транспорта. При командировании работника на личном автотранспорте либо на автотранспорте нанимателя - на основании разработанного маршрута и графика движения, которые должны содержать время движения и отдыха командированного работника. Время пересечения границы Беларуси железнодорожным транспортом можно узнать по справке 105 либо на сайте www.rw.by, автобусом - по справке 189 или расчетным путем. При несовпадении часовых поясов Минтруд рекомендует определять дни по Минскому времени (+2 часа к Гринвичу).

При командировании за границу на основании приглашения зарубежной организации наниматель обязан вести регистрацию указанных приглашений и обеспечивать их сохранность (возможно использование журнальной формы). Нанимателя обязан обеспечить перевод приглашения с иностранного языка на белорусский или русский язык /20/. Приказ и приглашение являются основанием для расчета и выплаты денежных средств работникам, направляемым в служебные командировки за границу. При направлении работников в командировку руководитель организации устанавливает задание по командировке, в котором указываются государство и цель командировки, время нахождения за границей, план встреч и переговоров с представителями иностранных фирм и организаций, а в случае заключения договора (контракта) - предмет договора (контракта), условия поставки, форма и вид платежа. Задание должно носить конкретный характер и не содержать общих и нечетких формулировок. Оно подписывается руководителем и командированным работником. Как правило, задание по зарубежной командировке является составной частью приказа о направлении в командировку (приложением к нему).

Нанимателя обязан ознакомить командированного за границу работника с расчетом на выданный аванс, порядком и сроками составления отчета о расходовании полученного аванса, а также с ответственностью за нецелевое использование и (или) невозвращение в установленный срок неиспользованных денежных средств, выданных под отчет /20/.

Срок хранения приказов о направлении в служебную командировку зависит от вида командировки: для внутриреспубликанских - 3 года (после проведения налоговой проверки), для длительных и зарубежных - 75 лет.

За работниками, направленными в командировку за границу, сохраняются место работы (должность) и заработная плата в течение всего срока служебной командировки, но не ниже среднего заработка. Исключение составляют лица, направленные на обучение или стажировку за границу на срок более 60 дней, которым принимающая сторона предоставляет жилое помещение, обеспечивает питание и производит выплату денежного пособия на личные расходы (выплачивает стипендию). В этом случае средний заработок (денежное довольствие, стипендия) по основному месту работы (службы, учебы) не сохраняется начиная с 61 дня.

При служебных командировках за границу наниматель обязан выдать аванс в иностранной валюте и (или) белорусских рублях до выезда в командировку и возместить работнику следующие расходы:

· по проезду к месту служебной командировки и обратно;

· по проживанию вне места постоянного жительства (суточные);

· по найму жилого помещения;

· иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

При командировках за границу проезд туда и обратно на воздушном, железнодорожном и водном транспорте возмещается лишь по тарифу 2-ого класса (то есть "экономического класса" на самолетах, "туристического класса" или категории "ниже третьей" на судах и "купе" в поезде). В исключительных случаях с предварительного разрешения нанимателя, а также при отсутствии 2-ого класса расходы возмещаются по 1-ому классу ("бизнес-класс" на самолете, 1-ый класс или 1 - 3-ей категории на судах и "СВ" в поезде). И только проезд по железным дорогам Азии и Африки (по любым дорогам для руководящих кадров республиканского и местного уровня) возмещается по 1-ому классу.

В стоимость проезда дополнительно включается:

· возмещение страховых и комиссионных сборов, а также обязательного сбора в аэропортах;

· стоимость комплекта спальных принадлежностей (на железнодорожном или водном транспорте в ночное время);

· платежи за проезд по грунтовым, шоссейным дорогам и водным переправам;

· провоз во исполнение служебного поручения багажа (не более 80 килограмм) независимо от количества багажа, провозимого бесплатно.

Стоимость питания, включенная в цену железнодорожного билета, так же подлежит возмещению /20/.

При последующем возмещении принимающей стороной стоимости приобретенных проездных билетов полученная инвалюта сдается в кассу нанимателя.

Нормы суточных существуют для служебных командировок за границу зависят от конкретного города командирования в определенной стране (например, суточные в Москву и Санкт-Петербург выше суточных по остальной территории России). Нормы возмещения расходов работникам, находящимся в краткосрочных командировках в странах СНГ и Балтии представлены в приложении Т.

В случае нахождения работника в командировке за границей более 60 дней выплата суточных начиная с 61-го дня осуществляется в размерах, установленных для работников учреждений Республики Беларусь за границей при командировании в пределах государства, где находится это учреждение.

Вынужденная задержка (остановка) при следовании по иностранной территории продолжительностью 12 и более часов влечет выплату суточных и компенсацию найма жилья по нормам страны задержки (остановки). Иные задержки в пути на возмещение командировочных расходов не влияют.

За время остановки в пути следования по иностранной территории продолжительностью менее 12 часов, связанной с расписанием движения транспорта (пересадкой на другой транспорт), суточные выплачиваются по нормам страны командирования, расходы по найму жилого помещения не возмещаются /20/. Такой порядок выплаты суточных не применяется в отношении водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов, и лиц, командированных вместе с ними.

