Аудит материальных ценностей на складах и в бухгалтерии

На основании вышесказанного, для систематизации и более полного представления о данной информации составим схему движения расчетных документов на ОАО «КЭМЗ».



Рисунок 3 - Движение расчетных документов на ОАО «КЭМЗ»

Со склада маслозавода материалы отпускаются на производственное потребление, хозяйственные нужды, на сторону и другие нужды. Важным условием контроля за использованием материалов является их нормирование и отпуск, согласно установленных лимитов, рассчитанных ОМТС на основе данных планового отдела об объеме выпуска продукции и норм расхода материала на единицу продукции.

Каждое из подразделений маслозавода (маслопрессовый цех, рафинационный участок, парокотельная, лаборатория, др.) производят расчет потребления того или иного материала на выпуск определенного вида продукции. Затем в ОМТС подается заявка на необходимое количество потребляемых материалов. Расход материалов, отпускаемых в производство и на другие нужды, ежедневно оформляют лимитно-заборными картами форма № М-8, которые предназначены для последовательного оформления отпуска материалов, потребляемых систематически.

Карты выписываются в двух экземплярах, один передается цеху потребителю, другой - заведующему складом. В картах указывают:

§ вид операции;

§ номер склада, отпускающего материалы;

§ цех-получатель;

§ шифр затрат;

§ наименование материала;

§ единица измерения;

§ лимит месячного расхода материалов.

После каждого отпуска материалов кладовщик выводит остаток лимита. По окончании месяца карты сдаются в бухгалтерию. Они служат средством предварительного контроля за расходованием материалов и соблюдением норм выдачи.

Если потребность в материалах возникает не регулярно, то они отпускаются со склада по разовому документу - Требованию-накладной форма № М-11, основными реквизитами которого являются количество затребованного и фактически отпущенного материала, цех получатель.

Перемещение материалов из одного склада в другой оформляется Накладной на внутреннее перемещение форма № Ф-12, которую составляют материально-ответственные лица склада в дух экземплярах, один остается на складе с распиской получателя, другой - получателю с распиской кладовщика.

Сдача подразделениями на склад материалов оформляется накладными на внутреннее перемещение материалов в случае, когда:

- продукция, изготовленная подразделениями организации, используется для внутреннего потребления в организации или для дальнейшей переработки;

- осуществляется возврат подразделениями организации на склад или цеховую кладовую;

- производится сдача отходов, образующихся в процессе производства продукции, а также сдача брака;

- осуществляется сдача материалов, полученных от ликвидации основных средств;

- других аналогичных случаях.

Кроме отпуска материалов в производство, на ОАО «КЭМЗ» осуществляется отпуск материалов на сторону, путем выписки Приказа на отпуск материалов. Выписку производит ОМТС на основании договоров, нарядов или письменного распоряжения руководителя предприятия.

Вместо первичных документов по расходу материалов можно использовать карточки складского учета материалов форма № М-17.

С этой целью представители цехов-получателей расписываются в получении материалов в самих карточках, которые становятся оправдательными документами.

Такое совмещение расходных документов и карточек складского учета уменьшает объем учетной работы и усиливает контроль за соблюдением норм складских запасов.

3.2 Учет материалов на складах предприятия и в бухгалтерии

Внутри каждой из групп на ОАО «КЭМЗ» материальные ценности подразделяют на виды, сорта, марки. Каждому наименованию, размеру, сорту, как уже сказано ранее, для правильной организации учета материалов присваивают краткое числовое обозначение (номенклатурный номер).

Важным условием правильной организации учета и обеспечения сохранности материальных ценностей является правильная организация складского хозяйства. Складское хозяйство является оперативной частью коммерческой службы предприятия, призванной обеспечивать бесперебойную работу производственных цехов. Количество складов зависит от категории предприятия, объема и номенклатуры потребляемых материалов.

Материально-производственные запасы включают разнообразные предметы труда, поэтому требуются разные условия хранения. На исследуемом предприятии ОАО «КЭМЗ» имеется три склада: склад сырья, склад материалов и склад готовой продукции.

Лиц, ответственных за прием, хранение и отпуск материальных ценностей, за своевременное составление документации, за сохранность материальных ценностей, называют материально ответственными лицами (МОЛ). С каждым из них должен быть заключен договор о полной материальной ответственности в письменной форме.

Для организации сохранности и правильного учета материальных ценностей на складах необходимо:

1)надлежащим образом оборудовать склады хранения товарно-материальных ценностей;

2) размещать материальные ценности по отделениям (секциям) складов, по группам материалов (на стеллажах, полках и т.д.), с тем, чтобы обеспечить возможность быстрой их приемки, отпуска и инвентаризации);

3) склады должны иметь весы, мерную тару, измерительные приборы;

4) необходимо своевременно производить инвентаризацию на складах материальных ценностей;

5) должен быть установлен жесткий порядок оформления документов на поступление и отпуск материальных ценностей в производство;

6) должен быть разработан график сдачи документов в бухгалтерию;

7) приказом директора хозяйства должен быть установлен список должностных лиц, имеющих право подписывать расходные документы на отпуск со складов.

