Аудит і аналіз виробничих запасів в умовах комп'ютерних технологій

Основним документом при переоцінці є Розрахунок суми дооцінки залишків товарно-матеріальних цінностей у зв'язку з підвищенням цін на виробничі запаси і товари, який направляється на поповнення оборотних коштів підприємств і організацій (форма якого наведена в додатку до Листа Мінфіну і Мінекономіки від 31.05.93). Перелік товарно-матеріальних цінностей, що підлягають дооцінці, визначається шляхом порівняння цін, що склалися в розрахунках з постачальниками на початок і кінець місяця.

У бухгалтерському обліку підприємства на суму дооцінки товарно-матеріальних цінностей роблять запис по дебету рахунків обліку матеріальних цінностей (20 „Виробничі запаси", 22 „Малоцінні і швидкозношувані предмети", 26 „Готова продукція", 28 „Товари" та ін.) в кореспонденції з кредитом рахунка 42 „Додатковий капітал" субрахунок 423 „Дооцінка активів" [48, с. 79].

Проведення й оформлення результатів Інвентаризації за лишків товарних запасів здійснюється підприємствами відповідно до вимог інструкції по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, документів, розрахунків та інших активів, затвердженою наказом Мінфіну України від 11.08.94 № 69. Інвентаризація товарних запасів здійснюється інвентаризаційною комісією, призначеною наказом керівника підприємства, по місцях зберігання матеріальних цінностей у присутності матеріально відповідальних осіб.

Дані інвентаризації кожного виду матеріальних цінностей заносяться в інвентаризаційний опис (ф.-21), який складається в двох примірниках і підписується всіма членами комісії. Один примірник опису залишається у матеріально відповідальної особи, а другий - передається до бухгалтерії. В бухгалтерії фактичні залишки матеріальних цінностей, зафіксовані в описах, звіряють з даними бухгалтерського обліку. Матеріальні цінності, по яких виявлені розходження (залишки, недостача), записують в порівняльну відомість, а матеріально відповідальна особа повинна давати інвентаризаційній комісії письмове пояснення про причини їх виникнення.

Свої висновки і пропозиції щодо врегулювання інвентаризаційних різниць комісія оформляє протоколом і подає на затвердження керівнику підприємства. Керівник повинен прийняти рішення про оприбуткування лишків і списання недостач матеріальних цінностей і затвердити протокол у 5-денний строк. У бухгалтерському обліку результати інвентаризації відображають в такому порядку [48, с. 81].

Залишки товарних запасів зараховують в доход операційної діяльності записом:

Дебет рахунку 28 „Товари" (відповідний субрахунок)

Кредит рахунку 719 „Інші доходи від операційної діяльності".

Вартість недостачі товарних запасів списується з кредиту рахунка 28 „Товари" (відповідний субрахунок) на дебет рахунка 947 „Нестачі і втрати від псування цінностей".

Недостачі і втрати від псування цінностей з вини матеріально відповідальних осіб відносяться на їх рахунок записом:

Дебет рахунку 375 „Розрахунки по відшкодуванню завданих збитків"

Кредит рахунку 716 „Відшкодування раніше списаних активів".

Якщо на час виявлення недостачі товарних запасів конкретні винуватці не встановлені, то вартість такої недостачі відображається на забалансовому рахунку 07 „Списані активи", субрахунок 072 „Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей". Після встановлення осіб, які повинні відшкодувати витрати, належна до відшкодування сума зараховується до складу дебіторської заборгованості в доход звітного періоду записом:

Дебет рахунку 375 „Розрахунки по відшкодуванню завданих збитків" Кредит рахунку 716 „Відшкодування раніше списаних активів" [48, с. 82].

Розмір збитку по недостачі і псуванню матеріальних цінностей, який підлягає відшкодуванню винними особами, визначається відповідно до Закону України „Про визначення розміру збитків, нанесених підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), недостачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінних каменів і валютних цінностей", затвердженого постановою Верховної Ради України від 06.06.95 № 218, і Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, недостачі (псування) матеріальних цінностей, затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 22.01.96 №116 (із змінами, внесеними відповідно з Постановами КМУ від 27.08.96 № 1009, від 20.01.97 №34, від 15.12.97 № 1402).

Згідно з зазначеним Порядком розмір збитків від розкрадання, псування, недостачі матеріальних цінностей визначається за балансовою вартістю цих цінностей (за вирахуванням амортизаційних відрахувань), але не менше 50% від їх балансової вартості на час виявлення таких фактів з урахуванням індексу інфляції (який щомісячно визначається Держкомстатом України), відповідного розміру ПДВ і акцизного збору за формулою 1.14.:

РЗ = [(Бв-А) * Іінф + ПДВ + Аз] * К, (1.14.)

де РЗ - розмір збитку; Бв - балансова вартість; А - сума нарахованої амортизації; Іінф - індекс інфляції; ПДВ - податок на додану вартість; Аз -акцизний збір; К - коефіцієнт, що застосовується до відповідної групи цінностей [48, с. 83].

Вартість вузлів, деталей і напівфабрикатів та іншої продукції, яка виготовляється підприємствами для внутрішньовиробничих потреб, а також вартість продукції, виробництво якої не завершене, визначається виходячи із собівартості її виготовлення з урахуванням середньої по підприємству норми прибутку на цю продукцію з застосуванням коефіцієнта 2.

Вартість спирту етилового (питного, ректифікованого, сирцю), спирту, який використовується для виробництва вин, спиртових соків і настойок, визначається виходячи з оптової ціни підприємства-виробника з урахуванням ПДВ і акцизного збору. До визначеної таким чином ціни застосовується коефіцієнт 3.

Вартість плодоягідних соків, консервованих з використанням сірчистого ангідриду або бензокислого натрію, визначається виходячи з оптової ціни підприємства-виробника з урахуванням ПДВ і акцизного збору. До визначеної таким чином ціни застосовується коефіцієнт 3.

Вартість продовольчих товарів, роздрібні ціни на які дотуються державою, оцінюється з додаванням до роздрібної ціни суми дотацій.

