Изучение применения информационных технологий в архивном деле

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Изучение применения информационных технологий в архивном деле.

Введение

Достижения последних лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров позволили успешно использовать персональный компьютер в архивном документообороте. Сегодня в целом развитие страны не обходится без компьютера.

Раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Огромные стеллажи бумажных архивов и «десять тысяч одних курьеров» определяли «лицо» солидной организации.

Компьютером вызваны фундаментальные перемены в архивном документообороте. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль.

Актуальность работы заключается в том, что именно сейчас необходимо разработать концепцию с целью оптимизировать организацию работ по информатизации в архивных учреждениях всех уровней и интенсифицировать эти работы.

Целью курсовой работы является изучение применения информационных технологий в архивном деле.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

1. определить объект и цели информатизации архивного дела;

2. пояснить значение электронного документооборота и его особенностей применения в архиве;

3. рассмотреть основные базы данных в архивном деле;

4. изложить сущность и задачи основных государственных программ «Архивный фонд», «Программа информатизации архивного дела в РФ»;

5. рассмотреть способы организации архивных документов на нетрадиционных носителях.

Предмет - архивное дело.

Объектом - информационные технологии и их перспективы в архивном деле.

1. Информатизация архивного дела

1.1 Этапы информатизации архивного дела

В истории механизации и автоматизации архивного дела можно выделить несколько этапов:

1) период с конца XIX в. до 1950-х гг.;

2) период с 1950-х до первой половины 1970-х гг.;

3) период второй половины 1970-х гг. - первой половины 1980-х гг.;

4) период второй половины 1980-х - 1990-х гг.

История механизации и автоматизации тесно связана с историей эволюции вычислительной техники и носителей информации. Вместе с тем для каждого этапа характерна своя трактовка роли автоматизированных технологий в развитии архивного дела в стране.

На первом этапе механизация касалась в основном ведомственных архивов. Применение средств «малой механизации» было эпизодическим и ограничивалось использованием матричных носителей информации (ручных перфокартотек, перфолент, кодексов) и счётно-перфорационных устройств для решения конкретных задач в области учёта населения (переписи населения), планирования, отчётности на производстве и т.д.

Второй этап автоматизации архивного дела был связан не столько с развитием технического и программного обеспечения, применяемого в архивах, сколько с бурным развитием информатики в нашей стране и её влиянием на историческую науку и архивоведение.

Основным итогом этого этапа стало формулирование теоретических основ создания информационных систем, классификации документной информации в архивах, хотя практически автоматизация ещё не оказала сколько-нибудь значительного влияния на развитие архивного дела. Однако именно на базе междисциплинарных исследований 1960-х гг., сблизивших архивоведение и теорию информации, получил развитие «информационный подход в архивоведении», представленный трудами Р.Н. Ефименко, К.И. Рудельсон и др. Это во многом определило современные представления о теории классификации и фондирования, научно-справочном аппарате.

Третий этап был временем накопления эмпирического опыта в области создания локальных и межархивных автоматизированных информационно-поисковых систем - АИПС. Рост сфер применения автоматизированных систем в архивном деле связан, прежде всего, с эволюцией носителей информации (микроплёнки, карты, диски, бланки и др.) и технического обеспечения (электронно-перфорационные машины, ЭС ЭВМ), а также с появлением специальных пакетов прикладных программ для АИПС. Значительное влияние на автоматизацию архивного дела в этот период оказал также процесс создания автоматизированных систем управления (АСУ) во всех отраслях хозяйства. Результатом этого процесса стал тот факт, что к началу 1980-х гг. перед архивами впервые встал вопрос об отборе на государственное хранение машиночитаемых документов, отложившихся в деятельности отраслевых государственных вычислительных центров (ГВЦ). Вместе с тем этот период, безусловно, ценен позитивным опытом по контролю и унификации процессов автоматизации управления в рамках Государственной автоматизированной системы НТИ (ГАСНТИ), включавшей сеть автоматизированных центров и распределённых автоматизированных банков данных.

Четвёртый этап связан с началом стихийной компьютеризации сначала московских, а затем и местных государственных архивов. Лидерами этого процесса были НИЦ ТД СССР (РНИЦ КД), ВНИИДАД, ЦХИДК и другие архивы.

В 1990-е гг. в РФ законодательными и нормативными актами было введено в действие более 20 отраслевых автоматизированных систем делопроизводства и документации, создающих огромные массивы машиночитаемых (электронных) документов. Создание массивов электронных документов происходит также путём оцифрования источников на традиционных носителях в государственных архивах (с целью создания страхового фонда и фонда пользования). Кроме того, новые информационные технологии в области консервации и реставрации документов, создания страхового фонда и фонда пользования позволяют продлить жизнь ценным историческим источникам.

1.2 Понятие архивного дела. Информатизация. Объект и цели

Архивное дело - отрасль деятельности общества (государства), охватывающая политические, правовые и практические аспекты хранения и организации использования архивных документов.

Информатизации архивного дела - это процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путём внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информации, а также использования в работе архивов компьютерной техники программного обеспечения.

Под объектом информатизации понимают функции и направления работы архива, которые эволюционируют в результате внедрения современных ИТ.

Цели информатизации архивного дела:

- Избавление труда архивиста от рутинных операций.

- Повышение точности и оперативности учёта документов в архиве.