Учет движения и остатков материалов на складе ОАО «КЭМЗ», как говорилось ранее, осуществляют в карточках складского учета. На каждый номенклатурный номер материала открывается отдельная карточка, поэтому учет называется сортовым, и осуществляют его только в натуральном выражении. Карточки складского учета открывают в материальной бухгалтерии, где записывают номер склада, наименование материала, марку, сорт, единицу измерения, номенклатурный номер, учетную цену и лимит. Затем карточки передают на склад, где кладовщик заполняет колонки прихода, расхода и остатка материалов.

Запись в карточках кладовщик делает на основании первичных документов в день совершения операций. После каждой записи выводят остаток. Первичные документы, после записи их в карточки передают в бухгалтерию, сюда же передают лимитно-заборные карты по мере использования лимита. Приемка-сдача первичных документов осуществляется составлением специального реестра в котором указывают номера и наименование сдаваемых документов.

Реестр заверяется подписью кладовщика (сдатчика) и подписью принимаемого (бухгалтера).

Полученные со складов первичные документы подвергаются в бухгалтерии контролю по существу операций и правильности их оформления. Именно на этой стадии бухгалтерия осуществляет действенный контроль за законностью, целесообразностью и правильностью оформления операций, связанных с движением материалов.

Первичные документы обсчитываются работниками бухгалтерии. Первые экземпляры документов передаются соответствующим исполнителям для учета затрат на производство. На основании 2-х экземпляров бухгалтер подсчитывает сумму остатка по каждому номенклатурному номеру материала, по каждому складу.

Для этого к предыдущему остатку на начало месяца прибавляется сумма прихода и вычитается сумма расхода. Далее производится сверка сальдо материалов, подсчитанного по данным склада. Тождество сумм остатка материалов означает, что аналитический учет материалов на складе ведется правильно.

Материально ответственное лицо на ОАО «КЭМЗ» ежемесячно составляет отчет о движении материальных ценностей на основании первичных документов. Остатки на начало месяца переносятся с предыдущего отчета, приход и расход материалов отражаются на основании первичных документов, затем выводятся остатки на конец месяца (остаток на начало месяца плюс приход и минус расход). Затем этот отчет передают в бухгалтерию предприятия, заверяя этот отчет своей подписью. Отчет представляют в бухгалтерию с оправдательными приходными и расходными документами.

Бухгалтер материального стола на ОАО «КЭМЗ» проверяет отчет, сверяя его с приложенными к нему документами, и выводят суммовое выражение материальных ценностей. После проверки бухгалтер подписывает оба отчета, второй экземпляр возвращает заведующему складом.

После приемки по итогам отчетов на приход и расход материалов делаются записи в журналы-ордера: в журнале-ордере № 6 отражается приход материалов от поставщиков и подрядчиков; в журнале-ордере № 7 - от подотчетных лиц; в журнале-ордере № 1 - при оплате за материалы наличными средствами.

Проверенные итоги журналов-ордеров переносятся в Главную книгу, где выводится конечное сальдо. Бухгалтерский баланс и другие формы отчетности составляются на основе Главной книги, журналов-ордеров и вспомогательных к ним ведомостей.

Журнально-ордерная форма учета, которая применяется на ОАО «КЭМЗ» является наиболее распространенной формой, поскольку имеет ряд преимуществ, таких как отражение в журналах ордерах хозяйственных операций в разрезе показателей, необходимых для составления отчетности; объединение в журналах-ордерах систематической записи с хронологической и т.п. однако существуют и недостатки в применении журнально-ордерной формы учета - прежде всего это ориентированность на ручное заполнение данных, громоздкость построения журналов-ордеров.

Но на ОАО «КЭМЗ» журналы-ордера составляются в специальной компьютерной программе, что намного облегчает труд бухгалтера.

На основании вышесказанного, составим документооборот по поступлению материалов, систематизации и обобщения данной информации.

аудит материальный ценность



Обозначения:

----------------- свертка

___________ движение документов

Рисунок 4 - Документооборот по поступлению материалов

3.3 Синтетический и аналитический учет материалов

Синтетический учет материально-производственных запасов на ОАО «КЭМЗ» ведется на счете 10 «Материалы». Он предназначен для обобщения информации о наличии и движении сырья, материалов, топлива, запасных частей, инвентаря, тары и других ценностей организации. Материальные ценности на счете 10 «Материалы» учитываются по фактической себестоимости их приобретения или заготовления.

К счету 10 «Материалы» на ОАО «КЭМЗ» открыты следующие субсчета:

10-1 «Сырье и материалы» - предназначен для учета наличия и движения сырья и основных материалов, входящих в состав вырабатываемой продукции;

10-2 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали» - используется для учета материалов предназначенных для вспомогательного производства.

10-3 «Топливо» - применяется для учета наличия и движения нефтепродуктов и смазочных материалов, предназначенных для эксплуатации транспортных средств и на технологические нужды;

10-4 « Тара и тарные материалы» - предназначен для учета всех видов тары.

10-5 «Запасные части» - используют для учета наличия и движения запасных частей, предназначенных для ремонтных целей;

10-6 «Прочие материалы» - применяется для учета наличия и движения отходов производства и брака;

10-7 «Материалы переданные в переработку» - используется для учета движения материалов, переданных в переработку;

10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» - используется для учета наличия и движения инвентаря, инструментов, хозяйственных принадлежностей, специальной одежды и др. средств труда.

