Организация архивного хранения электронных документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Глава 1. Архивное хранение электронного документа

1.1 Система электронного архива: функции, виды и этапы создания

1.2 Принципы архивного хранения электронных документов

Глава 2. Система электронного архива в ЧТПУП «Эйлинол»

2.1 Организационная характеристика предприятия

2.2 Архив организации: понятие, задачи, функции

2.3 Электронный документооборот в организации

Глава 3. Проблемы обеспечения сохранности электронных документов

Заключение

Список использованных источников

Введение

Актуальность темы. Проблемы правового регулирования электронного документооборота как внутри суверенных государств, так и на международной арене приобретают в настоящее время все большую актуальность в связи с внедрением эффективных информационно-компьютерных технологий практически во все сферы общественно-производственной деятельности. Сегодня целый ряд стран перешли или переходят на безбумажную технологию сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности через Интернет. Основное направление законодательного регулирования - признание юридической силы электронной подписи и ограничение её использования в определенной сфере.

Основным законодательным актом, регламентирующим работу государственных архивов в Республике Беларусь, является Закон Республики Беларусь от 06.10.1994 № 3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь». Он регулирует формирование, организацию, хранение, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими в целях сохранности архивных документов и дальнейшего их использования в интересах граждан, общества и государства. Законом установлено, что все государственные органы, а также организации независимо от форм собственности обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку работы с документами, их обработке, движению и хранению (ст.25).[1]

Государственную политику в области регулирования делопроизводства и архивного дела осуществляет Департамент по архивам и делопроизводству Республики Беларусь при Совете Министров Республики Беларусь.[1]

Важнейшим нормативным актом, регламентирующим архивоведческие аспекты делопроизводства, а также деятельность архивов организаций являются Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденные решением коллегии Белкомархива от 30.04.1997 № 5 [6].

В процессе деятельности предприятия создается большое количество документов, различных по ценности и значимости. Поэтому, в настоящее время, создание и ведение электронного архива рассматривается как одна из важнейших функций не только работы с документами, находящимися на хранение в архиве, но и как функция создания более удобной базы данных хранения и использования документов в электронном виде. Данная ситуация позволит экономить не только рабочее место сотрудников, но и временные затраты на поиск и обработку документа.

Основной задачей ведения электронного архива организации, является систематизация документов, их долговременное хранение и использование по назначению. Это может быть достигнуто, не только с помощью нормативных актов, издаваемых на территории Республики Беларусь, но и нормативными документами, разрабатываемыми и используемыми, непосредственно конкретной организацией.

Объектом исследования здесь выступает ЧТПУП "Эйлинол".

Предметом исследования является архивное хранение электронных документов и его нормативно-правовое регулирование.

Целью исследования является изучение архивного хранения электронных документов на примере ЧТПУП "Эйлинол".

Задачи исследования:

1. дать общую характеристику понятия электронным документам и архивам;

2. рассмотреть нормативно-правовое регулирование вопросов архивного хранения электронного документа;

3. изучить электронный документооборот и архивное хранение в ЧТПУП "Эйлинол";

4. определить проблемы обеспечения сохранности электронных документов.

Методика исследования: сравнительный анализ литературных источников и сайтов интернета.

Поставленные цель и задачи обусловили структуру и логику данной работы, которая состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы.

1. Архивное хранение электронного документа

1.1 Система электронного архива: основные функции, виды и этапы создания

Для начала, необходимо дать определение понятиям электронный архив и система электронного архива.

Электронный архив, система электронного архива -- система структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, быстрый и удобный поиск.

Электронный архив относится к классу систем управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management). Множество организаций приходит к его внедрению через использование сетевых папок общего пользования, но еще, не будучи готовыми к внедрению систем электронного документооборота, зачастую громоздких и сложных, поэтому электронные архивы позиционируют как основу документооборота [10].

Особенности систем электронного архива сформулированы в соответствии со стандартом MoRedII (Model Requirements for the Management of Electronic Records):

· не допускает изменение документа;

· позволяет существовать единственной финальной версии документа;

· запрещает удаление документов, кроме некоторых строго контролируемых ситуаций;

· должен включать строгие правила хранения;

· должен включать строго упорядоченную структуру документов (классификационную схему), которая задается администратором;

· может поддерживать ежедневную работу, но в первую очередь предназначен для обеспечения защищенного хранения бизнес значимых документов.

Также, необходимо осветить правовые нормы в сфере деятельности электронных архивов.

Деятельность аудиовизуальных и электронных архивов развивается в рамках информационного типа общественных отношений. В качестве главной организационной задачи - распространение сведений, имеющих социально значимое содержание [18].

До начала 90-х годов объектом законодательного регулирования являлись только КФФД в качестве части ГАФ. Но по мере развития информационных технологий электронные архивы, включающие в себя программные ресурсы, базы данных и другие группы ресурсов, стали значимым объектом законодательного регулирования и даже в большей степени в сфере законотворческого управления.