При продолжительности командировки более суток, когда день пересечения границы при выезде из Республики Беларусь совпадает с днем пересечения границы при возвращении в Республику Беларусь, работнику выплачиваются суточные за этот день в иностранной валюте в размере 100 процентов установленной нормы страны командирования. Остальные дни оплачиваются в белорусских рублях в порядке, установленном инструкцией №115.

При выезде в командировку и возвращении обратно в тот же день работнику выплачиваются суточные в иностранной валюте в размере 50 процентов установленной нормы страны командирования.

При направлении за границу в краткосрочную командировку в случае, когда принимающая сторона согласно приглашению берет на себя расходы, связанные с обеспечением командированного питанием и иностранной валютой на личные расходы, направляющая сторона выплату суточных этим лицам не производит, кроме времени пребывания в пути. За время нахождения в пути суточные выплачиваются в полном объеме установленных норм страны командирования.

Если принимающая сторона предоставляет командируемым за свой счет питание, но не обеспечивает транспортом или не оплачивает расходы, связанные с проездом в городском транспорте страны пребывания от места проживания до места работы (учебы), и не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30 процентов нормы страны командирования.

Если принимающая сторона берет на себя расходы, связанные с обеспечением командированных питанием и транспортом, но не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 15 процентов от установленной нормы суточных страны командирования. Указанный порядок выплаты суточных может применяться по решению нанимателя также и для участников международных мероприятий.

В случаях, когда работники, направленные в краткосрочные командировки, не обеспечиваются питанием, суточные выплачиваются в полном объеме, если принимающая сторона берет на себя расходы только по обеспечению одноразовым питанием, - в размере 70 процентов, двухразовым - в размере 30 процентов от установленной нормы суточных страны командирования.

Суточные за время проживания за границей не выплачиваются, если:

· принимающая сторона обеспечивает командированного трехразовым питанием, транспортом, а также валютой на личные расходы и проезд городским транспортом;

· направляющая сторона внесла предварительный взнос за участие командированного в международном мероприятии.

Работник, командированный на транспорте нанимателя, сверх обычного аванса получает деньги (валюту), необходимые для приобретения ГСМ, оплаты стоянок, дорожных и таможенных сборов, осуществления обязательного страхования и мелкого ремонта. В последующем такие расходы возмещаются в полном размере. Точно так же по завершении командировки возмещаются и другие расходы, связанные с выполнением международных автомобильных перевозок, в том числе по оплате разрешений на проезд, ветеринарного и фитосанитарного контроля, мойки и приграничной обработки транспорта, таможенного конвоирования грузов, экологических налогов (сборов), факсимильной связи; эвакуации в случаях аварий и неисправностей.

Предельной норме по найму зарубежного жилья должна соответствовать общая сумма возмещения за весь срок командировки. То есть при суточной норме 40 евро можно одну ночь отдохнуть в номере за 20 евро, а вторую - за 60, и получить по совокупности 80 евро возмещения. В то же время данная предельная сумма включает в себя все расходы по бронированию мест и оплате услуг, включенных в стоимость гостиничного номера. Расходы по бронированию мест в гостиницах возмещаются в пределах норм расходов по найму жилого помещения.

Сверх установленных норм расходов по найму жилья возмещаются только местные сборы на право проживания, действующие в отдельных городах СНГ. Участникам международных семинаров, совещаний, конференций и других мероприятий подобного рода (включая стажировку и обучение) возмещается наем жилья, предоставленного страной-организатором согласно условиям проведения, в том числе сверх предельной нормы.

При командировках по СНГ допускается возмещение расходов по найму жилья без подтверждающих документов - в размере 5% предельной нормы.

Прочие расходы, подлежащие возмещению в качестве командировочных: комиссионные по обмену в банке валюты, расходы по получению загранпаспорта, виз, на приобретение горюче-смазочных материалов в случае командирования на автотранспорте нанимателя, в случае предоставления подлинников документов.

Аванс на служебную командировку за пределы РБ может должен быть выдан в иностранной валюте и (или) белорусских рублях:

- наличными денежными средствами в белорусских рублях либо иностранной валюте по расходному кассовому ордеру КО-2 или КО-2В соответственно. Выдача наличных денег нескольким лицам производится кассиром по платежным ведомостям; /6/, /5/

- путем перечисления на личную либо корпоративную банковскую пластиковую карточку.

По возвращении из командировки работник обязан представить в бухгалтерию организации отчет об использованных суммах, а неиспользованные денежные средства возвратить в кассу. На это ему дается три рабочих дня (при использовании корпоративной пластиковой карточки - 15 рабочих дней) со дня возвращения, исключая день прибытия. /20/

При этом первичные учетные документы, составленные на иных языках (кроме русского и белорусского), должны иметь подстрочный перевод на русский или белорусский язык (ч. 9 ст. 9 Закона Республики Беларусь от 08.10.1994 N 3321-XII "О бухгалтерском учете и отчетности"). Перевод документов может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом самой организации.

В авансовом отчете указываются произведенные расходы (по найму жилого помещения, проезду), суточные за фактические дни нахождения в служебной командировке и другие подлежащие возмещению суммы.

После утверждения авансового отчета сотрудник должен произвести окончательный расчет по денежному авансу, который был получен перед поездкой в командировку. Эти средства работник должен возвратить субъекту хозяйствования путем внесения денежных средств в кассу.