Поступающие материалы согласно представленным документам и отчетам относятся в Дебет счета 10 «Материалы» в корреспонденции со следующими счетами:

Дт 10 «Материалы»,

Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - отражается покупная цена стоимости материальных ценностей без НДС.

Одновременно дается проводка на сумму НДС.

Дт 19-3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»,

Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Дт 10 «Материалы»,

Кт 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства» - отражается стоимость материалов, изготовленных в собственных производствах.

Дт 10 «Материалы»,

Кт 43 «Готовая продукция» - переводится в состав материалов продукция собственного производства.

Дт 10 «Материалы»,

Кт 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам» - приобретение материалов за счет краткосрочных и долгосрочных кредитов и займов.

Дт 10 «Материалы»,

Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - приобретение материалов за счет подотчетных сумм.

Дт 10 «Материалы»,

Кт 75 «Расчеты с учредителями» - вклад материально-производственными запасами в уставный капитал.

Дт 10 «Материалы»,

Кт 91-1 «Прочие доходы и расходы» - отражена стоимость материалов, полученных от выбытия основных средств.

Дт 10 «Материалы»,

Кт 99 «Прибыли и убытки» - оприходованы материалы от ликвидации объекта основных средств по чрезвычайным обстоятельствам.

Фактический расход материалов в производстве или для других целей на отражается по Кредиту счета 10 «Материалы».

При этом на ОАО «КЭМЗ» в бухгалтерии делают следующие записи:

Дт 08 «Вложения во внеоборотные активы»,

Кт 10 «Материалы» - отпущены материалы на строительство или изготовление основных средств.

Дт 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 44 «Расходы на продажу»,

Кт 10 «Материалы» - расход материалов по обычным видам деятельности.

Дт 28 «Брак в производстве»,

Кт 10 «Материалы» - отражена стоимость выбракованных материалов.

Дт 91-2 «Прочие доходы и расходы»,

Кт 10 «Материалы» - отражена стоимость реализованных материальных ценностей.

Одновременно делается проводка на сумму НДС:

Дт 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет «НДС»,

Кт 68 «Расчеты по налогам и сборам».

Дт 91-2 «Прочие доходы и расходы»,

Кт 10 «Материалы» - отражена стоимость безвозмездно переданных материалов.

Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»,

Кт 10 «Материалы» - выявлена недостача при инвентаризации.

Аналитический учет по счету 10 «Материалы» ведется по местам хранения материалов и отдельным их наименованиям (видам, сортам, размерам и т.п.).

В соответствии с Приказом Минфина РФ «Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ» от 28.12.01г. № 119н аналитический учет МПЗ в бухгалтерии ОАО «КЭМЗ» ведется сальдовым методом на основе использования оборотных ведомостей.

В бухгалтерии ОАО «КЭМЗ» открывают на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учета, в которых на основании первичных документов по поступлению и расходу материалов записывают направления их движения. Данные карточки отличаются от карточек складского учета тем, что учет материалов в них ведут не только в натуральном, но и в денежном выражении. По окончании месяца по итогам данных всех карточек составляют оборотные ведомости материалов по каждому складу и по каждому подразделению. На основе оборотных ведомостей по складам и подразделениям организации составляют сводную оборотную ведомость, в которую переносят итоги указанных выше ведомостей по группам материалов, субсчетам, синтетическим счетам, по складам и подразделениям в целом. Итоги сводной оборотной ведомости сверяют с данными синтетического учета.

Основные принципы сальдового метода состоят в следующем:

1) Систематический текущий контроль работниками бухгалтерии непосредственно в местах хранения за правильностью и своевременностью документирования складских операций по движению материалов.

2) Подлинная оперативность и бухгалтерская достоверность количественного учета на складах, который становится органической частью всей системы бухгалтерского учета материалов.

3) Систематическое подтверждение взаимосвязи между оперативным (количественным) складским и стоимостным бухгалтерским учетом.

На ОАО «КЭМЗ» учет автоматизирован, и все учетные регистры составляют при помощи вычислительной техники. С помощью специальной компьютерной программы «RS-баланс» формируются такие учетные регистры, как:

· оборотная ведомость движения материалов по номенклатурным номерам в разрезе складов, подразделений, мест хранения;

· ведомость расходов материалов по заказам, сериям переделам, другим калькуляционным единицам;

· ведомость учета сырья и материалов.

Составим приблизительную схему учетных записей, которую производит бухгалтерия на ОАО «КЭМЗ».

Таблица 5 - Схема учетных записей по счету 10 «Материалы», применяемая в бухгалтерии ОАО «КЭМЗ»

Дт	Кт
Кор. сч.	Содержание операции	Сумма, руб.	Кор. сч.	Содержание операции	Сумма, руб.
	С-до на 01.01.05г.	38901-00
60	Оприходованы материалы от поставщика	930-00	20	Списаны материалы в основное производство	250-00
71	Приобретены материалы за наличный расчет	300-00	23	Списаны материалы на вспомогательное производство	780-00
Кор. сч.	Содержание операции	Сумма, руб.	Кор. сч.	Содержание операции	Сумма, руб.
91-1	Оприходованы материалы при ликвидации основных средств	450-00	91-2	Отпущены материалы на сторону	2000-00
75	Материалы внесены в качестве вклада в уставный капитал	3050-00	94	Выявлена недостача материалов в ходе инвентаризации	1000-00
	Оборот по Дт	5960-00		Оборот по Кт	4180-00
	С-до на 01.02.05г.	40681-00

3.4 Учет материальных ценностей, не принадлежащих организации

Материально-производственные запасы, не принадлежащие организации, но находящиеся в ее пользовании или распоряжении в соответствии с условиями договора, принимаются к учету в оценке, предусмотренной в договоре.

