Аудит і аналіз виробничих запасів в умовах комп'ютерних технологій

В умовах обробки інформації на основі АРМ бухгалтера з можливістю видачі „безпаперових" вихідних документів і організації роботи в режимі "запит-відповідь" постає задача одночасного застосування чотирьох збалансованих груп документів: документів на машиночитаємих носіях, повних документів (облікових регістрів), фрагментарних документів на паперовому носії.

Розглянемо організацію обліку виробничих запасів в ЗАТ„Фоззі-Вигурівщина";

Первинний та бухгалтерський облік виробничих запасів на торгівельно-виробничому підприємстві ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина" здійснюється згідно з вимогами та правилами діючого чинного законодавства України.

Первинний облік передбачає фіксацію (реєстрацію) руху виробничих запасів (надходження, оприбуткування, використання, списування, вибуття).

Первинний облік виробничих запасів на підприємстві забезпечує необхідну інформацію як для обліку, так і для контролю та оперативного управління рухом виробничих запасів.

При оприбуткуванні виробничих запасів в ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина" ведуться такі основні документи: Накладні (додаток Е), Податкові накладні (додаток Ж), Товарно-транспортні накладні, документи на оплату постачальникам (квитанції прибуткових ордерів, фіскальні чеки ЕККА, розрахункові документи по розрахунковому рахунку тощо), Акти про приймання виробничих запасів тощо.

Виробничі запаси, що надходять на склад ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина" ретельно перевіряють відповідальні працівники складу, встановлюють відповідність їх якості, кількості, асортименту, умовам поставок і супровідним документам. Якщо не виявлено розходжень, виробничі запаси приймаються. При цьому надходження виробничих запасів в ТОВ „ЗАТ «Фоззі-Вигурівщина»" оформляють так:

- 1-й варіант - оплата постачальнику за виробничі запаси по безготівковому рахунку: працівник ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина", що приймає виробничі запаси ставить підпис та печатку на копіях зразків постачальника, а собі бере оригінали документів з підписами та печатками та передає їх до бухгалтерії (накладна, товарно-транспортна накладна, оригінал рахунку, за яким сплачено виробничі запаси, податкову накладну на виробничі запаси). На виробничі запаси заводять облікову складську картку

П-й варіант - підзвітна особа купила виробничі запаси за готівку. При цьому працівник складу ставить відмітку та підпис на документі постачальника (якщо потрібно), перевіряється відповідність наявних виробничих запасів з документами, оригінали документів передаються в бухгалтерію. На виробничі запаси заводять облікову складську картку.

При використанні виробничих запасів працівник складу ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина" робить відмітку в обліковій складській картці про відпуск виробничих запасів. Факт відпуску підтверджується двома підписами: працівника складу, що відпустив виробничі запаси і одержувача. Після відпуску виробничих запасів в обліковій складській картці робиться відмітка про вибуття та виробничіх запаси списуються.

Облікові складські картки по виробничих запасів ведуться з використанням єдиної комп'ютерної внутрішньофірмової системи, і бухгалтерія може щодня аналізувати стан надходження та використання виробничих запасів.

Бухгалтерський облік виробничих запасів в ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина" оснований на використанні даних з первинного обліку.

Облік ведеться з використанням рахунку 20 „Виробничі запаси".

На дебеті рахунку 20 ведеться облік придбаних або отриманих виробничих запасів. На кредиті рахунку 20 в бухгалтерії ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина" ведуть облік відпуску виробничих запасів у виробництво та на потреби виробництва зі списанням на рахунки обліку витрат, а також списання нестач і втрат від псування таких запасів.

В ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина" виробничі запаси і за своєю структурою та складом поділяються на наступні групи:

сировина і матеріали;

паливо;

інші матеріали.

По кожній однорідній групі виробничих запасів в ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина" ведуться аналітичні розшифровки-відомості, дані з яких переносяться в оборотну відомість по синтетичному рахунку 20 „Виробничі запаси", потім дані з оборотної відомості по синтетичному рахунку переносяться в оборотну відомість по рахункам підприємства, в Головну книгу та в Баланс підприємства.

В таблиці 2.2. наведено аналітичну відомість по субрахунку 201 „Сировина і матеріали" за 2004 рік.

Таблиця 2.2.

Аналітична відомість по субрахунку 201 „Сировина і матеріали" за 2004 рік по ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина"грн

№/ №	Наймену-ваїшя виробничих запасів	Сальдо на 01.01.04 р. шт	Оприбутковано в 2004 р. шт	Списано в 2004 р. шт	Сальдо на 01.01.05 р. шт
		Кіль-ть	Сума	Кіль-ть	Сума	Кіль-ть	Сума	Кіль -ть	Сума
1	Комплектуючі (комплекти до комп'ютерного обладнання)	2150	105000	1980	96624	1970	96136	2160	105488
2	Витратні матеріали до комп'ютерів (шт.)	1970	95000	550	26510	500	24100	2020	97410
3	Витратні матеріали до ксерокса (упаковка)	2230	100000	590	26866	430	19764	2390	107102
Всього:	6350	300000	3120	150000	2900	140000	6570	310000

В таблиці 2.3. наведено аналітичну відомість по субрахунку 203 „Паливо" за 2004 рік.

Таблиця 2.3. Аналітична відомість по субрахунку 203 „Паливо" за 2004 рікпо ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина" грн

№/ №	Найменування виробничих запасів	Сальдо на 01.01.04 р. шт	Оприбутковано в 2004 р. шт	Списано в 2004 р. шт	Сальдо на 01.01.05 р.шт
		Кіль-ть	Сума	Кіль-ть	Сума	Кіль-ть	Сума	Кіль-ть	Сума
1	Бензин А-92 л	14300	50000	8571	30000	15143	53000	7728	27000
2	Бензин А-95 л	15000	45000	6667	20000	13334	40000	8333	25000
Всього:	29300	95000	15238	50000	28477	93000	16061	52000

В таблиці 2.4. наведено аналітичну відомість по субрахунку 209 „Інші матеріали" за 2004 рік.

Таблиця 2.4.

Аналітична відомість по субрахунку 209 „Інші матеріали" за 2004 рік по ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина"грн

№/ №	Найменування виробничих запасів	Сальдо на 01.01.04 р. шт	Оприбутковано в 2004 р. шт	Списано в 2004 р. шт	Сальдо на 01.01.05 р. шт
		Кіль-ть	Сума	Кіль-ть	Сума	Кіль-ть	Сума	Кіль -ть	Сума
1	Офісні витратні матеріали (шт.)	2600	78000	2200	66000	3500	105000	1300	39000
2	Комірно-складські витратні матеріали (шт.)	2790	67000	1000	24000	3330	80000	460	11000
Всього:	5390	145000	3200	90000	6830	185000	1760	50000

В таблиці 2.5. наведено оборотну відомість по рахунку 20 по всім групам виробничих запасів за 2002 рік. В ній групуються всі групи виробничих запасів.