Розмір збитків від розкрадання, недостачі, знищення (псування) бланків цінних паперів і документів суворого обліку визначається з застосуванням коефіцієнтів:

5 - до номінальної вартості, вказаної на бланках цінних паперів і документів суворого обліку, або до вартості документів суворого обліку, встановленої законодавством;

50 - до вартості придбання (виготовлення) бланків цінних паперів і документів суворого обліку, на яких не вказана номінальна вартість або вартість яких не встановлена законодавством.

Розмір збитків від розкрадання банкнотного паперу або захищеного паперу, персоніфікованої захисної стрічки визначається: з застосуванням коефіцієнта 1,5 до максимальної суми грошей, які можуть бути виготовлені на цьому банкнотному папері; в 5000-му розмірі від вартості захищеного паперу і персоніфікованої захисної стрічки.

У бухгалтерському обліку на суму вартості збитку недостачі цінностей, яка підлягає відшкодуванню винними особами, роблять запис по дебету рахунка 375 „Розрахунки по відшкодуванню завданих збитків" і кредиту рахунка 716 „Відшкодування раніше списаних активів".

У разі відшкодування винними особами належної суми збитку від недостачі і псування матеріальних цінностей роблять запис по дебету рахунка ЗО „Каса", 31 „Рахунки в банках" (або рахунка 66 „Розрахунки з оплати праці", якщо керівником підприємства прийнято рішення про утримання суми збитку Із заробітної плати винуватця) і кредиту рахунка 375 „Розрахунки по відшкодуванню завданих збитків".

Із суми, сплаченої винними особами згідно із зазначеним нормативним актом, відшкодовуються збитки, нанесені підприємству від недостачі і псування цінностей, решта суми (різниця між балансовою вартістю недостачі (псування) цінностей і відшкодованою сумою) підлягає перерахуванню до бюджету, що в бухгалтерському обліку відображається записом по дебету рахунка 716 „Відшкодування раніше списаних активів" і кредиту рахунка 642 „Розрахунки за обов'язковими платежами".

При регулюванні інвентаризаційних різниць взаємний залік залишків і недостач запасів, що виникають внаслідок пересортиці, може бути допущений як виняток, якщо пересортиця виникла у однієї і тієї самої матеріально відповідальної особи, за один і той же період і з матеріальними цінностями одного і того самого найменування (якщо цінності мають схожість за зовнішнім виглядом або упаковані в однакову тару -- при відпуску її без розпаковки тари). Проте різниця у вартості недостач і залишків при більшій вартості недостач цінностей списується на рахунок осіб, що допустили пересортицю, і з них стягується.

Якщо конкретні винуватці пересортиці не встановлені, то сумові різниці розглядаються як недостачі цінностей понад норми природного збитку з віднесенням їх на результати діяльності підприємства. У цьому разі в протоколі інвентаризаційної комісії має бути наведено обґрунтоване рішення, чому такі різниці не можуть бути віднесені на винних осіб.

Перевищення вартості цінностей, що виявилися в надлишку, проти вартості цінностей, що виявилися у недостачі при пересортиці, відноситься на доходи операційної діяльності підприємства [48, с. 86].

В табл. 1.1. наводиться кореспонденція рахунків основних операцій з обліку виробничих запасів [48, с. 92].

Таблиця 1.1. Кореспонденція рахунків з обліку виробничих запасів

№	Зміст господарської операції	Кореспонденція
п/п		Дебет	| Кредит
	Надходження, відпуск виробничих запасів
1.	Придбання за плату:
	а) сума за договором	20
	! б) сума податку на додану вартість	641	63
2.	Отримані як внесок до статутного капіталу	20	40 або 44
3.	Отримані в обмін на неподібні активи (наприклад, в обмін на	20	742
	основні засоби)
4.	Безоплатно отримані виробничі запаси	20	719
5.	Оприбуткування раніше не врахованих на балансі засобів	20	719
6.	Відпущені зі складу виробничі запаси (крім підприємств, що
	використовують рахунки класу 8) для власних потреб:
	- виробництво продукції
	- загальновиробничих потреб
	- виправлення браку	23
	- забезпечення збуту продукції	91
	- загальногосподарських потреб	24
	- виконання досліджень та розробок	93
	- утримання об'єктів житлово-комунального господарства і	92
	соціально-культурного призначення	941
	- капітального будівництва	949
		15	20
7.	Реалізація виробничих запасів:
	- дохід від реалізації	31 або	712
	- собівартість виробничих запасів	37	20
	- відображена сума ПДВ	943	641
		712
Бухгалтерські записи з відображення операцій з приводу купівлі, безоплатного
	одержання, виробництва та іншого надходження виробничих	запасів.
	Купівля виробничих запасів за грошові кошти
8.	Відображено суму виробничих запасів, придбаних у	20	63
	постачальника за грошові кошти, без ПДВ
	Відображено суму ПДВ, включену до вартості виробничих запасів,	644	63
	на рахунку 644, якщо оприбуткуванню запасів передувала,	або
	передоплата, або на рахунку 641, якщо надходження матеріалів -	641
	перша подія
	Придбання виробничих запасів підзвітною особою
9.	Оприбутковано виробничі запаси, придбані підзвітною особою за грошові кошти без ПДВ	20	372
	Відображено суму ПДВ у складі податкового кредиту	641	372
Надходження виробничих запасів у результаті власного виробництва
10.	Надійшло з виробництва на склад готової продукції	26	23
11.	Виготовлено і передано на склад напівфабрикати	25	23
12.	Виготовлено власними силами	20	23
13.	Передано на склад готової продукції напівфабрикати, призначені для реалізації	26	25
	Надходження виробничих запасів у результаті внеску до статутного капіталу
14.	Одержано виробничі запаси як внесок до статутного капіталу	2	40
15.	Відображено у складі неоплаченого капіталу суму заборгованості учасників за внесками до статутного капіталу підприємства	46	40
	Відображення виробничих запасів, одержаних безоплатно
16.	Оприбутковано безоплатно одержані виробничі запаси	20	719
Бухгалтерські записи з відображення в обліку реалізації і списання виробничих запасів
	Списання виробничих запасів у виробництво
17.	Відпущено зі складу виробничих запасів для виробництва продукції (прямі матеріальні витрати)	23	20
18.	Списано виробничі запаси для загальновиробничих потреб	91	20
19.	Списано виробничі запаси для забезпечення витрат, пов'язаних із збутом продукції	93	20
20.	Використано виробничі запаси у загальногосподарських цілях	92	20
21.	Списано виробничі запаси на утримання об'єктів житлово-комунального господарства, соціально-культурного призначення	94	20
22.	Відпущено зі складу виробничі запаси для капітального будівництва власними силами	15	20
	Вибуття виробничих запасів в результаті нестачі
	А) якщо винні особи не встановлені
23.	Відображення суми нестачі у складі витрат звітного періоду	947	20
24.	Коригування податкового кредиту з ПДВ (оскільки виробничі запаси не будуть продані підприємство втратило право на податковий кредит, який було відображено у момент оприбуткування)	949	641
25.	Відображення на позабалансовому рахунку суми нестачі	072
	Б) якщо винні особи встановлені
26.	Відображення суми нестачі у складі витрат звітного періоду	947	20
27.	Коригування податкового кредиту з ПДВ (оскільки виробничі запаси не будуть продані, підприємство втратило право на податковий кредит, який було відображено у момент оприбуткування)	949	641
28.	Сума, що підлягає відшкодуванню винною особою (балансова вартість * індекс інфляції + ПДВ + акциз/ * 2) або (500 + 100) * 2 = 1200 грн.	375	746
29.	Відображено податкове зобов'язання з ПДВ	746	641
30.	Нараховано суму, що підлягає сплаті до бюджету	746	642
31.	Отримано суму відшкодованих втрат	30	375
Списання виробничих запасів в результаті внеску до статутного капіталу іншого підприємства
32.	Обмін виробничих запасів на акції акціонерного товариства	14	20
33.	Коригування податкового кредиту з ПДВ	949	641
34.	Різниця між вартістю виробничих запасів і справедливою вартістю інвестицій	14	746
	Списання виробничих запасів при безоплатній передачі
5.	Передано безоплатно виробничі запаси	949	20
36.	Відображення податкових зобов'язань	946	641
	Списання виробничих запасів внаслідок надзвичайних подій і знецінення
37.	Списання внаслідок аварії	99	20
38.	Отримано страхового відшкодування	654	75
39.	Віднесено на витрати суму втрат від знецінення виробничих запасів	946	20
40.	Одночасно відображено на рахунках за балансового обліку	07