Данные материально-производственных запасов могут быть получены:

1) комиссионером по договору комиссии;

2) переработчиком по договору переработки сырья и материалов на давальческой основе;

3) хранителем по договору ответственного хранения и т.д.

На ОАО «КЭМЗ» материально-производственные запасы, не принадлежащие организации, учитываются на забалансовых счетах:

002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение»;

003 «Материалы, принятые в переработку».

Организации-покупатели учитывают на забалансовом счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» ценности, принятые на хранение от поставщиков товарно-материальных ценностей, по которым организация на законных правах отказалась от акцепта счетов платежных требований и их оплаты; в случае получения от поставщиков неоплаченных товарно-материальных ценностей, запрещенных к расходованию по условиям договора до их оплаты.

Организации-поставщики учитывают на забалансовом счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» ценности, оплаченные покупателями, которые оставлены на ответственном хранении и оформлены сохранными расписками, но не вывезены по причинам, не зависящим от организаций.

При этом товарно-материальные ценности учитываются в ценах, предусмотренных в приемосдаточных актах или счетах платежных требований.

Аналитический учет по счету 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» ведется по организациям-владельцам, по видам, сортам и местам хранения.

Например, по договору поставщик обязуется поставить, а ОАО «КЭМЗ» приобрести товар определенного в договоре производителя на условиях стопроцентной предоплаты. Поставщик предоставил покупателю аналогичный товар по предусмотренной договором цене, но другого производителя. Организация-покупатель зачислила полученные от поставщика товары на забалансовый счет, а на сумму перечисленного аванса выставила поставщику претензию. Ввиду отсутствия у организации-поставщика необходимого покупателю товара, покупателю возвращена сумма полученного аванса.

Данная операция отразится в учете ОАО «КЭМЗ» проводками:

Дт 60-4 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» субсчет «Авансы выданные»,

Кт 51 «Расчетный счет» - на всю сумму аванса, перечисленного поставщику под поставку материальных ценностей.

Дт 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» - на сумму, указанную в документах поставщика.

Дт 76-2 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет «Расчеты по претензиям»,

Кт 60-4 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» субсчет «Авансы выданные» - на сумму претензий, равную сумме выплаченного поставщику аванса.

Дт 51 «Расчетный счет»,

Кт 76-2 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет «Расчеты по претензиям» - на сумму возвращенных поставщиком денежных средств.

Забалансовый счет 003 «Материалы, принятые в переработку» предназначен для обобщения информации о наличии и движении сырья и материалов заказчика, принятых на переработку (давальческое сырье), не оплачиваемых организацией-изготовителем. Согласно п.156 Приказа Минфина РФ «Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ» от 28.12.01г. № 119н по учету МПЗ материалы, принятые организацией от заказчика для переработки (обработки), выполнения иных работ или изготовления продукции без оплаты стоимости принятых материалов и с обязательством полного возвращения переработанных (обработанных) материалов, сдачи выполненных работ и изготовленной продукции, называются давальческими.

Сырье и материалы на ОАО «КЭМЗ» учитываются на забалансовом счете «Материалы, принятые в переработку» по ценам, предусмотренным в договорах.

Аналитический учет по этому счету ведется по заказчикам, видам, сортам сырья и материалов, местам их нахождения.

Организация, передавшая свои материалы другой организации для переработки как давальческие, стоимость таких материалов с баланса не списывает, а продолжает учитывать на счете учета соответствующих материалов (на отдельном субсчете). Стоимость материалов, переданных в переработку на сторону, согласно плану счетов зачисляется на субсчет «Материалы, переданные в переработку на сторону» счета 10 «Материалы».

Принятие материалов в переработку отражается в учете ОАО «КЭМЗ» записью Дебет 003 «Материалы, принятые в переработку» на сумму стоимости полученных материалов.

Учет затрат по переработке или доработке материалов ведется на счетах учета затрат на производство. Стоимость перерабатываемых материалов в затраты организации-переработчика не включается. Калькулирование себестоимости переработки давальческого сырья на ОАО «КЭМЗ» происходит в результате оформления следующих проводок:

Дт 20 «Основное производство»,

Кт 02 «Амортизация основных средств», 10 «Материалы», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и т.д. - на сумму затрат, связанных с переработкой полученных материалов.

Передача заказчику продукта переработки сопровождается оформлением проводок:

Дт 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»,

Кт 90-1 «Продажи» субсчет «Выручка» - на сумму стоимости переработки материалов.

Дт 90-2 «Продажи» субсчет «НДС»,

Кт 68 «Расчеты по налогам и сборам» - на сумму НДС.

Дт 90-3 «Продажи» субсчет «Себестоимость продаж»,

Кт 20 «Основное производство» - на сумму фактических затрат на переработку давальческого сырья и материалов.

Кт 003 «Материалы, принятые в переработку» - на сумму стоимости давальческих материалов, указанную в договоре.