В рамках юридического обеспечения аудиовизуальных и электронных архивов основными субъектами правоотношений являются средства массовой информации, архивы и в меньшей степени физические лица. В ряде специальных законодательных актов в качестве субъекта правовых отношений выступает государство. Это касается области создания, хранения и использования тех электронных ресурсов, которые могут содержать важные сведения с точки зрения обеспечения государственной безопасности. Основным для законодательной практики является определение архивов как информационных систем. В этом качестве архивы включают в себя: информационные ресурсы (носители первичной и вторичной документной информации); информационные технологии (средства, обеспечивающие сохранность документов, обеспечение описания и доступа к документам).

Именно в качестве информационных систем аудиовизуальные и электронные архивы оказываются объектом и составной часть информационных отношений [14].

Внедрение такой системы, прежде всего, начинается с потребности структурировать электронную информацию, независимо от того, текстовые ли это документы, мультимедиа или графика: подписанные контракты, первичная финансовая, а также техническая и проектная документация.

Электронный архив включает следующие базовые функции:

· управление документами и иерархической структурой архива (check-in/check-out, безопасность, управление сервисами, назначение документам атрибутов);

· имиджинг документов (оцифровка, трансформация, представление в разных форматах бумажных документов);

· поточный ввод -- ускорение занесения большого массива типовых и разнородных документов в систему;

· управление Web-контентом;

· системы сообщений, позволяющие пользователям обмениваться сообщениями, а также назначать задачи и отслеживать статус их выполнения.

В зависимости от разновидности системы архива и ее предназначения, появляются специфичные функции, например:

· для систем автоматизации архивного делопроизводства -- формирование и оформление архивных дел, автоматическое формирование номенклатуры дел, учет и контроль использования дел;

· для архивов нормативно-технической документации -- функция актуализации, напоминающая пользователю о необходимости проверить актуальность представленного в системе стандарта;

· для архивов финансовой (платежной) документации -- функция выборки, позволяющая в кратчайшие сроки вывести весь необходимый перечень документов, требующийся, например, для налоговых проверок.

Система автоматизации архивного делопроизводства необходима для архивного подразделения предприятия. Помогает формировать архивные дела, номенклатуру дел, вести учет, контролировать даты обязательного хранения и т. д [12].

Электронный архив подразделяется на такие виды, как:

1. Электронный архив финансовой (платежной) документации обеспечивает централизованный учет и хранение электронных образов первичных финансово-экономических документов, договоров и прочих документов, имеющих отношение к финансово-экономической деятельности предприятия;

2. Электронный архив проектной документации позволяет проектным организациям хранить весь спектр документов, как то: чертежи, сметы, пояснительные записки и многое другое;

3. Электронный архив нормативных документов представляет собой организованный каталог всех стандартов предприятия, закупленных и (или) разработанных им. Создание такого архива тесно связано с проблемой авторского права компаний-разработчиков стандартов и зачастую бывает одним из условий прохождения сертификации;

4. Электронный архив технической документации, предназначен для организаций, чья деятельность связана с поставкой товаров и обеспечивает хранение сопутствующей технической документации (руководства пользователя, технические характеристики и проч.);

5. Электронный архив юридической документации, содержащий договоры и сопутствующую документацию;

6. Электронный архив кадровой документации, используемый для хранения личных дел, трудовых договоров, приказов и распоря-жений, инструкций и регламентов внутри компании;

7. Электронный архив конструкторской документации позволяет организовать доступ к копиям чертежей, независимо от их давности.

Определив, какие виды и функции свойственны электронному архиву, не следует забывать и об этапах создания электронного архива [13].

Количество этапов создания подобной системы зависит от того, чьими силами будет выполняться такой проект -- самой организации или же компании-аутсорсера. В общем виде очередность такова:

1) Обследование компании. Результатом его должен стать документ, отражающий текущее состояние документов, которые будут находиться в архиве, их количество, структуру и взаимосвязи. В него также должна войти информация о подразделениях, которые будут пользоваться архивом, технической и программной базе компании, возможности интеграции с другими системами, из которых необходим доступ, а также об уровне подготовленности сотрудников. На основе этого документа пишется техническое задание;

2) Установка и настройка системы электронного архива. На данном этапе также приобретается (при необходимости) оборудование для организации поточного ввода документов (промышленные сканеры, серверы и рабочие станции обработки документов) и для долговременного защищенного хранения данных (RAID-массивы, библиотеки на различных носителях);

3) Наполнение системы, наиболее трудоемкий процесс, включающий в себя:

4) Сканирование документов -- начиная с их подготовки и заканчивая проверкой качества полученных после оцифровки изображений;

5) Ввод информации в систему, включающий в себя либо, как минимум, создание карточки электронного документа с описывающими его атрибутами, либо -- полнотекстовой базы имеющихся документов, а также верификация данных. Необходимо различать залповый ввод -- единовременный ввод в систему большого массива документов, формирующий архивный фонд -- и текущий ввод -- сканирование текущих документов и их последующий ввод в систему по мере появления.

