Совершенствование документационного обеспечения управления (на примере ООО "Правда" Дзержинского района Калужской области)

10

Размещено на http://www.allbest.ru/

Совершенствование документационного обеспечения управления

(на примере ООО «Правда» Дзержинского района Калужской области)

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

1.1 Сущность и содержание документационного обеспечения управления

1.2 Методические подходы к совершенствованию документационного обеспечения управления

ГЛАВА 2. СОВРЕМЕННОЕ СОСТОЯНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ООО «ПРАВДА» ДЗЕРЖИНСКОГО РАЙОНА КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ

2.1 Природно-экономическая характеристика предприятия

2.2 Анализ документационного обеспечения управления

ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ООО «ПРАВДА» ДЗЕРЖИНСКОГО РАЙОНА КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ

3.1 Основные направления совершенствования документационного обеспечения управления

3.2 Внедрение предложений по совершенствованию документационного обеспечения управления

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЯ

ВВЕДЕНИЕ

В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение и использование.

Правильная постановка делопроизводства в учреждениях является одним из важнейших условий надлежащей организации работы, соблюдения норм, своевременного рассмотрения дел, исполнения решений, постановлений, четкого и культурного обслуживания обращающихся к ним граждан, а также представителей предприятий, учреждений и организаций.

В настоящее время знание традиционного бумажного делопроизводства, владение современными компьютерными технологиями, умение документально оформить управленческое решение наряду с этикой делового общения для менеджера любого уровня стало неотъемлемым признаком профессионализма, а профессия менеджера стала престижной.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств. Создание действенной системы управления является сегодня, вероятно, ключевой проблемой большинства отечественных организаций. Это послужило основанием для выбора темы исследования.

Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления изучали многие отечественные ученые: В.И. Андреева, И.Ю. Байкова, М. И. Басаков, В.В Галахов, И.Ю. Крылова, Т.В. Кузнецова, В.Ф. Янковская и многие другие. Однако многие теоретические разработки не затрагивали проблем совершенствования документационного обеспечения управления в практической деятельности. Поэтому необходимо дальнейшее изучение и совершенствование документационного обеспечения управления. Это и определило выбор темы курсового проекта, цель и последовательность научного исследования проблемы.

Целью дипломной работы является разработка мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения управления в ООО «Правда» Дзержинского района Калужской области.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

· изучить теоретические основы документационного обеспечения управления.;

· провести анализ документационного обеспечения управления ООО «Правда» Дзержинского района Калужской области;

· разработать мероприятия по совершенствованию документационного обеспечения управления ООО «Правда» Дзержинского района Калужской области.

Предметом исследования является документационное обеспечение управления. Объект исследования - ООО «Правда» Дзержинского района Калужской области.

В дипломном проекте были использованы общенаучные и специальные методы познания. Из общелогических применялись -диалектический метод познания, методы научной абстракции, анализа и синтеза, исторического и логического познания, аналогии, обобщения. Отдельные проблемы изучались с помощью специальных методов - монографический, расчетно-нормативный. Также применялись методы фотографии рабочего дня, графический, изучения документов, параметрический, непосредственного наблюдения, и другие.

Для написания дипломного проекта использовались следующие информационные основы исследования: годовые отчеты организации за 2006-2010 гг., законодательные и нормативные акты, регламентирующая и распорядительная документация организации, материалы первичного учета и отчетности финансово-хозяйственной деятельности, учебники и учебные пособия, труды известных отечественных ученых, нормативно-справочные материалы, журналы.

Структура дипломной работы состоит из введения, трех глав, заключения, списка используемых источников, и приложений. Содержит 6 таблиц, 1 рисунок. Проект изложен на 97 страницах машинописного текста.

Во введении обоснована актуальность темы исследования, сформулированы цель и задачи дипломного проекта, определены предмет и объект исследования.

В первой главе рассмотрены теоретические основы совершенствования документационного обеспечения управления, раскрыты основные понятия, определена структура и место документационного обеспечения в системе управления; рассмотрена методика проектирования документационного обеспечения управления.

Во второй главе дипломного проекта проведено исследование организационно-экономической деятельности ООО «Правда», дана оценка состояния документационного обеспечения управления в организации и выявлены ее актуальные проблемы.