3.5 Инвентаризация материалов на складах, порядок ее проведения, оформления и отражения результатов

Одним из наиболее важных разделов учетной политики организации является порядок проведения инвентаризации и определения принципов инвентаризационного процесса.

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Обобщая определение инвентаризации, следует отметить, что инвентаризация - это один из основных элементов системы внутреннего фактического контроля, с помощью которого осуществляются выявление фактического наличия имущества, сопоставление фактического имущества с данными бухгалтерского учета.

Инвентаризация бывает полная, частичная, плановая, внеплановая.

Полная - этой проверке подлежат все виды имущества. Проводится в конце года перед составлением годового отчета.

Частичная - этой проверке подвергается один или несколько видов имущества в определенных местах хранения.

Плановая - проводится в соответствии с ПБУ и отчетности и основными положениями по инвентаризации материально-производственных запасов.

Внеплановая - организуется по мере необходимости, в основном внезапно.

Основными целями инвентаризации материально-производственных запасов являются:

1)выявление фактического наличия МПЗ на складах организации и у материально ответственных лиц;

2) сопоставление фактического наличия МПЗ с данными бухгалтерского учета;

3) проверка полноты отражения в учете материально-производственных запасов.

Порядок и сроки проведения инвентаризации МПЗ (количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения) определяются руководителем организации, за исключением, когда проведение инвентаризации обязательно. На ОАО «КЭМЗ» инвентаризация МПЗ проводится один раз в год на 1-е октября отчетного года.

Проведение инвентаризации МПЗ обязательно:

1) при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

2) перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

3) при смене материально ответственных лиц;

4) при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

5) в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

6) при реорганизации или ликвидации организации;

7) в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Для проведения инвентаризации в организации ОАО «КЭМЗ» создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы и другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.).

В состав комиссии можно также включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания недействительными результатов инвентаризации.

Члены комиссии несут ответственность за:

1) своевременность и соблюдение порядка проведения инвентаризации в соответствии с приказом руководителя;

2) полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках проверяемых материальных ценностей;

3) правильность указания в описи отличительных признаков материально-производственных запасов;

4) правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации в установленном порядке.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей (ТМЦ) должна проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении.

При хранении ТМЦ в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (опломбировывается) и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Одновременно с инвентаризацией собственных ТМЦ проверяются ценности, находящиеся на ответственном хранении. По указанным ценностям составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение.

Необходимо отметить серьезность такого мероприятия, т.к. инвентаризация, с точки зрения обеспечения выполнения важнейшей задачи бухгалтерского учета - формирования достоверной информации.

Для оформления данных инвентаризации материально-производственных запасов применяется Инвентаризационная опись материально-производственных запасов (форма № ИНВ-3).

Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии отдельно по каждому месту хранения ценностей и лицом, ответственным за сохранность МПЗ. Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а второй остается у материально ответственного лица.

При выявлении объектов, которые не отражены в учете, а также объектов, по которым отсутствуют данные, характеризующие их, ответственные лица комиссии должны включить в инвентаризационную опись недостающие сведения и технические показатели по этим объектам. По решению инвентаризационной комиссии эти объекты должны быть оприходованы. В этом случае их первоначальную стоимость определяют с учетом рыночных цен. ТМЦ заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).

Комиссия в присутствии материально ответственного лица проверяет фактическое наличие ТМЦ путем обязательного их пересчета, перевешивания. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственного лица или по данным бухгалтерского учета без проверки их фактического наличия.

ТМЦ, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов комиссии. Эти ТМЦ заносятся в отдельную опись «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи указываются дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии делается отметка «после инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя организации и главного бухгалтера в процессе инвентаризации ТМЦ могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов комиссии. Эти ценности заносятся в опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.

Инвентаризация ТМЦ отгруженных, но не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

На счетах учета материальных ценностей могут оставаться только суммы тех МПЗ, которые не находятся в момент инвентаризации в подотчете материально ответственного лица, которые подтверждены правильно оформленными документами. Это, например, такие МПЗ, как ценности в пути, товары отгруженные и т.п.

По материальным ценностям, находящимся в пути, соответствующими документами являются расчетные документы поставщиков или другие их заменяющие документы; по материально-производственным запасам отгруженным - копии предъявленных покупателям платежных документов; по МПЗ с просроченной оплатой - подтверждение учреждения банка; по МПЗ, находящимся на складах сторонних организаций, - расписки.

Предварительно бухгалтерией должна быть произведена сверка этих счетов с другими корреспондирующими счетами во избежание ошибочного отнесения ценностей на счета их учета. Описи составляются отдельно на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций. В описях на ТМЦ, находящиеся в пути, по каждой отдельной строке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также документы на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета. В описях на ТМЦ, отгруженные и не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводятся наименование покупателя, наименование ТМЦ, сумма, дата отгрузки, реквизиты покупателя.

ТМЦ, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение.

В описях ТМЦ, переданных в переработку другой организации, указываются наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов.

Ценности, пришедшие в негодность и несписанные, в инвентаризационную опись не включаются, а составляется акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования эти предметов в хозяйственных целях.

Тара также заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая и т.д.). На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи.