Особливо актуальними та найбільш розповсюдженими на ринку прикладних комп'ютерних програм, які використовуються в обліку, аналізі та аудиті (в тому числі по операціям з виробничими запасами) є прикладні комп'ютерні програми 1С:Бухгалтерія 7.7.

Великі та середні вітчизняні підприємства на сьогоднішньому етапі розвитку використовують автоматизацію процесів обліку та контролю виробничих запасів в АРМБ.

Прикладна комп'ютерна програма 1С бухгалтерія 7.7. використовується при веденні обліку, контролі господарських операцій на підприємствах.

Облік на вітчизняних підприємствах з використанням 1Сбухгалтерія 7.7. проходить за такими принципами та у такому порядку:

здійснюється автоматичне введення даних в реєстраційні журнали, облікові картки, відомості первинного обліку тощо з первинних документів;

здійснюється передавання даних первинного обліку в бухгалтерію та звірка фактичних даних з даними обліку;

на основі отриманих первинних даних автоматично заповнюються відомості, журнали-ордери, розшифровки по рахункам бухгалтерського обліку, складається оборотна відомість, звітність підприємства. Головний бухгалтер перевіряє правильність відображення на рахунках господарських операцій в процесі автоматизованого обліку [58, с. 20].

Внутрішньогосподарський контроль господарських операцій здійснюється головним бухгалтером, керівниками відповідних відділів (планово-економічного, фінансового, спеціальними контролерами) за допомогою та з використанням вищенаведених прикладних пакетів. Контролюються самі операції, їх відповідність діючому законодавству, за допомогою прикладних програм виявляються помилки, порушення, які можна виправити.

Типова конфігурація 1Сбухгалтерія 7.7. надає широкі можливості для автоматизації ведення бухгалтерського обліку виробничих запасів на малих та середніх підприємствах, а також може послужити базою для автоматизації крупного підприємства.

В 1Сбухгалтерія 7.7. при оформленні та обліку виробничих запасів здійснюється введення, збереження та друк первинних документів по виробничих запасах: копії первинних документів на оформлення руху виробничих запасів; платіжні доручення; прибуткові та видаткові ордери; накладні; податкові накладні; інші документи.

1С: Бухгалтерія 7.7. має гнучкі можливості обліку виробничих запасів (аналітичного та синтетичного): вмонтовані механізми ведення кількісного і грошового обліку; багатовимірний і багаторівневий аналітичний облік; можливість вести облік для декількох організацій на одному комп'ютері.

1Сбухгалтерія 7.7. забезпечує формування і друк різноманітних звітів по виробничих запасах: звіти за довільний період часу; деталізація звітів до рівня проводок; звіти по синтетичному обліку - оборотно-сальдова відомість, аналіз рахунку, головна книга, звітні проводки; звіти по аналітичному обліку - оборотно-сальдова відомість по рахунку, карточка рахунку, аналіз рахунку по субконто, аналіз субконто, обороти між субконто; бухгалтерська, статистична і податкова звітність; інші звіти.

1С: Бухгалтерія 7.7. надає сервісні можливості по обліку виробничих запасів: контроль коректності бухгалтерських проводок; табло рахунків (оперативний огляд підсумків по рахунках); контроль цілісності посилань (оперативний огляд підсумків по рахунках); можливість архівування робочих даних та відновлення з архівної копії; можливість тестування цілісності інформаційної бази і виконання адміністративних функцій в пакетному режимі; огляд історії роботи користувача [58, с. 21].

При обліку виробничих запасів в 1С: Бухгалтерія 7.7. забезпечується ручне і автоматичне введення бухгалтерських операцій: цілісне відображення в бухгалтерському обліку (аналітичному та синтетичному) господарських операцій; зручні засоби ручного вводу операцій; автоматичне формування операцій первинними документами (накладними, касовими ордерами і т.д.); автоматичний розрахунок фінансових результатів і т.д.