Дані оборотної відомості по синтетичному рахунку 20 переносяться в оборотну відомість по рахункам підприємства, в Головну книгу та в Баланс ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина".

Таблиця 2.5.

Оборотна відомість по рахунку 20 по всім групам виробничих запасів за 2004 рік по ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина"грн

№/ №	Найменування групи виробничих запасів	Сальдо на 01.01.04 р. шт	Оприбутковано в 2004 р. шт	Списано в 2004 р. шт	Сальдо на 01.01.05 р. шт
		Кіль-ть	Сума	Кіль-ть	Сума	Кіль-ть	Сума	Кіль-ть	Сума
1	Сировина і матеріали	6350	300000	3120	150000	2900	140000	6570	310000
2	Інші матеріали	5390	145000	3200	90000	6830	185000	1760	50000
3	Паливо	29300	95000	15238	50000	28477	93000	16061	52000
Всього:	41040	540000	21558	290000	38207	418000	24391	412000

Дані первинного та бухгалтерського обліку перевіряються та звіряється кожний місяць головним бухгалтером ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина".Відповідність та взаємоузгодженість даних первинного та бухгалтерського обліку по малоцінним та швидкозношуваним предметам є важливою умовою налагодженості функціонування та якісної організації бухгалтерського обліку на підприємстві.

Облік в ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина" здійснюється за допомогою автоматизованої комп'ютерної системи 1С Бухгалтерія. Ця система охоплює всі господарські операції, в тому числі і облік та операції з виробничими запасами. Бухгалтери бухгалтерії ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина" реєструють кожну операцію по виробничим запасам у відповідних комп'ютерних журналах первинної реєстрації, здійснюють всі необхідні оформлення первинних документів та відображають всі господарські операції в бухгалтерському обліку на облікових відомостях та в журналах ордерах, оборотній відомості по рахункам, в Головній книзі та в Балансі підприємства.

Основною проблемою в організації обліку виробничих запасів в ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина", є облік внутрішнього руху виробничих запасів, який потребує більш детального контролю. Окремі види виробничих запасів передаються з одного відділу в інший без належного на те оформлення, що ускладнює процеси інвентаризації, звіряння даних за первинним та бухгалтерським обліком, уповільнює морально застарілі види виробничих запасів.

Підприємство постійно удосконалює та покращує організацію обліку для удосконалення функціонування та покращання діяльності в цілому.

2.2 Організація аналізу виробничих запасів

Аналіз стану та використання виробничих запасів проводиться щороку після закінчення звітного року. Аналіз стану та використання виробничих запасів націлений на виявлення рівня забезпечення підприємства відповідними запасами та оцінку ефективності їх використання.

Аналіз стану та використання виробничих запасів в ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина" проводиться в розрізі наявних трьох груп виробничих запасів.

Аналіз стану та використання виробничих запасів проводиться в ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина" планово-економічним відділом та бухгалтерією.

Аналіз стану та використання виробничих запасів у виробничому

товаристві ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина" за 2003-2004 рік. 1-й етап. Аналіз показників загальної суми виробничих запасів: динаміка її коливання, питома вага в обсязі оборотних активів ЗАТ„Фоззі-Вигурівщина".

В таблиці 2.6. наведено загальні обсяги, динаміку коливання, питому вагу виробничих запасів в обсязі оборотних активів ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина" за період 2003-2004 років (дивитись таблицю 2.6.).

Таблиця 2.6.

Загальні обсяги, динаміка коливання, питома вага виробничих запасів в обсязі оборотних активів ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина" за період 2003-2004 років

Загальний залишок виробничих запасів за станом на 01.01.04 p., в грн.	Загальний залишок виробничих запасів за станом на 01.01.05 p., в грн.	Динаміка коливання загальних обсягів залишку виробничих запасів за період 2003-2004 pp., в грн.	Питома вага динаміки коливання загальних залишків виробничих запасів за період 2003-2004 pp., %	Питома вага виробничих запасів в обсязі оборотних активів за 2003 p., %	Питома вага виробничих запасів в обсязі оборотних активів за 2004 p., %	Динаміка коливання питомої ваги виробничих запасів в обсязі оборотних активів за 2003-2004 PP., %
540000	412000	128000	0,237 (2,7%)	0,094 (9,4%)	0,053 (5,3%)	-0,041
						(-4,1%)

З таблиці 2.6. видно, що:

-а станом на 01.01.04 року в ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина" загальний залишок виробничих запасів складав 540000 гривень;

за станом на 01.01.05 року в ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина" загальний залишок виробничих запасів складав 412000 гривень;

динаміка загальних обсягів залишку виробничих запасів за період 2003-2004 pp. в ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина" дорівнювала 128000 гривень;

питома вага динаміки загальних залишків виробничих запасів за період 2003-2004 pp. по ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина" складала 0,237 (2,37%);

питома вага виробничих запасів в обсязі оборотних активів за 2003 р. по ТОВ „ЗАТ «Фоззі-Вигурівщина»" дорівнювала 0,094 (9,4%);

питома вага виробничих запасів в обсязі оборотних активів за 2004 р. по ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина" дорівнювала 0,053 (5,3%);

динаміка питомої ваги виробничих запасів в обсязі оборотних активів за 2003-2004 pp. по ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина" складала- 0,041 (-4,1%).

Проведений аналіз показників загальної суми виробничих запасів: аналіз динаміки її коливання, аналіз питомої ваги в обсязі оборотних активів ТОВ „ЗАТ «Фоззі-Вигурівщина»" за період 2003-2004 років, показав, що за станом на 01.01.05 року на підприємстві зменшився загальний залишок виробничих запасів на 128000 гривень, скоротилась питома вага виробничих запасів в обсязі оборотних активів на 4,1%.

Дана ситуація свідчить про те, що на підприємстві ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина" намітилась тенденція щодо зменшення обсягів використання виробничих запасів в цілому. Це пояснюється зменшенням загальних витрат по підприємству, в тому числі і витрат на придбання виробничих запасів для підвищення прибутку (за розрахунками планового відділу ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина" для ефективної роботи підприємства достатні норми використання виробничих запасів, використані в 2004 році.

И-й етап аналізу стану виробничих запасів: структура запасів виробничих запасів в розрізі їх видів і основних груп, динаміка коливання видів та груп виробничих запасів по ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина" за 2003-2004 роки.

В таблиці 2.7. наведено структуру виробничих запасів в розрізі їх видів та груп, динаміку коливання видів та груп по ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина" за 2003-2004 роки (дивитись таблицю 2.7.).