Для отражения результатов инвентаризации материально-производственных запасов, по которым выявлены отклонения от данных учета, применяется сличительная ведомость (форма № ИНВ-19). В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, т.е. расхождения между показателями данных бухгалтерского учета и данных инвентаризационных описей. На ценности, не принадлежащие, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении или полученные в переработку), составляются отдельные сличительные ведомости.

Сличительная ведомость составляется бухгалтером в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, второй предается материально ответственному лицу.

Обнаруженный в результате инвентаризации излишек имущества приходуется, а недостача возмещается материально ответственными лицами, если вина очевидна или установлена по решению суда. Недостача имущества или его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм - на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества или его порчи списываются на финансовые результаты организации. Оценка обнаруженных при проведении инвентаризации материальных ценностей производится на основании рыночных цен. Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете.

Для обобщения информации о суммах недостач и потерь от порчи материальных ценностей на применяют счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

По Дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетом 10 «Материалы» отражаются:

1) фактическая себестоимость недостающих или полностью испорченных материальных ценностей;

2) суммы определившихся потерь по частично испорченным ценностям.

По Кредиту 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» отражаются суммы в размерах и величинах, принятых на учет по дебету указанного счета. При этом на счетах учета затрат на производство или расходов на продажу списываются недостающие или испорченные материальные ценности по их фактической себестоимости в пределах норм естественной убыли. При этом на ОАО «КЭМЗ» записываются проводки:

Дт 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу»,

Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Недостача сверх норм естественной убыли относится в:

Дт 73-2 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»,

Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - на сумму сверх норм естественной убыли.

При взыскании с виновных лиц стоимости недостающих ценностей разница между стоимостью недостающих ценностей, зачисленных на счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», и их стоимостью, отраженной на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», относится в Кредит счета 98 «Доходы будущих периодов». По мере взыскания с виновного лица причитающейся с него суммы указанная разница списывается со счета 98 «Доходы будущих периодов» в корреспонденции со счетом 91 «Прочие доходы и расходы».

При отказе суда в иске или отсутствии виновного лица недостачи и потери от порчи ценностей относятся:

Дт 91-2 «Прочие доходы и расходы» субсчет «Прочие расходы»,

Кт 10 «Материалы» - на сумму недостачи.

Потери ценностей, возникшие в результате стихийного бедствия относятся:

Дт 99 «Прибыли и убытки»,

Кт 10 «Материалы» - списываем убыток на сумму недостающих материалов.

4. АУДИТ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ НА ПРИМЕРЕ ОАО «КРАСНОДАРСКИЙ ЭКСПЕРИМЕНТАЛЬНЫЙ МАСЛОЗАВОД»

4.1 Методика проведения аудита материальных ценностей на складах и в бухгалтерии

Ошибки в учете материально-производственных запасов, как правило, выявляются при аудиторской проверке. Целью аудиторской проверки материально-производственных запасов является формирование мнения о достоверности показателей отчетности по статьям материальных ценностей «Запасы» и о соответствии применяемой в организации методики учета и налогообложения операций с МПЗ действующим в РФ нормативным документам. Это достигается проведением проверок на существенность, а также структур контроля и системы бухгалтерского учета и оценкой риска аудита, который зависит от характера запасов предприятия и их важности для бухгалтерских отчетов.

В соответствии с нормативными и законодательными актами, реализующими операции с материально-производственными запасами, можно сформулировать следующие задачи и основные направления проверки:

1) Состояние складского хозяйства и обеспечение мест хранения контрольно-измерительными приборами; правильность приемки МПЗ;

2) Сохранность МПЗ; оформление материальной ответственности;

3) Соблюдение порядка учета материалов и контроль за их использованием;

4) Правильность списания МПЗ на производстве;

5) Своевременность и правильность проведения инвентаризации МПЗ и отражение ее результатов в бухгалтерском учете;

6) Обеспечение сохранности и правильность учета драгоценных материалов, изделия и спирта на складах в производстве.

Источники проверки:

- нормы расхода сырья и материалов в производстве;

- нормативы расходов и потерь;

- первичные документы по оформлению движения МПЗ;

- отчеты об использовании материалов в производстве;

- статистическая и бухгалтерская отчетности;

- данные синтетического и аналитического учета по соответствующим субсчетам (10/1, 10/2, 10/3, 10/4, 10/5, 10/6, 10/7, 10/8, 10/9);

- журналы учета договоров, поступающих грузов, выдачи доверенностей, учета получаемых счетов. Книга покупок и Книга продаж.

Аудиторская проверка товарно-материальных ценностей начинается с ознакомления с материальным отделом бухгалтерии: кто ведет бухгалтерский учет движения ценностей (образование, бухгалтерский стаж, родственные связи); какими нормативными документами пользуется бухгалтер данного участка; кто его проверяет по исполняемой работе; наличие плана (графика) - схемы документооборота, альбома с перечнем и образцами заполненных первичных типовых документов; обоснованность, оптимальность и целесообразность выбора в учетной политике организационных, методических и технических аспектов по данному участку учета движения ценностей на счетах; какие методы внутреннего контроля используются (инвентаризация, документирование нормативного учета) для проверки отклонений фактического расхода материалов от норм; соблюдаются ли сроки проведения инвентаризации ценностей и порядок оформления результатов инвентаризации; следует убедиться в наличии правильно оформленных договоров о материальной ответственности с зав. складами, кладовщиками и другими лицами, которым переданы в подотчет товарно-материальные ценности; наличие журналов, доверенностей и других.

