Организация архивного хранения электронных документов

Белорусский закон "Об электронном документе" придает таким документам равную юридическую силу с бумажными при условии наличия электронной цифровой подписи (ЭЦП), средства создания которой прошли национальную сертификацию. Статья 12 Закона "Об электронном документе" определяет две функции ЭЦП. Во-первых, она должна удостоверять информацию, содержащуюся в общей (содержательной) части электронного документа. Во-вторых, ЭЦП предназначена для подтверждения подлинности и целостности электронного документа, что достигается путем подсчета контрольных характеристик содержательной части - хэш-функции [2].

ГОСТ Республики Беларусь (СТБ) 1221-2000 "Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения". Стандарт устанавливает требования к порядку создания, оперативного обращения и архивного хранения официальных электронных документов, независимые от конкретных способов обмена и обработки информации [7].

Удостоверение подлинности электронных документов осуществляется посредством электронной цифровой подписи или удостоверяющего листа документа. Электронная цифровая подпись используется в соответствии с СТБ-99а "Информационная технология, Защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи" [9].

Работы по обеспечению сохранности электронных документов в ЧТПУП "Эйлинол" можно разделить на три вида:

1) обеспечение физической сохранности и целостности файлов с электронными документами;

2) обеспечение условий для считывания информации в долговременной перспективе;

3) обеспечение условий для воспроизведения электронных документов в так называемом «человеко-читаемом» виде [21].

Первый аспект обеспечения сохранности электронных документов - проблема практически решенная, причем для всех видов хранения. Это решение связано не столько с созданием оптимальных условий хранения носителей с электронной информацией, сколько с физическим размещением электронных документов. Для того чтобы компьютерные файлы не были утрачены, необходимо их хранить в двух или более экземплярах, размещенных на отдельных электронных носителях. Тогда при утрате одного из носителей, можно быстро сделать дубликат файлов с оставшегося носителя.

Важен также выбор типа носителя, его долговечность. Этот выбор зависит от вида электронного документа и срока его хранения. Наиболее распространенный способ хранения информационных ресурсов в организациях - хранение файлов на жестких дисках компьютеров или серверах. Иногда (по разным причинам) возникает необходимость переноса электронных документов на внешние носители. До сих пор в некоторых организациях небольшие совокупности файлов с управленческой документацией хранят на магнитных дискетах (в том числе как страховой фонд). Для хранения же объемных и сложно-структурных баз данных и других информационных ресурсов (например, научно-технических или издательских), чтобы не нарушать целостности данных, лучше использовать емкие электронные носители: оптические диски, съемные жесткие диски, RAID-массивы и т.п.

Для архивного хранения электронных документов, в пределах 5 лет, необходимы любые современные носители электронной информации (магнитные дискеты, магнитные ленты, магнитные, магнитооптические и оптические диски) вполне надежны. Здесь главное обращать внимание на надежность и репутацию фирмы-изготовителя [21].

При долговременном хранении электронных документов на внешних носителях лучшим решением будет использование оптических компакт-дисков CD. Они непритязательны в хранении и вполне надежны в течение 15-20 лет. Большего и не требуется. По истечении этого срока неизбежно придется или переписывать файлы на другой тип носителя (т.к. невозможно будет считать информацию с CD), или конвертировать электронные документы в другие форматы и также переписывать на более современные и емкие носители.

Второй и третий аспекты обеспечения сохранности гораздо сложнее. Они связаны с быстрой сменой и устареванием аппаратного и программного компьютерного обеспечения. Со временем устройства, с помощью которых информация считывается с внешних носителей, изнашиваются и морально устаревают. Так, например, исчезли 5-дюймовые магнитные дискеты, а вслед за ними компьютеры перестали оснащать дисководами для их считывания. В ближайшее время подобная судьба ожидает 3-дюймовые дискеты и многие современные модели ПК уже выпускают без дисководов к ним. Устройства для считывания информации с оптических дисков скорее всего также со временем изменятся. Приблизительный жизненный цикл подобных технологий - 10-15 лет. Эти технологические изменения нужно учитывать при организации долговременного хранения электронных документов.