- Получение сводных статистических данных и осуществления статистического анализа документооборота учреждения, движения документов в ведомственном архиве, анализа эффективности и интенсивности использования документов.

- Повышение исполнительской дисциплины, скорости и точности поиска документной информации при исполнении запросов по архивам.

- Обеспечение сохранности документов - создание страхового фонда и фонда пользования на нетрадиционных носителях путём оцифровывания архивных документов (сканирования).

1.3 Организация внедрения информационных технологий в архиве

Для государственных архивов в 1995 году Росархивом была разработана концепция информатизации архивного дела России, на основе которой была создана «Программа информатизации архивного дела в Российской Федерации». В соответствии с концепцией предусмотрено создание автоматизированного научно-справочного аппарата, баз данных, содержащих электронные копии документов.

В соответствии с концепцией информатизации архивного дела в государственном архиве целесообразно создание интегрированной интеграционной системы архива, реализованной на унифицированном по отрасли программном обеспечении.

Эта система должна быть многоуровневой и многофункциональной, включать в себя описание архивных документов, автоматизированную поддержку учёта и поиска архивных документов; контроль над обеспечением сохранности документов; внедрение списков источников комплектования, учёта использования документов архива.

Успешное функционирование информационно-поисковой системы во многом зависит от правильной организации её в архиве.

Разработка и её внедрение осуществляется в несколько этапов:

- изучение делопроизводства и документооборота организаций ведомства или направления работы архива, которое подлежит компьютеризации;

- разработка технического задания. На этом этапе приоритетное значение имеет доскональное знание проектировщиками правил и норм отечественного делопроизводства и архивного дела, а также знание основ технологии баз данных;

- постановка задачи и технического задания должны быть составлены специалистами службы ДОУ и архива, а также службами информационного обеспечения совместно. Техническое задание на внедрение автоматизированной системы архива, формат представленных данных согласуется с Росархивом;

- поиск подходящего под определённую задачу программного продукта и фирмы - системного интегратора. Здесь имеют значение не только затраты на программное обеспечение и технику, но и надёжность выбранного вами приложения, солидность фирмы;

- заключение договора, к которому прилагается техническое задание. В договоре обязательно следует предусмотреть конвертирование данных в новые версии программы, поддержку «горячей линии», состав документации - сопровождения к программному обеспечению, обучение специалистов и т.п.;

- создание, установка и адаптации программы осуществляется программистом или фирмой - системным интегратором - на основе технического задания;

- сертифицирование и регистрация программного продукта;

- поддержка и обслуживание системы.

Архивист может выступать в роли разработчика программ и эксперта программного продукта, он должен быть способен оценить достоинства и недостатки программы с точки зрения архивных технологий, внести предложения по её совершенствованию

1.4 Электронный документооборот и его особенности применения

Конец ХХ века ознаменовался стремительным развитием компьютерных технологий и вступлением развитых стран в эпоху электронной документации. Давно стали привычными такие понятия, как система управления базами данных, автоматизированная информационно-поисковая система, электронные системы управления предприятием и документооборотом.

В условиях бурного развития компьютерных технологий происходит переход аналоговой техники прошлого к электронной цифровой технике будущего. Вместе с тем, несмотря на быстрое увеличение доли цифровых документов в общем объёме документации, значительное число архивов ещё не принимает сегодня электронные документы на постоянное хранение.

В настоящее время в экономически развитых странах и в России многие службы, банковские и финансовые учреждения принимают первичную информацию только на магнитных носителях. Электронные документы стали реальностью. Они приобретают всё большее значение в информационном обеспечении общества и со временем станут основными источниками информации при решении многих практических и научных задач.

Восьмидесятые годы стали своеобразным рубежом в развитии электронного документооборота. Компьютеры быстро совершенствовались, а новое программное обеспечение, типа текстовых процессоров и электронных таблиц, сделало их доступными и полезными для широкого круга пользователей.

По мере того, как компьютерные приложения всё большее количество административных процедур, производимых ими, электронные записи приобретали большее сходство с традиционными документами и меньшее - с числовыми файлами данных. В 1987 году в докладе Национального архива США о воздействии компьютерных систем на практику делопроизводства отмечалось, что «через несколько лет большое количество записей будут сохраняться только в электронной форме».

Включение архивистов в группы разработчиков новых информационных систем - одна из характерных черт третьего, современного, этапа развития архивов электронной документации на Западе. На Западе современный уровень компьютеризации «традиционных» архивов позволяет принимать на хранение документы на оптических дисках. В этих условиях роль существующих архивов машиночитаемых данных может свестись к передаточному звену между организациями и архивами.

Совершенствование методики экспертизы ценности электронных документов - наиболее очевидный результат исследований и дискуссий архивистов разных стран. Однако он лишь косвенно связан с развитием информационных технологий. Без участия архивистов в создании электронных систем делопроизводства уже нельзя обойтись, даже если бы перестали появляться новые компьютерная техника и программные продукты.

С начала 90-х годов популярность приобрела концепция распределённых электронных архивов. Суть её состоит в том, чтобы документы хранились в тех организациях, которые их создали.

Для того чтобы организовать надёжное и постоянное хранение электронных документов, архив должен или превратиться в музей устаревающей техники и программных средств, или перевести документы в новые компьютерные системы.