Приемы, используемые при аудиторской проверке:

Фактический контроль - при нем используются измерительные приемы и способы, экспертная оценка, лабораторные анализы, контрольный запуск, инвентаризация.

Документальный контроль - проверка документов по движению МПЗ сквозным порядком (от первичных документов до складского учета), проверка правильности ведения регистров бухгалтерского учета и корреспонденции счетов, формальная проверка, арифметическая проверка.

Часто ошибки при учете МПЗ обнаруживаются в оформлении первичных документов: отсутствие полного наименования материальных ценностей, вида, сорта, марки, итогового количества единиц в натуральном выражении и т.п.

Основными документами на оприходование материальных ценностей являются сопроводительные документы поставщиков: счет-фактура, товарно-транспортные накладные, качественные удостоверения и т.п. Частыми нарушениями являются изменения в сопроводительных документах наименования отдельных видов МПЗ или их потребительских свойств. Сомнительные документы необходимо сверять с записями материальных отчетов и других регистров по оприходованию материальных ценностей.

Стоимость приобретенных МПЗ складывается из стоимости, указанной в счет-фактуре поставщика и расходов по заготовлению и доставке, включая потери от убыли в пути в пределах нормы. Не всегда точно определяется себестоимость материалов, поскольку при доставке, погрузке, разгрузке различных видов материалов на один склад сложно распределить эти расходы между ними. Их можно распределить пропорционально количеству, объему или площади, занимаемой на складе. Как правило, такие затраты организации включают в состав общехозяйственных расходов (расходы по содержанию складов), что противоречит п.11 ПБУ 5/01.

Необходимо проверять учет затрат по доведению МПЗ до состояния, пригодного для дальнейшего их использования, поскольку зачастую на предприятиях учет указанных затрат отсутствует.

Проверяя использование ресурсов, следует иметь в виду, что экономическая служба при отпуске материалов в производство должна определять лимит отпуска на основе установленных норм расхода. Необходимо провести встречную проверку документов бухгалтерии, материальных отчетов с документами, которые находятся непосредственно в цехе, бригаде. Типичными ошибками, допускаемыми бухгалтером при учете МПЗ, являются несоответствие информации аналитического, синтетического учета и отчетности, ошибки в корреспонденции счетов. При этом важно обратить внимание на внесение исправлений в документы. Это, в конечном счете, может привести к ошибкам в формировании налогооблагаемой базы для исчисления налога на прибыль, необоснованному отнесению (или не отнесению) различных сумм на финансовые результаты.

Порядок исправления ошибок зависит от типа ошибки. Он определен п.28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.

Данные учета не дают в полном объеме информацию о состоянии складского хозяйства и сохранности материальных ресурсов. В связи с этим, проверяющему следует непосредственно обследовать места хранения, весоизмерительное оборудование, пропускной режим и т.п.

В процессе аудита данного объекта особое место отводится проверке закрепления материальной ответственности. Прежде чем приступить к исполнению служебных обязанностей, МОЛ (материально ответственные лица) обязаны изучить правила приемки ценностей и документального оформления операций по их приемке и отпуску, а также ведению учета в местах хранения. МОЛ должны быть ознакомлены с должностными инструкциями, в которых определены обязанности и права работников, порядок приема и отпуска ценностей, их документального оформления, ведения наличественного учета, сроки предоставления отчетов в бухгалтерию. Как правило, такие инструкции на предприятиях отсутствуют. Все эти вопросы должны быть изучены в процессе обследования.

Проверяют своевременность оформления имеющихся у материально-ответственных работников документов и записи в книге или карточках складского учета. Выясняют, нет ли на складе неучтенных излишков материалов и сырья, которые могут возникать в результате замены сырья при изготовлении готовой продукции, обвеса, в случае замены сырья или материалов при изготовлении в собственном производстве, обсчета, оформления актов на потери материалов при их транспортировке или при их хранении на складах.

При злоупотреблениях неучтенные излишки материальных ресурсов обычно хранятся отдельно, поэтому при обследовании склада можно их обнаружить. Для их выявления в процессе обследования следует использовать данные складского учета. Часто, когда имеются неучтенные излишки, в складском учете расход отдельных видов ценностей за определенные периоды превышает их приход. Этот перерасход перекрывается за счет последующего поступления и оприходования материальных ценностей аналогичных наименований и сортов. Такие излишки изымаются за счет последующих поступлений или оформления бестоварных документов до проверки их фактического наличия при последующей инвентаризации. Поэтому необходимо уделять особое внимание своевременности приемки и отпуска материальных ценностей, своевременности осуществления записей в карточках складского учета.

Важным условием предупреждения хищений материальных ресурсов, является организация пропускной системы на территории их хранения. При контроле этого объекта проверяются книги регистрации, пропусков, журналы взвешивания грузов на автомобильных весах, сообщения охранников-контролеров и органов милиции о вывозе и выносе с территории организации материальных ресурсов без должного оформления, приказы (распоряжения) о принятых мерах по устранению выявленных нарушений и др. После проведения обследования склада аудиторы могут непосредственно осуществлять контрольные проверки поступления материальных ресурсов и их вывоза, контрольные инвентаризации отдельных видов материалов и сырья.

