1

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. МАТЕРИАЛЬНЫЕ ЗАПАСЫ И ИХ РОЛЬ В УЧРЕЖДЕНИЯХ НЕПРОИЗВОДСТВЕННОЙ СФЕРЫ, ЗАДАЧИ ИХ УЧЕТА И АНАЛИЗА

1.1 Материальные запасы бюджетных учреждений, их структура

Как известно, в совокупность товарно-материальных ценностей, используемых бюджетными учреждениями и организациями, кроме основных средств и малоценных и быстроизнашивающихся предметов, составной частью входят также и материальные запасы.

Под материальными запасами понимают различные вещественные элементы, используемые в процессе хозяйственной деятельности в качестве предметов труда.

Материальные запасы выделяются в самостоятельные разделы в Балансе исполнения сметы расходов и в Плане счетов бухгалтерского учета исполнения смет расходов организаций, финансируемых из бюджета.

Методическими указаниями Министерства финансов Республики Беларусь от 11.12.1997г. №59 «О порядке учета материальных запасов учреждениями и организациями, состоящими на бюджете» определен четкий перечень имущества, относимого бюджетными учреждениями и организациями к материальным запасам. Так, к материальным запасам относятся: строительные материалы, оборудование к установке, продукты питания, топливо, горючие и смазочные материалы, корма, фураж, тара, запасные части к оборудованию и машинам, молодняк животных и животные на откорме, продукция и изделия подсобных хозяйств, материалы для научных и учебных целей, материалы длительного пользования и материалы, находящиеся на испытании, а также специализированное оборудование для выполнения научно-исследовательских работ по договорам, прочие материалы. Одной из особенностей учета материальных запасов в бюджетных учреждениях и организациях является направление их использования. Так, материальные запасы, используемые учреждениями в процессе труда, в отличие от отраслей производственной сферы, не являются предметами труда и средствами производства, а направлены на потребление, как непроизводственное, так и личное.

Для учета материальных запасов в бюджетных учреждениях и организациях Планом счетов бухгалтерского учета исполнения смет расходов организаций, финансируемых из бюджета, предусмотрены следующие активные счета:

03 «Продукция на складе, отгруженная»;

04«Оборудование, строительные материалы для капитального строительства и материалы для научных исследований»;

05 «Животные на выращивании и откорме»;

06 «Материалы и продукты питания».

В планировании и учете материальные запасы группируются по их функциональной роли в деятельности учреждения, а также по сортам, маркам, размерам и другим параметрам, характеризующим их конкретные потребительские свойства.

Группировка материальных запасов по функциональной роли положена в основу построения синтетических счетов бухгалтерского учета. Поэтому классификацию материальных запасов рассмотрим в непосредственной связи с характеристикой счетов.

Характеристика счетов 03, 04, 05, 06

Счет 03 подразделяется на 2 субсчета:

030 «Продукция на складе»,

031 «Продукция (работы, услуги) отгруженная».

На субсчете 030 учитываются готовые изделия, выпущенные хозрасчетными подразделениями учреждения (производственными учебными мастерским, подсобными сельскими хозяйствами и другими) и сданные на склад учреждения.

На субсчете 031 учитываются готовые изделия, выпущенные хозрасчетными подразделениями учреждения и отгруженные (отпущенные) со склада учреждения покупателям, а также сданные работы и оказанные услуги заказчикам (до момента поступления выручки от покупателей).

Счет 04 подразделяется на 4 субсчета:

040 «Оборудование к установке»,

041 «Строительные материалы для капитального строительства»,

043 «Материалы длительного пользования для научных исследований и на лабораторном испытании»,

044«Спецоборудование для договорных научно-исследовательских работ».

На субсчете 040 учитываются: металлические, железобетонные, и деревянные конструкции; блоки и сборные части зданий и сооружений; сборные элементы; оборудование для отопительной, вентиляционной, санитарно-технической системы; оборудование, требующее монтажа и предназначенное для установки, а также другие материальные ценности, необходимые для строительства.

На субсчете 041 учитываются строительные материалы, приобретаемые за счет средств, предназначенных на капитальное строительство, и используемых в процессе строительства и монтажных работ.

К ним относятся:

силикатные материалы (цемент, песок, известь, кирпич, черепица);

лесные материалы (лес круглый, пиломатериалы, фанера и т. п.);

строительный металл (железо, сталь, жесть, цинк листовой и т. п.);

металлоизделия (гвозди, гайки, болты и т. п.);

санитарно-технические материалы (краны, тройники и т. п.);

-электротехнические материалы (кабель, лампы, патроны, ролики, шнур, провод, изоляторы и т. п.);

химико-москательные (краска, олифа, толь и т. п.);

- посадочный материал в подсобных сельских хозяйствах для закладки садов, ягодников, виноградников и т. п.

На субсчете 043 учитываются материалы, полученные со склада в отделы и лаборатории научных учреждений для научно-исследовательских работ, которые используются длительное время, а также материалы, которые являются объектами научных исследований.

На субсчете 044 учитываются спецоборудование, приобретенное для выполнения в научных учреждениях договорных научно-исследовательских работ по конкретной теме, до передачи его со склада в научное подразделение для выполнения работ.

Счет 05 используется в подсобных сельских хозяйствах для учета молодняка всех видов животных и животных на откорме, птиц, пушных зверей, семей пчел независимо от их стоимости. Выделяется один субсчет 050, который имеет такое же название, как счет первого порядка 05 «Животные на выращивании и откорме».

Счет 06 подразделяется на 10 субсчетов:

060 «Материалы для учебных, научных и других целей»,

061 «Продукты питания»,

062 «Медикаменты и перевязочные средства»,

063 «Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности»,

064 «Топливо, горючее и смазочные материалы»,

065 «Корма и фураж»,

066 «Тара»,

067 «Прочие материалы»,

068 «Материалы в пути»,

069 «Запасные части».