Таблиця 2.7.

Структура виробничих запасів в розрізі їх видів та груп, динаміка видів та груп по ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина" за 2003-2004 роки грн

№	Наймелуван -ня групи та виду виробничих запасів	Сальдо иа 01.01.04 р. шт	Сальдо на 01.01.05 р. шт	Динаміка у кількісних та грошових вимірах	Питома вага динаміки суми видів та груп
		Кіль-ть	Сума	Кіль-ть	Сума	Кіль-ть	Сума	виробничих запасів, %
1	Сировина і матеріали	6350	300000	6570	310000	+220	+10000	+7,8%
2	Інші матеріали	5390	145000	1760	50000	-3630	-95000	-74,2%
3	Паливо	29300	95000	16061	52000	-13239	-43000	-33,6%
	Всього:	41040	540000	24391	412000	-16649	-128000	100%

З таблиці 2.7. бачимо, що в 2004 році:

збільшилась питома вага групи „Сировина і матеріали" на 7,8%;

зменшилась питома вага групи „Інші матеріали" на 74,2%;

зменшилась питома вага групи „Паливо" на 33,6%.

Другий етап аналізу стану виробничих запасів за видами та групами дозволяє детально ознайомитись зі структурою виробничих запасів та виявити її коливання та зміни.

ИІ-й етап аналізу ефективності використання виробничих запасів по виробничій компанії ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина" за 2003-2004 роки.

Аналіз ефективності використання виробничих запасів проводиться за допомогою розрахунків показників оборотності виробничих запасів.

1) Коефіцієнт оборотності виробничих запасів за 2003-2004 pp. no TOB „ЗАТ «Фоззі-Вигурівщина»" (К_об) розраховуємо за формулою 2.1.:

К_об2ооз = С_п._ПР2ооз/ СВ3_2Ооз= 12590000 грн. / 540000 грн. = 23,3 К₀б2оо4 = С_п._ПР2оо4/ СВ3₂₀04= 12597500 грн. / 412000 грн. = 30,5 де: С_п._пр2ооз ~ собівартість проданої продукції в 2003 р. - 12590000 грн.; С_п.пр2оо4 - собівартість проданої продукції в 2004 р. - 12597500 грн.; СВ3₂ооз - середня величина виробничих запасів в 2003 р. - 540000 грн. СВ3₂(Ю4 - середня величина виробничих запасів в 2004 р. - 412000 грн. Розрахунки показують, що в 2004 році коефіцієнт оборотності виробничих запасів по ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина" збільшився, причини його збільшення полягають у зменшенні обсягів виробничих запасів та збільшенні обсягу та собівартості виготовленої продукції.

2) Показник кругообігу залишку виробничих запасів (п) за 2003-2004 роки по ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина" вимірюється за формулою 2.2.:

(2.2)

п₂ооз = Опргооз / СЗОФ₂ооз = 17110000 грн. / 540000 грн. = 31,7 п₂оо4 = Qn_P2oo4 / СЗОФ₂оо4 = 18115000 грн. /412000 грн. = 43,9

де: Q_np2003 ~ обсяг реалізованої продукції в 2003 р. - 17110000 грн.; СЗОФ₂ооз - середній залишок виробничих запасів в 2003 р. - 540000 грн.;

Qnp2004~ обсяг реалізованої продукції в 2004 р. - 18115000 грн.; СЗОФ₂оо4 -- середній залишок виробничих запасів в 2004 р. -- 412000 грн.;

З розрахунку видно, що в 2004 році кругообіг залишку виробничих запасів по ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина" зріс.

3) Тривалість обігу виробничих запасів (Д) за 2003-2004 роки по ЗАТ„Фоззі-Вигурівщина" можна визначити за формулою 2.3.:

(2.3.)

Д_2Ооз = 360 / п₂₀₀₃ = 360 / 31,7 = 11,36 Д₂оо4= 360 / п_2Оо4= 360 / 43,9 = 8,20 е: 360 -- кількість днів у році (заокруглено).

Отже, згідно з розрахунком, тривалість обігу виробничих запасів по ТОВ „ЗАТ «Фоззі-Вигурівщина»" за 2004 рік зменшилась, це пояснюється збільшенням кругообігу виробничих запасів на підприємстві.

IV-й етап аналізу. Аналіз поточних витрат на обслуговування виробничих запасів в ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина" за 2003-2004 роки.

Протягом 2003 року на обслуговування виробничих запасів в ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина" було здійснено витрат на загальну суму 1050 гривень.

В 2004 році на обслуговування виробничих запасів в ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина" було здійснено поточних витрат на загальну суму 850 гривень.

Отже, в 2004 році зменшились витрати на обслуговування виробничих запасів по ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина" в цілому, що позитивно вплинуло на загальний прибуток по підприємству.

Проведений аналіз стану та ефективності використання виробничих запасів в ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина" за період 2003-2004 років показав: структуру виробничих запасів; розкрив загальні обсяги залишків виробничих запасів; динаміку коливання залишків виробничих запасів за 2003-2004 роки; питому вагу виробничих запасів в загальній сумі активів підприємства ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина" в цілому; розраховані показники оборотності виробничих запасів свідчать про ефективне використання виробничих запасів на підприємстві.

2.3 Організація аудиту виробничих запасів

ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина" в січні 2005 року уклало договір з Аудиторською фірмою ТОВ „П.А.А.С." на проведення аудиту обліку, стану та використання виробничих запасів за період 2003-2004 років (додаток 3). Метою аудиту була перевірка правильності відображення в бухгалтерському та первинному обліку стану та використання виробничих запасів в ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина" в 2003-2004 роках.

Для проведення аудиту ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина" надало аудиторам всі необхідні для цього документи, це: прибуткові та видаткові касові ордери за 2003-2004 роки; авансові звіти за 2003-2004 роки; прибуткові та видаткові накладні за 2003-2004 роки; акти виконаних робіт (послуг) за 2003-2004 роки; податкові накладні на продаж (придбання) виробничих запасів за 2003-2004 роки; акти передачі в експлуатацію виробничих запасів; інвентаризаційні описи (відомості) виробничих запасів за 2003-2004 роки; акти списання (ліквідації) виробничих запасів за 2003-2004 роки; договори, угоди, контракти, пов'язані з діяльністю підприємства за 2003-2004 роки; платіжні документи (платіжні доручення) за 2003-2004 роки; довіреності за 2003-2004 роки; касова книга за 2003-2004 роки; книга обліку придбання за 2003-2004 роки; книга обліку продажу за 2003-2004 роки; журнал обліку довіреностей за 2003-2004 роки; журнал РРО за 2003-2004 роки; журнал обліку прибуткових та видаткових касових ордерів за 2003-2004 роки; журнал обліку платіжних доручень за 2003-2004 роки; облікові картки виробничих запасів за 2003-2004 роки; журнали-ордери та відомості обліку виробничих запасів за 2003-2004 роки; оборотна відомість, Головна книга за 2003-2004 роки; звітність ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина" за 2003-2004 роки.

