Облік дебіторської заборгованості здійснюється на підставі наступних первинних документів (табл. 2).

Аудитору необхідно знати порядок відображення грошових коштів, розрахунків та інших активів у регістрах обліку та звітності (табл. 3).

Таблиця 3. Відображення операцій з грошовими коштами та розрахунків у регістрах обліку та звітності

4. Способи вивчення операцій з грошовими коштами, іншими активами та стану розрахунків

Фактичний контроль

За умовами договору або за погодженням з клієнтом аудит операцій з коштами, іншими активами та стану розрахунків можна розпочинати з проведення інвентаризації готівки в касі, коштів на рахунках в банку та дебіторської заборгованості. Це дає можливість виявити недостачі або лишки грошових коштів, підтвердити реальність дебіторської заборгованості та виявити правопорушення.

Об'єктами інвентаризації є:

Ш готівка (національна та іноземна валюта);

Ш цінні папери (акції, облігації, депозитні сертифікати);

Ш грошові документи (векселі, лімітовані чекові книжки, акредитиви, талони на паливно-мастильні матеріали тощо);

Ш бланки суворого обліку (акції та облігації власної емісії, санаторно-курортні путівки, незаповнені бланки векселів);

Ш залишки по рахунках в банку (по виписках банку);

Ш векселі;

Ш дебіторська заборгованість.

Інвентаризація касової готівки проводиться комісією в складі аудитора, головного бухгалтера і касира. Під час інвентаризації встановлюється фактична наявність грошових коштів, поштових марок, розрахункових чекових книжок та інших грошових документів, цінних паперів.

Перш, ніж почати вивчати касові операції, аудитор має уважно вивчити нормативні документи, що регламентують порядок ведення касових операцій, збереження готівки в касі, та ознайомитися зі списком осіб, що несуть відповідальність за недотримання цього порядку.

До початку вивчення касових документів слід визначити, чи укладений договір про матеріальну відповідальність керівника підприємства з працівниками, які відповідають за ведення касових операцій.

Потім касир зобов'язаний скласти звіт касира, який передається аудитору разом з письмовою розпискою про відсутність у касі грошей і грошових документів, які належать особисто касиру або стороннім організаціям.

Якщо касир заявить, що у касі зберігається готівка або інші цінності, які належать стороннім підприємствам, то аудитори повинні негайно одержати від останніх довідку про суму грошей, що їм належить.

Зберігати в касі готівку, яка не належить даному підприємству, заборонено.

Перевірка наявності грошових коштів та інших грошових активів в касі проводиться шляхом їх перерахунку касиром в присутності аудитора і головного бухгалтера або іншого члена комісії. Результати підрахунку перевіряє аудитор. Готівка в опечатаних банком пачках розпечатується і також перераховується.

За наявності великої кількості купюр складається опис, в якому зазначається номінал купюр, їх кількість і сума. Опис підписується всіма членами інвентаризаційної комісії.

Під час перевірки фактичної наявності грошових документів встановлюється сума, автентичність кожного документу і правильність його оформлення. Перевірка здійснюється за окремими видами документів із зазначенням в інвентаризаційному описі назви, номера, серії купюри і загальної суми.

Залишок пред'явленої готівки та цінних паперів комісія порівнює із залишками по касовій книзі на момент інвентаризації. Результати заносяться до інвентаризаційного опису.

Перевіряючи касову книгу, аудитори з'ясовують, чи своєчасно касир проводить в ній записи за операціями, що мали місце на момент проведення аудиту або, чи пронумерована та прошнурована касова книга, чи скріплена вона печаткою з підписом керівника і головного бухгалтера.

Запізнення з записами в касову книгу не можуть бути підставою для припинення інвентаризації готівки в касі. У такому разі касир зобов'язаний зробити всі записи в присутності членів інвентаризаційної комісії.

За наявності на підприємстві кількох структурних підрозділів (крамниці, кафе, їдальні, пункту надання послуг тощо) на замовлення клієнта інвентаризація готівки проводиться в кожній касі або у кожної підзвітної особи, яка займається збором виручки або виплатою заробітної плати.

Якщо на момент перевірки гроші знаходяться не лише в касі, а й у касирів-інкасаторів, то в цьому разі проводиться одночасна інвентаризація готівки у цих осіб. За відсутності такої можливості всі місця зберігання готівки опечатуються, а перевірка проводиться послідовно.