Воспроизведение электронных документов зависит в первую очередь от применяемого программного обеспечения: ОС, СУБД, браузеров, других прикладных приложений. Смена программной платформы может привести к полной утрате документа из-за невозможности его просмотреть. Впрочем, для основной массы делопроизводственных и финансовых электронных документов со сроком хранения до 5 лет этот фактор не так существенен: жизненный цикл программного обеспечения оценивается в 5-7 лет. К тому же, многие современные электронные делопроизводственные системы и системы электронного архива организации (например, на основе DOCUMENTUM или DocsOpen) снабжаются необходимыми конверторами форматов. В кратковременной перспективе для доступа и воспроизведения большинства текстовых, графических и видео документов (но не баз данных или сложных конструкторских систем и мультимедиа) использование таких конверторов самодостаточно [21].

При более длительном хранении электронных документов в ЧТПУП "Эйлинол" существуют несколько решений:

1) Своевременный перевод (миграция) баз данных и других электронных документов на современную технологическую платформу, чаще всего в форматы, которые используются в организации для оперативного управления информационными ресурсами. Это сложный и дорогой путь. Как правило, простых конверторов здесь не достаточно. Наибольшие проблемы возникают с базами данных. Обычно к миграции прибегают для обеспечения доступа к оперативным и архивным информационным ресурсам, которые очень важны для деятельности организации и постоянно используются в работе. Вот почему важно изначальное создание баз данных и других электронных документов в наиболее распространенных форматах. В государственных архивах этот путь рационально использовать для организации оперативного доступа к наиболее важным или часто используемым архивным электронным ресурсам;

2) Миграция электронных документов в "открытые" или наиболее распространенные компьютерные форматы. Для текстовых документов это - txt, rtf, pdf; для графических - tiff, jpg; для таблиц и баз данных - db, dbf, xls, txt;

3) Иногда миграция информационных ресурсов на другие платформы по какой-то причине представляется нереальной или может существенно исказить оригиналы электронных документов. В этом случае можно использовать эмуляторы программной среды. Однако это также бывает непросто сделать, т.к. не для всех программных оболочек эмуляторы могут быть разработаны. Именно поэтому при создании информационных систем и электронных документов следует изначально ориентироваться не только на распространенные форматы записи, но на распространенные ОС, СУБД и другое программное обеспечение. В этом случае может быть проще найти необходимые эмуляторы, которые могут разрабатываться и поставляться на рынок самими производителями программного обеспечения. Например, операционные системы Window 95, 97, NT, 2000, XP поддерживают эмулятор операционной системы MS DOS. Так как это широко распространенные операционные системы, есть надежда, что корпорация Microsoft и в дальнейшем будет поддерживать эмуляторы своих старых ОС;

4) Инкапсуляция: включение электронных документов в состав файлов межплатформенных форматов, например в XML. В настоящее время американские архивисты рассматривают этот способ как наиболее оптимальный для обмена и долговременного хранения электронных документов, хотя вряд ли его можно считать панацеей от всех проблем. Исследования в этой области носят пока зачаточный характер. Поэтому единственным проверенным способом долговременного хранения электронных документов остается миграция.

Со временем (через 10-15 лет) часть электронных ресурсов из ведомств и организаций будет передана на хранение в государственные архивы, как это сейчас практикуется с документами на бумажной основе. При этом совершенно упускается из виду принципиальная разница между электронными и бумажными документами - зависимость первых от изменчивости технологической среды [16].

Мировая практика хранения электронных документов показала, что решение о том, какие документы, где и в каких форматах они должны постоянно храниться, когда осуществлять передачу на постоянное хранение (т.е. вопросы экспертизы ценности и комплектования) должно приниматься не в последний момент перед приемом-передачей, а в момент создания документов, еще лучше при разработке технического проекта информационной системы, в которой они будут создаваться.

Также, необходимо определить важность организации учёта электронных документов.

Единицы и формы учета электронных документов в ЧТПУП "Эйлинол" определяются задачами и сроками хранения документов. Требования к учету в делопроизводстве и архиве организации могут быть существенно менее жесткими, чем в государственном архиве при постановке электронных документов на государственный учет [24].

Необходим учет и опись более мелких объектов: файлов и директорий (папок) файловой структуры, т.е. визуально обособленных объектов файловой структуры компьютера. Именно их следует рассматривать единицами учета электронных документов для архивов всех уровней.

Кроме того, при обеспечении долговременного хранения баз данных ЧТПУП "Эйлинол" с возможностью их последующей миграции страховые текстовые форматы необходим учет еще более мелких информационных объектов: таблиц базы данных. Это позволит не нарушить систематизацию электронных документов после проведения миграции, да и описывать документы будет легче.