6) Интеграция системы электронного архива с бумажным архивом. Работа включает в себя выбор признаков систематизации общих для бумажной части архива и электронной части архива. При этом для бумажной части архива можно предусмотреть перевод архива на одну из Систем Управления Бумажными Документами [15].

1.2 Принципы архивного хранения электронных документов

С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме [17].

Документы в электронном виде могут создаваться сотрудниками организации на компьютерах, быть получены по электронной почте, переведены в электронную форму (путем сканирования) с традиционного бумажного вида. Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера - записать в виде файла на жесткий диск. Документы могут храниться на жестком диске компьютера, либо на специально выделенном компьютере (файл-сервере), на сменных носителях.

Прежде всего, на жестком диске создаются папки (директории), в которые будут помещаться документы. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам. Каждая папка может иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь могут иметь свои вложенные папки. Каждой папке присваивается «имя». Начинаться «имя» должно с вида документов (приказы, акты, отчеты и т.д.), зачем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы).

Хранение файлов текущего делопроизводства осуществляется на жестком диске компьютера. При работе в сети пользователю могут быть доступны диски или директории на других компьютерах. В этом случае они будут иметь порядковые буквенные номера и с ними можно работать как с устройствами, размещенными на собственном компьютере. Для этого на компьютере, содержащем необходимые ресурсы устанавливается разрешение на совместный доступ к тому или иному файлу. Доступ может быть ограничен либо использованием пароля для полного доступа и доступа только для чтения, либо ограничением доступа только для определенных пользователей. Для ограничения доступа к папке можно ввести пароль.

В организациях с большим объемом совместно используемых документов применяются выделенные высоконадежные компьютеры - файл - серверы - рассчитанные на непрерывную работу и обеспечивающие одновременный доступ к данным от единиц до десятков, сотен и даже тысяч пользователей.

Все документы, поступившие в делопроизводственный оборот, должны хранится в общих папках, создаваемых в соответствии с номенклатурой дел подразделения (организации в целом) на основе стандартных классификаторов [22].

Один из основных вопросов, определяющих успешное использование компьютерных технологий в офисе - это надежность хранения документов в электронной форме. Сохранность документов складывается из:

- устойчивого электропитания;

- резервного копирования;

- антивирусной защиты;

- профилактики и диагностики с использованием специальных утилит (вспомогательных программ).

Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).

База данных о документах формируется в процессе их регистрации.

Данные о документах за истекший год хранятся отдельно и после того, как все документы за истекший год будут исполнены. База данных используется только для справочной работы и может быть переписана на внешний носитель информации. В зависимости от объема информации это может быть дискета, магнитная лента, CD-ROM или другой архивный носитель [15].

Документы постоянного и долговременного сроков хранения обычно записываются на CD-ROM, а документы временного срока хранения - на носители, обеспечивающие их стирание по истечении срока хранения и перезапись.

Сроки хранения документов не зависят от формы существования - бумажной или электронной - и определяются специальными справочниками - перечнями документов с указанием сроков хранения [15].

Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и (при необходимости) с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).

База данных о документах формируется в процессе их регистрации.

Данные о документах за истекший год хранятся отдельно и после того, как все документы за истекший год будут исполнены. База данных используется только для справочной работы и может быть переписана на внешний носитель информации. В зависимости от объема информации это может быть дискета, CD-ROM или другой архивный носитель. В случае возникновения необходимости поиска документов за предшествующие годы информация считывается с архивного носителя. В связи с этим если документы за прошедшие годы требуются крайне редко, то для их хранения можно использовать стример, требующий восстановления данных на жестком диске для их использования. Если же необходимость в наведении справок по документам за прошедшие годы возникает достаточно часто, то для хранения баз данных и самих документов лучше использовать устройства со сменными дисками, емкость и тип которых определяются потребностями организации [15].

Сроки хранения документов не зависят от формы их существования и определяются специальными справочниками - перечнями документов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственными). Кроме того, в каждой организации имеется номенклатура дел. Она также вносится в компьютер и является самостоятельной таблицей в базе данных о документах организации.

Сроки хранения, заложенные в номенклатуре дел, позволяют при выборе в регистрационной карточке документа номера дела, в которое помещается документ, автоматически определять его срок хранения и инициировать перемещение или копирование документа в соответствующий раздел архива.

В качестве места для хранения документов архива обычно используется логический диск или несколько папок компьютера, оборудованного устройством записи данных на внешний носитель. При наличии программ типа «электронный архив» учет и копирование документов производятся автоматически. В небольших организациях это делается вручную: документы разделяются по срокам хранения, создаются папки, соответствующие годовым разделам описей. При небольшом количестве документов одного срока хранения они располагаются в одной папке. При значительном количестве документов, особенно постоянного хранения, они располагаются внутри годового раздела в папках соответствующих подразделений [15].