На субсчете 060 учитываются реактивы и химикаты, стекло и химическая посуда, металлы, электроматериалы и радиоматериалы, радиолампы, бумага для издания учебных программ, пособий и научных работ и прочие материалы для учебных целей и научно-исследовательских работ, а также драгоценные и другие металлы для протезирования.

На субсчете 061 учитываются продукты питания в учреждениях, в сметах которых предусмотрены ассигнования по категории «Текущие расходы», предметной статье «Закупки товаров и оплата услуг», подстатье «Приобретение предметов снабжения и расходных материалов», элементу «Расходы на питание».

На субсчете 062 учитываются медикаменты, бактерийные препараты, сыворотки, вакцины, кровь и перевязочные средства в больницах, лечебно-профилактических и лечебно-ветеринарных и других учреждения, где в сметах предусмотрены ассигнования по категории «Текущие расходы», предметной статье «Закупки товаров и оплата услуг», подстатье «Приобретение медикаментов и перевязочных средств».

На субсчете 063 учитываются хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности, используемые для текущих нужд учреждения (электрические лампочки, мыло, щетки и другие), строительные материалы, предназначенные для текущего и капитального ремонта. На этом субсчете учитываются медикаменты и перевязочные средства в учреждениях, в сметах которых ассигнования на эту цель предусматриваются по категории «Текущие расходы», предметной статье «Закупки товаров и оплата услуг», подстатье «Приобретение предметов снабжения и расходных материалов», элементу «Канцелярские принадлежности, материалы и предметы для текущих хозяйственных целей».

На субсчете 064 учитываются все виды топлива, горючего и смазочных материалов, находящихся на складах или в кладовых (дрова, уголь, торф, бензин, керосин, мазут и т. д.), а также непосредственно у материально ответственных лиц.

На субсчете 065 учитываются сено, овес, сенаж и другие виды кормов и фуража для скота и других животных.

На субсчете 066 учитывается возвратная или обменная тара (бочки, ящики деревянные, картонные, железные, коробки, бидоны, мешки, стеклянные и пластмассовые бутылки и т.п.), как свободная (порожняя), так и находящаяся с материальными ценностям.

На субсчете 067 учитываются семена, удобрения и другие материалы, а также приплод молодняка при наличии в учреждении рабочих животных, содержащихся за счет сметы расходов по бюджету.

На субсчете 068 учитываются материалы, оплаченные учреждением по иногородним поставкам, но не поступившие к концу месяца на склад. На этом субсчете могут также учитываться материалы, полученные на склады групп централизованного снабжения и хозяйственного обслуживания и не распределенные по учреждениям.

На субсчете 069 учитываются запасные части, предназначенные для ремонта и замены изношенных частей в машинах (медицинских, электронно-вычислительных и других), оборудовании, тракторах, комбайнах, транспортных средствах (моторы, автомобильные шины, включая покрышки, камеры и свободные ленты и т. п.).

В данной главе следует уделить внимание оценке материальных запасов, учитываемых на счетах 03, 04, 05, 06.

Оценка материальных запасов производится в соответствии с требованиями Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» и Методических указаний о порядке учета материальных запасов учреждениями и организациями, состоящими на бюджете, № 59.

Названным Законом установлен следующий порядок оценки имущества в бухгалтерском учете в денежном выражении:

имущество, приобретенное за плату, оценивается по стоимости, определяемой путем суммирования фактически произведенных расходов на его покупку (включая стоимость самого объекта имущества, таможенные пошлины, иные платежи, а также затраты на заготовку и доставку имущества, в том числе осуществляемые другими организациями), то есть по фактической стоимости;

имущество, полученное безвозмездно, оценивается по рыночной стоимости на дату его оприходования, определяемой на основе цены на данный или аналогичный вид имущества, полученного безвозмездно. Данные о цене должны быть подтверждены документально или экспертным путем;

имущество, изготовленное в самой организации, оценивается по стоимости его изготовления, в которую включаются фактически произведенные затраты, связанные с использованием в процессе изготовления имущества основных средств, сырья, материалов, топлива, энергии, трудовых ресурсов, и иные затраты на его изготовление, то есть по фактической себестоимости;

оценка имущества, стоимость которого выражена в иностранной валюте, производится в белорусских рублях путем пересчета иностранной валюты по официальному курсу, устанавливаемому Национальным банком, на дату совершения хозяйственной операции.

Применение иных методов оценки имущества допускается в случаях, предусмотренных законодательством.

Материальные запасы, учитываемы на счете 06 «Продукты питания», за исключением продуктов питания, медикаментов и перевязочных средств, должны отражаться в учете и отчетности по фактической себестоимости, включающей стоимость по цене приобретения, затраты на хранение, транспортировку, стоимость услуг товарных бирж, комиссионные вознаграждения и другие расходы. В фактическую себестоимость материальных запасов, приобретенных за счет средств государственного бюджета, включается налог на добавленную стоимость на основании документов поставщиков.

В соответствии с бюджетной классификацией и указаниями по ее применению, а также Методическими указаниями о порядке учета материальных запасов учреждениями и организациями, состоящими на бюджете, № 59,затраты по найму транспорта для перевозки приобретенных продуктов питания, медикаментов и перевязочных средств не относятся на увеличение их стоимости, а включаются в состав фактических расходов по подстатье 1100500 «Оплата транспортных услуг».

Однако заметим, что при формировании фактической стоимости приобретаемых за плату материальных запасов в бюджетных организациях имеются некоторые особенности.