Всі документи було подано в роздрукованому та електронному (внутрішньофірмова єдина комп'ютерна система) вигляді.

Аудиторська фірма ТОВ „П.А.А.С" проводила аудит стану та використання виробничих запасів в порядку, згідно Програми аудиту. В таблиці наведено розроблено Програму аудиту виробничих запасів, яка розробляється згідно з Нормативом аудиту № 9, яку буде здійснювала аудиторська фірма ТОВ „П.А.А.С" в ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина". В таблиці 2.8. наведена програма аудиту стану, використання та обліку виробничих запасів.

Таблиця 2.8. Програма аудиту стану, використання та обліку виробничих запасів

№ п/п	Перелік аудиторських процедур, що належить здійснити	Вид документу, що підлягає перевірці	Виконавець (П.І.Б.)	Підпис виконавця
1	2	3	4	5
1	Ознайомлення з обліковою політикою підприємства ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина"	Наказ про облікову політику на 2003-2004 р. р. по підприємству	Аудитор ТОВ „П.А.А.С" Соломеєв О.В. (сертифікат аудитора № 1124 від 14.05.2001 р.)
2	Проведення інвентаризації виробничих запасів. Інвентаризація виробничих запасів провадиться за місцем зберігання та окремо за матеріально відповідальними особами. Виробничі запаси при інвентаризації записуються в описи за кожним окремим найменуванням із зазначенням номенклатурного номера, виду, групи, сорту і кількості (рахунком, найменуванням, вагою, об'ємом).	Первинні документи, бухгалтерські документи: аналітичні розшифровки, журнали-ордери, оборотна відомість та звітність	Аудитор ТОВ „П.А.А.С." Соломеєв О.В. (сертифікат аудитора № 1124 від 14.05.2001 р.)
3	Перевірка повноти оприбуткування виробничих запасів	Первинні документи, регістри синтетичного й аналітичного обліку щодо наявності та руху виробничих запасів, звіти матеріально	Аудитор ТОВ „П.А.С.С." Соломеєв О.В. (сертифікат аудитора № 1124 від
		відповідальних осіб з прикладеними до них документами, регістри синтетичного і аналітичного обліку, Головна книга, звітність	14.05.2001 р.)
4	Аудит правильності відображення руху виробничих запасів	Первинні документи, регістри синтетичного й аналітичного обліку щодо наявності та руху запасів, звіти матеріально відповідальних осіб з прикладеними до них документами, касові ордери, регістри синтетичного і аналітичного обліку, Головна книга, звітність	Аудитор ТОВ „П.А.А.С." Соломеєв О.В. (сертифікат аудитора № 1124 від 14.05.2001 р.)
5	Перевірка відповідності аналітичного, синтетичного обліку та звітності	Регістри синтетичного і аналітичного обліку розрахунків із постачальниками тощо, Головна книга, звітність	Аудитор ТОВ „П.А.А.С." Соломеєв О.В. (сертифікат аудитора № 1124 від 14.05.2001 р.)
6	Складання аудиторського висновку.	Бухгалтерські документи: розшифровки, журнали-ордери по рахункам; оборотна відомість, первинна документація за період, що перевіряється: накази; виписки банку; платіжні доручення; накладні та податкові накладні; договори на поставку запасів; Головна книга; фінансова звітність. Норматив аудиту: № 26.	Директор ТОВ „П.А.А.С" Пантелєєв В.П. (сертифікат аудитора № 000023 від 27.04.98 р.)

В таблиці 2.9. наведемо порівняльні відомості, які сприятимуть покращанню процесу аудиту виробничих запасів.

Порівняльні показники залишків рахунку 20 „Виробничі запаси" за даними балансу та аудиту по ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина"за станом на 01.01.2005 року грн.

№ п/п	Найменування субрахунку рахунку 20 „Виробничі запаси"	Згідно даних балансу (Актив) - дебет рахунків	Згідно підрахунків аудиту (Актив) -дебет рахунків	± Відхилення
1	Сировина і матеріали	310000	310000	-
2	Інші матеріали	50000	50000	-
3	Паливо	52000	52000	-
	Всього:	412000	412000	-

З таблиці 2.9. видно, що відхилень за залишками за субрахунками рахунку 20 „Виробничі запаси" за даними балансу та підрахунками аудиту не виявлено.

В таблиці 2.10. наведено відхилення порівняльних балансових показників за субрахунками рахунку 20 „Виробничі запаси" на кінець та початок 2004 року.

Таблиця 2.10.

Відхилення порівняльних балансових показників залишків субрахунків

рахунку 20 „Виробничі запаси" на кінець та початок 2004 року по підприємству ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина", грн.

№ п/п	Найменування субрахунку рахунку 20 „Виробничі запаси"	Балансова сума на кінець 2004 Р-	Балансова сума на початок 2004 р.	± Відхилення за станом на 01.01.2005 р. у порівнянні з 01.01.2004 р.
1	Сировина і матеріали	310000	300000	+10000
2	Інші матеріали	50000	145000	-95000
3	Паливо	52000	95000	-43000
	Всього:	412000	540000	-128000

З таблиці 2.10. видно, що на кінець 2004 року у „ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина"" зменшився залишок по субрахункам рахунку 20 „Виробничі запаси".

Наведено аналітичну таблицю 2.11. правильності та відповідності даних за залишками балансу та Головної книги підприємства за станом на 01.01.2005 року.

Таблиця 2.11.

Аналіз правильності та відповідності даних за залишками балансу та Головної книги ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина" за станом на 01.01.2005 рокугрн.

№ п/п	Номер рахунка	Згідно даних Головної книги	Згідно даних балансу	± Відхилення
1	201 „Сировина і матеріали"	310000	310000	-
2	209 „Інші матеріали"	50000	50000	-
3	203 „Паливо"	52000	52000	-
4	Всього:	412000	412000	-

З таблиці 2.11. видно, що дані Головної книги та балансу за станом на 01.01.2004 року є відповідними, це свідчить про достовірність ведення обліку на підприємстві.

Аудиторська фірма „П.А.А.С." дала добрий висновок щодо перевірки-аудиту стану та використання виробничих запасів на підприємстві, у висновку було відмічено ефективність існуючої єдиної комп'ютерної бази-системи реєстрації та обліку всіх операцій, в тому числі й операцій з виробничими запасами. У висновку було наведено пропозиції по удосконаленню обліку та контролю виробничих запасів на підприємстві.