Создание музеев устаревших аппаратных и программных средств периодически обсуждается архивистами, но обычно откладывается как слишком дорогой проект, так как требует не только приобретения и поддержания в рабочем состоянии разнообразной техники и компьютерных программ, но и содержания штата уникальных специалистов-техников.

Независимо от модели организации электронных архивов реалии современного компьютерного мира меняют представление об их вспомогательном значении в административно-управленческой практике. Архивы перестают быть просто физическим местом средоточия информации. Они накапливают опыт административных, финансовых и юридических условий хранения и использования информации, вмешиваются в разработку компьютерных систем и стандартов электронных данных. От того, насколько успешно архивы справятся со своими новыми обязанностями, зависят не только возможности историков ХХI века объективно судить о нашем времени, но и способность общества адаптироваться к кардинальным изменениям информационной среды.

1.5 Базы данных в архивном деле

В архивном деле в основном применяется технология баз данных, а также другие информационные технологии (оцифрование документов, сетевые технологии и т. д.).

Все базы данных, создаваемые в архиве, условно разделяются на учётные и информационно-поисковые. Эти две категории баз данных различаются структурой, методикой создания, применяемым программным обеспечением.

Учётные базы данных

Служат для обработки статистических массивов - учёта документов и дел в архиве, учёта использования, контроля за обеспечение сохранности и т.д. Они предназначены для определения количества документов в единицах учёта (единица хранения) и обеспечения сохранности документов при выдаче их во временное пользование в структурные подразделения. Учётные БД могут создаваться по функциональному или интеграционному (многофункциональному) принципу.

Информационно-поисковые базы данных

Эта категория базы данных служит для создания и ведения таких архивных справочников, как архивные описи, сводные номенклатуры дел, каталоги, картотеки, а также для совершенствования процессов информационного поиска в архиве. Создание автоматизированной информационно-поисковой системы архива является наиболее сложной задачей.

Они бывают трёх типов:

- использование в качестве поисковой базы данных информационного массива, созданного в делопроизводстве (на основе электронной контрольно-регистрационной картотеки);

- создание единой интегрированной информационно-поисковой базы данных для всех систем документации в делопроизводстве и архиве учреждения;

- создание отдельной информационной базы (систем) в делопроизводстве или архиве организации.

При создании отдельной информационной системы в ведомственном архиве учреждения вся работа по вводу данных выполняется архивистами. Поэтому Росархив рекомендует автоматизированный справочный аппарат ведомственного архива формировать на основе информационно-поисковой системы, создаваемой в текущем делопроизводстве организации и прежде всего таких её элементов, как электронные справочные картотеки, номенклатуры дел, классификаторы и др. Однако есть одно существенное препятствие, мешающее использованию в поисковой работе архива электронной делопроизводственной картотеки.

Дело в том, что основным классификатором данных в делопроизводстве является номенклатура дел организации, которая переутверждается каждый год. Это заставляет архивистов хранить массив данных за каждый год. (См. Таблица 1.5)

Таблица 1.5 Запланированные показатели по объёму БД в Основных направлениях развития архивного дела в РФ

Год	1996	2006	2010	2015
Учётные БД	157,7	169,9	415,8	314,6
Информационно-поисковые БД	386,4	337,9	442,6	829,1

Для эффективного ведения и использования БД, организации распределенных БД, обмена файлами и сообщениями коллективной подготовки документов и т.п. в архиве устанавливается локальная вычислительная сеть (ЛВС). Поддержку работоспособности ПО ЛВС, совместимости с ним приложений и БД, ведение парольного доступа осуществляет администратор сети, как правило, работник структурного подразделения, на которое возложена организация применения информационных технологий в архиве.

Доступ работников архива к БД организуется в соответствии с их обязанностями и полномочиями. Доступ регулируется системой парольной защиты компьютеров и информационных массивов.

Парольная защита БД обеспечивает доступ, как правило, на трех уровнях в режимах “пользователя”, “редактора” и “администратора”. Пароль доступа нижнего уровня (“пользователь”) разрешает поиск и просмотр информации, получение отдельных отчетов (выходных форм).

В этом режиме функции ввода и редактирования данных, добавления и удаления записей недоступны. Пароль доступа уровня “редактора” допускает при работе с БД ввод и редактирование информации, а также поиск, просмотр и вывод отчетов. Работа в режиме “администратора” разрешает изменение паролей доступа всех трех уровней, удаление информации из БД, слияние фрагментов БД, созданных автономно, ведение служебных информационных файлов (рубрикаторов и др.).

Доступ пользователей к БД по составу и содержанию документов архива осуществляется с терминалов, обеспеченных соответствующей парольной защитой, расположенных, как правило, в читальном зале архива. Базы данных, созданные архивом, подлежат государственной регистрации в установленном порядке.

Архив ведет учет всех созданных БД в виде базы данных их описаний (базы метаданных). В обязательные реквизиты базы метаданных входят в название учитываемой базы. Её объем измеряется в мегабайтах, характеристика содержания информации, перечень источников данных, крайние даты документов, информация о которых введена в учитываемую БД, даты начала и завершения БД (или отметка о продолжающемся вводе), формат представления данных, правовой статус БД, полный перечень полей БД с их идентификаторами, спецификацией и пояснениями по их содержанию.