Так, если материалы и продукты питания приобретаются через мелкооптовые базы и магазины с предоставлением торговой скидки, то на сумму этой скидки при оприходовании материалов уменьшаются фактические расходы по соответствующим элементам затрат сметы расходов. Материалы и продукты питания в этом случае учитываются в синтетическом и аналитическом учете и отражаются в балансе по ценам приобретения без вычета торговой скидки. Данный порядок оценки предусмотрен законодательством и определен Методическими указаниями о порядке учета материальных запасов учреждениями и организациями, состоящими на бюджете, № 59.

В стоимость приобретенного автомобильного топлива не включается сумма налога с продаж, указанная в документах поставщика, которая одновременно с оприходованием топлива относится на фактические расходы по подстатье «Оплата транспортных услуг». Это определено «Порядком отражения в бухгалтерском учете налога с продаж автомобильного топлива учреждениями и организациями, состоящими на бюджете», утвержденным Приказом Министерства финансов от 30 июня 1999 г., № 172.

Оприходование приплода молодняка от рабочих лошадей, содержащихся за счет бюджета, производится по государственным закупочным ценам.

Фактическую себестоимость материальных запасов можно рассчитать только по окончании месяца, когда бухгалтерия будет иметь слагаемые этой себестоимости, а движение их в учреждении (поступление, расходование) происходит ежедневно, что оформляется соответствующими первичными документами. Обработка первичных документов в оценке по фактической себестоимости возможна лишь по окончании месяца, а не по мере возникновения первичных документов, что при большой номенклатуре материальных запасов затрудняет организацию своевременного учета и отчетности.

В связи с этим нередко возникает потребность оценивать приобретенные материальные запасы в течение отчетного периода по твердым, заранее установленным ценам, называемым учетными, в качестве которых могут использоваться средние покупные цены, плановая себестоимость приобретения и др. По этим ценам ведется учет поступивших и израсходованных материальных ценностей в течение отчетного периода. Одновременно на субсчете 210 «Расходы к распределению» ведется учет отклонений фактической себестоимости поступивших материальных ценностей от их стоимости по учетным ценам. По окончании отчетного периода сумма отклонений (+ или -) распределяется между израсходованными и оставшимися на складе материальными запасами пропорционально их стоимости по твердым учетным ценам. Сумма отклонений, падающая на израсходованные материальные запасы, списывается на те бухгалтерские счета, на которых отражено использование материальных запасов по твердым учетным ценам. Сумма отклонений, относящаяся на остаток материальных запасов на конец отчетного периода, при составлении баланса исполнения сметы расходов присоединяется к остатку по материальным запасам, на которых учитываются материальные запасы по твердым учетным ценам, без составления бухгалтерской записи.

В учреждениях, где отклонения от учетных цен составляют незначительный удельный вес по отношению к стоимости поступивших материалов по твердым учетным ценам, целесообразно списывать эти отклонения на расходы учреждения при оприходовании материалов, то есть не распределять их.

Применение твердых учетных цен обязательно при сальдовом методе учета материалов, который нашел применение и в бюджетных учреждениях. Но этот метод оценки не называется в Методических указаниях о порядке учета материальных запасов учреждениями и организациями, состоящими на бюджете, № 59.

В бюджетных учреждениях первичные документы по некоторым видам материальных запасов (в частности, по продуктам питания) в течение месяца обрабатываются следующим образом:

приходные - в разрезе материально ответственных лиц по наименованиям продуктов питания в количественном и стоимостном выражении (по фактическим ценам приобретения без вычета торговой скидки, предоставляемой мелкооптовыми базами и магазинами);

расходные - в разрезе материально ответственных лиц по наименованиям продуктов питания в количественном выражении.

По окончании месяца итог расхода каждого наименования продуктов в количественном выражении оценивается по средневзвешенным фактическим ценам приобретения. Для обобщения информации в таких разрезах разработаны специальные регистры бухгалтерского учета при ручной обработке первичных документов. Такой же алгоритм расчета используется при автоматизации учета.

В бюджетных организациях, осуществляющих предпринимательскую деятельность, включение в состав себестоимости продукции сырья, материалов производится в соответствии с Основными положениями по составу затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг). Сырье и материалы относятся на себестоимость продукции с использованием таких методов оценки запасов:

- по средневзвешенным фактическим ценам;

по учетным ценам с учетом отклонений от их фактической стоимости;

по ценам последнего приобретения (метод ЛИФО).

Методика учета по методу ЛИФО изложена в письме Министерства финансов Республики Беларусь от 20 декабря 1994 г. № 15-6/ 194 «Об оценке стоимости сырья и материалов, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг) по методу ЛИФО». ЛИФО - это метод оценки производственных запасов по восстановительной стоимости (по текущим ценам). При этом методе применяется правило: «последняя партия на приход - первая в расход». Списанные на производство материалы оцениваются по стоимости последней закупочной партии, затем предыдущей и так далее, хотя их фактическое движение на складе может быть иным. Применение этого метода допускается только на производственных предприятиях, занимающихся выпуском продукции.

Было бы логично применять этот метод и в бюджетных учреждениях, имеющих производственные подсобные хозяйства.

Метод оценки материалов при определении фактической себестоимости продукции (работ, услуг) фиксируется в учетной политике учреждения на год.

В международной практике ведения бухгалтерского учета чаще применяются два метода оценки - ФИФО и ЛИФО.

ФИФО - это метод оценки материальных ценностей по их первоначальной стоимости. При этом методе применяется правило: первая партия на приход - первая в расход, независимо от фактической последовательности расходования партий поступивших материалов.

Оценку материальных ценностей по методам ФИФО и ЛИФО можно производить без партионного учета, для этого следует применить балансовый прием оценки израсходованных материалов по формуле:

Р = Он + П - Ок, (1)

где Р - стоимость израсходованных материалов;

Он - стоимость начального остатка материалов;

П - стоимость поступивших материалов;

Ок - стоимость конечного остатка материалов.