В третьей главе разработаны предложения по совершенствованию документационного обеспечения управления ООО «Правда» и разработаны мероприятия по их внедрению.

Заключение содержит основные выводы и предложения по дипломному проекту.

Список источников литературы состоит из 53 наименований.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

1.1 Сущность и содержание документационного обеспечения управления

В настоящее время для большинства организаций характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

Документационное обеспечение управления является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого решения состоит из: получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения. Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления.

По мнению Т. В. Кузнецовой, ДОУ - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения [34, с. 24].

Как считает Л. Доскова, документационное обеспечение подразумевает организацию работы с документами, обращающимися в системе управления организации. Основой документационного обеспечения системы управления является делопроизводство - полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения [21, с. 14].

По мнению М. Ю. Рогожина, документирование управленческой деятельности предприятия - это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по записи и оформлению соответствующей информации на материальных носителях в виде бумажных или электронных документов [48, с. 216].

Л. А. Ленкевич считает, что ДОУ - это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций [44, с. 28].

Н. М. Березина дает более современное определение: делопроизводство -- есть документирование деятельности организации, основанное на научной организации с применением современной техники [16, с. 14].

Национальный стандарт ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» термин делопроизводство и его терминологический синоним документационное обеспечение управления (ДОУ) определяет как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами [7, с. 5].

Исходя из вышеперечисленных определений можно сделать вывод, что документационное обеспечение управления (ДОУ) - это деятельность аппарата управления предприятия, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций; отрасль деятельности по разработке и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения, основанное на научной организации с применением современных компьютерных технологий.

Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью.

Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого закономерно появление документов низкого качества, как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки. Это приводит к ухудшению качества управления, увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений.

Надежность и качество управления зависят от достоверности и оперативности приема-передачи информации, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Возникновение терминологического синонима связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации в управлении. Таким образом, термин «документационное обеспечение управления» как бы подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства [40, с. 3].

Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того, как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

Понятие «документационное обеспечение управления» базируется на понятии «документирование». Под документированием понимается запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование -- регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Документирование всегда осуществляется по определенным правилам, установленными правовыми нормативными актами или выработанными традицией.

В соответствии с Законом РФ «Об обязательном экземпляре документов» документ - это материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и в пространстве в целях хранения и общественного использования. Документы являются основными носителями управленческой, научной, статистической и иной социально значимой информации.

Любой официальный документ полифункционален, то есть одновременно выполняет несколько функций, что позволяет ему удовлетворять различные потребности. Выделяют общие и специальные функции документа.

К общим функциям документа относятся:

· информационная - создается для сохранения информации;

· социальная - является социально значимым объектом, поскольку порождается той или иной социальной потребностью;

· коммуникативная - выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в том числе и между предприятиями;

· культурная - средство закрепления и передачи культурных традиций и научно-технического прогресса.

Специальные функции документа следующие:

· управленческая - важнейший инструмент управления (плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы и др.);

· правовая - средство закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе;

· исторического источника - выступает в качестве источника научных сведений [30, с. 161].

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов - обязательных элементов оформления документа (наименование автора документа, гриф утверждения, печать и др.). Современные требования к оформлению организационно - распорядительной (административной) документации зафиксированы в государственном стандарте (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»). Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов (всего их 30), но и зоны и последовательность и размещения на документе 10, с. 5.

В Типовой инструкции перечисляются в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам организационно-распорядительных документов, изложены правила грамотного написания и оформления каждого реквизита и каждому реквизиту отведено определенное место на листе бумаги. При этом для реквизита с постоянной информацией рассчитывается необходимая площадь с учетом максимального набора знаков при его написании.

Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов, но и зоны и последовательность их размещения на документе. Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на документе составляют формуляр документа. Формуляр также регламентирован государственным стандартом, поэтому для правильного составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и схему их расположения на документе.

Применение государственных стандартов вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с ними, повышает культуру управленческого труда.

Так как документы складываются из одних и тех же составных частей (реквизитов), изучив порядок составления и оформления этих реквизитов (написание адресата, дат, грифов согласования, утверждения, порядка подписания и т.д.), можно грамотно оформить любой документ [31, с. 16].