В Центре информационных технологий Федеральной архивной службы ведутся работы по созданию типового ПО «Учреждения - источники комплектования для всех архивов».

В ряде архивов внедряются БД, позволяющие не просто вести учёт документов в организациях - источниках комплектования, но и создавать паспорт архива организации в автоматизированном режиме.

БД «Паспорт ведомственного архива» применяется в Главархиве г. Москвы; в Государственном архиве Амурской и Тульской областей. Первая часть пакета служит для получения общих сведений об учреждении, о согласовании и утверждении нормативно-методических документов (положения об архиве и экспертной комиссии, инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел), сведений о проверках, об упорядочении передаче дел в архив. Вторая часть пакета позволяет составить статистический паспорт ведомственного архива, хранящего управленческую и научно-техническую документацию.

Таким образом, на основании изложенного можно сделать выводы о том, что информатизация архивного дела имеет главной своей целью развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования Архивного фонда России и защиту его информационных ресурсов.

Среди основных задач ГАС Российской Федерации важнейшей является обеспечение права граждан на информацию, предоставление им широкого доступа к информационным ресурсам, находящимся в государственных архивах и центрах хранения документации (ЦХД).

В настоящее время их использование затруднено как из-за удаленности многих архивов, так и вследствие недостаточно высокого уровня научного описания архивных материалов и их тематической разработки. Создание информационно-поисковых баз данных (БД), электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа через телекоммуникационные сети и системы позволят расширить доступ к архивной информации.

Внутриархивные БД учетного характера повысят точность сведений и оперативность информирования об объемах и состоянии архивных документов, послужат основой создания автоматизированных фондовых каталогов, различных указателей, списков учреждений-источников комплектования и т.п., в том числе межархивного и общеотраслевого уровня.

Создание комплекса БД по материально-техническому, кадровому и финансовому состоянию федеральных архивов и использование экспертных систем даст возможность повысить обоснованность и эффективность управления и планирования, контроля над реализацией принимаемых решений.

Создание автоматизированного научно-справочного аппарата, баз данных, содержащих электронные копии документов, развитие телекоммуникационных систем улучшит обеспечение пользователей архивной информацией, позволит более оперативно решать вопросы информационного обмена между архивными учреждениями, будет способствовать укреплению взаимодействия архивных учреждений с федеральными и региональными органами государственной власти.

Внедрение и активное использование автоматизированных архивных технологий должны сделать труд архивиста более продуктивным и содержательным, избавив его от выполнения многих рутинных операций. Применение современных информационных технологий позволит увеличить перечень платных услуг, повысить их эффективность.

Использование общероссийских и международных стандартов при автоматизации открывает российским архивам дорогу для интеграции в складывающееся общероссийское информационное пространство, для интенсификации международного сотрудничества.

архив информация документооборот

2. Архивные документы на нетрадиционных носителях

К настоящему времени в учреждениях и организациях накоплен значительный массив документов на магнитных носителях, подлежащих приему на государственное хранение. Эти массивы представляют собой числовые и текстовые банки и базы данных, проектно-конструкторскую документацию, тексты компьютерных программ и т.п.

Следует констатировать, что архивная отрасль не готова к работе с ДМН в силу большой сложности проблем, в том числе и финансового характера, решение которых необходимо для обеспечения приема, хранения и использования таких материалов.

Основным фактором, определяющим специфику указанных документов и порождающим трудности в их использовании, является то обстоятельство, что ДМН, в отличие от документов на традиционных носителях, неразрывно связаны с программным обеспечением (при более общем подходе - с информационной технологией), в рамках которого они создавались и трансформировались.

Информационные технологии подвержены стремительному, а иногда - и революционному изменению. Крупнейшие производители ПО стараются обеспечить в своих новых продуктах преемственность по отношению к ранним версиям и возможность конвертации данных из одного формата в другой, однако это не решает проблем в отношении материалов многолетней давности, баз данных со связанными файлами, организации процедур переиндексации и т.п. Необходимо также учитывать, что значительный объем НТД на магнитных лентах создавался с помощью уникальных систем автоматизированного проектирования (САПР), работавших в устаревших операционных системах.

Динамичное развитие и смена поколений компьютерной техники привели к тому, что сегодня уже практически невозможно прочесть некоторое материалы, созданные 5-10 лет назад, если они не были своевременно переведены на современные носители в форматно независимом виде.

Специфика ДМН, взаимозависимость и сложность указанных проблем выдвигают необходимость разработки и осуществления специальной программы, предусматривающей проведение научных исследований, создание нормативно-методической базы по работе с ДМН, организации специализированных архивных учреждений или подразделений, укомплектованных квалифицированным персоналом, создание адекватной технической и программной базы.

Необходимо провести обследование создаваемых ДМН, не имеющих копий или аналогов на традиционных носителях, определить используемое программное обеспечение, применявшиеся форматы представления данных, лингвистическое обеспечение. Следующим этапом должно стать определение номенклатуры ДМН, принимаемых на государственное хранение, критериев и порядка проведения экспертизы ценности документов.

Следует найти принципиальные подходы к решению этих вопросов, поскольку решение по аналогии с документами на традиционных носителях повлечет за собой комплектование множеством разнородных материалов с неопределенной перспективой их использования.