Для того чтобы рассчитать стоимость израсходованного материала по методу ЛИФО, необходимо остаток материала на конец месяца оценить по цене первой партии.

Для того чтобы рассчитать стоимость израсходованного материала по методу ФИФО, необходимо остаток материала на конец месяца оценить по цене последней партии.

Таким образом, порядок оценки материальных запасов устанавливается в соответствии с Законом «О бухгалтерском учете и отчетности» и конкретизируется Методическими указаниями о порядке учета материальных запасов учреждениями и организациями, состоящими на бюджете, № 59.

1.2 Значение, задачи учета и анализа материальных запасов бюджетных учреждений

Бюджетные учреждения в процессе осуществления своей деятельности систематически приобретают и расходуют различные материальные ценности: строительные и хозяйственные материалы, продукты питания, медикаменты и перевязочные средства, топливо, горючие и смазочные материалы, материалы для учебных целей, корма и фураж, тара и другие. Состав и размеры материальных запасов определяются характером работы учреждения.

Экономное и рациональное использование всех этих материальных ценностей требует правильной организации их учета.

Учет материальных запасов в бюджетных учреждениях и организациях призван в первую очередь решить следующие основные задачи:

-обеспечение полной сохранности и контроля за использованием материальных запасов в соответствии с установленными нормами и целевым назначением;

-выявление излишних и неиспользуемых материальных ценностей с целью реализации или безвозмездной передачи учреждениям и организациям своей системы;

получение точных сведений об остатках ценностей, хранящихся на складах учреждений;

-снижение расходов на ведение учета материальных запасов и затрат времени на получение необходимой учетной информации.

Основными предпосылками правильной организации учета материальных запасов и решения названных задач являются:

научно-обоснованная группировка (классификация) материалов;

надлежащая организация складского хозяйства;

наличие прогрессивных норм запасов и расходов;

четкая система материальной ответственности за сохранность материалов;

применение современной вычислительной техники в учете операций, связанных с движением материальных запасов.

Особенность функционирования материальных запасов в бюджетных и научных учреждениях состоит в том, что по мере расходования они полностью выбывают из народнохозяйственного оборота.

Бюджетные учреждения имеют определенные нормы запасов материальных ценностей которые определяются в минимальных размерах, обеспечивающих бесперебойную работу учреждения. Нормы запасов материалов устанавливаются в днях или процентах к их годовому расходу. Величина нормы запасов материалов зависит от норм и объемов расхода, организации материально-технического снабжения и условий хранения.

Контроль за правильностью расчета норм запасов материалов и их фактическим состоянием осуществляют финансовые органы и вышестоящие организации. Выявление сверхнормативных запасов одних видов материалов не может служить оправдательным обстоятельством при недостатке норм запасов по другим видам. Превышение установленных норм является нарушением бюджетной дисциплины, и вышестоящая организация имеет право уменьшить финансирование по соответствующим статьям на сумму превышения фактического остатка материалов против норм.

Для учета материальных ценностей необходимы правильная организация складского хозяйства, классификация и оценка материалов.

В крупных бюджетных учреждениях в наличии может находиться большое количество различных материальных ценностей, поэтому для правильности их учета должна быть разработана классификация с учетом характеристик, сортов, размеров и свойств материалов, то есть необходимо деление их на группы и подгруппы. Присвоенный материальным запасам номенклатурный номер должен обязательно проставляться во всех документах по учету наличия и движения материалов, что необходимо для их последующей обработки.

Значение материальных запасов в процессе осуществления хозяйственной деятельности бюджетных и научных учреждений вызывает необходимость объективной оценки обоснованности их заявок на приобретение материальных ценностей, систематического контроля за своевременностью и полнотой поступления запасов от поставщиков или по другим каналам. Важно также знать соответствие остатков запасов на складе установленным нормативам, а также рациональность их использования. При наличии отклонений в уровне обеспеченности учреждения материальными запасами и их использования, выявляются причины.

Содержание анализа материальных запасов бюджетных и научных учреждений определяет его задачи.

К ним относятся:

характеристика полноты удовлетворения заявок учреждения на материальные запасы, комплектность и своевременность их поступления;

изучение состояния материальных ценностей учреждения;

-определение полноты и рациональности использования материальных запасов;

выявление и изучение причин и недостатков в обеспеченности учреждения материальными запасами и их использования.

Детские дошкольные учреждения в целях обеспечения нормального роста детей и их здоровья расходуют продукты питания, которые занимают значительный удельный вес в составе материальных запасов.

Рост потребления продуктов питания рассматривается как один из факторов, повышающий уровень развития ребенка. Нашей стране нужны здоровые дети. Поэтому очень важно организовать надлежащий контроль за поступлением продуктов питания. Это тем более актуально,что продукты питания относятся к тем элементам затрат, которые невозможно сократить без ущерба для здоровья детей.

Значение анализа продуктов питания заключается в том, чтобы с его помощью своевременно вскрывать недостатки в организации обеспеченности детских дошкольных учреждений продуктами питания, выявлять нарушения их расходования, а также изыскивать внутренние резервы повышения эффективности использования продуктов питания.

Таким образом, в первом разделе дипломной работы на основе изучения нормативных документов, работ отечественных и зарубежных авторов изложена социально-экономическая сущность исследуемой проблемы, которая заключается, с одной стороны, в рациональном расходовании средств государственного бюджета, а с другой - в высокоэффективном обеспечении бюджетных учреждений материальными запасами, которые занимают значительный удельный вес.

2. ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТА ПРОДУКТОВ ПИТАНИЯ

2.1 Документальное оформление операций по движению продуктов питания на складах и в пищеблоке

Обязательным условием отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете является оформление их документами. Документы являются не только основанием и подтверждением правильности учетных записей, они, прежде всего, являются средством, при помощи которого осуществляется сама хозяйственная деятельность.

От качества документов в значительной мере зависит качество всего бухгалтерского учета. Отражая и контролируя хозяйственные операции, документы являются основой построения всей системы бухгалтерского учета. Без подтверждения документом не может быть произведена ни одна бухгалтерская запись. Документы служат доказательством, подтверждающим поступление и расходование материальных ценностей.

Документы подтверждают достоверность и точность учетных данных и помогают выявлять возможные ошибки в бухгалтерских данных.

Хорошо организованная документация помогает предупредить нарушения и злоупотребления лиц, ответственных за сохранность и правильное использование материальных ценностей.

Отдельные учреждения для осуществления своей деятельности приобретают в значительных количествах продукты питания, которые занимают значительный удельный вес в составе материальных запасов. К таким учреждениям относятся прежде всего детские дошкольные учреждения. Продукты питания расходуются также в учреждениях здравоохранения, школах и в других учреждениях.

Учет продуктов питания на складе является составной частью всей системы учета материальных ценностей и должен обеспечить полную сохранность продуктов питания и тары во время их приема, хранения и отпуска.

Хранение продуктов питания и тары на складе должно осуществляться в специально оборудованных и приспособленных продуктовых складах, обеспечивающих полную сохранность, соблюдение санитарных норм и правил. Склады продуктов питания в учреждениях должны размещаться в помещениях, отвечающим требованиям строительных норм и правил проектирования.

Продукты питания и тара на складе должны размещаться по наименованиям, сортам, в доступных местах, в порядке, предоставляющем возможность их быстро принимать, отпускать и проверять.

Склады должны быть оснащены необходимыми весовыми приборами, мерной тарой, инструментами и приспособлениями для вскрытия тары, холодильными установками, вентиляционными устройствами.

На складах должны строго выполняться противопожарные мероприятия, соблюдаться температурный режим, а также должна работать охранная сигнализация.

Доставка продуктов питания на склад осуществляется в соответствии с заключенными договорами и может производиться представителем детского дошкольного учреждения - кладовщика.

Все продукты питания находятся на ответственном хранении у кладовщика, который является материально ответственным лицом и назначается приказом по учреждению с возложением на него материальной ответственности.

Материально ответственное лицо должно удовлетворять следующим требованиям:

- быть надежным и проверенным человеком;

знать инструкции, как основные правила и порядок качественной приемки и хранения продуктов питания, так и правила их отпуска;

- уметь быстро и точно измерять, подсчитывать продукты питания;

-знать порядок документального оформления операций по приходу, расходу и количественному учету продуктов питания.

Получение продуктов питания оформляется распиской материально ответственного лица на документах поставщика (приложение 1).

Продукты питания отражаются в учете и отчетности по фактической стоимости. Фактической стоимостью продуктов, приобретенных за плату, признается сумма фактических расходов учреждения на их приобретение. Фактические расходы, прежде всего, включают в себя суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику, в том числе налог на добавленную стоимость и другие расходы.

Продукты питания приходуются в единицах измерения, указанных в сопроводительных документах, при этом следует принять во внимание: если они поступают в одной единице измерения, а расходуются в другой, то оприходование и отпуск учитываются и отражаются в документах одновременно в двух единицах. Такие продукты, как варенье, соки, зеленый горошек, икра кабачковая, поступают в банках и переводятся в килограммы. В документах будет указано банки / килограмм.

Продукты питания в регистры бухгалтерского учета по приходу записываются на основании первичных документов тем числом, когда получены ценности. В документах должны быть указаны следующие данные: от кого поступили продукты, наименование, сорт, количество (вес), цена, сумма, дата поступления на склад и подпись материально ответственного лица, принявшего эти ценности.

Продукты питания, поступающие на склад учреждения, подвергаются проверке в отношении соответствия их ассортименту, количеству, весу, качеству, указанным в сопроводительных документе.

В учреждении должен быть организован контроль за качеством поступающих продуктов питания. Предварительная проверка качества продуктов (по внешним признакам) производится при их приемке на склад кладовщиком учреждениях.

В случае сомнения в доброкачественности продуктов питания их приемка производится с обязательным участием диетсестры.

При невозможности определения доброкачественности продуктов на месте определенное их количество направляется в санитарно-эпидемиологическую лабораторию. Результаты проверки качества образцов распространяются на всю партию товара, из которой они отобраны.

При установлении недоброкачественности какого-либо продукта при приемке составляется Акт об установленном расхождении качества при приемке продуктов питания. В нем указывается: время и место составления акта, наименование учреждения, фамилии и должности лиц, принимавших участие в отборе проб недоброкачественных продуктов питания, наименование поставщика, номер и дата сопроводительного документа, по которому поступили недоброкачественные продукты, другие данные, необходимые для более подробной характеристики проб, заключение о характере порчи продуктов питания. Акт подписывается представителями покупателя, производящими приемку, и представителем поставщика.

Недоброкачественные продукты питания принимает на ответственное хранение заведующий складом, что подтверждается его подписью на акте. В учете такие продукты отражаются на забалансовом счете 02 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение». В дальнейшем они возвращаются поставщику вместе с соответствующим заключением врача или санитарно-эпидемиологической лаборатории.

Известны два варианта документального оформления отпуска продуктов питания со склада на пищеблок. При первом варианте составляется два документа: меню-раскладка в одном экземпляре (форма 44-МЗ) и требование на выдачу продуктов питания со склада (форма 45-МЗ). При втором варианте составляется один документ - меню-требование формы № 299. Именно второй вариант учета применяется в детских дошкольных учреждениях.