В организациях важную роль в обеспечении сохранности имущества имеет правильный подбор работников на должности с материальной ответственностью. На эти должности нельзя назначать лиц, не имеющих специальной подготовки и уволенных ранее с работы за хищения и злоупотребления. По документам, находящимся в личном деле (трудовым книжкам, документам об образовании, выпискам с приказов) проверяют, соблюдается ли указанный порядок подбора кадров.

Сохранность МПЗ зависит от условий хранения, поэтому следующим этапом контроля является проверка состояния складского хозяйства. Проверяют соблюдение правил хранения с точки зрения противопожарной безопасности и условий сохранности от порчи.

К организации работы складского хозяйства предъявляются следующие требования:

· Склады предприятия должны быть специализированны, так как материалы различных физико-химических свойств требуют разных режимов хранения.

· Помещение склада должно быть оборудовано специальными стеллажами, полками, шкафами и ящиками для хранения материалов.

· На материалы каждого вида должен быть выписан ярлык, где указывается наименование материала, его номенклатурный номер, марка, размер, единица измерения. Ярлык прикрепляется к месту хранения данного материала.

Все склады должны быть обеспечены необходимыми приборами, мерной тарой и другими аналогичными приспособлениями. Весоизмерительные приборы должны периодически проходить проверку в специализированных лабораториях.

Следует проверить:

· Имеется ли приказ об установлении круга лиц, которым дано право затребовать материалы, разрешить их отпуск со склада. Образцы подписей этих лиц должны находится на складе.

· Разработан ли на предприятии номенклатура-ценник. В первичных документах по движению производственных запасов указывают номенклатурные номера, что облегчает их группировку.

· Назначены ли приказом МОЛ (кладовщики, зав. складами), заключены ли с ними договора о полной индивидуальной материальной ответственности.

· Производится ли приемка продукции производственно-технического назначения по количеству и качеству, соответствует ли она требованиям Инструкции о порядке приемки продукции по количеству и качеству.

Проверка состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности материальных ценностей в сочетании с последующей документальной проверкой дает возможность сделать обоснованные выводы о целостности ресурсов.

4.2 Проверка правильности проведения инвентаризации

Руководитель группы аудиторов до начала проверки должен знать обо всех местах хранения МПЗ и составить перечень подлежащих инвентаризации ценностей.

Перед началом работы аудитор договаривается с руководителем организации о создании инвентаризационной комиссии. Руководитель издает соответствующее распоряжение (приказ) и вручает его текст членам инвентаризационной комиссии, а председателю комиссии передает контрольный пломбир.

В состав инвентаризационной комиссии помимо МОЛ, обычно, включают представителей руководства предприятия, а также соответствующих специалистов и работников бухгалтерии. Присутствие при проведении инвентаризации МОЛ обязательно.

При аудите полноты и качества проведения инвентаризации прежде всего определяется компетентность инвентаризационной комиссии: включены ли в состав комиссии специалисты, хорошо знающие потребительские признаки материальных ценностей (сорта, марки, условия хранения), имеют ли они представление о порядке учета МПЗ.

Некоторые аудиторы делают ошибку, когда принимают решение по какой-либо причине проводить инвентаризации при отсутствии МОЛ. Если в результате проверки будет установлена недостача материалов, МОЛ в этом случае может в последствии оспорить результаты инвентаризации и не признать факт недостачи. Когда МОЛ отсутствует по уважительной причине, аудитор должен опечатать склад и приступить к инвентаризации только после выхода МОЛ на работу.

Перед началом инвентаризации, МОЛ составляет отчет по приходу и отпуску МПЗ на дату начала инвентаризации в двух экземплярах. Первый экземпляр передается в бухгалтерию предприятия, а другой экземпляр - аудитору. Кроме того, председатель комиссии должен получить расписку у МОЛ в том, что все документы, относящиеся к приходу и расходу МПЗ, сданы в бухгалтерию, и что никаких не оприходованных или не списанных в расход МПЗ в их распоряжении нет.

Аналогичные расписки берутся с лиц, имеющих подотчетные суммы на приобретение МПЗ или доверенности на их получение. После этого комиссия приступает к проверке наличия МПЗ путем взвешивания, перерасчета или перемеривания.

Бывают случаи, когда председатель инвентаризационной комиссии сам подсчитывает и взвешивает МПЗ, а счетный работник или МОЛ в это время производит соответствующие записи. Этого делать не следует. Председатель комиссии должен следить за правильностью проведения работы и сам прокомментировать результаты проведения проверки. Чтобы избежать недоразумений, запись результатов ведет и МОЛ, периодически производится сверка указанных записей.

Результаты инвентаризации по каждому виду МПЗ фиксируют в инвентаризационных описях, составляемых отдельно по местам нахождения или хранения ценностей, ответственным за их сохранность. Результаты инвентаризации отражаются в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

Бывают случаи, когда председатель комиссии при проведении инвентаризации не включает в опись МПЗ, которые по заявлению, МОЛ якобы не принадлежат данной организации, а находятся временно у нее на хранении. В данной ситуации по таким МПЗ комиссия должна составить отдельную опись, затем путем проведения встречной проверки выяснить, кому данные ценности принадлежат и почему хранятся на складе другой организации. Особое внимание при проверке комиссия должна обращать на номера, марки и наименования МПЗ.