Система документационного обеспечения включает документирование и организацию работы с документами в процессе осуществления управления предприятием:

· документирование представляет собой создание документов, т. е. их составление оформление согласование и изготовление;

· организация работы с документами - обеспечение движения (документооборота), поиска, хранения и использования документов.

Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. П.М. Керженцев в 1922 г. писал: «Бумага должна совершать свой кругооборот с максимальной скоростью и минимальной затратой труда и времени» [25, с. 24]. В 30-е годы этот термин употреблялся уже достаточно широко.

Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 г. Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, то есть все этапы обработки документов.

Государственные стандарты на термины и определения введены в 1970, 1983 гг. «Единая государственная система делопроизводства» установила единообразие понимания документооборота как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки». Утвержденная в 1988 году «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» уточнила понятие «документооборот», включив в него и операцию «подшивка документа в дело». ГОСТ 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» установил определение понятия «документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».

В настоящее время содержание понятия «делопроизводство» определяется ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Делопроизводство - это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческих действий. Она включает в себя как все операции по составлению и оформлению документов, так и весь комплекс работ с документами (ведение переписки, исполнение и контроль исполнения, учет документов, их систематизация, хранение, использование, порядок сдачи законченных производством документов в архив учреждения и т.д.) [7, с. 2].

Основными задачами документационного обеспечения управления являются:

· сокращение информационных потоков до оптимального минимума;

· обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации.

Для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений.

Прикладные компоненты (экономика, структуры и подразделения, маркетинг, учет, финансы, взаимодействие подразделений) опираются на Документационное Обеспечение Управления (ДОУ), являющегося основной функцией делопроизводства.

Система автоматизации (а именно - Единая Система Автоматизации Делопроизводства) должна включать средства и правила создания документов, поддержки документооборота и ведения электронного архива документов, а также опираться на программно--технические платформы предприятия. Все другие компоненты управления должны опираться на систему ведения делопроизводства для эффективного использования информации для достижения целей и решения задач, стоящих перед организацией.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимые для выработки решения, поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения необходимо уделять большое внимание.

Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть. Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать.

Вся документация предприятия по источнику поступления делится на три документопотока: входящая (поступающая), исходящая (отправляемая), внутренняя.

Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрению руководством и доставляются исполнителям. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов не требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.

Документы, адресованные руководству организации или не имеющие указания конкретного должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения.

Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время.

Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с почтовыми правилами.

Передача документов между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.

Передача документов для обработки, а также получение документов осуществляется через секретаря структурного подразделения или лицо, ответственное за документационное обеспечение.

Число документов всех потоков за год составляет объем документооборота предприятия. Величина документооборота используется для определения необходимой численности персонала, занимающегося делопроизводством на предприятии, расчета эффективности средств механизации и автоматизации делопроизводства, определение загруженности аппарата управления [33, с. 95].

Технология обработки и движения документов на предприятии должна осуществляться в соответствии с требованиями ГОСТов и включает следующие основные этапы:

· прием и первичная обработка (или экспедиционная обработка) поступающих в организацию документов;

· предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

· регистрация документов;

· организация движения документов внутри организации (включающая информационно-справочную работу, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов);

· обработка (экспедиционная) исполненных и отправляемых документов.

Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня, он входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации систем документации, видов и разновидностей документов. При необходимости используется эмпирически сложившееся разделение документов на системы документации. Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения. К последним относятся документы, созданные человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др.

Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов, как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы и составляют собственно объект делопроизводства, они представлены комплексом систем, основными из которых являются организационно-правовая, распорядительная, справочно-информационная и справочно-аналитическая, плановая, отчетная, финансовая и др.

Система организационно-правовой документации. Управленческая деятельность предприятия выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус предприятия, его компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности предприятия в целом, его подразделения и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Организационно-правовые документы содержат положения, строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности предприятия. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения. Они оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением необходимых реквизитов: название предприятия и (или) подразделения, наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф учреждения. К таким документам относятся: устав и положение об организации, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах; регламенты работы органов, аппарата управления; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, должностные инструкции работников, правила, памятки и др.