Для ведення обліку виробничих запасів (аналітичного та синтетичного) 1С:Бухгалтерия 7.7 надає:

план рахунків, містить типові настройки аналітичного, грошового і кількісного обліку практично для всіх розділів бухгалтерського обліку;

набір довідників для формування первинних документів і ведення списків об'єктів аналітичного обліку;

набір документів, призначених для введення, зберігання і друку первинних документів і автоматичного формування бухгалтерських операцій;

- набір констант, використовується для настройки загальних параметрів ведення обліку в конкретній організації;

набір стандартних звітів, які дозволяють одержувати дані бухгалтерського обліку в різних розрізах по будь-яких рахівницях, будь-яких об'єктах аналітики;

набір регламентованих звітів (податкових, бухгалтерських та ін.);

спеціальні режими обробки документів і операцій, виконуючі сервісні функції;

підбір рахунків з можливих допустимих кореспонденцій при ручному введенні проводок;

режим типових операцій;

І.З.Принципи та завдання аудиту виробничих запасів в умовах комп'ютерних технологій

Аудиторська перевірка операцій з виробничими запасами включає дослідження стану складського господарства та збереження виробничих запасів, нормування витрачання, оприбуткування, правильності оцінки купованих виробничих запасів, використання виробничих запасів на виробництві, перевірка операцій з виробничими запасами. Основна мета перевірки - встановлення законності, достовірності та доцільності операцій з виробничими запасами, правильності їх відображення в обліку.

На більшості підприємств обсяг операцій з виробничими запасами буває досить значним, тому їх перевірка є трудомістким процесом. Під час аудиторської перевірки операцій з матеріальним цінностями потрібно керуватись чинними нормативними та законодавчими документами, а саме:

Законом України „Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні"

Планом рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій, затвердженим наказом Міністерства фінансів України № 291 від ЗО. 11.1999 p.;

Інструкцією „Про застосування планів рахунків бухгалтерського обліку...", затвердженою наказом Міністерства фінансів України № 291 від 30.11.1999р.;

Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 9 „Запаси", затвердженим наказом Міністерства фінансів України № 246 від 20 жовтня 1996 р.;

Інструкцією „По інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків", затвердженою наказом Міністерства фінансів України № 69 від 11 серпня 1994 р. (зі змінами і доповненнями, внесеними наказами № 268 від 5 грудня 1997 p., № 115 від 26 травня 2000 p.);

Порядком проведення дооцінки залишків матеріальних цінностей зі змінами і доповненнями, затвердженим наказом Міністерства фінансів України № 69 від 11 серпня 1994 p.;

Інструкцією „Про норми витрат пального і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті", затвердженою Департаментом автомобільного транспорту України № 179 від 3 травня 1995 p.;

Положенням про граничні терміни експлуатації устаткування у виробництві, галузеві технічні норми витрат сировини та матеріалів на виробництво готової продукції;

Положенням про документи та документообіг у бухгалтерському обліку, затвердженим Міністерством фінансів України;

- Інструкцією про порядок видачі довіреностей на отримання ТМЦ та їх відпуск, затвердженим Міністерством фінансів України [53, с. 108].

Джерелами інформації для аудиторської перевірки виробничих запасів на підприємстві є:

доручення - документ який видає підприємство лише власним працівникам на одержання товарно-матеріальних цінностей, де мають бути перелічені всі цінності, які потрібно отримати;

прибутковий ордер, оформлення якого здійснюється матеріально відповідальною особою для оприбуткування всіх матеріалів, що надійшли на склад підприємства. Акт про прийняття матеріалів, який складають на матеріали, які надходять без супровідних документів для оприбуткування;

лімітно-забірна картка -- оформляється зі складу на виробництво, виписується на кожний вид запасів і в кінці місяця на підставі лімітно- забірних карток підраховується кількість та сума відпущених матеріалів за місяць;

накладна-вимога - накладна на відпуск матеріалів на сторону. Складається у разі відпуску цінностей зі складу, при внутрішньому переміщенні та надходженні на склад матеріалів від розбору тимчасових споруд, від ліквідації основних засобів;

картка обліку матеріалів, в якій ведеться кількісно-сортовий облік

матеріалів на складі;

- товарно-транспортна накладна - супровідний матеріали документ, на

основі якого здійснюється їх оприбуткування;

- акт-вимога на зміну (додатковий відпуск) - документ, що

оформляється під час відпуску цінностей, потреба в яких виникає разово;

- відомість обліку залишків матеріалів на складах, яка складається на

основі карток складського обліку і заповнюється матеріально-

відповідальними особами;

- картка обліку виробничих запасів - відомість обліку видачі

виробничих запасів [53, с. 110].

Під час аудиту стану, обліку виробничих запасів здійснюється:

вивчення складу і структури матеріальних цінностей, ознайомлення з

умовами їх зберігання;

оцінка підтвердження правильності оцінки запасів та відображення

операції за їх надходженням та використанням в обліку;

оцінка системи внутрішнього контролю за використанням сировини і

матеріалів у виробництві;

оцінка якості проведення інвентаризації матеріальних цінностей;

оцінка підтвердження достовірності оформлення та відображення на

рахунках типових господарських операцій.

Завдання аудитора полягає в тому, щоб виявити та попередити появу порушень.

Основну роль в аудиті виробничих запасів відіграє інвентаризація. Присутність аудитора під час інвентаризації необхідна. У його функції входить:

- присутність під час інвентаризації, якщо розміри виробничих запасів

дуже великі та якщо аудитор з недовірою ставиться до очікуваних

результатів;

- спостереження за виконанням процедур та ідентифікація з метою визначення ступеня відповідності їх законодавчим актам;

- перевірка правильності підрахунку на основі випадкової вибірки;

вивчення обґрунтованості віднесення операцій до певного звітного періоду;

отримання пояснень з приводу значних невідповідностей даних по виробничим запасам даним бухгалтерських записів;

перевірка правильності оцінки фактичного обсягу запасів [56, с. 65]. Аудиторські процедури поділяються на ті, що проводяться:

до інвентаризації;

під час інвентаризації;

після інвентаризації.

До проведення інвентаризації потрібно впевнитись у тому, що на підприємстві чітко організовані складське господарство та контрольно-пропускна система.