Окончательный расчет с командированным за границу производится в течение 30 дней после авансового отчета, причем компенсацию в соответствующей валюте разрешается заменить белорусскими рублями по курсу.

Письменный отчет по зарубежной командировке обязателен всегда. Причем он должен составляться по утвержденной нанимателем форме, подаваться в установленном порядке и максимально отражать ход командировки, результаты выполнения задания, а также всю сопутствующую информацию. Срок для такого отчета - 10 дней со дня прибытия.

Рассмотрим как ведется учет расчетов с подотчетными лицами на командировки за пределы Республики Беларусь на предприятии ЧУП «,,,,,,» на основании следующих данных.

На основании служебной записки диспетчера транспортного цеха Девбелевой О.Ф. (приложение У), был издан приказ №310 от 23.12.2009г. о командировании водителя Алешина Ю.Г. в РФ (г. Сергиев Посад, Можайск, Москва, Смоленск) с 25.12.2009 сроком на 3 дня для доставки продукции в торговые объекты на территории РФ (приложение Ф). Работнику было выписано командировочное удостоверение №539 от 23.12.09г. (приложение Ц), и выдан аванс 24.12.2009г из кассы по расходному кассовому ордеру №2245 от 24.12.2009г. в размере 300 000 белорусских рублей (приложение 1):

Дт 71/1 Кт 50 - 300 000 руб.

Данная сумма отражена в карте счета 50.01 (приложение 3).

Деньги для выдачи в подотчет были использованы из выручки, поступившей от торгового объекта через материально-ответственное лицо Булакову С.В. по приходному кассовому ордеру №3498790 от 24.12.09г. (приложение Я)

Дт 90/017 Кт 50 - 696 000 руб.

В конце дня кассир на основании приходных и расходных кассовых ордеров заполнил кассовую книгу. Отчет кассира с приложенными документами, подписанный кассиром 25.12.09 передан в бухгалтерию (приложение Ю). В журнале-ордере 50.01 отражены обороты денежных средств за день и остатки денег кассе на начало и конец дня (приложение 5).

По возвращении из командировки 27.12.2009г. Алешин Ю.Г. предоставил в бухгалтерию следующие документы:

· командировочное удостоверение №539 от 23.12.09г.с отметками в городе Смоленске и Москве (приложение Ц)

· счет №044207 от 25.12.09 и чек №13606 от 25.12.09г. за проживание в гостинично-деловом центре «Глобус» в г. Москве (приложение Щ)

· счет № 069718 от 26.12.09г. и чек №17451 от 26.12.09г. за проживание в гостинице «Пересвет» в г. Сергеев Посад (приложение Э)

· чек №1417 от 25.12.09 и чек № 0950 от 26.12.09г. за телефонные разговоры (приложение Э).

Справочно: на основании внутреннего распоряжения директора ЧУП «,,,,,,» при поставке продукции в РФ отчет о командировке не составляется.

На основании этих документов был составлен авансовый отчет №539 от 27.12.2009г. в белорусских рублях по курсу на дату составления отчета (приложение Х). В авансовом отчете суммы расходов указаны в национальной и иностранной валюте. Водителю 29.12.2009г. возмещены командировочные расходы (за вычетом аванса) в белорусских рублях (приложение Г):

(справочно: курс на 27.12.2009 по Нац.банку: 1 долл. США = 2875,00 бел.руб., 1 рос. руб = 94,26 бел.руб.)

1. суточные по г. Москве за 1 сутки (30$ США)

Дт 44/1 Кт 71/1 - 86 250 руб. (30 х 2875)

2. за проживание в г. Москве 1 сутки (2435 рос.руб.)

Дт 44/1 Кт 71/1 - 229 523 руб. (2435 х 94,26)

3. за телефонные разговоры, т.к. они были произведены в производственных целях (200 рос.руб.)

Дт 44/1 Кт 71/1 - 18 852 руб.(200 х 94,26)

4. за проживание в г. Сергиев Посад 1 сутки (2200 рос.руб.)

Дт 44/1 Кт 71/1 - 207 372 руб.(2200 х 94,26)

5. суточные по РФ за 1 сутки (20$ США)

Дт 44/1 Кт 71/1 - 57 500 руб. (20 х 2875)

6. суточные по РБ за 1 сутки

Дт 44/1 Кт 71/1 - 15 000 руб.

Сумма командировочных расходов 614 500 руб.

(86250+229523+18852+207372+57500+15000) отражена в карте счета 44/1 (приложение 4).

Т.к. все расходы подтверждены документально, авансовый отчет составлен вовремя и утвержден руководителем ,,,,,,а 27.12.2009г., работнику возмещены расходы, понесенные им за свой счет. 29.12.2009г. был выписан расходный кассовый ордер №2262 от 29.12.2009г. на сумму 314 500 руб.(приложение):

Дт 71/1 Кт 50 - 314 500 руб. (614 500-300 000)

Для выдачи под отчет денежных средств Алешину Ю.Г. была использована выручка, поступившая по приходному кассовому ордеру №3502821 от 29.12.09г. от торгового объекта через материально-ответственное лицо Вишенкову Н.Е. (приложение В):

Дт 50 Кт 90/011 - 13 000 000 рублей.

Выданные денежные средства отражены в карте счета 50.01 (приложение 3).