Основное назначение распорядительных документов - регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект. От того, насколько эффективно регулируется деятельность предприятия, зависят результаты его работы. Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной структуры предприятия, характера, содержания, средств и способов осуществления его основной деятельности, обеспечение финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами. Распорядительные документы, содержат решения, идущие сверху вниз: от управляющего органа к управляемому. Именно они делают объекты управляемыми по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам. В них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов исполнительной власти.

Основанием для издания распорядительного документа могут быть необходимость исполнения законодательных, нормативных актов и иных решений вышестоящих органов; необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач предприятия.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решения) все распорядительные документы делятся на две группы:

· документы, издаваемые в условиях коллегиальности (решения и постановления);

· документы, издаваемые на основе единоличного решения (приказы, распоряжения и указания).

Система справочно-информационной документации - служебная по отношению к организационной и распорядительной. Она не содержит поручений, не обязывает действовать строго определенным образом, а лишь сообщает сведения, побуждающие принимать определенные решения, то есть инициирует управленческие решения, позволяет выбрать тот или иной способ действия. Особенность этой документации состоит в том, что, как правило, она идет снизу вверх в системе управления: от исполнителя к руководителю. К основным справочно-информационным документам относятся протокол, докладная записка, предложение, объяснительная записка, представление, переписка, акт, справка, сводка, заключение, отзыв, перечень, список, отчет.

Своевременный и качественный контроль за исполнением документов является обязательной функцией управления. Он включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения до исполнителей, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, регулярное информирование руководителей о ходе исполнения, учет и обобщение результатов исполнения и формирования картотеки исполненных документов. Форму контроля выбирают исходя из возможностей предприятия. Аналогично формам регистрации документов она может быть журнальной, карточной и автоматизированной [19, с. 102].

Посредством регистрации создается банк данных о документах и ведется информационно-справочная работа на предприятии.

Информационно-справочная работа, как и система регистрации и контроля, может вестись с помощью картотек (сгруппированных по подразделениям или направлениям деятельности) или в автоматизированном режиме. Автоматизированная система расширяет возможности информационно-справочной работы. Современные системы управления базами данных позволяют наводить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа: по конкретному документу - где находится, стадия подготовки, результат исполнения, место хранения; по теме (содержанию) - в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу; по корреспонденту (автору), региону - стране, республике, области, городу, району и др. [33, с. 114].

Завершающими этапами делопроизводства на предприятии являются систематизация документов; формирование дел; организация хранения и сдача в архив.

Система хранения документов - это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности. Для системы хранения документов наиболее значимыми являются понятия «номенклатура дел» и «дело».

Под номенклатурой дел понимается систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве предприятия, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хранения 7, с. 3.

Под делом понимается совокупность документов по отдельному вопросу или участку деятельности, сформированных в хронологической или иной последовательности и подшитых в отдельную обложку 7, с. 3.

Любой документ, создаваемый в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Все эти этапы должны осуществляться в соответствии с действующим законодательством и требованиями ГОСТов в области делопроизводства.

Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.

Однако само по себе документирование еще не решает всех проблем, связанных с документационным обеспечением управления. Созданные документы требуют дальнейшей обработки в ходе их использования в управленческом процессе, а также последующего хранения в справочных целях. Поэтому процедуры создания документов дополняются организацией работы с ними.

При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс.

Документационное обеспечение управления - важнейшая сторона деятельности любого предприятия, поэтому оно должно основываться на четкой нормативной базе.

Нормативно-методлолгичаская база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методологических документов, регламентирующих технологию создания, обработки хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия, а также работу службы делопроизводства - её структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и другие аспекты. Она включает: правовые акты законодательных и исполнительных органов власти разных уровней (федеральный уровень, субъектов РФ) в сфере информации и документации; правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций, предприятий; государственные стандарты на документацию; ГОСТы; унифицированные системы документации (УСД); общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; Государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и другие нормативные документы.

Основу законодательства составляет Гражданский кодекс РФ, который регулирует гражданские правоотношения, в том числе в сфере делопроизводства (устанавливает виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица и др.). Наряду с Гражданским кодексом РФ отдельные стороны работы с документами регистрируются специальными федеральными законами.

Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является изданная в 1990 г. Государственная система документационного обеспечения управления. ГСДОУ - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (в объединениях), в учреждениях и общественных организациях. Это один из основополагающих федеральных нормативных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту.