После накопления на жестком диске документов за определенный период производится их копирование на внешний носитель. На один носитель копируются документы одного срока хранения. Для обеспечения сохранности и экономии места на жестком диске на внешние носители могут переноситься и неиспользуемые документы временного срока хранения. Это особенно актуально для бухгалтерских документов, которые занимают заметное место в общем объеме документации учреждения. Минимальный срок их хранения установлен Федеральным законом «О бухгалтерском учете» - пять лет с правом уничтожения только после проведения ревизии. При этом для документов постоянного и долговременного сроков хранения особое внимание необходимо уделять сохранности носителя информации. (Например, если документы копируются на дискеты, сменный жесткий диск - эти носители следует защитить от возможного магнитного воздействия). Обязательное условие - проверка качества записи после переноса данных и периодическая проверка сохранности данных в течение срока хранения носителей информации.

Если документы используются в оперативной работе, они могут оставаться и на жестком диске или быть скопированы на него в случае необходимости [15].

Оптимальным вариантом для документов постоянного и долговременного хранения является сегодня CD-R, гарантирующий от случайного стирания информации и позволяющий считывать файлы практически на любом компьютере, оборудованном CD-ROM.

Выводы:

Все большую актуальность приобретают проблемы развития и использования в информационно-коммуникационных технологиях электронного документа, что поставило перед законодателем проблему правового обеспечения общественных отношений в сфере электронного документооборота, а, следовательно, в центре внимания оказался правовой статус электронного документа и электронной цифровой подписи.

Нормативно-методические указания стандартизируют работу в области управления документацией и при этом позволяют более эффективно организовать работу с документами в сфере управленческой деятельности.

Деятельность государственных архивов в Республике Беларусь осуществляется согласно нормативно-правовым актам Республики Беларусь. Главным действующим законодательным актом в области архивного дела является Закон Республики Беларусь от 06.10.1994 № 3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь».

Государственную политику в области регулирования делопроизводства и архивного дела осуществляет Департамент по архивам и делопроизводству Республики Беларусь при Совете Министров Республики Беларусь.

В настоящий момент законодательством большинства государств электронный документ, подписанный электронной цифровой подписью, считается юридически равноправным документу на бумажном носителе.

2. Система электронного архива в ЧТПУП "Эйлинол"

2.1 Организационная характеристика предприятия

Предприятие является коммерческой организацией, создано на неопределенный срок и осуществляет свою деятельность в соответствии с законодательством Республики Беларусь и Уставом. ЧТПУП "Эйлинол" имеет статус юридического лица, находится по адресу: город Минск, улица Дунина-Мартинкевича 11. Уставный фонд объявлен в размере 26,1 млн. р. и сформирован в размере 100%.

В соответствии с Уставом предприятия, деятельность предприятия направлена на получение прибыли. В соответствии с целью деятельности и законодательными актами Республики Беларусь предметом деятельности предприятия является осуществление следующих видов деятельности: сдача жилых и нежилых помещений в субаренду; строительство; ремонт и техническое обслуживание средств измерений и контрольно-измерительных приборов и оборудования; оптовая торговля; розничная торговля; предоставление услуг ресторанами и барами; хранение и складирование; услуги автомобильных стоянок; и др.

Отдельными видами деятельности, перечень которых определяется законодательством, предприятие может заниматься только на основании специального разрешения (лицензии): деятельность по обеспечению безопасности юридических и физических лиц.

Основными нормативно-правовыми актами, регламентирующими деятельность ЧТПУП "Эйлинол" являются: указ Президента Республики Беларусь от 24.03.2005 № 148 "О неотложных мерах по поддержке предпринимательства", указ Президента Республики Беларусь от 23.10.2009 № 518 "О некоторых вопросах аренды и безвозмездного пользования имуществом", постановление Совета Министров Республики Беларусь от 12.12.2003 №1623 "О некоторых вопросах деятельности рынков", Закон Республики Беларусь от 26.07.2003 № 231-3 "О торговле", Закон Республики Беларусь от 12.12.1990 № 460-ХII "Об аренде", Гражданский кодекс Республики Беларусь.

Руководство текущей деятельностью предприятия осуществляется директором, в непосредственном подчинении у которого находятся: главный бухгалтер, заместитель директора по аналитике, заместитель директора по коммерческой деятельности, заместитель директора по общим вопросам, заместитель директора по техническим вопросам, инспектор по кадрам, специалист по рекламе, юрист и секретари.

В организационной структуре выделяют шесть отделов: бухгалтерия; коммерческая служба; служба охраны; аналитический отдел; техническая служба; организационный отдел.

Организационная структура предприятия наглядно представлена на рисунке 2.1.

Директор

Бухгалтерия

Коммерческая служба

Служба охраны

Аналитичес-кий отдел

Техническая служба

Организаци-онный отдел

главный бухгалтер

заместитель директора по коммерческой деятельности

Начальник охраны

заместитель директора по аналитике

заместитель директора по техническим вопросам

заместитель директора по общим вопросам

бухгалтер

специалист по рекламе

охранник

юрист

Программист

инспектор по кадрам

секретари

Рис. 2.1 Организационная структура управления ЧТПУП "Эйлинол".