Необхідно здійснити процедури перевірки таких фактів:

- як здійснюється охорона об'єкта;

- чи укладені та правильно оформлені договори про матеріальну відповідальність з працівниками, яким передано матеріальні цінності на зберігання;

чи створені матеріально відповідальній особі умови для забезпечення збереженості матеріальних цінностей, чи є в наявності складські приміщення, шафи, сейфи;

чи є в наявності вимірювальні пристрої;

чи існує контроль за порядком вивезення матеріальних цінностей з території підприємства;

чи призначена керівництвом підприємства постійно діюча комісія для перевірки матеріальних запасів.ля отримання впевненості в тому, що операції за рухом виробничих запасів, які були проведені до інвентаризації, обліковані правильно, аудитор знімає копії останніх документів за надходженням та вибуттям цінностей.

Під час проведення інвентаризації аудитор не може бути членом інвентаризаційної комісії, але, спостерігаючи за її роботою, повинен стежити за правильністю виконання процедур.

Члени інвентаризаційної комісії перераховують цінності та складають інвентаризаційні описи.

Аудитор проводить контрольні перевірки, час від часу звіряючи її дані з даними інвентаризаційних описів. Особливу увагу звертають на дорогоцінні, застарілі та пошкодженні матеріали. Здійснюючи інвентаризацію, слід звертати увагу на номери, марки, назви. Іноді під час порівняння номерів та марок, указаних у паспортах та даних прибуткових документів, виявляється заміна нового автомобільного двигуна вже використовуваним або дорогого -дешевшим. Аудитор мусить звертати увагу на перевірку подій після дати складання балансу та правильності їх віднесення до того чи іншого звітного періоду.

У цьому разі аудитор повинен виконати такі процедури: відібрати операції з відпуску матеріалів, обліковані на початку звітного періоду для вибіркового тестування та порівняти їх з накладними та рахунками, потім впевнитись, чи серед облікованих операцій немає таких, які виходячи з даних відвантаження в первинних документах стосувалися звітного періоду.

Після закінчення інвентаризації важливо, щоб аудитор зняв копію інвентаризаційної відомості [56, с. 57].

Результати інвентаризації порівнюють з даними бухгалтерського обліку. З практики відомо, якщо інвентаризація проводилась якісно, виявляється не менше 5-10 відхилень звітної кількості від фактичної, у разі широкої номенклатури - до 50-80 відхилень. Рух матеріальних цінностей аналізується в тих випадках, коли є дані про те, що на підприємстві (у клієнта) всі операції документуються. Перевіряючи рух виробничих запасів, потрібно виявити підробки в документах за операціями зі списання виробничих запасів.

Важливий спосіб бухгалтерської перевірки - порівняння даних прибутково-видаткових документів з даними інших документів, які фіксують ці самі операції, але в інших аспектах. Його застосовують тоді, коли є підозра, що під час здійснення деяких операцій були допущені помилки, а документально ці операції зафіксовано правильно.

Використовуються також такі прийоми і способи, як зіставлення даних, що відображають надходження та витрачання матеріальних цінностей, з даними документів, якими оформлені інші операції, обумовлені першою операцією; даних про переміщення виробничих запасів -- з даними про тару, в якій вони перевозились; даних бухгалтерського обліку -- з даними оперативного обліку; перевірка фактичного виконання робіт у натуральних показниках, оплачених за грошовими документами; перевірка об'єктивної можливості виконання операцій, відображених у документах.

Безпосередній огляд бухгалтерських документів здійснюється для перевірки правильності арифметичних підрахунків у них, їх правильного оформлення. Зіставлення даних бухгалтерського обліку з даними оперативного обліку використовується для вивчення господарських операцій. Дані оперативного обліку не можуть бути основою для облікових записів, тому бухгалтери й аудитори їх не використовують. За документами оперативної звітності можна визначити справжній характер та обсяг операцій, пов'язаних з матеріальними цінностями. Однак це не може бути достовірною інформацією для висновку аудитора. Вони лише допомагають вибрати правильний напрямок дослідження.

Стандарт 9 „Запаси" пропонує шість можливих методів оцінки вибуття матеріальних цінностей:

метод ідентифікованої собівартості відповідної одиниці запасів;

метод середньозваженої собівартості;

метод ФІФО;

метод ЛІФО;

метод нормативних затрат;

метод вартостей реалізації (ціни продажу).

Для одиниць запасів, які мають однакове призначення й однакові умови використання, застосовується тільки один із наведених методів. Отже, підприємство може обрати, наприклад, для дорогих товарів метод ідентифікованої собівартості, а для решти товарів - метод середньозваженої собівартості. Інакше кажучи, на підприємстві можуть одночасно застосовуватись для різних товарів різні методи. Але, обираючи методи обліку запасів, слід пам'ятати, що зміна облікової політики має бути обґрунтованою і можлива лише у тому разі, коли така зміна буде найбільш повно і достовірно відображати специфіку діяльності підприємства. Неефективна облікова політика щодо оцінки матеріальних цінностей може призвести до сплати великих сум податків та погіршення фінансового стану підприємства.

Значення правильного вибору методу оцінки матеріальних цінностей полягає в тому, що перекручення цього показника впливає на величину ліквідності [56, с. 58].

Найпоширенішими методами порушень є такі:

відкриття кількох карток складського обліку на одні й ті самі види виробничих запасів та списання тих, які є найбільш вигідними в певній угоді;

недотримання послідовності застосування вибраного методу оцінки;

списання фактично неіснуючих на складі матеріальних цінностей один раз протягом періоду, що перевіряється. На накладних відсутні дані відпуску цінностей.

1.4 Основні напрями, методика та завдання аналізу виробничих запасів в умовах комп'ютерних технологій

Основними розрахунками при аналізі показників використання виробничих запасів являється:

визначення рівня забезпеченості підприємства виробничих запасів за
зазначений період часу;

виявлення над нормативних або дефіцитних видів виробничих запасів;

визначення долі транспортно-заготівельних (у тому числі і різниці в
цінах) витрат у загальних затратах при надбанні виробничих запасів;

розрахунки показників раціонального використання виробничих
запасів у виробничому процесі;

установлення розмірів втрат внаслідок змушених замін одних
виробничих запасів іншими тощо;

крім того, обчислюються різні (планові, нормативні, фактичні)
коефіцієнти використання виробничих запасів у виробництві, їх доля витрат у собівартості готової продукції тощо;

- проводиться загальний аналіз ефективності використання виробничих
запасів [13, с. 110].