На основании приходных и расходных кассовых документов кассир заполнил кассовую книгу (приложение Б). Отчет кассира подписанный кассиром и бухгалтером и со всеми документами сдан в бухгалтерию. В журнале-ордере 50.01 отражены обороты денежных средств за 31.12.2009года и остатки денег кассе на начало и конец дня (приложение 5).

Все понесенные Алешиным Ю.Г. расходы являются производственными и относятся на издержки обращения, которые участвуют при налогообложении.

Таким образом, на предприятии расчеты с подотчетными лицами при командировках за границу производятся согласно инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 28.06.2004 № 98, положении о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу, утвержденного постановлением Минтруда от 14 апреля 2000г. № 55 (т.к. данные рассматривались за декабрь 2009 года) и другими нормативными документами. Учет данных расчетов на ,,,,,,е ведется в соответствии с действующим законодательством. Все документы правильно оформлены и отражены в бухгалтерском учете.

2.4 Бухгалтерский и налоговый учет расчетов с подотчетными лицами

В бухгалтерском учете для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданных им под отчет на административно-хозяйственные и операционные, командировочные расходы используется счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Выдача денежных средств под отчет отражается по дебету (Дт) счета, по кредиту (Кт) - суммы, использованные, согласно авансовым отчетам, и возвращенные в кассу по приходным кассовым ордерам. Это активно-пассивный счет, дебетовое сальдо отражает задолженность подотчетных лиц предприятию, кредитовое сальдо - сумму перерасхода, подлежащую возмещению предприятием, и вновь выданный аванс под отчет./18/ В бухгалтерском учете существует множество хозяйственных операций с вязанных с подотчетными лицами. В таблице 2 приведены наиболее часто встречающиеся из них.

Таблица 2- Корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами

№ п/п	Наименование хозяйственной операции	Дт счета	Кт счета
1	Выдача сумм под отчет работникам на хозяйственные и командировочные расходы:
	из кассы	71	50
2	с расчетного счета	71	51
3	с валютного счета	71	52
4	со специальных счетов	71	55
5	Выдача из кассы под отчет денежных документов	71	50/3
6	Включение в стоимость оборудования к установке командировочных расходов, связанных с приемкой оборудования у поставщика	07	71
7	Оприходование оплаченных подотчетным лицом расходов, относящихся к вложениям во внеоборотные активы:
	основным средствам	08/3	71
8	нематериальным активам	08/6	71
9	Оприходование приобретенных подотчетным лицом материалов	10	71
10	Отнесение на стоимость материалов командировочных расходов, связанных с их приобретением	10	71
11	Отражение сумм НДС по приобретенным и оплаченным из подотчетных сумм:
	основным средствам	18/1	71
12	нематериальным активам	18/2	71
13	оборудованию к установке	18/1	71
14	вложениям во внеоборотные активы	18/1	71
15	материалам	18/3	71
16	работам	18/3	71
17	услугам	18/3	71
18	товарам	18/4	71
19	Отражение сумм НДС по командировочным расходам (квартирные, проезд) за счет подотчетных сумм	18/3	71
20	Списание командировочных и хозяйственных расходов, произведенных подотчетными лицами, на себестоимость:
	основного производства	20	71
21	вспомогательных производств	23	71
22	общепроизводственные расходы	25	71
23	общехозяйственные расходы	26	71
24	расходы по исправлению брака	28	71
25	расходы обслуживающих производств и хозяйств	29	71
26	расходы, связанные со сбытом продукции	44	71
27	расходы торговых организаций	44	71
28	Оприходование приобретенных подотчетным лицом товаров	41	71
29	Списание сумм командировочных расходов работников, сопровождающих отгруженную продукцию, возмещаемых согласно договору с покупателями и заказчиками	45	71
30	Сдача подотчетным лицом неиспользованных сумм, полученных на:
	хозяйственные расходы	50	71
31	командировочные расходы	50	71
32	Оприходование приобретенных за счет подотчетных сумм денежных документов (путевок, марок и др.)	50/3	71
33	Зачисление от подотчетных лиц сумм, не использованных ими по назначению, с текущих счетов работников на счета организации:
	расчетный счет	51	71
34	валютные счета	52	71
35	специальные счета	55	71
36	Оплата расходов по приобретению ценных бумаг	58	71
37	Удержание с заработной платы не погашенной в установленные сроки задолженности по полученным подотчетными лицами авансам	70	71
38	Начисление задолженности работникам по невозвращенным своевременно подотчетным суммам	73/2	71
39	Отражение командировочных расходов, связанных с продажей и прочим выбытием:
	основных средств	91/2	71
40	нематериальных активов	91/2	71
41	оборудования к установке	91/2	71
42	вложений во внеоборотные активы	91/2	71
43	материалов	91/2	71
44	Списание расходов за счет подотчетных лиц для ликвидации последствий чрезвычайных обстоятельств	92/2	71
45	Списание дебиторской задолженности с истекшими сроками исковой давности	92/2	71
46	Списание невозвращенной в установленные сроки задолженности по полученным подотчетными лицами авансам	94	71
47	Отнесение на расходы будущих периодов стоимости работ или услуг, оплаченных наличными деньгами:
	командировочных	97	71
48	хозяйственных	97	71

/28/

В бухгалтерском учете хозяйственные и командировочные расходы по общему правилу отражаются на дату их совершения, что подтверждается первичным учетным документом (ст. 8, 9 Закона Республики Беларусь от 18.10.1994 N 3321-XII "О бухгалтерском учете и отчетности"). В данном случае таким документом является авансовый отчет, к которому прилагаются все подтверждающие расходы документы. В связи с этим дата авансового отчета и будет являться датой отражения расходов в бухгалтерском учете. Затраты, учитываемые при налогообложении прибыли, отражаются на основании документов бухгалтерского и налогового учета, поэтому командировочные расходы для целей налогообложения прибыли также учитываются на дату авансового отчета.