Предварительный анализ показывает, что в этом случае предстоит значительная работа по созданию специфического справочного аппарата к полученным материалам, включающего описание ПО, информационного массива, лингвистического обеспечения, документов вспомогательного характера. Обеспечение сохранности в этом случае сведется в основном к периодическому копированию всей информации, записанной на единичном носителе, проблему же чтения информации пользователь должен решать самостоятельно.

Другой подход предусматривает намного более активную роль архивистов в организации приема на государственное хранение и использования документов. Осуществляется прием на хранение достаточно ограниченного круга больших массивов машиночитаемой информации простой структуры, имеющих очевидную социально-экономическую значимость - первичных данных демографических переписей, социологических обследований и т.п.

Принимаемые материалы, созданные в рамках любого ПО, переводятся силами самих архивистов в определенный формат, единый для всех ДМН такого рода. По запросу пользователю передается копия материалов на магнитном носителе в формате, принятом в архиве для этих материалов, или предварительно архивисты проводят конвертирование информации (на договорных условиях) в формат, удобный для пользователя.

Накопленный зарубежный опыт показывает, что второй подход, в отличие от первого, обеспечивает активное использование ДМН, облегчает доступ к архивным материалам, открывает широкие возможности их передачи по телекоммуникационным сетям или распространения на оптических дисках. Доступность материалов такого типа может быть расширена за счет исключения из передаваемых пользователю данных, идентифицирующих респондента - в этом случае сведения не подпадают под законодательство о тайне личной жизни.

Наконец, третий подход в более отдаленной перспективе может быть реализован с помощью создания и повсеместного внедрения унифицированных информационных технологий в ДОУ и т.д., которые применялись бы учреждениях-источниках комплектования, а также в читальных залах архивов.

Указанные подходы существенно различаются по критериям отбора документов на госхранение, порядком комплектования, организацией и процедурами обеспечения сохранности и использования, и соответственно, необходимыми финансовыми затратами, обеспеченностью техникой и программными средствами, требованиями к специализации и квалификации персонала.

Весьма перспективным и активно развивающимся направлением информационной индустрии является в настоящее время создание гипертекстовых систем. С появлением технологий мультимедиа и включением аудио- и видеоматериалов в гипертекстовые системы можно говорить о системах, содержащих гипермедиа (или гиперзаписи), т.е. интегрирующих в одной системе документы, содержащие текстовую, графическую, звуковую и визуальную информацию. Освоение принципов и технологии создания гипертекстовых систем специалистами архивной отрасли полезно в двух аспектах.

Во-первых, необходима разработка с участием архивистов методических рекомендаций (приближающихся к стандарту) по созданию систем навигации (точнее, той части систем, которая является метабазой) для того, чтобы при передаче гипертекстовых систем на государственное хранение данные метабазы могли быть включены в состав справочного аппарата архива.

Создание и тиражирование гипертекстовых систем найдет применение в деятельности ОЦНТИ, в сфере архивных научных исследований, в работе органов управления архивным делом с нормативно-методическими документами.

Существующий разнобой в ведомственных правилах создания, накопления и представления информации неизбежно отразится на проблемах комплектования архивов ДМН, способах их описания, хранения и использования. Фактически государственные архивы являются той узловой точкой, в которую должны прийти все разнотипные и разноплановые ДМН и где проблемы совместимости и стандартизации предстанут в самом концентрированном виде.

Анализ научных и экспериментальных исследований за рубежом показывает, что в области информационных технологий все более отчетливой становится перспектива перехода к цифровым методам создания фонда пользования и страхового фонда, при одновременном расширении доступа к архивным материалам по телекоммуникационным системам.

В качестве носителя оцифрованной информации выступают оптические диски (ОД), на современном этапе являются наиболее емким и сравнительно дешевым средством хранения информации, долговечным и удобным в использовании.

Оцифрование архивных документов дает возможность качественно изменить систему работы пользователей, то есть практически совместить их работу с НСА и архивными документами. Получающий все большее распространение автоматизированный многоаспектный тематический поиск позволяет идентифицировать нужный документ, который можно просмотреть на экране и или получить копию его факсимильного изображения на бумаге или в виде файла. Вариант с получением электронной копии документа надежен также при доступе с удаленного терминала с помощью телекоммуникационных сетей.

Использование ОД и технологий мультимедиа открывает новые перспективы в публикаторской деятельности архивов: становится возможным в одном издании соединить текстовые, графические, фото-, фоно - и видеодокументы.

Ориентация на использование методов оцифрования в архивном деле получает подкрепление в виде ряда объективных факторов, общих для современного уровня технологического развития, и специфичных для ситуации в стране: совершенствование и одновременное снижение стоимости компьютерной техники и носителей, развитие программного обеспечения, развертывание компьютерных сетей происходит одновременно с повышением стоимости материалов для создания СФ и фонда пользования традиционными методами.

Необходимо проведение комплекса экспериментальных работ по внедрению технологий оцифрования и хранения на оптических дисках архивных документов, в т.ч. разработка требований к выбору номенклатуры архивных документов различных типов, подлежащих оцифрованию, выбор или разработка оптимальной системы автоматизированного поиска изображений на оптическом диске, разработка технологических инструкций по экспериментальному оцифрованию архивных документов различных типов, выбор и адаптация программ распознавания текста.

Одним из результатов этой работы может явиться дополнение Правил научной публикации исторических источников разделом, регулирующим подготовку к изданию архивных материалов в электронной форме.