Отпуск продуктов питания со склада на пищеблок производится ежедневно. Диетсестра вместе с кладовщиком составляет на пищеблок меню-требование на выдачу продуктов питания формы № 299 (приложение 2). Меню-требование составляется на основании сведений о наличии детей, состоящих на довольствии, и утвержденных норм питания (приложение 3) на одного ребенка в одном экземпляре. Дневная стоимость питания ребенка должна соответствовать утвержденным нормам питания.

В случае изменения количества детей по сравнению с данными на начало дня, указанными в меню-требовании, диетсестра составляет расчет изменения потребности в продуктах питания. Дополнительная выписка и возврат продуктов питания производится по меню-требованию формы № 298 (приложение 4).

Для осуществления учета продуктов питания на складе заведующий складом ведет книгу складского учета формы № М-17, в которой учитывается поступление, расход и выводятся остатки продуктов питания по наименованиям, номенклатурным номерам, сортам в количественном выражении. На книге надписывается: наименование учреждения и отчетный период, на который открыта книга. На каждое наименование (вид) продуктов питания и тары открывается отдельная страница книги. Остатки на соответствующих страницах книги выводятся после каждой записи по приходу и расходу продуктов питания. Основанием для ежедневной записи поступивших на склад продуктов питания служат сопроводительные докумен-ты поставщика, а для выданных продуктов - меню-требования формы № 299.

В установленные сроки (подекадно) кладовщик сдает все документы в бухгалтерию учреждения. Бухгалтерия систематически проверяет своевременность, полноту и правильность записей в книге формы № М-17, сверяет их с записями в бухгалтерском учете. Правильность записей в книге подтверждается подписью работника бухгалтерии на отведенной для этого странице в конце книги. Количество страниц на последней странице книги также заверяет бухгалтер.

Отпуск продуктов питания со склада на пищеблок производится через шеф-повара в присутствии диетсестры. За продукты питания, находящиеся на пищеблоке, полную материальную ответственность несет повар.

Закладка продуктов питания в котел производится в присутствии диетсестры. Периодически (внезапно) закладка продуктов в котел контролируется администрацией совместно с представителями общественных организаций. Перед закладкой в котел продукты питания взвешиваются независимо от того, что они были получены по весу со склада.

Вес порций готовых блюд должен соответствовать нормам выхода готовой продукции, которые приведены в Сборнике рецептур блюд и кулинарных изделий.

Не менее трех раз в месяц проверяется вес порций готовых блюд и одновременно производится органолептическая проба пищевых продуктов. О результатах проверки составляется акт.

Для ознакомления довольствующихся или родителей детей в учреждении вывешивается меню.

2.2 Синтетический и аналитический учет продуктов питания

материальный учет бюджетный

Синтетический учет продуктов питания в детских дошкольных учреждениях ведется на активном субсчете 061 «Продукты питания».

Продукты питания в учреждениях, в сметах которых предусмотрены ассигнования по категории «Текущие расходы», предметной статье «Закупки товаров и оплата услуг», подстатье «Приобретение предметов снабжения и расходных материалов», элементу «Расходы на питание», учитываются на субсчете 061.

Учет продуктов питания ведется по фактическим ценам приобретения без вычета предоставляемой торговой скидки. Торговая скидка при оприходовании продуктов питания относится на уменьшение фактических расходов.

В соответствии с Методическими указаниями о порядке учета материальных запасов учреждениями и организациями, состоящими на бюджете, № 59 в стоимость продуктов питания не включается тара, не подлежащая возврату. Стоимость такой тары (упаковки) при оприходовании продуктов питания относится на фактические расходы учреждения по категории «Текущие расходы», предметной статье «Закупки товаров и оплата услуг», подстатье «Приобретение предметов снабжения и расходных материалов», элементу «Прочие расходные материалы и предметы снабжения».

Оплата транспортных услуг по доставке продуктов питания также относится на фактические расходы учреждения по подстатье «Оплата транспортных услуг».

Расчеты за продукты питания производятся, как правило, путем плановых платежей. Приобретение продуктов питания за наличный расчет не допускается.

При поступлении продуктов питания на основании первичных приходных документов и счетов поставщиков составляется запись:

Дебет субсчета 061 «Продукты питания» -- на стоимость продуктов питания по ценам приобретения без вычета предоставляемой торговой скидки

Кредит субсчета 179 «Расчеты в порядке плановых платежей» -- на общую сумму счета поставщика ТПФК;

Дебет субсчета 061 «Продукты питания» -- на стоимость продуктов питания по ценам приобретения без вычета предоставляемой торговой скидки

Кредит субсчета 179/а «Расчеты в порядке плановых платежей» -- на общую сумму счета поставщика «Родник»;

Дебет субсчета 061 «Продукты питания» -- на стоимость продуктов питания по ценам приобретения без вычета предоставляемой торговой скидки

Кредит субсчета 179/б «Расчеты в порядке плановых платежей» -- на общую сумму счета поставщика «Родник»;

Дебет субсчета 066 «Тара» - на стоимость возвратной тары

Кредит субсчета 179 «Расчеты в порядке плановых платежей» -- на общую сумму счета поставщика ТПФК;

Дебет субсчета 066 «Тара» - на стоимость возвратной тары

Кредит субсчета 179/а «Расчеты в порядке плановых платежей» -- на общую сумму счета поставщика «Родник»;

Дебет субсчета 066 «Тара» - на стоимость возвратной тары

Кредит субсчета 179/б «Расчеты в порядке плановых платежей» -- на общую сумму счета поставщика «Потсдам»;

