Совершенствование документационного обеспечения управления (на примере ООО "Правда" Дзержинского района Калужской области)

При разработке должностной инструкции секретаря-делопроизводителя и других документов в данном проекте использовался нормативный метод. Он предусматривает применение системы нормативов, которые определяют состав и содержание функций по управлению [26, с. 66].

Для проектирования номенклатуры дел использовались Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел, предлагаемых ВНИИ документоведения и архивного дела.

Для оценки эффективности совершенствования управления использовался метод аналогий, который состоит в использовании в процессе рационализации и проектировании документационного обеспечения управления оправдавших себя проектов со сходными характеристиками.

Мероприятия по совершенствованию документационного обеспечения управления должны привести к:

· сокращению сроков прохождения и исполнения документов;

· исключению потерь документов;

· оптимизации процесса согласования документов;

· централизованному хранению текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов;

· контролю прохождения документов в подразделениях предприятия с момента их получения или создания до завершения исполнения;

· своевременному информированию сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах;

· контролю исполнительской дисциплины.

Таким образом, для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений.

Процесс разработки и внедрения проекта состоит из трех стадий: предпроектная подготовка, проектирование и внедрение.

ГЛАВА 2. СОВРЕМЕННОЕ СОСТОЯНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ООО «ПРАВДА» ДЗЕРЖИНСКОГО РАЙОНА КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ

2.1 Природно-экономическая характеристика предприятия

ООО «Правда» существует с 14 августа 2003г. Целями деятельности предприятия являются осуществление предпринимательской деятельности, и получение на этой основе прибыли.

Общество является юридическим лицом с момента его государственной регистрации и действует на основании Устава, вступающим в силу с момента его государственной регистрации, а также действующих законодательных и иных правовых актов.

Для достижения поставленной цели и решения основных задач, Общество осуществляет такие виды деятельности, как:

· производство и реализация сельскохозяйственной продукции, а именно направленное выращивание и реализация нетелей, производство молока и молочной продукции, производство кормов для собственных нужд и в целях реализации;

· переработка сельскохозяйственной продукции и её реализация;

· транспортно-экспедиционное обслуживание юридических и физических лиц;

· хранение и транспортировка грузов, оказание иных услуг в области складского и транспортного обслуживания;

· производство товаров народного потребления и продуктов питания;

· строительные работы, ремонт, реконструкция и реставрация жилых и нежилых зданий, оборудования и оформление жилых и нежилых помещений;

· иные виды деятельности, не запрещенные действующим законодательством.

Полное фирменное наименование Общества: Общество с ограниченной ответственностью «Правда». Сокращенное наименование: ООО «Правда». Фирменное название на английском языке: «PRAVDA»LTD. На момент образования Общества участником Общества являлось Общество с ограниченной ответственностью «УРАЛМЕДЬЗОЛОТО», г. Москва, ул. Козлова, д. 30. Общество создавалось без ограничения срока. Директором ООО «Правда» является Сущенко Владимир Витальевич.

Общество имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Общество несет ответственность по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом. Общество не отвечает по обязательствам своих участников. Участники не отвечают по обязательствам Общества и несут риск убытков, связанных с деятельностью Общества в пределах стоимости внесенных ими вкладов. Общество имеет расчётный счёт, круглую печать со своим полным наименованием на русском языке и указанием на место нахождения Общества, товарный знак, зарегистрированный в установленном порядке, эмблему, штампы, бланки и другие средства индивидуализации. Общество ведёт бухгалтерский учёт и представляет финансовую отчетность в соответствии с российским законодательством. Ответственность за состояние бухгалтерского учёта, порядок представления финансовой отчётности несёт директор.

Уставный капитал Общества определяет минимальный размер его имущества, гарантирующего интересы кредиторов. Уставный капитал на момент образования Общества составлял 10000 рублей. Уставный капитал Общества составляется из номинальной стоимости доли Участника: Общества с ограниченной ответственностью «УРАЛМЕДЬЗОЛОТО». Изменение соотношения долей Участников в уставном капитале допускается только по решению Общего собрания участников, принятому единогласно всеми Участниками Общества. Участник Общества вправе в любое время выйти из Общества независимо от согласия других его Участников или Общества. Высшим органом Общества является Общее собрание Участников. Собрание может быть очередным и внеочередным. Руководство текущей деятельностью осуществляет директор. В Обществе действует Ревизионная комиссия. Административно-хозяйственный центр хозяйства находится в селе Дворцы и удалён от районного центра города Кондрово на 32 км, а от областного центра города Калуги на 20 км. Общество находится в 5 км от ближайшего населённого пункта села Льва Толстого, в 3 км от ближайшей железнодорожной станции Тихонова Пустынь и в 2 км от автодороги Москва-Киев. Земельный участок кооператива окружен лесом, его общая земельная площадь составляет 553га.

ООО «Правда» расположено в зоне умеренно-континентального климата с чётко выраженными сезонами года. Климат зоны расположения хозяйства характеризуется теплым летом, умеренно - холодной зимой и устойчивым снежным покровом. Теплый период с положительными среднесуточными температурами длится в среднем 215 - 220 дней, с достаточным увлажнением. Годовая сумма осадков 500 - 640 мм. 2/3 осадков в году выпадает в виде дождя и 1/3 в виде снега. Ветровой режим характеризуется преобладанием северо-западных и западных ветров в теплый период и юго-западных в холодный период. Первые заморозки появляются в середине октября. Устойчивый снежный покров устанавливается в среднем 1 декабря, а разрушение снежного покрова происходит в первой декаде апреля - 3 - 6 апреля, заморозки заканчиваются к концу первой декады мая. Продолжительность периода активной вегетации со среднесуточными температурами выше 10 градусов - 130-140 дней. Сумма положительных температур за год равна 1500-2100 градусов. Запас влаги в почве достаточен. Расположение хозяйства и его природные условия благоприятны для специализации хозяйства в молочно-мясном направлении.