Таким образом, на основании изложенного можно сделать выводы о том, что архивная отрасль не готова к работе с ДМН в силу большой сложности проблем, в том числе и финансового характера, решение которых необходимо для обеспечения приема, хранения и использования таких материалов.

Основным фактором, определяющим специфику указанных документов и порождающим трудности в их использовании, является то обстоятельство, что ДМН, в отличие от документов на традиционных носителях, неразрывно связаны с программным обеспечением (при более общем подходе - с информационной технологией), в рамках которого они создавались и трансформировались.

Информационные технологии подвержены стремительному, а иногда - и революционному изменению.

Динамичное развитие и смена поколений компьютерной техники привели к тому, что сегодня уже практически невозможно прочесть некоторое материалы, созданные 5-10 лет назад, если они не были своевременно переведены на современные носители в форматно независимом виде.

Необходимо провести обследование создаваемых ДМН, не имеющих копий или аналогов на традиционных носителях, определить используемое программное обеспечение, применявшиеся форматы представления данных, лингвистическое обеспечение.

Следующим этапом должно стать определение номенклатуры ДМН, принимаемых на государственное хранение, критериев и порядка проведения экспертизы ценности документов.

Следует найти принципиальные подходы к решению этих вопросов, поскольку решение по аналогии с документами на традиционных носителях повлечет за собой комплектование множеством разнородных материалов с неопределенной перспективой их использования.

Другой подход предусматривает намного более активную роль архивистов в организации приема на государственное хранение и использования документов. Осуществляется прием на хранение достаточно ограниченного круга больших массивов машиночитаемой информации простой структуры, имеющих очевидную социально-экономическую значимость - первичных данных демографических переписей, социологических обследований и т.п.

Доступность материалов такого типа может быть расширена за счет исключения из передаваемых пользователю данных, идентифицирующих респондента - в этом случае сведения не подпадают под законодательство о тайне личной жизни. Наконец, третий подход в более отдаленной перспективе может быть реализован с помощью создания и повсеместного внедрения унифицированных информационных технологий в ДОУ и т.д., которые применялись бы учреждениях-источниках комплектования, а также в читальных залах архивов.

Указанные подходы существенно различаются по критериям отбора документов на госхранение, порядком комплектования, организацией и процедурами обеспечения сохранности и использования, и соответственно, необходимыми финансовыми затратами, обеспеченностью техникой и программными средствами, требованиями к специализации и квалификации персонала. Весьма перспективным и активно развивающимся направлением информационной индустрии является в настоящее время создание гипертекстовых систем.

С появлением технологий мультимедиа и включением аудио- и видеоматериалов в гипертекстовые системы можно говорить о системах, содержащих гипермедиа (или гиперзаписи), т.е. интегрирующих в одной системе документы, содержащие текстовую, графическую, звуковую и визуальную информацию. Освоение принципов и технологии создания гипертекстовых систем специалистами архивной отрасли полезно в двух аспектах.

Во-первых, необходима разработка с участием архивистов методических рекомендаций (приближающихся к стандарту) по созданию систем навигации (точнее, той части систем, которая является метабазой) для того, чтобы при передаче гипертекстовых систем на государственное хранение данные метабазы могли быть включены в состав справочного аппарата архива.

Создание и тиражирование гипертекстовых систем найдет применение в деятельности ОЦНТИ, в сфере архивных научных исследований, в работе органов управления архивным делом с нормативно-методическими документами.

Существующий разнобой в ведомственных правилах создания, накопления и представления информации неизбежно отразится на проблемах комплектования архивов ДМН, способах их описания, хранения и использования. Фактически государственные архивы являются той узловой точкой, в которую должны прийти все разнотипные и разноплановые ДМН и где проблемы совместимости и стандартизации предстанут в самом концентрированном виде.

Оцифрование архивных документов дает возможность качественно изменить систему работы пользователей, то есть практически совместить их работу с НСА и архивными документами. Получающий все большее распространение автоматизированный многоаспектный тематический поиск позволяет идентифицировать нужный документ, который можно просмотреть на экране и или получить копию его факсимильного изображения на бумаге или в виде файла. Вариант с получением электронной копии документа надежен также при доступе с удаленного терминала с помощью телекоммуникационных сетей.

Использование ОД и технологий мультимедиа открывает новые перспективы в публикаторской деятельности архивов: становится возможным в одном издании соединить текстовые, графические, фото-, фоно - и видеодокументы.

3. Международное сотрудничество в сфере информатизации архивного дела

Международное сотрудничество в сфере информатизации архивного дела призвано способствовать внедрению прогрессивных информационных технологий в архивную практику, развитию связей с зарубежными архивистами и пользователями, укреплению материальных ресурсов информатизации.

Сотрудничество со странами ближнего и дальнего зарубежья включает в себя:

- налаживание деловых связей, организацию обмена материалами по проблемам информатизации архивного дела, обмен специалистами с целью ознакомления с опытом работы по информатизации;

- тесное взаимодействие с архивными и научными организациями, проводящими исследования в области новых информационных технологий, технологических аспектов доступа к архивным материалам, участие в международных научных семинарах и симпозиумах;

- установление деловых контактов с крупнейшими организациями, осуществляющими накопление, хранение и широкое использование ДМН;

- сотрудничество со странами ближнего зарубежья в разработке общих стандартов описания архивной информации;

- реализацию совместных проектов по применению современных информационных технологий в российских архивах.