Возмещенные работнику командировочные расходы, как в пределах, так и сверх установленных норм, не учитываются при исчислении пособий по временной нетрудоспособности. Это можно объяснить тем, что в заработок для исчисления пособий по временной нетрудоспособности включаются все виды оплаты труда, на которые в соответствии с законодательством начисляются обязательные страховые взносы (п. 32 Положения о порядке обеспечения пособиями по временной нетрудоспособности и по беременности и родам, утвержденного Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.09.1997 N 1290), т.е. необходимо одновременное выполнение обоих условий: чтобы такие выплаты были оплатой труда и на них начислялись обязательные страховые взносы. Возмещаемые работнику командировочные расходы этим условиям не соответствуют.

Возмещенные работнику командировочные расходы, как в пределах, так и сверх установленных норм, не учитываются при исчислении среднего заработка, сохраняемого за время трудового (основного и дополнительного), социального (в связи с обучением) отпусков и в других случаях, предусмотренных законодательством. Это можно объяснить тем, что Перечень выплат, учитываемых при исчислении среднего заработка, в качестве не учитываемых при исчислении среднего заработка содержит командировочные расходы в пределах и сверх норм, установленных законодательством.

В бухгалтерском и в налоговом учете командировочные расходы могут учитываться по-разному. Согласно подп. 1.6 п. 1 ст. 131 налогового кодекса при налогообложении прибыли не учитываются затраты на командировки, произведенные сверх норм, установленных в порядке, определенном ТК. Соответственно затраты на командировки в пределах норм, установленных в порядке, определенном ТК, учитываются при налогообложении прибыли.

Однако существуют ситуации, когда затраты на командировки учитываются при налогообложении прибыли в ином порядке. Так, Министерство по налогам и сборам Республики Беларусь в своем Письме от 12.04.2007 N 2-2-18/20790 "О налогообложении" сказано, что командировочные расходы могут формировать первоначальную стоимость основных средств, однако только в случае, когда они непосредственно связаны с приобретением таких основных средств. В такой ситуации командировочные расходы будут участвовать при налогообложении в составе амортизационных отчислений.

В себестоимость продукции (работ, услуг) и в затраты, учитываемые при налогообложении прибыли, включаются командировочные расходы, как и иные другие, связанные с производственной деятельностью. Например, командирование работников для участия в спартакиаде не связано с производственной деятельностью. /15/

Подтвердить производственный характер командировки можно приказом (распоряжением) нанимателя о направлении в командировку, в котором указывается цель командирования, выданным командировочным удостоверением, а также отчетом о проделанной в командировке работе.

На практике встречаются ситуации, когда цель задания работником не достигнута. Например, работник был направлен в командировку для проведения переговоров и подписания соответствующих договоров. Однако по результатам поездки договоры не были заключены. В таком случае нельзя признать, что такие расходы не связаны с производственной деятельностью организации, т.к. в ходе переговоров решались именно производственные вопросы.

При возмещении работнику командировочных расходов, произведенных как в пределах, так и сверх установленных норм (аналогично, если возможность возмещения фактических расходов сверх норм установлена локальными нормативными правовыми актами), возникает вопрос о необходимости исчисления и уплаты "зарплатных" налогов.

1. Подоходным налогом облагаются:

· суточные, произведенные сверх норм;

· расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа - без представления подтверждающих документов;

· расходы по найму жилого помещения - без представления подтверждающих документов, за исключением таких расходов по командировкам по территории Беларуси или в страны СНГ, когда возмещение производится по установленным нормам;

· расходы оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту или с получением наличной иностранной валюты с использованием банковской пластиковой карточки - без представления подтверждающих документов;

2. взносами в ФСЗН и Белгосстрах облагаются все выплаты, произведенные в пользу работника, которые прямо предусмотрены в качестве командировочных Инструкцией № 35 и инструкцией № 115, но документально не подтвержденные (например, проживание в гостинице без подлинников подтверждающих документов). Исключение составляют расходы по найму жилого помещения по командировкам по территории Беларуси или в страны СНГ, когда возмещение производится по установленным нормам. Иными словами, документально подтвержденные командировочные расходы как в пределах, так и сверх норм не подлежат обложению взносами в ФСЗН и Белгосстрах, при этом документального подтверждения не требуется для расходов по найму жилого помещения в Беларуси или странах СНГ, когда такие расходы производятся в пределах установленных норм (4500 бел.руб. или 5% от установленной нормы).

Если командировка не связана с производством и реализацией продукции, товаров (работ, услуг) или расходы произведены сверх установленных норм, то по данным расходам как не участвующим при исчислении облагаемой налогом прибыли необходимо определить наличие объекта обложения налогом на добавленную стоимость (далее - НДС).