Земельный участок ООО «Правда» окружен лесом, его общая земельная площадь по состоянию, на конец, 2010 г. составила 1255 га, из них 676 га пашни, сенокосов - 200 га, пастбищ - 379 га. Вся земля ООО «Правда» зарегистрирована в Государственном земельном кадастре. Вся земля обрабатывается. Почвы на территории ООО «Правда» дерново-подзолистые и серые лесные. Хозяйство имеет почвенно-климатические условия в целом благоприятные для производства сельскохозяйственной продукции.

Размеры предприятия позволяют охарактеризовать данные, приведенные в таблице 2.1.

Таблица 2.1

Размер сельскохозяйственного производства (в фактических ценах реализации)

Показатели	2007 г.	2008 г.	2009 г.	2010 г.	2010 г. в % к
					2007г.	2008г.	2009г.
Стоимость с.-х. валовой продукции (в фактических ценах), тыс. руб.	24674	35403	55824	34028,5	134,91	96,12	60,96
Произведено, ц
молока	17409	16194	20446	23652	135,86	146,05	115,68
прироста живой массы	858	1036	1032	1191	138,81	114,96	115,41
зерна	913	2508	3187	1853	202,96	73,88	58,14
Среднегодовая стоимость ОС основной деятельности, тыс. руб.	46292	102303	115272	115348	249,17	112,75	100,07
Среднегодовая численность работников, занятых в с.-х. производстве, чел.	90	84	85	88	97,78	104,76	103,53
Площадь с.-х. угодий - всего, га	553	700	680	1255	226,94	179,29	184,56
в т.ч. пашня	406	553	533	676	166,50	122,24	126,83
Среднегодовое поголовье животных, гол.
Крупный рогатый скот - всего	903	916	1038	1206	133,55	131,66	116,18
в т.ч. коров	420	420	430	430	102,38	102,38	100
Условное поголовье животных, гол.	709	717	794	794	111,99	110,74	100

Анализ таблицы 2.1 показывает, что производство молока и мяса в хозяйстве за рассматриваемые годы постоянно увеличивалось, а зерна в 2009 г. стало производится больше, но в 2010 г. производство зерна пошло на спад. Однако стоимость продукции в 2010 г. уменьшилась: по сравнению с 2008г. - на 3,88 %, а по сравнению с 2009 г. - на 39,04 %, здесь значение оказало снижение реализационных цен. Среднегодовая стоимость основных средств основной деятельности в 2010 г. увеличилась по сравнению с 2008 г. на 12,75 %, а по сравнению с 2009г. - на 0,07 %. Среднегодовая численность работников, занятых в сельскохозяйственном производстве в 2010. увеличилась по сравнению с 2008г. на 4,76%, а по сравнению с 2009г. - на 3,53 %. Площадь сельскохозяйственных угодий в 2010. увеличилась по сравнению с 2008г. на 79,29 %, а по сравнению с 2009г. - на 84,56 %, в том числе увеличилась и площадь пашни. Также произошло увеличение поголовья КРС по сравнению с 2008г. на 31,66 %, а по сравнению с 2009г. - на 16,18 %.

ООО «Правда» занимает важное место в структуре АПК региона, и упоминается как одно из передовых предприятий региона, на которое возлагаются надежды по дальнейшему увеличению производства высококачественной продукции.

Специализация в сельском хозяйстве - это одна из форм разделения труда и его рациональной организации, которая проявляется в сосредоточении производства отдельных видов сельскохозяйственной продукции в самостоятельных отраслях, производствах и предприятиях связанных между собой рыночными отношениями. Анализ товарной продукции позволяет дать представление о специализации хозяйства и направлениях его деятельности.

Обобщающий показатель, характеризующий уровень специализации - коэффициент специализации, рассчитывается по формуле 2.1. При его расчете учитывают количество товарных отраслей и удельный вес каждой отрасли в общем объеме товарной продукции.

Kсп = 100 / Удп (2n -1), (2.1)

где Удп - удельный вес п-го вида товарной продукции, в общем, ее объеме;

п - порядковый номер отдельных видов продукции по их удельному весу в ранжированном ряду.

В ООО «Правда» установились следующие коэффициенты специализации по годам: в 2007г. - 0,66, в 2008г. - 0,64, в 2009г. - 0,72, и в 2010. - 0,72, из чего следует, что ООО «Правда» имеет углубленный уровень специализации.