В информатизации архивного дела исключительно важная роль принадлежит широкомасштабным экспериментам, которые дают материал для совершенствования разработанных технологий, а также закладывают основу для принятия принципиальных решений по новым направлениям информатизации.

Экспериментальные исследования сопряжены с большими финансовыми вложениями и трудозатратами без гарантии их высокой отдачи. Поэтому целесообразно подходить ко всем совместным международным проектам, в которых используются автоматизированные технологии, как к полигонам для апробации новых технологических решений в рамках российской архивной системы и на российском материале.

Такой подход предполагает самое активное участие российской стороны в планировании не только содержательных, но и технологических аспектов проекта: выбор решений, обеспечивающих совместимость создаваемых автоматизированных информационных ресурсов и их описаний (метабаз) с ранее созданными и разрабатываемыми ААТ; анализ информационных, технических, программных, экономических результатов; подготовка для отечественных архивистов полного аналитического обзора хода и итогов проведенной работы; выработка рекомендаций по предмету проекта; в отдельных случаях, если это целесообразно и не запрещено договором по проекту - внедрение технологических решений в практику работы архивных учреждений.

Вместе с тем необходим критический и взвешенный подход к изучению зарубежного опыта информатизации архивного дела. Во-первых, в путях и методах информатизации в каждой стране присутствует влияние традиционной национальной системы комплектования, обеспечения сохранности, описания и использования архивных материалов. Во-вторых, наиболее крупные и известные сейчас базы и банки данных проектировались для программных и технических средств, которые к настоящему времени в определенной мере устарели. Произведенные ранее значительные затраты на ПО и оборудование, накопление информационного массива в старых форматах создают инерционность в использовании информационных технологий, препятствуют своевременному внедрению новейших достижений в этой области.

Необходимо принимать во внимание, что выбор программного обеспечения, создание информационных технологий, принятие тех или иных стандартов определяются не только их эффективностью, но накопленными АИР, маркетинговой деятельностью фирм-производителей ПО и компьютерной техники, самодовлеющим стремлением к национальным приоритетам.

Важной частью международного сотрудничества в сфере информатизации является взаимодействие с архивными учреждениями бывших советских республик. Предпосылкой эффективного сотрудничества служат общие основы организации архивного дела и работы с архивными документами.

Использование в России и странах ближнего зарубежья одних и тех же или совместимых ААТ, общих стандартов будет способствовать интенсивному информационному обмену и взаимному пополнению АИР, более полному удовлетворению потребностей органов государственной власти, граждан в архивной информации, развитию и совершенствованию связей между архивными службами.

Сотрудничество со странами ближнего зарубежья может осуществляться в рамках двусторонних или многосторонних соглашений, включающих в себя вопросы предоставления и использования ААТ; организации взаимного обмена архивной информацией в электронной форме; стандартизации представления информации, коммуникативных форматов передачи данных; ведения многоязычного лингвистического обеспечения БД; ведения и использования в режиме удаленного доступа централизованных баз и банков данных.

Таким образом, на основании изложенного можно сделать выводы о том, что органы и учреждения системы Государственной архивной службы России, общественные и религиозные объединения и организации и граждане - собственники архивных документов принимают участие в международном сотрудничестве в области архивного дела, участвуют в международных совещаниях и конференциях по проблемам архивов.

Статья 23. Вывоз архивных документов Архивного фонда Российской Федерации за пределы Российской Федерации

Вывоз архивных документов государственной части, а также уникальных и особо ценных документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации за пределы Российской Федерации запрещается, за исключением случаев, предусмотренных частью второй настоящей статья.

Государственная архивная служба России вправе разрешать временный вывоз документов государственной части, а также уникальных и особо ценных документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации за пределы Российской Федерации в соответствии с законодательством РФ о вывозе и ввозе культурных ценностей.

Статья 24. Вывоз и ввоз копий архивных документов

Вывоз за пределы Российской Федерации и ввоз в Российскую Федерацию копий архивных документов (не на правах подлинника) и выписок из их, включая полученные в результате купли-продажи, дарения или совершения собственником иных гражданско-правовых сделок, могут осуществляться без ограничений, за исключением вывоза копий архивных документов, доступ к которым закрыт, и выписок из них.

Статья 25. Международные договоры

Если международным договором с участием Российской Федерации установлены иные правила, чем те, которые содержатся в законодательстве Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, применяются правила международного договора.

4. Основные пути создания автоматизированной информационной службы

Развитие информационного обслуживания архивных учреждений на современном этапе определяется общим процессом информатизации. Создание автоматизированной информационной службы должно быть основано на использовании современных программно-технических средств и коммуникаций, достижении конкурентоспособности производимой информационной продукции и услуг по соотношению «цена/полезность» для потребителей информации, предоставлении удалённого (через модемы) и автономного (через копии на CD-ROM и дискетах) доступа к информации, подготовке и распространении электронных изданий, формировании электронных информационных массивов.