Аудиторська фірма ТОВ „П.А.А.С. " Директору

Свідоцтво про включення в реєстр підприємства

аудиторських фірм № 1497 від 18.05.01 p. 3AT „Фоззі-Вигурівщина"

п/р 26004168564001

в РЦКБ „Приватбанк" м. Києва,

МФО 320649, ЄДРПОУ 23394504,

ІПН№ 233945026553,

Свідоцтво платника ПДВ № 37591365.

Адреса: м. Київ, вул. Старонаводницька, 4,

офіс 50, т.230-69-68

Аудиторський висновок № 35/04-2005

за наслідками перевірки незалежною Аудиторською фірмою ТОВ „П.А.А.С"

правильності, достовірності обліку та використання виробничих запасів підприємства ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина" за 2003-2004 р. р.

Вступ.

Згідно із Договором № 35 від 10.01.05 р. Аудиторська фірма ТОВ

„П.А.А.С." провела аудит правильності, достовірності обліку та використання виробничих запасів підприємства ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина"за 2003-2004 р. р.

Відповідальність за достовірність наданої Аудиторській фірмі ТОВ „П.А.А.С" інформації несе керівництво Замовника. Нашим обов'язком є формування висновку відповідно до представленої інформації (документів) на підставі проведеного аудиту.

Ми провели нашу перевірку у відповідності з вимогами Закону України „Про аудиторську діяльність" та „Національних нормативів аудиту в Україні". Ці нормативи вимагають, щоб планування та проведення аудиту було спрямоване на одержання розумних підтверджень щодо правильності, достовірності обліку та використання виробничих запасів підприємства ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина" за 2003-2004 p. p..

Під час аудиту розглянуто принципи бухгалтерського обліку та податкової політики на підприємстві; зроблено оцінку відповідності застосованих принципів обліку нормативним вимогам щодо організації бухгалтерського обліку та звітності в Україні, чинним протягом періоду перевірки; перевірено правильність та відповідність первинного, бухгалтерського обліку виробничих запасів. Крім того здійснено оцінку відповідності даних первинної та бухгалтерської документації, фінансової звітності. На нашу думку, проведена перевірка забезпечує розумну основу для аудиторського висновку.

Висновок аудитора про правильність, достовірність обліку та

використання виробничих запасів підприємства ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина"за

2003-2004 p. p..

Ми підтверджуємо:

прийнята система бухгалтерського обліку задовольняє законодавчі та нормативні вимоги;

правильність та достовірність обліку та використання виробничих запасів підприємства ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина" за 2003-2004 p. p.;

достовірність даних щодо операцій з виробничими запасами в первинному, бухгалтерському обліку та фінансовій звітності Замовника за 2003-2004 p. p.;

- відповідність фінансової звітності вимогам діючого законодавства України;

- відповідність даних, наведених у первинній та бухгалтерській документації замовника його фінансовій звітності;

- дотримання Замовником вимог чинного законодавства України;

- те, що надана Замовником фінансова звітність відображає дійсний фінансовий стан підприємства.

Фактів зловживань з боку керівництва Замовника не виявлено. Система внутрішнього контролю у Замовника знаходиться на достатньо високому рівні.

Директор Аудиторської фірми ТОВ „П.А.А.С"

Сертифікат аудитора серії Б № 000023 від 27.04.98 р.

В.П. Пантелєєв (підпис) 31.01.04р.

РОЗДІЛ 3. ШЛЯХИ ТА НАПРЯМИ УДОСКОНАЛЕННЯ ОРГАНІЗАЦІЇ ОБЛІКУ, АНАЛІЗУ ТА АУДИТУ ВИРОБНИЧИХ ЗАПАСІВ В УМОВАХ КОМП'ЮТЕРНИХ ТЕХНОЛОГІЙ В ЗАТ „ФОЗЗІ-ВИГУРІВЩИНА"

3.1 Пропозиції щодо удосконалення обліку в умовах комп'ютерних технологій в ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина"

Важливе значення у автоматизації бухгалтерського обліку займають АРМБ по обліку виробничих запасів. Головне їх призначення у тому, щоб забезпечити облік та контроль операцій з виробничими запасами, які відображають щоденне становище підприємства та виконання необхідних розрахунків з аналізу фінансового становища з метою визначення резервів прискорення оборотності виробничих запасів.

Основним принципом їх роботи є принцип безперервної обробки облікової інформації.

Підприємство ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина" постійно займається удосконаленням автоматизації обліку операцій з виробничими запасами та на практиці з'ясовує ефективність цього процесу, на скільки використовується кваліфікація спеціалістів та спрощується щоденна робота, наскільки підвищиться точність і оперативність вихідної інформації і від цього виграє підприємство і економіка в цілому.

Для перевірки ефективності обліку операцій з виробничими запасами приведемо перелік показників, що визначають ефективність використання виробничих запасів та розкривають стан обліку операцій з виробничими запасами в ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина".

Всі дані для показників можна отримати з журналів-ордерів та інформації про рух виробничих запасів в середовищі 1С: Бухгалтерія.

Для розрахунків необхідно вивести формули таких показників, як:

кількість надходжень на дату;

кількість надходжень за місяць;

кількість витрат за дату;

кількість витрат за місяць;

залишок за дату;

залишок за місяць.

Для цього вводяться умовні позначення:

d - дата;

п - номер документа;

m - місяць;

Р - надходження;

Z - витрати;

О -залишок;

P_dn^m - кількість надходжень по документам;

Z

m d_n - кількість витрат по документам.

Od^m- залишок вхідний;

О

Т ^

_d - залишок розрахунковий;

Отже, виведемо формули розрахункових показників: Кількість надходжень за дату:



Перевірку розрахунків можна провести за балансовим методом:

Метод розрахунку. Під час розрахунку надходжень та витрат виробничих запасів в ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина" можна використовувати метод підсумовування показників по документах.

При розрахунках залишків використовується метод алгебраїчного

ПІ TTr.VMORVRflHHfl.

Інформаційна модель задачі. Взаємозв'язок вхідних та вихідних даних з обліку виробничих запасів в ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина", тобто, звідки беруть, і де відображаються результати обробки можна побачити на рис. 3.1.



Рис. 3.1. Інформаційна модель задачі „Облік наявності та руху виробничих ресурсів"

Характеристика вихідної (результатної) інформації.

Перелік і опис вихідних повідомлень знаходиться у таблиці 3.1.