Анализ таблицы 2.2 показал, что в ООО «Правда» ведущей отраслью является отрасль животноводства, доля которой в структуре товарной сельскохозяйственной продукции за рассматриваемые годы в среднем составляет 97,54 %. В свою очередь молоко является преобладающим направлением и дает в среднем 81 % денежной выручки. Мясо в среднем занимает 16,36 % денежной выручки. В целом по животноводству размер и структура денежной выручки в отчетном году увеличились по сравнению с 2008 г. на 4,59 %, а по сравнению с 20099 г. - на 1,3 %, что объясняется увеличением объёмов реализации. За период с 2008 по 2010 гг. удельный вес растениеводства в целом в 2009 г. по сравнению с прошлым годом снизился на 0,36 %, а в 2010 г. составил всего 0,08 %, это всего лишь на 0,02 % больше, чем в 2009 г.. Причина снижения размеров денежной выручки от реализации продукции растениеводства в снижении объёмов реализации растениеводческой продукции. В целом по сельскохозяйственному производству стоимость товарной продукции в 2009 г. увеличивается, а в 2010г. снижается, по сравнению с прошлыми годами.

Таблица 2.2

Размер и структура товарной сельскохозяйственной продукции (в ценах фактической реализации)

Отрасли и виды продукции	Размер денежной выручки, тыс.руб.	Структура денежной выручки в % к итогу	Изменения (+/-) в структуре 2010 года к
	2007 г.	2008 г.	2009 г.	2010 г.	2007 г.	2008 г.	2009 г.	2010 г.	2007 г.	2008 г.	2009 г.
Растениеводство - всего	42	87	19	25	0,33	0,44	0,06	0,08	-0,25	-0,38	0,02
из них зерно-производство	-	-	5	6	-	-	0,02	0,02	0,02	0,02	-
прочая продукция растениеводства	42	87	14	19	0,33	0,44	0,04	0,06	-0,27	-0,36	0,02
Животноводство - всего	12226	18828	30767	31074	95,89	94,91	98,20	99,5	3,61	4,59	1,3
Из них скотоводство-всего	12205	18777	30727	31074	95,73	94,65	98,07	99,5	3,77	4,85	1,43
в т.ч. молоко	10140	15452	26049	25595	79,53	77,89	83,14	81,96	2,43	4,07	-1,18
продажа скота на мясо	2065	3325	4678	5428	16,20	16,76	14,93	17,38	0,62	0,62	2,45
прочая продукция животноводства	21	51	40	51	0,16	0,26	0,13	0,16	-	-0,1	0,03
Прочая реализация продукции, работ, услуг	482	923	546	131	3,78	4,65	1,74	0,42	-3,36	-4,23	-1,32
В целом по с.-х. производству	12750	19838	31332	31230	100	100	100	100	-	-	-

ООО «Правда» относится к животноводческим сельскохозяйственным предприятиям. Так как молоко даёт в среднем 81 % (больше 50%) денежной выручки, можно утверждать, что ООО «Правда» является специализированным предприятием и основной специализацией является молочное скотоводство. Мясо в среднем занимает 16,36 % денежной выручки. На мясо в основном идет выбракованный скот. Практически вся производимая в хозяйстве растениеводческая продукция идет на корм скоту.

Производство в ООО «Правда» сосредоточено в трех цехах: растениеводства, животноводства и механизации.

Цех животноводства включает в себя следующие процессы: выращивание скота, осеменение, кормление, уход, чистка, лечение, доение и все остальное, что связано с разведением КРС. Телятницы занимаются выращиванием телочек до случного периода: ухаживают за ними, чистят, поют их сухим молоком и кормят сеном и т.п. Когда телочка достигает массы 250-300 кг, ее осеменяют и переводят в нетель. После того, как она отелилась, ее переводят в коровы, начинается дойный период. Именно в этот период корова считается производительной - она начинает давать молоко. В 2010 г. надой на 1 фуражную корову в хозяйстве составил 5501 кг с процентом жира 3,88 %. На мясо идет выбракованный скот.

Цех механизации производит в основном полевые работы, а именно - посев, посадку, уход за культурами, заготовку силоса, сена, сенажа и другие процессы, невозможные без механизации. Также цех механизации оказывает транспортные услуги, занимается погрузочно-разгрузочными работами, а также автоматизированным доением и кормлением. В этом цехе главную работу выполняют механизаторы.

Цех растениеводства занимается посевом, выращиванием, ухаживанием, обработкой и уборкой культур, необходимых для приготовления кормов для КРС.

Рассмотрим среднесписочную численность и структуру рабочей силы (таблица 2.3).

Анализируя данные таблицы можно сделать вывод, что наибольший удельный вес принадлежит рабочим с-х производства. Из них наибольшее количество приходится на постоянных рабочих. Причем в 2010г. численность всех рабочих с/х производства увеличилась на 3,53% по сравнению с 2009 годом. Что касается численности работников растениеводства она остается неизменной, а работников животноводства - в 2010г. увеличилась на 15%.

Таблица 2.3

Среднесписочная численность и структура рабочей силы в ООО «Правда»

Показатели	2008г	2009г	2010г	2010г. в % к	Структура рабочей силы, в % к итогу
				2008г	2009г	2008г	2009г	2010г
Среднесписочная численность работников всего, чел., в том числе:	84	85	88	104,76	103,53	100	100	100
В с.-х. производстве, чел., из них:	84	85	88	104,76	103,53	100	100	100
- рабочие постоянные	70	70	70	100	100	83,33	82.35	79.54
- рабочие сезонные	-	-	-	-	-	-	-	-
-служащие	14	15	18	128,57	120	16,67	17,65	20,45
Из среднесписочной численности. чел.:
Работники растениеводства	8	8	8	100	100	9,52	9,41	9,09
Работники животноводства	31	20	23	74,19	115	36,90	23,53	26,14

Экономические результаты деятельности предприятия можно представлены в таблице 2.4.