Всего на предприятии работает 93 чел. Все они представлены служащими отделов и служб предприятия. По возрастному составу преобладают служащие в возрасте 30-45 лет (75%), 10% приходится на служащих в возрасте 20-30 лет и 15% на служащих в возрасте 45-60 лет.

Рисунок 2.2 - Возрастной состав служащих ЧТПУП "Эйлинол".

Из рисунка 2.2 видно, что основную часть служащих составляют работники средних лет, в связи с чем предприятие не спешить проводить политику омоложения коллектива и неохотно предоставляет рабочие места студентам и молодым специалистам.80% работников предприятия люди с высшим образованием, что обеспечивает высокое качество исполнения своих обязанностей работниками предприятия и высокий уровень обслуживания клиентов

В организационную структуру входит главный бухгалтер и бухгалтеры - специалисты, ответственные за делопроизводство, кадровый учёт, первичный бухгалтерский учёт.

Одними из основных функциональных обязанностей бухгалтерии по ведению делопроизводства организации являются:

- обеспечение офиса расходными материалами, канцелярскими и хозяйственными товарами;

- издание по распоряжению директора общие приказы по компании; ведение реестр общих приказов; хранение приказов производится в отдельной папке, как в электронном, так и в бумажном виде;

- по распоряжению директора подача в бюро пропусков служебные записки на выдачу пропуска;

- организация документооборота в офисе, а именно: регистрация документов входящих и исходящих, их места хранения, также это касаемо и ведения электронной документации;

- получение и отправка почты в почтовом отделении;

- составление письма по заданию директора;

- организация и ведение кадрового учёта в соответствии с требованиями Инструкции Кадровый учёт;

- ответ за взаиморасчёты с внешними организациями: получение, подписание и подача счёта на оплату, предоставление договоров для подписания/продления, документы для бухгалтерского учёта.

Основными системами электронного архива организации, используемыми в ЧТПУП "Эйлинол", являются:

1. Microsoft Office Outlook - позволяет быстро обмениваться сообщениями между сотрудниками данной организации, принимать почту внутри организации, планировать встречи, вносить и корректировать задачи, а также создавать, корректировать и вносить информацию о важных клиентах и поставщиках, непосредственно сотрудничающих с организацией.

2. «1С: Предприятие» - позволяет работать сотрудникам различных должностей, таких, как: бухгалтер, менеджеры по продажам, программист и так далее. Данная программа включает в себя работу с текущей документацией и непосредственно с электронным архивом.

2.2 Архив организации: понятие, задачи, функции

С каждым годом в органах власти и организациях все более актуальными становятся вопросы создания, организации и функционирования архивов электронных документов. Следует ожидать, что в ближайшие годы архивы электронных документов превратятся в серьезные источники информации для принятия важнейших решений на всех уровнях управления. В связи с этим проблемы хранения электронных информационных ресурсов и пути преодоления этих проблем приобретают ключевое значение в методологии организации такого рода архивов.

Необходимо сразу отметить, что архив электронных документов - это не просто отдельный сервер, компьютер или место для складирования носителей с информацией. Это не только и не столько поисковая система, способная "выудить" нужную пользователю электронную информацию. Архив - это, прежде всего, технологии и производственные процессы, обеспечивающие весь цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования, через учет, описание, обеспечение сохранности и развитие научно-справочного аппарата [23].

Проблемы по организации архивного хранения электронных документов будут не одинаковы для разных организаций. Они зависят как от организационно-правовой формы этих организаций, так и от видового состава документов, которые должны храниться в архиве, от задач, которые перед архивом стоят. Но самое главное, эти различия зависят от установленных сроков хранения электронных документов.

Например, опыт работы с электронными документами, накопленный в организациях при оперативном или кратковременном хранении, не всегда применим при организации государственного хранения электронных документов в государственных архивах. И наоборот, требования к учету электронных документов, их описанию и обеспечению сохранности, предъявляемые при организации долговременного хранения, часто чрезмерны для хранения и использования основной массы таких документов в организациях.

Поэтому всякий раз, затрагивая ту или иную проблему архивного хранения электронных документов, следует оговаривать сроки их хранения, находятся ли они:

- в оперативном использовании в организации;

- в архивах организации при обеспечении кратковременного хранения (до 5-7 лет);

- в ведомственном архиве, архиве фирмы или корпорации или в государственном архиве при обеспечении долговременного и постоянного хранения [20].

Несмотря на то, что электронные документы появились несколько десятилетий назад решения в области их архивного хранения еще далеки от своих окончательных форм. Напротив, чем сложнее и функциональнее становятся информационные технологии и информационные системы, тем больше возникает новых проблем на всех этапах работы с электронными документами в архиве. К этому следует прибавить правовые аспекты, связанные с хранением электронных документов: права владения и интеллектуальной собственности, авторские права, защита от несанкционированного доступа, персональные данные и другие конфиденциальные документы в электронном виде и т.д.

Таким образом, архив электронных документов - это, прежде всего, технологии и производственные процессы, обеспечивающие весь цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования, через учет, описание, обеспечение сохранности и развитие научно-справочного аппарата [20].