Суточные не являются оплатой за приобретенные товары, работы, услуги, поэтому такие выплаты сверх норм не облагаются НДС.

При приобретении товарно-материальных ценностей с использованием КСА (СКС) покупатель (действующий в интересах юридического лица) может потребовать выделить ставку и сумму НДС в чеке. При отсутствии возможности указания ставки налога при помощи кассового аппарата допускается проставление ставки на кассовом чеке от руки. Такой чек должен быть заверен печатью или штампом продавца и подписью главного бухгалтера или лица, им уполномоченного.

Не является основанием для вычета данной суммы налога:

· наличие только суммы НДС без указания ставки,

· отсутствие на чеке печати или штампа продавца и подписи главного бухгалтера или лица, им уполномоченного.

При рассмотрении в п.2.2 настоящей курсовой работы практической стороны учета расчетов с подотчетными лицами на командировки в пределах РБ в счете №31 от 21.12.09г. на проживание водителя в гостинице «Коммунальник» (приложение Р) администратор гостиницы не выделил ставку НДС, а только сумму. Бухгалтер ,,,,,,а не принял эту сумму НДС к вычету, что соответствует требованиям законодательства.

Таким образом, для учета расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете используется счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". На ЧУП «,,,,,,» бухгалтерский и налоговый учет расчетов с подотчетными лицами ведется согласно действующему законодательству. За неверное отражение данных в бухгалтерском и налоговом учете предусмотрена административная ответственность.

2.5 Ответственность субъектов хозяйствования за нарушение расчетов с подотчетными лицами

Виды административных правонарушений, основания и условия административной ответственности, административные взыскания, которые могут быть применены к физическим лицам, совершившим административные правонарушения, а также к юридическим лицам, признанным виновными и подлежащими административной ответственности закреплены в кодексе Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее КоАП). Рассмотрим некоторые из них:

· несоблюдении срока возврата неиспользованных наличных денежных средств в белорусских рублях, выданных под отчет на командировочные или другие предстоящие расходы, влечет наложение штрафа в размере от десяти до тридцати базовых величин (ст 11.7);

· использование наличных денежных средств в белорусских рублях из выручки без разрешения обслуживающего банка, влечет наложение штрафа в размере от пятнадцати до пятидесяти базовых величин (ст 11.7);

· нецелевое использование валютных средств, приобретенных на внутреннем валютном рынке за белорусские рубли, влечет наложение штрафа юридическое лицо в размере до ста процентов суммы средств, использованной не по целевому назначению(ст. 11.46);

· нецелевое использование и (или) невозвращение в установленный срок средств в иностранной валюте, выданных под отчет, в том числе на оплату расходов по командировкам за пределы Республики Беларусь, влекут наложение штрафа на индивидуального предпринимателя или юридическое лицо в размере до десятикратной суммы этих средств (ст. 11.49);

· не указание в товарных, товарно-транспортных накладных, платежных инструкциях и других первичных учетных документах сведений, предусмотренных законодательством, и (или) указание в них недостоверных сведений влекут наложение штрафа на индивидуального предпринимателя или юридическое лицо в размере до пяти процентов суммы денежной оценки хозяйственной операции, указанной в этих документах (ст. 23.17);

· нарушение должностным лицом юридического лица или индивидуальным предпринимателем установленного порядка ведения бухгалтерского учета (учета предпринимательской деятельности, учета доходов и расходов, применяемого при упрощенной системе налогообложения) и отчетности влечет наложение штрафа в размере от четырех до двадцати базовых величин (ст. 12.1)

· осуществление платежей наличными денежными средствами с нарушением требований законодательства, влечет наложение штрафа на юридическое лицо в размере до ста процентов от суммы таких платежей (ст. 12.19);

· нарушение порядка представления данных государственной статистической отчетности влечет наложение штрафа в размере от двадцати до ста базовых величин (ст. 23.18).

Ответственность за нецелевое использование денежных средств, находящихся на карт-счете владельца - юридического лица, а также использование денежных средств сверх норм, установленных законодательством Республики Беларусь, несут владелец карт-счета и держатель дебетовой корпоративной карточки в соответствии с законодательством Республики Беларусь./9/

Выдача работнику наличной иностранной валюты под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, без полного отчета по ранее выданным данному работнику суммам иностранной валюты влечет наложение штрафа в размере от четырех до двадцати базовых величин (ст 12.1 КоАП).

В бухгалтерском учете хозяйственные и командировочные расходы оформляются авансовым отчетом, к которому прилагаются все подтверждающие расходы оригиналы документов. Документы, не оформленные в соответствии с Законом о бухгалтерском учете и отчетности, к учету не должны приниматься. При принятии к учету таких документов влечет наложение штрафа на должностное лицо в размере от четырех до двадцати базовых величин (ст 12.1 КоАП).