Рассматриваемая таблица позволяет рассмотреть систему экономических показателей, позволяющих дать более полную характеристику результатам деятельности ООО «Правда».

Анализ таблицы 2.4. показывает, что в 2010 г. заметно снизились такие показатели как производство на 100 га сельскохозяйственных угодий валовой и товарной продукции, убытка, валовой продукции на 1 чел.-час., оплата 1 чел.-час, затраты на 100 рублей товарной продукции, а также производство валовой продукции на 100 рублей производственных затрат и основных средств. Во все рассматриваемые годы хозяйство имело убыток, уровень убыточности составил -0,15 %. Чистый убыток предприятия в 2010 г. составил 5463 тыс.руб.

Таблица 2.4.

Характеристика экономической деятельности ООО «Правда»

Показатели	2007 г.	2008 г.	2009 г.	2010 г.	2010 г. в % к
					2007 г.	2008г.	2009г.
Производство на 100 га с.-х. угодий, тыс. руб. валовой с.-х. продукции (в ценах фактической реализации) в целом,	4461,84	5058,57	8209,41	2711,43	60,77	53,6	33,03
товарной с.-х. продукции	2305,61	2834,00	4607,65	2488,45	107,93	87,81	54,01
прибыли (убытка) от реализации с.-х. продукции	-420,61	-968,29	-407,21	-417,77	99,32	43,15	102,59
Валовая продукция на 1 чел.-час., руб.:	178,80	292,59	498,43	192,25	107,52	65,71	38,57
Оплата 1 чел. - час. в с.-х. отраслях, руб.	41,92	59,41	112,97	75,75	180,70	127,5	67,05
Произведено валовой продукции, руб.:
- на 100 руб. производственных затрат	79,30	72,7	73,90	70,05	88,34	96,35	94,79
- на 100 руб. ОС основной деятельности	53,30	34,61	48,43	29,50	55,35	85,24	60,91
Уровень рентабельности (+), убыточности (-), %
- прибыль (+), убыток (-) к полной себестоимости реализованной продукции	-15,43	-25,47	-8,12	-0,15	15,28 п.п.	25,32 п.п.	7,97 п.п.
- прибыль (+), убыток (-) к стоимости ОС основной деятельности	-5,02	-6,63	-2,40	-0,05	4,97 п.п.	6,58 п.п.	2,35 п.п.

2.2 Анализ документационного обеспечения управления

Сегодня уже многие пришли к мысли, что культура работы с документами - это часть производственной культуры, а та, в свою очередь, является важной предпосылкой успешной деятельности в условиях рынка. Поэтому документационное обеспечение управления - такая же часть производственной инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал.

Руководитель теряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ.

Документы поступают на предприятие от клиентов, партнеров, других предприятий; создаются в деятельности самого предприятия; поступают руководству для принятия решения, написания в виде резолюций указаний по исполнению и для подписания; отправляются адресатам.

Документы ООО «Правда» оформляются в основном на бланках и имеют установленный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения.

В процессе документирования деятельности ООО «Правда» создаются различные виды документов:

· организационно-правовая документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания);

· распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);

· информационно-справочная документация (письма, телеграммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные записки).

Должности главных руководителей занимают опытные специалисты, хорошо знающие технологию, способные рационально планировать производство, правильно его организовать, выполнять административные функции.

В ООО «Правда» используется цеховая структура управления, которая образуется в результате построения аппарата управления только из взаимоподчиненных органов в виде иерархической лестницы. Во главе каждого подразделения находится руководитель, наделенный всеми полномочиями и осуществляющий единоличное руководство подчиненными ему работниками, сосредотачивающий в своих руках все функции управления (приложение 1).

Эта структура обеспечивает: единство и четкость распорядительства; согласность действий исполнителей; четкую систему взаимных связей между руководителем и подчиненными; быстроту реакции в ответ на прямые указания; получение исполнителями указанных между собой распоряжений и заданий, обеспеченных ресурсами; личную ответственность руководителя за конечные результаты деятельности своего подразделения.

Рассматривая документационную деятельность можно сказать, что для любого предприятия она включает одни и те же делопроизводственные операции и процессы.

В ООО «Правда» создается, принимается от других организаций масса документов, содержащая информацию различного плана экономическую, политическую, бухгалтерскую, статистическую, социальную и др.

В результате наблюдений за деятельностью служащих в ООО «Правда» было выявлено, что все главные специалисты в той или иной степени занимаются документационным обеспечением управления. У директора много времени тратится на переезды, поиски документов проверку правильности вследствие халатного отношения специалистов. Главный бухгалтер выполняет работу с документами неаккуратно, наблюдаются ошибки, представляет документы с опозданием, много времени тратится на поиск документов. Главный экономист уделяет много времени планированию, организации нормирования и оплате труда, учету и отчетности, анализу, что является его основными функциями. С другой стороны много времени затрачивается на выполнение работ, не предусмотренных должностными обязанностями, имеются также потери рабочего времени, связанные с нарушением режима труда. Главный зоотехник составляет заявки на трудовые и материально-технические ресурсы, много времени затрачивает на работы, непосредственно являющиеся его должностными обязанностями. Наряду с этим большой удельный вес занимают переезды и переходы. Главный агроном ведет агротехническую документацию, в период уборки много времени уделяет технологическому руководству, оперативному управлению. Секретарь-делопроизводитель много времени тратит на телефонные звонки, работу на компьютере, копирование документов и мало времени уделяется непосредственно работе с документами, что должно быть основной его деятельности. Мало времени тратится, как на работу с поступившей, так и с исходящей документацией. Главный инженер занимается ведением технической документации: журнал приема на ремонт и выдачи из ремонта техники, технические паспорта на тракторы, журнал по технике безопасности. Необходимо отметить то, что рабочий день работников аппарата управления начинается в 8-00 и заканчивается в 17-00, перерыв на обед с 12-00 до 13-00. В период уборки рабочий день главных специалистов не нормирован.