В період інвентаризації в касі можуть перебувати частково оплачені (не закриті) платіжні відомості на виплату заробітної плати, пенсій, допомог, а також різного роду розписки на видачу грошей у тимчасове користування. Частково виплачені за такими платіжними відомостями суми, дозволено заносити до акту інвентаризації з певним застереженням. Розписки, неправильно оформлені довіреності, документи на видачу коштів з каси, на яких немає розписки отримувача, до заліку не приймаються, а видані за ними суми вважаються недостачею.

Виявлена в касі готівка, не виправдана прибутковими документами, вважається лишком каси і зараховується в доход підприємства.

Якщо цінні папери зберігаються в депозитарії, то їх наявність підтверджується випискою депозитарія, і на її підставі вони заносяться до акту. Дані про іноземну валюту вносяться до документів за курсом НБУ, який діє на день інвентаризації.

За фактом проведення інвентаризації аудитор складає висновок, дані проведеної інвентаризації звіряються з даними поточного обліку і робляться висновки про результати інвентаризації. За наявності розходжень з касира в обов'язковому порядку береться письмове пояснення їх причини.

За результатами інвентаризації касової готівки аудитору слід з'ясувати, чи проводяться підприємством розрахунки з населенням за відпущені їм товари (надані послуги), оскільки підприємство зобов'язане вести вказані розрахунки із застосуванням реєстраторів розрахункових операцій.

Інвентаризація грошових коштів на рахунках в банку здійснюється методом звірки залишків, які обліковуються на рахунках в бухгалтерії, із залишками в банківських виписках.

Розбіжності, виявлені інвентаризацією, оформлюються актом. За необхідності достовірність виписок встановлюють зустрічною перевіркою з банківськими установами.

При інвентаризації не повинні залишатися поза увагою банківські операції, не підтверджені відповідними документами. За погодженням з клієнтом необхідно з'ясувати причину відсутності документів і у випадку необхідності звернутись до банку за роз'ясненнями по даній операції.

Інвентаризація грошових коштів в дорозі здійснюється шляхом порівняння сум на відповідних субрахунках з даними квитанцій банківських установ, поштових відділень, копій супровідних відомостей на здачу виручки інкасаторам банку тощо.

При інвентаризації дебіторської заборгованості інвентаризаційна комісія на підставі бухгалтерських документів перевіряє залишки сум, які знаходяться на відповідних рахунках. Потім визначається строк сплати заборгованості по рахунках дебіторів і встановлюються особи, винні у недотриманні платіжної дисципліни і невиконання строків позовної давності.

Для перевірки розрахунків з покупцями, замовниками та іншими дебіторами аудитор звертається до клієнта з проханням надати йому повноваження одержати виписки з особових рахунків підприємств-дебіторів. Бухгалтерія підприємства зобов'язана перевірити одержані виписки, підтвердити суму заборгованості та повідомити свої мотивовані заперечення.

Таким чином, в результаті взаємної перевірки заборгованості на рахунках не можуть залишатися неузгоджені суми.

При інвентаризації підзвітних сум перевіряють представлені звіти підзвітних осіб по виданих авансах з урахуванням їх цільового використання, а також суми виданих авансів по кожній підзвітній особі, дати їх видачі і цільове призначення.

Інвентаризація підзвітних сум дає можливість встановити, чи не обліковуються підзвітні суми за працівниками, які звільнились і які не входять до штату підприємства.

При інвентаризації розрахунків інвентаризаційні описи слід складати в розрізі кожного виду заборгованості: нормальна, сумнівна, безнадійна, - та за кодами бухгалтерських рахунків.

Інвентаризація поточних фінансових інвестицій проводиться аналогічно до інвентаризації довгострокових фінансових інвестицій. При інвентаризації векселів по кожній їх категорії аудитор повинен складати окремий опис. По векселях, що знаходяться в банках, до описів необхідно додавати письмові довідки банків. З метою досягнення реальності балансу, вексельні зобов'язання дебіторів слід ретельно переглянути на наявність сумнівних та безнадійних зобов'язань. Завдання інвентаризації векселів - визначити реальну цінність таких векселів.