Дебет субсчета 063 «Сода» - на стоимость пищевой соды

Кредит субсчета 179 «Расчеты в порядке плановых платежей» -- на общую сумму счета поставщика ТПФК;

Дебет субсчета 063 «Сода» - на стоимость пищевой соды

Кредит субсчета 179/б «Расчеты в порядке плановых платежей» -- на общую сумму счета поставщика «Потсдам»;

Дебет субсчета 200/3 «Расходы по бюджету» - на стоимость упаковки, которая не подлежит дальнейшему использованию, на сумму транспортных расходов по доставке продуктов на склад учреждения

Кредит субсчета 179 «Расчеты в порядке плановых платежей» -- на общую сумму счета поставщика ТПФК;

Дебет субсчета 200/3 «Расходы по бюджету» - на стоимость упаковки, которая не подлежит дальнейшему использованию, на сумму транспортных расходов по доставке продуктов на склад учреждения

Кредит субсчета 179/а «Расчеты в порядке плановых платежей» -- на общую сумму счета поставщика «Родник»;

Дебет субсчета 200/3 «Расходы по бюджету» - на стоимость упаковки, которая не подлежит дальнейшему использованию, на сумму транспортных расходов по доставке продуктов на склад учреждения

Кредит субсчета 179/б «Расчеты в порядке плановых платежей» -- на общую сумму счета поставщика «Потсдам»;

Также может составляться такая запись:

Дебет субсчета 200 «Расходы по бюджету» (сторно) - на сумму торговой скидки, предоставляемой мелкооптовыми базами и магазинами

Кредит субсчета 179 «Расчеты в порядке плановых платежей» -- на общую сумму счета поставщика;

Оприходование излишков продуктов питания, выявленных при инвентаризации, которая проводится не менее одного раза в квартал, отражается записью:

Дебет субсчета 061 «Продукты питания»

Кредит субсчета 230 «Финансирование из бюджета»;

На стоимость продуктов, израсходованных на питание детей, делается запись:

Дебет субсчета 200/9 «Расходы по бюджету»

Кредит субсчета 061 «Продукты питания».

На стоимость продуктов, израсходованных на питание сотрудников за плату, делается запись:

Дебет субсчета 172/б «Расчеты по специальным видам платежей»

Кредит субсчета 061 «Продукты питания».

Недостачи продуктов питания, выявленные при инвентаризации, в пределах норм естественной убыли, а также принятые за счет сметы учреждения, списываются на уменьшение источника финансирования:

Дебет субсчета 230 «Финансирование из бюджета»,

Кредит субсчета 061 «Продукты питания».

При списании недостач и потерь продуктов питания по вине материально ответственных лиц составляется бухгалтерская запись:

Дебет субсчета 170 «Расчеты по недостачам»

Кредит субсчета 061 «Продукты питания».

При списании на виновных лиц недостающих продуктов питания, учитываемых на субсчете 061 «Продукты питания», на разницу между суммой причиненного ущерба и учетной стоимостью недостающих продуктов питания составляется бухгалтерская запись:

Дебет субсчета 170 «Расчеты по недостачам»

Кредит субсчета 230 «Финансирование из бюджета».

При погашении суммы причиненного ущерба виновником недостачи составляется запись:

Дебет субсчета 180 «Расчеты с персоналом» - на суммы, удержанные из заработной платы

Кредит субсчета 170 «Расчеты по недостачам».

Учет продуктов питания в детском дошкольном учреждении организуется под руководством бухгалтера и должен обеспечить:

полный учет поступления продуктов питания, а также своевременное отражение в бухгалтерском учете операций, связанных с их движением;

-контроль за правильным и по назначению использованием средств, выделяемых на питание;

-контроль за сохранностью продуктов питания, соблюдением установленных правил оформления приемки и отпуска их, проведение инвентаризаций.

Первичные приходные и расходные документы поступают в бухгалтерию.

На основании приходных документов - товарным накладным и расходных документов - меню-требований на выдачу продуктов питания составляется ведомость движения продуктов питания по счету 061 (приложение 5). Согласно товарным накладным в ведомости за каждый день отражается поступление каждого наименования продуктов питания с указанием количества и суммы. Сумма по документам поставщиков должна равняться стоимости поступивших продуктов питания.

На основании меню-требования в ведомости движения продуктов питания по счету 061 ежедневно отражается количество и сумма израсходованных продуктов питания по каждому наименованию.

По окончании месяца или при инвентаризации продуктов питания в ведомости подсчитывается количество израсходованных продуктов каждого наименования, определяется стоимость израсходованных продуктов каждого наименования и в целом по ведомости, исходя из средних фактических цен приобретения каждого наименования. Аналитический учет продуктов питания ведется по наименованиям, сортам, количеству, стоимости и материально ответственным лицам в оборотных ведомостях по счету 061 (приложение 6). Записи в оборотную ведомость производятся на основании данных ведомости движения по счету 061 и документов по приходу и расходу продуктов питания. Ежемесячно в оборотной ведомости подсчитываются обороты и выводятся остатки на начало следующего месяца, которые сверяются с данными книги складского учета и с записями в Главной книге по счету 061 (Ведомость оборотно-сальдового баланса) (приложение 7). На основании оборотной ведомости по счету 061 после сверки с записями бухгалтерского учета составляются мемориальный ордер № 11 формы № 398 (приложение 8) и мемориальный ордер № 12 формы № 411 (приложение 9) и проводки к ним. Для обеспечения правильности, точности данных бухгалтерского учета продуктов питания, детские дошкольные учреждения обязаны проводить их инвентаризацию.