Основой организации труда персонала является глубокое и четкое разделение функций между подразделениями и исполнителями. Оно отражается в нормативных документах - положениях о подразделениях и должностных инструкциях их работников.

Следует отметить, что до настоящего момента в ООО «Правда» отсутствует такой нормативный документ, регламентирующий документационное обеспечение управления предприятия как инструкция по делопроизводству. Она является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля их исполнения. Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ. Утверждается инструкция Генеральным директором.

Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации.

Анализ показывает, что из работающего в настоящее время на предприятии секретарь-делопроизводитель выполняет основные функции, связанные с документационным обеспечением управления. Он является главной фигурой делопроизводственного процесса, при этом имеет высшее образование и формально подчиняется директору. При этом, ООО «Правда» не имеет службы документационного обеспечения управления.

Состояние делопроизводства и общая культура обслуживания руководителей, специалистов в значительной мере определяется качеством труда секретаря-делопроизводителя, которое, в свою очередь, зависит от уровня его организации.

Все функции, права, обязанности и ответственность секретаря-делопроизводителя в определенной форме должны быть закреплены в должностной инструкции, которая в ООО «Правда» отсутствует.

Все документы ООО «Правда» делятся на три документопотока: входящие, получаемые от других предприятий; исходящие, предполагающие при создании отправку в другие предприятия; внутренние, составленные для нужд самого предприятия. Хотя они тесно связаны между собой, каждый из этих потоков имеет свои правила обработки и направление движения.

Входящий документопоток (приложение 2) составляют документы вышестоящих организаций, приказы, письма и т.п., содержащие директивные указания, разъяснения и другие сведения, документы прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий, жалобы и заявления граждан.

Этапы обработки входящих документов:

Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером, посетителем, переданы по факсу.

В ООО «Правда» по почте поступает 35% документов, по факсу - 15% документов, с помощью курьера - 10%, по электронной почте - 35% документов, от частных лиц - 5%.

На предприятии нет сотрудника документально ответственного за получение и учет корреспонденции, поэтому как приходящие по почте документы, так и факсы забирают иногда сами работники ООО «Правда». Это нередко приводит к утере корреспонденции или ее несвоевременному получению сотрудниками. Поэтому регистрация входящей, исходящей корреспонденции, в том числе входящих и исходящих факсов проводится не четко.

Регистрация других видов организационно-распорядительных документов не осуществляется. Перечень документов, подлежащих регистрации, отсутствует.

При получении документов проверяется правильность их доставки (корреспонденция, доставленная не по адресу, пересылается отправителю), вскрываются конверты, оценивается физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), наличие приложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения документа, адрес отправителя. В этих случаях конверт подкладывают к документу. Если текст документа поврежден, в нем отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается отправителю.

На этом этапе предварительного рассмотрения документов секретарь-делопроизводитель обязан распределить корреспонденцию между генеральным директором и структурными подразделениями. На входящих документах проставляется отметка об их исполнении, и они регистрируются в специальном журнале регистрации документов.

Соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, содержащую принятое им решение по информации, представленной в документе. Далее документ с резолюцией поступает главному бухгалтеру. После регистрации документ передается на исполнение. Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих предприятий, заявления и жалобы граждан, корреспонденция от других предприятий, требующая решения или ответа, материалы постоянного срока хранения.

Часто на предприятии не ведется работа по контролю за сроками исполнения документов, так как сроки исполнения руководством не устанавливаются. Документы поступают к сотрудникам, минуя руководство, и исполнение документов проводится сотрудниками в зависимости от их собственных решений.

Даже для тех документов, которые проходят через руководство предприятия и передаются на исполнение, сроки исполнения документов не устанавливаются, отметки о передаче на исполнение не ставятся, поручения руководства носят устный характер.

В ООО «Правда» не разработан перечень документов, подлежащих постановке на контроль с указанием типовых сроков исполнения. Контрольные карточки не заводятся. Предупредительный контроль не ведется.

В связи с отсутствием контрольных сроков:

· не ведется проверка хода исполнения документов;

· исполнители не получают предварительных предупреждений о приближении сроков исполнения;

· сводки о неисполненных в срок документах не составляется.

Руководство предприятия не занимается отслеживанием состояния исполнительской дисциплины на предприятии. Вследствие этого бывают случаи утери документов, несвоевременного и некачественного их исполнения. Передача документов исполнителю часто никак не оформляется.

Поступив к исполнителю, документ находится у него до полного решения вопроса. Когда работа над документом полностью завершена, на инициативном документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело.

Исходящие документы в ООО «Правда» (приложение 3) в процессе обработки также проходят ряд инстанций. Работа над ними складывается из составления проекта документа, перепечатки, согласования, визирования, подписания, регистрации и обработки для отправки.