Также стоит осветить основные задачи архива организации ЧТПУП "Эйлинол", которыми являются:

- комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

- учет и обеспечение сохранности документов;

- создание научно-справочного аппарата к документам архива;

- использование хранящихся в архиве документов;

- подготовка и передача на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями [20].

В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:

- ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций - источников комплектования архива;

- принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива;

- учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;

- создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;

- организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;

- проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

- осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования;

- организует работу по составлению номенклатуры дел организации;

- оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;

- участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;

- участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях - источниках комплектования архива.

Наряду с основными задачами и функциями архива организации, существуют и основные правила работы архивов организаций [8].

Основными правилами работы архивов организации ЧТПУП "Эйлинол" являются:

- работа с имеющимися правилами;

- введение и использование новых разделов правил;

- применение и использование данных правил в работе негосударственных организаций.

2.3 Электронный документооборот в организации

Всю совокупность реально существующих разновидностей управленческих электронных документов ЧТПУП "Эйлинол" можно условно разделить на две группы:

- документы, для которых электронная форма существования будет является основной (допустим, отдельные категории расчетно-денежных, статистических документов, внутренняя переписка);

- документы, которые и в обозримом будущем будут создаваться на бумажной основе (для данной группы документов характерно наличие имеющих юридическую силу подлинников на бумажной основе), вместе с тем в обращении могут находиться также электронные копии этих документов [11].

В настоящее время расширяется круг организаций, использующих электронную почту, Интернет-технологии для оперативного доведения информации до сотрудников.

Однако само по себе использование электронной почты еще не является электронным документооборотом в достаточно полном понимании этого процесса. Электронная почта - это средство коммуникации, средство обеспечения передачи информации, в том числе почты для коммуникаций между сотрудниками, обмена сообщениями, ознакомления с проектами документов значительно повышает оперативность доведения информации. Некоторые вопросы применения электронной почты, в том числе организационного, социально-психологического и этического характера, заслуживает самостоятельного рассмотрения.

Электронный документооборот должен представлять собой целостную, комплексную управленческую технологию, обеспечивающую основные процессы работы с электронными управленческими документами (входящими, исходящими и внутренними) с соблюдением требований к их оформлению и удостоверению [20].

Использование корпоративных систем автоматизации документооборота ЧТПУП "Эйлинол" является конкретным шагом к внедрению и расширению элементов электронного документооборота.

Во-первых, каждый пользователь корпоративной системы в соответствии со своими правами имеет технологическую возможность обращаться не только к регистрационно-учетным сведениям о документе, резолюциям, но и непосредственно к электронному файлу этого документа (конечно, если он взят в систему). Тем самым можно организовать электронный документооборот внутри организации среди пользователей системы.

Во-вторых, интеграция с системами электронной почты позволяет пересылать информацию о документе и его файл абонентам почтовой системы, не являющимся пользователями системы автоматизации документооборота - как внешним корреспондентам, так и сотрудникам данной организации.

«Практика показывает, что необходим ряд этапов во внедрении корпоративных систем и электронного документооборота (1-й этап - решаются вопросы организации внедрения системы; на 2-ом - определяются виды и разновидности документов, затем предполагается масштабное использование функций электронного документооборота)» [11].

Можно выделить два уровня организации внедрения и использования элементов документооборота ЧТПУП "Эйлинол":

- документооборот внутри организации;

- внешние коммуникации организации.

В условиях применения корпоративных информационных систем управленческие документы (их тексты или отсканированное изображение) могут включаться в базы данных в расчете на обращение к ним в справочно-информационных целях пользователей из числа работников данной организации.

Исходя из документации ЧТПУП "Эйлинол" и имеющихся ресурсов, целесообразно также определить, документы какого объема подлежат сканированию (к примеру, до 15-20 страниц, до 50 страниц и т.п.). Возможно осуществлять сканирование и без формального ограничения объема, если многостраничные документы для организации нехарактерны или если позволяет кадровое и техническое обеспечение [20].

Наиболее качественные программные продукты автоматизации документооборота не ограничивают формат файла, прикрепляемого к электронной регистрационной карточке документа.

Графические форматы дают возможность получить при сканировании изображение документа со всеми его реквизитами. Однако при вводе в информационную систему по таким файлам нельзя провести контекстный поиск.

Текстовые форматы записи файлов позволяют провести контекстный поиск в базе данных. Однако при записи в текстовых форматах убираются некоторые внешние признаки документа, остается только его текст.

Поэтому с учетом состава документооборота ЧТПУП "Эйлинол" требуется определить не только категории документов, файлы которых вводятся в корпоративную систему автоматизации документооборота, но и в каком формате они должны быть записаны. Для отдельных категорий документов можно применять одновременно как графический, так и текстовый файлы, что значительно расширяет возможности корпоративной системы не только по обеспечению документооборота, но и справочно-информационной работы [11].