Этого можно добиться при грамотном решении следующих задач:

- планирование информационного наполнения автоматизированной информационной службы с учётом реального потребителя;

- определение требований к составу информации и целей информирования;

- организации технологии сбора информации и ведения информационных массивов;

- использование эффективных технологий непрерывного обновления информации в оперативных информационных массивах;

- выполнение требований технико-программной совместимости в рамках комплекса используемых информационных технологий;

- постоянное обновление применяемых информационных технологий;

- маркетинг предлагаемых потребителю информационных продуктов и услуг, рекламирование автоматизированной информационной службы.

Автоматизированная информационная служба - совокупность информационных массивов, объединённых общностью решаемых задач.

4.1 Программа «Архивный фонд»

С 1996-1997 года, согласно концепции Росархива, началось внедрение серии интегрированных типовых АИПС под общим названием «Архивный фонд».

Вторая версия этой программы представляет собой интегрированную информационную систему, соединяющую в себе функции учётных и информационных справочников на уровне фонда, а также предоставляющую сведения о наличии и состоянии дел для обеспечения их сохранности.

С помощью данной программы архивисты получили возможность создавать в автоматизированном режиме основной документ централизованного государственного учёта.

Третья, дополненная версия программы позволяет получить и распечатать также документы внутреннего учёта архива. Программа прекрасно работает в сети, имеет современный графический интерфейс.

В настоящее время общеотраслевая программа «Архивный фонд» внедрена в подавляющем большинстве государственных архивов. Программа призвана решить задачу компьютеризации учёта документов в масштабе отрасли и создать единую систему централизованного государственного учёта.

Формат программы, согласно приказу «Об утверждении временного порядка автоматизированного государственного учёта документов Архивного фонда РФ», является общеотраслевым.

Согласно данным Росархива, к 2000 г. программу «Архивный фонд» внедрило 12 федеральных архивов, 59 государственных и 142 муниципальных архива субъектов РФ. Программа внедряет не только в архивах, но и в Государственном историческом музее.

4.2 «Программа информатизации архивного дела в РФ»

На основе Концепции была утверждена и разработана первая отраслевая программа - «Программа информатизации архивного дела в РФ» (1997-2000 гг.) Программа предполагала реализацию конкретных задач в области научных и методических работ, кадрового обеспечения, организационных и практических работ по информатизации архивного дела.

Программа предусматривала:

- создание единой информационно-правовой базы информатизации;

- разработку принципов функционирования архивной информационной сети обслуживания пользователей (структура, формат, единые классификаторы и стандарты описания)4

- создание и ведение типовых БД по основным направлениям работы архивов;

- внедрение межархивных БД: реализация проектов создания автоматизированного Центрального фондового каталога; БД «Паспорт архива», «Справочники по документам архивного фонда РФ», «Государственный реестр уникальных документов АФ», «Зарубежная архивная Россика»; «Базы и банки данных учреждений архивной отрасли» и другие. Планировалось также создание гипертекстовой базы данных по методическому обеспечению деятельности архивов;

- проведение работ по защите информации в архивах;

- подготовка и повышение квалификации архивных кадров в области информатизации архивного дела.

К настоящему времени в её реализации достигнуты значительные результаты. Так, в области создания единой правовой базы информатизации большое значение имели разработка, и начало внедрения нового издания Основных правил работы архивов организаций и Основных правил работы государственных архивов.

Информатизации работы архива с традиционными документами посвящены разделы Основных правил работы государственных архивов об учётных БД, автоматизированном НСА и организации применения информационных технологий в архиве.

Таким образом, программа представляла собой комплексный документ, в ходе реализации которого информатизация на уровне архива, региона и всей отрасли должна была подняться на качественно новую ступень - конкретные источники финансирования не были в ней названы.

4.3 Подпрограммы федеральных программ развития архивного дела

Информатизация архивного дела в рамках отрасли развивается в соответствии с федеральными программами: подпрограммой «Развитие архивного дела» федеральной целевой программы «Развитие и сохранение культуры и искусства РФ» 1997-1999гг. (1996г.); подпрограммой «Архивы России» федеральной целевой программы «Культура России» на 2001-2005гг., (2000 г.); федеральной целевой программой «Электронная Россия» на 2002-2010 гг. (2002г.).

«Развитие архивного дела»:

Программа ставила главной задачей - обеспечение сохранности документов Архивного фонда РФ, повышения уровня безопасности архивов. Программа предусматривала создание автоматизированной системы централизованного учёта документов архивного фонда РФ, создание автоматизированного НСА для расширения доступа к архивной информации, создание тематических и полно текстовых баз данных.

В разделе «Развитие информационных технологий в архивных учреждениях» предусматривалось:

- обеспечение единой отраслевой политики в области информатизации архивных учреждений путём внедрения общеотраслевого программного обеспечения и стандартизации форм представления и описания архивных документов в электронном формате;

- применение компьютерных технологий в области обеспечения сохранности документов, прежде всего ОЦД (путём создания электронных копий);

- создание управленческих баз данных (прежде всего, по нормативно-методической базе архивной отрасли) с целью повышения эффективности управленческой деятельности архивов.

На реализацию подпрограммы планировалось выделить 310 млрд. руб., в том числе:

- на создание типовых баз данных - 1,2 млрд. руб.;

- на создание общеотраслевых баз данных - 0,6 млрд. руб.

Большое влияние на развитие архивного дела в будущем будет оказывать федеральная целевая программа «Электронная Россия». Основные цели программы предусматривают в результате внедрения информационно-коммуникационных технологий.