Таблиця 3.1 Перелік і опис вихідних повідомлень

№ №	Назва вихідного повідомлення	Ідентифікатор	Форма подання	Періодичність видання	Строк видачі	Користувач
1	Відомість руху виробничих ресурсів	VED	Таблична (машинограма)	Щоденно за місяць	Щоденно 1 -го числа наступног 0 МІСЯЦЯ	Бухгалтери Касири
2	Інформація про рух виробничих ресурсів	F01	Файл	Щоденно за місяць	Щоденно 1 -го числа наступног о місяця	База даних

Характеристика вхідної інформації описується у таблиці 3.2. Перелік і опис вхідних повідомлень

№ №	Назва вхідного повідомлення	Ідентифікатор	Форма подання	Термін надходження	Джерело інформації
І	Звіт бухгалтера по руху виробничих ресурсів за попередній місяць	Звіт	Документ	1-го числа звітного місяця	Каса
2	Прибуткові документи на придбання виробничих ресурсів	Накладні, акт прийоми-передачі, податкові накладні, договори купівлі-продажу	Первинні документи затвердженої форми	Щоденно	Каса
3	Видаткові документи на списання виробничих зесурсів	Накази на списання виробничих ресурсів, акт списання виробничих ресурсів, внутрішньо фірмові накладні на передачу виробничих ресурсів	Первинні документи затвердженої форми	Щоденно	Каса
4	Файли бази даних	РБД	Файли	За запитом	Бази даних

Інфологічна модель руху виробничих запасів буде мати вигляд, представлений на рис. 3.2



Рис. 3.2. Інфологічна модель руху виробничих запасів

Отже, було розглянуто та запропоновано послідовність та порядок виконання перевірки ефективності визначення показників руху та операцій з виробничими запасами на підприємстві ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина".

Щоб ефективно перевіряти та досліджувати облік всіх видів виробничих запасів в 1С: Бухгалтерія у типовій конфігурації використовуються субрахунки рахунку 20 „Виробничі запаси". ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина", як зазначено вище використовує рахунки 201 „Сировина і матеріали", 203 „Паливо", 209 „Інші матеріали". Для автоматичного оформлення операцій, пов'язаних з надходженням наявних виробничих запасів підприємства в типовій конфігурації передбачено документ „Приходная накладная", який може реєструвати різні за змістом і по-різному віддзеркалюваних в обліку операції. Реквізит „Вид операции" екранної форми документа може приймати різні значення відповідно до порядку оприбуткування виробничих запасів.

3.2 Шляхи та напрями удосконалення використання комп'ютерних технологій для аудиту та аналізу виробничих запасів в ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина"

На даний момент аналіз діяльності підприємства ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина" здійснюється працівниками планово-економічного відділу, який є самостійним структурним підрозділом. Але, як уже було виявлено у попередній частині роботи, того аналізу, що вже проводиться на підприємстві недостатньо для того, щоб можна було зробити суттєві висновки за стан використання та рух виробничих запасів взагалі. Тому пропонується у структурі ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина" зробити деякі зміни, а саме - створити окремий підрозділ планово-економічного відділу у складі 2 чоловік, які б займалися аналізом стану підприємства. Службу пропонується назвати аналітичною, а відділ - відділ планування.

Тоді структура зазначеного відділу буде мати такий вигляд (рис. 3.4.)

Рис. 3.4. Структура відділу планування, економіки та аналізу ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина"

Як видно зі схеми, головною відповідальною особою за аналітичну роботу є заступник завідуючого відділом, який „веде" аналітичну службу. Він приймає рішення про методологію ведення аналізу, основні розрахункові показники, які повинні використовуватися. Один з аналітиків веде аналіз

собівартості продукції та руху виробничих запасів, другий розраховує всі

/ інші показники, зводить всі дані і подає їх керівнику.

Розглянемо тепер методику, яку можна порекомендувати для ведення аналізу руху виробничих запасів на досліджуваному підприємстві. Як вже відмічалося раніше, основною метою аналізу руху виробничих запасів є виявлення рівня достатності формування виробничих запасів, ефективність їх використання, а також збалансованості надходження і витрачання виробничих запасів підприємства по об'єму і в часі.

Для аналізу руху виробничих запасів пропонується скористатися методикою, яку запропонував Бланк І.А. у своєму підручнику „Фінансовий менеджмент". Аналіз надходження та витрачання потоків виробничих запасів проводиться по підприємству загалом, в розрізі основних видів його господарської діяльності, по окремих структурних підрозділах.

На першому етапі аналізу повинна бути розглянута динаміка об'єму формування потоку надходження виробничих запасів підприємства в розрізі окремих джерел.

На другому етапі аналізу повинна бути розглянута динаміка об'єму формування потоку витрачання виробничих запасів підприємства, а також структури цього потоку у напрямах витрачання виробничих запасів. У процесі цього етапу аналізу визначається наскільки пропорційно розвивалися за рахунок витрачання виробничих запасів окремі види активів підприємства, що забезпечують приріст його ринкової вартості; у яких напрямах використовувалися грошові кошти, залучені із зовнішніх джерел; в якій мірі гасилася сума основного боргу по залучених раніше кредитах і позиках.

На третьому етапі аналізу розглядається надходження і витрачання виробничих запасів по загальному об'єму; вивчається динаміка показника руху виробничих запасів як результативного показника фінансової діяльності підприємства, показника ефективності використання, оборотності виробничих запасів і індикатора рівня збалансованості потоків надходження і витрачання виробничих запасів загалом. У процесі аналізу визначається роль і місце чистого прибутку підприємства в формуванні його виробничих запасів. Особливе місце в процесі цього етапу аналізу приділяється досліджується аналізу матеріаломісткості та пошуку резервів зниження матеріаломісткості.

На четвертому етапі аналізу досліджується синхронність формування потоків надходження і витрачання виробничих запасів в розрізі окремих інтервалів звітного періоду; розглядається динаміка залишків виробничих запасів підприємства, що відображає рівень цієї синхронності і що впливає на рівень ефективності використання виробничих запасів. У процесі дослідження синхронності формування різних видів потоків надходження і витрачання виробничих запасів розраховується динаміка коефіцієнта ліквідності підприємства в розрізі окремих інтервалів періоду, що розглядається.

На п'ятому етапі аналізу визначається ефективність використання виробничих запасів підприємства.

В цілому, для підвищення ефективності використання виробничих запасів в З AT „Фоззі-Вигурівщина" необхідно: удосконалення внутрішньофірмових нормативів матеріаломісткості (стаття витрат -- матеріали); здійснення ефективного контролю за розробкою планування витрат виробничих запасів та собівартості на вищому щаблі керівництва в підприємстві; залучення до процесу планування фахівців з виробництва, технологій та бухгалтерії; планування витрат виробничих запасів та собівартості повинно бути націлене на пошук внутрішніх резервів зниження собівартості.

Тривалість перебування виробничих запасів на складі впливає не тільки на розмір додаткових витрат (зокрема на зберігання), а й може істотно змінити собівартість виробничих запасів, що використовуються. Тому важливо визначати мінімально необхідний запас виробничих запасів на складі, збільшуючи тим самим оборотність активів. Звичайно, на підприємстві може штучно створюватися надмірний запас виробничих запасів. Але таку ситуацію можна вважати радше винятком, і вона може бути виправдана у разі очікування підвищення цін на продукцію, послуги, що надаються.