Начиная подготовку исходящего документа, исполнитель составляет черновой вариант - рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом. После необходимых консультаций исполнитель составляет проект документа, подлежащий согласованию.

Документ оформляют на бланке, причем исполнитель должен знать, какой бланк ему следует взять для соответствующего проекта документа: общий бланк, бланк для письма, бланк конкретного вида документов, бланк должностного лица или бланк структурного подразделения. Бланк должностного лица или бланк структурного подразделения используется в том случае, если должностное лицо или руководитель структурного подразделения имеет право подписывать вид документа, оформляемого на соответствующем бланке. Это право закреплено в должностной инструкции лица, составляющего документ.

При необходимости внешнего согласования на проекте документа предприятия оформляется гриф согласования лишь в том случае, когда документ необходимо согласовать с другими организациями.

Внутреннее согласование документа оформляется визой. Виза включает должность визирующего, его личную подпись, ее расшифровку, дату визирования. Внутреннее согласование проводится с руководящими сотрудниками предприятия, руководителями структурных подразделений, специалистами, если текст документа касается их должностных обязанностей. Визируя документ, каждый из них высказывает свое мнение в соответствии с направлением деятельности, за которую несет профессиональную ответственность. Визы помогают руководителю принять верное решение, так как, подписывая документ, он всю ответственность берет на себя.

Некоторые документы предприятия обретают юридическую силу после их утверждения. Этот особый способ введения документа в действие, санкционирующий распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц и граждан. Секретарь-делопроизводитель ООО «Правда» имеет у себя перечень документов, требующих утверждения.

Подготовленный и оформленный документ передается на подпись руководителю, в бланке проставляется дата подписания документа.

Полностью готовый подписанный документ передается для регистрации и отправки.

Обработка и отправка исходящих документов проводятся секретарем-делопроизводителем предприятия. Перед заклейкой конвертов он не всегда проверяет наличие всех вложений, правильность, точность написанного адреса.

Документы, переданные для отправки, часто отправляются на следующий день, телеграммы и срочная корреспонденция с опозданием.

Внутренние документы предприятия проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, передача адресату. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.

Однако некоторые виды внутренних документов ООО «Правда» имеют свои маршруты. Протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и т.п. поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны. От четкости и оперативности движения и обработки документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание [40, с. 61].

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом [7, c.4].

В этом определении делается упор на словах «движение документов», то есть их путь из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. На этом пути одни будут знакомиться с его удержанием для принятия решений, другие будут согласовывать текст и его редактировать, регистрировать и постоянно будут контролировать все этапы его движения и, наконец, подготовят к отправке.

Все документы предприятия представлены двумя большими группами:

· получаемые извне, от других предприятий (входящие документы);

· созданные на самом предприятии.

При изучении документооборота каждая из этих групп рассматривается отдельно. Анализ можно проводить с разных сторон.

Входящие документы ООО «Правда» анализируются по корреспондентам - авторам документов, от которых они получены:

· от вышестоящих инстанции, в том числе органов власти и управления (от них идут руководящие документы, предписания, приказы);

· от подведомственных предприятий;

· от других предприятий, не находящихся в соподчиненной связи с данным предприятием. Это могут быть клиенты, поставщики, частные лица, присылающие письма, заявления, жалобы (обращения граждан).

o Документы, созданные на предприятии, четко делятся на две группы:

· внутренние, составленные для нужд самого предприятия, и циркулирующие внутри него;

· исходящие, предполагающие при создании отправку в другие предприятия.

Все документы, создаваемые на предприятии, при анализе делятся на инициативные, составленные исходя из потребности своего предприятия, и разработанные «во исполнение» заданий вышестоящих инстанций или в ответ на полученные запросы.

Исходящие документы так же, как и входящие, можно проанализировать по видам и по корреспондентам, которым они направляются. Их также делят на документы, по которым ожидается ответ, и документы, направленные просто для сведения (реклама и т.п.).

Важнейшим фактором при изучении документооборота является подсчет его объема. В ООО «Правда» объем документооборота можно представить в таблице 2.5.

Таблица 2.5

Объем документооборота ООО «Правда» по данным 2010 года

Документы	Количество документов	Всего
	Подлинники	Тираж
Входящие	97	97	194
Исходящие	120	264	384
Внутренние	174	522	696
Итого	391	883	1274

Таким образом, объем документооборота в ООО «Правда» по данным 2010 года составляет 1274 документов, из них 30,69% приходится на подлинники и 69,31% на копии документов.

Структура подлинных документов представлена на рисунке 2.1.

Рис. 2.1 - Структура документооборота ООО «Правда»

Наибольшая доля в документообороте предприятия приходится на внутренние документы (44,50%), только 30,69% документов - исходящих.

Величина документооборота нужна для:

· расчета необходимой численности делопроизводственного персонала:

· расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства;

· определения загруженности делопроизводственного персонала, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.

В целом документооборот показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.

Таблица 2.6

Динамика документооборота за 2008-2010 годы

Год	Количество входящих документов	Количество исходящих документов	Количество внутренних документов	Итого
2008	97	243	519	859
2009	117	290	547	954
2010	194	384	696	1274

Данные таблицы 2.5 показывают, что наблюдается тенденция роста документооборота ООО «Правда».

Объем документооборота в 2009 году по сравнению с 2008 вырос на 9,96%, а в 2010 году по сравнению с 2009 годом на 25,12%.