Інвентаризація розрахунків з працівниками по отриманих ними банківських позиках на індивідуальні потреби полягає у взаємній звірці залишку непогашених позик з даними відповідних банків. До обов'язків інвентаризаційної комісії також входить перевірка на місці використання коштів, отриманих на ці цілі (за призначенням чи ні), відповідності обсягів робіт або вартості придбаних матеріалів по отриманій сумі.

Особливої уваги вимагає інвентаризація сум заборгованості по відшкодуванню матеріального збитку (недостач, псування майна). З цією метою вивчають всі матеріали, що відносяться до даної заборгованості. По кожній особі, що перевіряється та за якою обліковується заборгованість, необхідно встановити дату і першочергово віднесену суму, а також суму, стягнену за минулий період, і залишок заборгованості на день інвентаризації, який повинен бути підтверджений підписом працівника, що покриває збиток.

Документальний контроль

Після перевірки фактичної наявності коштів, заборгованості та інших активів аудитор розпочинає документальну перевірку.

При перевірці касових операцій з'ясовується:

Ш наявність всіх касових звітів та прибуткових і видаткових документів, відображених у касових звітах;

Ш дотримання касової дисципліни;

Ш наявність встановленого ліміту залишку каси;

Ш повнота та своєчасність оприбуткування готівки;

Ш забезпечення щоденного дотримання встановлених банком лімітів залишків готівки у касі, строків та порядку здачі грошової виручки, своєчасність повернення в банк не виплачених у встановлений термін сум заробітної плати, допомоги, стипендій, винагород та інших сум;

Ш правильність витрачання готівки з виручки та готівки, отриманої в банку;

Ш дотримання граничної суми платежів у розрахунках з юридичними і фізичними особами;

Ш правильність застосування курсу валюти при відображенні операцій у національній валюті та визначення курсових різниць на дату операції і на кінець звітного періоду,

Ш правильність ведення касової книги, своєчасність і повнота обліку в ній надходжень та видачі готівки; правильність оформлення касиром касових ордерів.

При перевірці також слід встановити коло посадових осіб, які мають право підписувати касові документи.

Аудиторам слід звертати увагу на умови збереження грошових коштів: забезпечення обладнання каси пожежною та охоронною сигналізаціями, сейфами й вогнетривкими шафами, дотримання умов транспортування готівки з банку до підприємства.

Вивчення касових операцій рекомендується проводити в нижченаведеній послідовності.

Перевірка дотримання касової дисципліни. При перевірці касової дисципліни слід сконцентрувати увагу на виявленні випадків використання коштів не за цільовим призначенням (наприклад, на господарські потреби) із сум, отриманих на виплату заробітної плати, використання касової виручки понад встановлені норми або на виплату заробітної плати (якщо у підприємства є податкова заборгованість), на своєчасність повернення до банку невикористаних коштів.

Для цього аудитору слід перевірити:

Ш наявність наказу про призначення касира;

Ш наявність укладеного з касиром договору про повну індивідуальну матеріальну відповідальність;

Ш наявність доведеного банком ліміту залишку готівки в касі;

Ш правильність складання заявки-розрахунку ліміту залишку готівки;

Ш наявність дозволу банку на витрачання коштів з виручки на виплату зарплати та інші потреби;

Ш дотримання встановлених граничних норм використання готівки;

Ш забезпечення збереженості грошових коштів в касі, а також при доставці їх з банку і здачі в банк;

Ш визначення термінів здачі звітів касирів та їх дотримання (своєчасне подання звітів дозволяє контролювати рух готівки, залишки грошових коштів в касі, а також правильність оформлення первинних документів);

Ш чи проводяться інвентаризації касової готівки, чи створена на підприємстві комісія по проведенню таких інвентаризацій каси і чи виконує вона свої обов'язки.

Для перевірки дотримання ліміту залишку грошових коштів в касі підприємства, встановленого банком, необхідно провести суцільну перевірку каси та виявити відхилення від ліміту шляхом порівняння встановленого ліміту з фактичними залишками готівкових коштів за даними касових книг і в натурі. Суму оборотів по касі перевіряють по журналу №1 (витрачання грошових коштів) та відомості 1.1 (надходження готівки в касу), одночасно звіряючи залишки на початок та кінець місяця по відомості 1.1 та журналу №1 з даними касової книги.

Підсумкові перевірки слід оформити наступним чином (зразок 1).

Реєстр касових документів з перевищенням ліміту готівкових коштів