Одним з якісних показників виробничих запасів підприємства є коефіцієнт оборотності (К_Об)- Він не тільки є показником того, як часто виснажується запас виробничих запасів, а й характеризує здатність підприємства витрачати на виробничі запаси мінімальні кошти, забезпечуючи експлуатаційні витрати.

Як автоматизувати розрахунок коефіцієнта оборотності виробничих запасів в ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина".

В ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина", важливо контролювати цей показник виробничих запасів за кожною номенклатурною одиницею. Це нескладно зробити, використовуючи можливості створеної електронної таблиці, дещо модернізувавши її. Вставити на кожен аркуш таблиці по чотири додаткові графи, як показано на рис. 3.5. Це не вплине на розрахунковий алгоритм введених у таблицю формул; їх аргументи автоматично відреагують на цю трансформацію - посилання у формулах будуть відповідно зсунуті.

гис. 3.D, Зразок J№ 1 - удосконалення автоматизації розрахунку коефіцієнту оборотності виробничих запасів

Додаткові графи, в які будуть введені формули, дозволять одержати такі дані:

дані про продані товари в кількісному або вартісному вираженні
наростаючим підсумком з початку періоду, що аналізується (графа № 10);

- коефіцієнти оборотності за звітний місяць і весь період, що
аналізується (графи №13 і №14);

- тривалість обороту в днях (графа №15).

Для кількісного і вартісного варіантів визначення коефіцієнта оборотності у формулах буде використовуватися перемикач режиму розрахунку. Якщо необхідно отримати К_Об, виходячи з кількісних даних про обіг виробничих запасів, слід буде ввести в комірку графи 10 першого аркуша таблиці (рис 3.5.) символ „К". Якщо ця комірка залишиться порожньою, розрахунок буде „вартісним".

Оскільки на першому аркуші таблиці „Виробничі запаси на складі" (в наведеному прикладі це аркуш „2004 рік") записуються початкові залишки, розрахункові формули слід вводити тільки починаючи з другого аркуша.

Отже, потрібно відкрити аркуш „2004 рік" (рис. 3.6.) і ввести у комірку графи 10 формулу:

=ЕСЛИ('2003^І!Ь$12="К";

¹ 2003'!ІЛ2+І12;'2003'!ІЛ2+К12).

Рис. 3.6. Зразок № 2 - удосконалення автоматизації розрахунку коефіцієнту оборотності виробничих запасів

У графі 10 наростаючим підсумком розраховуватиметься собівартість використаних виробничих запасів певної номенклатури. Для цього підсумовуються дані попереднього і поточного звітного періоду.

На наступному аркуші „2005 рік" в тій самій комірці треба буде ввести формулу:

=ЕСЛИ('2004'!Ь$12="К"; ¹ 2004'!ІЛ2+І12;'2004'!ІЛ2+К12).

і так далі на всіх аркушах. Формули відрізнятимуться тільки посиланнями на аркуш попереднього місяця (виділені тлом).

У графі №13 розраховується коефіцієнт оборотності на підставі даних тільки одного року. У графі 13 на аркуші „2004 рік" треба записати формулу:

=ЕСЛИ(' 2OO3'!L$12="K"; 24*I12/(E12+M12);24*K12/(F12+N12)). На аркуші „2005 рік" ця формула має точно такий самий вигляд:

=ЕСЛИ(' 2004^і! L$ 12="К"; 24*I12/(E12+M12);24*K12/(F12+N12)). тому її

можна скопіювати в графу 13 на всі аркуші таблиці. Застосовуючи різні методи обліку виробничих запасів, слід пам'ятати, що це може справляти істотний вплив на аналітичні дані періоду, що розглядається. Чинниками, що впливають на прийняття рішення стосовно запасів, можуть бути як вибір методу оцінки собівартості, так і використання вартісного або кількісного розрахунку коефіцієнта оборотності.

При використанні кількісного розрахунку К_Об зміна методу оцінки собівартості виробничих запасів впливає на показники оборотності. Однак кількісний розрахунок К_Об не дасть відповіді на таке, наприклад, запитання: „Як часто доведеться вкладати відповідну суму для підтримання оптимального запасу виробничих запасів?".

Період оборотності для методу ЛіФО є вищим, ніж для методу ФіФО. Така ситуація складатиметься за умови підвищення цін на виробничі запаси, що закуповуються. З цього можна зробити висновок, що вкладення коштів у виробничі запаси при використанні методу ЛіФО може бути менш інтенсивним. Отже, наявність такої інформації дозволить прийняти найбільш правильне рішення щодо напряму закупівельної діяльності і вибору оптимальної цінової політики щодо власної продукції, послуг.

Під час перевірки стану, обліку виробничих запасів в ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина" аудиторська фірма ТОВ „П.А.А.С." здійснювала організацію своєї роботи з частковим використанням комп'ютерних інформаційних технологій, а саме: були використані лише дані комп'ютерного середовища 1С: Бухгалтерія підприємства замовника (ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина" проведення перевірки здійснювалось без використання спеціальних аудиторських програм, що свідчить про необхідність удосконалення організації роботи аудиторської компанії та її діяльності в цілому щодо автоматизації та комп'ютеризації.

Значний прогрес в аудиторській роботі може бути досягнутий за рахунок використання комп'ютерної техніки. Під час аудиту використовуються портативні комп'ютери, які підвищують продуктивність праці аудиторів. Застосування цієї техніки забезпечує оперативність і більшу точність виконання аудиторських процедур. Комп'ютерні програми, наприклад, дають можливість швидко перевірити правильність нарахування заробітної плати залежно від складності та якості виконаних робіт і кваліфікації працівників. Використання комп'ютерних програм в аудиті вимагає розроблення спеціальних методик для визначення стану підприємства, де надаються аудиторські послуги.

Однак прикладна програма може поставити аудитора перед необхідністю використання комп'ютера як засобу контролю. Ці різні варіанти використання комп'ютера відомі як „Методи аудиту за сприяння комп'ютера (MACK)". їх можна використовувати із залученням усіх відомих типів і конфігурацій комп'ютерів.

Використання MACK необхідне тоді, коли відсутні вхідні документи і неможливо простежити повний хід операцій (контрольний слід), а також тоді, коли ефективність аудиту можна значно поліпшити використанням спеціальної комп'ютерної аудиторської програми. Зазначений норматив описує два найзагальніші методи - програмне забезпечення комп'ютера (ПЗК) і тести, які можна використовувати для всіх типів MACK.