Сканирование без распознавания текста позволяет выполнить работу по созданию файла документа в графическом формате достаточно оперативно.

Если к электронным регистрационным карточкам прикрепляются файлы исходящих и распорядительных документов организации, то, конечно же, можно использовать файл, приготовленный исполнителем документа.

Вопросы ответственности исполнителей за достоверность файла должны быть установлены в инструкции по делопроизводству или в регламенте использования корпоративной системы автоматизации документооборота.

Сочетания использования электронных документов с элементами традиционного делопроизводства и документооборота имеет несколько аспектов [20].

Часть документов сохранит бумажную форму существования. Неизбежно сосуществование бумажного и электронного документооборота с учетом внедрения новых информационных технологий. Поэтому важно продумать оптимальные процессы документооборота для основных категорий документов с учетом использования элементов электронного документооборота.

Технология работы с входящими документами может быть следующей. Если документ поступил в ЧТПУП "Эйлинол" на бумажном носителе, то производится его регистрация, сканирование (с распознаванием или без распознавания), прикрепление электронного файла к регистрационной карточке в корпоративной системе документооборота. После чего возможны различные варианты технологии дальнейшей работы с документом.

При этом в базу данных вносится информация о прохождении и исполнении документов. Резолюции на документах руководители ЧТПУП "Эйлинол" пишут от руки. Затем делопроизводственная служба или секретари вводят их в автоматизированную систему. Электронная копия является средством оперативного оповещения и используется для справочно-информационной и аналитической работы. Подобную технологию скорее можно назвать не электронным, а автоматизированным документооборотом, представляющим собой отражение процессов работы с бумажными документами в компьютерной системе [20].

После ввода электронного образа документа в корпоративную систему бумажный подлинник остается на оперативном хранении (в текущем архиве) в службе или в подразделении ЧТПУП "Эйлинол", осуществлявшем регистрацию документа, и помещается в дело согласно номенклатуре дел. В соответствии с установленными категориями документов, электронные образы которых вводятся в корпоративную систему документооборота, дальнейшая работа ведется с электронными файлами этих документов.

Электронный документооборот внутренних документов ЧТПУП "Эйлинол" в принципе можно осуществлять аналогично технологии работы с входящими документами. Но при работе с внутренней перепиской возможности использования безбумажных коммуникаций гораздо шире. Процедуры сканирования с распознанием или без распознания текста, характерные для технологии обработки входящих документов, могу быть исключены. С учетом анализа состава внутренней документации, сферы ее применения и сроков хранения во многих ситуациях можно обойтись без создания бумажного документа. К примеру, служебная записка может изначально создаваться в электронном виде, регистрироваться в корпоративной системе документооборота и рассматриваться лицом, которому она была адресована, без распечатке на бумажном носителе [11].

Таким образом, работа с внутренними документами в корпоративной системе документооборота ЧТПУП "Эйлинол" представляет собой своего рода модель для освоения элементов электронного документооборота сотрудниками организации.

Самостоятельное значение имеет вопрос об использовании средств подтверждения достоверности документов во внутреннем электронном документообороте ЧТПУП "Эйлинол". Если программным обеспечением корпоративной системы документооборота предусмотрена идентификация пользователей на основе паролей и развитая система протоколирования действий пользователей, то электронную цифровую подпись использовать не обязательно. Вместе с тем в ряде ситуаций согласования проектов документов использование ЭЦП может быть желательным. Оптимальные технологические варианты поможет выбирать практика применения элементов электронного документооборота [19].

Главное назначение систем электронного документооборота -- это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В системах электронного документооборота также реализован санкционированный доступ к документам, отслеживаются произведенные в них изменения и контролируются все их версии и подверсии.

Для эффективного менеджмента в деятельности ЧТПУП "Эйлинол" информационные потоки должны представлять собой четко отслеживаемый и управляемые процесс. Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена - документопоток [11].

Для ЧТПУП "Эйлинол" можно выделить три основных потока документов: входящие, внутренние и исходящие, которые и определяют документопотоки.

Функции ведения делопроизводства состоят из обработки входящих документов, пересылки их внутри фирмы, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля за исполнением, формирования дел, организации хранения и т.д [11].

В советские времена делопроизводство регламентировалось Единой государственной системой документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Созданная схема хорошо структурирована и до сегодняшнего дня хорошо поддается автоматизации. Указанный стандарт регламентирует принципы работы с документами. В то же время сегодня желательна детальная регламентация работы по исполнителям (выполняемым или ролям), доведенная до регламентации в виде положений о подразделениях и должностных инструкциях специалистов.