ГСДОУ состоит из двух частей: нормативной и рекомендательной.

Нормативная часть, в свою очередь, делится на пять разделов: общие положения; документирование управленческой деятельности; организация работы с документами; механизация и автоматизация работы с документами; служба документационного обеспечения управления.

Рекомендательная часть ГСДОУ дополняет и разъясняет нормативную с помощью справочного и методического материала по делопроизводству.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами, что обеспечивает их юридическую силу; оперативное и качественное составление и исполнение; организацию быстрого поиска; широкое использование ПЭВМ при их составлении в работе с ними.

Юридическая сила - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенции издавшего его органа и порядком оформления. Она обеспечивается, прежде всего, установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов - обязательных элементов оформления документа. Современные требования к оформлению управленческой документации определяются государственным стандартом (ГОСТом).

От технологии организации работы с документами и от качества создаваемых документов зависит не только оперативность и эффективность управленческих решений, но и общие показатели результатов деятельности организации. Без налаженной системы документационного обеспечения управления трудно построить эффективное управление.

1.2 Методические подходы к совершенствованию документационного обеспечения управления

Основной целью совершенствования ДОУ является установление единых принципов работы с документами на всех уровнях управления, организация документооборота предприятия, повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки, движения, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

Перед организацией, стремящейся создать эффективную среду по обработке информации для совершенствования качества управления, существует серьезная задача - совершенствование работы по подготовке и обработке документной информации, путем создания механизма документационного обеспечения управления предприятия (ДОУ).

Для решения этой задачи необходимо руководствоваться существующими нормативными документами, положениями ГОСТ и рекомендациями специалистов.

В связи с новыми требованиями, базирующимися на современных международных стандартах, необходима методическая основа, учитывающая данные требования к построению документационного обеспечения управления. В связи с этим первым этапом совершенствования документационного обеспечения управления (ДОУ) является построение алгоритма, на основе которого будут оцениваться действующая система и прорабатываться все составляющие процесса совершенствования системы.

Основными задачами при оценке и совершенствовании ДОУ являются:

· повышение эффективности управленческой деятельности;

· ускорение движения документов в организации;

· уменьшение трудоемкости обработки документов;

· определение соответствия наличия и потребностей производственных и управленческих процессов в документационном обеспечении;

· наличие и дальнейшая постановка целей документационного обеспечения (достижение которых должна обеспечивать документная система);

· определение функций документной системы исходя из поставленных целей с учетом предъявленных требований.

Основной задачей при построении алгоритма оценки и совершенствования ДОУ является увязка системных требований и основных атрибутов, позволяющих системе управления находиться в равновесии.

Практика рационализации делопроизводства в аппарате управления позволяет выделить основные этапы проектирования:

· проведение предпроектного исследования, т.е. сбор исходных данных для проектирования;

· анализ образцов внутренней документации и классификация документов;

· анализ существующего документооборота предприятия;

· анализ существующего делопроизводства (практики работы с документами, практики хранения документов, практики формирования дел, соответствие ГОСТ Р 6.30-2003);

· анализ номенклатуры дел предприятия;

· фотография рабочего дня сотрудников, занимающихся документооборотом предприятия, с целью выявления фактического состояния использования технологий по ДОУ и практики документирования принимаемых решений;

· выявление недостатков в документационном обеспечении управления;

· подготовка рекомендаций по оптимизации технологий ДОУ;

· составление технического задания на проектирование;

· разработка проекта рационализации делопроизводства и расчет ожидаемой экономической эффективности от его внедрения;

· внедрение.

Проведение каждого этапа требует применения определенных присущих данному этапу методов.

Прежде чем разрабатывать рекомендации, необходимо получить, возможно, более полное представление о состоянии объекта исследования на сегодняшний день. Для этого проводится предпроектное исследование. Исследованию подлежат:

· функции, задачи и структура организации;

· организационно-нормативные материалы по делопроизводству;

· документы организации (оформление и содержание);

· характер загрузки делопроизводством основных специалистов;

· организация работы с документами;

· технология прохождения документов;

· организация изготовления (набора) и размножения документов;

· организация доставки (движения) документов;

· организация текущего хранения документов и сдача в архив.