ПЗК складається з комп'ютерних програм, які використовуються аудитором як частина процедур перевірки. ПЗК може являти собою пакет програм або окремі програми й утиліти. Незалежно від джерела ПЗК аудитор мусить довести можливість його використання для проведення перевірки. ПЗК може бути підготовлене безпосередньо аудитором, написане залученим до цієї роботи програмістом. Програми використовуються як високоефективний обліковий інструмент. До них можна вносити зміни відповідно до вимог, обумовлених особливостями обліку клієнта. Плануючи аудит, необхідно розглянути можливість комбінування ручного аналізу даних з обробкою на ПЗК. Утиліти використовуються для того, щоб виконати загальні функції обробки даних, сортування, створення і виведення файлів на друкування.

Перевірка методом тестування даних використовується під час проведення процедур контролю. Отриману вибірку даних вводять у комп'ютерну систему клієнта і порівнюють з її результатами. Якщо контрольні дані обробляються разом з реальними даними клієнта, аудитор повинен бути впевненим, що після завершення тестування всі контрольні записи будуть вилучені з реального розрахунку клієнта.

Використання ПЗК може обмежуватися тестуванням окремих розділів, або простеженням шляху однієї суми, а може включати процедури, пов'язанні з побудовою бухгалтерського балансу клієнта. MACK може використовуватися для виконання різноманітних процедур перевірки, включаючи:

тестування подробиць обробки інформації в системі обліку клієнта;

аналітичний огляд процедур для виявлення невизначених випадків;

доступ до файлів даних і бібліотек;

тести на відповідність програмних засобів і систем управління та обліку.

Ефективність аудиту має підвищитися за допомогою MACK з погляду отримання найкращих доказів.

Плануючи перевірку, аудитор мусить розглянути відповідну комбінацію організації і методів аудиту за допомогою комп'ютера. Необхідно врахувати фактори, що впливають на прийняття рішень у разі використання комп'ютера, а саме:

- знання комп'ютера, кваліфікація і досвід аудитора;

- сумісність MACK і технічних засобів, на котрих програмне забезпечення буде функціонувати;

ефективність;

синхронізація у часі.

Коли аудитор починає аудит у середовищі ЕОД, він повинен мати необхідні навички і досвід роботи з технікою, яка виконує підрахунки, або залучити до роботи спеціаліста і делегувати йому частину своїх функцій. Аудитор мусить знати ЕОД, щоб спланувати і використати результати MACK. Рівень необхідних знань залежить від складності і конфігурації конкретного методу аудиту і програмного забезпечення контролю, а також системи обліку клієнта. Аудитор мусить розуміти, що використання MACK за конкретних обставин може вимагати значно вищого класу комп'ютера і навичок роботи на ньому.

Аудитору, проаналізувавши відповідність MACK засобам обслуговування комп'ютера і необхідним автоматизованим системам бухгалтерського обліку, а також картотекам, слід планувати використання обліку інших засобів в обслуговуванні комп'ютера в тому разі, коли виконання з використанням MACK на комп'ютерній техніці клієнта буде неефективним, надто дорогим і непрактичним, наприклад через несумісність з операційною системою.

Може виникнути необхідність допомоги персоналу клієнта для забезпечення роботи технічних засобів у найсприятливіші для аудитора години, завантаження і запуску пакетів програм MACK на комп'ютерах клієнта, забезпечення копій даних у формі, яка необхідна аудитору.

Деякі комп'ютерні файли зберігаються тільки протягом короткого часу. Тому аудитор повинен вжити необхідних заходів для збереження в пам'яті комп'ютера даних, які, можливо, знадобляться йому в майбутньому, або він повинен буде змінити час звернення до клієнта для отримання тієї чи іншої інформації.

У ситуаціях, коли час перевірки обмежений, аудитору доцільно планувати використання MACK, оскільки це скорочує тимчасові витрати порівняно зі звичайними методами огляду й аналізу.

Основні дії аудитора у разі використання прикладної програми MACK:

а) визначення мети прикладної програми;

б) визначення змісту файлів об'єкта аудиту;

в) визначення типів операцій і способів, котрі необхідно перевірити;

г) визначення аудиторських процедур у системі програми;

д) розподіл обов'язків між комп'ютерним персоналом та керівництвом;є зіставлення вигідності від використання ПЗК з витратами на її

впровадження;

є) оцінка рівня впевненості, що ПЗК будуть правильно оформлені і в необхідний спосіб зафіксовані і зареєстровані;

ж) визначення дефіциту в комп'ютерній техніці і вміння користуватися нею;

з) використання функцій програми й оцінка отриманих результатів. Аудитор повинен керувати процесом використання програми MACK.

Таке керівництво забезпечить правильне виконання процедур програми, допоможе виключити співробітників клієнта в управлінні MACK. Специфіка роботи з прикладною MACK залежатиме від параметрів і властивостей самої програми, тому аудитору необхідно: ухвалити технічні моменти і виконати огляд роботи з використанням MACK; зробити огляд засобів керування системою ЕОД підприємства, наприклад, з'ясувати можливість внесення виправлень у систему програми і доступ до бази даних. Якщо аудитора не задовольняє організація робочого місця під час використання комп'ютера клієнта, він має право обробляти інформацію за допомогою MACK на іншому, більш придатному для поставленої мети комп'ютері; слід гарантувати відповідну інтеграцію та імплементацію висновків аудитора в процесі контролю.

Процедури, які виконуються аудитором для управління контрольними прикладними програмами, можуть включати:

а) участь у проекті і тестуванні комп'ютерних програм;

б) отримання гарантії того, що програма працює відповідно до деталізованої спеціалізації;

в) перевірку відповідності конфігурації комп'ютера клієнта вимогам установки ПЗК;

г) перевірку програми на великих тестових файлах перед запуском в основну роботу;

д) перевірку можливості обробки ПЗК необхідного обсягу і кількості інформації;

є) перевірку правильності функціонування ПЗК - адекватність інформації вводу-виводу;

є) організацію відповідного контролю за доступом до ПЗК, який виключає несанкціонований доступ і маніпуляцію даними.

Необов'язкова постійна присутність аудитора під час управління програмою MACK, однак необхідно мати гарантію виконання необхідних процедур аудиту. Щоправда, така присутність бажана, оскільки вона може забезпечити практичну вигоду, тобто можливість своєчасно зреагувати на несподіваний результат, змінити дані помилкового прикладу, виправити неправильний вхідний файл та ін. Процедури, які виконуються аудитором для управління прикладними програмами, можуть включати:

управління послідовністю подання тесту там, де це стосується обробки кількох циклів;

б) використання тесту спочатку для малої кількості даних, а потім запуск програми з повним набором даних;

г) підтвердження того, що для обробки даних використовувалася ефективна версія ПЗК;

д) забезпечення використання ПЗК для обробки даних у відповідний термін і в контрольних точках, які мають істотний розмір.