Таким образом в ООО «Правда» не соблюдаются требования ГСДОУ что является нарушением в ведении делопроизводства на предприятии.

Секретарь-делопроизводитель ведет общее документационное обслуживание предприятия, то есть выполняет функцию канцелярии: осуществляет регистрацию документов, что в итоге должно давать централизованную регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов. Также секретарь-делопроизводитель обязан контролировать сроки исполнения документов и снятие с контроля, организовывать работу по формированию и хранению дел, вести номенклатуру дел, как в бумажном виде, так и в электронном.

Совокупность всех этих положений, должна быть изложена в должностной инструкции, что существенно улучшит работу предприятия. Для сравнительно маленького предприятия как ООО «Правда не требуется введение дополнительного сотрудника, необходимо лишь разработать комплекс нормативных и организационных документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы секретаря-делопроизводителя.

В своей работе секретарь-делопроизводитель ООО «Правда» пользуется только программным обеспечением Office 2007 и сканером, что упрощает его работу, но не помогает достаточно рационально использовать свой труд. Работа в любой организации должна быть организована таким образом, чтобы работники выполняли свою работу в соответствии с планом действий эффективно, знали свое место и цели в организации, причем эти цели должны совпадать с целями организации в целом. Для достижения всего этого следует четко выделять должностные инструкции каждого работника организации.

Сотрудники предприятия часто сами занимаются оформлением документов, что приводит к потере их профессионального времени, а также к нарушениям в оформлении самой документации. То есть специальные знания секретаря-делопроизводителя в области составления и оформления документов используются очень мало, что отрицательно влияет на состояние системы документационного обеспечения управления.

В соответствии с установленными категориями документов, электронные образы которых вводятся в систему документооборота ООО «правда», секретарю-делопроизводителю необходимо создать на сервере папку с шаблонами основных видов документов для использования всеми сотрудниками, для того чтобы дальнейшая работа велась с электронными файлами этих документов.

В ООО «Правда» составление и оформление документации производится децентрализовано. Для изготовления документов используется IBM-совместимые персональные компьютеры, лазерные и струйные принтеры Hewlett-Packard LaserJet и DeskJet, настольные сканеры Hewlett-Packard ScanJet.

В своей работе секретарь-делопроизводитель руководствуется действующим законодательством РФ, уставом предприятия, распорядительными документами руководства предприятия, правилами трудового распорядка, указаниями руководителя, положением о секретариате, государственными нормативными документами в области делопроизводства.

Секретарь-делопроизводитель несет административную ответственность за нарушение действующего законодательства РФ при подготовке документов, за некачественное и несвоевременное выполнение своих обязанностей, за неправомерное использование предоставленных прав, а также использование их в личных целях.

Секретарь-делопроизводитель может взаимодействовать с трудовым коллективом по вопросам получения необходимой информации и совместной подготовки документов, со сторонними организациями, органами власти по вопросам получения и предоставления документов.

В ООО «Правда» формирование дел проводится по номинальному признаку - названиям видов документов (приказы, акты, контракты).

В зависимости от сроков хранения секретарем-делопроизводителем проводится полное или частичное оформление дел. При этом большое количество дел остаются не оформленными.

Хранение документов в ООО «Правда» осуществляется децентрализовано. Сотрудники предприятия документы на хранение не сдают, а хранят их на рабочих местах. Документы в дела или не формируются вообще или формируются с нарушением требований «Основных правил работы ведомственных архивов», а именно: документы в дела формируются произвольно; часто в одном деле находятся документы с разными сроками хранения; необходимые реквизиты оформления дел отсутствуют.

В структуре ООО «Правда» до настоящего момента отсутствует архив. Часть дел хранится в структурных подразделениях, часть у секретаря. Специального оборудованного помещения в хозяйстве нет, папки с делами хранятся в шкафах и столах. За сохранность документов в делах отвечает секретарь. На предприятии не используют типовой перечень документов со сроками хранения. Номенклатура дел не составлена.

Таким образом, на предприятии полностью отсутствует организация архивного хранения документов. Необходимо разработать номенклатуру дел, начать формировать документы в дела и организовать архив предприятия.

Учет документов обеспечивается их регистрацией - записью учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Наряду с функцией учета документов регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения.

Система хранения документов - это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения. Для системы хранения документов наиболее значимыми являются понятия «номенклатура дел» и «дело».

Под номенклатурой дел понимается систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве организации, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хранения; под делом понимается совокупность документов по отдельному вопросу или участку деятельности, сформированных в хронологической или иной последовательности и подшитых в отдельную обложку [7, с. 6].

Наиболее технологически тесно с организацией систематизированного хранения документов связаны регистрация и сроки хранения документов, так как они являются основными факторами выбора и закрепления системы накопления документов в процессе оперативной работы. Закрепление сроков хранения и системы индексов для комплексов документов (дел, единиц хранения) производится в номенклатуре дел.

Систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения - номенклатура дел, это важнейший элемент не только информационно-поисковой системы, но и экспертизы ценности и обеспечения сохранности документов предприятия.

Уже в течение нескольких десятилетий и в соответствии с ГСДОУ составление номенклатур дел стало обязательным для всех государственных структур, да и в негосударственном секторе экономики и управления хорошо методически отработанный и полезный инструмент контроля за составом, систематизации и поиска документов небесполезен.