Форма документа	Документопоток
	входящей информации	внутренних документов	исходящей информации
Электронные документы	Сообщения электронной почты Факсимильная информация	Сообщения в корпоративной сети Факсы	Ответы и письма по электронной почте Факсимильная информация
Бумажные документы	Письма Договоры и контракты Законодательные акты Нормативные документы Периодические издания Книги Реклама Анкеты	Приказы Инструкции. Отчеты Служебные записки Командировочные документы Бухгалтерские документы	Письма Договоры и контракты Пресс - релизы

Автоматизация делопроизводства на этом уровне требует предварительного обследования документопотоков на ЧТПУП "Эйлинол" с последующей фиксацией модифицированного регламента делопроизводства в инструкциях и положениях, а также настройки регламентов прохождения электронных документов по рабочим местам. Специальное структурное подразделение осуществляет: регистрацию документов, контроль за их исполнением, учет исполнения, систематизацию документов, формирование номенклатуры дел и контроль за состоянием самих дел.

Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей [20].

Электронный офис ЧТПУП "Эйлинол" предполагает организацию работы групп пользователей над совместным решением сложных распределенных задач в электронных компьютерных сетях с помощью средств вычислительной техники. Сегодня существует большое число концепций построения электронного офиса, в частности фирм Microsoft, Borland, Lotus. Все чаще обращаются к понятию “workflow”- стратегии обеспечения управления прикладными программами, необходимыми для прохождения потока работ в электронном офисе.

Использование сетей и средств электронной почты позволяет мгновенно пересылать документы из одного подразделения в другое без временных задержек на передачу бумажного документа, упрощает хранение, контроль, поиск, архивирование, включая ведение долговременного архива документов. Здесь есть два существенных препятствия: внешнее и внутреннее [11].

Последнее, зачастую, связано с привычками и другими простыми человеческими особенностями и слабостями. Решение этой проблемы упирается в имидж предприятия.

Внешний срез проблемы упирается в большое число документов, предлагаемых в бумажном виде. Классическими примерами являются письма и факсы, периодические издания. Переход от бумажного ведения делопроизводства к электронному сдерживается из - за недостаточно развитой технологии оптического распознавания текстов (optical character recognition- OCR). Последние достижения в этой области послужили толчком к активному внедрению технологий электронного документооборота, в том числе и у нас в стране. Притягательность ввода текста без использования клавиатуры определяет интерес и к технологиям распознавания голоса. Совместно с технологиями архивирования, индексирования и поиска документов это создает основу построения системы управления электронным документооборотом [11].

Выводы:

В процессе деятельности предприятия создается большое количество документов, различных по ценности и значимости. Поэтому, в настоящее время, создание и ведение электронного архива рассматривается как одна из важнейших функций не только работы с документами, находящимися на хранение в архиве, но и как функция создания более удобной базы данных хранения и использования документов в электронном виде. Данная ситуация позволит экономить не только рабочее место сотрудников, но и временные затраты на поиск и обработку документа.

Поскольку обслуживание электронного архива имеет свои специфические задачи, оно должно выполняться самостоятельной, организационно-обособленной службой - структурным подразделением или подразделениями, такими как: непосредственно работающими в данном архиве, а также специалистами по программному обеспечению. В больших организациях это могут быть специализированные отделы. В рассмотренной в данной работе компании ЧТПУП "Эйлинол" за данную работу отвечают 2 специалиста, а именно: бухгалтер и программист.

Поэтому, в настоящее время, создание и ведение электронного архива в данной организации рассматривается как одна из важнейших функций не только работы с документами, находящимися на хранение в архиве, но и как функция создания более удобной базы данных хранения и использования документов в электронном виде. Данная ситуация позволит экономить не только рабочее место сотрудников, но и временные затраты на поиск и обработку документа.

В ЧТПУП "Эйлинол", которое мы рассматривали в данной работе, создание и ведение электронного архива, тесно переплетается с теорией, и главным образом, обусловлено несколькими факторами, такими как:

- работа с поставщиками и клиентами не только в городе, но и вне его пределов, что предполагает быстрый и качественный обмен документами и информацией, используя преимущественно интернет- и компьютерные технологии;

- обработка, хранение и использование документов в электронной базе данных документов, а именно в электронном архиве организации, что более приемлемо для данной организации.

3. Проблемы обеспечения сохранности деятельности электронных документов

Основным законодательным актом, регламентирующим работу государственных архивов в Республике Беларусь, является Закон Республики Беларусь от 06.10.1994 № 3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь». Он регулирует формирование, организацию, хранение, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими в целях сохранности архивных документов и дальнейшего их использования в интересах граждан, общества и государства. Законом установлено, что все государственные органы, а также организации независимо от форм собственности обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку работы с документами, их обработке, движению и хранению (ст.25).[1]

Государственную политику в области регулирования делопроизводства и архивного дела осуществляет Департамент по архивам и делопроизводству Республики Беларусь при Совете Министров Республики Беларусь.[1]

Важнейшим нормативным актом, регламентирующим архивоведческие аспекты делопроизводства, а также деятельность архивов организаций являются Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденные решением коллегии Белкомархива от 30.04.1997 № 5 [6].

На просторах СНГ первыми к организации государственного хранения электронных документов приступили в Республике Беларусь. В 1996 г. там был создан Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации (БелНИЦЭД, г. Минск), который, по существу, является ведущим научным центром по разработке методик и практической работе с электронными документами в государственных архивах республик бывшего Советского Союза [5].