Следующее замечание связано с необходимостью учета единиц хранения электронных документов - носителей. Как уже отмечалось в оперативном управлении (в делопроизводстве) электронных документов ЧТПУП "Эйлинол" могут размещаться на сервере или винчестере компьютера. В этом случае отпадает необходимость внесения в опись электронных документов идентификации носителя. Но и при переносе электронных документов на внешние носители необходимость внесения идентификации носителя в описательные статьи описи является излишней. Какими бы надежными носители ни были, существует определенная вероятность их утраты. При этом файлы с электронными документами будут записаны на другой носитель (с другой идентификацией), а опись придется пересоставлять или исправлять. Более рационально указывать идентификацию единиц хранения не в описательных статьях, а в справочном аппарате к описи: в предисловии или в указателях [24].

Выводы:

Основной задачей ведения электронного архива организации ЧТПУП "Эйлинол" является систематизация документов, их долговременное хранение и использование по назначению. Это может быть достигнуто, не только с помощью нормативных актов, издаваемых на территории Республики Беларусь, но и нормативными документами, разрабатываемыми и используемыми, непосредственно конкретной организацией.

Мировая практика хранения электронных документов показала, что решение о том, какие документы, где и в каких форматах они должны постоянно храниться, когда осуществлять передачу на постоянное хранение (т.е. вопросы экспертизы ценности и комплектования) должно приниматься не в последний момент перед приемом-передачей, а в момент создания документов, еще лучше при разработке технического проекта информационной системы, в которой они будут создаваться.

Единицы и формы учета электронных документов в ЧТПУП "Эйлинол" определяются задачами и сроками хранения документов. Требования к учету в делопроизводстве и архиве организации могут быть существенно менее жесткими, чем в государственном архиве при постановке электронных документов на государственный учет

электронный архив сохранность документ

Заключение

Подводя итоги, можно отметить, что на сегодняшний день электронный документооборот активно внедряется во все сферы информационной деятельности современного общества. Системы электронного документооборота качественно улучшают процесс работы с документами руководителей и предметных специалистов всех уровней, существенно сокращают время рутинной работы с документами.

Все большую актуальность приобретают проблемы развития и использования в информационно-коммуникационных технологиях электронного документа, что поставило перед законодателем проблему правового обеспечения общественных отношений в сфере электронного документооборота, а, следовательно, в центре внимания оказался правовой статус электронного документа и электронной цифровой подписи.

Нормативно-методические указания стандартизируют работу в области управления документацией и при этом позволяют более эффективно организовать работу с документами в сфере управленческой деятельности.

Деятельность государственных архивов в Республике Беларусь осуществляется согласно нормативно-правовым актам Республики Беларусь. Главным действующим законодательным актом в области архивного дела является Закон Республики Беларусь от 06.10.1994 № 3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь».

Государственную политику в области регулирования делопроизводства и архивного дела осуществляет Департамент по архивам и делопроизводству Республики Беларусь при Совете Министров Республики Беларусь.

В настоящий момент законодательством большинства государств электронный документ, подписанный электронной цифровой подписью, считается юридически равноправным документу на бумажном носителе.

В организации, которую мы рассматривали в данной работе, создание и ведение электронного архива, тесно переплетается с теорией, и главным образом, обусловлено несколькими факторами, такими как:

- работа с поставщиками и клиентами не только в городе, но и вне его пределов, что предполагает быстрый и качественный обмен документами и информацией, используя преимущественно интернет- и компьютерные технологии;

- обработка, хранение и использование документов в электронной базе данных документов, а именно в электронном архиве организации, что более приемлемо для данной организации.

Поэтому, в настоящее время, создание и ведение электронного архива в данной организации рассматривается как одна из важнейших функций не только работы с документами, находящимися на хранение в архиве, но и как функция создания более удобной базы данных хранения и использования документов в электронном виде. Данная ситуация позволит экономить не только рабочее место сотрудников, но и временные затраты на поиск и обработку документа.