За время существования ООО «Правда» не было составлено ни одной номенклатуры дел.

В номенклатуру дел должны в идеале включаться все документы, картотеки, регистрационно-справочные и документные массивы всех структурных подразделений и должностных лиц организации без исключения, независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации документной информации.

В номенклатуры включаются дела и временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности, например ликвидационной комиссии, а также не законченные делопроизводством дела, которые поступают правопреемникам из других организаций для их продолжения.

Формируют и хранят дела в ООО «Правда» в структурных подразделениях по месту образования документов.

Распорядительные документы, переписка руководства и важнейшие внутренние документы формируются и хранятся у руководства.

Бухгалтерская документация в подавляющем большинстве группируется по хронологии. Документы собираются по месяцам.

Бухгалтерия отправляет в структурные подразделения сведения о затратах на производство по элементам, сведения о выполнении производственных показателей и прочие сведения.

Структурные подразделения в свою очередь передают отчеты выполнения плана работ в натуральных измерителях и отчеты о состоянии незавершенного производства и другие документы необходимые для ведения бухгалтерского учета, а также контроля за производственной деятельностью.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилии.

Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка, квитанции, накладные и другая подобная документация располагается в порядке последовательности их номеров.

Изъятие документов может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры, органами налоговой инспекции и полиции. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу организации. С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, можно снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.

В случае пропажи или гибели документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели документов. В комиссии могут участвовать представители следственных органов и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, утверждаемым руководителем.

Дела размещаются в шкафах и сейфах. Выдача дел в другие организации производится лишь с разрешения руководителя организации.

Делая вывод из выше изложенного необходимо разработать комплекс нормативных и организационных документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы секретаря-делопроизводителя.

В ООО «Правда» документационным обеспечением занимаются те специалисты, у которых имеется свободное время, поэтому документирование ведется неаккуратно, документы часто теряются, 10% рабочего времени тратится на их поиск, допускаются ошибки при оформлении документов, документы отправляются с опозданием, перед отправкой документов правильность их проверяется не всегда. Такая ситуация объясняется тем, что в ООО «Правда» ответственность за четкое и правильное ведение делопроизводства никто не несет, отсутствует важные документы по организации делопроизводства, а именно должностная инструкция секретаря-делопроизводителя, номенклатура дел и инструкция по делопроизводству, документы не имеют четко обозначенного графика, вследствие этого теряются. имеет место дублирование и параллелизм функцийСуществующая в организации система документационного обеспечения управления не является оптимальной для работников, не побуждает их к эффективной деятельности и не создает для нее соответствующих условий.

Все существующие недостатки необходимо устранить, поскольку только упорядоченный документооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию для принятия верных решений и исключает возможность утраты документов и информации. Для этого потребуется разработать техническое задание на проведение проекта совершенствования документационного обеспечения управления.

ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ООО «ПРАВДА» БАБЫНИНСКОГО РАЙОНА КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ

3.1 Основные направления совершенствования документационного обеспечения управления

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решений и построен на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников.

Документационное обеспечение управления становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Поэтому необходимо совершенствовать организацию работы с документами.

В целях совершенствования документационного обеспечения управления в ООО «Правда» предлагается ввести ряд изменений и дополнений в организацию делопроизводства. Необходимо разработать комплекс нормативных и организационных документов.

В этот комплекс должны входить следующие документы:

· инструкция по ведению делопроизводства;

· график документооборота;

· должностная инструкция секретаря - делопроизводителя;

· номенклатура дел.

Правильная организация работы с документами - чрезвычайно важная для любой организации проблема; поэтому существенно, чтобы работник, которому поручено документационное обслуживание, не имел других функциональных обязанностей, не связанных с делопроизводством.

Основанием к унификации и разработке новых документов являются государственные стандарты на документы.

Технологический процесс обработки документов предусматривает использование новой схемы документооборота, учитывающей его объем, структуру организации, расположение структурных подразделений, оптимальное количество инстанций движения по отдельным категориям документов и операций, совершаемых на каждой из инстанций. Совершенствование документационного обеспечения в ООО «Правда» необходимо осуществить последовательно при активном участии всех руководителей и специалистов, а также работников предприятия.

Содержание мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения управления представлено в виде таблицы 3.1.

Таблица 3.1

Содержание мероприятий совершенствования документационного обеспечения управления

Этап проекта	Обоснование	Документ
1.Разработка инструкции по делопроизводству	Для организации документационного обеспечения управления	Инструкция по делопроизводству
2.Проект должностной инструкции секретаря-делопроизводителя	Для регламентации деятельности секретаря-делопроизводителя	Должностная инструкция секретаря-делопризводителя
3.Проект графика документооборота	Для установления рационального документооборота	График документооборота
4.Проектирование номенклатуры дел организации	Для надлежащего учета и систематизации, на основе которой организуется упорядоченное хранение и перемещение информации	Номенклатура дел
5.Проектирование распределения функций документационного обеспечения управления между работниками аппарата управления	Позволит избежать параллелизм и дублирование функций в работе аппарата управления	Матрица распределения функций
6.Проектирование схемы маршрута движения документов	Для прямоточности в движении документов и однократности их обработки	Схема маршрута движения документов

1. В результате анализа ДОУ ООО «Правда» были выявлено отсутствие необходимого нормативно-методического документа, такого как инструкция по делопроизводству. Это и определило данное направление совершенствования делопроизводства.