Очень часто при проверке расчетов с подотчетными лицами (авансовых отчетов) устанавливаются следующие нарушения:

· при приобретении ТМЦ за наличный расчет сумма НДС принимается к вычету по документам, оформление которых не соответствует требованиям законодательства (отсутствие на чеке печати или штампа продавца и подписи главного бухгалтера или лица, им уполномоченного; отсутствие ставки НДС). В этом случае предусмотрена административная ответственность - штраф от пяти до пятидесяти базовых величин на юридическое лицо (ст. 13.5 КоАП);

· при приобретении топлива к авансовому отчету подкладывают копии, а не оригиналы чеков с АЗС и эти документы принимаются к учету (штраф от четырех до двадцати базовых величин согласно ст. 12.1 КоАП),

· не своевременная выдача аванса при направлении работника в командировку (штраф в размере от четырех до двадцати базовых величин согласно ст. 9.19) и другие.

При рассмотрении учета расчетов с подотчетными лицами на Могилевском ,,,,,,е было установлено нарушение трудового законодательства (ст. 95 ТК) - при направлении в служебную командировку в пределах РБ работнику не был выдан аванс (на основании данных п. 2.2 данной курсовой работы). За это правонарушение предусмотрена административная ответственность (ст. 9.19 КоАП) в виде штрафа в размере от четырех до двадцати базовых величин.

Таким образом, наличие ответственности за не верное отражение данных в учете заставляет бухгалтеров более внимательно относиться к учету расчетов с подотчетными лицами: своевременно производить расчеты с подотчетными лицами, тщательно проверять обоснованность расходов и их документальное подтверждение. На основе данных бухгалтерского учета составляется бухгалтерская и статистическая отчетность.

3 Отчетность о расчетах с подотчетными лицами, развитие их учета

3.1 Отчетность о расчетах с подотчетными лицами

Данные текущего бухгалтерского учета периодически обобщаются, систематизируются с целью создания итоговой информации о состоянии имущества, капитала, обязательств, результатов финансовой деятельности предприятия. Этот этап принято называть этапом составления отчетности. Отчетность - совокупность сведений о результатах и условиях работы предприятий и организаций за истекший период времени, периодически представляемых заинтересованным органам управления. Она составляется на основании текущей информации о деятельности объекта отчетности; в ней обобщаются данные всех видов учета - бухгалтерского, статистического и оперативного.

Отчетность - совокупность показателей учета, отраженных в форме определенных таблиц и характеризующих финансовые результаты хозяйственной деятельности предприятия за определенный период. Отчетность представляется в установленные сроки. К отчетности предприятий предъявляются следующие требования:

· своевременность

· объективность

· точность и достоверность

· ясность

· доступность

· недопустимость излишеств

Всякое искажение отчетных данных приводит к неправильной оценке результатов работы за истекший период. Лица, виновные в умышленном искажении отчетных данных, привлекаются к ответственности. Отчетные данные должны отражаться в понятной форме. Отчетность должна содержать только показатели, необходимые для контроля./2/

Формы статистической и бухгалтерской отчетности по учету расчетов с подотчетными лицами составляются на основании оборотно-сальдовой ведомости, главной книги и других регистров.

Расчеты с подотчетными лицами ЧУП «,,,,,,» отражены в следующих формах отчетности (таблица 3):

Таблица - 3 Отражение данных о расчетах с подотчетными лицами в формах отчетности

Форма отчетности	дебиторская задолженность	кредиторская задолженность
	номер строки
Бухгалтерский баланс:	244	624
форма 1 (приложение 6)
форма 5 (приложение 7)	135	155
Продолжение таблицы-3 Отражение данных о расчетах с подотчетными лицами в формах отчетности
Статистическая отчетность:	101	104
форма 12-ф (расчеты) (приложение 9)

Эти формы отчетности на данном предприятии заполняется в основном на основании данных главной книги.

Бухгалтерский баланс ЧУП «,,,,,,» предоставляет:

· в налоговую инспекцию (годовой),

· в Министерство …. хозяйства (квартальный и годовой),

· МГО «……………..» (квартальный и годовой),

· другие государственные управления.

На основании данных форм 1 и 2 годового бухгалтерского баланса составляется внутренняя отчетность:

· расчет чистых активов организации (приложение 10)

· анализ финансового состояния организации (приложение 11)

· анализ структуры актива бухгалтерского баланса и его основных разделов (приложение 12)

· оценка платежеспособности организации и оборачиваемости ее оборотных средств (приложение 12)

· расчет показателей эффективности использования средств организации и ее финансовой устойчивости (приложение 13) и другие.

Данные показатели очень хорошо характеризуют финансовое состояние фирмы. Они используются в отделе аналитики, плановом и других отделах предприятия. Эти данные необходимы для принятия правильных решений по поводу вложения денежных средств, окупаемости затрат и т.д.

Таким образом, сведения о расчетах с подотчетными лицами отражены в бухгалтерском балансе (форма 1 и 5) и статистической отчетности (форма 12-ф (расчеты).

Бухгалтерский учет на предприятии должен быть максимально автоматизирован. Это поможет избежать арифметических и логических ошибок при заполнении документов и отчетности. Данная рекомендация относится и к ЧУП «,,,,,,», т.к. многие документы, регистры и формы отчетности до сих пор заполняются вручную.

3.2 Развитие организации и учета расчетов с подотчетными лицами

Организация учета расчетов с подотчетными лицами на рассматриваемом предприятии ЧУП «,,,,,,» нуждается в некотором совершенствовании.