Поскольку обслуживание электронного архива имеет свои специфические задачи, оно должно выполняться самостоятельной, организационно-обособленной службой - структурным подразделением или подразделениями, такими как: непосредственно работающими в данном архиве, а также специалистами по программному обеспечению. В больших организациях это могут быть специализированные отделы. В небольших учреждениях или организациях, примером может служить рассмотренная в данной работе компания ЧТПУП "Эйлинол", за данную работу отвечают 2 специалиста, а именно: бухгалтер и программист.

Таким образом, основной задачей ведения электронного архива организации, является систематизация документов, их долговременное хранение и использование по назначению. Это может быть достигнуто, не только с помощью нормативных актов, издаваемых на территории Республики Беларусь, но и нормативными документами, разрабатываемыми и используемыми, непосредственно конкретной организацией.

Список использованных источников

1. Закон РБ от 06.10.1994 № 3277-XII "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь", с изменениями и дополнениями, внесенными в т.ч. Законом РБ от 26.12.2007 № 300-3

2. Закон Республики Беларусь "Об электронном документе" [Электронный ресурс]. - Режим доступа:

http://www.levonevski.net/pravo/norm2009/num36/d36280.html

3. Об информации, информатизации и защите информации: Закон Республики Беларусь, 10.11.2008 г. N 455-З // Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. - 2008. - N 279. - 2/1552.

4. Национальный Интернет-портал Республики Беларусь [Электронный ресурс] / Министерство связи и информатизации Республики Беларусь - Минск, 2006. - Режим доступа: http://www.mpt.gov.by/. - Дата доступа: 27.10.2011.

5. Правила работы государственных архивов Республики Беларусь. - Мн.: БелНИИДАД, 2006.

6. Основные правила работы архивов центральных и местных органов Государственной власти и управления, учреждений, организации и предприятий Республики Беларуси. - Мн.: БелНИДАД, 2008.

7. ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

8. Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях республики Беларусь: утв. Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 N 4 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь». - Минск.

9. Правила работы государственных архивов Республики Беларусь, утвержденные постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 25.11.2005 № 7, с изменениями и дополнениями, внесенными постановлениями Белкомархива РБ от 01.03.2006№ 2 и Минюста РБ от 19.06.2007 № 40.

10. Алексеева, Е.В. Архивоведение: Учеб. пособие для сред. проф. образования/ Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. -- 3-е изд., доп. -- М.: Издательский центр «Академия», 2005. -- 272 с.

11. Бобылева М.П. Вопросы использования элементов электронного документооборота внутри организации//Делопроизводство. 2003. №2. С. 15.

12. Булюлина, Е.В. Архивоведение: Учебно-методическое пособие. - Волгоград: Издательство ВолГУ, 2001. - 96с.

13. Вовкотруб, О.В. Архивоведение: учебное пособие/ О.В. Вовкотруб, Л.Р. Фионова. - Пенза, 2005

14. Гаврилов, О.А. Курс правовой информатики: Учебник для вузов. - М.: Норма, 2000. - 687 с.

15. Елисеева, Т.П. Система информационного обеспечения управления. Учебное пособие для вузов. - Минск: Ураджай, 1999. - 536 с.

16. Жумарь С.В. Ведомственные архивы и отраслевые фонды Республики Беларусь. - Мн.: БелНИДАД, 2005.

17. Кудрякова Г.Н. Архив с нуля. - Мн.: Информационное правовое агентство Регистр,2008.

18. Малышева, С.Ю. Основы архивоведения: учебное пособие/ С.Ю. Малышева. - Казань: Татарское Республиканское изд-во “Хэтер”, 2002

19. Микулич, Н.Д. Применение ЭЦП в Беларуси [Текст] / Н.Д. Микулич // Информационная безопасность. - 2005. - №1. - с.26 - 31

20. Тихонов В. И. Организация архивного хранения электронных документов: проблемы, практика, рекомендации. // http://www.gdm.ru/

21. Федосеева, Н.Н. Сущность и проблемы электронного документооборота/ Н.Н. Федосеева // Юрист. - 2008. - №6. - с.61 - 64

22. Шумейко М.Ф., Козак К.И., Селезнев В.Д. Архивоведение Беларуси. Учебное пособие в двух частях. - Мн.: Издательский центр РИВШБГУ, 1998.

23. Шостак Г.Н. Белорусский государственный архив научно-технической документации. - Мн.: БелНИДАД, 1998.

24. Шилин Ю. Учет документов в архиве. Журнал «Секретарское дело», 2008, № 7, с 31-34.

Размещено на Allbest.ru