Розглянемо порядок формування деяких показників при аналізі матеріально-технічного забезпечення в умовах комп'ютерних технологій.

Забезпечення підприємства необхідними виробничими запасами належної якості і у відповідний час при мінімальних затратах - головний показник діяльності відділу матеріально-технічного забезпечення. А тому у першу чергу аналізують показники, які характеризують виконання договорів постачальниками виробничих запасів.

Для виконання цих розрахунків використовується інформація, яка, з одного боку, є у базі даних загального призначення як планово-договорна і характеризує постачальників, строки і номенклатуру поставок, ціни, обсяги поставок тощо (масив DOGPOSM), з другого, є в оперативному масиві OPPRM, що відображає фактичне надходження на склади виробничих запасів від постачальників, Використовується також аналогічної назви масив нагромаджувальних даних фактичних поставок з початку року наростаючим підсумком (#OPPRM).

Дані для аналізу формують за будь-який проміжок часу ( день, з початку місяця, кварталу, року) з наступним виводом результатів як на паперовий носій (машинограма у вигляді таблиці), так і на екран ПЕОМ користувача. Так, у формі, що виводиться на екран ПЕОМ і характеризує обсяги та ритмічність поставок виробничих запасів постачальникам за звітний період, є: коди і найменування постачальників та виробничих запасів, одиниця виміру, а також кількість по договору (усього, у тому числі за одну поставку), відповідне відхилення першого від другого, відсотки виконання договору. Інколи, крім того, в зазначену форму включають ціни і вартісні показники виробничих запасів [13, с. 112].

При аналізі наявності виробничих запасів на складі розраховують показники рівня забезпеченості тим чи іншим матеріалом. Для цього використовують дані про фактичну наявність конкретного виробничого запасу (залишок виробничого запасу на складі на початок періоду -- масив OSTM), з одного боку, і показники нормативно-планової потреби цього виробничого запасу для виробництва на цей же період (дані з бази даних загального призначення), з другого боку. Рівень забезпеченості визначається діленням першого показника на другий.

Як відомо, поточний запас складає частину виробничого запасу, яка призначена для забезпечення потреби виробництва при незбіжності строків і розмірів (обсягів) надходження і споживання виробничих запасів. Страховий запас створюється для забезпечення виробництва необхідними виробничих запасів в умовах, коли порушується встановлений режим їх надходження або споживання. На практиці, як правило, визначається загальний рівень виробничих запасів відношенням кількості того чи іншого запасу, що ормативно-планової середньодобової витрати цього ж виробничого запасу на виробництво. Абсолютне відхилення цього показника визначається як різниця зазначених даних ,одиниці виміру (гривні).

Для оперативного регулювання виробничих запасів необхідно першочергове виявлення номенклатури дефіцитних та наднормативних матеріалів, а також матеріалів, які знаходяться без руху тривалий час (більше як один-три місяці) на складах і в коморах. У зв'язку з тим, що у базі даних всі виробничі запаси зберігаються з зазначенням конкретних дат руху запасів то можна відібрати усі найменування виробничих запасів, які знаходяться на складах тривалий час без руху, а потім прийняти рішення про їх подальший стан [13, с. 114].

Крім зазначених, розраховуються коефіцієнти планового і фактичного використання основних виробничих запасів, а також питомої ваги вартості цих виробничих запасів у загальній вартості предметів праці; визначається ступінь виконання норм витрат виробничих запасів і частка затрат предметів праці у вартості готової продукції (тобто металомісткість готової продукції) і т. ін. Так, при розрахунку коефіцієнтів використання і витрачення виробничих запасів на виробництво застосовується інформація, яка характеризує норми витрат виробничих запасів і маси, наприклад на виготовлення однієї деталі (база даних загального призначення), а також показники про фактичну кількість виготовлених деталей (оперативні масиви OPEVIRI і OPEVBRI) та фактичну кількість витрачених виробничих запасів на виробництво (оперативний масив OPRASM). Вихідні дані, що одержані у процесі розрахунків, видаються на екран ПЕОМ по формі, в якій є: коди виробничого запасу, одиниці виміру та деталі; фактична кількість усіх витрат виробничих запасів і виготовлених деталей; витрати матеріалів на одну деталь; середньо фактичні, по нормі та абсолютне відхилення; маса однієї деталі; загальні відходи виробничих запасів при виготовленні усіх деталей: розрахункові і реальні (фактичні); розрахункові коефіцієнти: використання і витрачання виробничих запасів [13, с. 115].

Велике значення для зниження собівартості виготовляємих виробів має аналіз вимушених замін одних виробничих запасів (комплектуючих виробів тощо), яких немає на складі, другими, які є на складі. При наявності таких випадків на екран ПЕОМ користувача видаються дані, які характеризують, з одного боку, ті найменування виробничих запасів і їх кількості, які потрібні по технології виробництва, але які фактично відсутні, з другого боку, ті найменування виробничих запасів і їх кількості. Якими зроблена фактична заміна. Зазначені кількості програмно розрізняються і на екран ПЕОМ виводяться вартісні показники, у тому числі і відхилення вартості перших виробничих запасів в від других.

Проводиться економічний аналіз показників, які характеризують матеріальні цінності з інших боків. Для аналізу ефективності використання виробничих запасів існує певна система техніко-економічних показників. Ці показники є диференційованими залежно від особливостей виробництва та окремих видів предметів праці. У загальному випадку ці показники відображають рівень та суму матеріальних витрат, а не суму виробничих запасів. Вони показують вартість виробничих запасів, що використані на виробництво продукції, а рівень їх витрачання - питому вагу виробничих запасів у вартості виробленої продукції. Нормативні витрати виробничих запасів на одиницю продукції, на певну послугу та на певний обсяг випуску продукції є ключовим елементом у системі управління й аналізу використання матеріальних запасів, бо тільки порівняно з ними підприємство може визначити ефективність і доцільність фактичних витрат [27, с. 65].