В предпроектном исследовании были использованы следующие методы: монографический метод, обобщение, изучение документов, непосредственное наблюдение, фотография рабочего дня, графический, статистический. Выбор метода определяется, с одной стороны, целью исследования, с другой -- характером и условиями изучаемого рабочего времени.

Монографический метод - это глубокое изучение и конкретное описание хозяйственной деятельности отдельных единиц исследуемой совокупности [17, с. 63]. Он состоит в том, что проблему документационного обеспечения управления тщательно и с многих сторон анализируют на предприятии, после чего делают вывод от этого объекта к более широкой области сходных объектов.

Обобщение - это такой прием мышления, в результате которого устанавливаются общие свойства и признаки объектов [17, с. 49]. Обобщение это определение общего понятия документационного обеспечения управления, в котором находит отражение главное, основное, характеризующее понятие ДОУ.

Изучение документов - это один из основных общеобязательных методов, с которого начинается исследование.

Необходимые для изучения при оргпроектировании документы можно разделить на несколько групп.

К первой группе относятся законодательные и нормативные материалы о создании, задачах, функциях организации. Для того чтобы получить полное представление об объекте необходимо изучить законодательные акты, приказы, устав и штатное расписание. Штатное расписание позволяет сразу представить размеры организации, документальные потоки их объем.

Особого внимания заслуживают нормативные и методические материалы по организации делопроизводства: инструкция по делопроизводству, должностные инструкции сотрудников, методические рекомендации по выполнению отдельных делопроизводственных операций.

Эти документы позволяют получить общее представление об уровне делопроизводственного обслуживания.

Ко второй группе относятся различные учетные формы, перечни и сведения, дающие материал о состоянии технологии обработки документов в организации.

Собирая сведения о порядке приема, обработки и передачи входящей и исходящей корреспонденции, объеме документооборота и структуре документопотоков, изучаются учетные формы (журналы, реестры), графики и маршруты документов.

Особого подхода требует изучение материалов, характеризующих организацию текущего хранения документов.

Метод наблюдения также является одним из основных. Под наблюдением понимается целенаправленное восприятие явлений объективной действительности, в ходе, которого получают знания о внешних сторонах, свойствах и отношениях изучаемых объектов [15, с. 50]. Данный метод заключается в непосредственном присутствии в организации на конкретных рабочих местах и визуальном фиксировании происходящих процессов и условий труда, дает возможность не только собрать необходимый материал, лично разобраться, но и проверить и уточнить данные, полученные другими методами.

Метод наблюдения используется для выяснения характера загрузки руководителя и главных специалистов, организации работы по приему, обработке, изготовлению, транспортировке, хранению документов и оснащенности компьютерной техникой.

Для определения характера загрузки рабочего времени основных категорий делопроизводственного персонала и выявления видов работ, выполняемых отдельными сотрудниками, использовалась фотография рабочего дня. Результаты фотографии рабочего дня входят составной частью в отчет об организации делопроизводства, а при рационализации функций работников связанных с делопроизводством структуры и доказательной частью.

Целью фотографии рабочего дня является определение содержания труда, количества единиц работы и затрат рабочего времени, а также изучение вопросов, связанных с повышением эффективности труда работников делопроизводства и обеспечения рациональной организации труда.

Технология фотографии рабочего дня содержит три этапа:

· наблюдение;

· систематизация полученных данных;

· анализ полученных результатов.

Метод «наблюдение» (уточненное наименование «прямое наблюдение») - это процесс занесения информации, касающейся работы, на бумагу. Наблюдение считается лучшим методом сбора информации, особенно в сочетании с индивидуальными собеседованиями.

В течение рабочего дня отмечались все фактические действия и перерывы с точностью до одной минуты, причем против каждого элемента затрат рабочего времени проставляется время и длительность операции.

Далее составляется расчет затрат рабочего времени, который позволяет суммировать затраты времени.

Систематизация полученных данных представляет собой приведение их в единую систему.

Анализ полученных результатов - процедура мысленного, а часто также и реального расчленения предмета на части, аналитические процедуры являются одними из главных в научном исследовании [17, с. 45].

Графический метод предусматривает детальную и лаконичную фиксацию наблюдаемых операций с помощью чертежа. Графики находят свое отражение в оргпроектных работах. Он используется при изучении документов (документооборота). Данный метод применяется на всех этапах оргпроектирования и тесно связан с анализом и проектированием.