Предприятие выдает под отчет денежные средства из кассы. Но не всегда деньги выдаются авансом. В связи с этим на конец 2009 года задолженность предприятия перед подотчетными лицами составила около 12 млн. рублей (согласно журнала-ордера «71» (приложение 2)). Наилучшим выход из данного положения:

· использование корпоративных банковских карт,

· планирование и создание резервов на командировочные расходы.

Это позволит снизить документооборот по кассе, равномерно включать командировочные расходы в себестоимость продукции и поможет предприятию избежать административной ответственности за нарушение статьи 95 трудового кодекса РБ «Гарантии и компенсации при служебных командировках».

Для предупреждения различных ошибок при оформлении авансового отчета при приобретении товарно-материальных ценностей, оплаты работ, услуг за наличный расчет, снижения документооборота необходимо находить поставщиков, с которыми расчеты можно вести в безналичном порядке.

На предприятии ЧУП «,,,,,,» для ведения бухгалтерского учета используется компьютерная программа «…..». Но до сих пор многие документы и формы регистров и отчетности заполняются вручную. Это очень осложняет работу бухгалтеров - сначала документ заполняется вручную, а потом вводится в компьютер для получения обобщенных данных. Часто это приводит к ошибкам операторского ввода информации. Таким образом, учет не является оперативным, доступным, экономичным. Наилучшим выходом из данного положения будет приобретение компьютерной справочной правовой системы (например, «КонсультантПлюс»), так как менять программу «……» будет очень тяжело на таком большом предприятии.

Компьютерная справочная правовая система содержит:

· большое количество нормативных документов,

· множество форм статистической, бухгалтерской и налоговой отчетности с автозаполнением, что помогает избежать арифметических и логических ошибок при их заполнении;

· разъяснения налоговых инспекторов, аудиторов, юристов по многим вопросам, рассматриваются практические ситуации;

· многое другое.

Использование данной справочной правовой системы позволяет следить за изменениями в законодательстве (обновляется еженедельно), тогда как в журналах изменения в нормативных документах часто печатают с опозданием.

Таким образом, для развития организации и учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии необходимо использовать корпоративные банковские карты, расчеты за товарно-материальные ценности, работы, горюче-смазочные материалы и услуги гостиниц (при командировках) производить в безналичной форме. Кроме этого, на ЧУП «,,,,,,» необходимо приобрести компьютерную справочную правовую систему для большей автоматизации учета.

Заключение

В предпринимательской деятельности организаций весьма часто возникает необходимость осуществления расчетов наличными денежными средствами. Как правило, наличными денежными средствами оплачиваются материально-производственные запасы при их приобретении в розничной сети и командировочные расходы. С целью сокращения сроков исполнения договорных обязательств расчеты наличными денежными средствами могут производиться и при оплате товаров (работ, услуг), приобретаемых по этим договорам. Для правильного ведения бухгалтерского и налогового учета необходимо изучить нормативные документы, регулирующие эти расчеты.

Так как законодательные акты постоянно изменяются, утрачивают силу и появляются новые, современный бухгалтер должен всегда вовремя быть в курсе последних изменений. Этого можно достигнуть только с помощью компьютерной справочной правовой системы. В прессе данные изменения появляются с опозданием.

Практические аспекты учета расчетов с подотчетными лицами рассмотрены на основе данных ЧУП «,,,,,,». Это - одно из крупнейших предприятий……... Государственным органом управления является МГО «……». ,,,,,, является самостоятельным субъектом с правом юридического лица. Основные виды деятельности - ………….. Продукция фирмы безопасная и качественная. Подтверждением тому являются неоднократные победы на престижных международных и республиканских конкурсах, выставках и ярмарках. ,,,,,, стабильно работает и постоянно развивается. Несмотря на кризис в 2009 году оно осталось прибыльным, ликвидным предприятием, которое обеспечено собственными оборотными средствами для ведения хозяйственной деятельности, финансовой устойчивости и своевременного погашения срочных обязательств; финансовые обязательства предприятия обеспечены активами.

В деятельности предприятия ЧУП «,,,,,,» расчеты с подотчетными лицами играют важную роль. Предприятие имеет большое количество фирменных торговых объектов в республике и за ее пределами, соответственно оформляется множество командировок. Часто для обеспечения бесперебойной работы оборудования и служебных транспортных средств запасные детали приобретаются за наличный расчет.

Расчеты с подотчетными лицами могут осуществляться в наличной и безналичной форме (через карточку). Расчеты с подотчетными лицами по расходам на хозяйственные нужды на ,,,,,,е производятся наличными денежными средствами и с учетом требований законодательства. После использования денежных средств, составляется авансовый отчет. При приобретении ТМЦ за наличный расчет без применения КСА (СКС) необходимо внимательно проверять документы, приложенные к авансовому отчету. Расчеты с подотчетными лицами производятся также и при направлении в командировку.

Расчеты с подотчетными лицами на командировки в пределах Республики Беларусь на предприятии ведутся согласно инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина РБ от 12.04.2000 г. № 35.

Для налаживания внешнеэкономических связей с другими странами, расширения рынков сбыта продукции и достижения других целей предприятия работников направляют в служебные командировки за границу.

Расчеты с подотчетными лицами при командировках за границу производятся согласно инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 28.06.2004 № 98, инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и социальной защиты от 30 июля 2010 г. № 115 и другими нормативными документами.