Аналіз ефективного використання виробничих запасів як найтісніше пов'язаний з дослідженням рівня витрачання виробничих запасів. Отже, завданням аналізу є пошук джерел економії цих запасів і зниження матеріаломісткості продукції. Матеріаломісткість продукції є вартісним показником, який відображає рівень матеріальних витрат (без амортизації) на кожну гривню товарної продукції та розраховується як відношення суми всіх матеріальних витрат до вартості товарної продукції (формула 1.15.):

(1.15.)

де М_м - матеріаломісткість продукції, грн.; К - обсяг випуску продукції (в одиницях); Н^п - норма витрачання n-запасу на одиницю продукції (у натуральних вимірниках); Ц" -- ціна одиниці n-виду запасу за період, що його аналізують, грн.; Ц_т - відпускна ціна одиниці продукції, грн. [27, с. 67]

Матеріаловіддача продукції (зворотний показник до показника матеріаломісткості) характеризує вихід продукції з кожної гривні витрачених виробничих запасів та розраховується як відношення вартості товарної продукції до суми матеріальних витрат (формула 1.16.):

 (1.16.)

де М_в - матеріаловіддача продукції, грн. [27, с. 69].

Одним із джерел економії виробничих запасів є зниження матеріаломісткості продукції, що відображає рівень використання виробничих запасів на окремий і-вид продукції і розраховується як відношення кількості або вартості витрачених матеріальних ресурсів на окремий і-вид продукції до кількості або вартості виробленої продукції цього виду.

Також необхідно приділити увагу питомій вазі матеріальних витрат у собівартості продукції, яка характеризує рівень використання матеріальних ресурсів за структурою випуску продукції та розраховується як відношення суми матеріальних витрат до повної собівартості продукції.

У процесі виробничої діяльності завжди виникають відхилення фактичних показників від планових. Коефіцієнт споживання виробничих запасів відображає рівень ефективності фактичного витрачання виробничих запасів та показує економію або перевитрату запасів проти встановлених норм. Розрахунок цього коефіцієнта потребує перерахунку планової суми матеріальних витрат на фактичний обсяг виробництва. Цей коефіцієнт обчислюється як відношення фактичних матеріальних витрат до планових, перерахованих на фактичний обсяг випуску та асортименту продукції. Оптимальне значення цього коефіцієнта має бути не більшим за 1.

Відповідно до завдань аналізу ефективного використання виробничих запасів можна розрахувати й часткові показники матеріаломісткості, які характеризують рівень використання окремих видів виробничих запасів (металомісткість, паливо місткість, сировинномісткість, енергоємність тощо). Такі розрахунки проводяться службою виробничого менеджменту.

Для оцінки ефективності використання виробничих запасів на підприємстві необхідно також розраховувати такі показники:

- швидкість обороту виробничих запасів, який обчислюється діленням середнього (за період) залишку запасів у грошовому виразі на середнє добове споживання в цьому самому періоді (формула 1.17.):

(1.17.)

Т_о - швидкість обороту виробничих запасів, у днях; О"_п - обсяг запасу n-виду запасу на початок періоду (у грошовому виразі); О^п_к - обсяг запасу п-виду запасу на кінець періоду (у грошовому виразі); С^п - середнє добове споживання n-запасу грн.;

- оборотність виробничих запасів, яка розраховується діленням вартості товарної продукції на середній залишок запасів (формула 1.18.):

(1.18.)

де R - оборотність матеріальних запасів, кількість оборотів [27, с. 70].

Слід підкреслити, що в чисельнику зазначається не обсяг реалізації продукції, а обсяг випуску, тому що він показує реальну вартість запасів протягом періоду, що розглядається, до оборотності виробничих запасів (формула 1.19.):

T₃ = T / R, (1.19.)

де Т₃ - термін зберігання виробничих запасів, днів; Т - тривалість періоду, днів; R -- оборотність виробничих запасів, кількість оборотів [27, с. 72].

Аналіз ефективного використання виробничих запасів за даними показниками проводиться службою фінансового менеджменту або бухгалтерією (аналітичним відділом) і полягає у встановленні тенденцій зміни швидкості обороту запасів за визначений період, зміни оборотності та зміни термінів зберігання з метою виявлення факторів, що спричинили негативний вплив, та розробки заходів щодо використання виявлених резервів.

Якщо в процесі аналізу виявилося, що терміни обороту виробничих запасів зросли, тобто з'явилась тенденція зменшення обсягів виробництва, то необхідно приймати рішення про скорочення надходження виробничих запасів. Співвідношення між обсягом виробництва та реалізації продукції і величиною виробничих запасів на кожному підприємстві є різним. Це залежить від характеру комерційної діяльності і цілей підприємства.

РОЗДІЛ 2. ДОСЛІДЖЕННЯ ОРГАНІЗАЦІЇ ОБЛІКУ, АНАЛІЗУ ТА АУДИТУ ВИРОБНИЧИХ ЗАПАСІВ НА ПІДПРИЄМСТВІ ЗАТ „ФОЗЗІ-

ВИГУРІВЩИНА "

2.1 Організація обліку виробничих запасів

Для ведення обліку виробничих запасів на підприємстві застосовується прикладна програма „1С: Бухгалтерія".

Автоматизована форма бухгалтерського обліку виробничих запасів характеризується повною автоматизацією обробки і систематизацією облікової інформації, при якій будь-які дані щодо операцій з виробничими запасами отримують відображення в обліку після вводу їх в інформаційну базу даних.

Порядок ведення облікових записів щодо операцій з виробничими запасами при комп'ютерній формі обліку наведено на рис. 2.1.

Рис. 2.1. Схема комп'ютерної форми бухгалтерського обліку ЗАТ „ Фоззі-Вигурівщина"

Таким чином, на підприємстві обліковий процес обліку виробничих запасів організований на належному рівні та у відповідності із чинними нормативними документами. Відповідальність за організацію обліку на ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина" несе директор, а відповідальним за ведення бухгалтерського і податкового обліку та складання звітності на підприємстві є головний бухгалтер.

На базовому підприємстві організаційне забезпечення виробничих запасів в умовах функціонування АРМБ представляє собою сукупність засобів та методів взаємодії персоналу бухгалтерії, інших підрозділів підприємства та технічних засобів.