Статистический метод предусматривает количественный учет однородных операции и явлений. Он использовался при подсчете объема документооборота, числа регистрируемых и контролируемых документов, результатов фотографии рабочего дня [38, с. 18].

В основу всей методики проектирования документационного обеспечения управления должно быть положено сначала определение цели, а затем - механизм ее достижения.

Системность самого подхода проявляется в следующем:

· не упускать из виду ни одну из управленческих задач, без решения которых реализация целей окажется не полной;

· выявить и взаимоувязать применительно к этим задачам всю систему функций, прав и ответственности по вертикали;

· исследовать и организационно оформить все связи и отношения по горизонтали управления;

· обеспечить органическое сочетание вертикали и горизонтали управлении документационным обеспечением.

Проектирование документационного обеспечения управления предполагает, прежде всего, организационно-экономическую характеристику организации для определения параметров проектирования и анализ состояния документационного обеспечения для выявления недостатков, далее разрабатывается непосредственно проект по устранению недостатков в управлении и дается его организационно-экономическое и правовое обоснование. Важным в разработке регламентирующей документации является составление (описание, проектирование) документов. Жестких методов на данном этапе нет, но имеются определенные методические документы и стилистические правила формулировки положений должностных инструкций, инструкции по делопроизводству.

Проектирование системы документационного обеспечения управления должна включать в себя систему целей и их распределения между различными звеньями. Сюда относится состав подразделений, которые находятся в определенных связях и отношениях между собой, распределение ответственности.

На этапе проектирования регламентирующей документации использовались следующие методы.

Метод «участие или активное наблюдение» предполагает активное вовлечение анализирующего, в процесс выполнения работы, в отношении-которой он собирает информацию. Главное неудобство этого метода в больших затратах рабочего времени на сбор соответствующей информации. Кроме того, есть опасность, что часть информации останется невыявленной и у наблюдателя будет иной взгляд на работу, так как наблюдатель менее опытен в выполнении работы, особенно если активное наблюдение проводится на коротком отрезке времени.

Наиболее важный метод при проектировании документации - функциональный анализ должностей. Информация, собранная методами собеседования (интервьюирования) в слабо стандартизированном варианте, и наблюдения анализируются по трем параметрам: данные, персонал, предметы деятельности [26, с. 68].

При распределении функций управления между специалистами аппарата управления применялся параметрический метод. Задача этого метода - установление функциональных зависимостей между параметрами элементов производственной системы и системы управления для выявления степени их соответствия.

Для разработки регламентирующей документации используют следующие группы методов:

· методы сбора информации;

· методы анализа информации;

· методы проектирования регламентов.

При формулировке положений должностных инструкций рекомендуется использовать следующие правила:

· описывать задачи или обязанности, начиная предложения глаголом, обозначающим действие работника, употребленным в настоящем времени;

· быть точным, использовать минимальное количество слов, избегать повторов;

· всегда различать прямую ответственность за непосредственное исполнение задачи и управленческую ответственность, состоящую в контроле, надзоре за их исполнением другими. Наиболее важно определить контур методического обеспечения регламентирующих функций управленческой деятельности.

Специфика управленческого труда, как объекта регламентации, обусловливает необходимость разграничения количественных методов расчета и оценки показателей управленческой деятельности предприятий и качественных методов проектирования регламентирующей документации.

Нормативная и методическая база для разработки инструкций и положений:

· квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный министерством труда и социальным развитием РФ в 1998 году;

· типовые положения и должностные инструкции.

Достоинство данных документов в наличии полного перечня должностей, должностных обязанностей и навыков управленческого персонала организации.

Методология разработки регламентирующей документации имеет следующие особенности:

· при разработке должностных требований все реже применяется общие типовые описания для группы одноименных должностей;

· высшие руководящие посты и должности служащих нижнего звена управления рассматриваются многими организациями как уникальные;

· считается важным для должностей высшего звена управления установить специфические черты личности руководителя соответствующие требованиям к данному руководящему посту.

Наиболее важными и обобщающими документами, регламентирующими распределение функций, прав, обязанностей и ответственности подразделений и должностных лиц управленческого персонала, являются должностные инструкции, инструкции по делопроизводству.