2.3 Инвентаризация продуктов питания и порядок отражения ее результатов в учете

В соответствии со статьей 12 Закона Республики Беларусь «О бухгалтер-ском учете и отчетности» для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета учреждения обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и оценка имущества и обязательств.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем учреждения (централизованной бухгалтерии), за исключением случаев, когда ее проведение обязательно:

-при передаче имущества государственного предприятия в аренду, его купле-продаже;

при реорганизации или ликвидации организации;

при выявлении фактов хищения и (или) порчи имущества;

в случае возникновения непреодолимой силы, то есть чрезвычайных и непредотвратимых при данных условиях обстоятельств;

перед составлением годовой отчетности;

в иных случаях, не предусмотренных законодательством Республики Беларусь.

Организации, финансируемые из бюджета, статьи бухгалтерской отчетности, составляемой за отчетный год, должны подтверждать результатами инвентаризации имущества и финансовых обязательств, которая проводится в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Министерством финансов Республики Беларусь, от 05.12.1995г. № 54.

Периодические инвентаризации продуктов питания целесообразно проводить не менее одного раза в квартал с обязательным участием работника централизованной бухгалтерии. Более частые инвентаризации учреждениями, находящимися на централизованном учете, могут проводиться без бухгалтера.

Инвентаризация продуктов питания (как и других материалов), как правило, не должна проводиться на 1-е число месяца, а всегда осуществляться внезапно. Инвентаризация тары может проводиться 1-2 раза в год.

В централизованной бухгалтерии инвентаризацией руководит центральная инвентаризационная комиссия. В учреждениях также создаются инвентаризационные комиссии.

Инвентаризационные комиссии создаются в составе: руководителя или его заместителя (председатель комиссии), главного бухгалтера, представителя контрольной группы, специалистов, от отдельных работников-членов коллектива, знающих инвентаризируемые ценности, и другие.

В состав комиссии в учреждениях, обслуживаемых централизованными бухгалтериями, обязательно включаются работники этих бухгалтерий.

Запрещается назначать в качестве председателя рабочей инвентари-зационной комиссии, а также в обслуживаемых учреждениях, у одних и тех же материально ответственных лиц одного и того же работника два раза подряд.

Все инвентаризационные комиссии назначаются приказами руководителей учреждений (централизованных бухгалтерий). Они несут ответственность:

за своевременность и соблюдение порядка проведения инвентаризации в соответствии с приказом;

за правильность записи в описи отличительных признаков продуктов питания;

за правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Запрещается проводить инвентаризацию ценностей при неполном составе членов инвентаризационной комиссии.

Материально ответственное лицо дает расписку о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на продукты питания сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и продукты питания, поступившие на ответственное хранение, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

К началу проведения инвентаризации в бухгалтерии необходимо закончить обработку всех документов по приходу и расходу продуктов питания, произвести соответствующие записи в учетных регистрах аналитического учета и определить остатки на день проведения инвентаризации.

Прежде чем приступить к проверке фактического наличия продуктов питания, комиссия обязана проверить исправность всех весоизмерительных приборов, соблюдение правил их клеймения и проводить проверку в присутствии материально ответственного лица.

Наличие продуктов питания при инвентаризации определяется путем обязательного подсчета и взвешивания.

Наименования инвентаризируемых продуктов питания и их количество показываются в инвентаризационных описях (сличительных ведомостях) формы № 401 (приложение 10) по субсчетам, номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной техники, так и в ручную.

В конце описи материально ответственное лицо дает расписку, подтверждающую проверку комиссией ценностей в его присутствии, об отсутствии каких-либо претензий к членам комиссии и принятии перечисленных в описи ценностей на ответственное хранение. На каждой странице инвентаризационной описи указываются прописью число порядковых номеров ценностей и общий итог количества всех ценностей в натуральных показателях, записанных на данной странице.

В тех случаях, когда материально ответственное лицо обнаружит ошибку в описях, оно должны заявить об этом комиссии до открытия склада. Комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление.

По окончании инвентаризации бухгалтерия проводит тщательную проверку правильности всех подсчетов, которые приведены в инвентаризационных описях формы № 401. Обнаруженные ошибки в ценах и подсчетах должны быть исправлены и оговорены за подписями всех членов комиссии и материально ответственного лица.

На последней странице инвентаризационной описи также должна быть сделана отметка о проверке цен и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Оприходование излишков продуктов питания, выявленных при инвентаризации, отражается записью:

Дебет субсчета 061 «Продукты питания»

Кредит субсчета 230 «Финансирование из бюджета»;

Недостачи продуктов питания, выявленные при инвентаризации, в пределах норм естественной убыли, а также принятые за счет сметы учреждения, списываются на уменьшение источника финансирования:

Дебет субсчета 230 «Финансирование из бюджета»

Кредит субсчета 061 «Продукты питания».

При списании недостач и потерь продуктов питания по вине материально ответственного лица составляется бухгалтерская запись:

Дебет субсчета 170 «Расчеты по недостачам»

Кредит субсчета 061 «Продукты питания».

При списании на виновных лиц недостающих продуктов питания, учитываемых на субсчете 061 «Продукты питания», на разницу между суммой причиненного ущерба и учетной стоимостью недостающих продуктов питания составляется бухгалтерская запись:

Дебет субсчета 170 «Расчеты по недостачам»

Кредит субсчета 230 «Финансирование из бюджета».

При погашении суммы причиненного ущерба виновником недостачи составляется запись:

Дебет субсчета 180 «Расчеты с персоналом» - на суммы, удержанные из заработной платы

Кредит субсчета 170 «Расчеты по недостачам».

По всем недостачам и излишкам комиссией должны быть получены письменные объяснения соответствующих работников. На основании представленных объяснений и материалов комиссия устанавливает характер выяв- ленных недостач, потерь и порчи продуктов питания, а также их излишков.

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении продуктов питания одного и того же наименования и в тождественных количествах.