До організаційних документів відносяться:

керівництво користувача інформаційної системи (у вигляді інструкції чи у вигляді відображення на екрані підказки для бухгалтера);

посадова інструкція облікового працівника чи наказ по підприємству (передбачає розмежування прав та обов'язків в умовах автоматизованої обробки інформації);

графік проходження інформації за етапами її обробки;

блок-схема поетапного вирішення задач.

На підприємстві розробляється план впровадження окремих задач із вказанням виконавців та строків виконання. На підприємстві видається наказ про закріплення за окремими локальними базами даних певних виконавців. В періоді вказується конкретний перелік робіт, які виконує бухгалтер з обов'язковою авторизацією інформації.

Автоматизоване рішення задач з обліку виробничих запасів на АРМБ базується на створені та введені інформаційної бази про наявність виробничих запасів, яка формується на базі вхідних документів.

Призначення АРМБ по обліку виробничих запасів - у виконанні системних обліково-контрольних операцій:

автоматизації документування первинної інформації;

оперативного управління, контролю за наявністю та рухом грошових коштів;

видачі по запиту необхідної інформації на принтер або екран дисплея.

1. Модель автоматизованої обробки інформації можна представити таким чином.

Підготовка первинної інформації.

Створення інвентарної картотеки на момент вступу.

Створення НДІ на момент вступу.

Створення набору даних руху виробничих запасів.

Проведення розрахунків та занесення інформації в БД.

Формування інформації для наступного використання.

Проведення аналізу результативної інформації.

Прийняття управлінських рішень з отриманих результатів.

10. Передача даних в суміжні АРМБ.

Для здійснення функціонування об'єкту управління в автоматизованій системі формується інформаційне забезпечення, яке складається з зовнішньомашинних та внутрішньомашинних елементів.

В таблиці 2.1. представлена структура інформаційного забезпечення системи автоматизації обліку та аналізу.

Таблиця 2.1

Структура інформаційного забезпечення системи автоматизації обліку

Аналізу система класифікації та кодування	- інформаційна база
- система нормативно-довідкової інформації	вихідна інформація
- оперативна документація	вхідна інформація
- нормативно-методичні та конструкторські матеріали по інформаційному забезпеченню	проміжна інформація - комплекс програмних засобів організації та представлення даних

Внутрішньомашинне інформаційне забезпечення системи автоматизації обліку включає систему класифікації та кодування інформації, систему конструкторської, технологічної та технічної документації (НДІ), оперативну інформацію та систему організації ведення, зберігання та внесення змін у нормативну документацію.

Внутрішньомашинне інформаційне забезпечення складається з комплексу програмних засобів організації і представлення даних та інформаційної бази даних на машинних носіях. Інформаційну БД системи складають вхідна і проміжна інформація.

Інформаційне забезпечення обліку виробничих запасів в умовах функціонування АРМ бухгалтера в ЗАТ „Фоззі-Вигурівщина" включає в себе:

Вхідна інформація (виписки з банку, платіжне доручення, видатковий касовий ордер, видатковий касовий ордер та ін.).

Нормативно-довідкова інформація (довідники структурних підрозділів підприємства, матеріально відповідальних осіб, господарських галузей, допустимої кореспонденції рахунків).

3. Вихідна інформація: (касова книга, податкові накладні, журнали- ордери та ін.).

При веденні обліку і аналізу з допомогою АРМБ функція обробки даних відділяється від користувача і здійснюється в формі, не доступній для людського сприйняття.

Вихідною інформацією бухгалтерського обліку є обліково-звітні показники, необхідні для аналізу виробничо-господарської діяльності підприємства, підготовки управлінських рішень, а також для підготовки інформації, що використовується з метою підтвердження достовірності облікової інформації і контролю функціонування АРМБ.

До вихідної облікової інформації також відноситься інформація, призначена для використання в подальших облікових циклах і для рішенні задач на суміжних АРМ.

За змістом документи діляться на оборотні відомості, відомості руху коштів і їх джерел, групувально-аналітичні документи, відомості по документованих операціях.

Зміст вихідних документів повинно забезпечувати можливість перевірки правильності результуючої інформації і її відповідність інформації первинних документів.

Як правило, вихідна інформація видається по запиту, і тому найбільш прийнятною формою її відображення є фрагментарні документи і відеограми.

Переклад повних вихідних документів в „безпаперовий" вигляд і задоволення поточних потреб обліку фрагментарними документами і відеограмами дає підставу вважати комплекс повних документів людиночитаємою копією облікових регістрів, що мають з оригіналом однакову юридичну силу.

Склад показників відеограм повинен відповідати інформації повних вихідних документів (облікових регістрів), переведених в „безпаперовий" вигляд.

Інформація відеограм може бути виведена у вигляді фрагментарного документа, і навпаки.

Вихідна інформація обліку і аналізу, що формується у вигляді вихідних документів на машиночитаємому носії, повинна оформлятися в порядку, що забезпечує юридичну силу вказаних документів.

Специфіка бухгалтерського обліку визначає його як систему суцільного, безперервного, взаємопов'язаного і об'єктивного відображення фактів господарської діяльності. Вихідний документ повинен містити інформацію, що дозволяє однозначно ідентифікувати:

підприємство, на якому створений документ;

документ (назва, номер і т.д.), структурний підрозділ підприємства, по якому складений документ (для документів, що створюються по структурних підрозділах підприємства);

- звітний період, за який сформована відображена в документі результатна інформація (або дату звітного періоду, на яку сформована ця інформація);

відображені в документі облікові і звітні показники;

обсяг інформації документа (кількість рядків стандартних сторінок);

дату створення документа;

- особа, що склала документ і відповідальне за правильність його виготовлення.

Вихідний документ на машиночитаємому носії, якщо він підтримує „безпаперовий" вигляд певних регістрів, є оригіналом, а інформація, що відображається по мірі необхідності в людиночитаємій формі, є його копією. Вихідні документи (оригінали, дублікати і копії) на машиночитаємому носії підлягають авторизації. Для авторизації використовується код посадової особи, що відповідає за формування цих вихідних документів на АРМБ.

Результатом рішення задач на АРМБ є вихідна інформація, придатна для використання і відображена у вигляді документа на людиночитаємому (паперовому) носії, тобто у вигляді машинограми або за допомогою засобів візуального відтворення на екрані.